Zentralapotheke Elektronische BtM-Dokumentation für den gesamten Campus G. Picksak1), H. Kieckbusch2), U. Küster2), H. Maack3), W. Koppert4), H. Alz1) 1) Zentralapotheke, Medizinische Hochschule Hannover Medizinische Hochschule Hannover für Informations-Management, Medizinische Hochschule Hannover 4) Zentrum für Anästhesiologie und Intensivmedizin, Medizinische Hochschule Hannover 2) Krankenpflegedienst, 3) Zentrum Hintergrund und Fragestellung Methoden Immer wieder kommt es auf den Stationen, in den Funktionsbereichen und der Apotheke zu Betäubungsmittelfehlbeständen durch fehlerhafte Dokumentation gemäß BtMG. Ursächlich hierfür sind Summenabweichungen, das Versäumen einer Dokumentation und das Verwechseln der Dokumentationskarten/ -bücher. Zudem ist der Zeitaufwand der handschriftlichen Dokumentation täglich in allen Bereichen erheblich. Ziel des Projektes ist es, eine für die gesamte Medizinische Hochschule Hannover (MHH) anwendbare zuverlässige, elektronische, bedienerfreundliche, zeitsparende BtM-Dokumentation zu etablieren. Eine interdisziplinäre Arbeitsgruppe – vertreten durch einen Apotheker, einen Arzt, zwei Pflegekräfte aus der Anästhesie und Intensivmedizin sowie einem Informatiker – eruierte alle bereits auf dem Markt verfügbaren elektronischen BtM-Dokumentationstools. Um die Arbeitsabläufe der einzelnen potentiellen Nutzer genau kennen und verstehen zu lernen, hospitierte die Arbeitsgruppe in den jeweiligen Bereichen Apotheke, auf den Stationen sowie in den Funktionsbereichen und OPs. Ergenbisse Alle bisher auf dem Markt verfügbaren elektronischen BtM-Dokumentationstools haben Schwierigkeiten, sowohl die gesetzlich vorgeschriebenen Dokumentationspflichten innerhalb der Apotheke als auch die innerhalb der Patientenversorgung in einem System abzubilden. Für die Apotheke war gemäß den gesetzlichen Vorgaben zeitnah ein käuflich zu erwerbendes, zusätzliches Tool im Materialwirtschaftssystem MobiDiK® gefunden und durch die einfache Bedienung zeitnah in die Routine integriert. Für die patientenversorgenden Bereiche gestaltet sich die Dokumentation deutlich komplexer: In der Anästhesie werden aus einem Tresor mehrere OP-Säle mit BtM versorgt und auch die Intensivstationen verfügen häufig über mehr als einen BtM-Tresor. Nur eine Eigenentwicklung konnte diesen komplexen Anforderungen gerecht werden. Durch die engen gesetzlichen Vorgaben und die Dokumentationspapiervorlagen konnte von Seiten der IT eine wenig kostenintensive Datenbankbasierte Dialoganwendung zügig realisiert werden. Somit wird nun schon bei Abgabe eines BtM in der Apotheke und der darauf erfolgenden Abbuchung im Materialwirtschaftssystem automatisch der Bestand in der Apotheke im Hintergrund korrigiert und mittels einer Schnittstelle im fiktiven, elektronischen BtM-Tresor des anfordernden Bereiches zu gebucht. Summenabweichungen werden damit verhindert (Abb. 1). Bei Ausgabe eines BtM an einen Patienten wird über das elektronische Tool direkt ein Bezug von dem Patientennamen zum im elektronischen Tresor vorhandenen BtM hergestellt. Die Dokumentation auf einer falschen Papierversion ist damit ausgeschlossen. Der Bestand wird sofort elektronisch aktualisiert. Aus einer sich selbst pflegenden Hitliste mit den in dem Bereich tätigen Ärzten ist die gesetzlich geforderte Dokumentation durch die Belegung von Pflichtfeldern schnell vervollständigt. Die Dokumentation ist immer leserlich (Abb. 2). Somit entfallen sämtliche zeitintensiven, handschriftlichen Dokumentationen auf dem gesamten Campus. Beide Tools sind Passwort geschützt. Die Mitarbeiter können sich mit Hilfe ihres POCT-Zugangbarcodes über einen Scanner schnell in das System einloggen. Der Schulungsaufwand ist sehr gering, da die Dokumentation analog der handschriftlichen nur jetzt elektronisch am PC erfolgt. Abb. 1: Schematischer Ablauf der elektronischen BtM-Dokumentation Mustermann, Max Arzt, Anton Pflegekraft, Peter Abb. 2: Ausdruck einer elektronischen BtM-Dokumentation Diskussion und Schlussfolgerung Als problematisch wurden die fraktionierten BtM-Applikationen im OP und auf den Intensivstationen identifiziert. Somit konnte die Anforderung der automatisierten BtM-Dokumentation über ein PDM-System bisher nicht erfüllt werden. Das PDMS kann aufgrund seiner starren Vorgaben (60 Minuten = 60 Minuten) diese nicht abbilden. Deshalb wurde von einer Schnittstelle, die vermutlich mehr Fehler und damit Mehrarbeit vor allem für die Stations-/ Bereichsleitungen hervorgerufen hätte, während des Projektverlaufs einvernehmlich wieder abgesehen. Letztendlich spart die elektronische BtM-Dokumentation viele Arbeitsschritte in der Apotheke und in den patientenversorgenden Bereichen ein. Zeitressourcen in allen Berufsgruppen (Apotheke ca. 1 h/d, Pflege ca. 2 h/d) konnten freigesetzt werden. Die Akzeptanz ist durch die analog zur herkömmlichen handschriftlichen Papierdokumentation generationsübergreifend sehr groß. Das positive Feedback und durch die Unterstützung aus den bereits 49 von 62 produktiven Bereichen lässt immer mehr Stationen/ Bereiche freiwillig auf die elektronische Dokumentation umsteigen. Dieser Erfolg spricht für sich und ermutigt klinikintern auch in der heutigen Zeit einer klinik-eigenen Lösung den Vorzug zu geben. Auch konnte in diesem interdisziplinären Projekt wieder gezeigt, dass eine Klinik viele hausinterne Herausforderungen durch Vernetzen von Fachkompetenzen in den betroffenen Bereichen selbst lösen kann. MHH Zentralapotheke - OE 8500 Carl-Neuberg-Straße 1, 30625 Hannover [email protected] www.mh-hannover.de
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