2. Anwendertag - brain-GeoCMS - MEMO

Innovatives Antragsmanagement
Medienbruchfreies E-Government am
Beispiel der Stadt Weißenfels
Referent
Christopher Sipp, Projektleiter brain-SCC GmbH
Münster, 09.06.2015
Agenda
 Firmendarstellung
 Aktuell: Onlinegang Stadt Weißenfels
 Prozessmanagement - nutzerfreundlich & nachhaltig
 Praxisbeispiel - Stadt Weißenfels
 Sachsen-Anhalt-Connect - bürgerfreundlicher Einstieg in EServices unter Nutzung von eID und De-Mail - iKFZ
 Ziele: Stadt Weißenfels
16.06.2015
Referent: Christopher Sipp
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Firmendarstellung
 TÜV zertifizierter IT- und Mediendienstleister
 seit 1999 bundesweit tätig, 30 Mitarbeiter,
kontinuierlich über 1 Mio. EUR Jahresumsatz
 spezialisiert auf




Geografische Informationssysteme
Internetportale
Mobile Lösungen
E-Governmentlösungen
 intensive Betreuung von Ländern (ST, NI ..)
 enge Kooperation mit den Hochschulen
Merseburg, Harz und Anhalt
 Mitglied Kommune 2.0 e.V.
16.06.2015
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Kooperationspartner
 PICTURE GmbH
Prozessanalyse im Bereich Geodaten
 Form-Solutions e.K.
elektronische + medienbruchfreie Formulare
 Mentana Claimsoft GmbH
Erstellung der De-Mail App für Android und iOS,
Betreuung von Kommunen im Bereich De-Mail
16.06.2015
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Firmenbereiche
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brain-GeoCMS® – getestetes Produkt
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Unser Konzept
Kommunalportal als einheitlicher Zugangspunkt für
Bürger, Unternehmen, Verbände und Politiker
Ausgabe
Suche
brain-GeoCMS® 5
Eingabe
1x Ausgabe (Desktop + mobil)
1x Suche
1x Eingabe
1x Admin
1x Datenhaltung
Admin
zur Information, Kommunikation und Transaktion
mit der Verwaltung
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Aktuell: Onlinegang Stadt Weißenfels
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www.weissenfels.de
Onlinegang am 01.06.2015
Projektdauer: März – Juni 2015
Neugestaltung Webseite als responsives Webdesign
Komplette Integration Bürgerservice
Integration Wirtschaftsdatenbank (Standort-Datenbank,
Branchenbuch)
 Einbindung Veranstaltungskalender
 Weitere Schritte:
 Intranet mit brain-GeoCMS®
 Einführung Antragsassistenten mittels Prozessanalysen
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Prozessmanagement –
nutzerfreundlich & nachhaltig
 Methode, Software und Beratung aus einer
Hand
 Wie Sie mit PICTURE das Arbeitsleben von
Führungskräften und Mitarbeitern einfacher
und erfolgreicher machen.
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Verbesserte Abläufe mit der PICTURE-Methode
 24 Bausteine mit einleuchtenden Symbolen für die
Beschreibung fachlicher Aufgaben (was wird getan)
 Individuell & zielgerichtet anwendbar für die Beschreibung der
fachlichen Durchführung (Wie wird es getan)
 Schnelle und leicht verständliche Dokumentation –
dort wo die Prozesse entstehen
 mehr Transparenz & Vergleichbarkeit durch eine einheitliche,
organisationsweite Beschreibung Ihrer Prozesse
 Erfassen Sie Ihre gesamte Organisation mit 24 intuitiven
Bausteinen
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Referent: Christopher Sipp
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Prozesse Einfach.
Online modellieren mit der PICTURE-Software
Die passende Software zur PICTURE-Methode
erlaubt Ihnen die intuitive und online-basierte
Dokumentation und Modellierung aller
Geschäftsprozesse.
Wartungsfrei, keine Installation, keine
Hardware.
Mit 24 standardisierten Bausteinen klicken Sie
sich jeden Prozess einfach zusammen.
Jetzt 30 Tage kostenlos testen!
16.06.2015
Referent: Christopher Sipp
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Einfach. Gut beraten mit dem PICTURE
 Dank des PICTURE-Beratungsansatzes
gestalten Ihre Mitarbeiter bereits nach
kurzer Zeit selbst Prozesse.
 Unser modulares Beratungs-Konzept
setzt genau dort an, wo Sie stehen.
 Vom QuickCheck oder einem Workshop
bis zum umfangreichen Beratungsprojekt
mit Software-Einführung.
 Wir beraten Sie zu Ihren Prozessen auf
Basis der erfolgreichen PICTUREMethode.
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Referent: Christopher Sipp
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Praxisbeispiel - Stadt Weißenfels
 Betrachtung der Prozesse in der Verwaltung
 Ansatz: IST-Betrachtung der bestehenden Abläufe mit
anschließender SOLL-Modellierung
 Ziel: Umsetzung neu gestalteter medienbruchfreien
Prozessen mit nur leicht gestiegenen Personalressourcen und
optimierten technischen Verfahrensabläufen auf Basis eines
Stadtportals
 Zeitraum Prozesserhebung Juli 2015 bis Januar 2016
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Optimierung von Verwaltungsabläufen
 Ansatz abgeleitet aus §9 EGovG:
„[…]Verwaltungsabläufe die erstmals zu wesentlichen Teilen
elektronisch unterstützt werden, vor Einführung der
Informationstechnischen Systeme unter Nutzung gängiger
Methoden dokumentieren, analysieren und optimieren.“
 Auch wenn für Sachsen-Anhalt noch kein Landes EGovernment-Gesetz verabschiedet wurde, ist dies unserer
Ansicht nach das richtige Vorgehen
1. Prozesse betrachten
2. optimieren
3. elektronisch umsetzen
16.06.2015
Referent: Christopher Sipp
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Prozessdokumentation - SOLL
 Aufgrund der geänderten gesetzlichen Grundlage ist kein 1:1
Vergleich möglich
 SOLL-Prozesse beschreiben den Idealzustand, welcher durch
die Optimierung erreicht werden soll
 eine Konsolidierung der verwendeten Fachverfahren,
Anwendungen und Schnittstellen (techn. Aspekt)
 Verbesserung der Bearbeitungs-, Durchlauf- und Liegezeiten
sowie Transparenz für die Akteure im Spannungsdreieck (Träger,
Eltern und öffentliche Verwaltung)
 Zeigen ein mögliches Optimierungspotenzial von bis zu 50%
(Kosten pro Prozess, Zeiten, etc.)
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Nachnutzung der Prozesse und Vorteile
 Erkenntnisse und Anforderungen fließen in ein technisches
Lastenheft ein  Ausschreibungsgrundlage
 Gesamtüberblick der Fachverfahren und Standardsoftware
und Hardware
 Daraus lässt sich ableiten, wo techn. Schnittstellen
geschaffen werden müssen
 Dauerhafte Wissensspeicherung innerhalb der Verwaltung
 Transparenz nach innen und außen
 Konsolidierung der Softwarelandschaft und der
Ablauforganisation
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Fazit: Prozessmodellierung unterstützt Einführung
elektronischer Antragsassistenten – Stadt
Weißenfels
 Vor der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen steht die
Prozessbetrachtung inkl. Dokumentation und Analyse
 Die einzelnen Prozesse in einem Gesamtkontext (Sichten)
betrachten und speziell im Ziel (Antragsassistenten)
 Unter Einbeziehung der organisatorischen, rechtlichen und
technischen Anforderungen und Möglichkeiten ganzheitliche
Lösungen schaffen  Insellösungen vermeiden
 Beispiel: Verwendung einheitlichen Formularserver
 www.sachsen-anhalt-connect.de
 Formularserver - Elektronische Formulare und Assistenten im
Land Sachsen-Anhalt
 KITU Projekt (Kommunale IT-Union EG)
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extern
Stadt- und
VerwaltungsApp
Responsives
Internetportal
Querschnitt
Prozessmanagement
intern
Virtuelle
Poststelle, eID,
De-Mail, E-Mail
Mitarbeiter/
Mitarbeiterin der
Verwaltung
DMS,
Archivierung
Formularserver
Antragsassisten,
De-Mail,
E-Mail, eID
BUS, Leika,
Geodaten und
Services
Fachverfahren
Ziel: Durchgängige elektronische Verwaltungsprozesse
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Sachsen-Anhalt-Connect – bürgerfreundlicher Einstieg
in E-Services unter Nutzung von eID und De-Mail -iKFZ
 Gemeinsame Initiative der KITU und brain-SCC, um Online-Services
nachhaltig und nachnutzbar in Sachsen-Anhalt einzuführen
 vorhandene Internetportal werden um Basiskomponenten wie eID,
De-Mail und Antragsassistent ausgebaut
 Fachverfahren werden sukzessive angeschlossen
 Prozessmanagement und –dokumentation wird eingeführt
 Hosting und Betrieb erfolgt bei der KID in ISO 27001 zertifiziertem
Rechenzentrum in Sachsen-Anhalt
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Sachsen-Anhalt-Connect – bürgerfreundlicher Einstieg in
E-Services
 Formulare in kommunalen Internetauftritten:
 verteilt im Internetportal eingebunden
 unterschiedliche Versionsstände
 Aktualisierung redaktionell aufwendig
 nicht barrierearm (Papierscan)
 aufwendig selbstgebaut
 schlecht auffindbar
 häufig nur im Kontext mit Artikeln eingebunden
 Fachverfahren getriebene E-Services, (z.B. Wunschkennzeichen,
iKFZ, etc.)
16.06.2015
Referent: Christopher Sipp
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Die Basis-Technologie
Intelligente Ausfüllassistenten
Mit den intelligenten Ausfüllassistenten sieht der Bürger nicht
mehr das komplette Formular / PDF-Formular in einem, sondern
wird Stück für Stück durch den Antrag geleitet. So ist es auch
möglich, dass je nachdem was der Bürger in seiner individuellen
Situation angibt, Fragen erscheinen bzw. bestimmte Fragen, die
er nicht benötigt entfallen.
So werden ihm nur die für ihn relevanten Fragen gestellt.
16.06.2015
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Besonderheiten
 Format html 5
 Responsive Layout
 Standardmäßig ist ein "Responsive Layout" hinterlegt, sodass
jeder Assistent sich automatisch der Bildschirmgröße anpasst
und somit
 auch problemlos auf jedem Smartphone oder Tablet
ausgefüllt werden kann.
 Anpassung des CI/ Einbindbar mit iFrame / Komplettes CSS
kann hinterlegt werden
 Ausfüllhilfen
 Auto-Completion-Funktionen
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Sicherer, universeller Kommunikationskanal mit
dem Bürger
oder
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Referent: Christopher Sipp
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Ziele Stadt Weißenfels
 Saubere Einführung Antragsassistenten in den
Fachbereichen:
 Welche Formulare sind zu Beginn zu berücksichtigen?
 Welche Prozesse in den Fachbereichen werden am meisten
aktiviert? (welche Leistungen?)
 Ansprechpartner in der Verwaltung? (Zentral, persönlich)
 Ausbau Schritt für Schritt – Formular für Formular in einem
Zeitraum von 6 Monaten
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Referent: Christopher Sipp
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Kontakt
brain-SCC GmbH | Tel. 03461 2599510
www.brain-scc.de | [email protected] | [email protected]
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Referent: Christopher Sipp
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