Unterschriftenrichtlinie - Regelung der Unterschriftskompetenzen - Hinweis: Die Richtlinie wurde mit größter Sorgfalt erstellt, erhebt aber keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Das Muster ist als Formulierungshilfe zu verstehen und dient der Anregung. Die Musterrichtlinie ist ein Vorschlag für mögliche Regelungen. Daher entbindet das Muster den Verwender nicht von der sorgfältigen, eigenverantwortlichen Prüfung. Aus Gründen der sprachlichen Vereinfachung wird auf die Nennung beider Geschlechter verzichtet. Geltungsbereich: Revisionsnummer: Datum der Herausgabe: Erarbeitung: Bearbeiter: Alle Unternehmensbereiche dd.mm.jjjj Inhaltsverzeichnis 1 Geltungsbereich und Zielstellung .................................................................... 3 2 Allgemeine Grundsätze ...................................................................................... 3 3 Erteilung der Unterschriftsberechtigung ........................................................ 3 4 Anwendung der Vollmachten im Schriftverkehr ............................................ 4 5 Unterschriftsregelung und Wertgrenzen ........................................................ 4 6 Stellvertretung.................................................................................................... 5 7 Schlussbestimmungen ....................................................................................... 5 Seite 2 von 5 1 Geltungsbereich und Zielstellung Die vorliegende Richtlinie gilt für alle Mitarbeiter der (Name des Unternehmen) an den Standorten (Standorte). Nachfolgend werden Arten und Umfang der Bevollmächtigung durch Unterschriftsberechtigungen zur Vertretung der Gesellschaft gegenüber außenstehenden Dritten sowie grundsätzliche Verfahrensweisen über den internen Schriftverkehr geregelt. Die Grundsätze dieser Richtlinie gelten auch für die Ausführung von Geschäftsvorfällen über das Internet, per E-Mail oder über eine in DV-Programmen hinterlegte Ablaufsteuerung (Workflow). 2 Allgemeine Grundsätze In der Gesellschaft werden Arten und Umfang der Bevollmächtigung durch Unterschriftsberechtigungen zur Vertretung der Gesellschaft gegenüber außenstehenden Dritten sowie grundsätzliche Verfahrensweisen über den internen Schriftverkehr geregelt. Unterschriftsberechtigungen bezeichnen die Art der Unterschriftsleistungen im Rahmen der gesetzlich geregelten Bevollmächtigungsarten „Prokurist“ und „Handlungsbevollmächtigter“ sowie die Bevollmächtigung „im Auftrag“. Extern ist ein Schriftverkehr mit außenstehenden Dritten (andere Gesellschaften, Behörden, Privatpersonen). Intern ist ein Schriftverkehr, wenn dieser innerhalb des Unternehmens geführt wird. Rechtsgeschäftliche Erklärungen sind verbindliche Willensbekundungen der Gesellschaft gegenüber außenstehenden Dritten (z. B. Bestellungen, Bestelländerungen, Kauf- und Verkaufsverträge, Arbeitsverträge, Angebote, Liefer- und Leistungsverträge, Bankgeschäfte u.a.) die die Gesellschaft zur vereinbarten Handlung verpflichten und durch den Dritten gerichtlich einklagbar sind. 3 Erteilung der Unterschriftsberechtigung Über die Erteilung von Unterschriftsberechtigungen an Mitarbeiter entscheidet die Geschäftsführung. Unterschriftsberechtigungen sind schriftlich zu erteilen. Beauftragte (i.A.) benötigen keine schriftliche Genehmigung. In Abstimmung mit dem jeweiligen Vorgesetzten ist jeder Mitarbeiter berechtigt, im Rahmen der ihm übertragenen Aufgaben die anfallende Korrespondenz als Beauftragter mit i.A. zu unterzeichnen. Namenslisten mit einer aktuellen Übersicht aller Bevollmächtigungen sind von der Personalabteilung zu führen. Die Unterschriftsberechtigung eines Mitarbeiters erlischt bei Widerruf oder bei Beendigung des Dienstverhältnisses. Seite 3 von 5 4 Anwendung der Vollmachten im Schriftverkehr Bei externem Schriftverkehr mit verpflichtendem Inhalt gilt der Grundsatz der Doppelzeichnung. Mit Wirkung gegenüber Dritten dürfen für das entsprechende Geschäft verantwortliche Prokuristen und Handlungsbevollmächtigte nur im Rahmen der geltenden Zeichnungsberechtigung unterzeichnen. Bevollmächtigte „im Auftrag“ dürfen nur begrenzt auf ihr Aufgabengebiet gemeinschaftlich mit einem Handlungsbevollmächtigten unterzeichnen. Mündliche Erklärungen und Mitteilungen per E-Mail, welche das Unternehmen rechtlich oder tatsächlich verpflichten, müssen schriftlich bestätigt werden. Für die Bestätigung sind die zuvor genannten Bestimmungen anzuwenden. Der in betrieblichen Regelungen (Aufgabenverteilungsplan, Stellenbeschreibung) festgelegte Verantwortungsbereich des Bevollmächtigten „im Auftrag“ bestimmt die sachlichen Anwendungsgrenzen dieser Unterschriftsvollmacht. Im internen Schriftverkehr genügt die Einzelunterschrift. Ein Vollmachtshinweis ist nichterforderlich. 5 Unterschriftsregelung und Wertgrenzen Die nachfolgend aufgeführten Unterschriftsberechtigungen stellen Mindestanforderungen da. Berechtigung kann durch eine höhere Berechtigung ersetzt werden, jedoch nicht umgekehrt. Bei Dauerverpflichtungen (z.B. Mietverträge) ist zur Bestimmung der jeweils Unterschriftsberechtigten der Gesamtwert der Verpflichtung für die Laufzeit zu errechnen, bei auf unbestimmte Zeit abgeschlossenen Verträgen ersatzweise bis zum ersten möglichen Kündigungstermin oder für eine Laufzeit von 3 Jahren. Vergabewert 1. Unterschrift 2. Unterschrift bis 10.000 € i.V. i.A. ab 10.000 € i.V. i.V. ab 25.000 € ppa. i.V. ab 50.000 € Geschäftsführer ppa. Bei Dauerverpflichtungen (z.B. Mietverträge) ist zur Bestimmung der jeweils Unterschriftsberechtigten der Gesamtwert der Verpflichtung für die Laufzeit zu errechnen, bei auf unbestimmte Zeit abgeschlossenen Verträgen ersatzweise bis zum ersten möglichen Kündigungstermin oder für eine Laufzeit von 3 Jahren. Die zuvor genannten Unterschriftsberechtigungen gelten auch bei elektronisch vermittelten rechtsgeschäftlichen Erklärungen. Die Geschäftsbereiche sind angehalten, die zur Verfügung stehenden elektronischen Freigabemöglichkeiten und sichere technische Verfahren (digitale Signatur) zu verwenden. Seite 4 von 5 6 Stellvertretung Bei Abwesenheit eines Zeichnungsberechtigten kann die Unterschriftsleistung durch seinen Stellvertreter nur im Rahmen der jeweiligen Befugnis des Stellvertreters (Wertgrenze usw.) erfolgen. Gegebenenfalls ist eine in Zeit und Betrag beschränkte Stellvertretung zu bestimmen (z.B. bei Urlaub oder Krankheit). 7 Schlussbestimmungen Diese Regelung tritt ab dem dd.mm.jjjj in Kraft. Unterschrift Name des Geschäftsführers Position Seite 5 von 5
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