eDOC AS Autorenbeitrag in Zoll.Export

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Zoll.Export
Sonderdruck aus Juni 2015
Die Zeitschrift für Verantwortliche in der Zoll- und Exportabwicklung
Zolltarifnummern im
Exportgeschäft
Problemfälle aus der Praxis und deren Lösungen
Autorenbeitrag Detlef Prien
eDoc Aviation Service GmbH
mit freundlicher Genehmigung von FORUM VERLAG HERKERT GMBH
Zoll.Export
Export- und Zollpraxis kompakt
Zolltarifnummern im
Exportgeschäft
Problemfälle aus der Praxis und deren Lösungen
Wie wichtig die korrekte Einreihung von Warennummern ist, zeigt sich häufig
erst im Zoll-Audit. Die potenziellen Stolperfallen sind vielfältig, haben jedoch
alle gemein, dass die Problematik unterschätzt und zu isoliert behandelt
wird. Dieser Beitrag schildert vier praktische Fallbeispiele und ihre
(Aus-) Wege zur richtigen Zolltarifnummer.
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413 50 40 oder 8413 60 31? Dosierpumpe ist nicht gleich Dosierpumpe:
Allein acht Hauptkategorien mit insgesamt über 50 Auswahlmöglichkeiten bietet der elektronische Zolltarif für Flüssigkeitspumpen. Welche Zolltarifnummer
(ZTN) ist korrekt?
Für die korrekte Einreihung ist technisches
Verständnis ebenso nötig wie aktuelle Fachkenntnis über zollrechtliche Bestimmungen.
Wenn diese fehlen, kann die Pumpe leicht
unter das EU-Embargo gegen Russland
fallen wie die ZTN „8413 50 40“.
Unternehmensweite Relevanz
Dieses Beispiel zeigt, dass Zolltarifnummern (ZTN) eine anspruchsvolle Thematik darstellen – insbesondere für Hersteller
mit zeitkritischer Ersatzteillogistik. Streng
genommen gehören ZTN zur unternehmensweiten Compliance und damit zu
den zentralen Aufgaben des Top-Managements.
Neben der Exportabteilung sind diverse
andere Fachbereiche involviert. So gibt
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Bei Schrauben ist der Fall einfach: Das Material zählt wie Grauguss, Titan oder Edelstahl. Je komplexer ein Produkt ist, desto
mehr zählt die Funktion. Bei Dosierpumpen
wird bspw. unter oszillierenden Verdrängerpumpen („8413 50“) oder rotierenden
Verdrängerpumpen („8413 60“) unterschieden, um dann noch weiter zu differenzieren.
Bei Schrauben ist es noch relativ einfach, die richtige Zolltarifnummer zu finden. Je komplexer ein
Produkt ist, desto schwieriger wird es.
die Konstruktion Stücklisten mit Bauteilen vor, die der Einkauf (international)
beschafft und damit den Grundstein zur
Dokumentation legt. Außerdem sollten
Recht, Finanzen und sogar IT/EDV eingebunden werden.
Die Praxis sieht jedoch häufig anders aus:
Es existieren weder verbindliche Compliance-Vorgaben noch geeignete Strukturen, um die korrekte Einreihung von Warennummern intern zu kontrollieren. Ein
offiziell ernannter Zoll- und Exportkontroll-
beauftragter fehlt gänzlich bzw. übernimmt
rein koordinierende Aufgaben. Die Zollabwicklung ist in der Logistik angesiedelt und
wird durch angelerntes Personal realisiert.
Insgesamt werden die Komplexität und
Bedeutung korrekter Warennummern
unterschätzt ebenso wie die potenziellen Risiken. Auch die Möglichkeiten zur
Kostensenkung durch Präferenzkalkulation stehen selten im Fokus. Durch die
elektronische Zollabwicklung mit ATLAS,
durch Intrastat & Co. steigt gleichzeitig
Sonderdruck Zoll.Export 06/15
Zoll.Export
die Wahrscheinlichkeit, von den überwachenden Institutionen „erwischt“ zu
werden. Die Empfehlung kann daher
nur lauten, sich dem Thema zu widmen,
bevor die Zollverwaltung Verstöße feststellt und geschäftskritische Situationen
mit unkalkulierbaren monetären Risiken
eintreten. Die möglichen Folgen reichen
von der Nacherhebung zu geringer Abgaben bzw. der Rückforderung zu viel
gezahlter Zölle seitens des Empfängers
bis hin zur Straftat mit Geld- oder Freiheitsstrafen.
Die Zolltarifnummer in der
Praxis
Die folgenden vier Fälle zeigen einen Ausschnitt an Problemen, die Exporteure lösen
müssen – teilweise unter erheblichem Zeitdruck. Die Fälle basieren auf realen Projekten und den Erfahrungen des ZTN-Dienstleisters eDOC Aviation Service GmbH.
Export- und Zollpraxis kompakt
In anderen Fällen ist das Datenfeld zwar
ausgefüllt, aber mit der falschen Nummer,
da die zuständigen Mitarbeiter im Versand
nicht entsprechend geschult sind.
Lösung des Problems
Der Betrieb muss 70.000 Materialdatensätze prüfen und bei Bedarf korrigieren.
Aufgrund der Menge erfolgt die Neu-Einreihung durch verschiedene Teams mit
technisch ausgebildeten Mitarbeitern im
Einkauf.
Optimierungsmaßnahmen
Der Einkauf erhält mehrere Schulungen
im Zolltarifrecht und gibt fortan die passenden Warennummern ein. Bei Bedarf
erfolgt eine verbindliche Zolltarifauskunft
(vZTA) bei der Zollbehörde. Außerdem
verändert die IT-Abteilung die bisherige
Praxis der Dateneingabe und definiert die
ZTN als Pflichtfeld.
Fall 2: Fehlerhafte Lieferantenerklärungen gefährden
Vorsteuerabzug
Ein deutscher Anlagenbauer exportiert
seine Produkte weltweit und ist am Markt
gut etabliert. Die Umsatzentwicklung ist
positiv, und das interne Finanzwesen
sieht sich gut gerüstet für die anstehende
Betriebsprüfung.
Problemstellung
Zur Außenprüfung erscheint ein anderer
Finanzbeamter als sonst. Er hat sich intensiv vorbereitet und die Intrastat-Meldungen des Herstellers aus den letzten
Jahren vorliegen. Ein Abgleich der Import-/Exportzahlen mit den Erklärungen
an das Finanzamt ergibt derart offenkundige Abweichungen, dass der Prüfer androht, einen Teil der gezogenen Vorsteuer zurückzufordern. Einen Monat hat das
Fall 1: Automatische Ergänzung von Standard-ZTNs
Ein Instandhaltungsbetrieb verschickt
fast täglich Ersatzteile an seine Standorte rund um die Welt. Die Logistik ist
zeitkritisch, um Ausfallzeiten von Maschinen und Personal zu reduzieren. D
as Unternehmen hat eine zollrechtliche
Bewilligung als Zugelassener Ausführer
(ZA), womit das Ausfuhrverfahren vereinfacht erfolgt.
Ursache
Ein Teil der Zolltarifnummern ist unzutreffend, weil das passende Datenfeld
schlichtweg nicht gepflegt wird. Ein leeres
Feld ergänzt das ERP-System automatisch mit Standardwerten, die nicht differenziert genug auf ein Produkt eingehen.
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Problemstellung
In zwei aufeinander folgenden Zoll-Audits kommt es zu Beanstandungen, weil
Warennummern in Ausfuhranmeldungen
falsch sind. Das Hauptzollamt droht damit, den ZA-Status zu widerrufen, und
fordert geeignete Maßnahmen, um die
Fehler abzustellen.
Der ZTN-Service von eDOC Aviation Service unterstützt exportierende Unternehmen dabei, technische
Waren richtig zu klassifizieren.
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Zoll.Export
Export- und Zollpraxis kompakt
Unternehmen Zeit für eine Stellungnahme
und weitere zwei Monate, um eine Lösung
zu finden und diese umzusetzen.
Ursache
Der Einkauf war sich der Bedeutung von
Lieferantenerklärungen nicht bewusst und
hat diese zu wenig kontrolliert. So fiel nicht
auf, dass diverse Erklärungen fehlerhaft
waren: Neben formalen Kriterien, wie nicht
geleisteten Unterschriften oder unleserliche Übermittlung, fehlten USt-IDs oder
Angaben zu Herkunftsländern. Im Zweifelsfall trug der Einkauf einfach „Deutschland“ ins ERP-System ein, um möglichst
viel Vorsteuer ziehen zu können.
Zudem wurden mitunter ZTN angegeben,
die einen falschen Eindruck über den Grad
der Wertschöpfung im Unternehmen erwecken. Ein besonders brisantes Beispiel
stellen Baugruppen eines Lieferanten
dar, die der Anlagenbauer in komplexe
Produkte montiert. Anstatt der korrekten
Warennummer für „zusammengesetzte
elektronische Schaltungen“ fanden sich
Zolltarifnummern fertiger Endprodukte in
den Lieferantenerklärungen.
Lösung des Problems
Nur vollständige, korrekte Lieferantenerklärungen berechtigen dazu, von ein-
gekaufter Ware die Vorsteuer zu ziehen.
Also überprüft der Einkauf sämtliche
Lieferantenerklärungen und fordert bei
Bedarf neue Ausführungen bei den Lieferanten an. Alle relevanten Daten – jene im Bestand, sowie die nachträglich
übermittelten – werden verifiziert. Im
Fokus stehen ZTN, Gewicht, USt-ID, Ursprungsland und Region. Für gut befundene Angaben werden im ERP-System
hinterlegt und für die Präferenzkalkulation genutzt.
Extra-Tipp
Aus mangelnder Fachkenntnis greifen
Unternehmen mitunter auf unpräzise Warennummern zurück und verwenden z. B.
die ZTN einer gelieferten Baugruppe auch
für das Endprodukt zum Beispiel: „8413
91 00 = Teile für Flüssigkeitspumpen“
wird für die gesamte Dosierpumpe übernommen. Auswirkungen auf die Höhe
des Drittlandzolls ergäben sich hier zwar
nicht, aber der Zoll könnte die unpräzise
Klassifizierung beanstanden.
Um die Datenqualität insgesamt zu erhöhen, ordnet das Management an, den
gesamten Bestand an Stammdaten zu
überprüfen und zu korrigieren: ca. 500
Kunden-, etwa 300 Lieferanten- und rund
20.000 Materialstammdaten.
Und: Nicht korrekte ZTN damit zu erklären, dass falsche Angaben des Lieferanten vorlagen, ist wirkungslos, da der
Exporteur die passende Einreihung verantwortet und dafür auch haftet.
Fall 3: ZTN zu unspezifisch
angegeben
Optimierungsmaßnahmen
Als flankierende Maßnahme passt der
Anlagenbauer seinen Beschaffungsprozess an: Einkäufer dürfen nur Waren von
Lieferanten ordern, die korrekte Erklärungen einreichen. Außerdem schalten
sich die Abteilungen Einkauf und Finanzen künftig kurz. Anhand einer standardisierten Plausibilitätsprüfung lassen
sich Abweichungen zwischen Steuerbilanz und gemeldeten Import-/Exportzahlen selbst erkennen und abstellen.
Ein deutscher Hersteller von Ventilen für
den Anlagenbau liefert Produkte in viele Länder sowie auch regelmäßig nach
Russland.
Problemstellung
Der Zoll stößt bei einer Außenwirtschaftsprüfung auf Waren, die nach Moskau
ausgeführt wurden, obwohl sie dem
Russland-Embargo unterliegen. In den
Ausfuhranmeldungen sind jedoch keine
exportkontrollrechtlichen Beschränkungen angeben, sodass gegen den Geschäftsführer ein Strafermittlungsverfahren eröffnet wird.
Überblick: Nachteile und Konsequenzen nicht korrekter ZTN
• Entzug zollrechtlicher Bewilligungen:
– keine Verfahrenserleichterungen mehr
– aufwändigere Zollabfertigung
– längere Lieferzeiten
• Höherer Aufwand, besonders bei Zollbeschauen
Bild?
• Falsche Präferenz:
– Nacherhebung von Einfuhrabgaben möglich
• Strafermittlung wegen:
– Ausfuhrverstoß
– Steuerhinterziehung oder Steuerverkürzung
→ Verhängung von Geld- und Freiheitsstrafe
Mangelnde Fachkenntnisse in der Thematik ZTN führen oft zu unangenehmen Folgen.
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Quelle: eDOC Aviation Service GmbH
• Unzutreffender Zollsatz:
– Einfuhrabgaben höher als nötig
Ursache
Das Unternehmen hatte mit der Ausfuhr
seiner Produkte bislang keine Probleme
und unterschätzt die Brisanz des Themas.
Die Zollabwicklung ist in der Logistikabteilung angesiedelt und wird dort „nebenbei“ und ohne bestellten Zoll- und Exportkontrollbeauftragten erledigt.
Als sich das Vertriebsteam über fehlende
Kapazitäten beschwert, entsteht eine vermeintlich ideale Lösung, die zeitnah zum
Einsatz kommt: Die Auswahlmöglichkeiten an Warennummern werden reduziert.
So unterscheiden die Mitarbeiter nicht
mehr nach konkreten Einsatzfällen und
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Zoll.Export
vergeben z. B. gleiche ZTNs sowohl an
Ventile für Wasser als auch für Kraftstoff.
Diese Praxis geht so lange gut, bis einige
der Produkte unter das Embargo fallen.
Lösung des Problems
Das Unternehmen muss den internen ZTNKatalog erweitern und sämtliche Produkte
nach KN-Code differenziert klassifizieren.
Der gesamte Materialstamm umfasst über
30.000 Einträge, sodass sich der Hersteller
für ein dreistufiges Vorgehen entscheidet:
Zuerst bearbeitet er die beanstandeten
Produkte, dann die sog. Schnelldreher, d.
h. die Waren mit hoher Umschlagshäufigkeit, und anschließend den Rest.
Optimierungsmaßnahmen
Parallel zur Stammdatenpflege bildet sich
eine interdisziplinäre Arbeitsgruppe, die
fortan für Warennummern zuständig ist.
Ein Mitarbeiter verantwortet die Exportkontrolle, schult die Kollegen und initiiert
ein verbindliches Handbuch zur Exportkontrolle. Des Weiteren überprüft er anhand regelmäßiger Stichproben, ob die
Einreihung korrekt erfolgt.
Fall 4: Präferenzkalkulation
nicht genutzt
Das Topmanagement eines weltweit aktiven Maschinenbauers setzt ein Optimierungsprogramm auf. Der Markt erlaubt
keine Preiserhöhung, sodass sämtliche
Abteilungen gefordert sind, Kosten zu
reduzieren. Auch die Zollabwicklung ist
betroffen und es stellt sich die Frage, ob
Personal gekürzt werden muss oder an
anderer Stelle gespart werden kann.
Potenzial
Eine Projektgruppe eruiert die Möglichkeiten. Im internen Ablauf zeigen sich kaum
Ansätze zur Kosteneinsparung, während
das Geschäft mit Drittländern unerwartete
Chancen bietet: Das Unternehmen liefert
überwiegend „Delivered Duty Paid“ (DDP)
und zahlt damit unnötig hohe Einfuhrabgaben, die sich durch Präferenznachweise einsparen ließen.
www.zoll-export.de
Export- und Zollpraxis kompakt
»Viele Unternehmen zahlen unnötig hohe
Einfuhrabgaben, die sich durch Präferenznachweise einsparen ließen.«
Ursache
Bislang wendet der Maschinenbauer die
Präferenzkalkulation nicht konsequent
an, da der einzige Exportverantwortliche
überlastet ist. Teilweise sind die Zolltarifnummern unzutreffend. Erschwerend
kommt hinzu, dass das Unternehmen in
den letzten Jahren neue Absatzmärkte
im Ausland erschlossen hat, ohne die
jeweiligen rechtlichen Bestimmungen zu
berücksichtigen. So fließen die verschiedenen, länderspezifischen Präferenzregeln weder in den Beschaffungsprozess,
noch in die Berechnung der Zollsätze
ein.
Lösung des Problems
Der Maschinenbauer realisiert eine verbindliche Organisations- und Ablaufstruktur für Zolltarifnummern sowie einen
neuen Prozess für die Präferenzkalkulation. Ein einheitliches Schema löst die
historisch gewachsenen Methoden zur
Bestimmung des Ursprungs ab und wird
zur Pflicht. Zudem verifiziert man den gesamten Materialstamm von über 400.000
Datensätzen und verbessert falsche bzw.
unspezifische Codes. Ein Vier-AugenPrinzip senkt potenzielle Fehler bei der
Meldung im elektronischen Zollsystem,
was ebenfalls Kosten senkt.
Fazit
Wenn sich exportierende Unternehmen
über die weitreichenden Gefahren bewusst werden, ist ein grundlegender
Schritt getan. Infoveranstaltungen und
Seminare können wertvolle Impulse liefern. Bis zur Lösung ist es allerdings ein
weiter Weg. Um die Leser nicht zu entmu-
tigen und aus Rücksicht auf die Vertraulichkeit, wurden die o. g. Praxisfälle rein
qualitativ dargestellt.
Die Umsetzung sollte nicht auf die lange Bank geschoben werden, da eine
Lösung geschaffen werden sollte, bevor
Finanzamt oder Zollverwaltung Verstöße
feststellen. Nach eigener Erfahrung fällt
der Aufwand für ein ZTN-Projekt häufig
wesentlich höher aus, als die Betroffenen
anfangs meinen.
Fehlende Kapazitäten lassen sich jedoch
durch externe Spezialisten ausgleichen.
Zudem sollten Personen mit den nötigen
Kompetenzen involviert sein: Oft fehlt es
in der Praxis nicht nur an der zollrecht
lichen Expertise. Erfahrungen im Projektmanagement sind bei temporären, aber
zeitintensiven Vorhaben wie der Neu-Einreihung des gesamten Materialstamms
dringend erforderlich.
Dipl.-Ing. Detlef Prien
ist Inhaber und Geschäftsführer
der
eDOC Aviation Service
GmbH. Das Unternehmen beschäftigt über
150 Mitarbeiter an drei Standorten und
ist u. a. auf die massenhafte Einreihung
von Warennummern spezialisiert. Der
Dienstleister kann auf einen Stamm
von über 500.000 bereits recherchierten ZTNs zurückgreifen.
www.edoc-as.de/zolltarifnummern
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Zoll.Export
Arbeitshilfen
Checkliste
zu Zolltarifnummern im Exportgeschäft
Die Zolltarifnummer (ZTN) ist die Achillesferse im Exportgeschäft. Wer sich
mit der Thematik auskennt, kann Zeit und Kosten in der Zollabwicklung
sparen. Mangelnde Fachkenntnisse können hingegen weitreichende Folgen
haben. Deshalb sollten in der Praxis folgende Aspekte beachtet werden.
Wichtige Tipps für die Praxis
Das Thema ZTN ist geschäftskritisch:
ôô ZTN sollten damit Aufgabe des Top-Managements sein.
ZTN ist eine unternehmensweite Aufgabe:
ôô Es müssen alle Bereiche involviert sein (Einkauf, Export, Finanzen, IT/EDV, Logistik/Versand, Recht und Zoll).
Komplexität und Bedeutung sind nicht zu unterschätzen:
ôô Es sollten ausschließlich speziell geschulte Mitarbeiter damit betraut sein.
ôô Für alle sollten verbindliche Compliance-Vorgaben existieren.
Probleme nicht auf die lange Bank schieben:
ôô Die Umsetzung – gerade bei großen Stammdaten-Umfängen – benötigt viel Zeit. Sie sollte abgeschlossen
sein, bevor die überwachenden Instanzen Verstöße feststellen.
Ausreichend Kapazitäten zur Verfügung stellen:
ôô Eine grundlegende Neu-Einreihung von Warennummern ist ein komplexes Vorhaben, das mind. eine Person
mit ausreichend Projekterfahrung verantworten sollte.
ôô Der nötige Aufwand muss realistisch abgeschätzt und mit den eigenen Kapazitäten abgeglichen werden.
ôô Wer keinen eigenen ZTN-Spezialisten im Hause beschäftigten will bzw. kann, sollte sich externe Unterstützung einholen.
Methode bei hohen Datensatzzahlen:
ôô Mehrere Teilmengen bilden und nacheinander abarbeiten, z. B. Schnelldreher zuerst.
Datenkonsistenz:
ôô Automatisches Ausfüllen und Ergänzen von Datenfeldern abstellen und Pflichtfelder einführen, wenn noch
nicht vorhanden.
Parallel zur Stammdatenpflege passende Strukturen zur kontinuierlichen Optimierung schaffen.
eDOC Aviation Service GmbH
Sportallee 54 A, 22335 Hamburg
[email protected]
www.edoc-as.de/zolltarifnummern
Tel: +49 (0)40 / 52901556
Fax: +49 (0)40 / 52901557
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Sonderdruck Zoll.Export 06/15

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