Aufräumen, ordnen und archivieren

Aufräumen, ordnen und archivieren
Allgemeines
 Das Kapitel «Aufräumen, ordnen und archivieren» erarbeiten Sie selbstständig in Einzel- und
Zweiergruppen bzw. Hausaufgaben (Bezeichnungen EA und GA bzw. HA).
 Alle zugehörigen Dokumente speichern Sie mit aussagekräftigen Dateinamen in die dafür vorgesehenen Ordner:
2.4 Dokumentieren und Archivieren
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
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
Ordnungssysteme
Archivierung
Datenpflege
Datenmissbrauch
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 Ziel: Nach der ÜK-Zeit (Wochen 19 + 20), d. h. in der ersten Doppellektion der Woche 21 können
die Ergebnisse ausgewertet werden (Präsentationen, Berichte, Lernkontrolle).
Erarbeitung des Stoffs (EA / GA)
Reihenfolge gem. Nummerierung
1. (EA, Word) Beginnen Sie zunächst mit der Auswertung Ihrer Hausaufgabe: Erstellen Sie eine Liste
von möglichen Bezugspunkten (Sie können diese aus den Unterlagen in ein Worddokument kopieren) und fügen Sie passende Beispiele aus Ihrem Zimmer hinzu. Speichern Sie das Dokument.
2. (GA, PowerPoint) Die Bezugspunkte erfordern zumeist ein eindeutiges Ordnungssystem: alphabetisch, numerisch, alphanumerisch, geografisch, chronologisch und sachlogisch (auch Kombinationen sind möglich). Zumeist wird dies in einem Sachaktenplan («Aufbewahrungsplan») festgelegt
(s. Aufgabe 3).
Erstellen Sie eine Übersicht (Titelfolie + je Ordnungskriterium eine Inhaltfolie) über die Ordnungssysteme (Prinzip – Vorteile – Nachteile – Anwendungen).
3. (EA, Word) Erklären Sie den Begriff Sachaktenplan («Aufbewahrungsplan»). Listen Sie die verschiedenen «Aufbewahrungswürdigkeiten» mit Beispielen übersichtlich auf und ordnen Sie diese
nach Aufbewahrungsstufe.
4. (GA, PowerPoint) Das Gesetz greift in obgenannten Sachaktenplan ein, indem es für bestimmte
Schriftstücke ganz klare Vorgaben macht.
a) Wo finden Sie die Texte (Gesetzessammlung, Art.Nr.? / Internetadresse) und wie lauten Sie?
(Kopieren)
b) Wozu dienen diese Gesetzesbestimmungen?
5. (GA, MindMap-Programm  Word) Ablagearten/Archivierungssysteme:
Informationen können Sie auf verschiedene Weise ablegen: analog – digital – hybrid (d. h. eine
Kombination von beidem). Sie finden in den Unterlagen ein Mindmap hierzu, das allerdings veraltet ist. Erstellen Sie ein aktuelles MindMap und fügen es als Grafik in ein Worddokument ein. Ergänzen Sie es mit weiteren Informationen.
Beachten Sie: Ein MindMap-Programm ist auf Ihrem PC installiert. Das Programm ist selbsterklärend. Benützen Sie das Kontextmenü. [Hinweise dazu, wo Sie das Programm zuhause gratis herunterladen und installieren können finden Sie im Vorlagenverzeichnis V:\ika\Wissen und
Tools\Informatik\Softwaretools\MindManager]
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6. (GA, Word) Machen Sie eine tabellarische Zusammenstellung aller in den Unterlagen beschriebenen analogen Ablagearten inklusive Grafik. Allenfalls kurzer Beschrieb (wenn nicht selbsterklärend bzw. allg. bekannt), sowie Vor- und Nachteile.
7. (EA, Word) Beschreiben Sie die digitale Archivierung und listen Sie die Richtlinien zur digitalen Dokumentenablage auf.
8. (GA, PowerPoint) Umgang mit Akten: Listen Sie die Richtlinien für
– die Zulieferung/Speicherung,
– die Ausgabe und schliesslich
– das Vernichten von Akten übersichtlich auf.
Vertiefung (Aufgaben, EA/HA)
Reihenfolge beliebig
9. (Word) Zusatzaufgabe: Überdenken bzw. entwerfen Sie eine Ablagestruktur (Hängeregister und Ordner) für alle Unterlagen,
welche Sie während Ihrer Ausbildung benötigen
10.Für die alphabetische Ordnungsart müssen wir uns an folgende
Regeln halten (4 Antworten ankreuzen):
 Wir müssen einen Index führen.
 Kurze Begriffe (Thun) kommen vor langen (Thunstetten).
 Umlaute werden normalerweise nicht beachtet.
 Das Wort «und» oder das Zeichen «&» gelten als eigene
Ordnungsmerkmale.
 Der neuste Vorfall liegt zuoberst.
 Abkürzungen von Namen, die sich als Begriff eingebürgert
haben (wie IBM, UBS, WWF), werden wie ein gewöhnliches
Wort behandelt.
 Auch Adjektive gelten als Ordnungswort
11.Ordnen Sie in der richtigen Reihenfolge nach dem Alphabet:
AG Walter Moser
Dünkelberg Lisa
Ayer AG
Wirz Hansjakob
Dunkelberg Fritz
Wirz Hans
AG für Anlagen
Dünkelberg Max
Dünkelberg Gustav
Wirz Hans AG
Duenkelberg Kurt
Dünkelberg-Benz Fritz
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Bemerkungen/Lösungen:
12.(Word) Nach welchem Ordnungssystem werden in meinem/unserem Büro/Geschäft die Unterlagen abgelegt?
Umfang: ca. 1 Seite (1000 – 2000 Zeichen)
13.Überprüfen Sie die Dokumentenablage zuhause. Was den IKATeil betrifft, haben diese zumindest ein Verfalldatum (welches?). Das Fach IKA schliesst mit einer schriftlichen Prüfung
(LAP) ab, bei der Sie Ihre Unterlagen benutzen dürfen: Sind sie
so abgelegt, dass Sie diese bei der Prüfung effizient nutzen können?
14.(PowerPoint) Sie haben bereits schriftlich festgehalten, wie die
Ablagestruktur Ihres Lehrbetriebs organisiert ist: Zeichnen Sie
nun diese in Form einer tabellarischen Darstellung auf eine Folie
und bereiten Sie sich für einen kurzen Vortrag vor, in dem Sie
die Ablagestruktur Ihres Betriebs ihren Kolleginnen und Kollegen erklären. [Layout beachten!]
Pt.
Bewertungsschema: Ablagestruktur Lehrbetrieb
Layout wurde beachtet:
- Titel
- Firmenlogo o. ä.
- Schriftgrösse ok
- A4 voll genutzt
Inhalt:
- Ablagestruktur ist klar ersichtlich
- Ablagestruktur lässt Fragen offen
- Ablagestruktur unklar
Vortrag:
- Gut strukturiert und
- verständlich
- frei und Standardsprache
4
3
3
15.(Word/PowerPoint) Im Lektionenplan finden Sie ein Beispiel für
den Ablaufplan eines eintreffenden Dokuments. Erstellen Sie
nun eine Übersicht, welche den Aktionsplan bei Eingang von
Dokumenten in Ihrer aktuellen Abteilung darstellt (inklusive gesetzliche/interne Fristen). Auch diese Übersicht sollten Sie in einem kurzen Vortrag ihren Kolleginnen und Kollegen erklären
können.
Pt.
Bewertung: Aktionsplan
Layout wurde beachtet:
- Titel
- Firmenlogo o. ä.
- Schriftgrösse ok
- A4 voll genutzt
Inhalt:
- Aktionsplan ist klar ersichtlich
- Aktionsplan lässt Fragen offen
- Aktionsplan unklar
Vortrag:
- Gut strukturiert und
- verständlich
- frei und Standardsprache
4
3
3
3
Dauerwert
X
X
Buchungsbelege
X
Fahrpläne
X
Lieferschein von Dritten
Zeitungen
Jahreswert
Anstellungsverträge
Wochenwert
Gesetzeswert
Ohne Wert oder Augenblickswert
16.(Word) Ergänzen Sie untenstehende Tabelle mit 12 weiteren
häufig vorkommenden Dokumenten (aus Lehrbetrieb, Vereinssekretariat oder privater Ablage) und legen Sie die Aufbewahrungsstufe fest.
X
X
Schriftstücke mit Augenblickswert werden nach Kenntnisnahme sofort vernichtet. Schriftstücke mit Wochenwert werden in besonderen
Mappen aufbewahrt. In die ordentliche Ablage kommen die Dokumente mit Jahres- und/oder Gesetzeswert. Gesondert aufbewahrt
werden Unterlagen mit Dauerwert.
Die Aufbewahrungsfrist wird mit Vorteil beim Erstellen (firmenintern)
bzw. beim Eintreffen (firmenextern) eines Dokumentes bestimmt.
17.(Word) Beschreiben Sie die abgebildete Ablageform:
– Ablageprinzip
– Vorteile
– Nachteile
Suchen Sie im Internet entsprechende Produkte und fügen Sie die
Grafiken in Ihr Dokument ein.
18.(Word) Verfassen Sie zu folgenden Fragen mit dem Textverarbeitungsprogramm einen übersichtlich gestalteten kurzen Bericht (Umfang 1000 – 2000 Zeichen).
a. Wie ist in Ihrem Lehrbetrieb die sichere Vernichtung von vertraulichen und personenbezogenen Akten geregelt?
b. Wie werden nicht mehr gebrauchte oder defekte Datenträ-
ger (CDs, Disketten, Festplatten usw.) entsorgt?
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