Ludwig Freytag Gmbh & co. KG

Anwenderbericht
Ludwig Freytag GmbH & Co. KG
Hochspezialisiertes, mittelständisches Bauunternehmen
archiviert E-Mails mit Symantec
Die Ludwig Freytag GmbH & Co. KG plant, baut und betreut Bauvorhaben der
verschiedensten Art. Oft handelt es sich um Großprojekte von ein bis zwei
Jahren Laufzeit. Dabei fallen viele Daten – auch gemailte – an. Die müssen
zuverlässig, effizient und schnell wieder auffindbar archiviert sein. Dafür
sorgt man mit der Symantec-Lösung Enterprise Vault™. Um darüber hinaus
eine hohe Datenverfügbarkeit zu gewährleisten, setzt man auf Backup Exec™.
Unternehmensprofil
·Web: www.ludwig-freytag.de
·Branche: Bauunternehmen
· Gründung: 1891
·Hauptsitz: Oldenburg,
Deutschland
· Mitarbeiter: 1.000
symantec Lösung
· Archivierung
Darauf kann man bauen: lückenlose Datendokumentation
· Datensicherung
Die Neugestaltung der zentralen Berliner Bahnhöfe, der Rückbau des Palasts der Republik,
die Entstehung von Hamburgs größter Tiefgarage – was das miteinander zu tun hat? Es sind
Projekte der Ludwig Freytag GmbH & Co. KG. Das mittelständische Unternehmen plant und
realisiert Bauvorhaben der verschiedensten Größenordnungen, und zwar als alleiniger Generalunternehmer ebenso wie als Teil einer Arbeitsgemeinschaft.
Besonders engagiert ist der Bauspezialist mit Unternehmenssitz in Oldenburg im Norden
Deutschlands. Aber auch im Ausland ist das Unternehmen aktiv.
Viele Aufträge der Ludwig Freytag GmbH & Co. KG sind Großprojekte mit einer Laufzeit von
mindestens ein bis zwei Jahren. Für diese Zeit – und darüber hinaus – gilt es, alle wichtigen
Daten vom Baufortschritt bis hin zu Vereinbarungen mit Subunternehmern zuverlässig zu
dokumentieren. In der Regel werden die Dokumente zehn Jahre vorgehalten.
Damit muss gerechnet werden: 5.000 Mails täglich
„Die zentralen Vereinbarungen erfolgen nach wie vor auf Dokumenten aus Papier. Doch auch
in den E-Mails findet sich Wichtiges, das wir langfristig aufbewahren müssen“, erklärt Michael
Oetken, IT-Leiter bei der Ludwig Freytag GmbH & Co. KG. Gut 5.000 Eingangs-E-Mails täglich
verzeichnet man für die rund 350 User des Unternehmens. Auch wenn 80 Prozent davon als
Spam aussortiert werden müssen, bleiben doch rund 1.000 E-Mails pro Tag, die später einmal
ins Archiv gehören.
Ein Aufbewahrungsvolumen, das sich mit Outlook allein nicht effizient bewerkstelligen lässt:
„Die Postfächer wuchsen ins Uferlose“, erinnert sich Oetken. „Und die Mitarbeiter speicherten E-Mails in Outlook-Archiv-Files, wo sie nur schwer wieder auffindbar waren.“
All das veranlasste IT-Leiter Oetken, nach einer geeigneten E-Mail-Archivierungslösung für
die Ludwig Freytag GmbH & Co. KG zu suchen. Mehrere Lösungen kamen in die engere Auswahl und in den Test. Die Wahl fiel schließlich auf Symantec Enterprise Vault.
Weshalb
Symantec?
· Effiziente E-MailArchivierung
· Schnelles
Wiederauffinden
von E-Mails
· Zuverlässige
Datensicherung
· Hohe Verfügbarkeit
von Daten
Anwenderbericht
Ludwig Freytag GmbH & Co. KG
Das schafft Ordnung:
Categorisation Flags
„Besonders überzeugt hat uns, wie sich
Enterprise Vault nahtlos in Outlook integrieren lässt“, erinnert sich Oetken. So sieht
der User die Mails weiterhin als Platzhalter
in seinem Outlook-Postfach, während der
Exchange-Server bereits von diesen Mails
entlastet ist und Enterprise Vault mittels
Categorisation Flags die Daten systematisch und präzise ablegt. Die Flags werden
wie ein Etikett an einer Mail befestigt – sie
tragen beispielsweise die Information, welcher Abteilung sie zuzuordnen und wie
lange sie aufzubewahren ist. „Selbst die
Suchfunktion integriert sich so gut in
Outlook, dass keiner unserer derzeit 200
Enterprise-Vault-User eine zusätzliche Erklärung braucht.“
Begeistert ist Oetken auch von der Schnelligkeit der Suchfunktion. „Es dauert lediglich Bruchteile von Sekunden, bis mit
Enterprise Vault eine gesuchte Mail gefunden ist.“ Oetkens Resümee: „Für den User
ändert sich also nichts – außer eben, dass
er von der hervorragenden Suchfunktion
profitiert.“
So lässt sich Platz sparen: das
Single-Instance-Prinzip
Noch einen Vorteil bietet Enterprise Vault:
Die Lösung speichert besonders Platz sparend, denn sie bearbeitet die Daten nach
dem Single-Instance-Prinzip. Das heißt,
jeder Inhalt wird nur einmal im Archiv vorgehalten, auch wenn er in den Postfächern
mehrerer Nutzer zu finden ist. Zusätzlich
werden die Daten komprimiert. Damit lassen sich bei der Ludwig Freytag GmbH &
Co. KG circa zehn Prozent an Festplattenkapazität einsparen.
Konfiguriert wurde Enterprise Vault so,
dass alle E-Mails, die älter als zwei Jahre
sind, automatisch archiviert werden. Da
rüber erhält Oetken allmorgendlich einen
Bericht, dem er das neu archivierte E-MailVolumen und den aktuellen Archivbestand
entnimmt. Am Tag des Interviews umfasste das Archiv 23 GB und 79.844 Elemente.
„Im Übrigen funktioniert die E-Mail-Archivierung bei uns seit der Einführung völlig
reibungslos. In den zwei Jahren gab es kein
einziges Problem“, so Oetken.
Die Implementierung verlief bei der Ludwig Freytag GmbH & Co. KG besonders
schnell. Denn Outlook ist zentral auf einem
Die Lösung auf einen
Blick
Kaufmännische Ziele
• Einhalten der Aufbewahrungsvorschriften
• Realisieren von Einsparungen bei der
Hardware
• Zuverlässiges Backup, sodass sich wertvolle Dateien bei Bedarf schnell wieder
herstellen lassen
• Schneller Zugang zu archivierten Mails
Technische Anforderungen
• Entlasten der Exchange-Server, um deren
Leistungsfähigkeit zu erhöhen
• Auflösen fehleranfälliger Outlook-Archive
• Gute Integrierbarkeit der Archivierungs
lösung in Outlook
• Hohe Datenverfügbarkeit durch regel
mäßiges, zentral gesteuertes Backup
Die Lösung
Ein unternehmensweites, zentral zu ver
waltendes E-Mail-Archivierungssystem,
das Revisionssicherheit, effiziente Datenspeicherung und Skalierbarkeit bietet.
Eine zuverlässige Backup-Lösung für hohe
Datenverfügbarkeit.
Server:
• 6 Citrix® Presentation-Server 4.5
• 4 Dell™ Server
• 14 HP® Server
• HP Blade Center
• SAN von HP (EVA)
Endgeräte:
• ca. 200 Desktops von HP/Dell
• ca. 150 Dell Notebooks und Thin Clients
(IGEL®)
Kaufmännische und
technische Vorteile
• Schnelles Auffinden wichtiger Informationen
• Speicherplatz sparendes Archivieren von
E-Mail-Daten
• Gute Integration der Archivierungslösung
in Outlook
• Automatisieren von Migration, Speicherung
und Aufbewahrung unstrukturierter Daten
gemäß IT-Richtlinien
• Vereinfachung der Verwaltung
• Reduktion der Kosten, die mit der Suche
nach elektronischen Daten und deren
Erfassung verbunden sind
Symantec-Produkte
• Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
• Symantec Enterprise Vault™ 7.5
• Auflösen von Outlook-Archiven
• Backup Exec™ 11d
• Zuverlässiges Backup
IT-Umgebung
Applikationen:
• Reduzieren der Kosten für Speicherung,
Backup und Helpdesk
• Minimieren des Risikos für Datenverlust
• Microsoft® Exchange
• Microsoft Outlook®
• CAD-System von Nemetschek
• BRZ: Spezial-Software für Bauunternehmen
Citrix-Server installiert, auf den die User
von extern zugreifen.
“Es dauert lediglich Bruchteile von
Sekunden, bis mit Enterprise Vault
”
Damit sind die Nutzer hochmobil:
der Citrix-Server
eine gesuchte Mail gefunden ist.
„Enterprise Vault unterstützt die Funktionalitäten auch auf einem Citrix-Server optimal“, resümiert Oetken. Die Mitarbeiter
können von extern zugreifen und so von
jeder Baustelle aus mittels VPN-Leitung
Outlook nutzen – die Archivierung mit
Enterprise Vault inklusive. „So können wir
die hohe Mobilität unserer User bestmöglich unterstützen.“ Das ist für die Arbeit des
Bauunternehmens besonders wichtig. „Die
Container am Rande der Baustellen: Sie
Michael Oetken
IT-Leiter
Ludwig Freytag GmbH & Co. KG
Anwenderbericht
Ludwig Freytag GmbH & Co. KG
Dank Symantec Enterprise Vault 7.5
werden E-Mails effizient, revisionssicher und schnell auffindbar archiviert.
Symantec Backup Exec 11d sorgt für
hohe Datenverfügbarkeit.
Einen weiteren Vorteil bietet die Nutzung
des Citrix-Servers: Einige User in der Zentrale wurden mit Thin Clients ausgestattet.
„Das spart Anschaffungskosten, Wartungs
aufwand und Strom.“
“Im Übrigen funktioniert die
E-Mail-Archivierung bei uns
seit der Einführung völlig
reibungslos. In den zwei Jahren
”
gab es kein einziges Problem.
Michael Oetken
IT-Leiter
Ludwig Freytag GmbH & Co. KG
sind für die Zeitdauer eines Projektes unsere Büros“, erklärt Oetken. „Natürlich
stellen wir dort keine Server auf, sondern
versorgen unsere Mitarbeiter zentral von
Oldenburg aus.“
Aufgrund der hohen Zufriedenheit mit
dem E-Mail-Archiv plant Oetken, den Einsatzbereich der Lösung auszubauen: Er
will die mit Enterprise Vault ebenfalls
mögliche File-Server-Archivierung nutzen,
um den kompletten Schriftverkehr zu den
Bauvorhaben – von der Planung und ersten Zeichnung mit CAD bis zum Abnahmeprotokoll – zentral zu archivieren.
Damit Daten stets verfügbar sind:
Backup Exec 11d
Dabei teilt Oetken die zu sichernden Daten
in zwei Gruppen ein. Was besonders wichtig ist, wird doppelt gesichert: auf Disc und
auf Band. Daten der niedrigeren Wichtigkeitsstufe 2 werden lediglich auf Band
kopiert. Auch das verläuft zuverlässig und
reibungslos. „Backup Exec hat uns schon
oft gerettet“, sagt Oetken. „Etwa wenn ver
sehentlich eine Datei gelöscht wurde.
Schon in vielen Fällen konnten wir mit der
Kopie der vorangegangenen Nacht helfen – und in manchen CAD-Zeichnungen
steckt die Arbeit von Monaten.“
“Backup Exec hat uns schon oft
gerettet. Etwa wenn versehentlich
”
eine Datei gelöscht wurde.
Michael Oetken
IT-Leiter
Ludwig Freytag GmbH & Co. KG
Auch in Sachen Datensicherung verlässt
man sich bei der Ludwig Freytag GmbH & Co.
KG auf Symantec. Seit rund sechs Jahren
wird dafür Backup Exec verwendet, mittlerweile mit der Version Backup Exec 11d.
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oder ihrer Tochtergesellschaften in den USA und anderen Ländern. Alle anderen Marken sind Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber.

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