3Cloud Anleitungen

3Cloud.
Anleitung 3Cloud Portal.
Aktivierung.
Nach der Anmeldung im Webshop, in der 3Kundenzone auf www.drei.at, im 3Shop oder telefonisch
bei unserem 3Service-Team, bekommen Sie eine SMS oder E-Mail (sofern eine in unserem System
hinterlegt ist), sobald Ihre 3Cloud für Sie freigeschaltet wurde. Darin stehen Ihr Benutzername
(= Ihre Rufnummer) und das Passwort für Ihren ersten Login.
Lieber 3Kunde,
Ihre 3Cloud wurde eingerichtet. Sie erreichen sie auf https://cloud.drei.at.
Ihr Benutzername: 436601234567
Ihr Passwort: hMN717K8
Freundliche Grüße,
Ihr 3Service-Team
Anmeldung.
Beim Einstieg in Ihre 3Cloud auf http://cloud.drei.at kommen Sie direkt zum Login. Hier können Sie
schon vor dem Einloggen eine Sprachauswahl für Ihre 3Cloud treffen (Deutsch oder Englisch). Beim
ersten Einstieg geben Sie bitte Benutzername und Passwort ein, die Sie per SMS bzw. E-Mail
bekommen haben. Im nächsten Schritt müssen Sie dann Ihr eigenes Passwort für die 3Cloud
festlegen. Ihr selbstgewähltes Passwort muss mindestens 8 Zeichen lang sein und aus Buchstaben
und Ziffern bestehen. Ihr Benutzername ist ab dem zweiten Login standardmäßig nicht mehr Ihre
Rufnummer, sondern Ihre E-Mail-Adresse. Übrigens: Wenn Sie bei einem Login Ihr Passwort viermal
falsch eingeben, ist Ihr Benutzerprofil für drei Minuten gesperrt.
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Passwort zurücksetzen.
Sollten Sie Ihr Passwort vergessen oder die SMS mit dem Passwort gelöscht haben, können Sie
ein neues Passwort anfordern. Über den Link „Passwort vergessen?“, direkt über dem PasswortEingabefeld, kommen Sie auf die entsprechende Seite.
Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse (bzw. vor dem Ersteinstieg Ihre Rufnummer im Format 43660xxx) ein.
Anschließend wird das Passwort zurückgesetzt und Sie bekommen kurz darauf eine E-Mail bzw. SMS
mit dem neuen Passwort.
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3Cloud Portal.
Nach der Anmeldung kommen Sie auf die Startseite. Dort finden Sie eine Übersicht über den
gebuchten bzw. verbrauchten Speicher und gegebenenfalls Informationen über Neuigkeiten.
Über die Toolbox auf der linken Seite können die administrativen Aufgaben aufgerufen und
durchgeführt werden. Über die "Data Room Übersicht" kann auf die Data Rooms (das sind Laufwerke
auf Ihrer 3Cloud) zugegriffen werden.
Data Rooms.
Ihre Data Rooms sehen Sie links unten aufgelistet. Klicken Sie einen davon an, erscheint eine Liste
aller darin abgelegten Ordner und Dateien. Zu deren Verwaltung finden Sie hier diverse
Funktionalitäten (Dateien hochladen, Neues Verzeichnis, Upload-Konto erstellen etc.).
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Sollten Sie im Raum viele Verzeichnisse haben, stehen diese unter dem Raumnamen. So können Sie
rasch zwischen Ihren Verzeichnissen wechseln.
Neben jedem Dateinamen sind zusätzliche Informationen zu Klassifikation, Größe, Datum der letzten
Änderung sowie der Name des Benutzers, der zuletzt Änderungen gemacht hat. Zusätzlich sind soweit vergeben - Symbole für Download-Link und Upload-Link zu sehen, über welche Sie schnell z.B.
Dateien freigeben können. Die Dateien und Ordner können nach jeder dieser Informationen durch
Anklicken des jeweiligen Kriteriums sortiert werden.
Alle Inhalte können über die daneben stehenden Kästchen markiert werden. Das oberste Kästchen
ermöglicht die Markierung aller Dateien. Durch Anklicken einer Datei im Data Room können Sie diese
auch downloaden. Je nach Art des Browsers erscheint dabei ein Dialog, in dem Sie sich für den
Speicherort oder das Öffnen der Datei entscheiden.
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Hochladen einer Datei.
Zum Hochladen einer Datei klicken Sie auf die Schaltfläche „Dateien“.
Anschließend wird das Fenster zu „Dateien hochladen“ angezeigt. Hochzuladende Dateien können
entweder manuell, im Punkt "Dateien auswählen", oder per Drag & Drop ausgewählt werden.
Außerdem können Sie optional einen Kommentar zu der Datei angeben. Ebenso ein Ablaufdatum,
nach dessen Ablauf die Datei automatisch aus dem Data Room gelöscht wird. Die Klassifikation dient
zur Einstufung der Vertraulichkeit der Datei. Falls später ein Download-Link für eine Datei mit der
Klassifizierung "Vertraulich" oder "Streng vertraulich" erstellt wird, ist die Vergabe eines Passworts
notwendig.
Neues Verzeichnis.
Mit der Schaltfläche „Verzeichnis“ können Sie einen neuen Ordner erstellen. Ein Verzeichnis kann
ebenfalls weitere Verzeichnisse und Dateien enthalten.
Anschließend wird folgendes Fenster angezeigt, in dem ein Name (maximal 150 Zeichen) für den
Ordner anzugeben ist.
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Verschieben & Kopieren.
Sie können beliebig viele Dateien und Ordnern markieren und über den Button Verschieben bzw.
Kopieren die jeweilige Aktion setzen.
Wenn Sie auf einen dieser Buttons drücken, erscheint ein weiteres Fenster. Hier müssen Sie den
Zielordner im selben Data Room oder - nach Auswahl eines anderen Raums - verschieben. Genauso
funktioniert das Kopieren, allerdings mit der Schaltfläche „Kopieren“.
Download als ZIP und Löschen.
Sie können auch mehrere Dateien markieren und als ZIP-Archiv herunterladen – mit der
Schaltfläche „Zip-Download“. Unter „Löschen“ können Sie markierte Dokumente aus der 3Cloud
löschen. Falls Sie den Papierkorb nicht aktiviert haben, werden die Dateien nicht wiederherstellbar
gelöscht.
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Weitere Funktionen.
Zusätzlich bietet die 3Cloud weiterführende Funktionen an wie Uplod-Konto bzw. Download-Konto
erstellen, Papierkorb oder auch die Funktion, die 3Cloud als Laufwerk einzubinden. Diese Funktionen
finden Sie oben rechts auf dem 3Cloud Portal.
Als Laufwerk einbinden.
Unter diesem Menüpunkt steht in wenigen Schritten beschrieben, wie Sie den ausgewählten
Raum als Laufwerk einbinden. Das bedeutet, dass Sie auf Ihre Daten wie auf eine Online-Festplatte
zugreifen können über das WebDAV Protokoll. Einzige Voraussetzung ist eine Onlineverbindung.
Wenn Sie auf den Button „als Laufwerk einbinden“ klicken, erscheint ein neues Fenster. Hier können
Sie das von Ihnen benutzte Betriebssystem wählen, um anschließend eine Anleitung für Ihr
Betriebssystem zu erhalten.
Upload-Konto erstellen.
Über ein Upload-Konto können Sie Links an Freunde, Familie, Geschäftspartner etc. schicken, damit
diese Ihnen ganz einfach Daten wie z.B. Fotos, Dokumente usw. in Ihre 3Cloud laden können. Und
das, ohne ihnen Ihre Zugangsdaten geben zu müssen. Dazu klicken Sie auf den entsprechenden
Button.
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Nun erscheint ein neues Fester, in dem Sie unterschiedliche Einstellungen vornehmen können.
Alias-Name.
Der Alias-Name ist frei wählbar und muss systemweit eindeutig sein. Ist er dies nicht, wird
dem Benutzer eine entsprechende Meldung angezeigt.
Maximal erlaubte Dateianzahl.
Maximale Anzahl der Dateien eintragen, welche hochgeladen werden dürfen. Es kann im
zweiten Feld zwischen "MB", "GB" und "unbegrenzt" ausgewählt werden.
Dateien mit Gesamtgröße.
Größe aller Dateien eintragen, die über das Upload-Konto hochgeladen werden können.
Ablaufdatum.
Standardmäßig ist ein Ablaufdatum für Upload-Konten gesetzt. Diese Dauer (4 Wochen) kann
in den Systemeinstellungen angepasst werden. Nach Ablauf des Datums wird das UploadKonto dauerhaft aus dem System gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden. Die
hochgeladenen Dateien selbst bleiben weiterhin bestehen.
Ohne Ablaufdatum.
Hiermit wird automatisch das Ablaufdatum deaktiviert.
Kommentar.
Dieser Kommentar wird dem Upload Konto Empfänger zusätzlich angezeigt (max. 250
Zeichen).
Benachrichtigung bei Upload.
Sobald eine Datei über das Upload-Konto hochgeladen wurde, wird der Ersteller des UploadKontos per E-Mail darüber informiert.
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Weiters gibt es die Möglichkeit, den Link für das Upload-Konto direkt von der 3Cloud Plattform per EMail zu versenden. Dazu klicken Sie im Fenster „Upload-Konto erstellen“ auf den Menüpunkt
„Freigabe via E-Mail“. In diesem Fenster können Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger eintragen.
Mehrere Empfänger müssen durch ein Semikolon ';' getrennt werden. Zusätzlich können Sie einen
Betreff und Kommentar definieren, welchen der Empfänger in seiner E-Mail sieht.
Sobald Sie nach Eingabe aller notwendigen Daten auf den Button „Upload Konto erstellen“ klicken,
sehen Sie die Übersicht zum Upload-Konto.
Neben der Anzeige des Upload-Konto Links kann dieser durch einen Klick auf "Link kopieren" direkt in
die Zwischenablage kopiert und so komfortabel in anderen Programmen wieder verwendet werden.
Neben dem Alias-Namen werden die vorher eingestellten Informationen wie z.B. maximal erlaubte
Dateianzahl, Dateien mit Gesamtgröße, Ablaufdatum und die Option für die Benachrichtigung beim
Upload angezeigt.
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Wenn Sie nun den Upload-Link verschicken, kann die Person, die Ihnen Daten in Ihre 3Cloud
hochladen will, das auch ohne Ihre 3Cloud Zugangsdaten machen. Das geht dann schnell und einfach
über den Button „Dateien hochladen“.
Download-Konto erstellen.
Durch das Freigeben einer Datei wird automatisch ein Link erstellt, der den Download der Datei auch
ohne 3Cloud-Zugang erlaubt. Damit können Sie einzelne Dateien Ihren Freunden und Geschäftspartnern schnell und bequem bereitstellen. Sie können einzelne Dateien oder sogar ganze Ordner und
Data Rooms freigeben. Ganze Data Rooms geben Sie über den Button „Download-Konto erstellen“
frei. Einzelne Dateien und Ordner geben Sie über die Buttons direkt bei der Datei bzw. beim Ordner
frei.
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Nun erscheint ein neues Fester, in dem Sie unterschiedliche Einstellungen vornehmen können.
Ablaufdatum.
Nach Ablauf dieses Datums (Sie können das Ablaufdatum hier auch ändern) wird der
Download-Link dauerhaft aus dem System gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden.
Die Datei selbst bleibt weiterhin bestehen.
Ohne Ablaufdatum.
Den Haken setzen, sofern der Download-Link kein Ablaufdatum haben soll.
Zeige Vorname + Name des Erstellers.
Dem Empfänger des Download-Links werden der Vorname und Nachname des DownloadLink Erstellers angezeigt.
Zeige Username/E-Mail des Erstellers.
Dem Empfänger des Download-Links wird der Benutzername bzw. die E-Mail Adresse des
Download-Link Erstellers angezeigt.
Ersteller nicht anzeigen.
Den Haken setzen, sofern der Download-Link Ersteller nicht angezeigt werden soll.
Kommentar.
Dieser Kommentar wird dem Download-Link Empfänger zusätzlich angezeigt (max. 250
Zeichen).
Maximal erlaubte Downloads.
Die Anzahl der maximalen Downloads eintragen. Bleibt dieses Feld leer, so ist die Anzahl der
Downloads nicht begrenzt.
Benachrichtigung bei Download.
Sobald die Datei über den Download-Link heruntergeladen wurde, wird der Download-Link
Ersteller per E-Mail darüber informiert.
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Passwort.
Das Passwort muss der Empfänger beim Aufruf des Download-Links eingeben. Ohne das
korrekte Passwort kann die Datei nicht heruntergeladen werden.
Das Passwort wird nicht per E-Mail versendet und sollte daher dem Empfänger auf anderem
Weg mitgeteilt werden. Das Passwort muss folgende Kriterien erfüllen:
• mindestens 8 Zeichen
• Buchstaben und Ziffern
Sollten über die Systemeinstellungen keine schwachen Passwörter erlaubt sein, muss das
Passwort noch zusätzliche Kriterien erfüllen:
• mindestens ein Sonderzeichen
• Groß- und Kleinschreibung
Achtung: Sofern ein Download-Link für eine Datei mit der Klassifizierung "Vertraulich" oder "Streng
vertraulich" erstellt wird, ist die Vergabe eines Passworts notwendig.
Außerdem gibt es die Möglichkeit, den Download-Link direkt per E-Mail zu versenden. Hier gilt
dasselbe wie bei einem Upload-Konto.
Wenn Sie nun die Freigabe erstellen, können Sie durch einen Klick auf "Link kopieren" den Link direkt
in die Zwischenablage kopiert und ihn komfortabel in anderen Programmen wieder verwendet.
Zusätzlich sehen Sie weitere Informationen wie z.B. Dateiname, Ablaufdatum und usw.
Wenn Sie nun den Link verschicken, kann der Empfänger die Datei über den Browser aufmachen und
die Datei herunterladen.
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Toolbox.
Über die Toolbox auf der linken Seite können die administrativen Aufgaben aufgerufen und
durchgeführt werden.
Benutzerübersicht.
Dieser Bereich ist ausschließlich für Benutzer von 3CloudTeam mit entsprechenden Rechten sichtbar.
Hier können Sie Ihre Benutzer verwalten und die Rechte der einzelnen Benutzer einstellen.
Benutzer hinzufügen.
Die Anlage von Benutzern erfolgt in drei Schritten, die über entsprechende Registerkarten abgebildet
werden.
Beim Erstellen eines Benutzers müssen zuerst allgemeine Benutzerdaten eingegeben werden.
Benutzername.
Die E-Mail Adresse des Benutzers eintragen.
Anrede & Titel.
Die Anrede für den Benutzer auswählen, sowie gegebenenfalls den Titel eintragen.
Vorname & Nachname.
Vornamen und Nachnamen des Benutzers eintragen.
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Ablaufdatum.
Nach Ablauf des von Ihnen gewählten Tages wird der Benutzer automatisch inklusive aller
seiner erstellten Download-Links und Upload-Konten dauerhaft aus dem System gelöscht und
kann nicht wiederhergestellt werden.
Data Space Admin.
Der Benutzer erhält Data Space Admin Rechte, welche das Recht der Benutzerverwaltung mit
einschließen. Für einen Data Space Admin kann kein Ablaufdatum hinterlegt werden.
Benutzerverwaltung.
Der Benutzer erhält Zugriff auf sämtliche Benutzer-Verwaltungsfunktionen. Diese beinhalten:
Benutzer anlegen, bearbeiten und löschen sowie die Möglichkeit, Benutzerdaten,
Gruppenmitgliedschaften und die Zuweisung der Data und Subrooms eines einzelnen
Benutzers zu ändern. Der Benutzer kann zudem unabhängig vom Ersteller alle Benutzer und
Gruppen editieren.
Unter dem Reiter Benutzergruppen können einzelne Benutzer in eigene Benutzergruppen zugewiesen
werden. In diesem Fall erhält der Benutzer die Einstellungen und Rechte der zuvor definierten
Gruppe. Sie können somit Gruppen wie z.B. Sales, Marketing oder Technik definieren und sobald Sie
Mitarbeiter dieser Abteilungen anlegen, müssen Sie nicht alle Einstellungen dieser Personen neu
vergeben. Sie weißen den Benutzer einfach einer Gruppe zu. Somit hat dieser Benutzer alle
notwenigen Rechte und Einstellungen.
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Zusätzlich können Sie unter dem Reiter „Data Rooms“ definieren, welche Rechte der einzelne
Benutzer haben soll. Hier können Sie einstellen, ob der Benutzer die Admin Rechte des einzelnen
Data Rooms haben soll, Dateien und Ordner bearbeiten darf oder auch nur Leserechte hat.
Download-Links & Upload-Konten.
Über den Menüpunkt "Download-Links & Upload-Konten" können Sie Ihre Download- bzw. UploadLinks einsehen, nachträglich per E-Mail versenden und löschen.
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Data Rooms verwalten.
Auf dieser Seite können Sie Ihre Data Rooms verwalten. Ein Data Room ist wie ein Laufwerk am PC.
Sie können bei der 3Cloud sogar unterschiedliche Laufwerke anlegen und somit z.B. Ihre privaten
Daten von den Firmendaten trennen. Benutzer von 3CloudTeam können auch für jeden Data Room
unterschiedliche Rechte für die einzelnen Benutzer vergeben.
Data Room hinzufügen.
Über den Button „Data Room hinzufügen“ können Sie neue Laufwerke anlegen. Auch hier gibt es ein
paar Einstellungen, die Sie definieren können.
Name.
Der Name des Data Rooms (max. 150 Zeichen)
Papierkorb aktivieren.
Ist diese Option aktiv, so werden alle künftig gelöschten Dateien in diesem Data Room zuerst
in den Papierkorb verschoben. Ist die Funktion "Papierkorb aktivieren" aktiv, dann sind
zusätzliche Optionen auswählbar:
Automatisches Löschen der Dateien im Papierkorb.
Nach Ablauf der eingestellten Vorhaltezeit werden die Dateien automatisch endgültig
gelöscht.
Über den Reiter „Data Room Admins“ können Sie noch die Admins dieses Laufwerks definieren.
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Systemprotokoll.
Das Systemprotokoll ist nur vom Data Space Admin aufrufbar. Es protokolliert alle Aktionen, die in der
3Cloud getätigt werden. Einige Beispiele, die protokolliert werden, sind: Login, Logout, Erstellen eines
Benutzers/Data Rooms, Up/Download von Dateien, usw. Sie können auch die Filterfunktionen
verwenden um bestimmte Aktionen zu finden.
News & Downloads.
Hier informieren wir Sie über die Neuigkeiten zur 3Cloud. Zusätzlich finden Sie Links zum
Benutzerhandbuch und zu den einzelnen Clients.
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Systemvoraussetzungen.
Folgende Voraussetzungen müssen bei der Software erfüllt sein, um die 3Cloud bestmöglich nutzen
zu können:
• Moderner Webbrowser:
o Internet Explorer 10 oder höher
o Firefox 31.5.3 oder höher
o Chrome 41 oder höher
o Safari 8 oder höher
• Zum verschlüsselten Up- und Download ist zudem ein installiertes Java Runtime Environment
(Version 7 oder höher) notwendig.
Hutchison Drei Austria GmbH, Brünner Straße 52, 1210 Wien, Österreich
3Service-Team: 0660 30 30 30, Postfach 333, A-1211 Wien, www.drei.at/kundenservice
Handelsgericht Wien, FN 140132b, DVR 0908177, UID ATU 41029105
Bankverbindung: Unicredit Bank Austria AG,
IBAN: AT23 1200 0506 6005 9003, BIC: BKAUATWW
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