Beeindrucken Sie Ihre Mandanten

PRAXIS Schreibservice
Beeindrucken Sie Ihre Mandanten
Die Auslagerung von Diktaten an einen Schreibservice versetzt die Kanzlei Ingendahl
Thyssen & Kollegen in die Lage, personelle Engpässe zu überwinden.
M
it je fünf Rechtsan-
und weiter mit analoger Dik-
wälten und Schreib-
tiertechnik gearbeitet. 2013
kräften ist Ingendahl
schaffte die Kanzlei dann ihr
Thyssen & Kollegen aus Xanten eine typische
erstes digitales Diktiergerät,
deutsche Kanzlei. Bereits seit 2013 arbeiten
ein Philips Pocket Memo, an.
die Fachanwälte mit digitaler Diktiertech-
„Dass Kanzleien unserer Grö-
nik von Philips, ergänzt durch den Philips-
ßenordnung vom digitalen
Schreibservice, der in das neue Diktiersystem
Diktieren stark profitieren kön-
„SpeechLive“ integriert ist. Die Vorteile: Dik-
nen, wird in der öffentlichen Wahrnehmung
Inzwischen diktieren alle fünf Anwälte der
tate werden schneller bearbeitet, es entste-
immer präsenter“, erklärt Daniel Ingendahl,
Kanzlei mit Diktiergeräten vom Typ Philips
hen keine Bearbeitungsrückstände mehr und
Fachanwalt für Erb-, Familien- und Steuerrecht.
Pocket Memo 8000, ihre Arbeitsplätze sowie
Mandaten erhalten ihre anwaltliche Korres-
„Nach einer Marktsichtung und den eigenen
die der Schreibkräfte sind mit der SpeechExec-
pondenz umgehend.
positiven Erfahrungen kamen wir auf Philips
Pro-Workflow-Software ausgestattet. Bis zu
und blieben fortan bei dem Hersteller. Die Ge-
1.000 Mandate bearbeitet die Kanzlei Ingen-
räte wirkten am hochwertigsten, sowohl tech-
dahl Thyssen & Kollegen pro Jahr; die Mehr-
nisch als auch optisch. Hinzu kam, dass sich
zahl davon sind Privatkunden, weswegen Ak-
Im Rahmen einer Ausgründung hatten die
die von Philips zur Verfügung gestellte Software
tendurchsatz und Diktatanzahl sehr hoch
Rechtsanwälte Daniel Ingendahl und Adrian
problemlos in die Arbeitsabläufe der Kanzlei
sind: Jeder Anwalt diktiert pro Tag oft über
Thyssen aus ihrer früheren Kanzlei zunächst
integrieren und leicht bedienen ließ. Umstel-
zwanzig Schriftstücke, wobei für jedes Diktat
die bisherigen Arbeitsabläufe übernommen
lungsschwierigkeiten ergaben sich keine.“
eine neue Datei erstellt wird.
1.000 MANDATE PRO JAHR
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FACTS 12/2015
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27.11.2015 22:07:51 Uhr
Mit der den Diktiergeräten beigefügten
Dockingstation überspielt der Anwalt die Datei nach ihrer Fertigstellung automatisch in
die Workflow-Software der Kanzlei und kann
dabei für jedes einzelne Diktat Prioritäten
vergeben. Die Schreibkräfte erhalten somit
eine lange Liste von Diktaten und arbeiten
diese der Reihe und den Prioritäten nach ab.
Auch kurzfristige Änderungen oder Dring-
„Besonders gut finde ich, dass
beim Schreibservice von Philips
immer die gleichen Schreibkräfte für uns tätig sind, die mit
unserer Terminologie schon
vertraut sind.“
lichkeiten können so von jeder Schreibkraft
optimal abgearbeitet werden. „Die Mandanten bekommen ihre Schriftsätze dadurch
DANIEL INGENDAHL, Rechtsanwalt bei der
Kanzlei Ingendahl Thyssen & Kollegen
heute wesentlich schneller“, erläutert Rechtsanwalt Ingendahl. „Da unsere Schreibkräfte
heute gemeinsam an der Bewältigung eines
großen Diktatberges arbeiten, können sie
sich ihre Arbeiten so viel besser untereinan-
nerhalb kürzester Zeit kamen die Schriftstü-
der aufteilen. Das spart viel Zeit.“
cke fehlerfrei zurück. So wurden weitere Lizenzen und Minutenkontingente bestellt. In
HOHE DATENSICHERHEIT
den ersten Wochen haben die Rechtsanwälte
von Ingendahl Thyssen & Kollegen bereits
Seit Mai 2015 nutzt die Kanzlei auch den
mehr als 120 Diktate erstellen lassen und da-
cke, die intern viel Arbeitszeit in Anspruch
Schreibservice von Philips. Auslöser war ein
für 350 Schreibminuten benötigt – Tendenz
nehmen würden, die für andere Aufgaben be-
personeller Notstand: Eine tragende Schreib-
steigend. „Besonders gut finde ich, dass beim
nötigt wird: Rechnungen schreiben, Forde-
kraft der Kanzlei hatte gekündigt und sofort tat
Schreibservice von Philips immer die gleichen
rungen anmelden, Zwangsvollstreckung be-
sich ein Bearbeitungsrückstand von mehr als
Schreibkräfte für uns tätig sind, die mit unse-
treiben – dies können nur Fachangestellte und
vier Stunden Diktatzeit auf. Schnelle Abhilfe
rer Terminologie schon vertraut sind“, sagt
kein externer Dienst. So werden die Arbeiten
war gefragt. Innerhalb kurzer Zeit adäquaten,
Daniel Ingendahl. „Innerhalb maximal eines
der Kanzlei Ingendahl Thyssen & Kollegen
qualifizierten Ersatz zu bekommen, stellte sich
Arbeitstages erhalte ich jedes Diktat als
heute optimal aufgeteilt. An den Schreibser-
jedoch schwieriger heraus als gedacht.
Schriftstück zurück. So konnten wir unseren
vice geben die Anwälte ebenfalls Vorgänge, die
„Der kurzfristig buchbare Philips-Schreib-
Bearbeitungsrückstand rasch wieder schlie-
neue Mandanten betreffen. Daniel Ingendahl
service im System SpeechLive war für uns in
ßen und benötigen nun auch keine Extra-
schätzt die Tatsache sehr, dass diese zeitnah
dieser Bredouille eine ideale Alternative“, er-
Schreibkraft mehr.“
nach dem Erstgespräch eine Rückmeldung
innert sich Rechtsanwalt Daniel Ingendahl.
Die Kanzlei nutzt den Schreibservice von
Über einen Flyer, der einem neu angeschaff-
Philips heute vor allem für lange Schriftstü-
erhalten: „Das macht Eindruck bei den
Mandanten.“(mim)

ten Fußschalter für eine Diktierstation beilag,
wurde der Rechtsanwalt auf den Service aufmerksam. „Dabei stellen sich natürlich zunächst einmal berufsrechtliche Fragen hinsichtlich der Datensicherheit und der
anwaltlichen Verschwiegenheit. Philips garantiert die Einhaltung aller Datenschutzvorschriften bei Transport und Bearbeitung der
übermittelten Daten und übersandte mir auch
eine Verschwiegenheitserklärung, der sich alle
Mitarbeiter beim Philips-Schreibservice verpflichtet haben.“
Mit einem SpeechLive-Testzugang inklusive zehn kostenloser Diktatminuten probierte
die Kanzlei den neuen Service dann zunächst
unverbindlich aus und wählte hierfür bewusst
kleine Diktate, um einen möglichst breiten
INFO Jetzt reinschauen: der Philips-YouTube-Channel
Expertentipps und Insiderwissen kurz, prägnant und unterhaltsam verpackt: Der
Philips-YouTube-Channel richtet sich mit seinen Clips an alle Profis und Anwender
von Diktiertechnologie, Spracherkennung und allgemein technologischen Lösungen,
die die professionelle Dokumentenerstellung vereinfachen.
Die von Philips produzierten Clips zeigen, wie einfach sich die neuen Systeme von
Philips in den Arbeitsalltag integrieren lassen. So erfolgt das sichere Diktieren und
Versenden von kurzen Sprachaufzeichnungen wie etwa Arbeitsanweisungen und
Verfügungen über das neue Diktiersystem
SpeechLive – inklusive des integrierten
Philips-Schreibservice, der mit einem
Klick fachlich akkurate Dokumente erstellt
Hier geht’s
und so den Anwendern mehr Zeit für das
direkt zu den
Kerngeschäft lässt.
neuen Filmen
Clips ansehen unter:
www.youtube.com/philipsdictation
Querschnitt der Rückläufer zu erhalten. In12/2015 FACTS
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27.11.2015 22:07:55 Uhr

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