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Leitfaden für die Einrichtung von Suchprofilen
und von Benachrichtigungsdiensten
Auf dem Deutschen Vergabeportal werden alle Bekanntmachungen nach dem sogenannten
CPV-Code einsortiert.
CPV (Common Procurement Vocabulary) ist ein europaweiter Standard für die Klassifizierung
von öffentlichen Aufträgen. Die deutsche Übersetzung hierfür lautet: „Gemeinsames Vokabular
für öffentliche Aufträge“.
Alle Bekanntmachungen werden von den Vergabestellen oder von uns einzelnen oder mehreren
CPV-Codes zugeordnet. Damit wird Ihnen die Suche nach passenden Aufträgen erleichtert, weil
der jeweiligen Beschreibung eines Auftragsgegenstandes ein bestimmter nummerischer Code
mit bis zu 9 Ziffern zugeordnet ist.
Als Unternehmen können und sollten Sie sich den CPV-Code bei der Recherche zunutze machen,
auch und besonders effektiv, wenn Sie den E-Mail Benachrichtigungsdienst des Deutschen
Vergabeportals nutzen.
Wie kann Sie der E-Mail Benachrichtigungsdienst bei Ihrer Arbeit unterstützen?
Der Dienst liefert Ihnen automatisch die neuesten Bekanntmachungen an Ihr E-Mail Postfach, die zu den von
Ihnen hinterlegten Suchprofilen passen, mit denen die Leistungen Ihres Unternehmens beschrieben werden.
Die oftmals zeitintensive manuelle Suche wird Ihnen so abgenommen.
Voraussetzung für die Nutzung des Benachrichtigungsdienstes ist die Erstellung von Suchprofilen:
Suchprofile erstellen / bearbeiten
Mit Hilfe der Suchprofile legen Sie Ihre Kriterien für die Auftragsrecherche etc. fest – genau wie bei der
manuellen Suche. Der große Vorteil hierbei ist, dass Sie sich beliebig viele Sucheinstellungen (in unterschiedlichsten
Varianten und Zusammenstellungen) speichern und jederzeit auf diese zurückgreifen können. So sparen Sie nicht
nur kostbare Zeit, sondern haben stets die Sicherheit, keine Ausschreibung zu verpassen!
Wichtiger Nutzerhinweis: Sie können auf DTVP zum Beispiel einstellen, nach welchen Suchbegriffen,
Vergabeordnungen, Veröffentlichungstypen etc. gesucht werden soll. Alle Suchkriterien wirken dabei in
Kombination.
Beispiel: Angenommen, Sie legen einen Suchbegriff fest sowie eine bestimmte Vergabeordnung und
einen CPV-Code (Auftragsgegenstand). Dann müssen alle drei Kriterien vorkommen, damit das Suchergebnis
einen Treffer liefert.
Eine Ausnahme besteht bei der Angabe mehrerer CPV-Codes oder mehrerer Suchbegriffe. Was das CPV-Suchkriterium und die Angabe von Suchbegriffen betrifft, funktionieren diese als „ODER“-Bedingung. Wenn mehrere
CPV-Codes oder mehrere Suchbegriffe von Ihnen festgelegt werden, können diese gleichzeitig vorkommen, müssen
aber nicht. Es genügt, wenn wenigstens ein CPV-Code oder ein Suchbegriff übereinstimmen, damit Ihnen ein Treffer
angezeigt wird.
CPV-Katalog
Um sich das CPV im Rahmen von
Suchprofilen für die Recherche
zunutze zu machen, legen Sie sich
entweder ein neues Suchprofil an
oder bearbeiten ein bestehendes
(siehe Grafik oben).
Klicken Sie in Ihrem
Bearbeitungsfenster auf
„Auswahl bearbeiten“.
Überarbeitungsfenster Suchprofil
Hierdurch wird der sog. CPV-Katalog geöffnet.
Mit dem CPV-Katalog wählen Sie die CPV-Codes aus, die Sie als Suchkriterium (Bekanntmachungsrecherche)
verwenden wollen.
Der CPV-Katalog weist
eine Baumstruktur auf,
in der Produkte bzw.
Leistungen logisch
geordnet sind.
Zum Beispiel ist
„Baufertigstellung“
eine Unterkategorie der
Kategorie „Bauarbeiten“
usw.
Die verschiedenen
Kategorien lassen sich
mit einem Klick auf den
Namen öffnen. CPV-Katalog
Kurze Erläuterung der Baumstruktur:
 die ersten 2 Ziffern bezeichnen die Abteilung
 die ersten 3 Ziffern bezeichnen die Gruppe
 die ersten 4 Ziffern bezeichnen die Klasse
 die ersten 5 Ziffern bezeichnen die Kategorie
Jede der letzten drei Ziffern entspricht einer weiteren Präzisierung innerhalb der einzelnen Kategorie.
Eine neunte Ziffer dient zur Überprüfung der vorstehenden Ziffer.
Tipp:
An welcher Stelle des CPV-Katalogs (in welcher Kategorie)
Sie sich gerade befinden, können Sie in der Infoleiste sehen.
Wichtig: Sie sehen immer nur die Elemente der Kategorie,
die aktuell geöffnet ist!
Je tiefer Sie in die Baumstruktur des
CPV-Katalogs eindringen, desto „genauer“
wird der CPV. Irgendwann werden auch
konkrete Leistungen bzw. Produkte sichtbar
und können ausgewählt werden.
Mit „Zurück zur Oberkategorie / Zurück zur letzten
Ansicht“ können Sie jederzeit zurück
in eine höhere Ebene des Katalogs wechseln.
Über die Aktionsspalte
lässt sich ein CPV-Code
auswählen.
Ihre bisherige CPVCode-Auswahl finden
Sie ganz oben auf der
Seite.
Falls Sie nicht den oder
die gewünschten CPVCodes finden, sollten
Sie die Kategoriesuche
verwenden.
CPV-Katalog
Mit dieser können Sie den CPV-Katalog nach Begriffen durchsuchen.
Seien Sie dabei flexibel und denken Sie an mögliche Synonyme. Beispielsweise kennt der
europaweite Standard CPV leider keine „Malerarbeiten“, sondern bloß „Anstricharbeiten“.
Kategoriesuche (Suche nach Wörtern)
Wenn Sie die Kategoriesuche verwenden, geben Sie am besten gleich mehrere Wörter hintereinander ein,
um mehrere oder alle möglichen Bezeichnungsweisen abzudecken. Ist Ihre Auswahl am Ende komplett, können
Sie die ausgewählten CPV-Codes in Ihr Suchprofil übernehmen („Übernehmen“ anklicken, siehe Abbildung
weiter oben).
Benachrichtigungsdienst aktivieren
Um den Benachrichtigungsdienst zu aktivieren, wechseln Sie über das Menü von DTVP auf den Bereich
„Benachrichtigungsdienst“.
In diesem Bereich finden Sie eine Tabelle bzw. eine Auflistung aller Suchprofile, die Sie bereits angelegt haben.
Für jedes Suchprofil lässt sich individuell festlegen, ob die entsprechenden Bekanntmachungsinformationen
vom Benachrichtigungsdienst zugestellt werden sollen oder nicht: Ein Haken bedeutet: „Informationen gemäß
Suchprofil zustellen“. Entsprechend gilt umgekehrt, wenn kein Haken gesetzt ist, wird keine E-Mail zugestellt.
Suchprofile für Benachrichtigungsdienst
Empfehlungen und Praxis-Tipps zur CPV-Code Auswahl
Öffentliche Auftraggeber haben bei der Auswahl eines CPV-Codes für eine Bekanntmachung einen gewissen
Spielraum. Daher empfehlen wir Ihnen folgendes Vorgehen bei der Einrichtung Ihrer Suchprofile:
 D
a Suchprofile flexibel gestaltbar sind, legen Sie am besten mehrere Suchprofile mit unterschiedlichen
Parametern für Ihr Unternehmen an. Auf dem Deutschen Vergabeportal können
Sie beliebig viele Suchprofile anlegen!
Folgende Kombinationen sind denkbar:
 Ein Suchprofil mit unterschiedlichen Suchbegriffen
 Ein Suchprofil mit verschiedenen Kategorien, also CPV-Codes
 Ein Suchprofil mit einer Kombination aus Suchbegriffen und CPV-Codes
 Wählen Sie bei der Bekanntmachungsrecherche eher übergeordnete Kategorien
 Benutzen Sie in Zweifelsfällen lieber mehrere CPV-Codes
 Verwenden Sie einschlägige Begriffe und Synonyme bei der Beschreibung des Auftragsgegenstandes
Beispiel: Angenommen, Sie interessieren sich für Aufträge aus dem Bereich „Einbau von Türschwellen“.
Dieser Bereich hat im CPV-Katalog keine untergeordneten Kategorien oder Leistungen. D.h., genauer als
mit dem CPV-Code „45421120-1“ können Sie nicht festlegen, wonach Sie suchen.
Falls sich der Auftraggeber jedoch für die Angabe eines weniger genauen CPV-Codes entscheidet, zum Beispiel
für die übergeordnete Kategorie „Einbau von Türen und Fenstern sowie Zubehör“ (4521100-5), können Sie die
entsprechende Bekanntmachung bei Ihrer Recherche in diesem Fall nicht finden, da die Suchfunktion immer nur
berücksichtigt, was mindestens gleich Ihrem ausgewählten CPV ist bzw. unterhalb hiervon, also tiefer
in der Baumstruktur.
Die Kategorie „Einbau von Türen und Fenstern sowie Zubehör“ (4521100-5) liegt in der Baumstruktur des
CPV weiter oben als „Einbau von Türschwellen“ (45421120-1).
Ihre Suchkriterien wären nicht optimal gewählt. Wählen Sie lieber die übergeordnete Kategorie
„Einbau von Türen und Fenstern sowie Zubehör“ (4521100-5) und legen in Kombination hierzu ggf. den
Suchbegriff „Türschwellen“ fest. Oder wählen Sie gleich mehrere CPV-Codes aus, um sicherzugehen.
Tippsammlung
Exkurs:
Egal ob Kategorie, Leistung bzw. Produkt: für alles gibt es einen eindeutigen CPV-Code.
Wenn der Auftraggeber bei den Anforderungsspezifikationen nicht sehr genau sein kann / will, gibt er den CPV-Code einer
Kategorie an. Kann oder will er sehr genau sein, gibt er den CPV-Code einer konkreten Leistung bzw. eines Produkts an.
Tipp:
Jeder Benutzer kann sich auf DTVP beliebig Suchprofile anlegen! Völlig kostenlos und unabhängig von den anderen
Unternehmensbenutzern!
Tipp:
An welcher Stelle des CPV-Katalogs (in welcher Kategorie) Sie sich gerade befinden, können Sie in der
Infoleiste sehen.
Wichtig: Sie sehen immer nur die Elemente der Kategorie, die aktuell geöffnet ist!

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