Eidgenössisches Finanzdepartement Bundesamt für Informatik und Telekommunikation BIT Support & Order Management (SOM-BAB-SSC) Bestellabwicklung Scanning Service Center Dokumentation Scanning Service Center BIT Ausgabe: Februar 2016 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung .................................................................................................... 3 1.1 1.2 1.3 Datenerfassung intern betreiben oder outsourcen? ........................................... 3 Wir nehmen Ihnen diesen Aufwand ab ................................................................. 3 Wir bieten Ihnen höchste Sicherheits-Standards ................................................ 3 2 Wer sind wir? ................................................................................................ 4 2.1 2.2 Bundesamt für Informatik und Telekommunikation (BIT) ................................... 4 Scanning Service Center BIT ................................................................................ 4 3 Was tun wir? ................................................................................................. 5 3.1 Beschreibung der Kernaufgaben .......................................................................... 5 4 Wie sieht der Verarbeitungsprozess aus? ................................................. 6 5 Dienstleistungen im Detail ........................................................................... 7 5.1 5.2 5.3 5.4 5.4.1 5.4.2 5.4.3 5.4.4 5.4.5 5.4.6 Einleitung................................................................................................................ 7 Rundum-Sorglos-Paket ......................................................................................... 7 Kundennutzen ........................................................................................................ 7 Leistungen im Detail .............................................................................................. 8 Vorbemerkung ......................................................................................................... 8 Archivübernahmen ................................................................................................... 8 Internetpublikationen ................................................................................................ 8 Personaldossiers digitalisieren ................................................................................. 9 Statistische Umfragen ............................................................................................ 10 Diverses ................................................................................................................. 10 6 Dokumenten-LifeCycle ............................................................................... 11 6.1 6.2 6.2.1 6.2.2 6.2.3 6.2.4 6.2.5 6.2.6 6.2.7 6.2.8 6.2.9 Beratung ............................................................................................................... 11 Beispiel Fragebogenverarbeitung....................................................................... 11 Anlieferung des Beleggutes ................................................................................... 11 AVOR (Arbeitsvorbereitung) ................................................................................... 11 Scannen ................................................................................................................. 11 Erfassung ............................................................................................................... 11 Qualitätssicherung ................................................................................................. 11 Erkennen................................................................................................................ 12 Prozess OCR ......................................................................................................... 12 Nachbearbeitung .................................................................................................... 12 Aufbereiten und konvertieren ................................................................................. 12 6.3 6.4 6.5 Dokumentenlagerung und/oder –vernichtung ................................................... 13 Elektronisch archivieren ...................................................................................... 13 Manuelle Datenerfassung .................................................................................... 14 7 Die Zufriedenheit unserer Kunden ............................................................ 14 8 Referenzen .................................................................................................. 15 9 Unsere Preise .............................................................................................. 15 10 Unser Auftragsformular ............................................................................. 16 11 Glossar - Abkürzungsverzeichnis ............................................................. 17 2/17 Einführung 1.1 Datenerfassung intern betreiben oder outsourcen? Informationen liegen heute nicht nur in strukturierter und unstrukturierter Form vor, sondern auch in zahlreichen Formaten. Sie sind auch in unterschiedlichsten Quellen gespeichert. Dazu gehören Aktenablagen und Archive ebenso wie digitale Speichermedien. Allerdings sind in der Praxis viele wichtige Dokumente nach wie vor nur in Papierform verfügbar. Die Digitalisierung, Erfassung und Ablage dieser Papierflut ist besonders bei grossen Dokumentenaufkommen sehr aufwändig. Die damit verbundenen Prozesse sind zeitraubend und binden wertvolle Ressourcen. Dies verursacht nicht nur hohe Kosten, es beeinträchtigt auch die Produktivität erheblich. 1.2 Wir nehmen Ihnen diesen Aufwand ab Machen Sie Ihr Unternehmen fit für die Zukunft. Wir unterstützen Sie dabei mit einer leistungsfähigen IT-Infrastruktur und einem qualifizierten Mitarbeiter-Team, das Ihnen die Erfassung, Digitalisierung, Aufbereitung und Archivierung Ihrer Dokumente – je nach Bedarf – ganz oder teilweise abnimmt. Das Scanning Service Center BIT verfügt über eine flexible Organisationsstruktur, die rasch in der Grösse angepasst werden kann. So können Sie sich voll auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren, Ihre Kunden noch optimaler betreuen und deren Zufriedenheit damit nachhaltig erhöhen. Sie bauen unproduktiven Routineaufwand ab, der lediglich Ihr Budget strapaziert und erschliessen sich volle Übersicht über Ihren Dokumentenbestand. Ihre Mitarbeiter können elektronisch verfügbare Dokumente von überall her schnell abrufen und online anzeigen – und das problemlos auch gleichzeitig. Zudem haben Sie die Möglichkeit, Ihre Daten in unserem elektronischen Hochleistungsarchiv (IBM FileNet) revisionssicher zu speichern. 1.3 Wir bieten Ihnen höchste Sicherheits-Standards Unsere Mitarbeiter sind sicherheitsüberprüft. Bei der Verarbeitung Ihrer Dokumente dürfen Sie jederzeit höchste Sicherheitsstandards voraussetzen. Dasselbe gilt für die Lagerung Ihrer sensiblen Daten und Dokumente. 3/17 2 Wer sind wir? 2.1 Bundesamt für Informatik und Telekommunikation (BIT) Das Bundesamt für Informatik und Telekommunikation (BIT) ist einer der internen IKTLeistungserbringer der Bundesverwaltung. Es unterstützt die Verwaltung mittels Informatik, wirtschaftliche, sichere, benutzer- und bürgerfreundliche Lösungen zu entwickeln und einzusetzen. Hierzu verantwortet das BIT für drei Departemente den Betrieb von Rechenzentren und Fachanwendungen, für vier Departemente die Bewirtschaftung der Arbeitsplatzsysteme und für die gesamte Bundesverwaltung den Betrieb von Datennetzen und Telekommunikations- Infrastrukturen. Das BIT unterstützt die Geschäftsprozesse in der Bundesverwaltung und sorgt für eine funktionierende Telekommunikation zwischen allen Bundesstellen im In- und Ausland. Es bietet in der Verwaltung nicht nur standardisierte Arbeitsplatzsysteme an, sondern integriert und entwickelt auch massgeschneiderte informatikgestützte Fachanwendungen. Als Erbringer von Standarddiensten ist das BIT in den Bereichen Telekommunikation, Internet, betriebswirtschaftliche Lösungen und operative Sicherheit für die ganze Bundesverwaltung tätig. Seinen Fokus setzt das BIT auf die Erfüllung seiner Kernaufgaben und sucht wo immer sinnvoll die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit den anderen IKT-Leistungserbringern. Im BIT arbeiten hochqualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus verschiedensten Fachbereichen und Ländern. Das BIT engagiert sich in der Nachwuchsförderung, indem es junge Talente zu Informatiker/innen und Mediamatiker/innen ausbildet. Organisatorisch dem Eidgenössischen Finanzdepartement EFD angegliedert, befindet sich der Hauptsitz des BIT in dem als «Titanic II» bekannten Verwaltungsgebäude im Monbijou-Quartier in Bern.. 2.2 Scanning Service Center BIT Als leistungsfähiger Partner für die Bundesverwaltung, die Kantone, Universitäten und weitere Organisationen, verarbeitet das Scanning Service Center BIT „kilometerweise“ Papierdokumente. Das Spektrum reicht vom statistischen Fragebogen über amtliche Dokumente bis zu umfangreichen Altarchivbeständen. 4/17 3 Was tun wir? 3.1 Beschreibung der Kernaufgaben Die Dienstleistungen des Scanning Service Center BIT umfassen folgende Kernaufgaben: AVOR (sachgerechte Vorbereitung der Dokumente) Dokumenten-Scanning (Digitalisierung) bis Format A3 inkl. Texterkennung) manuelle und automatische Datenerfassung elektronische Archivierung beliebiger Dokumente, Formulare und papierbasierter Archivbestände. 5/17 4 Wie sieht der Verarbeitungsprozess aus? Das Scanning Service Center BIT verarbeitet mit Hochgeschwindigkeits-Farbscanner gemischtes Beleggut bis zum Format A3 in unterschiedlichen Papierstärken. Der Scanner ist mit Bar-Code- / Patch-Code-Lesern ausgestattet. Beim Format A4 beträgt die Verarbeitungsleistung 40‘000 Seiten (doppelseitig) pro Stunde. Der Jahresdurchsatz liegt bei rund 50 Millionen Seiten. Unser Formularerkennungssystem bietet unter anderem folgende Möglichkeiten: Erkennung von Textfelder durch OCR & ICR: Die Optische Texterkennung (OCR) analysiert die vom Computer erzeugten Bilder eines Dokuments und übersetzt dieses in verwendbare Daten. Algorithmen erkennen die Zeichen durch verschiedene spezialisierte Verfahren wie z.B. Pixelanalyse, Kurven- und Linienrichtunganalyse. Ähnlich wie bei OCR, analysiert und übersetzt ICR (Intelligent Character Recognition) handschriftliche Zeichen. Erhöhung der Sicherheit durch Voting: Voting ist ein Verfahren, an dem zwei Datenerkennungssysteme (zwei OCR oder zwei ICR) beteiligt sind, die ihre Ergebnisse automatisch miteinander vergleichen und dann die beste Lösung verwenden. Erkennung von Markierungen: Optical Mark Recognition (OMR) erfasst Antworten auf Fragen, die auf einem ausgewählten Kontrollkästchen basieren. Dieser Datentyp wird auch als Check-Boxen bezeichnet. Erkennung von Barcodes: Die Funktion Barcode-Erkennung erfasst und liest eindimensionale und zweidimensionale Barcodes (z.B. Data-Matrix-Codes). Unklar erkannte Daten werden in der visuellen Kontrolle zusätzlich durch ausgebildete Fachkräfte geprüft. Dies gewährleistet eine effektive Erkennung und damit zugleich eine hohe Qualitätssicherung. Die revisionssichere Datenspeicherung erfolgt mit modernsten, räumlich getrennten OSAR- und MSAR-Archivsystemen von IBM FileNet (Speichersystem). Dieses redundant ausgelegte Sicherheitskonzept garantiert maximalen Datenschutz. Die digitalisierten Dokumenten-Bilder werden an das Speichersystem im BIT Rechenzentrum weitergeleitet, das via MSAR einen schnellen Zugriff auf riesige Datenmengen bietet. Zusätzlich werden die Daten auf ausgelagerten WORM-Platten in einem feuerfesten Schrank und auf dem BIT-Host gesichert. Um die damit verbundenen Prozesse jederzeit reibungslos sicherzustellen, verwenden wir die neueste auf dem internationalen Markt verfügbare Technologie (State of the Art). Dadurch stellen wir maximale operative Effizienz und einen äusserst rationellen Personaleinsatz sicher. Das Scanning Service Center BIT verfügt über eine flexible Organisationsstruktur, die rasch in der Grösse angepasst werden kann. Konkret können wir bei Grossaufträgen temporär auf unseren Pool von externen Mitarbeitern zugreifen. Überdies bietet unsere moderne IT-Infrastruktur eine solide Basis für ausgereifte, spezifisch konfigurierte Lösungen zur Verarbeitung der vielfältigen Kundenaufträge. Zurzeit sind gut 70 verschiedene Kundenapplikationen im Einsatz. 6/17 5 Dienstleistungen im Detail 5.1 Einleitung Das BIT Scanning Service Center bietet Ihnen hohe Verarbeitungs- und Speicherkapazität, verbunden mit einer ebenso fristgerechten, wie qualitätsgesicherten Verarbeitung Ihrer Aufträge. Das bringt Ihnen nicht nur signifikante Zeit- und Kosteneinsparungen, sondern auch höchste Datenqualität und -sicherheit. Entlang der Prozesskette werden strenge Datenschutzrichtlinien eingehalten und überwacht, um die sensiblen Daten ausschliesslich dem bestimmungsmässigen Gebrauch zuzuführen. Darüber hinaus profitieren Sie bei sämtlichen gestalterischen und drucktechnischen Fragen im Zusammenhang mit der Formularerstellung von einer kompetenten Beratung durch das Scanning Service Center BIT. 5.2 Rundum-Sorglos-Paket Unser Vollservice deckt sämtliche Prozess-Schritte des Dokumenten-LifeCycle ab. Unser «Rundum-Sorglos-Paket» umfasst vom Papierdokument bis zum digitalisierten und archivierten Image: Arbeitsvorbereitung, Scanning, Erkennung, Indizierung, Datentransfer oder Datenträgererstellung, elektronische und physische Archivierung, sichere Lagerung des Original-Beleggutes und datenschutzgerechte Vernichtung der Akten. 5.3 Kundennutzen Ihr Hauptnutzen dabei Keine Eigeninvestitionen für Hard- und Software (Scan- und Erkennungssoftware), PC-Ressourcen, Benutzerschulungen und Wartungen, Software-Schulungen, externe Mitarbeiter, Raumkosten, etc. Zeit- und Kostenvorteile Keine Bindung eigener personeller Ressourcen, optimierte Ressourcenplanung Hohe Datenqualität durch professionelle Verarbeitung Umgehende elektronische Sicherung und Verfügbarkeit von Papierdokumenten Revisionssichere Dokumentenarchivierung Webbasierter Dokumentenzugriff auf Ihre Daten in unserem elektronischen Archiv via Internet direkt am Arbeitsplatz Ablösung von Papierablagen und Archiven (Kostenträger) Qualitätsservice zu erschwinglichen, klar budgetierbaren Preisen Verbessertes Risikomanagement, Ihre Daten sind sicher gespeichert und so z.B. gegen Umwelteinflüsse wie Feuer und Wasser geschützt Unterstützung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) 7/17 5.4 Leistungen im Detail 5.4.1 Vorbemerkung Die nachstehenden Beispiele veranschaulichen, bei welchen Aufgaben wir Sie mit Rat und Tat unterstützen: 5.4.2 Archivübernahmen Sie ziehen in Erwägung, Ihr Altarchiv zu digitalisieren? Mit unserem Hochleistungs-Scanner, der bis zu 160‘000 Seiten pro Tag verarbeitet, erledigen wir das für Sie im «Handumdrehen». Wir scannen Ihre Dokumente, versehen sie mit allen erforderlichen Indizes und exportieren sie als TIFF oder PDF-, PDF/A-Dateien. Auf Wunsch inklusive Texterkennung. Sie können die verarbeiteten Dateien übernehmen und bei sich archivieren oder Ihre Daten in unserem elektronischen Hochsicherheitsarchiv (IBM FileNet) lagern und diese mit Ihrem Standard-Browser jederzeit direkt am Arbeitsplatz einsehen. Bei entsprechendem Volumen, besteht die Möglichkeit die Digitalisierung beim Kunden vor Ort zu vollziehen. 5.4.3 Internetpublikationen Sie beabsichtigen Ihre Daten im Internet zu publizieren? Wir scannen für Sie beliebige Dokumente oder ganze Bücher ein und erfassen diese über eine inhaltsorientierte Volltexterkennung. Die digitalisierten Daten übergeben wir Ihnen entweder als Worddateien zum Konvertieren in das benötigte Format oder als texthinterlegte PDF-Datei, die Sie direkt publizieren oder zum Download bereitstellen können. Die digitalisierten Dokumente können Sie mit allen marktüblichen Suchmöglichkeiten recherchieren. 8/17 5.4.4 Personaldossiers digitalisieren Sie möchten Ihre Personaldossiers digitalisieren und im SAP bewirtschaften? Wir helfen Ihnen bei der Digitalisierung Ihrer Personaldossiers. Etwas vom Wichtigsten ist das Initiale Scanning, das entweder bei uns im BIT oder bei Ihnen vor Ort vollzogen werden kann. Hier ist es besonders wichtig, nicht an der Qualität zu sparen. Eine einwandfreie Klassifikation der Dokumente (klare Zuordnung der Dokumententypen zum entsprechenden Mitarbeiter) und eine lupenreine Bildqualität sind die wichtigsten Erfolgsfaktoren. Wir sind die Profis und helfen Ihnen. Ausgangslage In den Archiven und Büroräumlichkeiten der Personaldienste lagern jede Menge Personaldossiers (Arbeitszeugnisse, Verträge, Lebensläufe, Personalbeurteilungen), welche teilweise unstrukturiert abgelegt sind. Die Suche nach Informationen zu den einzelnen Mitarbeitenden ist sehr aufwändig und kostspielig. Die Papierakten brauchen viel Platz, was ebenfalls zu hohen Kosten führt. Die Papierdossiers sind gegen allfällige Umwelteinflüsse (Feuer, Wasser) nicht geschützt. Das Risiko eines Verlusts wichtiger Daten ist dadurch sehr hoch. Was bedeutet diese Umstellung für Sie? Für die Umsetzung eines Projekts sind im Vorfeld viele wichtige Fragen zu klären: Wo sind meine Personaldossiers abgelegt? Wer hat Zugang zu den Informationen? Wie gelangen die Dokumente in die Personaldossiers? Welche Dokumente bis zu welchem Alter sind zu digitalisieren? Wie sind die HRM-Prozesse heute geregelt und wie sollen die künftigen HRMProzesse sein? Welche Stakeholder sind für die Umsetzung des Projekts einzubeziehen? Wie wird der Prozess geregelt, nachdem das Personaldossier digitalisiert ist, d.h. was passiert mit meinen neuen, eingehenden Papierakten? Etc. 9/17 5.4.5 Statistische Umfragen Sie möchten Umfragedaten statistisch oder als grafische Präsentation aufbereiten? Wir unterstützen Sie bei der Erstellung von Fragebogen für statistische Umfragen. Egal, ob Sie die entsprechenden Daten via Internet oder Fragebogen erheben wollen, wir liefern Ihnen die Daten Ihrer Umfragen zur weiteren statistischen Verarbeitung wahlweise im XML-, CSV- oder TXT-Format. Einfache Statistiken und grafische Präsentationen bereiten wir Ihnen auf Wunsch auch gerne als SPSS-, Excel- und PowerPoint-Dateien auf. 5.4.6 Diverses Sie wollen: wichtige Papierdokumente zusätzlich als Word-, Excel-, Text- oder PDF-Dateien verfügbar machen? Bücher und Pläne einscannen? Gemeinsam erarbeiten wir mit Ihnen ein geeignetes Konzept, um diese Aufgaben als kompetenter Leistungserbringer zu erledigen. 10/17 6 Dokumenten-LifeCycle Die Prozessabläufe im BIT Scanning Service Center auf einen Blick: 6.1 Beratung Wie auch immer Ihre Wünsche und Anforderungen sind, wir beraten Sie gerne individuell. Diese Abklärungen bieten die Grundlage für eine möglichst effektive und effiziente Verarbeitung der Dokumente. 6.2 Beispiel Fragebogenverarbeitung Beispielsweise bei der Fragebogenverarbeitung stimmen wir gemeinsam mit Ihnen das Layout der Dokumente auf die elektronische oder manuelle Bearbeitung ab. Blindfarben, Lesefelddefinitionen, Schriftart und Codierzonen erleichtern dabei die Digitalisierung und Erfassung der Dokumente. 6.2.1 Anlieferung des Beleggutes Sie können Ihre Belege entweder individuell anliefern oder eine organisierte Anlieferung durch das Bundesamt für Bauten und Logistik (BBL) in Anspruch nehmen. Sobald Ihr Beleggut bei uns angekommen ist, veranlasst das Scanning Service Center BIT alles Weitere. 6.2.2 AVOR (Arbeitsvorbereitung) Zunächst werden die angelieferten Belege für das Scanning vorbereitet (zuschneiden, entfalzen, glätten, alle Büro- und Heftklammern etc. entfernen). 6.2.3 Scannen Die vorbereiteten Belege werden stapelweise in den Scanner eingelegt und ohne Betriebsstopp gescannt. Die Performance des eingesetzten SLAM 24®-4 Systems ermöglicht uns, selbst riesige Dokumentenvolumen bis zum Format A3 ohne technische Engpässe blitzschnell in bester Qualität zu digitalisieren. Die beim Scannen erzeugten elektronischen Bilder erzeugen die Grundlage für die nachfolgende Erkennung. 6.2.4 Erfassung Als erster Schritt werden die Dokumente eingescannt und in ein digitales Bildformat (TIFF) umgewandelt. Bereits bestehende digitale Dateien (JPG, TIFF, PDF) können direkt in unser OCR-System importiert werden. Sie haben die Möglichkeit, Belege bei uns zentral im Scanning Service Center BIT oder dezentral bei Ihnen vor Ort zu scannen. Die verwendete OCR-Software kann flexibel nach Ihren Bedürfnissen eingesetzt werden. 6.2.5 Qualitätssicherung Eine hohe Bildqualität ist ein entscheidender Erfolgsfaktor zur Erkennung von Dokumenten und Daten. Mit Papierdokumenten kann vor der eigentlichen Datenerfassung viel geschehen. Dokumente können schlecht bedruckt, zerknittert oder beschmutzt werden. Die bei uns eingesetzte OCR-Software liefert optimale Bilder. Nach dem Einscannen konzentriert sich die OCR auf die Aufbereitung der eingescannten Dokumente, indem die Bilder je nach Anforderung entzerrt, aufgehellt, zugeschnitten und bereinigt werden. 11/17 6.2.6 Erkennen Sobald ein sauberes Bild zur Verfügung steht, kann unsere OCR automatisch jedes Dokument erkennen und entsprechend zuweisen. Mittels der Suche nach Identifikationspunkten - zum Beispiel Barcodes, Wörtern, Zahlen - oder durch Zuordnung der verschiedenen Formate kann die OCR schnell die Dokumente den jeweiligen Dokument-Typen und Vorlagen zuweisen. 6.2.7 Prozess OCR Bevor die eigentliche Datenerfassung beginnt, erstellt die OCR automatisch eine interne Kopie als Arbeitsdokument und startet daraufhin einen zusätzlichen Bereinigungsprozess. Das Originaldokument bleibt dabei im Originalzustand unverändert bestehen. Als erster Schritt werden störende Linien entfernt und zerstörte oder schlecht lesbare Zeichen wieder hergestellt. Dazu setzt die OCR fehlende Bildpunkte (Pixels) wieder ein und repariert auf diese Weise weitgehend beschädigte Buchstaben und Zahlen. Zusätzlich wird vorgedruckter Text, welcher für die Datenerfassung keine Rolle spielt, automatisch entfernt um das Leseresultat weiter zu verbessern. Erst jetzt wird der eigentliche OCR/ICR Prozess gestartet und die gewünschten Daten automatisch erfasst. Diese zusätzliche Bildaufbereitung maximiert die ErfassungsQualität und somit die Produktivität bei der Datenerfassung. Die ausgelesenen Daten können aufgrund hinterlegter Spezifikation zusätzlich automatisch überprüft werden. Die OCR verfügt über eine grosse Anzahl bereits definierter Parameter wodurch der für Ihren Auftrag zu vollziehende Programmieraufwand reduziert werden kann. Die OCR ermöglicht ausserdem die einfache Anbindung von externen Datenbanken als weiteren Schritt der automatischen Datenvalidierung. 6.2.8 Nachbearbeitung Bei Unterschreitung des definierten Schwellenwertes bei der Erkennung werden die OCR/ICR Ergebnisse mit den dazu gehörenden Bildern in der manuellen Nachbearbeitung zur visuellen Kontrolle (Korrektur der Daten am Bildschirm) angezeigt. Durch das menschliche Auge werden die Daten selbst bei schlecht lesbaren, handschriftlichen Dokumenten zuverlässig erkannt. Entsprechend ist ein optimales Erkennungsresultat bei allen Dokumenten gewährleistet. 6.2.9 Aufbereiten und konvertieren Nachdem die relevanten Daten sicher und präzise ausgelesen, validiert und nachbearbeitet wurden, werden sie für das entsprechende Zielsystem aufbereitet. 12/17 6.3 Dokumentenlagerung und/oder –vernichtung Nach der Verarbeitung schicken wir Ihnen das Original-Beleggut zurück oder bewahren dieses für einen bestimmten Zeitraum in unserem Sicherheitslager auf. Nach Ablauf dieser Frist vernichten wir die Belege datenschutzgerecht. 6.4 Elektronisch archivieren Selbstverständlich können Sie Ihre Bilder auch in unserem Hochleistungs-Archiv IBM FileNet ablegen. Mit der Speicherung Ihrer Dokumenten-Bilder in unserem zentralen elektronischen Archiv erschliessen Sie sich einen direkten Datenzugriff via StandardBrowser und diverse Recherchemöglichkeiten. Zusätzlich können Sie die aufbereiteten Dokumente auch für weitere Zwecke, z.B. Einsatz in SAP-Systemen, nutzen. Das Produkt beschleunigt den Zugriff auf wichtige Inhalte und Dokumente und versetzt die Benutzer in die Lage, fundiertere und effizientere Entscheidungen zu treffen und schneller auf Geschäftsanforderungen zu reagieren. 13/17 6.5 Manuelle Datenerfassung Um Ihr Personal von manuellen Arbeiten im Bereich Datatyping zu entlasten, bieten wir Ihnen einen entsprechenden Service an. Mit bis zu 14‘000 Anschlägen pro Stunde und Mitarbeiter sind wir in der Lage, sämtliche nicht OCR-tauglichen Dokumente oder kleinere Aufträge äusserst effizient zu erfassen. Die Erfassung erfolgt in zwei Schritten: ● Dateneingabe: Erfassung der Daten über eine vordefinierte Maske ● Datenprüfung: Abgleich der Daten und Anzeige von Abweichungen 7 Die Zufriedenheit unserer Kunden Die stets kompetent, pünktlich und qualitativ einwandfrei erbrachten Dienstleistungen des Scanning Service Centers BIT zahlen sich aus: Sowohl die Abwicklung von Gesamtprojekten als auch die angebotenen Kundenlösungen und der direkte Kontakt werden von den Kunden sehr positiv bewertet. 14/17 8 Referenzen Die Referenzliste des BIT Scanning Centers ist lang und die Art und Anzahl der ausgeführten Aufträge äusserst vielfältig. Hier präsentieren wir Ihnen eine Auswahl: Kunde Bundesamt für Statistik (BFS) Universität Zürich Universität Bern Kantonspolizei Zürich Kantonspolizei Aargau Bundesamt für Gesundheit (BAG) Kanton Basel Bundeskanzlei Bundesamt für Energie (BFE) Bundesamt für Veterinärwesen (BVET) Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) Eidgenössische Finanzverwaltung (EFV) Departement Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport (VBS) Eidgenössischen Personalamt (EPA) Bundesanwaltschaft Lugano Eidgenössische Ausgleichskasse (EAK) Eidgenössische Zollverwaltung (EZV) Bundesamt für Zivilluftfahrt (BAZL) SUVA Militärversicherung Auftragsbezeichnung Strukturerhebung der Volkszählung, Wertschöpfungsstatistik, Betriebszählung, Bevölkerungsstatistik, Gütertransport, Erstbefragung, etc. Jugendbefragungen Gesundheit und Bewegung Stress und Belastung am Arbeitsplatz Polizeistudie bei der Kapo Aargau Gesundheitsumfragen Stromsparfond, Verzeigungsstatistik Diverse Belastungswerte Blauzungen-Impf-Kampagne Diverse Kreditorenrechnungen des Bundes, Anlagen und Schulden, Kundendossier, Zahlungsbelege, Verlustscheine Personaldossier Staatskalender Diverses Altarchiv-Digitalisierung Prüfberichte, Schiff- und Flugscheine Pilotenlizenzen Versichertendossier 9 Unsere Preise Wenn Sie uns Ihre Bedürfnisse mitteilen, unterbreiten wir Ihnen gerne eine individuelle Offerte, die Ihre Anforderungen abdeckt. 15/17 10 Unser Auftragsformular Am einfachsten übermitteln Sie uns Ihre Anfrage, wenn Sie das Auftragsformular von unserer Website ausdrucken und uns ausgefüllt per Post zustellen. Das Auftragsformular finden Sie unter: http://www.bit.admin.ch/scanningcenter 16/17 11 Glossar - Abkürzungsverzeichnis Abkürzung A3 AVOR Barcode BIT Data-Matrix-Code DSG IBM FileNet FTP GB ICR KVP SSC JPG/JPEG Patch-Codes MSAR OMR OSAR SAP PDF, PDF/A SDS TIFF WORM Umschreibung Internationales Papierformat (ISO/DIN) 297 × 420 mm Arbeitsvorbereitung Als Barcode wird eine optoelektronisch lesbare Schrift bezeichnet, die aus verschieden breiten, parallelen Strichen und Lücken besteht. Bundesamt für Informatik und Telekommunikation BIT Der Data-Matrix-Code ist einer der bekanntesten 2D-Barcodes Bundesgesetz vom 19. Juni 1992 über den Datenschutz (DSG) IBM FileNet Image Services speichert und verwaltet riesige Volumina von nicht veränderlichen Informationen in einer hoch verfügbaren Umgebung. File Transfer Protokoll Gigabyte Intelligent Character Recognition Kontinuierlicher Verbesserungsprozess Scanning Service Center Bild-Dateiformat Dienen der Dokumententrennung von Anlagen oder zur Separierung von Dokumenten. Magnetic Storage and Retrieval-Technology: Daten werden auf magnetischen Platten (Harddisk) gespeichert. Optical Mark Recognition ist eine Technik zur computergestützten Erkennung von Markierungen auf Papier Optical Storage and Retrieval-Technologie Softwarelösungen Portable Document Format – Plattformunabhängiges Dateiformat für Dokumente Single Dokument System: Daten werden auf dem SDS unveränderbar und revisionssicher gespeichert. Bild-Dateiformat Speichermedium: Write Once Read Multiple times 17/17
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