Produktdokumentation SAP Business ByDesign Mai 2013 Organisationsmanagement PUBLIC Inhaltsverzeichnis 1 Organisationsmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 2 Sicht Organisationsstrukturen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 2.1 Organisationsstrukturen – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 2.2 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Organisationsmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Leitfaden: Einrichten Ihrer Organisationsstruktur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Funktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Eigenschaften . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Betriebswirtschaftliche Regeln und Vetoprüfungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Vorgesetztenzuordnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Einrichten von Genehmigungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Weitere Identifikatoren im Organisationsmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Abweichende Betriebsstättenzuordnungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Zeitabhängigkeit: Gültig-ab-Datum, Starttermin und Gültigkeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Anforderungen bezüglich organisatorischer Daten für das Customer Relationship Management . 33 Anforderungen bezüglich organisatorischer Daten für das Finanz- und Rechnungswesen . . . . . . 36 Organisationsdatenvoraussetzungen für das Personalmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Anforderungen an organisatorische Daten für Projekte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Anforderungen an organisatorische Daten für das Lieferantenbeziehungsmanagement (SRM) . . 44 Anforderungen an organisatorische Daten für das Supply Chain Management (SCM) . . . . . . . . . 45 Aufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Organisationsstruktur anlegen und bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Mitarbeiter zuordnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Vorgesetzte zuordnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 3 Sicht Stellen bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 3.1 Stellen bearbeiten – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 4 Sicht Arbeitsverteilung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 4.1 Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 4.2 Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 4.3 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 Arbeitsverteilung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 Arbeitskategorien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 2.3 SAP Business ByDesign Mai 2013 Inhaltsverzeichnis P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 3 1 Organisationsmanagement Übersicht Im Work Center "Organisationsmanagement" können Sie eine Organisationsstruktur anlegen und bearbeiten, in der die Anforderungen Ihres Unternehmens abgebildet werden. Auf das Work Center kann über die betriebswirtschaftliche Konfiguration zugegriffen werden, in der das Anlegen der Organisationsstruktur im FineTuning einen Mussvorgang darstellt. Darüber hinaus können Administratoren, denen das Work Center zugeordnet ist, im Produktivsystem direkt darauf zugreifen. Relevanz 4 ● Sicht "Organisationsstrukturen" Dient dem Anlegen der Organisationsstruktur, die in SAP Business ByDesign Ihr Unternehmen darstellt. Auf diese Weise wird die Struktur Ihres Unternehmens definiert, die eine zusammenhängende Übersicht über Ihre Organisation aus allen unternehmerischen Perspektiven liefert. Die Organisationsstruktur besteht aus Organisationseinheiten, die Abteilungen und Unternehmensbereiche repräsentieren, und bietet eine vereinheitlichte grafische Darstellung Ihrer Organisationsdaten. Die hier eingegebenen Informationen werden von den verschiedenen Fachbereichen im System verwendet, um Geschäftsprozesse zu unterstützen, für die Organisationsdaten benötigt werden. ● Sicht "Stellen bearbeiten" Dient der Definition von Stellen. Wenn Mitarbeiter bei einer Organisationseinheit eingestellt oder dieser zugeordnet werden, muss ihnen im System eine Stelle zugeordnet werden. ● Sicht "Arbeitsverteilung" Dient der Zuordnung von Aufgaben zu Organisationseinheiten und Mitarbeitern. Aufgaben sind in SAP Business ByDesign standardmäßig für alle Benutzer sichtbar, die über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen. Allerdings müssen bei einigen Geschäftsprozessen für Aufgaben die zuständige Abteilung oder der zuständige Mitarbeiter ermittelt werden. Hierfür können Sie Arbeitsverteilungsregeln definieren, mit denen Sie Geschäftsbelege und Aufgaben bestimmten Organisationseinheiten oder Mitarbeitern automatisch zuordnen können. © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign Mai 2013 Organisationsmanagement 2 Sicht Organisationsstrukturen 2.1 Organisationsstrukturen – Quick Guide In der Sicht Organisationsstrukturen des Work Centers Organisationsmanagement können Sie die Organisationsstrukturen Ihres Unternehmens anlegen, bearbeiten und anzeigen. Das erste Bild dieser Sicht zeigt die im System verfügbaren aktiven Organisationsstrukturen in einem Bereich, der als Aktiver Bereich bezeichnet wird. Zum Anlegen und Bearbeiten der Organisationsstrukturen müssen Sie in den Planungsbereich wechseln, indem Sie entweder Bearbeiten wählen oder die allgemeine Aufgabe Organisationsstruktur bearbeiten verwenden. Für den Zugriff auf den Planungsbereich benötigen Sie die erforderlichen Berechtigungen. Aktiver Bereich Die unter Aktiver Bereich angezeigten Informationen sind schreibgeschützt. Sie haben die folgenden Möglichkeiten: ● Organisationsstruktur für ein bestimmtes (vergangenes, gegenwärtiges oder zukünftiges) Datum anzeigen ● Ausgewählte Organisationsstrukturen im Tabellen- oder Diagrammformat anzeigen ● Mithilfe der Optionen unter Navigieren, der Drucktaste Suchen und durch Zoomen zur Organisationsstruktur navigieren und Organisationseinheiten suchen ● Mit der Option Drucken eine Organisationsstruktur ausdrucken ● Organisationsstruktur auswählen Wenn im System mehr als fünf Organisationsstrukturen aktiviert sind, wird die Drucktaste Organisationsstrukturen auswählen angezeigt. Über diese Drucktaste können Sie auswählen, welche Organisationsstrukturen im aktiven Bereich angezeigt werden. Sie können wählen, ob die ausgewählten Organisationsstrukturen im Tabellen- oder Diagrammformat angezeigt werden. Planungsbereich Im Planungsbereich können Sie Ihre Organisationsstrukturen nach Bedarf anlegen und ändern. Zusätzlich zu den unter Aktiver Bereich verfügbaren Funktionen können Sie Folgendes tun: ● Datum eingeben, ab dem Änderungen gültig sein sollen ● Organisationsstruktur anlegen oder bearbeiten und Ihre Änderungen sichern ● Teil der Organisationsstruktur oder gesamte Organisationsstruktur auf Konsistenz prüfen ● Teil der Organisationsstruktur oder gesamte Organisationsstruktur aktivieren ● Rollback auf eine vorher aktivierte Organisationsstruktur durchführen Wenn Sie Ihre neue Organisationsstruktur oder Ihre Änderungen im Planungsbereich aktivieren, wird die Organisationsstruktur nach Aktiver Bereich verschoben. Bei der Arbeit im Organisationsmanagement müssen Sie Bildschirmtexte aktivieren. Bildschirmtexte liefern kontextspezifische Informationen, wenn Sie den Cursor über ein Feld bewegen. Um Bildschirmtexte zu aktivieren, wählen Sie Personalisieren Meine Einstellungen Primäre Hilfe Weitere Bildschirmerklärungstexte anzeigen . SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 5 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund Organisationsmanagement Organisationsmanagement (OM) bietet einen zentralen Zugriffspunkt auf organisationsbezogene Informationen in SAP Business ByDesign. In der Sicht Organisationsstrukturen des Work Centers Organisationsmanagement können Sie die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens modellieren. Damit wird die Struktur Ihres Unternehmens definiert, die eine zusammenhängende Übersicht über Ihre Organisation aus allen unternehmerischen Perspektiven liefert. Sie besteht aus Organisationseinheiten, die Abteilungen und Unternehmensbereiche repräsentieren, und bietet eine vereinheitlichte grafische Darstellung Ihrer Organisationsdaten. Die Organisationsstruktur bildet Ihr Unternehmen ab: ● Rechtliche Hierarchie – legt beispielsweise fest, welche Organisationseinheiten zu welchem Unternehmen bzw. zu welcher Betriebsstätte gehören. ● Finanzielle Hierarchie – entlang dieser Hierarchie werden Kosten und Gewinne aggregiert. ● Berichtsstrukturhierarchie – Aufgaben der Personalverwaltung werden entlang dieser Hierarchie weitergeleitet, Anzeige von Zuständigkeiten innerhalb der Organisationsstruktur. ● Funktionshierarchie – Aufgaben und Genehmigungen im Zusammenhang mit betriebswirtschaftlichen Funktionen werden entlang dieser Hierarchie weitergeleitet. Sie bildet die Basis für die Arbeitsverteilung auf Organisations- und Mitarbeiterebene. Die im Work Center Organisationsmanagement eingegebenen Informationen werden von den verschiedenen Fachbereichen im System verwendet, um Geschäftsprozesse zu unterstützen, für die Organisationsdaten benötigt werden. Die Informationen werden z. B. dazu verwendet, um Tätigkeiten wie Genehmigungsanforderungen automatisch den zuständigen Vorgesetzten zuzuordnen. Weitere Informationen finden Sie unter Organisationsmanagement [Seite 9]. Leitfaden: Einrichten Ihrer Organisationsstruktur Dieses Dokument unterstützt Sie in der Sicht Organisationsstrukturen des Work Centers Organisationsmanagement bei der Einrichtung Ihrer Organisationsstruktur. Halten Sie sich beim Einrichten Ihrer Organisationsstruktur an diesen Leitfaden, um Inkonsistenzen und Probleme bei der Aktivierung zu vermeiden. Beachten Sie, dass das Dokument in Verbindung mit den Hintergrundinformationen und Anleitungen des Leitfadens Organisationsstrukturen – Quick Guide [Seite 5] zu verwenden ist. Abhängig von der Größe und Komplexität Ihres Unternehmens kann diese Aufgabe mehrere Stunden in Anspruch nehmen. Beachten Sie, dass es möglicherweise mehrere Möglichkeiten gibt, Ihr Unternehmen im System zu modellieren. Möglicherweise müssen Sie Ihre Organisationsstruktur nach der Aktivierung anpassen, damit diese Ihren Prozessen entspricht, oder um Organisationsänderungen widerzuspiegeln. Weitere Informationen finden Sie unter Leitfaden: Einrichten Ihrer Organisationsstruktur [Seite 13]. Eigenschaften Eigenschaften sind Merkmale von Organisationseinheiten. Eine Eigenschaft kann beispielsweise eine Organisationseinheit als Kostenstelle festlegen. Sie werden verwendet, um die Rolle einer Organisationseinheit in der Organisationsstruktur zu beschreiben. Wenn Sie Ihre Organisationsstruktur im Work Center Organisationsmanagement in der Sicht Organisationsstrukturen anlegen, müssen Sie den Organisationseinheiten alle relevanten Eigenschaften zuordnen. Auf der Registerkarte Eigenschaften werden die Eigenschaften und Attribute angezeigt, die einer ausgewählten Organisationseinheit zugeordnet werden können. Sie können einer Organisationseinheit mehrere Eigenschaften zuordnen. 6 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen Wählen Sie zum Zuordnen von Definitionen zu Organisationseinheiten in der Sicht Organisationsstrukturen die Option Bearbeiten . Weitere Informationen finden Sie unter Eigenschaften [Seite 24]. Funktionen Ein wichtiger Bestandteil der Organisationsstrukturverwaltung besteht in der Zuordnung von Funktionen, z. B. Verkauf, Personalverwaltung und Kostenverwaltung, zu Organisationseinheiten. Die Funktion spiegelt die Aktionen der durch die Organisationseinheit repräsentierten Abteilung wider. Sie können Organisationseinheiten in Ihrer Struktur beliebig viele Funktionen zuordnen. Eine Funktion wird verwendet, um die Beteiligung einer Organisationseinheit in einem Fachbereich zu ermitteln. Diese Organisationseinheit wird in diesem Bereich in Geschäftsprozesse integriert. Beispielsweise wird eine als Verkaufsabteilung gekennzeichnete Organisationseinheit in Verkaufsprozessen und Verkaufsbelegen verwendet. Weitere Informationen finden Sie unter Funktionen [Seite 22]. Betriebswirtschaftliche Regeln und Vetoprüfungen In der Sicht Organisationsstrukturen des Work Centers Organisationsmanagement können Sie Ihre Organisationsstruktur zwar je nach Bedarf gestalten, das System gibt allerdings einige Einschränkungen vor, die sicherstellen, dass für die einzelnen Fachbereiche die richtigen organisatorischen Daten vorliegen. Das System verwendet eine Reihe von Regeln, um die Konsistenz der eingegebenen Informationen zu gewährleisten. Beim Auftreten von Inkonsistenzen werden die entsprechenden Regeln als Meldungen auf der Benutzungsoberfläche angezeigt. Die Regeln können in folgende Typen unterteilt werden: ● Betriebswirtschaftliche Regeln Um sicherzustellen, dass Ihre Struktur korrekt ist, prüft das System die Organisationsstrukturdaten. Die von Ihnen eingegebenen Daten werden mit den Fachbereichsregeln verglichen. ● Vetoprüfungen Das System überprüft die Organisationsstrukturdaten auf Konsistenz mit den Fachbereichsdaten und verhindert beispielsweise Änderungen an der Gültigkeit von Daten, die bereits in Fachbereichen verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Betriebswirtschaftliche Regeln und Vetoprüfungen [Seite 24]. Vorgesetztenzuordnung Die im Work Center Organisationsmanagement in der Sicht Organisationsstrukturen zugeordneten Vorgesetzten sind für die Genehmigung von Aufgaben zuständig. Es handelt sich dabei um Mitarbeiter oder Dienstleister, die einer Organisationseinheit als Vorgesetzter zugeordnet wurden. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgesetztenzuordnung [Seite 26]. Einrichten von Genehmigungen Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten von Genehmigungen [Seite 28]. Weitere Identifikatoren Im Organisationsmanagement können Sie Organisationseinheiten weitere Identifikatoren zuordnen. Diese Identifikatoren werden von externen Behörden zur Identifikation Ihres Unternehmens oder Teilen Ihres Unternehmens ausgestellt oder auch bei B2B-Transaktionen und anderen Transaktionen mit externen Partnern. Weitere Informationen finden Sie unter Weitere Identifikatoren im Organisationsmanagement [Seite 28]. Abweichende Betriebsstättenzuordnungen Wenn Sie eine Organisationseinheit einer Betriebsstätte zuordnen, die in der Organisationsstruktur nicht direkt darunter angesiedelt ist, wird die Zuordnung als abweichende Betriebsstättenzuordnung bezeichnet, da Sie hiermit SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 7 eine Abweichung zwischen der Standardhierarchie und der rechtlichen Hierarchie definieren. Sie legen fest, dass die Organisationseinheit rechtlich zu einem anderen geografischen Bereich innerhalb des Unternehmens gehört. Diese Funktion wird in bestimmten Fällen benötigt. Sie können damit die eigene Berichtsstruktur korrekt abbilden und eine Duplikation der Betriebsstätten im System vermeiden. Weitere Informationen finden Sie unter Abweichende Betriebsstättenzuordnungen [Seite 29]. Zeitabhängigkeit Sämtliche in der Sicht Organisationsstrukturen des Work Centers Organisationsmanagement eingegebenen Informationen sind zeitabhängig. Zeitabhängige Informationen lassen sich an die fortlaufenden Änderungen innerhalb Ihres Unternehmens anpassen, so z. B. auch die Organisationsstruktur. Weitere Informationen finden Sie unter Zeitabhängigkeit: Gültig-ab-Datum, Starttermin und Gültigkeiten [Seite 31]. Anforderungen bezüglich organisatorischer Daten für Anwendungen Folgende Dokumente enthalten Organisationsmanagementdaten, die für die Anwendungen erforderlich sind: ● Anforderungen bezüglich organisatorischer Daten für das Personalmanagement [Seite 38] ● Anforderungen bezüglich organisatorischer Daten für das Finanz- und Rechnungswesen [Seite 36] ● Anforderungen bezüglich organisatorischer Daten für das Customer Relationship Management [Seite 33] ● Anforderungen an organisatorische Daten für das Supply Chain Management (SCM) [Seite 45] ● Anforderungen an organisatorische Daten für das Lieferantenbeziehungsmanagement (SRM) [Seite 44] ● Anforderungen an organisatorische Daten für Projekte [Seite 43] Aufgaben Organisationsstruktur anlegen und bearbeiten Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 47]. Mitarbeiter zuordnen Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 50]. Vorgesetzte zuordnen Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 51]. Geschäftsdaten mithilfe von Microsoft Excel® exportieren Sie können Ihre Organisationsstruktur von der Tabellensicht der Sicht "Organisationsstrukturen" nach Microsoft Excel herunterladen. In der Diagrammansicht ist diese Downloadfunktion nicht verfügbar. Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier. 8 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen 2.2 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund 2.2.1 Organisationsmanagement Organisationsmanagement (OM) bietet einen zentralen Zugriffspunkt auf organisationsbezogene Informationen in SAP Business ByDesign. In der Sicht Organisationsstrukturen des Work Centers Organisationsmanagement können Sie die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens modellieren. Damit wird die Struktur Ihres Unternehmens definiert, die eine zusammenhängende Übersicht über Ihre Organisation aus allen unternehmerischen Perspektiven liefert. Sie besteht aus Organisationseinheiten, die Abteilungen und Unternehmensbereiche repräsentieren, und bietet eine vereinheitlichte grafische Darstellung Ihrer Organisationsdaten. Die Organisationsstruktur bildet Ihr Unternehmen ab: ● Rechtliche Hierarchie – legt beispielsweise fest, welche Organisationseinheiten zu welchem Unternehmen bzw. zu welcher Betriebsstätte gehören. ● Finanzielle Hierarchie – entlang dieser Hierarchie werden Kosten und Gewinne aggregiert. ● Berichtsstrukturhierarchie – Aufgaben der Personalverwaltung werden entlang dieser Hierarchie weitergeleitet, Anzeige von Zuständigkeiten innerhalb der Organisationsstruktur. ● Funktionshierarchie – Aufgaben und Genehmigungen im Zusammenhang mit betriebswirtschaftlichen Funktionen werden entlang dieser Hierarchie weitergeleitet. Sie bildet die Basis für die Arbeitsverteilung auf Organisations- und Mitarbeiterebene. Die im Work Center Organisationsmanagement eingegebenen Informationen werden von den verschiedenen Fachbereichen im System verwendet, um Geschäftsprozesse zu unterstützen, für die Organisationsdaten benötigt werden. Die Informationen werden z. B. dazu verwendet, um Tätigkeiten wie Genehmigungsanforderungen automatisch den zuständigen Vorgesetzten zuzuordnen. Im Rahmen der Produktivstartaufgaben verwenden Sie die vorhandenen Organisationsdiagramme, Kostenstellenstrukturen und Berichtsstrukturen der Personalverwaltung, um die Funktionen und Aufgaben der verschiedenen Abteilungen und Sparten Ihres Unternehmens zu bestimmen. Auf der Basis dieser Informationen können Sie dann eine Organisationsstruktur im Work Center Organisationsmanagement anlegen und aktivieren. Nach dem Produktivstart Ihres Systems können Sie die Organisationsstruktur Ihren sich ändernden Unternehmensanforderungen anpassen. Weitere Informationen zum Anlegen einer Organisationsstruktur finden Sie unter Leitfaden: Einrichten Ihrer Organisationsstruktur [Seite 13] und Organisationsstruktur anlegen und bearbeiten [Seite 47]. Beim Festlegen des Lösungsumfangs können Sie auch zuvor angelegte Organisationsstrukturen migrieren, z. B. wenn Sie von einem Testsystem auf ein Produktivsystem umsteigen möchten. Weitere Informationen zum Festlegen des Lösungsumfangs und zur Migration im Organisationsmanagement finden Sie unter Manuelles Einrichten oder Importieren der Organisationsstruktur. Organisationsstrukturinformationen Organisationseinheiten Im Work Center Organisationsmanagement können Sie anhand von Organisationseinheiten Ihre Organisationsstruktur anlegen. Eine Organisationseinheit ist ein Knoten, der einen Teilbereich Ihres Unternehmens darstellt. Es kann sich dabei um eine Abteilung und die zugeordneten Mitarbeitern oder um eine Darstellung der Rechtsträger handeln, z. B. ein Unternehmen. Wenn Sie die für Ihre Unternehmensanforderungen am besten geeignete Struktur anhand der Organisationsdaten ermittelt haben, können Sie die Struktur anlegen. Legen Sie dazu SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 9 die entsprechenden Einheiten an, verknüpfen Sie diese miteinander, und weisen Sie den Einheiten die gewünschten Definitionen zu. Diese Definitionen legen die Rolle der Organisationseinheiten in Ihrem Unternehmen fest. Sie können Ihre Organisationseinheit beispielsweise als Unternehmen oder als Kostenstelle definieren. Außerdem können Sie die Funktionen jeder Einheit festlegen. Die zugeordneten Funktionen bestimmen die vom System für Endbenutzer vorgeschlagenen Work Center. Weitere Informationen finden Sie unter Definitionen [Seite 24] und Funktionen [Seite 22]. Die Nummer, die für eine Organisationseinheit definiert werden kann, ist eine zentrale Nummer. Wenn Sie eine Organisationseinheit als Kostenstelle definieren, entspricht die Nummer der Organisationseinheit automatisch der Nummer der zugeordneten Definition (z. B. Kostenstelle) und kann nicht überschrieben werden. Zeitabhängigkeit: Gültig-ab-Datum, Starttermin und Gültigkeiten Alle in der Sicht Organisationsstrukturen eingegebenen Informationen sind zeitabhängig. Zeitabhängige Informationen lassen sich an die fortlaufenden Änderungen innerhalb Ihres Unternehmens anpassen, so z. B. auch die Organisationsstruktur. Gültig-ab-Datum Das Gültig-ab-Datum kann in das Feld Gültig ab eingegeben werden. Wenn Sie Start wählen, lädt das System die Organisationsstruktur, die an diesem Datum gültig ist. Jede von Ihnen vorgenommene Änderung ist ab diesem Datum gültig. Wenn Sie z. B. eine neue Organisationseinheit anlegen, wird sie ab dem aktuellen Gültig-ab-Datum und nicht ab dem aktuellen Systemdatum gültig sein. Da das Gültig-ab-Datum besonders wichtig ist, stellen Sie sicher, dass es sich um das korrekte Datum handelt, bevor Sie Änderungen in einer neuen Sitzung im Planungsbereich vornehmen. Das System unterstützt Sie, indem es sich das Gültig-ab-Datum merkt, das Sie beim letzten Sichern der Organisationsstruktur verwendet haben. Beachten Sie, dass Sie in der Organisationsstruktur Änderungen an verschiedenen Gültig-ab-Daten vornehmen können (in einer Sitzung). Die Aktivierung der Organisationsstruktur ist zeitunabhängig, d. h. alle Datenänderungen werden in die aktive Version übernommen. Es macht keinen Unterschied, welches Gültig-ab-Datum bei der Aktivierung festgelegt wird, d. h., das Gültig-ab-Datum der Daten und das Aktivierungsdatum sind voneinander unabhängig. Starttermin Der Starttermin ist das initiale Gültig-ab-Datum, das Sie beim ersten Einrichten Ihrer Organisationsstruktur verwenden. Dieses Datum sollte sorgfältig ausgewählt werden. Bevor Sie eine Organisationseinheit anlegen, geben Sie den eindeutigen Starttermin an, der für die gesamte Organisationsstruktur verwendet werden soll. Dieser sollte kurz vor dem Übergang in das SAP-Business-ByDesign-System liegen, sodass die im System vorhandenen Daten den realen Zustand Ihres Unternehmens zu dem Zeitpunkt wiedergeben. Verwenden Sie das älteste Datum aus der folgenden Liste als Starttermin für Ihre Organisationsstruktur: 10 ● Erster Tag der Migrationsgeschäftsperiode für Hauptbucheröffnungssalden. Dieses Datum liegt üblicherweise einen Monat vor Ihrem Produktivstartdatum. ● Wenn Sie Anlagen migrieren möchten, ist dies der erste Tag des aktuellen Geschäftsjahres. Beachten Sie, dass "Betriebsdaten" Ihrer Anlagen hier nicht von Bedeutung sind. ● Erster Tag des Migrationsgeschäftsmonats für Hauptbucheröffnungssalden. Wenn Sie Beträge in früheren Geschäftsperioden buchen möchten, muss die Geschäftsperiode geöffnet werden, und die entsprechenden Organisationsdaten (Unternehmen, Kostenstellen usw.) müssen vorhanden sein. ● Das Migrationsdatum für Ihre Mitarbeiter, d. h. das Datum, ab dem Mitarbeiter Organisationseinheiten zugeordnet werden sollen. Eine Mitarbeiterzuordnung ist Voraussetzung für das Zuordnen eines Mitarbeiters als Vorgesetzten zu einer Organisationseinheit. Beachten Sie, dass Sie Mitarbeiter für Daten, die vor dem Starttermin der Organisationsstruktur liegen, in das System migrieren können. Der Starttermin muss also nicht auf das erste Einstellungsdatum Ihres Mitarbeiters gesetzt werden. © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen Sobald Sie Ihren Starttermin gewählt haben, verwenden Sie diesen als einziges Gültig-ab-Datum für alle Einrichtungsaktivitäten der Erststruktur und für die Definition oder funktionale Zuordnungen. Zeiträume und Gültigkeiten Das Gültig-ab-Datum und der Starttermin dienen der Ermittlung von Gültigkeiten der Organisationseinheiten. Mithilfe der Registerkarte Zeiträume können Sie die Gültigkeit Ihrer Organisationseinheiten und zugehörige Eigenschaften ändern. Sie können die Gültigkeit einer Organisationseinheit folgendermaßen ändern: ● Starttermin auf einen zukünftigen Termin verschieben ● Endtermin auf einen früheren Termin verschieben ● Start- und Endtermin verschieben Die Änderung von Terminen ist nur möglich, wenn keine Geschäftsbelege aus Anwendungen die Organisationsdaten in diesem Zeitrahmen verwenden. Ansonsten treten Fehlermeldungen auf. Sie können offene Geschäftsbelege in der Übersicht Organisationseinheit anzeigen, um die Kürzung von Zeiträumen und daraus resultierende Inkonsistenzen in Geschäftsbelegen zu vermeiden. Der Zeitraum einer Einheit wird durch den Zeitraum der übergeordneten Einheit begrenzt. Bei der Verlängerung des Zeitraums einer untergeordneten Organisationseinheit dürfen die Grenzen des Zeitraums der übergeordneten Organisationseinheit nicht überschritten werden. Wenn Sie den Zeitraum einer übergeordneten Einheit auf der Registerkarte Zeiträume weiter zurück in die Vergangenheit legen (den Starttermin auf einen früheren Termin setzen), wird der Zeitraum der untergeordneten Einheiten dem übergeordneten Zeitraum automatisch angepasst. Wenn Sie den Zeitraum einer übergeordneten Einheit verkürzen müssen, aber die Zeiträume der untergeordneten Einheiten beibehalten möchten, können Sie die untergeordneten Einheiten durch Verschieben anderen übergeordneten Einheiten mit identischem Zeitraum zuordnen. Stellen Sie stets sicher, dass alle untergeordneten Einheiten an die neuen Zeiträume angepasst bzw. durch Verschieben neu zugeordnet wurden. Bei Inkonsistenzen werden entsprechende Fehlermeldungen angezeigt, z. B. beim Prüfen der Organisationsstruktur oder bei der Aktivierung. ● Wenn Sie die Gültigkeit der Organisationseinheiten erweitern möchten, beginnen Sie mit der obersten Organisationseinheit, und arbeiten Sie die Einheiten nach unten ab. Wenn Sie die Gültigkeit Ihrer Organisationseinheiten verringern möchten, z. B. durch Setzen eines späteren Starttermins, beginnen Sie mit den Organisationseinheiten am unteren Ende des Baums, und arbeiten Sie die Einheiten nach oben ab. ● Setzen Sie das erste Datum auf der Registerkarte Zeiträume auf das neue gewünschte Datum. Sie werden merken, dass alle anderen Daten für die Merkmale dieser Organisationseinheit ebenfalls in dieses Datum geändert werden, sofern die Merkmale der Organisationseinheit nicht bereits über andere Start- und Endtermine verfügen. In diesem Fall ändert das System die Gültigkeit dieser Merkmale nicht. ● Wiederholen Sie diese Schritte für jede Organisationseinheit der Hierarchie. Übersicht Organisationseinheit Die Übersicht Organisationseinheit zeigt eine Momentaufnahme einer ausgewählten Organisationseinheit für das angegebene Gültig ab-Datum. Sie bietet Informationen über die Merkmale der Organisationseinheit, z. B. ob es sich bei der Organisationseinheit um eine Abteilung oder eine Kostenstelle handelt. Zudem listet sie die zugeordneten Funktionen auf und bietet eine Übersicht über die Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten. Die Übersicht Organisationseinheit zeigt auch offene Geschäftsbelege im System an. Diese werden mit Bezug zum aktuellen Datum und nicht zum eingegebenen Gültig-ab-Datum abgerufen. Wenn Sie dann die Gültigkeit der Organisationseinheit ändern oder einschränken möchten, können Sie vor dem Festlegen des Endtermins einer Organisationseinheit die Übersicht Organisationseinheit aufrufen, um die Anzahl der offenen Belege im System anzuzeigen, z. B. den Betrag der offenen Rechnungen für eine Kostenstelle einer Organisationseinheit. Sie können auf die Übersicht Organisationseinheit folgendermaßen zugreifen: SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 11 ● Über das Kontextmenü einer Organisationseinheit (klicken Sie dazu unten rechts in der Organisationseinheit auf das Dreieck) ● Durch Auswahl der entsprechenden Organisationseinheit und Drücken der Drucktaste Navigieren ● Durch Auswahl der Nummer/des Namens einer beliebigen Organisationseinheit, die auf der Benutzungsoberfläche mit einem Link angezeigt wird Mit der Drucktaste Alles anzeigen in der Übersicht Organisationseinheit können Sie einen detaillierten Abriss der Eigenschaften, Funktionen und Mitarbeiter der Organisationseinheit sowie der Arbeitsverteilung abrufen. Die in der Übersicht Organisationseinheit angezeigten Daten sind nur für die ausgewählte Organisationseinheit relevant. Die Übersicht enthält keine Zusammenfassung der Daten, die in den nachfolgenden untergeordneten Organisationseinheiten enthalten sind, wenn sich unterhalb der ausgewählten Organisationseinheit ein Teilbaum befindet. Regeln und Prüfungen Sie können Ihre Organisationsstruktur im Work Center Organisationsmanagement frei modellieren. Allerdings müssen die Fachbereiche im System mit konsistenten Daten arbeiten. Das System verwendet eine Reihe von Regeln, um die Konsistenz der eingegebenen Informationen mit den Anforderungen eines Fachbereichs sicherzustellen. Beispielsweise erfordern Finanzdaten im System mindestens eine Organisationseinheit, die als Kostenstelle gekennzeichnet ist. Wenn Sie Ihre Struktur mit der Drucktaste Prüfen überprüfen, zeigt das System diese Inkonsistenzen in Form von Fehlermeldungen an. Sie müssen diese Meldungen aufarbeiten, um die Organisationsstruktur aktivieren zu können. Es gibt zwei Arten von Systemprüfungen: betriebswirtschaftliche Regeln und Vetoprüfungen. Betriebswirtschaftliche Regeln sind die obligatorischen Beziehungen zwischen Organisationseinheiten oder Eigenschaften, die in Ihrer Struktur vorhanden sein müssen. Beispielsweise muss ein Unternehmen immer über eine Standardadresse verfügen. Vetoprüfungen werden im System von den verschiedenen Fachbereichen auferlegt, um sicherzustellen, dass Geschäftsprozesse oder Fachbereichsdaten nicht von Organisationsänderungen invalidiert werden. Beispielsweise ist für Finanzdaten keine Änderung der Gültigkeit einer Organisationseinheit zulässig, bei der es sich um eine Kostenstelle mit einem offenen Saldo handelt. Weitere Informationen finden Sie unter Betriebswirtschaftliche Regeln und Vetoprüfungen [Seite 24]. Aktivieren Ihrer Organisationsstruktur Um Ihre Organisationsstruktur zu aktivieren, müssen alle Regeln für jeden Zeitpunkt erfüllt werden. Bei der Modellierung Ihrer Organisationsstruktur treten temporäre Inkonsistenzen auf. Deshalb kann die Organisationsstruktur in zwei verschiedenen Systembereichen vorkommen: im Planungsbereich und im Aktiven Bereich. Der Aktive Bereich im Work Center Organisationsmanagement ist schreibgeschützt. Wenn Sie die Sicht Organisationsstrukturen wählen, wird die Standardsicht angezeigt. Nur die unter Aktiver Bereich angezeigte Organisationsstruktur enthält aktive Daten, die von den Fachbereichen im System verwendet werden. Sie können auf den Planungsbereich zugreifen, indem Sie die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen bearbeiten aufrufen oder unter Aktiver Bereich die Option Bearbeiten wählen. Im Planungsbereich können Sie die Organisationsstruktur anlegen, bearbeiten, planen und testen. Erst wenn alle Regeln erfüllt wurden, können Sie die Organisationsstruktur aktivieren. Wenn Sie die Organisationsstruktur aktivieren, sind die enthaltenen Daten sofort für alle Fachbereiche im System verfügbar. Ihre Änderungen werden in die vorhandene aktive Struktur übernommen und unter Aktiver Bereich angezeigt. Tipps für Aktivierung: Betriebswirtschaftliche Regeln und Vetoprüfungen auflösen ● 12 Überprüfen Sie vor der Aktivierung immer Ihre Änderungen über die Schaltfläche Prüfen © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C . SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen ● Überprüfen Sie die Zeiträume der in einer Fehlermeldung angezeigten Organisationseinheiten. Wenn Sie die Organisationsstruktur ändern, kann dies die Beziehung zwischen den Organisationseinheiten zu einem Zeitpunkt auflösen. ● Verwenden Sie zum Ändern der Gültigkeit einer Organisationseinheit die Übersicht Organisationseinheit als Anleitung. Offene Geschäftsbelege dieser Organisationseinheit sollten vor dem Ändern der Gültigkeit der Organisationseinheit geschlossen werden. Arbeitsverteilung Arbeitsverteilungsregeln regeln die Zuordnung von Arbeit zu Organisationseinheiten und Mitarbeitern. Aufgaben sind in SAP Business ByDesign standardmäßig für alle Benutzer sichtbar, die über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen. Allerdings muss bei einigen Geschäftsprozessen die zuständige Abteilung oder der zuständige Mitarbeiter für eine Tätigkeit ermittelt werden. Für diese Bereiche können Sie Arbeitsverteilungsregeln definieren, mit denen Sie Geschäftsbelege und Aufgaben automatisch bestimmten Organisationseinheiten oder Mitarbeitern zuordnen können. Weitere Informationen finden Sie unter Arbeitsverteilung [Seite 58]. 2.2.2 Leitfaden: Einrichten Ihrer Organisationsstruktur Dieses Dokument unterstützt Sie in der Sicht Organisationsstrukturen des Work Centers Organisationsmanagement bei der Einrichtung Ihrer Organisationsstruktur. Halten Sie sich beim Einrichten Ihrer Organisationsstruktur an diesen Leitfaden, um Inkonsistenzen und Probleme bei der Aktivierung zu vermeiden. Beachten Sie, dass das Dokument in Verbindung mit den Hintergrundinformationen und Anleitungen des Leitfadens Organisationsstrukturen – Quick Guide [Seite 5] zu verwenden ist. Abhängig von der Größe und Komplexität Ihres Unternehmens kann diese Aufgabe mehrere Stunden in Anspruch nehmen. Beachten Sie, dass es möglicherweise mehrere Möglichkeiten gibt, Ihr Unternehmen im System zu modellieren. Möglicherweise müssen Sie Ihre Organisationsstruktur nach der Aktivierung anpassen, damit diese Ihren Prozessen entspricht, oder um Organisationsänderungen widerzuspiegeln. Bei der Arbeit im Organisationsmanagement müssen Sie Bildschirmtexte aktivieren. Bildschirmtexte liefern kontextspezifische Informationen, wenn Sie den Cursor über ein Feld bewegen. Um Bildschirmtexte zu aktivieren, wählen Sie Personalisieren Meine Einstellungen Primäre Hilfe Weitere Bildschirmerklärungstexte anzeigen . Allgemeine Überlegungen Alle relevanten Informationen erfassen Bevor Sie mit dem Modellieren Ihrer Organisationsstruktur beginnen, erfassen Sie die folgenden Informationen: ● Eine Liste aller registrierten Entitäten (Unternehmen) ● Eine Liste der wichtigsten Standorte, an denen sich Teile dieser Unternehmen befinden ● Eine Übersicht über Ihre Berichtsstruktur (Mitarbeiter und Vorgesetzte) ● Eine Übersicht über die von Ihren Mitarbeitern übernommenen Aufgaben und Zuständigkeiten (Abteilungen und deren Zuständigkeiten) SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 13 ● Informationen bezüglich Ihrer internen und externen Berichtsstruktur (Kostenstellen, Profit-Center, Segmente) Ihre Organisationsstruktur skizzieren Es kann sich als hilfreich erweisen, alle relevanten Informationen in einer Skizze zu erfassen, bevor Sie die Organisationsstruktur im System modellieren. Eine Skizze kann während des Erfassens von Informationen problemlos geändert werden. Wenn Sie sich jedoch sicher fühlen, können Sie auch direkt im System arbeiten. Hier ein Beispiel für einen Entwurf einer Organisationsstruktur: Nur bei abgeschlossener Organisationsstruktur aktivieren Sobald Sie eine genaue Vorstellung davon haben, wie Ihre Organisationsstruktur aussehen soll, können Sie Ihre Ideen im System umsetzen. Die Aktivierung des Modells sollte der letzte Schritt des Einrichtungsprozesses sein. Nach der Aktivierung sind folgende Elemente der Organisationsstruktur fixiert und können nicht mehr geändert werden: ● Alle Nummern Ihrer Organisationseinheiten sind dauerhaft fixiert. Es gibt keine Möglichkeit, diese nach der Aktivierung zu ändern. ● Für jedes Unternehmen wird ein entsprechender Geschäftspartner angelegt. Nach der Aktivierung kann ein Unternehmen nicht mehr gelöscht werden. ● Für jede Betriebsstätte wird ein entsprechender Standort angelegt. Nach der Aktivierung kann die Beziehung zwischen Unternehmen und Betriebsstätte nicht mehr geändert und die Betriebsstätte nicht mehr gelöscht werden. Beim Modellieren der Organisationsstruktur empfiehlt es sich, diese regelmäßig über die Drucktaste Prüfen zu testen. Da die Organisationsstruktur einige betriebswirtschaftliche Regeln einhalten muss, die für die Richtigkeit der Daten sorgen, könnte am Ende eine lange Liste an Fehlermeldungen angezeigt werden, wenn Sie zwischendurch keine Prüfungen durchführen. Weitere Informationen über betriebswirtschaftliche Regeln finden Sie unter Betriebswirtschaftliche Regeln und Vetoprüfungen [Seite 24]. 14 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen Beachten Sie, dass Sie innerhalb der Organisationsstruktur für verschiedene Gültig-ab-Daten in einer Sitzung Änderungen vornehmen können. Die Aktivierung der Organisationsstruktur ist zeitunabhängig, d. h. alle Datenänderungen werden in die Planungsversion übernommen. Es macht keinen Unterschied, welches Gültig-abDatum zum Zeitpunkt der Aktivierung gesetzt ist. Allgemeine Aspekte der Organisationsstruktur Es gibt zwei Richtungen, in die Sie Organisationsinformationen für die Eingabe in das System erfassen sollten: ● Die Rückwärtssicht, bestehend aus Rechtsträgern (Unternehmen und Betriebsstätten) in Ihrem Unternehmen ● Die Vorwärtssicht, die sich damit beschäftigt, wie Personen und Arbeit im Unternehmen organisiert sind Beide Sichten müssen in der Organisationsstruktur zusammengeführt werden, bei gleichzeitiger Berücksichtigung zukünftiger Aspekte, z. B. Finanzberichterstattung. Starttermin Bevor Sie eine Organisationseinheit anlegen, definieren Sie den eindeutigen Starttermin, der für die gesamte Organisationsstruktur verwendet werden soll. Dieser sollte kurz vor dem Übergang in das SAP-Business-ByDesignSystem liegen, sodass die im System vorhandenen Daten den realen Zustand Ihres Unternehmens zu dem Zeitpunkt wiedergeben. Verwenden Sie das älteste Datum aus der folgenden Liste als Starttermin für Ihre Organisationsstruktur: ● Erster Tag der Migrationsgeschäftsperiode für Hauptbucheröffnungssalden. Dieses Datum liegt üblicherweise einen Monat vor Ihrem Produktivstartdatum. ● Wenn Sie Anlagen migrieren möchten, ist dies der erste Tag des aktuellen Geschäftsjahres. Beachten Sie, dass "Betriebsdaten" Ihrer Anlagen hier nicht von Bedeutung sind. ● Erster Tag des Migrationsgeschäftsmonats für Hauptbucheröffnungssalden. Wenn Sie Beträge in früheren Geschäftsperioden buchen möchten, muss die Geschäftsperiode geöffnet werden, und die entsprechenden Organisationsdaten (Unternehmen, Kostenstellen usw.) müssen vorhanden sein. ● Das Migrationsdatum für Ihre Mitarbeiter, d. h. das Datum, ab dem Mitarbeiter Organisationseinheiten zugeordnet werden sollen. Eine Mitarbeiterzuordnung ist Voraussetzung für das Zuordnen eines Mitarbeiters als Vorgesetzten zu einer Organisationseinheit. Beachten Sie, dass Sie Mitarbeiter für Daten, die vor dem Starttermin der Organisationsstruktur liegen, in das System migrieren können. Der Starttermin muss also nicht auf das erste Einstellungsdatum Ihres Mitarbeiters gesetzt werden. Sobald Sie Ihren Starttermin gewählt haben, verwenden Sie diesen als einziges Gültig-ab-Datum für alle Einrichtungsaktivitäten der Erststruktur und für die Definition oder funktionale Zuordnungen. Prüfen Sie, ob das korrekte Datum gesetzt ist, bevor Sie Änderungen in einer neuen Sitzung im Planungsbereich vornehmen. Das System unterstützt Sie, indem es sich das Gültig-ab-Datum merkt, das Sie beim letzten Sichern der Organisationsstruktur verwendet haben. Bei Bedarf können Sie die Starttermine Ihrer Organisationseinheiten wie folgt über die Benutzerschnittstelle korrigieren: 1. Wechseln Sie zur Registerkarte Zeiträume. Wenn Sie die Gültigkeit der Organisationseinheiten erweitern möchten, beginnen Sie mit der obersten Organisationseinheit, und arbeiten Sie die Einheiten nach unten ab. Wenn Sie die Gültigkeit Ihrer Organisationseinheiten verringern möchten, z. B. durch Setzen eines späteren Starttermins, beginnen Sie mit den Organisationseinheiten am unteren Ende des Baums, und arbeiten Sie die Einheiten nach oben ab. 2. Setzen Sie das erste Datum auf der Registerkarte Zeiträume auf das neue gewünschte Datum. Sie werden merken, dass alle anderen Daten für die Merkmale dieser Organisationseinheit ebenfalls auf dieses Datum SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 15 geändert werden, sofern die Merkmale der Organisationseinheit nicht bereits über andere Start- und Endtermine verfügen. In diesem Fall lässt das System die Gültigkeit dieser Merkmale unverändert. 3. Arbeiten Sie den Baum ab, und führen Sie Schritt 2 für jede Organisationseinheit aus. Nummern und Namen der Organisationseinheit Beachten Sie beim Zuordnen von Nummern zu Organisationseinheiten, dass Endbenutzer die Nummern beim Arbeiten im System häufig eingeben, z. B. zum Identifizieren einer Kostenstelle oder des Unternehmens eines ProfitCenters. Sorgen Sie dafür, dass die Nummern der Organisationseinheiten einfach einzugeben sind. Eine Möglichkeit ist, einen Buchstaben gefolgt von 3 bis 4 Ziffern zu verwenden, z. B. C1000, C1100, C1200. Der Buchstabe C steht für einen Bereich im Unternehmen, und die Nummerierung erfolgt hierarchisch. Binden Sie keine Bedeutungen in die Einheitennummer ein, z. B. KS für Kostenstellen oder PC für Profit-Center. Nach der ersten Aktivierung einer Organisationseinheit kann deren Nummer nicht mehr geändert werden. Stellen Sie sicher, dass Ihre Organisationseinheiten unternehmensübergreifend über einen eindeutigen Namen verfügen. Dies ist erforderlich, da beim Arbeiten mit Organisationsdaten im System manchmal nur der Name im Bild sichtbar ist. Es wäre daher nicht hilfreich, drei Abteilungen mit dem Namen "Verkauf" (auch über die Unternehmensgrenzen hinaus) zu haben. Rechtsform Unternehmen Alle Ihre Rechtsträger sollten als Unternehmen im System modelliert werden. Auch Unternehmen ohne Anlagenverwaltung, z. B. Briefkastenfirmen, sollten als separater Knoten in der Struktur angelegt werden. Es sollte jedoch kein Rechtsträger als zwei Organisationseinheiten in der Organisationsstruktur modelliert werden. Das System legt für jedes Unternehmen einen Geschäftspartner an und verknüpft diesen bei der Aktivierung mit dem Unternehmen. Dieser Geschäftspartner kann dann verwendet werden, um das Unternehmen in den relevanten Geschäftsprozessen darzustellen, z. B. unternehmensübergreifende Übertragungen. Der Geschäftspartner hat dieselbe Nummer wie das Unternehmen. Wenn Sie ein andere Nummer verwenden möchten, können Sie diese im Feld "Interner Geschäftspartner" in den weiteren Identifikatoren Ihres Unternehmens angeben, zu finden auf der Registerkarte "Allgemein" der Sicht "Organisationsstrukturen". Es wird empfohlen, die Definitionen für Unternehmen und Betriebsstätte nicht auf derselben Organisationseinheit festzulegen. Sie sollten das Unternehmen auf der obersten Ebene und die Betriebsstätte auf der Ebene darunter festzulegen, wie in der obigen Grafik dargestellt. Umgebungen für mehrere Unternehmen Wenn Sie in Ihrer Organisationsstruktur mehr als ein Unternehmen modellieren müssen, gibt es dafür mehrere Möglichkeiten: 16 ● Nebeneinander mit separaten Strukturen ● Nebeneinander mit einem gemeinsamen übergeordneten Knoten ● Gestapelt, um beispielsweise rechtliche unternehmensübergreifende Konstellationen auszudrücken © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen Die Modellierung sollte auf Grundlage der bevorzugten Anzeige der Organisationsstruktur ausgewählt werden. Alle Optionen sind korrekt. Diese Auswahl hat keine Auswirkung auf die Funktion des Systems. Ein Stapeln der Unternehmen beinhaltet keine explizite oder implizite Konsolidierung der Finanzdaten der Unternehmen. Betriebsstätten Eine Betriebsstätte definiert die Organisationseinheit als Repräsentation des Unternehmens innerhalb eines geografischen Gebiets, das einer ähnlichen Versteuerung unterliegt und über eine eindeutige Materialbewertung verfügt. Daher kann eine Betriebsstätte zum Beispiel ein Ort oder eine Stadt sein, selbst wenn Ihr Unternehmen in diesem Ort bzw. dieser Stadt mehrere Adressen hat. Sie müssen für jedes Unternehmen im System mindestens eine Betriebsstätte anlegen. Es wird empfohlen, die Definition Betriebsstätte einer Organisationseinheit eine Ebene unterhalb der Organisationseinheit Unternehmen zuzuordnen. Um zu entscheiden, ob Sie einen Standort Ihres Unternehmens als separate Betriebsstätte modellieren sollten, muss Folgendes eingehalten werden: ● Die gesamten Geschäftsaktivitäten unterliegen einheitlichen steuerlichen Gegebenheiten, z. B. verfügen alle Mitarbeiter an diesem Standort über dieselbe Finanzbehörde ● Die Materialbewertung ist von anderen Standorten getrennt ● Finanzdaten für Materialien werden separat von anderen Standorten verwaltet Beim Aktivieren der Betriebsstätte wird automatisch ein Standort angelegt und mit der Betriebsstätte verknüpft. Die Betriebsstätte repräsentiert die rechtlichen Aspekte des Standorts, wohingegen der Standort die geografischen und logistischen Aspekte repräsentiert. Der Standort kann dann in der Supply Chain und im Lagerbereich zum Definieren weiterer untergeordneter logistischer Entitäten verwendet werden, z. B. Lager, Servicestellen, Lagerorte usw. Halten Sie beim Anlegen Ihrer Betriebsstätte Folgendes ein: ● Wählen Sie den Namen der Betriebsstätte auf Grundlage des Standorts und des Unternehmens. Beispielsweise könnte die Betriebsstätte von Akron Heating in London "Akron Heating London" heißen. ● Fassen Sie die Unternehmens- und Betriebsstättendefinitionen nicht auf demselben Knoten zusammen. Wenn zu einem späteren Zeitpunkt das Unternehmen verschoben oder dessen Adresse geändert werden muss, ist dies nicht möglich, ohne auch die Betriebsstätte zu verschieben. Die Betriebsstätten sollten sich unterhalb der Unternehmensebene befinden. SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 17 Wenn sich ein großer Teil Ihres Unternehmens, z. B. Ihr Firmensitz, an einer Ihrer Betriebsstätten befindet, sollten Sie weiterhin wie oben beschrieben vorgehen und die Betriebsstätte unterhalb des Unternehmens modellieren. Berichtsstruktur und Abteilungsstruktur Das Einrichten der Abteilungsstruktur Ihres Unternehmens hilft Ihnen bei der Festlegung, welche Organisationseinheiten Sie im System benötigen. Wenn Ihr Unternehmen bereits in Abteilungen organisiert ist, sollten Sie diese zuerst modellieren. Anschließend können Sie die Mitarbeiter zuordnen, die in diesen Abteilungen arbeiten. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen nicht über eine Abteilungsstruktur verfügen, erstellen Sie eine Liste der Einzelpersonen, die in Ihrem Unternehmen arbeiten, und gruppieren Sie diese, indem Sie für jede Person die folgenden Fragen beantworten: ● Welche Work Center werden verwendet? (zum Beispiel Hauptbuch, Bestellanforderungen und Bestellungen, Kundenrechnungen) ● Welcher Kostenstelle sind sie zugeordnet? ● Wer ist ihr Vorgesetzter? ● In welchem Unternehmen und welcher Betriebsstätte sind sie beschäftigt? Beachten Sie, dass ein Mitarbeiter aktuell nur über jeweils ein Beschäftigungsverhältnis verfügen kann. Daher kann der Mitarbeiter nur einer Organisationseinheit zugeordnet sein. Abweichungen zwischen der rechtlichen Hierarchie und der Berichtshierarchie Wenn Sie die Abteilungen in Ihrer Organisationsstruktur identifiziert haben, müssen Sie diese hierarchisch im System anordnen. Auch wenn in den meisten Fällen die Berichtshierarchie (wem Sie Bericht erstatten müssen) und die rechtliche Hierarchie (rechtliche und geografische Zugehörigkeit einer Abteilung) einander entsprechen, gibt es Fälle, in denen diese Hierarchien voneinander abweichen. In diesem Fall ist in unserem Modell die Berichtshierarchie die führende und sichtbare Hierarchie, und die rechtliche Hierarchie kann durch Eingabe einer abweichenden Zuordnung zur korrekten Betriebsstätte bearbeitet werden. Sie sollten zuerst alle Abteilungen auf Grundlage ihrer Berichtsstrukturen einrichten. Wenn sich danach eine Abteilung nicht unterhalb der korrekten Betriebsstätte befindet, legen Sie die korrekte Betriebsstätte im Feld "Gehört zu" auf der Registerkarte "Definitionen" der Sicht "Organisationsstrukturen" fest. Typische Beispiele für Abweichungen sind: ● 18 Linienmanagement über Regions-, Unternehmens- oder Landesgrenzen hinaus. In diesem Beispiel befindet sich Abteilung C lokal und rechtlich im Unternehmen im Ausland, erstattet aber dem Heimatunternehmen Bericht. © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen ● Zentrales Linienmanagement für dezentrale Funktionen. In diesem Beispiel sind die Verkaufs- und Serviceabteilungen auf zwei Betriebsstätten aufgeteilt und erstatten der leitenden Verkaufs- bzw. der leitenden Serviceabteilung (dargestellt durch die Funktionen "Verkaufsorganisation" und "Serviceorganisation") in der Hauptbetriebsstätte Bericht. Weitere Informationen finden Sie unter Abweichende Betriebsstättenzuordnungen [Seite 29]. Funktionen und Arbeitsverteilung Wenn Sie die Abteilungen und beliebige zusätzliche Organisationseinheiten modelliert haben, die Sie in Ihrer Organisationsstruktur benötigen, müssen Sie die Organisationseinheiten kennzeichnen, die funktionale Zuständigkeiten haben. Es stehen mehrere Funktionen in anwendungsspezifischen Gruppierungen zur Auswahl. Durch die Zuordnung einer oder mehrerer Funktionen zu einer Organisationseinheit wird diese Teil der funktionalen Organisation des Unternehmens. Das bedeutet, dass das System die entsprechenden Work Center für die Zuordnung zu Mitarbeitern vorschlägt, die diesen Organisationseinheiten zugeordnet sind. Wenn die Funktion "Qualitätssicherung" einer Organisationseinheit zugeordnet ist, werden für jeden dieser Organisationseinheit SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 19 zugeordneten Mitarbeiter im Work Center "Anwendungs- und Benutzerverwaltung" die Work Center "Qualitätsplanung" und "Qualitätslenkung" zur Zuordnung vorgeschlagen. Zusätzlich werden die Funktionen verwendet, um die Standardeigentümer für Aufgaben und Belege in den Bereichen "Supply-Chain-Planung", "Customer Relationship Management" und "Lieferantenbeziehungsmanagement" zu ermitteln. Diese Standardfestlegung erfolgt durch Arbeitsverteilungsregeln. Diese Regeln enthalten einen speziellen Parametersatz, auf dessen Grundlage ein Beleg einer Organisationseinheit zugeordnet wird. Sie können beispielsweise wählen, dass alle Kundenaufträge, die sich auf Frankreich, Spanien und Portugal beziehen, Ihrer Verkaufsabteilung "Verkauf Südeuropa" zugeordnet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Funktionen [Seite 22] und Arbeitsverteilung [Seite 58]. Anwendungsspezifische Aspekte der Organisationsstruktur Dieser Abschnitt bietet nützliche Informationen bezüglich anwendungsspezifischer Aspekte der Konfiguration Ihrer Organisationsstruktur. Customer Relationship Management Im Verkauf und im Service sind die wichtigsten Funktionen "Verkaufsorganisation" und "Serviceorganisation". Diese Funktionen definieren die oberste (höchste Ebene) Organisationseinheit Ihrer Verkaufs- oder Servicehierarchie. Anschließend definieren Sie Ihre Verkaufs- und Serviceprozesse für diese Organisationseinheiten in den relevanten Work Centern. Alle anderen Verkaufs- und Serviceabteilungen müssen sich unterhalb dieser Ebene befinden. Aus diesem Grund kann sich eine Funktion "Verkaufsorganisation" nicht ober- oder unterhalb einer anderen Funktion "Verkaufsorganisation" befinden. Gleiches gilt für die Funktion "Serviceorganisation". Weitere Informationen finden Sie unter Anforderungen bezüglich organisatorischer Daten für das Customer Relationship Management [Seite 33]. Finanzwesen Kostenstellen Wenn eine Organisationseinheit eine tatsächliche Kostenstelle darstellt, sollten Sie dieser die zugehörigen Definitionen in der Organisationsstruktur zuordnen. Die meisten Abteilungen in Ihrem Unternehmen könnten Kostenstellen sein. Kostenstellen, die keine physischen Kosten generierenden Organisationseinheiten des Unternehmens darstellen und nur dazu dienen, um bestimmte Kosten zu erfassen und umzulegen, z. B. die Telefonrechnung des Unternehmens, sollten ebenfalls als Organisationseinheiten modelliert werden. Es wird empfohlen, außerdem den Kostenstellentyp anzulegen und zu verwalten. Weitere Informationen finden Sie unter Kostenstelle. 20 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen Profit-Center-Rechnung Eine Voraussetzung für die Einrichtung ist, dass Sie "Profit-Center-Rechnung" in der betriebswirtschaftlichen Konfiguration aktiviert haben. Sobald diese Option aktiviert ist, müssen Sie mindestens eine Organisationseinheit mit der Profit-Center-Definition für jede Betriebsstätte und ein Segment in jeder Organisationsstruktur modellieren. Ein Segment ist der Einstiegsknoten der Profit-Center-Hierarchie. Weitere Informationen zur Konfiguration der Organisationsstruktur für "Finanzen" finden Sie unter Anforderungen bezüglich organisatorischer Daten für das Finanz- und Rechnungswesen [Seite 36]. Supply Chain Management Eine Voraussetzung für die Einrichtung des Supply Chain Managements ist das Festlegen der Definitionen für das Unternehmen, die Betriebsstätte und die Kostenstelle in Ihrer Organisationsstruktur. Sobald Sie die Betriebsstätte aktivieren, legt das System automatisch einen Standort mit derselben Nummer wie die Betriebsstätte an. Dieser Standort kann dann zum Einrichten aller für die Supply Chain relevanten Stammdaten verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Anforderungen an organisatorische Daten für das Supply Chain Management (SCM) [Seite 45]. Lieferantenbeziehungsmanagement Eine Voraussetzung für die Einrichtung des Lieferantenbeziehungsmanagements ist das Festlegen der Definitionen für das Unternehmen, die Betriebsstätte und die Kostenstelle in Ihrer Organisationsstruktur. Sobald Sie die Betriebsstätte aktivieren, legt das System automatisch einen Standort an, an den Waren geliefert werden können. Sie sollten gegebenenfalls auch die Funktionen "Operative Beschaffung", "Strategischer Einkauf" und "Lieferantenrechnung" festlegen. Weitere Informationen finden Sie unter Anforderungen an organisatorische Daten für das Lieferantenbeziehungsmanagement (SRM) [Seite 44]. Personalmanagement Eine Voraussetzung für die Einrichtung des Personalmanagements ist das Festlegen der Definitionen für das Unternehmen, die Betriebsstätte, die Kostenstelle und die Abteilung in Ihrer Organisationsstruktur. Außerdem sollten Sie für Ihre Organisationseinheiten Stellen definieren und Vorgesetzte verwalten. Weitere Informationen finden Sie unter Anforderungen bezüglich organisatorischer Daten für das Personalmanagement [Seite 38]. SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 21 Finalisierung und Checkliste Aktivieren Sie Ihre Organisationsstruktur, damit diese allen Geschäftsprozessen in Ihrem System zur Verfügung steht. Wenn das System bei der Aktivierung Fehlermeldungen ausgibt, beheben Sie diese nacheinander, und befolgen Sie die bereitgestellten Anweisungen. Wenn das System die Organisationsstruktur erfolgreich aktiviert und Ihre Prozesse oder Anwendungen ein unerwartetes Verhalten aufweisen, prüfen Sie die folgende Liste mit gesammelten Hinweisen, bevor Sie einen Vorfall anlegen: ● Starttermin Ihrer Organisationsstruktur Haben Sie für Ihre Organisationsstruktur den korrekten Starttermin definiert? Wählen Sie beim ersten Einrichten Ihrer Organisationsstruktur für alle Organisationseinheiten dasselbe Gültig-ab-Datum aus. ● Rechtsträger Werden alle Rechtsträger genau durch ein Unternehmen im System dargestellt? ● Wichtige Standorte Ihres Unternehmens Sind alle Betriebsstätten in Ihrem System modelliert? Für jedes Unternehmen muss mindestens eine Betriebsstätte vorhanden sein. Sie sollten Ihre Betriebsstätten jedoch unterhalb des Unternehmens und nicht auf derselben Ebene modellieren. ● Verkaufs- und Servicestruktur Wenn Sie Verkauf oder Services verwenden, haben Sie "Verkaufsorganisation" oder "Serviceorganisation" oberhalb Ihrer Verkaufs- oder Serviceabteilungen modelliert? ● Abteilungen und Funktionen Haben Sie Ihre Mitarbeiter in Abteilungen erfasst? Haben Sie alle Organisationseinheiten mit den korrekten Funktionen konfiguriert? Beachten Sie, dass Sie auf Unternehmensebene keine Mitarbeiter zuordnen oder Funktionen auswählen sollten. Auf Unternehmensebene sollten nur Vorgesetzte zugeordnet werden. ● Vorgesetzte Haben Sie Ihren Organisationseinheiten Vorgesetzte zugeordnet? Bevor ein Vorgesetzter zugeordnet werden kann, muss dieser zuerst als Mitarbeiter zugeordnet oder eingestellt werden. ● Abweichungen zwischen der Standardhierarchie (Berichtswesen) und der rechtlichen Hierarchie Haben Sie nach dem Modellieren aller Organisationseinheiten und dem Zuordnen der Mitarbeiter festgestellt, dass sich eine Organisationseinheit oder ein Mitarbeiter unterhalb der falschen Betriebsstätte befindet? Ist dies der Fall, haben Sie eine Abweichung zur korrekten Betriebsstätte angegeben? 2.2.3 Funktionen Übersicht Ein wichtiger Bestandteil der Organisationsstrukturverwaltung besteht in der Zuordnung von Funktionen, z. B. Verkauf, Personalverwaltung und Kostenverwaltung, zu Organisationseinheiten. Die Funktion spiegelt die Aktionen der durch die Organisationseinheit repräsentierten Abteilung wider. Sie können Organisationseinheiten in Ihrer Struktur beliebig viele Funktionen zuordnen. Eine Funktion wird verwendet, um die Beteiligung einer Organisationseinheit in einem Fachbereich zu ermitteln. Diese Organisationseinheit wird in diesem Bereich in Geschäftsprozesse integriert. Beispielsweise wird eine als Verkaufsabteilung gekennzeichnete Organisationseinheit in Verkaufsprozessen und Verkaufsbelegen verwendet. In der Sicht Organisationsstrukturen im Work Center Organisationsmanagement werden auf der Registerkarte Funktionen unter Aktiver Bereich die der Organisationseinheit zugeordneten Funktionen angezeigt. Zum Bearbeiten 22 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen der Zuordnung von Funktionen müssen Sie sich im Planungsbereich befinden, auf den Sie in der Sicht Organisationsstrukturen unter Aktiver Bereich über Bearbeiten zugreifen können. Work-Center-Zuordnungen Alle Funktionen werden verwendet, um für Benutzer Work Center vorzuschlagen. Benutzer werden Organisationseinheiten als Mitarbeiter zugeordnet. Die Funktionen, die diesen Organisationseinheiten zugeordnet sind, bestimmen die Work-Center-Vorschläge für die Benutzer. Wenn Sie beispielsweise einen Mitarbeiter einer Organisationseinheit zuordnen, der die betriebswirtschaftliche Funktion "Hauptbuch" zugeordnet ist, werden für diesen Benutzer das Work Center Hauptbuch und alle zugehörigen Work-Center-Sichten vorgeschlagen. Diese Vorschläge für die Work-Center-Zuordnung werden im Work Center Anwendungs- und Benutzerverwaltung angezeigt, in dem Benutzerdaten bearbeitet werden können. Hier können Sie die vorgeschlagenen Work Center sowie zusätzliche Work Center zuordnen und weitere Informationen aktualisieren, z. B. Kennwörter. Zugehörige Arbeitskategorien Einige Funktionen aus den Bereichen Einkauf, Verkauf und Supply Chain Management sind mit einer oder mehreren Arbeitskategorien verknüpft. Abhängig von der Konfiguration dieser Arbeitskategorien werden Organisationseinheiten in Geschäftsbelegen in den Fachbereichen vorgeschlagen. Beispielsweise könnten Sie eine Arbeitsregel in einer Arbeitskategorie einrichten, die angibt, dass Kundenaufträge, die mit einer bestimmten Postleitzahl beginnen, einer bestimmten Verkaufsabteilung (Organisationseinheit, der die Funktion "Verkauf" zugeordnet ist) in Ihrer Organisationsstruktur zugeordnet werden müssen. Weitere Informationen über Arbeitskategorien finden Sie unter Arbeitskategorien [Seite 60]. Funktionen Weitere Informationen zu den einzelnen Funktionen erhalten Sie über die folgenden Links: ● Funktion "Cashflow-Management" ● Funktion "Kundenrechnungen" ● Funktion "Kundenservice" ● Funktion "Externes und internes Rechnungswesen" ● Funktion "Personalmanagement" ● Funktion "Logistikstammdatenverwaltung" ● Funktion "Marketing" ● Funktion "Stammdaten" ● Funktion "Operativer Einkauf" ● Funktion "Produktion" ● Funktion "Qualitätssicherung" ● Funktion "Verkauf" ● Funktion "Verkaufsorganisation" ● Funktion "Serviceorganisation" ● Funktion "Strategischer Einkauf" ● Funktion "Rechnungsprüfung" ● Funktion "Supply-Chain-Planung und -Steuerung" ● Funktion "Benutzerverwaltung" SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 23 ● Funktion "Lagerhaltung" 2.2.4 Eigenschaften Eigenschaften sind Merkmale von Organisationseinheiten. Eine Eigenschaft kann beispielsweise eine Organisationseinheit als Kostenstelle festlegen. Sie werden verwendet, um die Rolle einer Organisationseinheit in der Organisationsstruktur zu beschreiben. Wenn Sie Ihre Organisationsstruktur im Work Center Organisationsmanagement in der Sicht Organisationsstrukturen anlegen, müssen Sie den Organisationseinheiten alle relevanten Eigenschaften zuordnen. Auf der Registerkarte Eigenschaften werden die Eigenschaften und Attribute angezeigt, die einer ausgewählten Organisationseinheit zugeordnet werden können. Sie können einer Organisationseinheit mehrere Eigenschaften zuordnen. Wählen Sie zum Zuordnen von Definitionen zu Organisationseinheiten in der Sicht Organisationsstrukturen die Option Bearbeiten . Eigenschaften Weitere Informationen zu den einzelnen Eigenschaften erhalten Sie über die folgenden Links: ● Betriebsstätte ● Unternehmen ● Kostenstelle ● Profit-Center ● Programm ● Abteilung ● Segment 2.2.5 Betriebswirtschaftliche Regeln und Vetoprüfungen In der Sicht Organisationsstrukturen des Work Centers Organisationsmanagement können Sie Ihre Organisationsstruktur zwar je nach Bedarf gestalten, das System gibt allerdings einige Einschränkungen vor, die sicherstellen, dass für die einzelnen Fachbereiche die richtigen organisatorischen Daten vorliegen. Das System verwendet eine Reihe von Regeln, um die Konsistenz der eingegebenen Informationen zu gewährleisten. Beim Auftreten von Inkonsistenzen werden die entsprechenden Regeln als Meldungen auf der Benutzungsoberfläche angezeigt. Die Regeln können in folgende Typen unterteilt werden: ● Betriebswirtschaftliche Regeln Um sicherzustellen, dass Ihre Struktur korrekt ist, prüft das System die Organisationsstrukturdaten. Die von Ihnen eingegebenen Daten werden mit den Fachbereichsregeln verglichen. ● Vetoprüfungen Das System überprüft die Organisationsstrukturdaten auf Konsistenz mit den Fachbereichsdaten und verhindert beispielsweise Änderungen an der Gültigkeit von Daten, die bereits in Fachbereichen verwendet werden. Die Prüfung der betriebswirtschaftlichen Regeln und die Vetoprüfungen werden automatisch ausgeführt, wenn Sie die Aktivierung der Organisationsstruktur mit einer der Optionen unter Aktivieren vornehmen. Die betriebswirtschaftlichen Regeln und Fachbereiche sind markiert, und Sie werden vom System über Inkonsistenzen benachrichtigt. Die Inkonsistenzen werden in einer Meldung auf der Benutzungsoberfläche angezeigt. Sie können 24 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen die Prüfung der betriebswirtschaftlichen Regeln und die Vetoprüfungen auch vornehmen, indem Sie Prüfen wählen. Bevor Sie die Organisationsstruktur aktivieren können, müssen alle betriebwirtschaftlichen Regeln und Vetoprüfungen aufgelöst sein. Betriebswirtschaftliche Regeln sichern die Verfügbarkeit von organisatorischen Eigenschaften (wie Definitionen und Funktionen) an der richtigen Stelle in der Organisationsstruktur. Eine betriebswirtschaftliche Regel wird vom System z. B. dann aufgestellt, wenn nicht mindestens ein Unternehmen in der Organisationsstruktur vorhanden ist, oder wenn in der Organisationsstruktur einer Kostenstelle kein Unternehmen übergeordnet ist. Vetoprüfungen hindern Sie daran, die Zeiträume von organisatorischen Eigenschaften zu verschieben, zu löschen oder zu ändern, wenn diese Eigenschaften in Anwendungsfachbereichen oder Geschäftsbelegen verwendet werden. Eine Vetoprüfung wird vom System z. B. dann ausgelöst, wenn Sie versuchen, den Zeitraum einer Kostenstelle zu löschen oder zu ändern, obwohl für diese Kostenstelle bereits Buchungen vorliegen. Es ist wichtig, beim Zuordnen von Eigenschaften und Funktionen die Auswirkung der Zeitabhängigkeit zu erkennen. Beachten Sie den Zeitplan jeder Organisationseinheit und ihre Wechselwirkung mit anderen Organisationseinheiten. Es ist möglich, dass eine betriebswirtschaftliche Regel oder Vetoprüfung nur zu einem bestimmten Zeitpunkt gilt. Daher müssen Sie die Zeitpläne prüfen, um Konsistenz zu gewährleisten. Mit der Änderung Ihres Lösungsumfangs werden auch Ihre betriebswirtschaftlichen Regeln und Vetoprüfungen angepasst. Es werden nur Meldungen für Funktion angezeigt, die in Ihrem Lösungsumfang enthalten sind. Allgemeine Regeln Um die Organisationsstruktur erfolgreich zu aktivieren und um Geschäftsprozesse im System ausführen zu lassen, müssen die folgenden Richtlinien eingehalten werden: Ungeachtet dessen, was Sie im Rahmen der Festlegung Ihres Lösungsumfangs ausgewählt haben, müssen die folgenden Regeln erfüllt sein: 1. Sie müssen in einer Organisationsstruktur mindestens eine Organisationseinheit als Unternehmen kennzeichnen. Da alle Daten im System die Unternehmenseinheit referenzieren, muss diese definiert werden, damit alle Geschäftsprozesse im System ausgeführt werden können. 2. Sie müssen in einer Organisationsstruktur mindestens eine Organisationseinheit als Betriebsstätte kennzeichnen. Mit dem Kennzeichen für die Betriebsstätte wird eine geografische Verbindung zwischen der Organisationsstruktur und den physischen Standorten hergestellt. 3. Es wird empfohlen, nicht dieselbe Organisationseinheit als Unternehmen und als Betriebsstätte zu kennzeichnen. Umgehen mit Meldungen Jede Inkonsistenz löst eine eigene Meldung aus. Wenn Sie Ihre Organisationsstruktur das erste Mal aktivieren, kann es deshalb vorkommen, dass sehr viele Meldungen angezeigt werden. Jede dieser Meldungen muss aufgelöst werden, bevor eine Aktivierung möglich ist. Es liegen häufig zusätzliche Informationen vor, um Sie beim Umgang mit der Meldung zu unterstützen. Diese Informationen können Sie über den Link Mehr in der Meldung aufrufen. Weitere Informationen zur korrekten Vorgehensweise beim Einrichten Ihrer Organisationsstruktur zur Vermeidung von Meldungen beim Prüfen der betriebswirtschaftlichen Regeln bzw. beim Ausführen von Vetoprüfungen im Vorfeld der Aktivierung finden Sie unter Leitfaden: Einrichten Ihrer Organisationsstruktur [Seite 13] und Organisationsstruktur anlegen und bearbeiten [Seite 47]. SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 25 2.2.6 Vorgesetztenzuordnung Übersicht Die im Work Center Organisationsmanagement in der Sicht Organisationsstrukturen zugeordneten Vorgesetzten sind für die Genehmigung von Aufgaben zuständig. Es handelt sich dabei um Mitarbeiter oder Dienstleister, die einer Organisationseinheit als Vorgesetzter zugeordnet wurden. Ist für einen Geschäftsprozess die Genehmigung eines Vorgesetzten erforderlich, sucht das System in der Organisationsstruktur nach dem zuständigen Vorgesetzten. Wenn beispielsweise der Geschäftsprozess einen Kostenstellenvorgesetzten für einen Einkaufswagen identifizieren muss, der im System angelegt wurde, greift das System auf der Ebene des Mitarbeiters, der den Einkaufswagen angelegt hat, auf die Hierarchie zu und durchsucht die Hierarchie nach oben, bis es den zuständigen Kostenstellenverantwortlichen findet. Der Einkaufswagen wird dann im Arbeitsvorrat des Vorgesetzten in der Sicht Genehmigungen des Work Centers Mein Verantwortungsbereich angezeigt. Im Work Center Mein Verantwortungsbereich werden dem Vorgesetzten je nach Art der Organisationseinheit, der er zugeordnet ist, eine Liste der ausstehenden Genehmigungen und weitere Informationen angezeigt. Beispielsweise werden Verkaufsberichte angezeigt, wenn es sich bei der Organisationseinheit um eine Verkaufsabteilung handelt. Zusätzlich werden auf der Stufe des Vorgesetzten in der Organisationshierarchie oder darunter, jedoch nicht darüber Zahlen bezüglich des Verkaufs angezeigt. Weitere Informationen über Genehmigungen finden Sie unter Genehmigungen – Quick Guide. Weitere Informationen zum Einrichten von Genehmigungen, sodass sie an den richtigen Vorgesetzten gesendet werden und genehmigt werden können, finden Sie unter Einrichten von Genehmigungen [Seite 28]. Vorgesetztenzuständigkeiten Die einer Organisationseinheit zugeordneten Definitionen und Funktionen legen die Zuständigkeiten des Vorgesetzten dieser Organisationseinheit fest. Die folgende Tabelle zeigt die im Organisationsmanagement verfügbaren Eigenschaften und die zugehörigen Vorgesetztenzuständigkeiten: Eigenschaft Vorgesetztenzuständigkeit Titel Verwendung für Genehmigungen Unternehmen Geschäftsführer Geschäftsführer Nein Abteilung Zuständigkeit Personal Abteilungsleiter Ja Kostenstelle Zuständigkeit Kosten Kostenstellenverantwortliche Ja r Profit-Center Zuständigkeit Gewinn Profit-Center-Manager Nein Segment Zuständigkeit Segment Segmentmanager Nein Programm Zuständigkeit Programm Programmmanager Nein Betriebsstätte Keine Managementzuständigkeit Nicht zutreffend Nein Beliebige betriebswirtschaftliche Funktion Funktionale Zuständigkeit Funktionaler Vorgesetzter Ja Projektmanager sind eine Ausnahme. Sie werden beim Anlegen eines Projekts im Work Center Projektmanagement als Zuständiger Mitarbeiter zugeordnet. 26 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen Wird eine Funktion einer Organisationseinheit zugeordnet wird, ist der Vorgesetzte ein funktionaler Vorgesetzter. Es gibt nur eine Vorgesetztenzuständigkeit für alle auf der Registerkarte Funktionen verfügbaren betriebswirtschaftlichen Funktionen. Vorgesetzte mit funktionaler Zuständigkeit sind für alle Funktionen in der eigenen Organisationseinheit und in allen darunterliegenden Organisationseinheiten zuständig, bis hinunter zur Ebene des nächsten funktionalen Vorgesetzten. Dies gilt auch dann, wenn der Einheit des Vorgesetzten nur eine Funktion direkt zugeordnet ist. Die Vorgesetztenzuständigkeit wird in der Organisationsstruktur bis zu dem Punkt nach unten weitergegeben, an dem derselben Zuständigkeit ein anderer Vorgesetzter zugeordnet ist. Wenn beispielsweise ein Vorgesetzter für eine Organisationseinheit mit der Eigenschaft Abteilung verantwortlich ist, dann ist dieser Vorgesetzte für die Genehmigung aller Urlaubsanträge der Mitarbeiter in dieser Organisationseinheit und in allen darunterliegenden Organisationseinheiten zuständig, bis zu dem Punkt, an dem ein anderer Vorgesetzter einer Organisationseinheit mit der Eigenschaft Abteilung zugeordnet ist. Vorgesetzte können nicht als ihre eigenen Vorgesetzten fungieren, z. B. kann der Vorgesetzte einer Abteilung nicht die eigenen Abwesenheitsanträge genehmigen. In solchen Fällen sucht das System in der Organisationsstruktur den nächsthöheren zuständigen Vorgesetzten, der dann gebeten wird, sich der entsprechenden Genehmigungsaufgabe anzunehmen. Zusätzlich zur Vorgesetztenzuordnung über die Organisationshierarchie ist es auch möglich, weitere Bewertende für Genehmigungsaufgaben manuell zuzuordnen, und zwar über die Arbeitsverteilungszuordnung unter Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene im Work Center Organisationsmanagement. Zuordnen eines Mitarbeiters als Vorgesetzter Der Mitarbeiter oder Dienstleister, den Sie als Vorgesetzten zuordnen möchten, muss im System vorhanden und einer Organisationseinheit als Mitarbeiter zugewiesen sein: ● Wenn Human Capital Management in Ihrem System aktiv ist, können Sie Mitarbeiter im Work Center Personalverwaltung anlegen und zuordnen. Sie legen Dienstleister im Work Center Geschäftspartnerpflege an und ordnen sie im Work Center Organisationsmanagement zu. ● Ist Human Capital Management inaktiv, legen Sie die Mitarbeiter und Dienstleister im Work Center Geschäftspartnerpflege an. Die Zuordnung zu den Organisationseinheiten nehmen Sie im Work Center Organisationsmanagement vor. Nachdem der Mitarbeiter oder Dienstleister einer Organisationseinheit zugewiesen worden ist, können Sie den Mitarbeiter oder Dienstleister einer oder mehreren Organisationseinheit(en) als Vorgesetzten zuordnen. Im Work Center Organisationsmanagement wählen Sie die Option Organisationsstrukturen bearbeiten unter Allgemeine Aufgaben. Sie wählen dann die relevante Organisationseinheit aus und ordnen den Vorgesetzten auf der Registerkarte Allgemein zu. Sie müssen diese Änderung aktivieren, damit die Zuordnung im System zur Verfügung steht. Mitarbeiter mit Managementzuständigkeit benötigen ebenfalls Zugriff auf das Work Center Mein Verantwortungsbereich. Dieses Work Center kann nur über das Work Center Anwendungs- und Benutzerverwaltung zugeordnet werden. Auch wenn ein Mitarbeiter oder Dienstleister über eine Vorgesetztenzuständigkeit verfügt, wird das Work Center Mein Verantwortungsbereich nicht automatisch in der Liste der zugeordneten Work Center angezeigt. . Jeder Organisationseinheit kann nur ein Vorgesetzter zugeordnet werden, auch dann, wenn der Einheit mehrere Eigenschaften und/oder Funktionen zugeordnet sind. Der ausgewählte Vorgesetzte ist dann der Vorgesetzte für alle Eigenschaften und/oder Funktionen, die der Organisationseinheit zugeordnet sind. SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 27 2.2.7 Einrichten von Genehmigungen Sie können Genehmigungsprozesse in SAP Business ByDesign folgendermaßen einrichten: ● Bearbeiten Sie Vorgesetzte in der Sicht Organisationsstrukturen des Work Centers Organisationsmanagement. Wenn für einen Geschäftsprozess die Genehmigung des Vorgesetzten erforderlich ist, greift das System auf die Organisationsstruktur zu und sucht nach dem zuständigen Vorgesetzten. Wenn für den Geschäftsprozess z. B. der Kostenstellenverantwortliche für einen im System angelegten Einkaufswagen ermittelt werden muss, ruft das System die Hierarchie auf Ebene des Mitarbeiters auf, der den Einkaufswagen angelegt hat, und durchsucht die Hierarchie aufwärts, bis es den Kostenstellenverantwortlichen gefunden hat. Der Einkaufswagen wird dann zur Genehmigung im Arbeitsvorrat des Vorgesetzten in der Sicht Genehmigungen des Work Centers Mein Verantwortungsbereich angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Organisationsstrukturen – Quick Guide [Seite 5] und Vorgesetztenzuordnung [Seite 26]. ● Definieren Sie Regeln zur Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene in der Sicht Arbeitsverteilung des Work Centers Organisationsmanagement. Bei bestimmten Geschäftsprozessen müssen zuständige Mitarbeiter für einen Geschäftsbeleg ermittelt werden (zum Beispiel der zuständige Kundenbetreuer für einen Kunden). Bei bestimmten Geschäftsprozessen müssen Sie auch die Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene verwenden, um einen Mitarbeiter als Genehmigenden oder alternativen Genehmigenden zu definieren. Weitere Informationen finden Sie unter Arbeitsverteilung [Seite 58] und Genehmigungstypen. Mithilfe der Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene können Sie Genehmigende für Finanzprozesse definieren. Wir empfehlen, diese Genehmigenden bei der Konfiguration der Lösung anzulegen. ● Stellen Sie sicher, dass alle Vorgesetzten, die in der Sicht Organisationsstrukturen des Work Centers Organisationsmanagement definiert sind, sowie alle an anderer Stelle im System definierten Genehmigenden auf das Work Center Mein Verantwortungsbereich zugreifen können. Somit können Vorgesetzte ihre ausstehenden Genehmigungen anzeigen und erteilen. Mitarbeiter, die im Organisationsmanagement als Vorgesetzte oder an anderer Stelle im System als alternative Genehmigende zugeordnet sind, denen jedoch nicht die Sicht Genehmigungen des Work Centers Mein Verantwortungsbereich zugeordnet wurde, können ihre Genehmigungen nicht verwalten. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzer- und Zugriffsverwaltung und Genehmigungen – Quick Guide. 2.2.8 Weitere Identifikatoren im Organisationsmanagement Im Organisationsmanagement können Sie Organisationseinheiten weitere Identifikatoren zuordnen. Diese Identifikatoren werden von externen Behörden zur Identifikation Ihres Unternehmens oder Teilen Ihres Unternehmens ausgestellt oder auch bei B2B-Transaktionen und anderen Transaktionen mit externen Partnern. Weitere Identifikatoren können Sie im Work Center Organisationsmanagement in der Sicht Organisationsstrukturen anlegen und bearbeiten. Wählen Sie zum Bearbeiten von weiteren Identifikatoren Bearbeiten , um auf den Planungsbereich zuzugreifen, wählen Sie Ihre Organisationseinheit aus, und wählen Sie auf der Registerkarte Allgemein die Option Weitere Identifikatoren. Die folgenden Identifikatorarten sind verfügbar: 28 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen 1. Dun-&-Bradstreet-Nummer Die Dun-&-Bradstreet-Nummer (D-U-N-S) unterstützt B2B-Transaktionen mit Fremdsystemen und Kommunikationsdaten. Im System können Sie der Organisationseinheit (und damit der entsprechenden Organisationsstruktur) mindestens eine eindeutige D-U-N-S-Nummer zuordnen. 2. Internationale Lokationsnummer Auch die internationale Lokationsnummer (GLN) unterstützt Business-to-Business-Transaktionen. Sie können die Nummer einer beliebigen Organisationseinheit innerhalb der Organisationsstruktur zuordnen. 3. Nummer beim Abrechnungsdienstleister Wenn Sie beim Festlegen des Lösungsumfangs "Personalwesen" und "Personalabrechnung" gewählt haben, benötigt Ihr Abrechnungsdienstleister möglicherweise andere Abteilungsnummern als die intern verwendeten. Gleichen Sie die Nummern mit Ihrem Abrechnungsdienstleister ab, und ordnen Sie die Nummern über dieses Feld den entsprechenden Organisationseinheiten zu. 4. Betriebsnummer Die Betriebsnummer ist nur für Deutschland relevant. Sie wird in externen Business-to-Business- sowie internen personalbezogenen Transaktionen verwendet und empfiehlt sich für alle Organisationseinheiten, die im System als Betriebsstätte definiert wurden. Die Betriebsnummer als Arbeitgeberkennung ist Voraussetzung für alle personalabrechnungsbezogenen Prozesse in Bezug auf Krankenkassen, z. B. Beitragszahlungen oder DEÜV-Benachrichtigungen. 5. Interne Geschäftspartnernummer Wenn eine Organisationseinheit als Unternehmen definiert wird, legt das System bei der Aktivierung des Unternehmens automatisch einen Geschäftspartner an. Bei Bedarf können Sie die vorgeschlagene Systemnummer vor der Aktivierung des Unternehmens überschreiben. 6. SEPA-Gläubiger-Identifikationsnummer Mit der SEPA-Gläubiger-Identifikationsnummer wird ein Unternehmen eindeutig als Kreditor im einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum (SEPA, Single Euro Payments Area) identifiziert. Die Nummer wird für Zahlungen per SEPA-Lastschrift verwendet. Diese Nummer darf nur für Organisationseinheiten verwaltet werden, die als "Unternehmen" gekennzeichnet sind. Weitere Informationen finden Sie unter Per SEPALastschrift eingehende Zahlungen. 2.2.9 Abweichende Betriebsstättenzuordnungen Übersicht In der Sicht Organisationsstrukturen des Work Centers Organisationsmanagement stellt die Betriebsstätte eine Definition dar, mit der eine Organisationseinheit als stellvertretend für das Unternehmen in einem geografischen Bereich definiert wird. Beachten Sie, dass Sie eine Organisationseinheit auch einer vorhandenen Betriebsstätte zuordnen können, die sich nicht in derselben Struktur wie die Organisationseinheit befindet. Geben Sie dazu auf der Registerkarte Eigenschaften im Feld Gehört derzeit zu die Zielbetriebsstätte ein. Beachten Sie, dass alle untergeordneten Einheiten der Organisationseinheit diese Betriebsstätte ebenfalls erben. Wenn Sie einer Organisationseinheit eine Betriebsstätte zuordnen, die nicht direkt geerbt wurde, wird die Zuordnung als abweichende Betriebsstättenzuordnung bezeichnet, da Sie eine Abweichung der rechtlichen Hierarchie von der Standardhierarchie definieren. Sie legen fest, dass die Organisationseinheit rechtlich zu einem anderen geografischen Bereich innerhalb des Unternehmens gehört. Diese Funktion ist in bestimmten Fällen erforderlich, um unternehmensinterne Berichtsstrukturen korrekt abzubilden, ohne Betriebsstätten im System duplizieren zu müssen. Weitere Informationen über die Eigenschaft Betriebsstätte finden Sie unter Betriebsstätte. SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 29 Fall 1 Übergreifende Berichterstellung in der Organisationsstruktur Dieser Fall liegt vor, wenn eine Organisationseinheit nicht der Betriebsstätte untersteht, zu der sie aus geografischer Sicht gehört. Die Organisationseinheit befindet sich in Betriebsstätte A, untersteht aber Betriebsstätte B. Im System würden Sie die Organisationseinheit aus Berichterstellungsgründen daher in der Regel unter Betriebsstätte B anordnen. Definieren Sie dann die Abweichung, und ordnen Sie die Organisationseinheit wie zuvor beschrieben Betriebsstätte A zu. Eine Tochtergesellschaft Ihres Unternehmens befindet sich an einem anderen geografischen Standort. Sie untersteht aber nicht dem verbundenen Unternehmen am selben Standort, sondern vielmehr der Hauptgeschäftsstelle im Stammland. In diesem Fall würden Sie die Tochtergesellschaft im Modell der Hauptgeschäftsstelle unterordnen, um die Berichtsstruktur darzustellen. Anschließend würden Sie die abweichende Betriebsstättenzuordnung definieren und dem verbundenen Unternehmen am Standort zuordnen, was die rechtliche Unternehmensstruktur richtig modelliert. Abweichende Betriebsstätte, Beispiel 1 Fall 2 Zentrale Verwaltung dezentral angelegter betriebswirtschaftlicher Funktionen Dieser Abschnitt beschreibt Fälle, in denen betriebswirtschaftliche Funktionen zentral verwaltet, aber dezentral an verschiedenen Orten ausgeführt werden. Ihr Unternehmen verfügt z. B. über eine zentrale Vertriebsabteilung und mehrere regionale Vertriebsbüros. Alle Vertriebsbüros unterstehen der Vertriebsabteilung. Um diesen Tatbestand korrekt in der Organisationsstruktur abzubilden, sollten Sie alle Betriebsstätten auf der Ebene unterhalb des Unternehmens anlegen. Anschließend sollten Sie die zentrale Vertriebsabteilung unterhalb der entsprechenden Betriebsstätte anlegen. Danach müssen alle regionalen Vertriebsbüros unterhalb der Vertriebsstätte angelegt und mithilfe von abweichenden Betriebsstättenzuordnungen der entsprechenden Betriebsstätte zugeordnet werden. Wenn Sie so vorgehen, bilden Sie sowohl die Berichtsstruktur als auch die rechtliche Zuordnung korrekt ab. Im Beispiel unten sind die Vertriebs- und Serviceabteilungen auf zwei Betriebsstätten aufgeteilt, unterstehen aber der jeweiligen Vertriebs- bzw. Serviceleitung in der Hauptbetriebsstätte. 30 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen Abweichende Betriebsstätte, Beispiel 2 2.2.10 Zeitabhängigkeit: Gültig-ab-Datum, Starttermin und Gültigkeiten Übersicht Sämtliche in der Sicht Organisationsstrukturen des Work Centers Organisationsmanagement eingegebenen Informationen sind zeitabhängig. Zeitabhängige Informationen lassen sich an die fortlaufenden Änderungen innerhalb Ihres Unternehmens anpassen, so z. B. auch die Organisationsstruktur. Gültig-ab-Datum Das Gültig-ab-Datum kann in das Feld Gültig ab eingegeben werden. Wenn Sie Start wählen, lädt das System die Organisationsstruktur, die an diesem Datum gültig ist. Jede von Ihnen vorgenommene Änderung ist ab diesem Datum gültig. Wenn Sie z. B. eine neue Organisationseinheit anlegen, wird sie ab dem aktuellen Gültig-ab-Datum und nicht ab dem aktuellen Systemdatum gültig sein. Da das Gültig-ab-Datum besonders wichtig ist, stellen Sie sicher, dass es sich um das korrekte Datum handelt, bevor Sie Änderungen in einer neuen Sitzung im Planungsbereich vornehmen. Das System unterstützt Sie, indem es sich das Gültig-ab-Datum merkt, das Sie beim letzten Sichern der Organisationsstruktur verwendet haben. Beachten Sie, dass Sie in der Organisationsstruktur Änderungen an verschiedenen Gültig-ab-Daten vornehmen können (in einer Sitzung). Die Aktivierung der Organisationsstruktur ist zeitunabhängig, d. h. alle Datenänderungen werden in die aktive Version übernommen. Es macht keinen Unterschied, welches Gültig-ab-Datum bei der Aktivierung festgelegt wird, d. h., das Gültig-ab-Datum der Daten und das Aktivierungsdatum sind voneinander unabhängig. SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 31 Starttermin Der Starttermin ist das initiale Gültig-ab-Datum, das Sie beim ersten Einrichten Ihrer Organisationsstruktur verwenden. Dieses Datum sollte sorgfältig ausgewählt werden. Bevor Sie eine Organisationseinheit anlegen, geben Sie den eindeutigen Starttermin an, der für die gesamte Organisationsstruktur verwendet werden soll. Dieser sollte kurz vor dem Übergang zur SAP-Lösung liegen, sodass die im System vorhandenen Daten den realen Zustand Ihres Unternehmens zu dem Zeitpunkt wiedergeben. Verwenden Sie das älteste Datum aus der folgenden Liste als Starttermin für Ihre Organisationsstruktur: ● Erster Tag der Migrationsgeschäftsperiode für Hauptbucheröffnungssalden. Dieses Datum liegt üblicherweise einen Monat vor Ihrem Produktivstartdatum. ● Wenn Sie Anlagen migrieren möchten, ist dies der erste Tag des aktuellen Geschäftsjahres. Beachten Sie, dass "Betriebsdaten" Ihrer Anlagen hier nicht von Bedeutung sind. ● Erster Tag des Migrationsgeschäftsmonats für Hauptbucheröffnungssalden. Wenn Sie Beträge in früheren Geschäftsperioden buchen möchten, muss die Geschäftsperiode geöffnet werden, und die entsprechenden Organisationsdaten (Unternehmen, Kostenstellen usw.) müssen vorhanden sein. ● Das Migrationsdatum für Ihre Mitarbeiter, d. h. das Datum, ab dem Mitarbeiter Organisationseinheiten zugeordnet werden sollen. Eine Mitarbeiterzuordnung ist Voraussetzung für das Zuordnen eines Mitarbeiters als Vorgesetzten zu einer Organisationseinheit. Beachten Sie, dass Sie Mitarbeiter für Daten, die vor dem Starttermin der Organisationsstruktur liegen, in das System migrieren können. Der Starttermin muss also nicht auf das erste Einstellungsdatum Ihres Mitarbeiters gesetzt werden. Sobald Sie Ihren Starttermin gewählt haben, verwenden Sie diesen als einziges Gültig-ab-Datum für alle Einrichtungsaktivitäten der Erststruktur und für die Definition oder funktionale Zuordnungen. Zeiträume und Gültigkeiten Das Gültig-ab-Datum und der Starttermin dienen der Ermittlung von Gültigkeiten der Organisationseinheiten. Mithilfe der Registerkarte Zeiträume können Sie die Gültigkeit Ihrer Organisationseinheiten und zugehörige Eigenschaften ändern. Sie können die Gültigkeit einer Organisationseinheit folgendermaßen ändern: ● Starttermin auf einen zukünftigen Termin verschieben ● Endtermin auf einen früheren Termin verschieben ● Start- und Endtermin verschieben Die Änderung von Terminen ist nur möglich, wenn keine Geschäftsbelege aus Anwendungen die Organisationsdaten in diesem Zeitrahmen verwenden. Ansonsten treten Fehlermeldungen auf. Sie können offene Geschäftsbelege in der Übersicht Organisationseinheit anzeigen, um die Kürzung von Zeiträumen und daraus resultierende Inkonsistenzen in Geschäftsbelegen zu vermeiden. Der Zeitraum einer Einheit wird durch den Zeitraum der übergeordneten Einheit begrenzt. Bei der Verlängerung des Zeitraums einer untergeordneten Organisationseinheit dürfen die Grenzen des Zeitraums der übergeordneten Organisationseinheit nicht überschritten werden. Wenn Sie den Zeitraum einer übergeordneten Einheit auf der Registerkarte Zeiträume weiter zurück in die Vergangenheit legen (den Starttermin auf einen früheren Termin setzen), wird der Zeitraum der untergeordneten Einheiten dem übergeordneten Zeitraum automatisch angepasst. Wenn Sie den Zeitraum einer übergeordneten Einheit verkürzen müssen, aber die Zeiträume der untergeordneten Einheiten beibehalten möchten, können Sie die untergeordneten Einheiten durch Verschieben anderen übergeordneten Einheiten mit identischem Zeitraum zuordnen. Stellen Sie stets sicher, dass alle untergeordneten Einheiten an die neuen Zeiträume angepasst bzw. durch Verschieben neu zugeordnet wurden. Bei Inkonsistenzen werden entsprechende Fehlermeldungen angezeigt, z. B. beim Prüfen der Organisationsstruktur oder bei der Aktivierung. Gehen Sie zum Ändern der Gültigkeit folgendermaßen vor: 32 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen ● Wenn Sie die Gültigkeit der Organisationseinheiten erweitern möchten, beginnen Sie mit der obersten Organisationseinheit, und arbeiten Sie die Einheiten nach unten ab. Wenn Sie die Gültigkeit Ihrer Organisationseinheiten verringern möchten, z. B. durch Setzen eines späteren Starttermins, beginnen Sie mit den Organisationseinheiten am unteren Ende des Baums, und arbeiten Sie die Einheiten nach oben ab. ● Setzen Sie das erste Datum auf der Registerkarte Zeiträume auf das neue gewünschte Datum. Sie werden merken, dass alle anderen Daten für die Merkmale dieser Organisationseinheit ebenfalls in dieses Datum geändert werden, sofern die Merkmale der Organisationseinheit nicht bereits über andere Start- und Endtermine verfügen. In diesem Fall ändert das System die Gültigkeit dieser Merkmale nicht. ● Wiederholen Sie diese Schritte für jede Organisationseinheit der Hierarchie. 2.2.11 Anforderungen bezüglich organisatorischer Daten für das Customer Relationship Management Übersicht Dieses Dokument enthält die erforderlichen Informationen für die Einrichtung von CRM-Daten, die sich auf das Organisationsmanagement beziehen. Anforderungen bezüglich organisatorischer Daten und der Organisationsstruktur für Verkauf, Service und Marketing Allgemeine Anforderungen für Verkauf und Service Um Ihr System für Verkauf und Service vorzubereiten, müssen Sie in der Organisationsstruktur folgende Aktionen ausführen: ● Eigenschaft "Unternehmen" einer Organisationseinheit zuordnen Im Hinblick auf Verkauf und Services repräsentiert das Unternehmen in den Verkaufs- und Servicebelegen den Verkäufer. Der Verkäufer wird für die Dokumentation des Geschäftsvertrags aus rechtlicher Sicht benötigt und für die Integration der Finanzbuchhaltung verwendet. Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen bearbeiten, und kennzeichnen Sie auf der Registerkarte Eigenschaften die relevante Organisationseinheit als Unternehmen. ● Unternehmensadresse eingeben Diese Adresse bildet die Grundlage für die Berechnung der Umsatzsteuer in Verkaufs- und Servicebelegen. Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen bearbeiten. Markieren Sie Ihr Unternehmen, und wechseln Sie zur Registerkarte Adressen. ● Vorgesetzte zu Organisationseinheiten zuordnen oder alternative Genehmigende verwalten Vorgesetzte von Organisationseinheiten sind für den Genehmigungsprozess erforderlich. Wenn Genehmigungsprozesse im Lösungsumfang enthalten sind, versucht das System, einen Vorgesetzten einer Organisationseinheit zu ermitteln, dem eine Funktion (funktionaler Vorgesetzter) als zuständiger Genehmigender für die Organisationseinheit zugeordnet ist. Zudem kann ein alternativer Genehmigender bei der Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene verwaltet werden. Auch wenn ein funktionaler Vorgesetzter gefunden wurde, kann der alternative Genehmigende die Genehmigungsaufgabe einsehen. Wenn weder ein funktionaler noch ein alternativer Genehmigender vorhanden ist, kann das System keinen Genehmigenden ermitteln, und die Genehmigungsaufgabe kann nicht verarbeitet werden. SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 33 So ordnen Sie Vorgesetzte zu: Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen bearbeiten, und ordnen Sie auf der Registerkarte Allgemein Vorgesetzte zu Organisationseinheiten in der Organisationsstruktur zu. Um alternative Genehmigende zuzuordnen, wechseln Sie zum im Work Center Anwendungs- und Benutzerverwaltung und wählen Aufgabenverteilung Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene . Anforderungen für den Verkauf Um Ihr System für den Verkauf vorzubereiten, müssen Sie in der Organisationsstruktur folgende Aktionen ausführen: ● Eigenschaft "Verkaufsorganisation" einer Organisationseinheit zuordnen Diese Zuordnung ist für Verkaufsprozesse von großer Bedeutung. Die Funktion "Verkaufsorganisation" ist für alle Verkaufs- und Servicebelege erforderlich. Sie repräsentiert beispielsweise Vertriebsgebiete oder länder. Dies ist in der Regel die oberste Einheit einer Verkaufsorganisation. Verkaufsrelevante Stammdaten, wie zum Beispiel Kunden, Produkte und Preise, werden in Bezug auf die Verkaufsorganisation definiert. Diese betriebswirtschaftliche Funktion ist auch für die Ermittlung des Profit-Centers für das Finanz- und Rechnungswesen relevant. Diese Definition muss in jedem verkaufenden Unternehmen einer Organisationseinheit zugeordnet werden. Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen bearbeiten, und kennzeichnen Sie auf der Registerkarte Funktionen die relevanten Organisationseinheit als Verkaufsorganisation. ● Funktion "Vertrieb" einer Organisationseinheit zuordnen Die Funktion "Vertrieb" ist für alle Verkaufs- und Servicebelege erforderlich. Die entsprechende Bezeichnung in den Belegen lautet Verkaufsabteilung. Sie repräsentiert beispielsweise Verkaufsbüros. Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen bearbeiten, und setzen Sie auf der Registerkarte Funktionen für die relevante Organisationseinheit das Kennzeichen Vertrieb. Anforderungen für Services Um Ihr System für Services vorzubereiten, müssen Sie in der Organisationsstruktur folgende Aktionen ausführen: ● Eigenschaft "Serviceorganisation" einer Organisationseinheit zuordnen Die Funktion "Serviceorganisation" ist für alle Servicebelege erforderlich. Sie repräsentiert beispielsweise Serviceregionen oder -länder. Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen bearbeiten, und kennzeichnen Sie auf der Registerkarte Funktionen die relevanten Organisationseinheit als Serviceorganisation. ● Funktion "Kundenservice" einer Organisationseinheit zuordnen Die Funktion "Kundenservice" ist für alle Servicebelege erforderlich. In diesen Belegen wird sie als Serviceund Supportteam oder ausführendes Serviceteam bezeichnet. Sie repräsentiert beispielsweise Help-Deskoder Vor-Ort-Serviceabteilungen. Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen bearbeiten, und setzen Sie auf der Registerkarte Funktionen für die relevante Organisationseinheit das Kennzeichen Kundenservice. Anforderungen für Marketing Um Ihr System für Marketingaktivitäten vorzubereiten, müssen Sie in der Organisationsstruktur folgende Aktionen ausführen: 34 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen ● Funktion "Marketing" einer Organisationseinheit zuordnen Die Funktion "Marketing" wird für die Generierung von Leads verwendet. Die entsprechende Bezeichnung in den relevanten Geschäftsbelegen lautet Marketingabteilung. Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen bearbeiten, und setzen Sie auf der Registerkarte Funktionen für die relevante Organisationseinheit das Kennzeichen Marketing. Sonstige Anforderungen für Verkauf, Service und Marketing Zum Einrichten von Verkauf, Service und Marketing in Ihrem Unternehmen müssen Sie außerdem Folgendes tun: ● Vertriebswege verwalten Der Vertriebsweg beschreibt den Weg, auf dem Ihre Produkte oder Services Ihre Kunden erreichen. Er wird für alle Verkaufs- und Servicebelege benötigt, mit Ausnahme der Serviceanfrage. In Kombination mit einer Verkaufsorganisation wird er als Vertriebslinie bezeichnet. Anhand dieser Kombination werden Kundenstammdaten, Produktstammdaten und Verkaufspreise bestimmt. Vertriebswege können jedoch auch auf Verkaufsabteilungsebene zugeordnet werden. Das System stellt zwei vordefinierte Vertriebswege bereit. Wenn Sie diese ändern oder weitere hinzufügen möchten, können Sie dies im Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration in der Aufgabenliste für Ihr Implementierungsprojekt tun. Wählen Sie in der Phase Fine-Tuning die Aufgabe Vertriebsweg. Wählen Sie zum Zuordnen von Vertriebskanälen zu Verkaufsabteilungen im Work Center Organisationsmanagement die Sicht Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten, und bearbeiten Sie die Arbeitskategorie Relevante Vertriebswege. ● Stellen bearbeiten Personalressourcen werden für die Berechnung von Servicekosten im Rahmen von Projekten sowie in Verkaufs- und Servicebelegen verwendet. Personalressourcen werden einer Stelle oder einer Kostenstelle zugeordnet. Die Zuordnung einer Personalressource zu einer Stelle ermöglicht allerdings eine präzisere Festlegung von Kostensätzen. Wenn Sie dies tun möchten, müssen Sie zusätzlich zur Kostenstellenstruktur Stellen definieren. Legen Sie im Work Center Organisationsmanagement in der Sicht Stellen bearbeiten die relevanten Stellen an. ● Optional: Arbeitsverteilungsregeln für Verkauf und Service festlegen Für Verkauf und Service können Arbeitsverteilungsregeln für jedes Unternehmen festgelegt werden. Auf diese Weise können Sie Verkaufs- und Servicegebiete auf Unternehmensebene definieren und die Findung der zuständigen Vertriebs- und Serviceeinheiten für eine Opportunity, ein Angebot, einen Kundenauftrag und einen Serviceauftrag automatisieren. Wenn Sie keine Arbeitsverteilungsregeln angeben, versucht das System, die zuständigen Einheiten anhand der Organisationsstruktur zu bewerten. Sie können die vom System vorgeschlagenen Standardwerte überschreiben. Beispiel: Zwei Tochtergesellschaften in einem Unternehmen verfügen über dieselben Kunden. Die Tochtergesellschaften werden in der Organisationsstruktur durch Unternehmen dargestellt. Das System ermöglicht Ihnen, Regeln festzulegen, die bestimmen, dass eine bestimmte Tochtergesellschaft für Angebote oder Bestellungen im jeweiligen Unternehmen zuständig ist. Sie können die Arbeitsverteilungsregeln im Work Center Organisationsmanagement in den Sichten Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten und Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene festlegen. Bearbeiten Sie die entsprechenden Arbeitskategorien. SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 35 2.2.12 Anforderungen bezüglich organisatorischer Daten für das Finanz- und Rechnungswesen Übersicht Dieses Dokument enthält die erforderlichen Informationen für die Einrichtung von Finanzdaten (FIN), die sich auf das Organisationsmanagement beziehen. Anforderungen bezüglich organisatorischer Daten und Organisationsstruktur Gehen Sie folgendermaßen vor, um Ihr System für FIN vorzubereiten: ● Eigenschaft "Unternehmen" allen Organisationseinheiten zuordnen, die ein Unternehmen repräsentieren Alle Unternehmen, einschließlich verbundene Unternehmen, müssen im Organisationsmanagement als Unternehmen definiert sein. Für diese Unternehmen werden im System automatisch Geschäftspartner angelegt. Diese Unternehmen und Geschäftspartner werden in FIN zur Bestimmung der Partner und Unternehmen verwendet. Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen bearbeiten, und kennzeichnen Sie auf der Registerkarte Eigenschaften die relevanten Organisationseinheiten als Unternehmen. ● Eigenschaft "Segment" der relevanten Organisationseinheit zuordnen Die Segmente Ihrer Struktur werden für die Segmentberichterstattung verwendet. Die Zuordnung von Segmenten in einem Buchungsbeleg wird von den Profit-Centern abgeleitet. Daher stellen Profit-Center eine Voraussetzung für die Segmentberichterstattung dar. Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen bearbeiten, und kennzeichnen Sie auf der Registerkarte Eigenschaften die relevante Organisationseinheit als Segment. ● Definition "Profit-Center" den relevanten Organisationseinheiten zuordnen Diese Zuordnung ist für die Segmentberichterstattung für Profit-Center erforderlich. Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen bearbeiten, und kennzeichnen Sie auf der Registerkarte Eigenschaften die relevante Organisationseinheit als Profit-Center. ● Eigenschaft "Kostenstelle" den relevanten Organisationseinheiten zuordnen Kostenstellen sind für die Kostenstellenrechnung erforderlich. Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen bearbeiten, und kennzeichnen Sie auf der Registerkarte Eigenschaften die relevante Organisationseinheit als Kostenstelle. ● Eigenschaft "Betriebsstätte" der relevanten Organisationseinheit zuordnen Materialien und Kontenfindungsgruppen werden immer auf Betriebsstättenebene bewertet. Im Verkaufsprozess erfolgt die Bewertung von Materialien auf Ebene der liefernden Betriebsstätte. Kontenfindungsgruppen werden anhand der verkaufenden Betriebsstätte bestimmt. Wir empfehlen, die Definition für die Betriebsstätte nicht auf der gleichen Organisationseinheit zu kennzeichnen wie die Definition für das Unternehmen. Die Definition für die Betriebsstätte sollte unmittelbar auf der Ebene unterhalb des Unternehmens angelegt werden. Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen bearbeiten, und kennzeichnen Sie auf der Registerkarte Eigenschaften die relevante Organisationseinheit als 36 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen Betriebsstätte. Betriebsstätten repräsentieren den rechtlichen Aspekt eines geografischen Standorts und sind nach der Aktivierung der Organisationsstruktur rechtlich an ihr Unternehmen gebunden. ● Vorgesetzte zu Organisationseinheiten zuordnen Vorgesetzte von Organisationseinheiten sind für den Genehmigungsprozess erforderlich. Wenn Genehmigungsprozesse im Lösungsumfang enthalten sind, versucht das System, einen Vorgesetzten einer Organisationseinheit zu ermitteln, dem eine Funktion (funktionaler Vorgesetzter) als zuständiger Genehmigender für die Organisationseinheit zugeordnet ist. Wenn für die Organisationseinheit kein aktiver Vorgesetzter ermittelt werden kann, dem eine Genehmigungsaufgabe zugesendet wird, erhält der nächst höhere funktionale Vorgesetzte in der Hierarchie die Genehmigungsaufgabe. Zudem kann ein alternativer Genehmigender bei der Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene verwaltet werden. Auch wenn ein funktionaler Vorgesetzter gefunden wurde, kann der alternative Genehmigende die Genehmigungsaufgabe einsehen. Wenn weder ein funktionaler noch ein alternativer Genehmigender vorhanden ist, kann das System keinen Genehmigenden ermitteln, und die Genehmigungsaufgabe kann nicht verarbeitet werden. So ordnen Sie Vorgesetzte zu: Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen bearbeiten, und ordnen Sie auf der Registerkarte Allgemein Vorgesetzte zu Organisationseinheiten in der Organisationsstruktur zu. So ordnen Sie alternative Genehmigende zu: Wählen Sie im Work Center Anwendungs- und Benutzerverwaltung zunächst Werkzeuge und anschließend Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene. Sonstige Anforderungen Zum Einrichten von FIN in Ihrem System kann außerdem Folgendes erforderlich sein: ● Unternehmen zu einem Rechnungslegungswerk zuordnen Nach dem Anlegen und Aktivieren der Unternehmen muss jedes Unternehmen mindestens einem Rechnungslegungswerk zugeordnet werden. Wählen Sie im Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration in der Sicht Aufgaben die Option Alle Aufgaben, wählen Sie die Phase Datenübernahme und Erweiterung und anschließend die Aufgabe Rechnungslegungswerk. ● Kontenfindung für Unternehmen definieren Dies muss für jedes Unternehmen durchgeführt werden. Wählen Sie im Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration in der Sicht Aufgaben die Option Alle Aufgaben, wählen Sie die Phase Fine-Tuning und anschließend die Aufgaben Kontenplan, Berichtsstrukturen und Kontenfindung. ● Profit-Center-Rechnung aktivieren Die Aktivierung erfolgt auf Ebene des Rechnungslegungswerks. Wählen Sie im Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration in der Sicht Aufgaben die Option Alle Aufgaben, wählen Sie die Phase Datenübernahme und Erweiterung und anschließend die Aufgabe Rechnungslegungswerk. ● Kostenstellentypen zu Funktionsbereichen zuordnen Diese Beziehung ist für die Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Umsatzkostenverfahren und die Ergebnisrechnung erforderlich. Eine Zuordnungsvoraussetzung ist die Definition von Funktionsbereichen und Kostenstellentypen. Wählen Sie im Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration in der Sicht Aufgaben die Option Alle Aufgaben, wählen Sie die Phase Fine-Tuning und anschließend die Aufgaben Einstellungen für Gewinn-und Verlustrechnung nach Umsatzkostenverfahren und Ergebnisrechnung und Definition von Kostenstellentypen. ● Ressourcen definieren Ressourcen sind für die Zeit- und Leistungsrückmeldung erforderlich. SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 37 Wählen Sie im Work Center Kosten und Erlöse die Sicht Stammdaten und Verrechnungen und anschließend die Untersicht Ressourcen. Hier können Sie neue Ressourcen mit Referenz auf eine Kostenstelle anlegen oder vorhandene Ressourcen bearbeiten. Ressourcen können auch im Work Center Stammdaten Supply Chain Design angelegt und bearbeitet werden. 2.2.13 Organisationsdatenvoraussetzungen für das Personalmanagement Übersicht In diesem Dokument erhalten Sie Informationen, die Sie für die Einrichtung der Daten des Personalmanagements benötigen, das mit dem Organisationsmanagement in Verbindung steht. Für jede Lösungsumfangsvariante des Personalmanagements werden die obligatorischen und optionalen Daten aus organisatorischer Perspektive aufgeführt. Dieses Dokument enthält zudem Vorschläge für Kunden, die auf andere Lösungsumfangsvarianten des Personalmanagements umsteigen möchten. Es wird beispielsweise beschrieben, welche Organisationsdaten eingegeben werden müssen, wenn die Verwaltung von Mitarbeiterstammdaten im Lösungsumfang um die Personalverwaltung oder Zeitwirtschaft erweitert werden soll. Verwaltung von Mitarbeiterstammdaten Mithilfe der Verwaltung der Mitarbeiterstammdaten werden nur die Mitarbeitergrunddaten verwaltet. So können Sie Mitarbeiter Organisationsstrukturen und den Mitarbeitern Stellen zuordnen. Diese Zuordnung können Sie im Work Center "Organisationsmanagement" oder "Geschäftspartner" vornehmen. Im Lösungsumfang der Verwaltung von Mitarbeiterstammdaten wird das Work Center "Personalverwaltung" nicht verwendet. Deshalb ist keine Einstellung, Versetzung und kein Austritt von Mitarbeitern möglich. Um Ihr System auf die Verwaltung von Mitarbeiterstammdaten vorzubereiten, müssen Sie Folgendes tun: ● Basisorganisationsstruktur anlegen Für Mitarbeiter und Dienstleister sollte eine Basisorganisationsstruktur vorhanden sein. Es sollte mindestens eine Organisationseinheit eingegeben werden. Es ist nicht notwendig, einer Organisationseinheit Mitarbeiter zuzuordnen. Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen bearbeiten. In dieser Sicht können Sie Ihre Organisationsstruktur anlegen oder bearbeiten. Wenn Sie eine Erweiterung um die Personalverwaltung planen, empfehlen wir Folgendes: ● Organisationsstruktur verwalten Stellen Sie sicher, dass Ihre Organisationsstruktur über Organisationseinheiten mit den folgenden Eigenschaften verfügt: Unternehmen, Betriebsstätte, Kostenstelle und Abteilung. Mitarbeiter sollten nur Organisationseinheiten zugeordnet werden, die selbst Abteilungen und Kostenstellen sind oder sich darunter befinden. Das System kann diese Attribute dann für jeden Mitarbeiter ermitteln. Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen bearbeiten, und markieren Sie auf der Registerkarte Eigenschaften die entsprechenden Eigenschaften für die Organisationseinheiten. Personalverwaltung Um Ihr System auf die Personalverwaltung vorzubereiten, müssen Sie Folgendes tun: ● 38 Eigenschaft "Unternehmen" zu Organisationseinheit zuordnen © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen Das Unternehmen, einschließlich Registrierungsland, stellt den gesetzlichen Arbeitgeber eines Mitarbeiters dar und ist für den Arbeitsvertrag obligatorisch. So kann das System für jeden Mitarbeiter ein Unternehmen ermitteln. Damit wird überprüft, ob das Einstellungsland das gleiche ist wie das Registrierungsland des Unternehmens. Ist dies nicht der Fall, wird eine Warnung angezeigt, in der steht, dass das Einstellungsland unter Umständen falsch ist. Das System erzwingt für die Einstellung und das Unternehmen nicht die gleichen Länder. Damit wird die Societas Europaea (SE) oder "Europäische Gesellschaft" unterstützt. In diesen Ländern kann das Registrierungsland des Unternehmens vom Einstellungsland abweichen. Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen bearbeiten, und kennzeichnen Sie die entsprechende Organisationseinheit auf der Registerkarte Eigenschaften als Unternehmen . Dann werden Sie aufgefordert, das Registrierungsland anzugeben, und das System schlägt aufgrund dessen eine Standardwährung vor. ● Eigenschaft "Betriebsstätte" zu Organisationseinheit zuordnen und Adresse angeben Eine Betriebsstätte wird für die Personalverwaltung benötigt. Mitarbeiter können nur Organisationseinheiten zugeordnet werden, die selbst Betriebsstätten sind oder sich darunter befinden. Die Einrichtung der Organisationsstruktur hat Einfluss darauf, wie die gesetzliche Berichterstattung erfolgt. Zum Beispiel sollten die Berichterstattungsanforderungen der Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) bei der Ermittlung der Betriebsstätten innerhalb einer Organisationsstruktur berücksichtigt werden. Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen bearbeiten, und kennzeichnen Sie die entsprechende Organisationseinheit auf der Registerkarte Eigenschaften als Betriebsstätte . Auf der Registerkarte Adressen geben Sie die Adresse der Betriebsstätte ein. ● Eigenschaft "Abteilung" zu Organisationseinheit zuordnen Abteilungen werden für die Personalverwaltung benötigt. Mitarbeiter können nur Organisationseinheiten zugeordnet werden, die selbst Abteilungen sind oder sich darunter befinden. Das Startdatum der Zuordnung eines Mitarbeiters (Arbeitsvertrag) kann nicht vor dem Gültigkeitsbeginn der Abteilung liegen. Das Startdatum des Arbeitsvertrags eines Mitarbeiters ist entweder das Eintrittsdatum (bei Neueinstellungen) oder das Datum des ersten Systemdatensatzes (bei migrierten Mitarbeitern). Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen bearbeiten, und kennzeichnen Sie die entsprechende Organisationseinheit auf der Registerkarte Eigenschaften als Abteilung . ● Eigenschaft "Kostenstelle" zu Organisationseinheit zuordnen Kostenstellen werden in der Organisationsstruktur benötigt. Mitarbeiter können nur Organisationseinheiten zugeordnet werden, die selbst Kostenstellen sind oder sich darunter befinden. Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen bearbeiten, und kennzeichnen Sie die entsprechende Organisationseinheit auf der Registerkarte Eigenschaften als Kostenstelle . ● Stellen definieren und Mitarbeiter zuordnen Eine Stelle beschreibt die Aufgaben und Funktionen des Mitarbeiters, der der Stelle zugeordnet ist. Mitarbeiter werden bei der Besetzung von Organisationseinheiten oder Projekten anhand der Stelle identifiziert. Stellen sind im Einstellungsprozess und in der Personalverwaltung obligatorisch. Stellen und Kostenstellen werden beim Festlegen von Personalressourcen verwendet, die wiederum für die interne Kostenzuordnung der Mitarbeiter benötigt werden. In der Sicht Stellen bearbeiten des Work Centers Organisationsmanagement können Sie Stellen anlegen. ● Regelarbeitszeit verwalten Die Regelarbeitszeit ist die Arbeitszeit, die ein Vollzeitäquivalent im Unternehmen arbeitet. Sie wird in einer Produktivstartaufgabe definiert. Die festgelegten Werte gelten für das ausgewählte Unternehmen und werden auf die darunterliegende Organisationsstruktur vererbt. Konfigurationseinstellungen werden in der Regel von einem Administrator vorgenommen. Wenn Sie nicht über die erforderliche Berechtigung verfügen, wenden Sie sich an Ihren Administrator. SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 39 Voraussetzungen: Die Arbeitszeit ist in Ihrer Lösungskonfiguration aktiviert. Rufen Sie zum Auffinden dieser Option das Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration auf, und wählen Sie die Sicht Implementierungsprojekte. Markieren Sie Ihr Implementierungsprojekt, und wählen Sie Projektumfang bearbeiten . Stellen Sie im Schritt Festlegung des Lösungsumfangs für das Projekt sicher, dass in Personalmanagement die Option Personalverwaltung ausgewählt ist. Rufen Sie zum Auffinden dieser Aufgabe das Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration auf, und wählen Sie die Sicht Implementierungsprojekte. Markieren Sie Ihr Implementierungsprojekt, und wählen Sie Aufgabenliste öffnen . Wählen Sie die Phase Fine-Tuning, und wählen Sie anschließend in der Aufgabenliste die Aufgabe Arbeitszeit aus. Wir empfehlen außerdem Folgendes zu tun: ● Vorgesetzte zu Organisationseinheiten zuordnen Jeder Organisationseinheit sollte ein Vorgesetzter zugeordnet sein, damit das System Belege, z. B. Spesenabrechnungen und Bestellungen, an den Vorgesetzten des Mitarbeiters weiterleiten kann. Wenn für die Organisationseinheit des Mitarbeiters kein Vorgesetzter gefunden wird, versucht das System, diesen anhand der Abteilungen zu ermitteln, die weiter oben in der Organisationsstruktur stehen. Dies ist für die Personalverwaltung nicht erforderlich. Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen bearbeiten, und ordnen Sie den Organisationseinheiten in Ihrer Organisationsstruktur auf der Registerkarte Allgemein Vorgesetzte zu. ● Mitarbeiter in Ländern, die nicht vom System unterstützt werden, als Dienstleister anlegen Das Personalmanagement unterstützt eine begrenzte Anzahl von Ländern. Wenn Sie Mitarbeiter in Ländern haben, die momentan nicht vom Personalmanagement unterstützt werden, dann sollten Sie eine Organisationsstruktur für diese Länder definieren und der Struktur die Mitarbeiter als Dienstleister zuordnen. Derzeit werden die folgenden Länder unterstützt: Deutschland, USA, China, Frankreich, Indien und Großbritannien. Wenn Sie Ihren Lösungsumfang um die Personalverwaltung erweitern möchten, müssen Sie Folgendes berücksichtigen: ● Voraussetzungen und Empfehlungen für die Personalverwaltung eingeben Dies sollte vor der Erweiterung Ihres Lösungsumfangs um die Personalverwaltung geschehen. ● Regelarbeitszeit in der Phase "Fine-Tuning" eingeben Dies erfolgt während der Lösungsumfangserweiterung in der Phase "Fine-Tuning" und nicht davor. ● Stellen zu Mitarbeitern zuordnen Die Zuordnung kann während der Mitarbeitermigrationsphase der Lösungsumfangserweiterung vorgenommen werden. Die Stelle eines Mitarbeiters kann in den Migrationsbildern ausgewählt werden. Zeitwirtschaft Um das System auf die Zeitwirtschaft vorzubereiten, müssen Sie neben der Erfüllung der Voraussetzungen für die Personalverwaltung Folgendes tun: ● 40 Vorgesetzte zu Organisationseinheiten mit der Eigenschaft "Abteilung" zuordnen Dies ist obligatorisch, wenn Genehmigungsprozesse im Lösungsumfang enthalten sind. Wenn Genehmigungsprozesse für das Personalmanagement im Lösungsumfang enthalten sind, versucht das System, einen Vorgesetzten einer Abteilung als zuständigen Genehmigenden zuzuordnen. Wenn für die Abteilung des Mitarbeiters kein Vorgesetzter gefunden wird, versucht das System, diesen anhand der Abteilungen zu ermitteln, die weiter oben in der Organisationsstruktur stehen. Um Genehmigungsaufgaben weiterleiten zu können, muss ein Genehmigender ermittelt werden. © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen bearbeiten, und ordnen Sie den Organisationseinheiten in Ihrer Organisationsstruktur auf der Registerkarte Allgemein Vorgesetzte zu. ● Eigenschaft "Betriebsstätte" zu Organisationseinheit zuordnen Die Betriebsstätte ist eine Voraussetzung für den Arbeitstagekalender. Wenn Sie in Arbeitstagekalendern lokale Feiertage festlegen möchten, müssen Sie Betriebsstätten eingeben. Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen bearbeiten, und kennzeichnen Sie die entsprechende Organisationseinheit auf der Registerkarte Eigenschaften als Betriebsstätte . ● Arbeitstagekalender verwalten Hier werden gültige Arbeitstage definiert. Dies ist eine Voraussetzung für die Implementierung des (lokalen) Feiertagskalenders. Der Arbeitstagekalender wird in der Sicht Aufgabenliste des Work Centers Betriebswirtschaftliche Konfiguration definiert. Wählen Sie in der Phase Fine-Tuning die Aufgabe Arbeitstagekalender. Im Work Center Organisationsmanagement können Sie Ihren Arbeitstagekalender der Organisationsstruktur zuordnen. Weitere Informationen finden Sie unter Neuen Arbeitstagekalender mit einem neuen Feiertag anlegen. ● Feiertagskalender verwalten Dem Arbeitstagekalender ist ein Feiertagskalender zugeordnet. Er bestimmt, welche Tage im Jahr gesetzliche und welche unternehmensspezifische Feiertage sind. Das System verwendet den Feiertagskalender, um erfasste Zeiten auszuwerten. Urlaub, der an einem gesetzlichen Feiertag genommen wird, sollte nicht vom Urlaubskonto abgezogen werden. Sie definieren Ihren Feiertagskalender im Rahmen der Festlegung des Arbeitstagekalenders. Weitere Informationen finden Sie unter Neuen Arbeitstagekalender mit einem neuen Feiertag anlegen. Wenn Sie Ihren Lösungsumfang um die Zeitwirtschaft erweitern möchten, müssen Sie Folgendes berücksichtigen: ● Voraussetzungen für die Zeitwirtschaft eingeben Dies sollte vor der Erweiterung Ihres Lösungsumfangs um die Zeitwirtschaft geschehen. ● Vorgesetzte zu Abteilungen zuordnen Die Zuordnung kann nach Abschluss der Lösungsumfangserweiterung vorgenommen werden. Im Work Center Organisationsmanagement können Sie der Organisationsstruktur Vorgesetzte zuordnen. Wählen Sie die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen bearbeiten, und ordnen Sie auf der Registerkarte Allgemein Vorgesetzte zu. Vergütung und Personalabrechnung Vergütung und Personalabrechnung sind immer zusammen im Lösungsumfang enthalten. Um das System auf die Vergütung und Personalabrechnung vorzubereiten, müssen Sie neben der Erfüllung der Voraussetzungen für die Zeitwirtschaft Folgendes tun: ● Unternehmenswährung eingeben Die Währung, die für das Unternehmen ausgewählt wird, ist für die Vergütung und die Personalabrechnung relevant. Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen bearbeiten, und kennzeichnen Sie Ihre Organisationseinheit auf der Registerkarte Eigenschaften als Unternehmen . Dann werden Sie aufgefordert, das Registrierungsland anzugeben, und das System schlägt aufgrund dessen eine Standardwährung vor. Auf der Registerkarte Adressen können Sie die Adresse Ihres Unternehmens hinzufügen. ● Kostenstellen im SAP-System und im Personalabrechnungssystem verwalten Kostenstellen müssen im SAP-System und im externen Personalabrechnungssystem verwaltet werden. Die Kostenstelle eines Mitarbeiters ist in den Daten der Schnittstelle vom SAP-System zum Personalabrechnungssystem enthalten, da die Personalabrechnung die Kostenstellendaten für die Buchung SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 41 der Abrechnungsergebnisse im Finanzwesen benötigt. Mitarbeiter sollten nur Organisationseinheiten zugeordnet werden, die selbst Kostenstellen sind oder sich darunter befinden. Das System kann dann die Kostenstelle für jeden Mitarbeiter ermitteln. ● Nummern der Unternehmen, Betriebsstätten und Kostenstellen im Personalabrechnungssystem und SAPSystem zuordnen Wenn SAP-Daten ins Personalabrechnungssystem hochgeladen werden müssen, ist eine Zuordnung zwischen den Nummern der Unternehmen, Betriebsstätten und Kostenstellen notwendig. Die Zuordnung muss entweder im externen Personalabrechnungssystem oder beim Hochladen erfolgen. Die Betriebsstätten sollten mit den im Personalabrechnungssystem des Dienstleisters eingerichteten Standorten übereinstimmen. Die Betriebsstätte eines Mitarbeiters ist für Steuermeldezwecke im Personalabrechnungsextrakt enthalten. ● Personalabrechnung USA: Nummer beim Personalabrechnungsdienstleister eingeben Einige Personalabrechnungssysteme in den USA benötigen für die Personalabrechnungsauswertung die Abteilung des Mitarbeiters. Wenn die Nummer beim Personalabrechnungsdienstleister als weiterer Identifikator für die Abteilung verwaltet wird, sind diese Informationen in den Schnittstellendaten enthalten, die vom SAP-System an das System des Personalabrechnungsdienstleisters übermittelt werden. Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen bearbeiten, und wählen Sie Ihre Abteilung aus. Wählen Sie auf der Registerkarte Allgemein die Option Weitere Identifikatoren. ● Personalabrechnung USA: Steuergrunddaten eines Unternehmens (Bundesebene) eingeben Die Steuergrunddaten des Unternehmens (Bundesebene) werden für die Verwaltung der Bundessteuerinformationen für Mitarbeiter benötigt. Das Unternehmen eines Mitarbeiters, das in der Organisationsstruktur zugeordnet ist, muss mit der entsprechenden Bundessteuernummer für W-2- oder 1099-Berichtszwecke abgeglichen werden. Die Bundessteuernummer wird auch an das System des Abrechnungsdienstleisters übermittelt. Die Steuergrunddaten des Unternehmens werden in der Sicht Aufgabenliste des Work Centers Betriebswirtschaftliche Konfiguration definiert. Wählen Sie in der Phase Fine-Tuning die Aufgabe Steuerbestimmungen anderer Anbieter – USA. Wir empfehlen außerdem Folgendes zu tun: ● Personalabrechnung USA: Steuergrunddaten eines Unternehmens (bundesstaatliche Ebene) eingeben Anhand der Steuergrunddaten eines Unternehmens (bundesstaatliche Ebene) stellt das System die Standardsteuerinformationen für Mitarbeiter bereit. Je nach Betriebsstätte eines Mitarbeiters wird während des Einstellungsprozesses die entsprechende bundesstaatliche Finanzbehörde als Standard vorgeschlagen. Dafür wird die Bundessteuernummer benötigt. Die Steuergrunddaten des Unternehmens werden in der Sicht Aufgabenliste des Work Centers Betriebswirtschaftliche Konfiguration definiert. Wählen Sie in der Phase Fine-Tuning die Aufgabe Steuerbestimmungen anderer Anbieter – USA. Wenn Sie Ihren Lösungsumfang um die Vergütung und Personalabrechnung erweitern möchten, müssen Sie Folgendes berücksichtigen: ● Voraussetzungen für die Vergütung und Personalabrechnung eingeben Dies sollte vor der Erweiterung Ihres Lösungsumfangs um die Vergütung und Personalabrechnung geschehen. Weitere Informationen Organisationsstrukturen – Quick Guide [Seite 5] Stellen bearbeiten – Quick Guide [Seite 53] 42 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen 2.2.14 Anforderungen an organisatorische Daten für Projekte Übersicht Dieses Dokument enthält alle erforderlichen Informationen zum Einrichten von Projektdaten für das Organisationsmanagement. Anforderungen an organisatorische Daten und Organisationsstruktur Um Ihr System auf Projekte vorzubereiten, gehen Sie folgendermaßen vor: ● Alle relevanten Kostenstellen für Ihre Projekte anlegen Projekte werden einer verantwortlichen Kostenstelle zugeordnet. Die verantwortliche Kostenstelle ist erforderlich, um das Unternehmen und das Profit-Center zu bestimmen. Gemeinkostenprojekte werden ebenfalls einer anfordernden Kostenstelle zugeordnet. Diese dient dann der Kostenabrechnung. Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen bearbeiten, wählen Sie die relevanten Organisationseinheiten aus, und setzen Sie auf der Registerkarte Eigenschaften das Kennzeichen Kostenstelle. ● Kostenstellen Vorgesetzte zuordnen In bestimmten Fällen ist eine Genehmigung erforderlich, bevor ein Projekt freigegeben oder ein Projektbasisplan geändert werden kann. Das System versucht dann, den Vorgesetzten der anfordernden Kostenstelle (falls vorhanden) zu ermitteln. Gelingt dies nicht, wird nach dem Vorgesetzten der zuständigen Kostenstelle gesucht. Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen bearbeiten, und geben Sie auf der Registerkarte Allgemein den betreffenden Mitarbeiter als Vorgesetzter der Organisationseinheit ein. ● Eigenschaft "Unternehmen" einer Organisationseinheit zuordnen Das Unternehmen für ein Projekt wird über die verantwortliche Kostenstelle ermittelt. Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen bearbeiten, wählen Sie die relevante Organisationseinheit, und setzen Sie auf der Registerkarte Eigenschaften das Kennzeichen Unternehmen. ● Optional: Hauswährung angeben Die Hauswährung wird als Standardwährung für Projektaufwände verwendet. Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen bearbeiten. Wählen Sie auf der Registerkarte Eigenschaften neben dem Ankreuzfeld Unternehmen die Option Details, um die Eigenschaften des Unternehmens aufzurufen. ● Optional: Funktion "Kostenverwaltung" einer Organisationseinheit zuordnen Das Work Center "Kosten und Erlöse" wird allen Mitarbeitern vorgeschlagen, die Organisationseinheiten mit dieser Funktion zugeordnet sind. Mitarbeiter mit diesem Work Center, z. B. Finanzanalysten, können dann auf Projekte zugreifen, die Unternehmen zugeordnet sind, für die sie über eine Berechtigung verfügen. Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen bearbeiten, und setzen Sie auf der Registerkarte Funktionen für die relevante Organisationseinheit das Kennzeichen Kostenverwaltung. ● Optional: Eigenschaft "Programm" einer Organisationseinheit zuordnen Wenn Sie mehrere Projekte gruppieren möchten, um von einem aggregierten Berichtswesen zu profitieren, können Sie diese Projekte einem Programm zuordnen. Jede Organisationseinheit kann als Programm gekennzeichnet werden. SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 43 Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen bearbeiten, wählen Sie die relevante Organisationseinheit, und setzen Sie auf der Registerkarte Eigenschaften das Kennzeichen Programm. 2.2.15 Anforderungen an organisatorische Daten für das Lieferantenbeziehungsmanagement (SRM) Übersicht Dieses Dokument enthält alle erforderlichen Informationen zum Einrichten von SRM-Daten für das Organisationsmanagement. Anforderungen an organisatorische Daten und Organisationsstrukturen für SRM Um Ihr System auf SRM vorzubereiten, gehen Sie folgendermaßen vor: ● Eigenschaft "Unternehmen" einer Organisationseinheit zuordnen Die Unternehmensadresse, die Sie beim Anlegen eines Unternehmens angeben, ist für die Steuerberechnung erforderlich. Die Berechnung wird für Lieferantenrechnungen und Bestellungen benötigt. In den Vereinigten Staaten muss diese Adresse den Steuerstandortcode enthalten. Die Hauswährung wird für SRM-Prozesse benötigt. Sie ist Voraussetzung für den Einkaufswagen in SRM und wird automatisch für Bestellungen und Einkaufskontrakte verwendet. Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen bearbeiten, und kennzeichnen Sie die relevante Organisationseinheit auf der Registerkarte Eigenschaften als Unternehmen. Anschließend werden Sie dazu aufgefordert, das Registrierungsland anzugeben, anhand dessen das System eine Standardwährung vorschlägt. Auf der Registerkarte Adressen können Sie die Unternehmensadresse hinzufügen. ● Eigenschaft "Betriebsstätte" einer Organisationseinheit zuordnen Wenn Sie im Work Center "Organisationsmanagement" eine Betriebsstätte zuordnen, legt das System automatisch einen Standort an. Attribute wie Nummer, Name, Arbeitstagekalender, Adresse, Internationale Standortnummer und D-U-N-S-Nummer werden aus der Betriebsstätte in den Standort kopiert. Der Standort repräsentiert den geografischen Aspekt der Betriebsstätte und kann in Logistikprozessen verwendet werden. Im Lieferantenbeziehungsmanagement wird die Betriebsstätte benötigt, um im Finanz- und Rechnungswesen das Konto für Lieferantenrechnungen zu bestimmen. Der Standort wird für Bestellungen in der Lagermaterial- und Nichtlagermaterialbeschaffung benötigt. Wurde der Standort auch als Zielort für den Warenversand festgelegt, liefert die Standortadresse den Lieferanten die nötigen Informationen, um die bestellten Waren an den richtigen Ort zu liefern. In diesem Fall muss der Standort als Anlieferungsort gekennzeichnet sein. Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen bearbeiten, und kennzeichnen Sie auf der Registerkarte Eigenschaften die relevante Organisationseinheit als Betriebsstätte. Um den generierten Standort als Anlieferungsort festzulegen, verwenden Sie den bei der Aktivierung der Betriebsstätte angezeigten Link. In den Details der Betriebsstätte können Sie auf die Standortverwaltung zugreifen. Wenn Sie nach dem Anlegen der Betriebsstätte den Standort bearbeiten müssen, können Sie im Work Center Stammdaten Supply Chain Design in der Sicht Lokationen auf den Standort zugreifen. Wählen Sie die Lokation aus, die mit Ihrem Standort verknüpft ist, und wählen Sie Lokation bearbeiten. ● Eigenschaft "Kostenstelle" einer Organisationseinheit zuordnen Eine Kostenstelle wird für Lieferantenrechnungen und Bestellungen in Prozessen zur Beschaffung von Nichtlagermaterialien benötigt. 44 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen bearbeiten, und kennzeichnen Sie auf der Registerkarte Eigenschaften die relevante Organisationseinheit als Kostenstelle. ● Optional: Einer Organisationseinheit die Funktionen "Operativer Einkauf", "Strategischer Einkauf" und "Lieferantenrechnung" zuweisen Wenn Sie diese betriebswirtschaftlichen Funktionen einer/mehreren Organisationseinheit/en zuweisen, schlägt das System für die Mitarbeiter, die diesen Organisationseinheiten zugeordnet sind, die entsprechenden Work Center vor. Wenn Sie sich bei der Festlegung des Lösungsumfangs dafür entschieden haben, Genehmigungsprozesse zu verwenden, erhalten die Vorgesetzten dieser Organisationseinheiten die entsprechenden Genehmigungsaufgaben. Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen bearbeiten, und kennzeichnen Sie auf der Registerkarte Funktionen für die relevanten Organisationseinheiten die oben genannten Funktionen. ● Optional: Alternativen Genehmigenden in der Arbeitsverteilung angeben Wenn die oben aufgeführten betriebswirtschaftlichen Funktionen für keine der Organisationseinheiten festgelegt wurden bzw. wenn Organisationseinheiten zwar gekennzeichnet sind, aber kein Vorgesetzter ermittelt werden kann, dann können Sie einen alternativen Genehmigenden angeben. Dieser alternative Genehmigende empfängt dann SRM-relevante Genehmigungsaufgaben. Der alternative Genehmigende kann die Genehmigungsaufgaben ebenfalls anzeigen, auch wenn vom System ein regulärer Vorgesetzter ermittelt werden kann. Wählen Sie im Work Center Anwendungs- und Benutzerverwaltung zunächst Werkzeuge und anschließend Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene. ● Optional: Zusätzlichen Buchhalter in der Arbeitsverteilung angeben Ein zusätzlicher Buchhalter kann für die Rechnungsermittlung angegeben werden. Dieser Mitarbeiter kann Rechnungen buchen, auch wenn er keiner Organisationseinheit mit der betriebswirtschaftlichen Funktion "Lieferantenrechnung" zugeordnet ist. Wenn die betriebswirtschaftliche Funktion "Lieferantenrechnung" keiner Organisationseinheit zugeordnet wurde, muss ein zusätzlicher Rechnungssteller angegeben werden. Sonst können keine Rechnungen gebucht werden. Wählen Sie im Work Center Anwendungs- und Benutzerverwaltung zunächst Werkzeuge und anschließend Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene. In der Liste der Arbeitskategorien kann unter Einkauf ein Zusätzlicher Kreditorenbuchhalter angegeben werden. 2.2.16 Anforderungen an organisatorische Daten für das Supply Chain Management (SCM) Übersicht Dieses Dokument enthält alle erforderlichen Informationen für die Einrichtung von SCM-Daten für das Organisationsmanagement. Anforderungen an organisatorische Daten und Organisationsstruktur für SCM Um Ihr System auf SCM vorzubereiten, gehen Sie folgendermaßen vor: ● Eigenschaft "Betriebsstätte" einer Organisationseinheit zuordnen Wenn Sie im Work Center Organisationsmanagement eine Betriebsstätte zuordnen, legt das System automatisch einen Standort an. Attribute wie Nummer, Name, Arbeitstagekalender, Adresse, internationale SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 45 Standortnummer und D-U-N-S-Nummer werden aus der Betriebsstätte in den Standort kopiert. Der Standort stellt somit den geografischen Aspekt der Betriebsstätte dar und kann in Logistikprozessen verwendet werden. Der Arbeitstagekalender und die Betriebszeiten des Standorts werden für die Planung in SCM verwendet. Die Adresse wird als Absender- und Anlieferungsadresse verwendet und Lieferanten sowie Kunden bei Einkaufsund Verkaufsprozessen mitgeteilt. Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen bearbeiten, und kennzeichnen Sie auf der Registerkarte Eigenschaften die relevante Organisationseinheit als Betriebsstätte . ● Eigenschaft "Kostenstelle" einer Organisationseinheit zuordnen Zur Kostenermittlung muss jeder Ressource eine Kostenstelle zugeordnet werden. Mit dieser Zuordnung wird die Ressource dem Unternehmen der Kostenstelle zugeordnet. Dies ermöglicht den Zugriff auf das korrekte Rechnungslegungswerk. Die Kostenstelle wird außerdem bei der Inventur für Bestandskorrekturen benötigt, insbesondere für die Auswahl und für Buchungen im Finanz- und Rechnungswesen. Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen bearbeiten, und kennzeichnen Sie auf der Registerkarte Eigenschaften die relevante Organisationseinheit als Kostenstelle . ● Eigenschaft "Unternehmen" einer Organisationseinheit zuordnen Die beim Anlegen eines Unternehmens angegebene Unternehmensnummer wird zum Ableiten des korrekten Rechnungslegungswerks für Auswertungszwecke benötigt. In SCM wird die Hauswährung immer vom Rechnungslegungswerk abgeleitet. Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstruktur bearbeiten, und kennzeichnen Sie die relevante Organisationseinheit auf der Registerkarte Eigenschaften als Unternehmen. Auf der Registerkarte Allgemein können Sie Nummer der Organisationseinheit und Name der Organisationseinheit angeben. Diese Angaben sind mit den entsprechenden Angaben für das Unternehmen identisch. Sonstige Anforderungen für SCM Zum Einrichten von SCM in Ihrem System müssen Sie außerdem Folgendes tun: ● Attribute des automatisch angelegten Standorts anpassen Wie oben beschrieben wird der Standort beim Aktivieren der Betriebsstätte automatisch angelegt. Allerdings ist anschließend eine manuelle Anpassung für SCM-Prozesse erforderlich. Folgende Attribute sind verfügbar: Versandstelle, Anlieferungsort, Lagerort und Servicestelle. Zusätzlich muss der Standort für die Logistik aktiviert werden. Die für Ihre Prozesse erforderlichen Attribute müssen direkt für den Standort bearbeitet werden. Wählen Sie im Work Center Stammdaten Supply Chain Design in der Sicht Lokationen die zu Ihrem Standort gehörende Lokation aus, und wählen Sie Lokation bearbeiten. Wählen Sie die gewünschten Rollen für den Standort aus. ● Stellen bearbeiten Personalressourcen werden zur Berechnung von SCM-Kosten herangezogen. Eine Personalressource wird sowohl einer Stelle als auch einer Kostenstelle zugeordnet. Daher müssen die entsprechenden Stellen bearbeitet werden. Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die Sicht Stellen bearbeiten, und legen Sie die relevanten Stellen an. 46 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen 2.3 Aufgaben 2.3.1 Organisationsstruktur anlegen und bearbeiten Übersicht Diese Aufgabenbeschreibung führt Sie durch den Prozess des Anlegens der ersten Organisationsstruktur oder des Bearbeitens der bestehenden Organisationsstruktur. Sie legen Organisationsstrukturen an oder bearbeiten diese im Work Center Organisationsmanagement in der Sicht Organisationsstrukturen. Voraussetzungen ● Verwenden Sie dieses Dokument in Kombination mit dem Dokument Leitfaden: Einrichten Ihrer Organisationsstruktur [Seite 13]. Das Dokument enthält Informationen, die Sie zum Einrichten einer konsistenten Struktur benötigen, und sollte zusätzlich zur Aufgabenbeschreibung aus diesem Dokument verwendet werden. ● Sie haben die Dokumente zum betriebswirtschaftlichen Hintergrund im Organisationsstrukturen – Quick Guide [Seite 5] gelesen. ● Sie haben für das Organisationsmanagement relevante Daten erfasst, z. B. Daten Ihres Unternehmens aus den Bereichen Recht, Führung und Funktion. Das Anlegen der Organisationsstruktur im System nehmen Sie am besten auf der Grundlage Ihres vorhandenen Organisationsstrukturplans vor. Wenn Sie mit dem Anlegen beginnen, sollten Sie von oben nach unten vorgehen, also mit Unternehmen und Betriebsstätten anfangen und dann die Unternehmenssparten oder Abteilungen hinzufügen. Geben Sie beim Bearbeiten Ihrer Organisationsstruktur immer das Gültig-abDatum für Ihre Änderungen ein. Vorgehensweise 1. Wählen Sie in der Sicht Organisationsstrukturen die Option Bearbeiten oder die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen bearbeiten. 2. Geben Sie im angezeigten Dialogfenster das Datum Gültig ab für Ihre vorgeschlagenen Änderungen ein, und wählen Sie Start . Beachten Sie, dass alle Elemente der Organisationsstruktur zeitabhängig sind. Beim Anlegen der Organisationsstruktur muss das Gültig-ab-Datum so weit in der Vergangenheit liegen, dass alle entscheidenden personal- und finanzspezifischen Daten erfasst sind. Beim Bearbeiten einer aktiven Organisationsstruktur geben Sie das Datum ein, ab dem Ihre Änderungen wirksam werden sollen, bevor Sie mit dem Bearbeiten beginnen. Weitere Informationen finden Sie unter Zeitabhängigkeit: Gültig-ab-Datum, Starttermin und Gültigkeiten [Seite 31]. 3. Legen Sie eine Gliederung Ihrer Organisationsstruktur an. a. Wählen Sie zum Anlegen einer neuen Organisationsstruktur im Planungsbereich die Drucktaste Neu und anschließend die Option Organisationsstruktur. Alternativ können Sie die Organisationseinheit unter Vorlage auswählen und in das zentrale Bild ziehen. Sie können dann beliebig viele Organisationseinheiten per Drag & Drop in die Wurzelorganisationseinheit ziehen. SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 47 b. 4. Positionieren Sie zum Hinzufügen einer Organisationseinheit den Cursor auf der entsprechenden Wurzelorganisationseinheit, und wählen Sie Neu . Wählen Sie dann Organisationseinheit. Wiederholen Sie diesen Schritt, bis Sie alle benötigten Organisationseinheiten hinzugefügt haben. Alternativ können Sie auch untergeordnete Organisationseinheiten hinzufügen. Klicken Sie dazu mit der sekundären Maustaste auf die gewünschte übergeordnete Organisationseinheit, um das Kontextmenü zu öffnen, und wählen Sie dann Neu und Organisationseinheit. Füllen Sie die relevanten Registerkarten für die jeweiligen Organisationseinheiten in der Struktur aus. Wählen Sie dazu eine Organisationseinheit aus, und geben Sie die Informationen auf den Registerkarten ein. Sie können die Konsistenz Ihrer Organisationsstruktur jederzeit wie unten in Schritt 5 beschrieben überprüfen. Regelmäßige Prüfungen helfen Ihnen dabei, Inkonsistenzen dauerhaft zu beseitigen, anstatt sich mit zahlreichen Meldungen bezüglich Inkonsistenzen befassen zu müssen, nachdem Sie alle Änderungen vorgenommen haben. Registerkarte "Allgemein" Enthält allgemeine Informationen über die Organisationseinheit, z. B. Nummer und Name der Organisationseinheit, Zeiträume, Arbeitstagekalender, Vorgesetzter und Adresse. a. Ordnen Sie die Nummer der Organisationseinheit zu. Beachten Sie, dass die Organisationseinheit nach dem Aktivieren der Organisationsstruktur nicht mehr geändert werden kann. b. Geben Sie den Namen der Organisationseinheit ein. c. Im Feld Gültig von/bis wird der Zeitraum der Organisationseinheit angezeigt. Zeiträume können auf der Registerkarte Zeiträume geändert werden. d. Geben Sie den für diese Organisationseinheit gültigen Arbeitstagekalender ein. . e. Wählen Sie bei Bedarf den Link Weitere Identifikatoren, um den korrekten Identifikator für eine Organisationseinheit zu übernehmen, z. B. DUNS. Weitere Informationen finden Sie unter Weitere Identifikatoren [Seite 28]. f. Wenn ein Vorgesetzter erforderlich ist, klicken Sie im Feld Vorgesetzter der Organisationseinheit auf das Symbol, um das Dialogfenster Auswählen: Organisationseinheit – Vorgesetzter anzuzeigen. Es wird eine Mitarbeiterliste angezeigt. Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus. Die Felder Vorgesetzter der Organisationseinheit, Nummer des Vorgesetzten, Stellenbezeichnung und Zugeordnet zu werden automatisch mit den Daten des ausgewählten Mitarbeiters ausgefüllt. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgesetztenzuordnung [Seite 26]. Registerkarte "Eigenschaften" Zeigt alle Eigenschaften an, die der Organisationseinheit zugeordnet sind. Die Eigenschaften definieren die Eigenschaftsarten, die mit einer Organisationseinheit verknüpft sind, z. B. die rechtliche Eigenschaft, die für die Eigenschaften Unternehmen und Betriebsstätte relevant ist. a. Wählen Sie die erforderlichen Eigenschaften für Ihre Organisationseinheit aus. Diese Eigenschaften definieren die Organisationseinheit in der Organisationsstruktur. Machen Sie aus dieser z. B. ein ProfitCenter, eine Kostenstelle oder beides. b. Füllen Sie alle Felder für die einzelnen Eigenschaften aus. Weitere Informationen finden Sie unter Eigenschaften [Seite 24]. Stellen Sie beim Anlegen der initialen Organisationsstruktur sicher, dass Sie für jedes Unternehmen eine Betriebsstätte anlegen. Ordnen Sie nicht beide Eigenschaften derselben Organisationseinheit zu. Registerkarte "Adressen" 48 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen Enthält alle Adressdetails für die Organisationseinheit, inklusive der Hauptadresse und der Rechnungsadresse. a. Geben Sie die Adressen für die Organisationseinheit ein. Sie können neue Adressen eingeben oder bestehende Adressen aus anderen Organisationseinheitn kopieren. b. Geben Sie in den Feldern Name des Unternehmens und Name der Abteilung nach Bedarf die Namen ein. c. Bei Bedarf können Sie eine abweichende Rechnungsadresse für ein Unternehmen eingeben. Registerkarte "Funktionen" Zeigt alle Pflichten an, die der Organisationseinheit zugeordnet sind. a. Klappen Sie auf der Registerkarte Funktionen durch Auswahl von Details die entsprechende Gruppe auf. b. Setzen Sie die entsprechenden Kennzeichen, um die relevanten Funktionen der Organisationseinheit zu aktivieren. Die von Ihnen zugeordneten Funktionen schlagen die Work Center für die Mitarbeiter vor, die dieser Organisationseinheit zugeordnet sind. Weitere Informationen zum Zuweisen von Work Centern zu Mitarbeitern finden Sie in der Dokumentation für Anwendungsbenutzer. Weitere Informationen finden Sie unter Funktionen [Seite 22]. Registerkarte "Mitarbeiter" Zeigt alle Informationen bezüglich der internen Mitarbeiter und Dienstleister an, die der Organisationseinheit zugeordnet sind, inklusive der Personalnummern und der Stellen. a. Ordnen Sie Ihrer Organisationseinheit Mitarbeiter oder Dienstleister zu. Mitarbeiter oder Dienstleister können im Organisationsmanagement nur zugeordnet und nicht angelegt werden. Wenn "Personalwesen" in Ihrem System aktiv ist, können Sie Mitarbeiter in der Sicht Typische Aufgaben im Work Center Personalverwaltung einstellen und neue Dienstleister in der Sicht Dienstleister im Work Center Geschäftspartnerpflege anlegen. Wenn "Personalwesen" in Ihrem System nicht aktiv ist, können Sie Dienstleister im Work Center Geschäftspartnerpflege und Mitarbeiter in der Sicht Mitarbeiter anlegen. Registerkarte "Zeiträume" Zeigt alle Zeiträume der Eigenschaften und Attribute der Organisationseinheit an. 5. a. Auf der Registerkarte Zeiträume können Sie den Zeitraum festlegen, für den ein Attribut im System vorhanden sein soll. Sie können diese Festlegung für alle Attribute, die mit der Organisationseinheit verknüpft sind, einzeln vornehmen, z. B. für die Eigenschaften oder die Adressen. b. Geben Sie in den Spalten Gültig von oder Gültig bis das neue Datum ein, oder wählen Sie es mithilfe des Kalenders aus. Prüfen Sie Ihre Organisationsstruktur. Wählen Sie in der Hauptkopfzeile die Drucktaste Prüfen Konsistenz der von Ihnen eingegebenen Daten zu prüfen. , um die Es stehen drei Prüfoptionen zur Verfügung: ● Alle prüfen: Es werden alle Organisationsstrukturen geprüft, die aktuell im Planungsbereich angezeigt werden. ● Ausgewählte Struktur prüfen: Prüft die gesamte Organisationsstruktur, die zur ausgewählten Organisationseinheit gehört. ● Ausgewählte und abhängige Organisationseinheiten prüfen: Prüft die Organisationsstruktur abwärts von der Organisationseinheit aus, die aktuell ausgewählt ist. SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 49 Eventuelle Inkonsistenzen in der Organisationsstruktur werden als Fehlermeldungen angezeigt. Sie müssen diese Fehlermeldungen beheben, indem Sie Ihre Organisationsstruktur entsprechend ändern. Wählen Sie mehrfach Prüfen , um Ihren Fortschritt zu überwachen. Weitere Informationen finden Sie unter Betriebswirtschaftliche Regeln und Vetoprüfungen [Seite 24]. 6. Aktivieren Sie Ihre Organisationsstruktur. Wenn Sie alle Fehlermeldungen behoben haben, wählen Sie in der Hauptkopfzeile Aktivieren . Beim Aktivieren werden Ihre Daten auch gesichert. Es stehen drei Aktivierungsoptionen zur Verfügung: ● Alle aktivieren: Es werden alle Organisationsstrukturen aktiviert, die aktuell im Planungsbereich angezeigt werden. ● Ausgewählte Struktur aktivieren: Aktiviert die gesamte Organisationsstruktur, die zur ausgewählten Organisationseinheit gehört. ● Ausgewählte und abhängige Organisationseinheiten aktivieren: Aktiviert die Organisationsstruktur abwärts von der Organisationseinheit aus, die aktuell ausgewählt ist. Wenn Sie Änderungen, die Sie nicht vornehmen wollten, versehentlich sichern, lässt sich dies nur über die Drucktaste Letzten Stand wiederherstellen rückgängig machen; dadurch werden auch alle anderen Änderungen rückgängig gemacht, die Sie seit dem letzten Sichern oder Aktivieren im Planungsbereich vorgenommen haben. Sie müssen Ihre Organisationsstruktur dann neu aufbauen. Letzten Stand wiederherstellen stellt die letzte aktive Version des Planungsbereichs wieder her. Alle Änderungen, die seit der letzten Aktivierung im Planungsbereich vorgenommen wurden, werden verworfen, und der aktive Bereich wird in den Planungsbereich kopiert. Sie führen diese Aktion aus, wenn Sie Änderungen, die Sie vorgenommen und gesichert haben, verwerfen möchten. Ergebnis Sie haben Ihre Organisationsstruktur aktiviert. Sie wird nun im aktiven Bereich angezeigt. Sie können die Organisationsstruktur jetzt in allen Prozessen und Anwendungen verwenden, die sich auf Organisationsdaten beziehen. Wenn Sie nach dem Anlegen Ihrer Organisationsstruktur Probleme mit Prozessen in einem Funktionsbereich haben, lesen Sie das Dokument "Anforderungen an organisatorische Daten" für den Funktionsbereich. Diese Dokumente finden Sie im Abschnitt "Betriebswirtschaftlicher Hintergrund" unter Organisationsstrukturen – Quick Guide [Seite 5]. Weitere Informationen finden Sie auch unter Leitfaden: Einrichten Ihrer Organisationsstruktur [Seite 13]. 2.3.2 Mitarbeiter zuordnen Voraussetzungen Der Mitarbeiter oder Dienstleister, den Sie einer Organisationseinheit zuordnen möchten, wurde im System angelegt. Sie können Mitarbeiter auf folgende Art und Weise anlegen: 50 ● Wenn Human Capital Management in Ihrem System aktiviert ist, können Sie im Work Center Personalverwaltung Mitarbeiter anlegen und zuordnen. Dienstleister legen Sie im Work Center Geschäftspartnerpflege an. Die Zuordnung erfolgt im Work Center Organisationsmanagement. ● Ist Human Capital Management inaktiv, legen Sie die Mitarbeiter und Dienstleister im Work Center Geschäftspartnerpflege an. Die Zuordnung zu den Organisationseinheiten nehmen Sie im Work Center Organisationsmanagement vor. © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen Sie können Mitarbeiter nur Organisationseinheiten zuordnen, die in der Hierarchie über eine übergeordnete Betriebsstätte verfügen. Daraus folgt, dass Mitarbeiter nicht auf Unternehmens- und Betriebsstättenebene zugeordnet werden können. Um beispielsweise einen Geschäftsführer als Leiter Ihrer Unternehmensorganisationseinheit zuordnen zu können, müssen Sie diesen Geschäftsführer zunächst als Mitarbeiter einer Organisationseinheit zuordnen, die weiter unten in der Struktur angesiedelt ist, und ihn dann als Leiter Ihrer Unternehmensorganisationseinheit zuweisen. Vorgehensweise 1. Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement in der Sicht Organisationsstrukturen die Option Bearbeiten . 2. Geben Sie das korrekte Gültig ab-Datum für Ihre Änderungen ein, und wählen Sie Start . 3. Wählen Sie die Organisationseinheit aus, der Sie einen Mitarbeiter zuordnen möchten, und wählen Sie die Registerkarte Mitarbeiter. 4. Wählen Sie Hinzufügen . Der Tabelle wird eine Tabellenzeile hinzugefügt. 5. Wählen Sie in der Spalte Personalnummer den Mitarbeiter oder Dienstleister aus, den Sie der Organisationseinheit zuordnen möchten. Die Mitarbeiterdetails werden automatisch in die Tabelle übertragen. 6. Optional: Sie können dem Mitarbeiter in der Spalte Stellenkürzel eine Stelle zuordnen. Stellen legen Sie im Work Center Organisationsmanagement in der Sicht Stellen bearbeiten an. Weitere Informationen finden Sie unter Stellen bearbeiten – Quick Guide [Seite 53]. 7. Wählen Sie Sichern und dann eine der Optionen unter Aktivieren , um die Änderungen zu aktivieren. Sie können einer Organisationseinheit mehrere Mitarbeiter oder Dienstleister zuordnen. Weitere Informationen Vorgesetzte zuordnen [Seite 51] 2.3.3 Vorgesetzte zuordnen Voraussetzungen Mitarbeiter oder Dienstleister, die Sie einer Organisationseinheit als Vorgesetzter zuordnen möchten, sind bereits in der Organisationsstruktur als Mitarbeiter vorhanden. Nachdem der Mitarbeiter oder Dienstleister einer Organisationseinheit zugewiesen worden ist, können Sie den Mitarbeiter oder Dienstleister einer oder mehreren Organisationseinheit(en) als Vorgesetzten zuordnen. Weitere Informationen über das Zuordnen von Mitarbeitern zu einer Organisationsstruktur finden Sie unter Mitarbeiter zuordnen [Seite 50]. Weitere Informationen über das Zuordnen von Vorgesetzten und die Folgen finden Sie unter Vorgesetztenzuordnung [Seite 26]. SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 51 Vorgehensweise 1. Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement in der Sicht Organisationsstrukturen die Option Bearbeiten . 2. Geben Sie das korrekte Gültig ab-Datum für Ihre Änderungen ein, und wählen Sie Start . 3. Wählen Sie die Organisationseinheit aus, der Sie einen Vorgesetzten zuordnen möchten, und wählen Sie die Registerkarte Allgemein. 4. Geben Sie einen Vorgesetzten im Feld Vorgesetzter der Organisationseinheit ein, oder wählen Sie diesen aus. Das System füllt die Felder Nummer des Vorgesetzten, Stellenbezeichnung und Zugeordnet zu entsprechend der von Ihnen getroffenen Auswahl automatisch aus. 5. Wählen Sie Sichern und dann eine der Optionen unter Aktivieren , um die Änderungen zu aktivieren. Jeder Organisationseinheit kann nur ein Vorgesetzter zugeordnet werden, auch dann, wenn der Einheit mehrere Eigenschaften und/oder Funktionen zugeordnet sind. Der ausgewählte Vorgesetzte ist dann der Vorgesetzte für alle Eigenschaften und/oder Funktionen, die der Organisationseinheit zugeordnet sind. 52 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Organisationsstrukturen 3 Sicht Stellen bearbeiten 3.1 Stellen bearbeiten – Quick Guide Auf die Sicht Stellen bearbeiten können Sie im Work Center Organisationsmanagement zugreifen. Im Organisationsmanagement ist eine Stelle eine textuelle Beschreibung der Pflichten eines Mitarbeiters, die so auch im Arbeitsvertrag zu finden sind. Die Stelle besteht aus einem Kürzel und einem Namen. Zudem verfügt sie über ein Ablaufdatum, das zunächst auf "Unbegrenzt" gesetzt ist. Es kann jedoch ein bestimmtes Datum festgelegt werden, wenn eine Stelle nicht weiter verwendet werden soll. Wenn Mitarbeiter bei einer Organisationseinheit eingestellt oder dieser zugeordnet werden, muss ihnen im System eine Stelle zugeordnet werden. Die Stelle beschreibt dann die Mitarbeiterzuordnung und wird zudem von der Funktion "Projekte" zum Besetzen von Projekten und im Verkauf zum Erledigen servicebezogener Aufgaben verwendet. In der Auswahlliste Anzeigen dieser Sicht können Sie Stellen nach den folgenden Kriterien anzeigen: ● Aktiv (unbegrenzte Gültigkeit): Zeigt Stellen ohne Ablaufdatum an ● Aktiv (begrenzte Gültigkeit): Zeigt Stellen an, deren Ablaufdatum in der Zukunft liegt ● Inaktiv: Zeigt Stellen an, die außerhalb ihres Gültigkeitszeitraums liegen ● Alle: Zeigt alle Stellen an Aufgaben Neue Stelle anlegen 1. Wählen Sie Neu . Das Bild Stellen bearbeiten wird angezeigt. 2. Geben Sie einen Namen für die Stelle und ein Stellenkürzel ein. Nach dem Sichern der Stelle kann das Stellenkürzel nicht mehr geändert werden. 3. Bei Bedarf können Sie eine Stellenbeschreibung anhängen. Wählen Sie dazu die Drucktaste Hinzufügen , und hängen Sie dann die Datei oder den Link an. Sie können eine Stellenbeschreibung auch später noch ändern, indem Sie die Stelle bearbeiten und die Drucktaste Ersetzen wählen. 4. Wählen Sie Sichern oder Sichern und schließen , um die neue Stelle zu sichern. Sie können auch die nächste neue Stelle direkt über dieses Bild anlegen, indem Sie die Drucktaste Neu wählen. Die neue Stelle wurde im System gesichert und der Übersichtsliste Stellen bearbeiten hinzugefügt, die beim ersten Zugriff auf die Work-Center-Sicht angezeigt wird. Ob die Stelle Aktiv, Inaktiv oder Auslaufend ist, hängt vom Ablaufdatum ab. SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Stellen bearbeiten P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 53 4 Sicht Arbeitsverteilung 4.1 Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten – Quick Guide Über die Sicht Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten können Sie die Arbeitsverteilung in Ihrem Unternehmen verwalten, indem Sie Arbeitsverteilungsregeln anlegen, mit deren Hilfe das System Tätigkeiten auswerten und für diese Tätigkeiten die zuständige Organisationseinheit ermitteln kann. Je nach Arbeitskategorie wird die Tätigkeit an die festgelegte Organisationseinheit weitergeleitet, bzw. die Organisationseinheit wird im betreffenden Geschäftsbeleg vorgeschlagen. Sie können im Work Center Organisationsmanagement unter Arbeitsverteilung auf diese Sicht zugreifen. Betriebswirtschaftlicher Hintergrund Arbeitsverteilung Arbeitsverteilungsregeln regeln die Zuordnung von Arbeit zu Organisationseinheiten und Mitarbeitern. Aufgaben sind in SAP Business ByDesign standardmäßig für alle Benutzer sichtbar, die über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen. Allerdings muss bei einigen Geschäftsprozessen die zuständige Abteilung oder der zuständige Mitarbeiter für eine Tätigkeit ermittelt werden. Für diese Bereiche können Sie Arbeitsverteilungsregeln definieren, mit denen Sie Geschäftsbelege und Aufgaben automatisch bestimmten Organisationseinheiten oder Mitarbeitern zuordnen können. Weitere Informationen finden Sie unter Arbeitsverteilung [Seite 58]. Arbeitskategorien Die Arbeitskategorie ist das zentrale Element für die Arbeitsverteilung. Eine Arbeitskategorie repräsentiert einen spezifischen Arbeitsanteil in einem Geschäftsbereich und bezieht sich auf mindestens einen Geschäftsbeleg. Jede Arbeitskategorie stellt Parameter zur Definition von Arbeitsverteilungsregeln bereit, auf deren Grundlage das System die zuständige Organisationseinheit bzw. den zuständigen Mitarbeiter für einen Geschäftsbeleg ermittelt. Weitere Informationen finden Sie unter Arbeitskategorien [Seite 60]. Aufgaben Arbeitsverteilungsregel anlegen 1. Wählen Sie in der Sicht Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten eine Arbeitskategorie. 2. Wählen Sie Bearbeiten . Die Arbeitsverteilung für Daten in der Vergangenheit kann nicht geändert werden. Wenn die Schaltfläche Bearbeiten deaktiviert ist, prüfen Sie das Gültigkeitsdatum, und stellen Sie sicher, dass Sie kein Datum in der Vergangenheit eingegeben haben. 3. 54 Wählen Sie unter Regeln zur Arbeitsverteilung die Option Hinzufügen . © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Arbeitsverteilung Wenn Sie eine vorhandene Regel kopieren möchten, wählen Sie Kopieren . Das System verarbeitet Arbeitsverteilungsregeln für die Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten nach Priorität. Liegen für eine Arbeitskategorie mehrere Regeln vor, wird nur die erste Regel angewendet, die für die Eigenschaften des ausgewerteten Geschäftsbelegs gilt. Beim Hinzufügen einer Regel wird eine neue Regel angelegt und am Ende der Liste hinzugefügt. Sie können die Priorität einer Regel ändern, indem Sie die Regel in der Tabelle nach oben oder nach unten verschieben. 4. Geben Sie den Namen der Regel ein. 5. Geben Sie die Nummer der zuständigen Organisationseinheit ein. 6. Geben Sie den Gültigkeitszeitraum der Regel ein. Wenn Sie eine Arbeitsverteilungsregel ändern oder löschen, die vor dem Gültigkeitsdatum einsetzt, gilt die Regel nur bis zum Datum vor dem Gültigkeitsdatum. Wenn Sie die Regel nur ändern, legt das System eine neue Regel auf Basis der vorhandenen Regel an und übernimmt die von Ihnen vorgenommenen Änderungen. Die neue Regel ist ab dem Gültigkeitsdatum gültig. 7. Wechseln Sie zum Abschnitt Regeldetails, und geben Sie die Parameter der Regel an. Jeder Parameter wird als Registerkarte angezeigt, z. B. Unternehmen . Anhand der Parameter können Sie genau bestimmen, welche Parameter in die Regel eingeschlossen und welche Parameter von der Regel ausgeschlossen werden sollen. 8. Wählen Sie Prüfen , um die Konsistenz der Regel zu prüfen. 9. Wählen Sie Sichern oder Sichern und schließen . Arbeitsverteilungsregel löschen 1. Wählen Sie in der Sicht Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten eine Arbeitskategorie. 2. Wählen Sie Bearbeiten . Die Arbeitsverteilung für Daten in der Vergangenheit kann nicht geändert werden. Wenn die Schaltfläche Bearbeiten deaktiviert ist, prüfen Sie das Gültigkeitsdatum, und stellen Sie sicher, dass Sie kein Datum in der Vergangenheit eingegeben haben. 3. Wählen Sie Regeln zur Arbeitsverteilung . 4. Wählen Sie die zu löschende Arbeitsverteilungsregel, und wählen Sie dann Löschen . 5. Wählen Sie Sichern oder Sichern und schließen . Arbeitskategorie auf globale Arbeitsverteilung setzen SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Arbeitsverteilung 1. Wählen Sie in der Sicht Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten eine Arbeitskategorie mit dem Status Definierte Arbeitsverteilung. 2. Wählen Sie unter Aktionen die Option Auf globale Arbeitsverteilung setzen. P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 55 4.2 Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene – Quick Guide Mithilfe der Sicht Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene können Sie die Arbeitsverteilung an Mitarbeiter verwalten, indem Sie Arbeitsverteilungsregeln anlegen, mit deren Hilfe das System Tätigkeiten auswerten und für diese Tätigkeiten den zuständigen Mitarbeiter ermitteln kann. Je nach Arbeitskategorie werden die Tätigkeiten an den festgelegten Mitarbeiter weitergeleitet, bzw. der Mitarbeiter wird im betreffenden Geschäftsbeleg vorgeschlagen. Sie können auf die Sicht Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene von folgenden Orten aus zugreifen. ● Work Center Organisationsmanagement unter Arbeitsverteilung ● Work Center Anwendungs- und Benutzerverwaltung unter Aufgabenverteilung Betriebswirtschaftlicher Hintergrund Arbeitsverteilung Arbeitsverteilungsregeln regeln die Zuordnung von Arbeit zu Organisationseinheiten und Mitarbeitern. Aufgaben sind in SAP Business ByDesign standardmäßig für alle Benutzer sichtbar, die über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen. Allerdings muss bei einigen Geschäftsprozessen die zuständige Abteilung oder der zuständige Mitarbeiter für eine Tätigkeit ermittelt werden. Für diese Bereiche können Sie Arbeitsverteilungsregeln definieren, mit denen Sie Geschäftsbelege und Aufgaben automatisch bestimmten Organisationseinheiten oder Mitarbeitern zuordnen können. Weitere Informationen finden Sie unter Arbeitsverteilung [Seite 58]. Arbeitskategorien Die Arbeitskategorie ist das zentrale Element für die Arbeitsverteilung. Eine Arbeitskategorie repräsentiert einen spezifischen Arbeitsanteil in einem Geschäftsbereich und bezieht sich auf mindestens einen Geschäftsbeleg. Jede Arbeitskategorie stellt Parameter zur Definition von Arbeitsverteilungsregeln bereit, auf deren Grundlage das System die zuständige Organisationseinheit bzw. den zuständigen Mitarbeiter für einen Geschäftsbeleg ermittelt. Weitere Informationen finden Sie unter Arbeitskategorien [Seite 60]. Aufgaben Arbeitsverteilungsregel anlegen 1. Wählen Sie in der Sicht Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene eine Arbeitskategorie. 2. Wählen Sie Bearbeiten . Für vergangene Datumsangaben können Sie die Arbeitsverteilung nicht ändern. Wenn die Schaltfläche Bearbeiten deaktiviert ist, prüfen Sie das Gültigkeitsdatum, und stellen Sie sicher, dass Sie kein Datum in der Vergangenheit eingegeben haben. 3. 56 Wählen Sie unter Regeln zur Arbeitsverteilung die Option Hinzufügen . Wenn Sie eine vorhandene Regel kopieren möchten, wählen Sie Kopieren . © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Arbeitsverteilung Beim Hinzufügen wird eine neue Regel angelegt und am Ende der Liste hinzugefügt. Sie können die Priorität einer Regel ändern, indem Sie die Regel in der Tabelle nach oben oder nach unten verschieben. 4. Geben Sie den Namen der Regel ein. 5. Geben Sie die Nummer des zuständigen Mitarbeiters ein. 6. Geben Sie den Gültigkeitszeitraum der Regel ein. Wenn Sie eine Arbeitsverteilungsregel ändern oder löschen, die vor dem Gültigkeitsdatum einsetzt, gilt die Regel nur bis zum Datum vor dem Gültigkeitsdatum. Wenn Sie die Regel nur ändern, legt das System eine neue Regel auf Basis der vorhandenen Regel an und übernimmt die von Ihnen vorgenommenen Änderungen. Die neue Regel ist ab dem Gültigkeitsdatum gültig. 7. Wechseln Sie zum Abschnitt Regeldetails, und geben Sie die Parameter der Regel an. Jeder Parameter wird als Registerkarte angezeigt, z. B. Unternehmen . Über die Parametereinstellungen können Sie genau festlegen, welche Parameter in die Regel eingeschlossen und welche von der Regel ausgeschlossen werden sollen. 8. Wählen Sie Prüfen , um die Konsistenz der Regel zu prüfen. 9. Wählen Sie Sichern oder Sichern und schließen . Arbeitsverteilungsregel löschen 1. Wählen Sie in der Sicht Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene eine Arbeitskategorie. 2. Wählen Sie Bearbeiten . Die Arbeitsverteilung für Daten in der Vergangenheit kann nicht geändert werden. Wenn die Schaltfläche Bearbeiten deaktiviert ist, prüfen Sie das Gültigkeitsdatum, und stellen Sie sicher, dass Sie kein Datum in der Vergangenheit eingegeben haben. 3. Wählen Sie Regeln zur Arbeitsverteilung . 4. Wählen Sie die zu löschende Arbeitsverteilungsregel, und wählen Sie dann Löschen . 5. Wählen Sie Sichern oder Sichern und schließen . Arbeitskategorie auf "Undefiniert" setzen SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Arbeitsverteilung 1. Wählen Sie in der Sicht Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene eine Arbeitskategorie mit dem Status Definierte Arbeitsverteilung. 2. Wählen Sie unter Aktionen die Option Auf "Undefiniert" setzen. P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 57 4.3 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund 4.3.1 Arbeitsverteilung Übersicht Arbeitsverteilungsregeln regeln die Zuordnung von Arbeit zu Organisationseinheiten und Mitarbeitern. Aufgaben sind in SAP Business ByDesign standardmäßig für alle Benutzer sichtbar, die über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen. Allerdings muss bei einigen Geschäftsprozessen die zuständige Abteilung oder der zuständige Mitarbeiter für eine Tätigkeit ermittelt werden. Für diese Bereiche können Sie Arbeitsverteilungsregeln definieren, mit denen Sie Geschäftsbelege und Aufgaben automatisch bestimmten Organisationseinheiten oder Mitarbeitern zuordnen können. Arbeitsverteilung im Detail Mithilfe der Arbeitsverteilung in SAP Business ByDesign können Sie Organisationseinheiten und Mitarbeiter festlegen, die für bestimmte Geschäftsbelege zuständig sind. Zentrales Element der Arbeitsverteilung ist die Arbeitskategorie, z. B. die Arbeitskategorie Verkaufsabteilung für manuelle Rechnungen. Jede Arbeitskategorie repräsentiert einen spezifischen Satz von Aufgaben in einem Geschäftsbereich und bezieht sich auf mindestens einen Geschäftsbeleg. Jede Arbeitskategorie stellt einen oder mehrere Parameter bereit, die den Parametern im jeweiligen Geschäftsbeleg entsprechen. Diese Parameter können Sie zum Definieren von Regeln verwenden, auf deren Grundlage das System die zuständige Organisationseinheit bzw. den zuständigen Mitarbeiter eines Geschäftsbelegs ermittelt. Das System vergleicht die für die Parameter in den Arbeitsverteilungsregeln angegebenen Daten mit den Daten im Geschäftsbeleg. Stimmen die Daten überein, führt das System je nach Arbeitskategorie folgende Aktionen aus: ● Das System stellt die Organisationseinheit oder den Mitarbeiter bereit, die bzw. der im relevanten Geschäftsbeleg als Vorschlag ermittelt wurde. ● Das System ordnet den Geschäftsbeleg dem entsprechenden Arbeitsvorrat zu. ● Das System sendet eine Tätigkeit zur Aufgabensteuerung an die Mitarbeiter der ermittelten Organisationseinheit bzw. an einen ganz bestimmten Mitarbeiter. Jedoch erfolgt die Arbeitsverteilung nicht für alle Geschäftsprozesse mittels Aufgabensteuerung oder Zuordnung zum Arbeitsvorrat. In einigen Fällen dient die Arbeitsverteilung lediglich dazu, die zuständige Organisationseinheit bzw. den zuständigen Mitarbeiter im Geschäftsbeleg als Vorschlag bereitzustellen. Die Arbeitsverteilung legt nur fest, wer für einen bestimmten Geschäftsbeleg zuständig ist. Die Zugriffsrechte für diese Geschäftsbelege werden jedoch nicht definiert. Um auf Geschäftsbelege und die zugehörigen Tätigkeiten zur Aufgabensteuerung zugreifen zu können, muss die jeweilige Work-Center-Sicht dem entsprechenden Benutzer zugeordnet sein. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzer- und Zugriffsverwaltung. Im System wird zwischen der Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten und der Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene unterschieden. Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten Die Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten enthält alle Arbeitskategorien, die das System zur Ermittlung der zuständigen Organisationseinheit für einen bestimmten Geschäftsbeleg benötigt. Eine Arbeitskategorie für die Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten ist immer mit der für die Organisationseinheit definierten Funktion 58 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Arbeitsverteilung verknüpft, z. B. ist die Arbeitskategorie Rechnungsprüfung mit der Funktion Rechnungsprüfung verknüpft. Mithilfe der Funktion einer Organisationseinheit wird die Rolle der Organisationseinheit im Geschäftsprozess definiert. Jede Funktion steht für einen bestimmten Fachbereich und eine Reihe von Work Centern und Work-Center-Sichten, die der zugeordnete Benutzer zur Erledigung der Aufgaben in diesem Bereich benötigt. Weitere Informationen zu den verschiedenen Funktionen finden Sie unter Funktionen [Seite 22]. Eine Voraussetzung für die Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten ist eine ordnungsgemäß konfigurierte Organisationsstruktur im Work Center Organisationsmanagement. Dazu gehört die korrekte Zuordnung von Funktionen zu Organisationseinheiten gemäß den Aufgaben, die in den Organisationseinheiten durchgeführt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Organisationsstrukturen – Quick Guide [Seite 5]. Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene Die Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene enthält alle Arbeitskategorien, die das System zur Ermittlung des zuständigen Mitarbeiters für einen bestimmten Geschäftsbeleg benötigt. Für bestimmte Geschäftsprozesse muss der Verantwortliche oder zuständige Mitarbeiter eines Geschäftsbelegs ermittelt werden (z. B. der zuständige Kundenbetreuer eines Kunden). Die Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene wird immer unabhängig von der Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten konfiguriert. Um die Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene zu verwenden, müssen Sie demnach vorher keine Regeln für die Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten festlegen. Genehmigungen Ein besonderer Fall der Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene ist die Ermittlung eines Genehmigenden in einem Genehmigungsprozess. Bei Genehmigungen handelt es sich um Aufgaben, die vom System an Mitarbeiter gesendet werden, die in der Organisationsstruktur als Vorgesetzte oder Genehmigende festgelegt wurden. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgesetztenzuordnung [Seite 26]. Für die Verwaltung von Genehmigungen muss dem entsprechenden Genehmigenden das Work Center Mein Verantwortungsbereich zugeordnet sein. In der Regel ermittelt das System den Genehmigenden über die Organisationsstruktur. Im Rahmen bestimmter Geschäftsprozesse ist es jedoch erforderlich, für die Ermittlung des Genehmigenden spezifische Regeln zur Arbeitsverteilung festzulegen. Für diese Geschäftsprozesse stellt das System spezifische Arbeitskategorien für die Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene bereit. Die Ermittlung eines Genehmigenden kann jedoch noch von weiteren anwendungsspezifischen Kriterien abhängen, z. B. von Schwellenwerten oder vom ausgewählten Lösungsumfang. Einige Fachbereiche stellen spezifische Genehmigungsarten bereit, mit denen Sie Mitarbeiter als alternative Genehmigende festlegen können. In der Rechnungsprüfung mag es z. B. erforderlich sein, für Benutzer, die auf Beschaffungsaufgaben zugreifen, alternative Genehmigende festzulegen. Zu diesem Zweck stellt das System Arbeitskategorien für alternative Genehmigende bereit. Das System sendet eine Genehmigungsaufgabe an den Genehmigenden aus der Organisationsstruktur sowie an den in der Arbeitskategorie definierten alternativen Genehmigenden. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten von Genehmigungen [Seite 28]. Weitere Informationen Aufgabensteuerung Arbeitskategorien [Seite 60] SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Arbeitsverteilung P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 59 4.3.2 Arbeitskategorien Die Arbeitskategorie ist das zentrale Element für die Arbeitsverteilung. Eine Arbeitskategorie repräsentiert einen spezifischen Arbeitsanteil in einem Geschäftsbereich und bezieht sich auf mindestens einen Geschäftsbeleg. Jede Arbeitskategorie stellt Parameter zur Definition von Arbeitsverteilungsregeln bereit, auf deren Grundlage das System die zuständige Organisationseinheit bzw. den zuständigen Mitarbeiter für einen Geschäftsbeleg ermittelt. Weitere Informationen finden Sie unter Arbeitsverteilung [Seite 58]. Arbeitskategorien für die Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten Sie können die Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten im Work Center Organisationsmanagement unter Arbeitsverteilung Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten definieren. Zu Beginn wird für alle Arbeitskategorien in der Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten der Modus Globale Arbeitsverteilung festgelegt. Dies hat zur Folge, dass das System für einen Geschäftsbeleg oder für ein Aufgabensteuerungselement keine zuständige Organisationseinheit ermitteln kann und dass das entsprechende Feld leer bleibt. Nachdem Sie im System Arbeitsverteilungsregeln angelegt haben, ist die Vorgabe Globale Arbeitsverteilung für die Geschäftsbelege und Aufgabensteuerungselemente nicht mehr gültig. Stattdessen prüft das System für alle Geschäftsbelege und Aufgabensteuerungselemente, ob eine Arbeitsverteilungsregel gilt. Wenn eine Regel gilt, wird der entsprechende Geschäftsbeleg bzw. das entsprechende Aufgabensteuerungselement der anhand der Arbeitsverteilungsregel ermittelten Organisationseinheit zugeordnet. Das System verarbeitet Arbeitsverteilungsregeln für die Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten nach Priorität. Liegen für eine Arbeitskategorie mehrere Regeln vor, wird nur die erste Regel angewendet, die für die Eigenschaften des ausgewerteten Geschäftsbelegs gilt. Weitere Informationen über das Anlegen und Bearbeiten von Regeln für die Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten finden Sie unter Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten – Quick Guide [Seite 54]. Für die Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten stehen die folgenden Arbeitskategorien zur Verfügung: ● Einkauf ○ Operativer Einkauf ○ ● ● 60 Rechnungsprüfung Vertrieb und Marketing ○ Rechnungsabteilung für Verkauf und Abrechnung ○ Relevante Vertriebswege ○ Verkaufsabteilung für manuelle Rechnungen ○ Verkaufsabteilung für Verkauf ○ Marketingabteilung für Leads Service und Support ○ Ausführendes Serviceteam für Kundenaufträge und Verträge ○ Ausführendes Serviceteam für Serviceaufträge ○ Service- und Supportteam für Serviceanfragen ○ Service- und Supportteam für Serviceaufträge ○ Vertragseinheit © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Arbeitsverteilung Arbeitskategorien für die Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene Sie können die Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene im Work Center Organisationsmanagement unter Arbeitsverteilung Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene Benutzerverwaltung unter Aufgabenverteilung oder im Work Center Anwendungs- und Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene definieren. Zu Beginn wird für alle Arbeitskategorien in der Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene der Status Undefiniert festgelegt. Dies bedeutet, dass das System die zugehörigen Geschäftsbelege und Aufgaben nicht einem vorgesehenen Mitarbeiter zuordnen kann. Nachdem Sie im System Arbeitsverteilungsregeln angelegt haben, prüft das System alle Geschäftsbelege und Aufgabensteuerungselemente daraufhin, ob eine Arbeitsverteilungsregel gilt. Wenn eine Regel gilt, wird der entsprechende Geschäftsbeleg bzw. das entsprechende Aufgabensteuerungselement dem anhand der Arbeitsverteilungsregel ermittelten Mitarbeiter zugeordnet. Liegen für eine Arbeitskategorie mehrere Regeln vor, wendet das System alle Regeln an, die für die Eigenschaften des ausgewerteten Geschäftsbelegs gelten. Weitere Informationen über das Anlegen und Bearbeiten von Regeln für die Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene finden Sie unter Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene – Quick Guide [Seite 56]. Für die Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene stehen die folgenden Arbeitskategorien zur Verfügung: ● ● ● ● Finanzen und Verwaltung ○ Genehmigender für Verbindlichkeiten ○ Genehmigender für Forderungen ○ Genehmigender für Verwaltung der Steuern ○ Genehmigender für Liquiditätsmanagement ○ Alternativer Genehmigender für Spesenabrechnungen Einkauf ○ Zusätzlicher Buchhalter ○ Alternativer Genehmigender für Bestellungen ○ Alternativer Genehmigender für Lieferantenrechnungen ○ Alternativer Genehmigender für Einkaufskontrakte ○ Bestellanforderungen und Bestellungen ○ Lieferantenrechnungen Vertrieb und Marketing ○ Alternativer Genehmigender für Preislisten Verkauf ○ Alternativer Genehmigender für Angebote ○ Alternativer Genehmigender für Kundenretouren ○ Kundenzuständigkeit nach Beteiligtenrolle ○ Zuständiger Mitarbeiter für den Verkauf Service- und Support ○ Leistungserbringer für Kundenaufträge und Verträge ○ Leistungserbringer für Serviceaufträge ○ Bearbeiter für Serviceanfragen ○ Bearbeiter für Serviceaufträge ○ Vertragsadministrator SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Arbeitsverteilung P U B L I C • © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 61 Weitere Informationen Funktionen [Seite 22] 62 © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. • P U B L I C SAP Business ByDesign Mai 2013 Sicht Arbeitsverteilung www.sap.com/contactsap © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP BusinessObjects Explorer, StreamWork, SAP HANA und weitere im Text erwähnte SAP-Produkte und Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und anderen Ländern. Business Objects und das Business-Objects-Logo, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius und andere im Text erwähnte Business-Objects-Produkte und Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der Business Objects Software Ltd. Business Objects ist ein Unternehmen der SAP AG. Sybase und Adaptive Server, iAnywhere, Sybase 365, SQL Anywhere und weitere im Text erwähnte SybaseProdukte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der Sybase Inc. Sybase ist ein Unternehmen der SAP AG. Crossgate, m@gic EDDY, B2B 360°, B2B 360° Services sind eingetragene Marken der Crossgate AG in Deutschland und anderen Ländern. Crossgate ist ein Unternehmen der SAP AG. Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. Die Angaben im Text sind unverbindlich und dienen lediglich zu Informationszwecken. Produkte können länderspezifische Unterschiede aufweisen. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die vorliegenden Angaben werden von SAP AG und ihren Konzernunternehmen („SAP-Konzern“) bereitgestellt und dienen ausschließlich Informationszwecken. Der SAP-Konzern übernimmt keinerlei Haftung oder Garantie für Fehler oder Unvollständigkeiten in dieser Publikation. Der SAP-Konzern steht lediglich für Produkte und Dienstleistungen nach der Maßgabe ein, die in der Vereinbarung über die jeweiligen Produkte und Dienstleistungen ausdrücklich geregelt ist. Aus den in dieser Publikation enthaltenen Informationen ergibt sich keine weiterführende Haftung.
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