Produktdokumentation
SAP Business ByDesign Mai 2013
Organisationsmanagement
PUBLIC
Inhaltsverzeichnis
1
Organisationsmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4
2
Sicht Organisationsstrukturen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5
2.1
Organisationsstrukturen – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5
2.2
Betriebswirtschaftlicher Hintergrund . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9
Organisationsmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9
Leitfaden: Einrichten Ihrer Organisationsstruktur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
13
Funktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
22
Eigenschaften . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
24
Betriebswirtschaftliche Regeln und Vetoprüfungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
24
Vorgesetztenzuordnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
26
Einrichten von Genehmigungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
28
Weitere Identifikatoren im Organisationsmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
28
Abweichende Betriebsstättenzuordnungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
29
Zeitabhängigkeit: Gültig-ab-Datum, Starttermin und Gültigkeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
31
Anforderungen bezüglich organisatorischer Daten für das Customer Relationship Management .
33
Anforderungen bezüglich organisatorischer Daten für das Finanz- und Rechnungswesen . . . . . .
36
Organisationsdatenvoraussetzungen für das Personalmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
38
Anforderungen an organisatorische Daten für Projekte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
43
Anforderungen an organisatorische Daten für das Lieferantenbeziehungsmanagement (SRM) . .
44
Anforderungen an organisatorische Daten für das Supply Chain Management (SCM) . . . . . . . . .
45
Aufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
47
Organisationsstruktur anlegen und bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
47
Mitarbeiter zuordnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
50
Vorgesetzte zuordnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
51
3
Sicht Stellen bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
53
3.1
Stellen bearbeiten – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
53
4
Sicht Arbeitsverteilung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
54
4.1
Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
54
4.2
Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
56
4.3
Betriebswirtschaftlicher Hintergrund . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
58
Arbeitsverteilung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
58
Arbeitskategorien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
60
2.3
SAP Business ByDesign Mai 2013
Inhaltsverzeichnis
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1 Organisationsmanagement
Übersicht
Im Work Center "Organisationsmanagement" können Sie eine Organisationsstruktur anlegen und bearbeiten, in der
die Anforderungen Ihres Unternehmens abgebildet werden. Auf das Work Center kann über die
betriebswirtschaftliche Konfiguration zugegriffen werden, in der das Anlegen der Organisationsstruktur im FineTuning einen Mussvorgang darstellt. Darüber hinaus können Administratoren, denen das Work Center zugeordnet
ist, im Produktivsystem direkt darauf zugreifen.
Relevanz
4
●
Sicht "Organisationsstrukturen"
Dient dem Anlegen der Organisationsstruktur, die in SAP Business ByDesign Ihr Unternehmen darstellt. Auf
diese Weise wird die Struktur Ihres Unternehmens definiert, die eine zusammenhängende Übersicht über
Ihre Organisation aus allen unternehmerischen Perspektiven liefert. Die Organisationsstruktur besteht aus
Organisationseinheiten, die Abteilungen und Unternehmensbereiche repräsentieren, und bietet eine
vereinheitlichte grafische Darstellung Ihrer Organisationsdaten. Die hier eingegebenen Informationen werden
von den verschiedenen Fachbereichen im System verwendet, um Geschäftsprozesse zu unterstützen, für die
Organisationsdaten benötigt werden.
●
Sicht "Stellen bearbeiten"
Dient der Definition von Stellen. Wenn Mitarbeiter bei einer Organisationseinheit eingestellt oder dieser
zugeordnet werden, muss ihnen im System eine Stelle zugeordnet werden.
●
Sicht "Arbeitsverteilung"
Dient der Zuordnung von Aufgaben zu Organisationseinheiten und Mitarbeitern. Aufgaben sind in SAP
Business ByDesign standardmäßig für alle Benutzer sichtbar, die über die entsprechenden Zugriffsrechte
verfügen. Allerdings müssen bei einigen Geschäftsprozessen für Aufgaben die zuständige Abteilung oder der
zuständige Mitarbeiter ermittelt werden. Hierfür können Sie Arbeitsverteilungsregeln definieren, mit denen
Sie Geschäftsbelege und Aufgaben bestimmten Organisationseinheiten oder Mitarbeitern automatisch
zuordnen können.
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Organisationsmanagement
2 Sicht Organisationsstrukturen
2.1 Organisationsstrukturen – Quick Guide
In der Sicht Organisationsstrukturen des Work Centers Organisationsmanagement können Sie die
Organisationsstrukturen Ihres Unternehmens anlegen, bearbeiten und anzeigen. Das erste Bild dieser Sicht zeigt
die im System verfügbaren aktiven Organisationsstrukturen in einem Bereich, der als Aktiver Bereich bezeichnet
wird. Zum Anlegen und Bearbeiten der Organisationsstrukturen müssen Sie in den Planungsbereich wechseln, indem
Sie entweder Bearbeiten wählen oder die allgemeine Aufgabe Organisationsstruktur bearbeiten verwenden. Für den
Zugriff auf den Planungsbereich benötigen Sie die erforderlichen Berechtigungen.
Aktiver Bereich
Die unter Aktiver Bereich angezeigten Informationen sind schreibgeschützt. Sie haben die folgenden Möglichkeiten:
●
Organisationsstruktur für ein bestimmtes (vergangenes, gegenwärtiges oder zukünftiges) Datum anzeigen
●
Ausgewählte Organisationsstrukturen im Tabellen- oder Diagrammformat anzeigen
●
Mithilfe der Optionen unter Navigieren, der Drucktaste Suchen und durch Zoomen zur Organisationsstruktur
navigieren und Organisationseinheiten suchen
●
Mit der Option Drucken eine Organisationsstruktur ausdrucken
●
Organisationsstruktur auswählen
Wenn im System mehr als fünf Organisationsstrukturen aktiviert sind, wird die Drucktaste
Organisationsstrukturen auswählen angezeigt. Über diese Drucktaste können Sie auswählen, welche
Organisationsstrukturen im aktiven Bereich angezeigt werden. Sie können wählen, ob die ausgewählten
Organisationsstrukturen im Tabellen- oder Diagrammformat angezeigt werden.
Planungsbereich
Im Planungsbereich können Sie Ihre Organisationsstrukturen nach Bedarf anlegen und ändern. Zusätzlich zu den
unter Aktiver Bereich verfügbaren Funktionen können Sie Folgendes tun:
●
Datum eingeben, ab dem Änderungen gültig sein sollen
●
Organisationsstruktur anlegen oder bearbeiten und Ihre Änderungen sichern
●
Teil der Organisationsstruktur oder gesamte Organisationsstruktur auf Konsistenz prüfen
●
Teil der Organisationsstruktur oder gesamte Organisationsstruktur aktivieren
●
Rollback auf eine vorher aktivierte Organisationsstruktur durchführen
Wenn Sie Ihre neue Organisationsstruktur oder Ihre Änderungen im Planungsbereich aktivieren, wird die
Organisationsstruktur nach Aktiver Bereich verschoben.
Bei der Arbeit im Organisationsmanagement müssen Sie Bildschirmtexte aktivieren. Bildschirmtexte
liefern kontextspezifische Informationen, wenn Sie den Cursor über ein Feld bewegen. Um Bildschirmtexte
zu aktivieren, wählen Sie
Personalisieren
Meine Einstellungen
Primäre Hilfe
Weitere
Bildschirmerklärungstexte anzeigen .
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Sicht Organisationsstrukturen
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Betriebswirtschaftlicher Hintergrund
Organisationsmanagement
Organisationsmanagement (OM) bietet einen zentralen Zugriffspunkt auf organisationsbezogene Informationen in
SAP Business ByDesign. In der Sicht Organisationsstrukturen des Work Centers Organisationsmanagement können
Sie die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens modellieren. Damit wird die Struktur Ihres Unternehmens
definiert, die eine zusammenhängende Übersicht über Ihre Organisation aus allen unternehmerischen Perspektiven
liefert. Sie besteht aus Organisationseinheiten, die Abteilungen und Unternehmensbereiche repräsentieren, und
bietet eine vereinheitlichte grafische Darstellung Ihrer Organisationsdaten. Die Organisationsstruktur bildet Ihr
Unternehmen ab:
●
Rechtliche Hierarchie – legt beispielsweise fest, welche Organisationseinheiten zu welchem Unternehmen
bzw. zu welcher Betriebsstätte gehören.
●
Finanzielle Hierarchie – entlang dieser Hierarchie werden Kosten und Gewinne aggregiert.
●
Berichtsstrukturhierarchie – Aufgaben der Personalverwaltung werden entlang dieser Hierarchie
weitergeleitet, Anzeige von Zuständigkeiten innerhalb der Organisationsstruktur.
●
Funktionshierarchie – Aufgaben und Genehmigungen im Zusammenhang mit betriebswirtschaftlichen
Funktionen werden entlang dieser Hierarchie weitergeleitet. Sie bildet die Basis für die Arbeitsverteilung auf
Organisations- und Mitarbeiterebene.
Die im Work Center Organisationsmanagement eingegebenen Informationen werden von den verschiedenen
Fachbereichen im System verwendet, um Geschäftsprozesse zu unterstützen, für die Organisationsdaten benötigt
werden. Die Informationen werden z. B. dazu verwendet, um Tätigkeiten wie Genehmigungsanforderungen
automatisch den zuständigen Vorgesetzten zuzuordnen.
Weitere Informationen finden Sie unter Organisationsmanagement [Seite 9].
Leitfaden: Einrichten Ihrer Organisationsstruktur
Dieses Dokument unterstützt Sie in der Sicht Organisationsstrukturen des Work Centers
Organisationsmanagement bei der Einrichtung Ihrer Organisationsstruktur.
Halten Sie sich beim Einrichten Ihrer Organisationsstruktur an diesen Leitfaden, um Inkonsistenzen und
Probleme bei der Aktivierung zu vermeiden. Beachten Sie, dass das Dokument in Verbindung mit den
Hintergrundinformationen und Anleitungen des Leitfadens Organisationsstrukturen – Quick Guide
[Seite 5] zu verwenden ist.
Abhängig von der Größe und Komplexität Ihres Unternehmens kann diese Aufgabe mehrere Stunden in Anspruch
nehmen. Beachten Sie, dass es möglicherweise mehrere Möglichkeiten gibt, Ihr Unternehmen im System zu
modellieren. Möglicherweise müssen Sie Ihre Organisationsstruktur nach der Aktivierung anpassen, damit diese
Ihren Prozessen entspricht, oder um Organisationsänderungen widerzuspiegeln.
Weitere Informationen finden Sie unter Leitfaden: Einrichten Ihrer Organisationsstruktur [Seite 13].
Eigenschaften
Eigenschaften sind Merkmale von Organisationseinheiten. Eine Eigenschaft kann beispielsweise eine
Organisationseinheit als Kostenstelle festlegen. Sie werden verwendet, um die Rolle einer Organisationseinheit in
der Organisationsstruktur zu beschreiben. Wenn Sie Ihre Organisationsstruktur im Work Center
Organisationsmanagement in der Sicht Organisationsstrukturen anlegen, müssen Sie den Organisationseinheiten
alle relevanten Eigenschaften zuordnen. Auf der Registerkarte Eigenschaften werden die Eigenschaften und
Attribute angezeigt, die einer ausgewählten Organisationseinheit zugeordnet werden können. Sie können einer
Organisationseinheit mehrere Eigenschaften zuordnen.
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Sicht Organisationsstrukturen
Wählen Sie zum Zuordnen von Definitionen zu Organisationseinheiten in der Sicht Organisationsstrukturen die
Option Bearbeiten .
Weitere Informationen finden Sie unter Eigenschaften [Seite 24].
Funktionen
Ein wichtiger Bestandteil der Organisationsstrukturverwaltung besteht in der Zuordnung von Funktionen, z. B.
Verkauf, Personalverwaltung und Kostenverwaltung, zu Organisationseinheiten. Die Funktion spiegelt die Aktionen
der durch die Organisationseinheit repräsentierten Abteilung wider. Sie können Organisationseinheiten in Ihrer
Struktur beliebig viele Funktionen zuordnen. Eine Funktion wird verwendet, um die Beteiligung einer
Organisationseinheit in einem Fachbereich zu ermitteln. Diese Organisationseinheit wird in diesem Bereich in
Geschäftsprozesse integriert. Beispielsweise wird eine als Verkaufsabteilung gekennzeichnete Organisationseinheit
in Verkaufsprozessen und Verkaufsbelegen verwendet.
Weitere Informationen finden Sie unter Funktionen [Seite 22].
Betriebswirtschaftliche Regeln und Vetoprüfungen
In der Sicht Organisationsstrukturen des Work Centers Organisationsmanagement können Sie Ihre
Organisationsstruktur zwar je nach Bedarf gestalten, das System gibt allerdings einige Einschränkungen vor, die
sicherstellen, dass für die einzelnen Fachbereiche die richtigen organisatorischen Daten vorliegen. Das System
verwendet eine Reihe von Regeln, um die Konsistenz der eingegebenen Informationen zu gewährleisten. Beim
Auftreten von Inkonsistenzen werden die entsprechenden Regeln als Meldungen auf der Benutzungsoberfläche
angezeigt. Die Regeln können in folgende Typen unterteilt werden:
●
Betriebswirtschaftliche Regeln
Um sicherzustellen, dass Ihre Struktur korrekt ist, prüft das System die Organisationsstrukturdaten. Die von
Ihnen eingegebenen Daten werden mit den Fachbereichsregeln verglichen.
●
Vetoprüfungen
Das System überprüft die Organisationsstrukturdaten auf Konsistenz mit den Fachbereichsdaten und
verhindert beispielsweise Änderungen an der Gültigkeit von Daten, die bereits in Fachbereichen verwendet
werden.
Weitere Informationen finden Sie unter Betriebswirtschaftliche Regeln und Vetoprüfungen [Seite 24].
Vorgesetztenzuordnung
Die im Work Center Organisationsmanagement in der Sicht Organisationsstrukturen zugeordneten Vorgesetzten
sind für die Genehmigung von Aufgaben zuständig. Es handelt sich dabei um Mitarbeiter oder Dienstleister, die einer
Organisationseinheit als Vorgesetzter zugeordnet wurden.
Weitere Informationen finden Sie unter Vorgesetztenzuordnung [Seite 26].
Einrichten von Genehmigungen
Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten von Genehmigungen [Seite 28].
Weitere Identifikatoren
Im Organisationsmanagement können Sie Organisationseinheiten weitere Identifikatoren zuordnen. Diese
Identifikatoren werden von externen Behörden zur Identifikation Ihres Unternehmens oder Teilen Ihres
Unternehmens ausgestellt oder auch bei B2B-Transaktionen und anderen Transaktionen mit externen Partnern.
Weitere Informationen finden Sie unter Weitere Identifikatoren im Organisationsmanagement [Seite 28].
Abweichende Betriebsstättenzuordnungen
Wenn Sie eine Organisationseinheit einer Betriebsstätte zuordnen, die in der Organisationsstruktur nicht direkt
darunter angesiedelt ist, wird die Zuordnung als abweichende Betriebsstättenzuordnung bezeichnet, da Sie hiermit
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Sicht Organisationsstrukturen
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eine Abweichung zwischen der Standardhierarchie und der rechtlichen Hierarchie definieren. Sie legen fest, dass
die Organisationseinheit rechtlich zu einem anderen geografischen Bereich innerhalb des Unternehmens gehört.
Diese Funktion wird in bestimmten Fällen benötigt. Sie können damit die eigene Berichtsstruktur korrekt abbilden
und eine Duplikation der Betriebsstätten im System vermeiden.
Weitere Informationen finden Sie unter Abweichende Betriebsstättenzuordnungen [Seite 29].
Zeitabhängigkeit
Sämtliche in der Sicht Organisationsstrukturen des Work Centers Organisationsmanagement eingegebenen
Informationen sind zeitabhängig. Zeitabhängige Informationen lassen sich an die fortlaufenden Änderungen
innerhalb Ihres Unternehmens anpassen, so z. B. auch die Organisationsstruktur.
Weitere Informationen finden Sie unter Zeitabhängigkeit: Gültig-ab-Datum, Starttermin und Gültigkeiten
[Seite 31].
Anforderungen bezüglich organisatorischer Daten für Anwendungen
Folgende Dokumente enthalten Organisationsmanagementdaten, die für die Anwendungen erforderlich sind:
●
Anforderungen bezüglich organisatorischer Daten für das Personalmanagement [Seite 38]
●
Anforderungen bezüglich organisatorischer Daten für das Finanz- und Rechnungswesen [Seite 36]
●
Anforderungen bezüglich organisatorischer Daten für das Customer Relationship Management
[Seite 33]
●
Anforderungen an organisatorische Daten für das Supply Chain Management (SCM) [Seite 45]
●
Anforderungen an organisatorische Daten für das Lieferantenbeziehungsmanagement (SRM) [Seite 44]
●
Anforderungen an organisatorische Daten für Projekte [Seite 43]
Aufgaben
Organisationsstruktur anlegen und bearbeiten
Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 47].
Mitarbeiter zuordnen
Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 50].
Vorgesetzte zuordnen
Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 51].
Geschäftsdaten mithilfe von Microsoft Excel® exportieren
Sie können Ihre Organisationsstruktur von der Tabellensicht der Sicht
"Organisationsstrukturen" nach Microsoft Excel herunterladen. In der Diagrammansicht ist
diese Downloadfunktion nicht verfügbar. Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie
hier.
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Sicht Organisationsstrukturen
2.2 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund
2.2.1 Organisationsmanagement
Organisationsmanagement (OM) bietet einen zentralen Zugriffspunkt auf organisationsbezogene Informationen in
SAP Business ByDesign. In der Sicht Organisationsstrukturen des Work Centers Organisationsmanagement können
Sie die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens modellieren. Damit wird die Struktur Ihres Unternehmens
definiert, die eine zusammenhängende Übersicht über Ihre Organisation aus allen unternehmerischen Perspektiven
liefert. Sie besteht aus Organisationseinheiten, die Abteilungen und Unternehmensbereiche repräsentieren, und
bietet eine vereinheitlichte grafische Darstellung Ihrer Organisationsdaten. Die Organisationsstruktur bildet Ihr
Unternehmen ab:
●
Rechtliche Hierarchie – legt beispielsweise fest, welche Organisationseinheiten zu welchem Unternehmen
bzw. zu welcher Betriebsstätte gehören.
●
Finanzielle Hierarchie – entlang dieser Hierarchie werden Kosten und Gewinne aggregiert.
●
Berichtsstrukturhierarchie – Aufgaben der Personalverwaltung werden entlang dieser Hierarchie
weitergeleitet, Anzeige von Zuständigkeiten innerhalb der Organisationsstruktur.
●
Funktionshierarchie – Aufgaben und Genehmigungen im Zusammenhang mit betriebswirtschaftlichen
Funktionen werden entlang dieser Hierarchie weitergeleitet. Sie bildet die Basis für die Arbeitsverteilung auf
Organisations- und Mitarbeiterebene.
Die im Work Center Organisationsmanagement eingegebenen Informationen werden von den verschiedenen
Fachbereichen im System verwendet, um Geschäftsprozesse zu unterstützen, für die Organisationsdaten benötigt
werden. Die Informationen werden z. B. dazu verwendet, um Tätigkeiten wie Genehmigungsanforderungen
automatisch den zuständigen Vorgesetzten zuzuordnen.
Im Rahmen der Produktivstartaufgaben verwenden Sie die vorhandenen Organisationsdiagramme,
Kostenstellenstrukturen und Berichtsstrukturen der Personalverwaltung, um die Funktionen und Aufgaben der
verschiedenen Abteilungen und Sparten Ihres Unternehmens zu bestimmen. Auf der Basis dieser Informationen
können Sie dann eine Organisationsstruktur im Work Center Organisationsmanagement anlegen und aktivieren.
Nach dem Produktivstart Ihres Systems können Sie die Organisationsstruktur Ihren sich ändernden
Unternehmensanforderungen anpassen.
Weitere Informationen zum Anlegen einer Organisationsstruktur finden Sie unter Leitfaden: Einrichten Ihrer
Organisationsstruktur [Seite 13] und Organisationsstruktur anlegen und bearbeiten [Seite 47].
Beim Festlegen des Lösungsumfangs können Sie auch zuvor angelegte Organisationsstrukturen migrieren, z. B.
wenn Sie von einem Testsystem auf ein Produktivsystem umsteigen möchten. Weitere Informationen zum Festlegen
des Lösungsumfangs und zur Migration im Organisationsmanagement finden Sie unter Manuelles Einrichten oder
Importieren der Organisationsstruktur.
Organisationsstrukturinformationen
Organisationseinheiten
Im Work Center Organisationsmanagement können Sie anhand von Organisationseinheiten Ihre
Organisationsstruktur anlegen. Eine Organisationseinheit ist ein Knoten, der einen Teilbereich Ihres Unternehmens
darstellt. Es kann sich dabei um eine Abteilung und die zugeordneten Mitarbeitern oder um eine Darstellung der
Rechtsträger handeln, z. B. ein Unternehmen. Wenn Sie die für Ihre Unternehmensanforderungen am besten
geeignete Struktur anhand der Organisationsdaten ermittelt haben, können Sie die Struktur anlegen. Legen Sie dazu
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Sicht Organisationsstrukturen
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die entsprechenden Einheiten an, verknüpfen Sie diese miteinander, und weisen Sie den Einheiten die gewünschten
Definitionen zu. Diese Definitionen legen die Rolle der Organisationseinheiten in Ihrem Unternehmen fest. Sie können
Ihre Organisationseinheit beispielsweise als Unternehmen oder als Kostenstelle definieren. Außerdem können Sie
die Funktionen jeder Einheit festlegen. Die zugeordneten Funktionen bestimmen die vom System für Endbenutzer
vorgeschlagenen Work Center.
Weitere Informationen finden Sie unter Definitionen [Seite 24] und Funktionen [Seite 22].
Die Nummer, die für eine Organisationseinheit definiert werden kann, ist eine zentrale Nummer. Wenn Sie
eine Organisationseinheit als Kostenstelle definieren, entspricht die Nummer der Organisationseinheit
automatisch der Nummer der zugeordneten Definition (z. B. Kostenstelle) und kann nicht überschrieben
werden.
Zeitabhängigkeit: Gültig-ab-Datum, Starttermin und Gültigkeiten
Alle in der Sicht Organisationsstrukturen eingegebenen Informationen sind zeitabhängig. Zeitabhängige
Informationen lassen sich an die fortlaufenden Änderungen innerhalb Ihres Unternehmens anpassen, so z. B. auch
die Organisationsstruktur.
Gültig-ab-Datum
Das Gültig-ab-Datum kann in das Feld Gültig ab eingegeben werden. Wenn Sie Start wählen, lädt das System die
Organisationsstruktur, die an diesem Datum gültig ist. Jede von Ihnen vorgenommene Änderung ist ab diesem
Datum gültig. Wenn Sie z. B. eine neue Organisationseinheit anlegen, wird sie ab dem aktuellen Gültig-ab-Datum und
nicht ab dem aktuellen Systemdatum gültig sein.
Da das Gültig-ab-Datum besonders wichtig ist, stellen Sie sicher, dass es sich um das korrekte Datum handelt, bevor
Sie Änderungen in einer neuen Sitzung im Planungsbereich vornehmen. Das System unterstützt Sie, indem es sich
das Gültig-ab-Datum merkt, das Sie beim letzten Sichern der Organisationsstruktur verwendet haben.
Beachten Sie, dass Sie in der Organisationsstruktur Änderungen an verschiedenen Gültig-ab-Daten vornehmen
können (in einer Sitzung). Die Aktivierung der Organisationsstruktur ist zeitunabhängig, d. h. alle Datenänderungen
werden in die aktive Version übernommen. Es macht keinen Unterschied, welches Gültig-ab-Datum bei der
Aktivierung festgelegt wird, d. h., das Gültig-ab-Datum der Daten und das Aktivierungsdatum sind voneinander
unabhängig.
Starttermin
Der Starttermin ist das initiale Gültig-ab-Datum, das Sie beim ersten Einrichten Ihrer Organisationsstruktur
verwenden. Dieses Datum sollte sorgfältig ausgewählt werden. Bevor Sie eine Organisationseinheit anlegen, geben
Sie den eindeutigen Starttermin an, der für die gesamte Organisationsstruktur verwendet werden soll. Dieser sollte
kurz vor dem Übergang in das SAP-Business-ByDesign-System liegen, sodass die im System vorhandenen Daten
den realen Zustand Ihres Unternehmens zu dem Zeitpunkt wiedergeben. Verwenden Sie das älteste Datum aus der
folgenden Liste als Starttermin für Ihre Organisationsstruktur:
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●
Erster Tag der Migrationsgeschäftsperiode für Hauptbucheröffnungssalden. Dieses Datum liegt
üblicherweise einen Monat vor Ihrem Produktivstartdatum.
●
Wenn Sie Anlagen migrieren möchten, ist dies der erste Tag des aktuellen Geschäftsjahres. Beachten Sie,
dass "Betriebsdaten" Ihrer Anlagen hier nicht von Bedeutung sind.
●
Erster Tag des Migrationsgeschäftsmonats für Hauptbucheröffnungssalden. Wenn Sie Beträge in früheren
Geschäftsperioden buchen möchten, muss die Geschäftsperiode geöffnet werden, und die entsprechenden
Organisationsdaten (Unternehmen, Kostenstellen usw.) müssen vorhanden sein.
●
Das Migrationsdatum für Ihre Mitarbeiter, d. h. das Datum, ab dem Mitarbeiter Organisationseinheiten
zugeordnet werden sollen. Eine Mitarbeiterzuordnung ist Voraussetzung für das Zuordnen eines Mitarbeiters
als Vorgesetzten zu einer Organisationseinheit. Beachten Sie, dass Sie Mitarbeiter für Daten, die vor dem
Starttermin der Organisationsstruktur liegen, in das System migrieren können. Der Starttermin muss also
nicht auf das erste Einstellungsdatum Ihres Mitarbeiters gesetzt werden.
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Sicht Organisationsstrukturen
Sobald Sie Ihren Starttermin gewählt haben, verwenden Sie diesen als einziges Gültig-ab-Datum für alle
Einrichtungsaktivitäten der Erststruktur und für die Definition oder funktionale Zuordnungen.
Zeiträume und Gültigkeiten
Das Gültig-ab-Datum und der Starttermin dienen der Ermittlung von Gültigkeiten der Organisationseinheiten.
Mithilfe der Registerkarte Zeiträume können Sie die Gültigkeit Ihrer Organisationseinheiten und zugehörige
Eigenschaften ändern. Sie können die Gültigkeit einer Organisationseinheit folgendermaßen ändern:
●
Starttermin auf einen zukünftigen Termin verschieben
●
Endtermin auf einen früheren Termin verschieben
●
Start- und Endtermin verschieben
Die Änderung von Terminen ist nur möglich, wenn keine Geschäftsbelege aus Anwendungen die Organisationsdaten
in diesem Zeitrahmen verwenden. Ansonsten treten Fehlermeldungen auf. Sie können offene Geschäftsbelege in
der Übersicht Organisationseinheit anzeigen, um die Kürzung von Zeiträumen und daraus resultierende
Inkonsistenzen in Geschäftsbelegen zu vermeiden.
Der Zeitraum einer Einheit wird durch den Zeitraum der übergeordneten Einheit begrenzt. Bei der Verlängerung des
Zeitraums einer untergeordneten Organisationseinheit dürfen die Grenzen des Zeitraums der übergeordneten
Organisationseinheit nicht überschritten werden. Wenn Sie den Zeitraum einer übergeordneten Einheit auf der
Registerkarte Zeiträume weiter zurück in die Vergangenheit legen (den Starttermin auf einen früheren Termin
setzen), wird der Zeitraum der untergeordneten Einheiten dem übergeordneten Zeitraum automatisch angepasst.
Wenn Sie den Zeitraum einer übergeordneten Einheit verkürzen müssen, aber die Zeiträume der untergeordneten
Einheiten beibehalten möchten, können Sie die untergeordneten Einheiten durch Verschieben anderen
übergeordneten Einheiten mit identischem Zeitraum zuordnen. Stellen Sie stets sicher, dass alle untergeordneten
Einheiten an die neuen Zeiträume angepasst bzw. durch Verschieben neu zugeordnet wurden. Bei Inkonsistenzen
werden entsprechende Fehlermeldungen angezeigt, z. B. beim Prüfen der Organisationsstruktur oder bei der
Aktivierung.
●
Wenn Sie die Gültigkeit der Organisationseinheiten erweitern möchten, beginnen Sie mit der obersten
Organisationseinheit, und arbeiten Sie die Einheiten nach unten ab. Wenn Sie die Gültigkeit Ihrer
Organisationseinheiten verringern möchten, z. B. durch Setzen eines späteren Starttermins, beginnen Sie
mit den Organisationseinheiten am unteren Ende des Baums, und arbeiten Sie die Einheiten nach oben ab.
●
Setzen Sie das erste Datum auf der Registerkarte Zeiträume auf das neue gewünschte Datum. Sie werden
merken, dass alle anderen Daten für die Merkmale dieser Organisationseinheit ebenfalls in dieses Datum
geändert werden, sofern die Merkmale der Organisationseinheit nicht bereits über andere Start- und
Endtermine verfügen. In diesem Fall ändert das System die Gültigkeit dieser Merkmale nicht.
●
Wiederholen Sie diese Schritte für jede Organisationseinheit der Hierarchie.
Übersicht Organisationseinheit
Die Übersicht Organisationseinheit zeigt eine Momentaufnahme einer ausgewählten Organisationseinheit für das
angegebene Gültig ab-Datum. Sie bietet Informationen über die Merkmale der Organisationseinheit, z. B. ob es sich
bei der Organisationseinheit um eine Abteilung oder eine Kostenstelle handelt. Zudem listet sie die zugeordneten
Funktionen auf und bietet eine Übersicht über die Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten.
Die Übersicht Organisationseinheit zeigt auch offene Geschäftsbelege im System an. Diese werden mit
Bezug zum aktuellen Datum und nicht zum eingegebenen Gültig-ab-Datum abgerufen. Wenn Sie dann die
Gültigkeit der Organisationseinheit ändern oder einschränken möchten, können Sie vor dem Festlegen des
Endtermins einer Organisationseinheit die Übersicht Organisationseinheit aufrufen, um die Anzahl der
offenen Belege im System anzuzeigen, z. B. den Betrag der offenen Rechnungen für eine Kostenstelle einer
Organisationseinheit.
Sie können auf die Übersicht Organisationseinheit folgendermaßen zugreifen:
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●
Über das Kontextmenü einer Organisationseinheit (klicken Sie dazu unten rechts in der Organisationseinheit
auf das Dreieck)
●
Durch Auswahl der entsprechenden Organisationseinheit und Drücken der Drucktaste Navigieren
●
Durch Auswahl der Nummer/des Namens einer beliebigen Organisationseinheit, die auf der
Benutzungsoberfläche mit einem Link angezeigt wird
Mit der Drucktaste Alles anzeigen in der Übersicht Organisationseinheit können Sie einen detaillierten Abriss der
Eigenschaften, Funktionen und Mitarbeiter der Organisationseinheit sowie der Arbeitsverteilung abrufen. Die in der
Übersicht Organisationseinheit angezeigten Daten sind nur für die ausgewählte Organisationseinheit relevant. Die
Übersicht enthält keine Zusammenfassung der Daten, die in den nachfolgenden untergeordneten
Organisationseinheiten enthalten sind, wenn sich unterhalb der ausgewählten Organisationseinheit ein Teilbaum
befindet.
Regeln und Prüfungen
Sie können Ihre Organisationsstruktur im Work Center Organisationsmanagement frei modellieren. Allerdings
müssen die Fachbereiche im System mit konsistenten Daten arbeiten. Das System verwendet eine Reihe von Regeln,
um die Konsistenz der eingegebenen Informationen mit den Anforderungen eines Fachbereichs sicherzustellen.
Beispielsweise erfordern Finanzdaten im System mindestens eine Organisationseinheit, die als Kostenstelle
gekennzeichnet ist.
Wenn Sie Ihre Struktur mit der Drucktaste Prüfen überprüfen, zeigt das System diese Inkonsistenzen in Form von
Fehlermeldungen an. Sie müssen diese Meldungen aufarbeiten, um die Organisationsstruktur aktivieren zu können.
Es gibt zwei Arten von Systemprüfungen: betriebswirtschaftliche Regeln und Vetoprüfungen.
Betriebswirtschaftliche Regeln sind die obligatorischen Beziehungen zwischen Organisationseinheiten oder
Eigenschaften, die in Ihrer Struktur vorhanden sein müssen. Beispielsweise muss ein Unternehmen immer über eine
Standardadresse verfügen.
Vetoprüfungen werden im System von den verschiedenen Fachbereichen auferlegt, um sicherzustellen, dass
Geschäftsprozesse oder Fachbereichsdaten nicht von Organisationsänderungen invalidiert werden. Beispielsweise
ist für Finanzdaten keine Änderung der Gültigkeit einer Organisationseinheit zulässig, bei der es sich um eine
Kostenstelle mit einem offenen Saldo handelt.
Weitere Informationen finden Sie unter Betriebswirtschaftliche Regeln und Vetoprüfungen [Seite 24].
Aktivieren Ihrer Organisationsstruktur
Um Ihre Organisationsstruktur zu aktivieren, müssen alle Regeln für jeden Zeitpunkt erfüllt werden. Bei der
Modellierung Ihrer Organisationsstruktur treten temporäre Inkonsistenzen auf. Deshalb kann die
Organisationsstruktur in zwei verschiedenen Systembereichen vorkommen: im Planungsbereich und im Aktiven
Bereich.
Der Aktive Bereich im Work Center Organisationsmanagement ist schreibgeschützt. Wenn Sie die Sicht
Organisationsstrukturen wählen, wird die Standardsicht angezeigt. Nur die unter Aktiver Bereich angezeigte
Organisationsstruktur enthält aktive Daten, die von den Fachbereichen im System verwendet werden.
Sie können auf den Planungsbereich zugreifen, indem Sie die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen
bearbeiten aufrufen oder unter Aktiver Bereich die Option Bearbeiten wählen. Im Planungsbereich können Sie die
Organisationsstruktur anlegen, bearbeiten, planen und testen. Erst wenn alle Regeln erfüllt wurden, können Sie die
Organisationsstruktur aktivieren. Wenn Sie die Organisationsstruktur aktivieren, sind die enthaltenen Daten sofort
für alle Fachbereiche im System verfügbar. Ihre Änderungen werden in die vorhandene aktive Struktur übernommen
und unter Aktiver Bereich angezeigt.
Tipps für Aktivierung:
Betriebswirtschaftliche Regeln und Vetoprüfungen auflösen
●
12
Überprüfen Sie vor der Aktivierung immer Ihre Änderungen über die Schaltfläche Prüfen
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.
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Sicht Organisationsstrukturen
●
Überprüfen Sie die Zeiträume der in einer Fehlermeldung angezeigten Organisationseinheiten. Wenn Sie die
Organisationsstruktur ändern, kann dies die Beziehung zwischen den Organisationseinheiten zu einem
Zeitpunkt auflösen.
●
Verwenden Sie zum Ändern der Gültigkeit einer Organisationseinheit die Übersicht Organisationseinheit als
Anleitung. Offene Geschäftsbelege dieser Organisationseinheit sollten vor dem Ändern der Gültigkeit der
Organisationseinheit geschlossen werden.
Arbeitsverteilung
Arbeitsverteilungsregeln regeln die Zuordnung von Arbeit zu Organisationseinheiten und Mitarbeitern. Aufgaben
sind in SAP Business ByDesign standardmäßig für alle Benutzer sichtbar, die über die entsprechenden
Zugriffsrechte verfügen. Allerdings muss bei einigen Geschäftsprozessen die zuständige Abteilung oder der
zuständige Mitarbeiter für eine Tätigkeit ermittelt werden. Für diese Bereiche können Sie Arbeitsverteilungsregeln
definieren, mit denen Sie Geschäftsbelege und Aufgaben automatisch bestimmten Organisationseinheiten oder
Mitarbeitern zuordnen können.
Weitere Informationen finden Sie unter Arbeitsverteilung [Seite 58].
2.2.2 Leitfaden: Einrichten Ihrer Organisationsstruktur
Dieses Dokument unterstützt Sie in der Sicht Organisationsstrukturen des Work Centers
Organisationsmanagement bei der Einrichtung Ihrer Organisationsstruktur.
Halten Sie sich beim Einrichten Ihrer Organisationsstruktur an diesen Leitfaden, um Inkonsistenzen und
Probleme bei der Aktivierung zu vermeiden. Beachten Sie, dass das Dokument in Verbindung mit den
Hintergrundinformationen und Anleitungen des Leitfadens Organisationsstrukturen – Quick Guide
[Seite 5] zu verwenden ist.
Abhängig von der Größe und Komplexität Ihres Unternehmens kann diese Aufgabe mehrere Stunden in Anspruch
nehmen. Beachten Sie, dass es möglicherweise mehrere Möglichkeiten gibt, Ihr Unternehmen im System zu
modellieren. Möglicherweise müssen Sie Ihre Organisationsstruktur nach der Aktivierung anpassen, damit diese
Ihren Prozessen entspricht, oder um Organisationsänderungen widerzuspiegeln.
Bei der Arbeit im Organisationsmanagement müssen Sie Bildschirmtexte aktivieren. Bildschirmtexte
liefern kontextspezifische Informationen, wenn Sie den Cursor über ein Feld bewegen. Um Bildschirmtexte
zu aktivieren, wählen Sie
Personalisieren
Meine Einstellungen
Primäre Hilfe
Weitere
Bildschirmerklärungstexte anzeigen .
Allgemeine Überlegungen
Alle relevanten Informationen erfassen
Bevor Sie mit dem Modellieren Ihrer Organisationsstruktur beginnen, erfassen Sie die folgenden Informationen:
●
Eine Liste aller registrierten Entitäten (Unternehmen)
●
Eine Liste der wichtigsten Standorte, an denen sich Teile dieser Unternehmen befinden
●
Eine Übersicht über Ihre Berichtsstruktur (Mitarbeiter und Vorgesetzte)
●
Eine Übersicht über die von Ihren Mitarbeitern übernommenen Aufgaben und Zuständigkeiten (Abteilungen
und deren Zuständigkeiten)
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●
Informationen bezüglich Ihrer internen und externen Berichtsstruktur (Kostenstellen, Profit-Center,
Segmente)
Ihre Organisationsstruktur skizzieren
Es kann sich als hilfreich erweisen, alle relevanten Informationen in einer Skizze zu erfassen, bevor Sie die
Organisationsstruktur im System modellieren. Eine Skizze kann während des Erfassens von Informationen
problemlos geändert werden. Wenn Sie sich jedoch sicher fühlen, können Sie auch direkt im System arbeiten.
Hier ein Beispiel für einen Entwurf einer Organisationsstruktur:
Nur bei abgeschlossener Organisationsstruktur aktivieren
Sobald Sie eine genaue Vorstellung davon haben, wie Ihre Organisationsstruktur aussehen soll, können Sie Ihre Ideen
im System umsetzen.
Die Aktivierung des Modells sollte der letzte Schritt des Einrichtungsprozesses sein. Nach der Aktivierung sind
folgende Elemente der Organisationsstruktur fixiert und können nicht mehr geändert werden:
●
Alle Nummern Ihrer Organisationseinheiten sind dauerhaft fixiert. Es gibt keine Möglichkeit, diese nach der
Aktivierung zu ändern.
●
Für jedes Unternehmen wird ein entsprechender Geschäftspartner angelegt. Nach der Aktivierung kann ein
Unternehmen nicht mehr gelöscht werden.
●
Für jede Betriebsstätte wird ein entsprechender Standort angelegt. Nach der Aktivierung kann die Beziehung
zwischen Unternehmen und Betriebsstätte nicht mehr geändert und die Betriebsstätte nicht mehr gelöscht
werden.
Beim Modellieren der Organisationsstruktur empfiehlt es sich, diese regelmäßig über die Drucktaste Prüfen zu
testen. Da die Organisationsstruktur einige betriebswirtschaftliche Regeln einhalten muss, die für die Richtigkeit der
Daten sorgen, könnte am Ende eine lange Liste an Fehlermeldungen angezeigt werden, wenn Sie zwischendurch
keine Prüfungen durchführen. Weitere Informationen über betriebswirtschaftliche Regeln finden Sie unter
Betriebswirtschaftliche Regeln und Vetoprüfungen [Seite 24].
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Beachten Sie, dass Sie innerhalb der Organisationsstruktur für verschiedene Gültig-ab-Daten in einer Sitzung
Änderungen vornehmen können. Die Aktivierung der Organisationsstruktur ist zeitunabhängig, d. h. alle
Datenänderungen werden in die Planungsversion übernommen. Es macht keinen Unterschied, welches Gültig-abDatum zum Zeitpunkt der Aktivierung gesetzt ist.
Allgemeine Aspekte der Organisationsstruktur
Es gibt zwei Richtungen, in die Sie Organisationsinformationen für die Eingabe in das System erfassen sollten:
●
Die Rückwärtssicht, bestehend aus Rechtsträgern (Unternehmen und Betriebsstätten) in Ihrem
Unternehmen
●
Die Vorwärtssicht, die sich damit beschäftigt, wie Personen und Arbeit im Unternehmen organisiert sind
Beide Sichten müssen in der Organisationsstruktur zusammengeführt werden, bei gleichzeitiger Berücksichtigung
zukünftiger Aspekte, z. B. Finanzberichterstattung.
Starttermin
Bevor Sie eine Organisationseinheit anlegen, definieren Sie den eindeutigen Starttermin, der für die gesamte
Organisationsstruktur verwendet werden soll. Dieser sollte kurz vor dem Übergang in das SAP-Business-ByDesignSystem liegen, sodass die im System vorhandenen Daten den realen Zustand Ihres Unternehmens zu dem Zeitpunkt
wiedergeben. Verwenden Sie das älteste Datum aus der folgenden Liste als Starttermin für Ihre
Organisationsstruktur:
●
Erster Tag der Migrationsgeschäftsperiode für Hauptbucheröffnungssalden. Dieses Datum liegt
üblicherweise einen Monat vor Ihrem Produktivstartdatum.
●
Wenn Sie Anlagen migrieren möchten, ist dies der erste Tag des aktuellen Geschäftsjahres. Beachten Sie,
dass "Betriebsdaten" Ihrer Anlagen hier nicht von Bedeutung sind.
●
Erster Tag des Migrationsgeschäftsmonats für Hauptbucheröffnungssalden. Wenn Sie Beträge in früheren
Geschäftsperioden buchen möchten, muss die Geschäftsperiode geöffnet werden, und die entsprechenden
Organisationsdaten (Unternehmen, Kostenstellen usw.) müssen vorhanden sein.
●
Das Migrationsdatum für Ihre Mitarbeiter, d. h. das Datum, ab dem Mitarbeiter Organisationseinheiten
zugeordnet werden sollen. Eine Mitarbeiterzuordnung ist Voraussetzung für das Zuordnen eines Mitarbeiters
als Vorgesetzten zu einer Organisationseinheit. Beachten Sie, dass Sie Mitarbeiter für Daten, die vor dem
Starttermin der Organisationsstruktur liegen, in das System migrieren können. Der Starttermin muss also
nicht auf das erste Einstellungsdatum Ihres Mitarbeiters gesetzt werden.
Sobald Sie Ihren Starttermin gewählt haben, verwenden Sie diesen als einziges Gültig-ab-Datum für alle
Einrichtungsaktivitäten der Erststruktur und für die Definition oder funktionale Zuordnungen. Prüfen Sie, ob das
korrekte Datum gesetzt ist, bevor Sie Änderungen in einer neuen Sitzung im Planungsbereich vornehmen. Das
System unterstützt Sie, indem es sich das Gültig-ab-Datum merkt, das Sie beim letzten Sichern der
Organisationsstruktur verwendet haben.
Bei Bedarf können Sie die Starttermine Ihrer Organisationseinheiten wie folgt über die Benutzerschnittstelle
korrigieren:
1.
Wechseln Sie zur Registerkarte Zeiträume. Wenn Sie die Gültigkeit der Organisationseinheiten erweitern
möchten, beginnen Sie mit der obersten Organisationseinheit, und arbeiten Sie die Einheiten nach unten ab.
Wenn Sie die Gültigkeit Ihrer Organisationseinheiten verringern möchten, z. B. durch Setzen eines späteren
Starttermins, beginnen Sie mit den Organisationseinheiten am unteren Ende des Baums, und arbeiten Sie
die Einheiten nach oben ab.
2.
Setzen Sie das erste Datum auf der Registerkarte Zeiträume auf das neue gewünschte Datum. Sie werden
merken, dass alle anderen Daten für die Merkmale dieser Organisationseinheit ebenfalls auf dieses Datum
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geändert werden, sofern die Merkmale der Organisationseinheit nicht bereits über andere Start- und
Endtermine verfügen. In diesem Fall lässt das System die Gültigkeit dieser Merkmale unverändert.
3.
Arbeiten Sie den Baum ab, und führen Sie Schritt 2 für jede Organisationseinheit aus.
Nummern und Namen der Organisationseinheit
Beachten Sie beim Zuordnen von Nummern zu Organisationseinheiten, dass Endbenutzer die Nummern beim
Arbeiten im System häufig eingeben, z. B. zum Identifizieren einer Kostenstelle oder des Unternehmens eines ProfitCenters. Sorgen Sie dafür, dass die Nummern der Organisationseinheiten einfach einzugeben sind. Eine Möglichkeit
ist, einen Buchstaben gefolgt von 3 bis 4 Ziffern zu verwenden, z. B. C1000, C1100, C1200. Der Buchstabe C steht
für einen Bereich im Unternehmen, und die Nummerierung erfolgt hierarchisch.
Binden Sie keine Bedeutungen in die Einheitennummer ein, z. B. KS für Kostenstellen oder PC für Profit-Center. Nach
der ersten Aktivierung einer Organisationseinheit kann deren Nummer nicht mehr geändert werden.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Organisationseinheiten unternehmensübergreifend über einen eindeutigen Namen
verfügen. Dies ist erforderlich, da beim Arbeiten mit Organisationsdaten im System manchmal nur der Name im Bild
sichtbar ist. Es wäre daher nicht hilfreich, drei Abteilungen mit dem Namen "Verkauf" (auch über die
Unternehmensgrenzen hinaus) zu haben.
Rechtsform
Unternehmen
Alle Ihre Rechtsträger sollten als Unternehmen im System modelliert werden. Auch Unternehmen ohne
Anlagenverwaltung, z. B. Briefkastenfirmen, sollten als separater Knoten in der Struktur angelegt werden. Es sollte
jedoch kein Rechtsträger als zwei Organisationseinheiten in der Organisationsstruktur modelliert werden.
Das System legt für jedes Unternehmen einen Geschäftspartner an und verknüpft diesen bei der Aktivierung mit
dem Unternehmen. Dieser Geschäftspartner kann dann verwendet werden, um das Unternehmen in den relevanten
Geschäftsprozessen darzustellen, z. B. unternehmensübergreifende Übertragungen. Der Geschäftspartner hat
dieselbe Nummer wie das Unternehmen. Wenn Sie ein andere Nummer verwenden möchten, können Sie diese im
Feld "Interner Geschäftspartner" in den weiteren Identifikatoren Ihres Unternehmens angeben, zu finden auf der
Registerkarte "Allgemein" der Sicht "Organisationsstrukturen".
Es wird empfohlen, die Definitionen für Unternehmen und Betriebsstätte nicht auf derselben Organisationseinheit
festzulegen. Sie sollten das Unternehmen auf der obersten Ebene und die Betriebsstätte auf der Ebene darunter
festzulegen, wie in der obigen Grafik dargestellt.
Umgebungen für mehrere Unternehmen
Wenn Sie in Ihrer Organisationsstruktur mehr als ein Unternehmen modellieren müssen, gibt es dafür mehrere
Möglichkeiten:
16
●
Nebeneinander mit separaten Strukturen
●
Nebeneinander mit einem gemeinsamen übergeordneten Knoten
●
Gestapelt, um beispielsweise rechtliche unternehmensübergreifende Konstellationen auszudrücken
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Die Modellierung sollte auf Grundlage der bevorzugten Anzeige der Organisationsstruktur ausgewählt werden. Alle
Optionen sind korrekt. Diese Auswahl hat keine Auswirkung auf die Funktion des Systems. Ein Stapeln der
Unternehmen beinhaltet keine explizite oder implizite Konsolidierung der Finanzdaten der Unternehmen.
Betriebsstätten
Eine Betriebsstätte definiert die Organisationseinheit als Repräsentation des Unternehmens innerhalb eines
geografischen Gebiets, das einer ähnlichen Versteuerung unterliegt und über eine eindeutige Materialbewertung
verfügt. Daher kann eine Betriebsstätte zum Beispiel ein Ort oder eine Stadt sein, selbst wenn Ihr Unternehmen in
diesem Ort bzw. dieser Stadt mehrere Adressen hat.
Sie müssen für jedes Unternehmen im System mindestens eine Betriebsstätte anlegen. Es wird empfohlen, die
Definition Betriebsstätte einer Organisationseinheit eine Ebene unterhalb der Organisationseinheit Unternehmen
zuzuordnen. Um zu entscheiden, ob Sie einen Standort Ihres Unternehmens als separate Betriebsstätte modellieren
sollten, muss Folgendes eingehalten werden:
●
Die gesamten Geschäftsaktivitäten unterliegen einheitlichen steuerlichen Gegebenheiten, z. B. verfügen alle
Mitarbeiter an diesem Standort über dieselbe Finanzbehörde
●
Die Materialbewertung ist von anderen Standorten getrennt
●
Finanzdaten für Materialien werden separat von anderen Standorten verwaltet
Beim Aktivieren der Betriebsstätte wird automatisch ein Standort angelegt und mit der Betriebsstätte verknüpft.
Die Betriebsstätte repräsentiert die rechtlichen Aspekte des Standorts, wohingegen der Standort die geografischen
und logistischen Aspekte repräsentiert. Der Standort kann dann in der Supply Chain und im Lagerbereich zum
Definieren weiterer untergeordneter logistischer Entitäten verwendet werden, z. B. Lager, Servicestellen, Lagerorte
usw.
Halten Sie beim Anlegen Ihrer Betriebsstätte Folgendes ein:
●
Wählen Sie den Namen der Betriebsstätte auf Grundlage des Standorts und des Unternehmens.
Beispielsweise könnte die Betriebsstätte von Akron Heating in London "Akron Heating London" heißen.
●
Fassen Sie die Unternehmens- und Betriebsstättendefinitionen nicht auf demselben Knoten zusammen.
Wenn zu einem späteren Zeitpunkt das Unternehmen verschoben oder dessen Adresse geändert werden
muss, ist dies nicht möglich, ohne auch die Betriebsstätte zu verschieben. Die Betriebsstätten sollten sich
unterhalb der Unternehmensebene befinden.
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Wenn sich ein großer Teil Ihres Unternehmens, z. B. Ihr Firmensitz, an einer Ihrer Betriebsstätten befindet, sollten
Sie weiterhin wie oben beschrieben vorgehen und die Betriebsstätte unterhalb des Unternehmens modellieren.
Berichtsstruktur und Abteilungsstruktur
Das Einrichten der Abteilungsstruktur Ihres Unternehmens hilft Ihnen bei der Festlegung, welche
Organisationseinheiten Sie im System benötigen. Wenn Ihr Unternehmen bereits in Abteilungen organisiert ist,
sollten Sie diese zuerst modellieren. Anschließend können Sie die Mitarbeiter zuordnen, die in diesen Abteilungen
arbeiten.
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen nicht über eine Abteilungsstruktur verfügen, erstellen Sie eine Liste der
Einzelpersonen, die in Ihrem Unternehmen arbeiten, und gruppieren Sie diese, indem Sie für jede Person die
folgenden Fragen beantworten:
●
Welche Work Center werden verwendet? (zum Beispiel Hauptbuch, Bestellanforderungen und Bestellungen,
Kundenrechnungen)
●
Welcher Kostenstelle sind sie zugeordnet?
●
Wer ist ihr Vorgesetzter?
●
In welchem Unternehmen und welcher Betriebsstätte sind sie beschäftigt? Beachten Sie, dass ein Mitarbeiter
aktuell nur über jeweils ein Beschäftigungsverhältnis verfügen kann. Daher kann der Mitarbeiter nur einer
Organisationseinheit zugeordnet sein.
Abweichungen zwischen der rechtlichen Hierarchie und der Berichtshierarchie
Wenn Sie die Abteilungen in Ihrer Organisationsstruktur identifiziert haben, müssen Sie diese hierarchisch im
System anordnen. Auch wenn in den meisten Fällen die Berichtshierarchie (wem Sie Bericht erstatten müssen) und
die rechtliche Hierarchie (rechtliche und geografische Zugehörigkeit einer Abteilung) einander entsprechen, gibt es
Fälle, in denen diese Hierarchien voneinander abweichen. In diesem Fall ist in unserem Modell die Berichtshierarchie
die führende und sichtbare Hierarchie, und die rechtliche Hierarchie kann durch Eingabe einer abweichenden
Zuordnung zur korrekten Betriebsstätte bearbeitet werden.
Sie sollten zuerst alle Abteilungen auf Grundlage ihrer Berichtsstrukturen einrichten. Wenn sich danach eine
Abteilung nicht unterhalb der korrekten Betriebsstätte befindet, legen Sie die korrekte Betriebsstätte im Feld "Gehört
zu" auf der Registerkarte "Definitionen" der Sicht "Organisationsstrukturen" fest.
Typische Beispiele für Abweichungen sind:
●
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Linienmanagement über Regions-, Unternehmens- oder Landesgrenzen hinaus. In diesem Beispiel befindet
sich Abteilung C lokal und rechtlich im Unternehmen im Ausland, erstattet aber dem Heimatunternehmen
Bericht.
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Sicht Organisationsstrukturen
●
Zentrales Linienmanagement für dezentrale Funktionen. In diesem Beispiel sind die Verkaufs- und
Serviceabteilungen auf zwei Betriebsstätten aufgeteilt und erstatten der leitenden Verkaufs- bzw. der
leitenden Serviceabteilung (dargestellt durch die Funktionen "Verkaufsorganisation" und
"Serviceorganisation") in der Hauptbetriebsstätte Bericht.
Weitere Informationen finden Sie unter Abweichende Betriebsstättenzuordnungen [Seite 29].
Funktionen und Arbeitsverteilung
Wenn Sie die Abteilungen und beliebige zusätzliche Organisationseinheiten modelliert haben, die Sie in Ihrer
Organisationsstruktur benötigen, müssen Sie die Organisationseinheiten kennzeichnen, die funktionale
Zuständigkeiten haben. Es stehen mehrere Funktionen in anwendungsspezifischen Gruppierungen zur Auswahl.
Durch die Zuordnung einer oder mehrerer Funktionen zu einer Organisationseinheit wird diese Teil der funktionalen
Organisation des Unternehmens. Das bedeutet, dass das System die entsprechenden Work Center für die
Zuordnung zu Mitarbeitern vorschlägt, die diesen Organisationseinheiten zugeordnet sind. Wenn die Funktion
"Qualitätssicherung" einer Organisationseinheit zugeordnet ist, werden für jeden dieser Organisationseinheit
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zugeordneten Mitarbeiter im Work Center "Anwendungs- und Benutzerverwaltung" die Work Center
"Qualitätsplanung" und "Qualitätslenkung" zur Zuordnung vorgeschlagen.
Zusätzlich werden die Funktionen verwendet, um die Standardeigentümer für Aufgaben und Belege in den Bereichen
"Supply-Chain-Planung", "Customer Relationship Management" und "Lieferantenbeziehungsmanagement" zu
ermitteln. Diese Standardfestlegung erfolgt durch Arbeitsverteilungsregeln. Diese Regeln enthalten einen speziellen
Parametersatz, auf dessen Grundlage ein Beleg einer Organisationseinheit zugeordnet wird. Sie können
beispielsweise wählen, dass alle Kundenaufträge, die sich auf Frankreich, Spanien und Portugal beziehen, Ihrer
Verkaufsabteilung "Verkauf Südeuropa" zugeordnet werden.
Weitere Informationen finden Sie unter Funktionen [Seite 22] und Arbeitsverteilung [Seite 58].
Anwendungsspezifische Aspekte der Organisationsstruktur
Dieser Abschnitt bietet nützliche Informationen bezüglich anwendungsspezifischer Aspekte der Konfiguration Ihrer
Organisationsstruktur.
Customer Relationship Management
Im Verkauf und im Service sind die wichtigsten Funktionen "Verkaufsorganisation" und "Serviceorganisation". Diese
Funktionen definieren die oberste (höchste Ebene) Organisationseinheit Ihrer Verkaufs- oder Servicehierarchie.
Anschließend definieren Sie Ihre Verkaufs- und Serviceprozesse für diese Organisationseinheiten in den relevanten
Work Centern.
Alle anderen Verkaufs- und Serviceabteilungen müssen sich unterhalb dieser Ebene befinden. Aus diesem Grund
kann sich eine Funktion "Verkaufsorganisation" nicht ober- oder unterhalb einer anderen Funktion
"Verkaufsorganisation" befinden. Gleiches gilt für die Funktion "Serviceorganisation".
Weitere Informationen finden Sie unter Anforderungen bezüglich organisatorischer Daten für das Customer
Relationship Management [Seite 33].
Finanzwesen
Kostenstellen
Wenn eine Organisationseinheit eine tatsächliche Kostenstelle darstellt, sollten Sie dieser die zugehörigen
Definitionen in der Organisationsstruktur zuordnen. Die meisten Abteilungen in Ihrem Unternehmen könnten
Kostenstellen sein. Kostenstellen, die keine physischen Kosten generierenden Organisationseinheiten des
Unternehmens darstellen und nur dazu dienen, um bestimmte Kosten zu erfassen und umzulegen, z. B. die
Telefonrechnung des Unternehmens, sollten ebenfalls als Organisationseinheiten modelliert werden. Es wird
empfohlen, außerdem den Kostenstellentyp anzulegen und zu verwalten. Weitere Informationen finden Sie unter
Kostenstelle.
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Sicht Organisationsstrukturen
Profit-Center-Rechnung
Eine Voraussetzung für die Einrichtung ist, dass Sie "Profit-Center-Rechnung" in der betriebswirtschaftlichen
Konfiguration aktiviert haben. Sobald diese Option aktiviert ist, müssen Sie mindestens eine Organisationseinheit
mit der Profit-Center-Definition für jede Betriebsstätte und ein Segment in jeder Organisationsstruktur modellieren.
Ein Segment ist der Einstiegsknoten der Profit-Center-Hierarchie.
Weitere Informationen zur Konfiguration der Organisationsstruktur für "Finanzen" finden Sie unter Anforderungen
bezüglich organisatorischer Daten für das Finanz- und Rechnungswesen [Seite 36].
Supply Chain Management
Eine Voraussetzung für die Einrichtung des Supply Chain Managements ist das Festlegen der Definitionen für das
Unternehmen, die Betriebsstätte und die Kostenstelle in Ihrer Organisationsstruktur. Sobald Sie die Betriebsstätte
aktivieren, legt das System automatisch einen Standort mit derselben Nummer wie die Betriebsstätte an. Dieser
Standort kann dann zum Einrichten aller für die Supply Chain relevanten Stammdaten verwendet werden.
Weitere Informationen finden Sie unter Anforderungen an organisatorische Daten für das Supply Chain Management
(SCM) [Seite 45].
Lieferantenbeziehungsmanagement
Eine Voraussetzung für die Einrichtung des Lieferantenbeziehungsmanagements ist das Festlegen der Definitionen
für das Unternehmen, die Betriebsstätte und die Kostenstelle in Ihrer Organisationsstruktur. Sobald Sie die
Betriebsstätte aktivieren, legt das System automatisch einen Standort an, an den Waren geliefert werden können.
Sie sollten gegebenenfalls auch die Funktionen "Operative Beschaffung", "Strategischer Einkauf" und
"Lieferantenrechnung" festlegen.
Weitere Informationen finden Sie unter Anforderungen an organisatorische Daten für das
Lieferantenbeziehungsmanagement (SRM) [Seite 44].
Personalmanagement
Eine Voraussetzung für die Einrichtung des Personalmanagements ist das Festlegen der Definitionen für das
Unternehmen, die Betriebsstätte, die Kostenstelle und die Abteilung in Ihrer Organisationsstruktur. Außerdem
sollten Sie für Ihre Organisationseinheiten Stellen definieren und Vorgesetzte verwalten.
Weitere Informationen finden Sie unter Anforderungen bezüglich organisatorischer Daten für das
Personalmanagement [Seite 38].
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Finalisierung und Checkliste
Aktivieren Sie Ihre Organisationsstruktur, damit diese allen Geschäftsprozessen in Ihrem System zur Verfügung
steht. Wenn das System bei der Aktivierung Fehlermeldungen ausgibt, beheben Sie diese nacheinander, und
befolgen Sie die bereitgestellten Anweisungen.
Wenn das System die Organisationsstruktur erfolgreich aktiviert und Ihre Prozesse oder Anwendungen ein
unerwartetes Verhalten aufweisen, prüfen Sie die folgende Liste mit gesammelten Hinweisen, bevor Sie einen Vorfall
anlegen:
●
Starttermin Ihrer Organisationsstruktur
Haben Sie für Ihre Organisationsstruktur den korrekten Starttermin definiert? Wählen Sie beim ersten
Einrichten Ihrer Organisationsstruktur für alle Organisationseinheiten dasselbe Gültig-ab-Datum aus.
●
Rechtsträger
Werden alle Rechtsträger genau durch ein Unternehmen im System dargestellt?
●
Wichtige Standorte Ihres Unternehmens
Sind alle Betriebsstätten in Ihrem System modelliert? Für jedes Unternehmen muss mindestens eine
Betriebsstätte vorhanden sein. Sie sollten Ihre Betriebsstätten jedoch unterhalb des Unternehmens und nicht
auf derselben Ebene modellieren.
●
Verkaufs- und Servicestruktur
Wenn Sie Verkauf oder Services verwenden, haben Sie "Verkaufsorganisation" oder "Serviceorganisation"
oberhalb Ihrer Verkaufs- oder Serviceabteilungen modelliert?
●
Abteilungen und Funktionen
Haben Sie Ihre Mitarbeiter in Abteilungen erfasst? Haben Sie alle Organisationseinheiten mit den korrekten
Funktionen konfiguriert? Beachten Sie, dass Sie auf Unternehmensebene keine Mitarbeiter zuordnen oder
Funktionen auswählen sollten. Auf Unternehmensebene sollten nur Vorgesetzte zugeordnet werden.
●
Vorgesetzte
Haben Sie Ihren Organisationseinheiten Vorgesetzte zugeordnet? Bevor ein Vorgesetzter zugeordnet werden
kann, muss dieser zuerst als Mitarbeiter zugeordnet oder eingestellt werden.
●
Abweichungen zwischen der Standardhierarchie (Berichtswesen) und der rechtlichen Hierarchie
Haben Sie nach dem Modellieren aller Organisationseinheiten und dem Zuordnen der Mitarbeiter festgestellt,
dass sich eine Organisationseinheit oder ein Mitarbeiter unterhalb der falschen Betriebsstätte befindet? Ist
dies der Fall, haben Sie eine Abweichung zur korrekten Betriebsstätte angegeben?
2.2.3 Funktionen
Übersicht
Ein wichtiger Bestandteil der Organisationsstrukturverwaltung besteht in der Zuordnung von Funktionen, z. B.
Verkauf, Personalverwaltung und Kostenverwaltung, zu Organisationseinheiten. Die Funktion spiegelt die Aktionen
der durch die Organisationseinheit repräsentierten Abteilung wider. Sie können Organisationseinheiten in Ihrer
Struktur beliebig viele Funktionen zuordnen. Eine Funktion wird verwendet, um die Beteiligung einer
Organisationseinheit in einem Fachbereich zu ermitteln. Diese Organisationseinheit wird in diesem Bereich in
Geschäftsprozesse integriert. Beispielsweise wird eine als Verkaufsabteilung gekennzeichnete Organisationseinheit
in Verkaufsprozessen und Verkaufsbelegen verwendet.
In der Sicht Organisationsstrukturen im Work Center Organisationsmanagement werden auf der Registerkarte
Funktionen unter Aktiver Bereich die der Organisationseinheit zugeordneten Funktionen angezeigt. Zum Bearbeiten
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Sicht Organisationsstrukturen
der Zuordnung von Funktionen müssen Sie sich im Planungsbereich befinden, auf den Sie in der Sicht
Organisationsstrukturen unter Aktiver Bereich über Bearbeiten zugreifen können.
Work-Center-Zuordnungen
Alle Funktionen werden verwendet, um für Benutzer Work Center vorzuschlagen. Benutzer werden
Organisationseinheiten als Mitarbeiter zugeordnet. Die Funktionen, die diesen Organisationseinheiten zugeordnet
sind, bestimmen die Work-Center-Vorschläge für die Benutzer. Wenn Sie beispielsweise einen Mitarbeiter einer
Organisationseinheit zuordnen, der die betriebswirtschaftliche Funktion "Hauptbuch" zugeordnet ist, werden für
diesen Benutzer das Work Center Hauptbuch und alle zugehörigen Work-Center-Sichten vorgeschlagen. Diese
Vorschläge für die Work-Center-Zuordnung werden im Work Center Anwendungs- und Benutzerverwaltung
angezeigt, in dem Benutzerdaten bearbeitet werden können. Hier können Sie die vorgeschlagenen Work Center
sowie zusätzliche Work Center zuordnen und weitere Informationen aktualisieren, z. B. Kennwörter.
Zugehörige Arbeitskategorien
Einige Funktionen aus den Bereichen Einkauf, Verkauf und Supply Chain Management sind mit einer oder mehreren
Arbeitskategorien verknüpft. Abhängig von der Konfiguration dieser Arbeitskategorien werden
Organisationseinheiten in Geschäftsbelegen in den Fachbereichen vorgeschlagen. Beispielsweise könnten Sie eine
Arbeitsregel in einer Arbeitskategorie einrichten, die angibt, dass Kundenaufträge, die mit einer bestimmten
Postleitzahl beginnen, einer bestimmten Verkaufsabteilung (Organisationseinheit, der die Funktion "Verkauf"
zugeordnet ist) in Ihrer Organisationsstruktur zugeordnet werden müssen. Weitere Informationen über
Arbeitskategorien finden Sie unter Arbeitskategorien [Seite 60].
Funktionen
Weitere Informationen zu den einzelnen Funktionen erhalten Sie über die folgenden Links:
●
Funktion "Cashflow-Management"
●
Funktion "Kundenrechnungen"
●
Funktion "Kundenservice"
●
Funktion "Externes und internes Rechnungswesen"
●
Funktion "Personalmanagement"
●
Funktion "Logistikstammdatenverwaltung"
●
Funktion "Marketing"
●
Funktion "Stammdaten"
●
Funktion "Operativer Einkauf"
●
Funktion "Produktion"
●
Funktion "Qualitätssicherung"
●
Funktion "Verkauf"
●
Funktion "Verkaufsorganisation"
●
Funktion "Serviceorganisation"
●
Funktion "Strategischer Einkauf"
●
Funktion "Rechnungsprüfung"
●
Funktion "Supply-Chain-Planung und -Steuerung"
●
Funktion "Benutzerverwaltung"
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Sicht Organisationsstrukturen
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●
Funktion "Lagerhaltung"
2.2.4 Eigenschaften
Eigenschaften sind Merkmale von Organisationseinheiten. Eine Eigenschaft kann beispielsweise eine
Organisationseinheit als Kostenstelle festlegen. Sie werden verwendet, um die Rolle einer Organisationseinheit in
der Organisationsstruktur zu beschreiben. Wenn Sie Ihre Organisationsstruktur im Work Center
Organisationsmanagement in der Sicht Organisationsstrukturen anlegen, müssen Sie den Organisationseinheiten
alle relevanten Eigenschaften zuordnen. Auf der Registerkarte Eigenschaften werden die Eigenschaften und
Attribute angezeigt, die einer ausgewählten Organisationseinheit zugeordnet werden können. Sie können einer
Organisationseinheit mehrere Eigenschaften zuordnen.
Wählen Sie zum Zuordnen von Definitionen zu Organisationseinheiten in der Sicht Organisationsstrukturen die
Option Bearbeiten .
Eigenschaften
Weitere Informationen zu den einzelnen Eigenschaften erhalten Sie über die folgenden Links:
●
Betriebsstätte
●
Unternehmen
●
Kostenstelle
●
Profit-Center
●
Programm
●
Abteilung
●
Segment
2.2.5 Betriebswirtschaftliche Regeln und Vetoprüfungen
In der Sicht Organisationsstrukturen des Work Centers Organisationsmanagement können Sie Ihre
Organisationsstruktur zwar je nach Bedarf gestalten, das System gibt allerdings einige Einschränkungen vor, die
sicherstellen, dass für die einzelnen Fachbereiche die richtigen organisatorischen Daten vorliegen. Das System
verwendet eine Reihe von Regeln, um die Konsistenz der eingegebenen Informationen zu gewährleisten. Beim
Auftreten von Inkonsistenzen werden die entsprechenden Regeln als Meldungen auf der Benutzungsoberfläche
angezeigt. Die Regeln können in folgende Typen unterteilt werden:
●
Betriebswirtschaftliche Regeln
Um sicherzustellen, dass Ihre Struktur korrekt ist, prüft das System die Organisationsstrukturdaten. Die von
Ihnen eingegebenen Daten werden mit den Fachbereichsregeln verglichen.
●
Vetoprüfungen
Das System überprüft die Organisationsstrukturdaten auf Konsistenz mit den Fachbereichsdaten und
verhindert beispielsweise Änderungen an der Gültigkeit von Daten, die bereits in Fachbereichen verwendet
werden.
Die Prüfung der betriebswirtschaftlichen Regeln und die Vetoprüfungen werden automatisch ausgeführt, wenn Sie
die Aktivierung der Organisationsstruktur mit einer der Optionen unter Aktivieren vornehmen. Die
betriebswirtschaftlichen Regeln und Fachbereiche sind markiert, und Sie werden vom System über Inkonsistenzen
benachrichtigt. Die Inkonsistenzen werden in einer Meldung auf der Benutzungsoberfläche angezeigt. Sie können
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Sicht Organisationsstrukturen
die Prüfung der betriebswirtschaftlichen Regeln und die Vetoprüfungen auch vornehmen, indem Sie Prüfen
wählen.
Bevor Sie die Organisationsstruktur aktivieren können, müssen alle betriebwirtschaftlichen Regeln und
Vetoprüfungen aufgelöst sein.
Betriebswirtschaftliche Regeln sichern die Verfügbarkeit von organisatorischen Eigenschaften (wie Definitionen und
Funktionen) an der richtigen Stelle in der Organisationsstruktur. Eine betriebswirtschaftliche Regel wird vom System
z. B. dann aufgestellt, wenn nicht mindestens ein Unternehmen in der Organisationsstruktur vorhanden ist, oder
wenn in der Organisationsstruktur einer Kostenstelle kein Unternehmen übergeordnet ist.
Vetoprüfungen hindern Sie daran, die Zeiträume von organisatorischen Eigenschaften zu verschieben, zu löschen
oder zu ändern, wenn diese Eigenschaften in Anwendungsfachbereichen oder Geschäftsbelegen verwendet werden.
Eine Vetoprüfung wird vom System z. B. dann ausgelöst, wenn Sie versuchen, den Zeitraum einer Kostenstelle zu
löschen oder zu ändern, obwohl für diese Kostenstelle bereits Buchungen vorliegen.
Es ist wichtig, beim Zuordnen von Eigenschaften und Funktionen die Auswirkung der Zeitabhängigkeit zu
erkennen. Beachten Sie den Zeitplan jeder Organisationseinheit und ihre Wechselwirkung mit anderen
Organisationseinheiten. Es ist möglich, dass eine betriebswirtschaftliche Regel oder Vetoprüfung nur zu
einem bestimmten Zeitpunkt gilt. Daher müssen Sie die Zeitpläne prüfen, um Konsistenz zu gewährleisten.
Mit der Änderung Ihres Lösungsumfangs werden auch Ihre betriebswirtschaftlichen Regeln und
Vetoprüfungen angepasst. Es werden nur Meldungen für Funktion angezeigt, die in Ihrem Lösungsumfang
enthalten sind.
Allgemeine Regeln
Um die Organisationsstruktur erfolgreich zu aktivieren und um Geschäftsprozesse im System ausführen zu lassen,
müssen die folgenden Richtlinien eingehalten werden:
Ungeachtet dessen, was Sie im Rahmen der Festlegung Ihres Lösungsumfangs ausgewählt haben, müssen
die folgenden Regeln erfüllt sein:
1.
Sie müssen in einer Organisationsstruktur mindestens eine Organisationseinheit als Unternehmen
kennzeichnen. Da alle Daten im System die Unternehmenseinheit referenzieren, muss diese
definiert werden, damit alle Geschäftsprozesse im System ausgeführt werden können.
2.
Sie müssen in einer Organisationsstruktur mindestens eine Organisationseinheit als Betriebsstätte
kennzeichnen. Mit dem Kennzeichen für die Betriebsstätte wird eine geografische Verbindung
zwischen der Organisationsstruktur und den physischen Standorten hergestellt.
3.
Es wird empfohlen, nicht dieselbe Organisationseinheit als Unternehmen und als Betriebsstätte zu
kennzeichnen.
Umgehen mit Meldungen
Jede Inkonsistenz löst eine eigene Meldung aus. Wenn Sie Ihre Organisationsstruktur das erste Mal aktivieren, kann
es deshalb vorkommen, dass sehr viele Meldungen angezeigt werden. Jede dieser Meldungen muss aufgelöst
werden, bevor eine Aktivierung möglich ist. Es liegen häufig zusätzliche Informationen vor, um Sie beim Umgang mit
der Meldung zu unterstützen. Diese Informationen können Sie über den Link Mehr in der Meldung aufrufen.
Weitere Informationen zur korrekten Vorgehensweise beim Einrichten Ihrer Organisationsstruktur zur Vermeidung
von Meldungen beim Prüfen der betriebswirtschaftlichen Regeln bzw. beim Ausführen von Vetoprüfungen im Vorfeld
der Aktivierung finden Sie unter Leitfaden: Einrichten Ihrer Organisationsstruktur [Seite 13] und
Organisationsstruktur anlegen und bearbeiten [Seite 47].
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2.2.6 Vorgesetztenzuordnung
Übersicht
Die im Work Center Organisationsmanagement in der Sicht Organisationsstrukturen zugeordneten Vorgesetzten
sind für die Genehmigung von Aufgaben zuständig. Es handelt sich dabei um Mitarbeiter oder Dienstleister, die einer
Organisationseinheit als Vorgesetzter zugeordnet wurden.
Ist für einen Geschäftsprozess die Genehmigung eines Vorgesetzten erforderlich, sucht das System in der
Organisationsstruktur nach dem zuständigen Vorgesetzten. Wenn beispielsweise der Geschäftsprozess einen
Kostenstellenvorgesetzten für einen Einkaufswagen identifizieren muss, der im System angelegt wurde, greift das
System auf der Ebene des Mitarbeiters, der den Einkaufswagen angelegt hat, auf die Hierarchie zu und durchsucht
die Hierarchie nach oben, bis es den zuständigen Kostenstellenverantwortlichen findet. Der Einkaufswagen wird
dann im Arbeitsvorrat des Vorgesetzten in der Sicht Genehmigungen des Work Centers Mein
Verantwortungsbereich angezeigt.
Im Work Center Mein Verantwortungsbereich werden dem Vorgesetzten je nach Art der Organisationseinheit, der
er zugeordnet ist, eine Liste der ausstehenden Genehmigungen und weitere Informationen angezeigt. Beispielsweise
werden Verkaufsberichte angezeigt, wenn es sich bei der Organisationseinheit um eine Verkaufsabteilung handelt.
Zusätzlich werden auf der Stufe des Vorgesetzten in der Organisationshierarchie oder darunter, jedoch nicht darüber
Zahlen bezüglich des Verkaufs angezeigt. Weitere Informationen über Genehmigungen finden Sie unter
Genehmigungen – Quick Guide.
Weitere Informationen zum Einrichten von Genehmigungen, sodass sie an den richtigen Vorgesetzten gesendet
werden und genehmigt werden können, finden Sie unter Einrichten von Genehmigungen [Seite 28].
Vorgesetztenzuständigkeiten
Die einer Organisationseinheit zugeordneten Definitionen und Funktionen legen die Zuständigkeiten des
Vorgesetzten dieser Organisationseinheit fest. Die folgende Tabelle zeigt die im Organisationsmanagement
verfügbaren Eigenschaften und die zugehörigen Vorgesetztenzuständigkeiten:
Eigenschaft
Vorgesetztenzuständigkeit
Titel
Verwendung für
Genehmigungen
Unternehmen
Geschäftsführer
Geschäftsführer
Nein
Abteilung
Zuständigkeit Personal
Abteilungsleiter
Ja
Kostenstelle
Zuständigkeit Kosten
Kostenstellenverantwortliche Ja
r
Profit-Center
Zuständigkeit Gewinn
Profit-Center-Manager
Nein
Segment
Zuständigkeit Segment
Segmentmanager
Nein
Programm
Zuständigkeit Programm
Programmmanager
Nein
Betriebsstätte
Keine
Managementzuständigkeit
Nicht zutreffend
Nein
Beliebige
betriebswirtschaftliche
Funktion
Funktionale Zuständigkeit
Funktionaler Vorgesetzter
Ja
Projektmanager sind eine Ausnahme. Sie werden beim Anlegen eines Projekts im Work Center
Projektmanagement als Zuständiger Mitarbeiter zugeordnet.
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Wird eine Funktion einer Organisationseinheit zugeordnet wird, ist der Vorgesetzte ein funktionaler Vorgesetzter.
Es gibt nur eine Vorgesetztenzuständigkeit für alle auf der Registerkarte Funktionen verfügbaren
betriebswirtschaftlichen Funktionen. Vorgesetzte mit funktionaler Zuständigkeit sind für alle Funktionen in der
eigenen Organisationseinheit und in allen darunterliegenden Organisationseinheiten zuständig, bis hinunter zur
Ebene des nächsten funktionalen Vorgesetzten. Dies gilt auch dann, wenn der Einheit des Vorgesetzten nur eine
Funktion direkt zugeordnet ist.
Die Vorgesetztenzuständigkeit wird in der Organisationsstruktur bis zu dem Punkt nach unten weitergegeben, an
dem derselben Zuständigkeit ein anderer Vorgesetzter zugeordnet ist. Wenn beispielsweise ein Vorgesetzter für
eine Organisationseinheit mit der Eigenschaft Abteilung verantwortlich ist, dann ist dieser Vorgesetzte für die
Genehmigung aller Urlaubsanträge der Mitarbeiter in dieser Organisationseinheit und in allen darunterliegenden
Organisationseinheiten zuständig, bis zu dem Punkt, an dem ein anderer Vorgesetzter einer Organisationseinheit
mit der Eigenschaft Abteilung zugeordnet ist.
Vorgesetzte können nicht als ihre eigenen Vorgesetzten fungieren, z. B. kann der Vorgesetzte einer Abteilung nicht
die eigenen Abwesenheitsanträge genehmigen. In solchen Fällen sucht das System in der Organisationsstruktur den
nächsthöheren zuständigen Vorgesetzten, der dann gebeten wird, sich der entsprechenden Genehmigungsaufgabe
anzunehmen.
Zusätzlich zur Vorgesetztenzuordnung über die Organisationshierarchie ist es auch möglich, weitere
Bewertende für Genehmigungsaufgaben manuell zuzuordnen, und zwar über die
Arbeitsverteilungszuordnung unter Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene im Work Center
Organisationsmanagement.
Zuordnen eines Mitarbeiters als Vorgesetzter
Der Mitarbeiter oder Dienstleister, den Sie als Vorgesetzten zuordnen möchten, muss im System vorhanden und
einer Organisationseinheit als Mitarbeiter zugewiesen sein:
●
Wenn Human Capital Management in Ihrem System aktiv ist, können Sie Mitarbeiter im Work Center
Personalverwaltung anlegen und zuordnen. Sie legen Dienstleister im Work Center Geschäftspartnerpflege
an und ordnen sie im Work Center Organisationsmanagement zu.
●
Ist Human Capital Management inaktiv, legen Sie die Mitarbeiter und Dienstleister im Work Center
Geschäftspartnerpflege an. Die Zuordnung zu den Organisationseinheiten nehmen Sie im Work Center
Organisationsmanagement vor.
Nachdem der Mitarbeiter oder Dienstleister einer Organisationseinheit zugewiesen worden ist, können Sie den
Mitarbeiter oder Dienstleister einer oder mehreren Organisationseinheit(en) als Vorgesetzten zuordnen. Im Work
Center Organisationsmanagement wählen Sie die Option Organisationsstrukturen bearbeiten unter Allgemeine
Aufgaben. Sie wählen dann die relevante Organisationseinheit aus und ordnen den Vorgesetzten auf der
Registerkarte Allgemein zu. Sie müssen diese Änderung aktivieren, damit die Zuordnung im System zur Verfügung
steht.
Mitarbeiter mit Managementzuständigkeit benötigen ebenfalls Zugriff auf das Work Center Mein
Verantwortungsbereich. Dieses Work Center kann nur über das Work Center Anwendungs- und Benutzerverwaltung
zugeordnet werden. Auch wenn ein Mitarbeiter oder Dienstleister über eine Vorgesetztenzuständigkeit verfügt, wird
das Work Center Mein Verantwortungsbereich nicht automatisch in der Liste der zugeordneten Work Center
angezeigt.
.
Jeder Organisationseinheit kann nur ein Vorgesetzter zugeordnet werden, auch dann, wenn der Einheit
mehrere Eigenschaften und/oder Funktionen zugeordnet sind. Der ausgewählte Vorgesetzte ist dann der
Vorgesetzte für alle Eigenschaften und/oder Funktionen, die der Organisationseinheit zugeordnet sind.
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2.2.7 Einrichten von Genehmigungen
Sie können Genehmigungsprozesse in SAP Business ByDesign folgendermaßen einrichten:
●
Bearbeiten Sie Vorgesetzte in der Sicht Organisationsstrukturen des Work Centers
Organisationsmanagement.
Wenn für einen Geschäftsprozess die Genehmigung des Vorgesetzten erforderlich ist, greift das System auf
die Organisationsstruktur zu und sucht nach dem zuständigen Vorgesetzten. Wenn für den Geschäftsprozess
z. B. der Kostenstellenverantwortliche für einen im System angelegten Einkaufswagen ermittelt werden muss,
ruft das System die Hierarchie auf Ebene des Mitarbeiters auf, der den Einkaufswagen angelegt hat, und
durchsucht die Hierarchie aufwärts, bis es den Kostenstellenverantwortlichen gefunden hat. Der
Einkaufswagen wird dann zur Genehmigung im Arbeitsvorrat des Vorgesetzten in der Sicht
Genehmigungen des Work Centers Mein Verantwortungsbereich angezeigt.
Weitere Informationen finden Sie unter Organisationsstrukturen – Quick Guide [Seite 5] und
Vorgesetztenzuordnung [Seite 26].
●
Definieren Sie Regeln zur Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene in der Sicht Arbeitsverteilung des Work
Centers Organisationsmanagement.
Bei bestimmten Geschäftsprozessen müssen zuständige Mitarbeiter für einen Geschäftsbeleg ermittelt
werden (zum Beispiel der zuständige Kundenbetreuer für einen Kunden). Bei bestimmten
Geschäftsprozessen müssen Sie auch die Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene verwenden, um einen
Mitarbeiter als Genehmigenden oder alternativen Genehmigenden zu definieren.
Weitere Informationen finden Sie unter Arbeitsverteilung [Seite 58] und Genehmigungstypen.
Mithilfe der Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene können Sie Genehmigende für Finanzprozesse
definieren. Wir empfehlen, diese Genehmigenden bei der Konfiguration der Lösung anzulegen.
●
Stellen Sie sicher, dass alle Vorgesetzten, die in der Sicht Organisationsstrukturen des Work Centers
Organisationsmanagement definiert sind, sowie alle an anderer Stelle im System definierten Genehmigenden
auf das Work Center Mein Verantwortungsbereich zugreifen können.
Somit können Vorgesetzte ihre ausstehenden Genehmigungen anzeigen und erteilen. Mitarbeiter, die im
Organisationsmanagement als Vorgesetzte oder an anderer Stelle im System als alternative Genehmigende
zugeordnet sind, denen jedoch nicht die Sicht Genehmigungen des Work Centers Mein
Verantwortungsbereich zugeordnet wurde, können ihre Genehmigungen nicht verwalten.
Weitere Informationen finden Sie unter Benutzer- und Zugriffsverwaltung und Genehmigungen – Quick
Guide.
2.2.8 Weitere Identifikatoren im Organisationsmanagement
Im Organisationsmanagement können Sie Organisationseinheiten weitere Identifikatoren zuordnen. Diese
Identifikatoren werden von externen Behörden zur Identifikation Ihres Unternehmens oder Teilen Ihres
Unternehmens ausgestellt oder auch bei B2B-Transaktionen und anderen Transaktionen mit externen Partnern.
Weitere Identifikatoren können Sie im Work Center Organisationsmanagement in der Sicht
Organisationsstrukturen anlegen und bearbeiten. Wählen Sie zum Bearbeiten von weiteren Identifikatoren
Bearbeiten , um auf den Planungsbereich zuzugreifen, wählen Sie Ihre Organisationseinheit aus, und wählen Sie auf
der Registerkarte Allgemein die Option Weitere Identifikatoren.
Die folgenden Identifikatorarten sind verfügbar:
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1.
Dun-&-Bradstreet-Nummer
Die Dun-&-Bradstreet-Nummer (D-U-N-S) unterstützt B2B-Transaktionen mit Fremdsystemen und
Kommunikationsdaten. Im System können Sie der Organisationseinheit (und damit der entsprechenden
Organisationsstruktur) mindestens eine eindeutige D-U-N-S-Nummer zuordnen.
2.
Internationale Lokationsnummer
Auch die internationale Lokationsnummer (GLN) unterstützt Business-to-Business-Transaktionen. Sie
können die Nummer einer beliebigen Organisationseinheit innerhalb der Organisationsstruktur zuordnen.
3.
Nummer beim Abrechnungsdienstleister
Wenn Sie beim Festlegen des Lösungsumfangs "Personalwesen" und "Personalabrechnung" gewählt haben,
benötigt Ihr Abrechnungsdienstleister möglicherweise andere Abteilungsnummern als die intern
verwendeten. Gleichen Sie die Nummern mit Ihrem Abrechnungsdienstleister ab, und ordnen Sie die
Nummern über dieses Feld den entsprechenden Organisationseinheiten zu.
4.
Betriebsnummer
Die Betriebsnummer ist nur für Deutschland relevant. Sie wird in externen Business-to-Business- sowie
internen personalbezogenen Transaktionen verwendet und empfiehlt sich für alle Organisationseinheiten,
die im System als Betriebsstätte definiert wurden. Die Betriebsnummer als Arbeitgeberkennung ist
Voraussetzung für alle personalabrechnungsbezogenen Prozesse in Bezug auf Krankenkassen, z. B.
Beitragszahlungen oder DEÜV-Benachrichtigungen.
5.
Interne Geschäftspartnernummer
Wenn eine Organisationseinheit als Unternehmen definiert wird, legt das System bei der Aktivierung des
Unternehmens automatisch einen Geschäftspartner an. Bei Bedarf können Sie die vorgeschlagene
Systemnummer vor der Aktivierung des Unternehmens überschreiben.
6.
SEPA-Gläubiger-Identifikationsnummer
Mit der SEPA-Gläubiger-Identifikationsnummer wird ein Unternehmen eindeutig als Kreditor im einheitlichen
Euro-Zahlungsverkehrsraum (SEPA, Single Euro Payments Area) identifiziert. Die Nummer wird für
Zahlungen per SEPA-Lastschrift verwendet. Diese Nummer darf nur für Organisationseinheiten verwaltet
werden, die als "Unternehmen" gekennzeichnet sind. Weitere Informationen finden Sie unter Per SEPALastschrift eingehende Zahlungen.
2.2.9 Abweichende Betriebsstättenzuordnungen
Übersicht
In der Sicht Organisationsstrukturen des Work Centers Organisationsmanagement stellt die Betriebsstätte eine
Definition dar, mit der eine Organisationseinheit als stellvertretend für das Unternehmen in einem geografischen
Bereich definiert wird. Beachten Sie, dass Sie eine Organisationseinheit auch einer vorhandenen Betriebsstätte
zuordnen können, die sich nicht in derselben Struktur wie die Organisationseinheit befindet. Geben Sie dazu auf der
Registerkarte Eigenschaften im Feld Gehört derzeit zu die Zielbetriebsstätte ein. Beachten Sie, dass alle
untergeordneten Einheiten der Organisationseinheit diese Betriebsstätte ebenfalls erben.
Wenn Sie einer Organisationseinheit eine Betriebsstätte zuordnen, die nicht direkt geerbt wurde, wird die Zuordnung
als abweichende Betriebsstättenzuordnung bezeichnet, da Sie eine Abweichung der rechtlichen Hierarchie von der
Standardhierarchie definieren. Sie legen fest, dass die Organisationseinheit rechtlich zu einem anderen
geografischen Bereich innerhalb des Unternehmens gehört. Diese Funktion ist in bestimmten Fällen erforderlich,
um unternehmensinterne Berichtsstrukturen korrekt abzubilden, ohne Betriebsstätten im System duplizieren zu
müssen.
Weitere Informationen über die Eigenschaft Betriebsstätte finden Sie unter Betriebsstätte.
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Fall 1
Übergreifende Berichterstellung in der Organisationsstruktur
Dieser Fall liegt vor, wenn eine Organisationseinheit nicht der Betriebsstätte untersteht, zu der sie aus geografischer
Sicht gehört. Die Organisationseinheit befindet sich in Betriebsstätte A, untersteht aber Betriebsstätte B. Im System
würden Sie die Organisationseinheit aus Berichterstellungsgründen daher in der Regel unter Betriebsstätte B
anordnen. Definieren Sie dann die Abweichung, und ordnen Sie die Organisationseinheit wie zuvor beschrieben
Betriebsstätte A zu.
Eine Tochtergesellschaft Ihres Unternehmens befindet sich an einem anderen geografischen Standort.
Sie untersteht aber nicht dem verbundenen Unternehmen am selben Standort, sondern vielmehr der
Hauptgeschäftsstelle im Stammland. In diesem Fall würden Sie die Tochtergesellschaft im Modell der
Hauptgeschäftsstelle unterordnen, um die Berichtsstruktur darzustellen. Anschließend würden Sie die
abweichende Betriebsstättenzuordnung definieren und dem verbundenen Unternehmen am Standort
zuordnen, was die rechtliche Unternehmensstruktur richtig modelliert.
Abweichende Betriebsstätte, Beispiel 1
Fall 2
Zentrale Verwaltung dezentral angelegter betriebswirtschaftlicher Funktionen
Dieser Abschnitt beschreibt Fälle, in denen betriebswirtschaftliche Funktionen zentral verwaltet, aber dezentral an
verschiedenen Orten ausgeführt werden. Ihr Unternehmen verfügt z. B. über eine zentrale Vertriebsabteilung und
mehrere regionale Vertriebsbüros. Alle Vertriebsbüros unterstehen der Vertriebsabteilung. Um diesen Tatbestand
korrekt in der Organisationsstruktur abzubilden, sollten Sie alle Betriebsstätten auf der Ebene unterhalb des
Unternehmens anlegen. Anschließend sollten Sie die zentrale Vertriebsabteilung unterhalb der entsprechenden
Betriebsstätte anlegen. Danach müssen alle regionalen Vertriebsbüros unterhalb der Vertriebsstätte angelegt und
mithilfe von abweichenden Betriebsstättenzuordnungen der entsprechenden Betriebsstätte zugeordnet werden.
Wenn Sie so vorgehen, bilden Sie sowohl die Berichtsstruktur als auch die rechtliche Zuordnung korrekt ab.
Im Beispiel unten sind die Vertriebs- und Serviceabteilungen auf zwei Betriebsstätten aufgeteilt,
unterstehen aber der jeweiligen Vertriebs- bzw. Serviceleitung in der Hauptbetriebsstätte.
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Abweichende Betriebsstätte, Beispiel 2
2.2.10 Zeitabhängigkeit: Gültig-ab-Datum, Starttermin und
Gültigkeiten
Übersicht
Sämtliche in der Sicht Organisationsstrukturen des Work Centers Organisationsmanagement eingegebenen
Informationen sind zeitabhängig. Zeitabhängige Informationen lassen sich an die fortlaufenden Änderungen
innerhalb Ihres Unternehmens anpassen, so z. B. auch die Organisationsstruktur.
Gültig-ab-Datum
Das Gültig-ab-Datum kann in das Feld Gültig ab eingegeben werden. Wenn Sie Start wählen, lädt das System die
Organisationsstruktur, die an diesem Datum gültig ist. Jede von Ihnen vorgenommene Änderung ist ab diesem
Datum gültig. Wenn Sie z. B. eine neue Organisationseinheit anlegen, wird sie ab dem aktuellen Gültig-ab-Datum und
nicht ab dem aktuellen Systemdatum gültig sein.
Da das Gültig-ab-Datum besonders wichtig ist, stellen Sie sicher, dass es sich um das korrekte Datum handelt, bevor
Sie Änderungen in einer neuen Sitzung im Planungsbereich vornehmen. Das System unterstützt Sie, indem es sich
das Gültig-ab-Datum merkt, das Sie beim letzten Sichern der Organisationsstruktur verwendet haben.
Beachten Sie, dass Sie in der Organisationsstruktur Änderungen an verschiedenen Gültig-ab-Daten vornehmen
können (in einer Sitzung). Die Aktivierung der Organisationsstruktur ist zeitunabhängig, d. h. alle Datenänderungen
werden in die aktive Version übernommen. Es macht keinen Unterschied, welches Gültig-ab-Datum bei der
Aktivierung festgelegt wird, d. h., das Gültig-ab-Datum der Daten und das Aktivierungsdatum sind voneinander
unabhängig.
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Starttermin
Der Starttermin ist das initiale Gültig-ab-Datum, das Sie beim ersten Einrichten Ihrer Organisationsstruktur
verwenden. Dieses Datum sollte sorgfältig ausgewählt werden. Bevor Sie eine Organisationseinheit anlegen, geben
Sie den eindeutigen Starttermin an, der für die gesamte Organisationsstruktur verwendet werden soll. Dieser sollte
kurz vor dem Übergang zur SAP-Lösung liegen, sodass die im System vorhandenen Daten den realen Zustand Ihres
Unternehmens zu dem Zeitpunkt wiedergeben. Verwenden Sie das älteste Datum aus der folgenden Liste als
Starttermin für Ihre Organisationsstruktur:
●
Erster Tag der Migrationsgeschäftsperiode für Hauptbucheröffnungssalden. Dieses Datum liegt
üblicherweise einen Monat vor Ihrem Produktivstartdatum.
●
Wenn Sie Anlagen migrieren möchten, ist dies der erste Tag des aktuellen Geschäftsjahres. Beachten Sie,
dass "Betriebsdaten" Ihrer Anlagen hier nicht von Bedeutung sind.
●
Erster Tag des Migrationsgeschäftsmonats für Hauptbucheröffnungssalden. Wenn Sie Beträge in früheren
Geschäftsperioden buchen möchten, muss die Geschäftsperiode geöffnet werden, und die entsprechenden
Organisationsdaten (Unternehmen, Kostenstellen usw.) müssen vorhanden sein.
●
Das Migrationsdatum für Ihre Mitarbeiter, d. h. das Datum, ab dem Mitarbeiter Organisationseinheiten
zugeordnet werden sollen. Eine Mitarbeiterzuordnung ist Voraussetzung für das Zuordnen eines Mitarbeiters
als Vorgesetzten zu einer Organisationseinheit. Beachten Sie, dass Sie Mitarbeiter für Daten, die vor dem
Starttermin der Organisationsstruktur liegen, in das System migrieren können. Der Starttermin muss also
nicht auf das erste Einstellungsdatum Ihres Mitarbeiters gesetzt werden.
Sobald Sie Ihren Starttermin gewählt haben, verwenden Sie diesen als einziges Gültig-ab-Datum für alle
Einrichtungsaktivitäten der Erststruktur und für die Definition oder funktionale Zuordnungen.
Zeiträume und Gültigkeiten
Das Gültig-ab-Datum und der Starttermin dienen der Ermittlung von Gültigkeiten der Organisationseinheiten.
Mithilfe der Registerkarte Zeiträume können Sie die Gültigkeit Ihrer Organisationseinheiten und zugehörige
Eigenschaften ändern. Sie können die Gültigkeit einer Organisationseinheit folgendermaßen ändern:
●
Starttermin auf einen zukünftigen Termin verschieben
●
Endtermin auf einen früheren Termin verschieben
●
Start- und Endtermin verschieben
Die Änderung von Terminen ist nur möglich, wenn keine Geschäftsbelege aus Anwendungen die Organisationsdaten
in diesem Zeitrahmen verwenden. Ansonsten treten Fehlermeldungen auf. Sie können offene Geschäftsbelege in
der Übersicht Organisationseinheit anzeigen, um die Kürzung von Zeiträumen und daraus resultierende
Inkonsistenzen in Geschäftsbelegen zu vermeiden.
Der Zeitraum einer Einheit wird durch den Zeitraum der übergeordneten Einheit begrenzt. Bei der Verlängerung des
Zeitraums einer untergeordneten Organisationseinheit dürfen die Grenzen des Zeitraums der übergeordneten
Organisationseinheit nicht überschritten werden. Wenn Sie den Zeitraum einer übergeordneten Einheit auf der
Registerkarte Zeiträume weiter zurück in die Vergangenheit legen (den Starttermin auf einen früheren Termin
setzen), wird der Zeitraum der untergeordneten Einheiten dem übergeordneten Zeitraum automatisch angepasst.
Wenn Sie den Zeitraum einer übergeordneten Einheit verkürzen müssen, aber die Zeiträume der untergeordneten
Einheiten beibehalten möchten, können Sie die untergeordneten Einheiten durch Verschieben anderen
übergeordneten Einheiten mit identischem Zeitraum zuordnen. Stellen Sie stets sicher, dass alle untergeordneten
Einheiten an die neuen Zeiträume angepasst bzw. durch Verschieben neu zugeordnet wurden. Bei Inkonsistenzen
werden entsprechende Fehlermeldungen angezeigt, z. B. beim Prüfen der Organisationsstruktur oder bei der
Aktivierung.
Gehen Sie zum Ändern der Gültigkeit folgendermaßen vor:
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Sicht Organisationsstrukturen
●
Wenn Sie die Gültigkeit der Organisationseinheiten erweitern möchten, beginnen Sie mit der obersten
Organisationseinheit, und arbeiten Sie die Einheiten nach unten ab. Wenn Sie die Gültigkeit Ihrer
Organisationseinheiten verringern möchten, z. B. durch Setzen eines späteren Starttermins, beginnen Sie
mit den Organisationseinheiten am unteren Ende des Baums, und arbeiten Sie die Einheiten nach oben ab.
●
Setzen Sie das erste Datum auf der Registerkarte Zeiträume auf das neue gewünschte Datum. Sie werden
merken, dass alle anderen Daten für die Merkmale dieser Organisationseinheit ebenfalls in dieses Datum
geändert werden, sofern die Merkmale der Organisationseinheit nicht bereits über andere Start- und
Endtermine verfügen. In diesem Fall ändert das System die Gültigkeit dieser Merkmale nicht.
●
Wiederholen Sie diese Schritte für jede Organisationseinheit der Hierarchie.
2.2.11 Anforderungen bezüglich organisatorischer Daten für das
Customer Relationship Management
Übersicht
Dieses Dokument enthält die erforderlichen Informationen für die Einrichtung von CRM-Daten, die sich auf das
Organisationsmanagement beziehen.
Anforderungen bezüglich organisatorischer Daten und der
Organisationsstruktur für Verkauf, Service und Marketing
Allgemeine Anforderungen für Verkauf und Service
Um Ihr System für Verkauf und Service vorzubereiten, müssen Sie in der Organisationsstruktur folgende Aktionen
ausführen:
●
Eigenschaft "Unternehmen" einer Organisationseinheit zuordnen
Im Hinblick auf Verkauf und Services repräsentiert das Unternehmen in den Verkaufs- und Servicebelegen
den Verkäufer. Der Verkäufer wird für die Dokumentation des Geschäftsvertrags aus rechtlicher Sicht
benötigt und für die Integration der Finanzbuchhaltung verwendet.
Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen
bearbeiten, und kennzeichnen Sie auf der Registerkarte Eigenschaften die relevante Organisationseinheit als
Unternehmen.
●
Unternehmensadresse eingeben
Diese Adresse bildet die Grundlage für die Berechnung der Umsatzsteuer in Verkaufs- und Servicebelegen.
Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen
bearbeiten. Markieren Sie Ihr Unternehmen, und wechseln Sie zur Registerkarte Adressen.
●
Vorgesetzte zu Organisationseinheiten zuordnen oder alternative Genehmigende verwalten
Vorgesetzte von Organisationseinheiten sind für den Genehmigungsprozess erforderlich. Wenn
Genehmigungsprozesse im Lösungsumfang enthalten sind, versucht das System, einen Vorgesetzten einer
Organisationseinheit zu ermitteln, dem eine Funktion (funktionaler Vorgesetzter) als zuständiger
Genehmigender für die Organisationseinheit zugeordnet ist.
Zudem kann ein alternativer Genehmigender bei der Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene verwaltet
werden. Auch wenn ein funktionaler Vorgesetzter gefunden wurde, kann der alternative Genehmigende die
Genehmigungsaufgabe einsehen.
Wenn weder ein funktionaler noch ein alternativer Genehmigender vorhanden ist, kann das System keinen
Genehmigenden ermitteln, und die Genehmigungsaufgabe kann nicht verarbeitet werden.
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So ordnen Sie Vorgesetzte zu: Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe
Organisationsstrukturen bearbeiten, und ordnen Sie auf der Registerkarte Allgemein Vorgesetzte zu
Organisationseinheiten in der Organisationsstruktur zu.
Um alternative Genehmigende zuzuordnen, wechseln Sie zum im Work Center Anwendungs- und
Benutzerverwaltung und wählen
Aufgabenverteilung
Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene .
Anforderungen für den Verkauf
Um Ihr System für den Verkauf vorzubereiten, müssen Sie in der Organisationsstruktur folgende Aktionen ausführen:
●
Eigenschaft "Verkaufsorganisation" einer Organisationseinheit zuordnen
Diese Zuordnung ist für Verkaufsprozesse von großer Bedeutung. Die Funktion "Verkaufsorganisation" ist
für alle Verkaufs- und Servicebelege erforderlich. Sie repräsentiert beispielsweise Vertriebsgebiete oder länder. Dies ist in der Regel die oberste Einheit einer Verkaufsorganisation. Verkaufsrelevante Stammdaten,
wie zum Beispiel Kunden, Produkte und Preise, werden in Bezug auf die Verkaufsorganisation definiert. Diese
betriebswirtschaftliche Funktion ist auch für die Ermittlung des Profit-Centers für das Finanz- und
Rechnungswesen relevant. Diese Definition muss in jedem verkaufenden Unternehmen einer
Organisationseinheit zugeordnet werden.
Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen
bearbeiten, und kennzeichnen Sie auf der Registerkarte Funktionen die relevanten Organisationseinheit als
Verkaufsorganisation.
●
Funktion "Vertrieb" einer Organisationseinheit zuordnen
Die Funktion "Vertrieb" ist für alle Verkaufs- und Servicebelege erforderlich. Die entsprechende Bezeichnung
in den Belegen lautet Verkaufsabteilung. Sie repräsentiert beispielsweise Verkaufsbüros.
Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen
bearbeiten, und setzen Sie auf der Registerkarte Funktionen für die relevante Organisationseinheit das
Kennzeichen Vertrieb.
Anforderungen für Services
Um Ihr System für Services vorzubereiten, müssen Sie in der Organisationsstruktur folgende Aktionen ausführen:
●
Eigenschaft "Serviceorganisation" einer Organisationseinheit zuordnen
Die Funktion "Serviceorganisation" ist für alle Servicebelege erforderlich. Sie repräsentiert beispielsweise
Serviceregionen oder -länder.
Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen
bearbeiten, und kennzeichnen Sie auf der Registerkarte Funktionen die relevanten Organisationseinheit als
Serviceorganisation.
●
Funktion "Kundenservice" einer Organisationseinheit zuordnen
Die Funktion "Kundenservice" ist für alle Servicebelege erforderlich. In diesen Belegen wird sie als Serviceund Supportteam oder ausführendes Serviceteam bezeichnet. Sie repräsentiert beispielsweise Help-Deskoder Vor-Ort-Serviceabteilungen.
Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen
bearbeiten, und setzen Sie auf der Registerkarte Funktionen für die relevante Organisationseinheit das
Kennzeichen Kundenservice.
Anforderungen für Marketing
Um Ihr System für Marketingaktivitäten vorzubereiten, müssen Sie in der Organisationsstruktur folgende Aktionen
ausführen:
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Sicht Organisationsstrukturen
●
Funktion "Marketing" einer Organisationseinheit zuordnen
Die Funktion "Marketing" wird für die Generierung von Leads verwendet. Die entsprechende Bezeichnung in
den relevanten Geschäftsbelegen lautet Marketingabteilung.
Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen
bearbeiten, und setzen Sie auf der Registerkarte Funktionen für die relevante Organisationseinheit das
Kennzeichen Marketing.
Sonstige Anforderungen für Verkauf, Service und Marketing
Zum Einrichten von Verkauf, Service und Marketing in Ihrem Unternehmen müssen Sie außerdem Folgendes tun:
●
Vertriebswege verwalten
Der Vertriebsweg beschreibt den Weg, auf dem Ihre Produkte oder Services Ihre Kunden erreichen. Er wird
für alle Verkaufs- und Servicebelege benötigt, mit Ausnahme der Serviceanfrage. In Kombination mit einer
Verkaufsorganisation wird er als Vertriebslinie bezeichnet. Anhand dieser Kombination werden
Kundenstammdaten, Produktstammdaten und Verkaufspreise bestimmt. Vertriebswege können jedoch
auch auf Verkaufsabteilungsebene zugeordnet werden.
Das System stellt zwei vordefinierte Vertriebswege bereit. Wenn Sie diese ändern oder weitere hinzufügen
möchten, können Sie dies im Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration in der Aufgabenliste für Ihr
Implementierungsprojekt tun. Wählen Sie in der Phase Fine-Tuning die Aufgabe Vertriebsweg.
Wählen Sie zum Zuordnen von Vertriebskanälen zu Verkaufsabteilungen im Work Center
Organisationsmanagement die Sicht Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten, und bearbeiten Sie die
Arbeitskategorie Relevante Vertriebswege.
●
Stellen bearbeiten
Personalressourcen werden für die Berechnung von Servicekosten im Rahmen von Projekten sowie in
Verkaufs- und Servicebelegen verwendet. Personalressourcen werden einer Stelle oder einer Kostenstelle
zugeordnet. Die Zuordnung einer Personalressource zu einer Stelle ermöglicht allerdings eine präzisere
Festlegung von Kostensätzen. Wenn Sie dies tun möchten, müssen Sie zusätzlich zur Kostenstellenstruktur
Stellen definieren.
Legen Sie im Work Center Organisationsmanagement in der Sicht Stellen bearbeiten die relevanten Stellen
an.
●
Optional: Arbeitsverteilungsregeln für Verkauf und Service festlegen
Für Verkauf und Service können Arbeitsverteilungsregeln für jedes Unternehmen festgelegt werden. Auf
diese Weise können Sie Verkaufs- und Servicegebiete auf Unternehmensebene definieren und die Findung
der zuständigen Vertriebs- und Serviceeinheiten für eine Opportunity, ein Angebot, einen Kundenauftrag und
einen Serviceauftrag automatisieren.
Wenn Sie keine Arbeitsverteilungsregeln angeben, versucht das System, die zuständigen Einheiten anhand
der Organisationsstruktur zu bewerten. Sie können die vom System vorgeschlagenen Standardwerte
überschreiben.
Beispiel: Zwei Tochtergesellschaften in einem Unternehmen verfügen über dieselben Kunden. Die
Tochtergesellschaften werden in der Organisationsstruktur durch Unternehmen dargestellt. Das System
ermöglicht Ihnen, Regeln festzulegen, die bestimmen, dass eine bestimmte Tochtergesellschaft für Angebote
oder Bestellungen im jeweiligen Unternehmen zuständig ist.
Sie können die Arbeitsverteilungsregeln im Work Center Organisationsmanagement in den Sichten
Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten und Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene festlegen.
Bearbeiten Sie die entsprechenden Arbeitskategorien.
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2.2.12 Anforderungen bezüglich organisatorischer Daten für das
Finanz- und Rechnungswesen
Übersicht
Dieses Dokument enthält die erforderlichen Informationen für die Einrichtung von Finanzdaten (FIN), die sich auf
das Organisationsmanagement beziehen.
Anforderungen bezüglich organisatorischer Daten und Organisationsstruktur
Gehen Sie folgendermaßen vor, um Ihr System für FIN vorzubereiten:
●
Eigenschaft "Unternehmen" allen Organisationseinheiten zuordnen, die ein Unternehmen repräsentieren
Alle Unternehmen, einschließlich verbundene Unternehmen, müssen im Organisationsmanagement als
Unternehmen definiert sein. Für diese Unternehmen werden im System automatisch Geschäftspartner
angelegt. Diese Unternehmen und Geschäftspartner werden in FIN zur Bestimmung der Partner und
Unternehmen verwendet.
Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen
bearbeiten, und kennzeichnen Sie auf der Registerkarte Eigenschaften die relevanten Organisationseinheiten
als Unternehmen.
●
Eigenschaft "Segment" der relevanten Organisationseinheit zuordnen
Die Segmente Ihrer Struktur werden für die Segmentberichterstattung verwendet. Die Zuordnung von
Segmenten in einem Buchungsbeleg wird von den Profit-Centern abgeleitet. Daher stellen Profit-Center eine
Voraussetzung für die Segmentberichterstattung dar.
Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen
bearbeiten, und kennzeichnen Sie auf der Registerkarte Eigenschaften die relevante Organisationseinheit als
Segment.
●
Definition "Profit-Center" den relevanten Organisationseinheiten zuordnen
Diese Zuordnung ist für die Segmentberichterstattung für Profit-Center erforderlich.
Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen
bearbeiten, und kennzeichnen Sie auf der Registerkarte Eigenschaften die relevante Organisationseinheit als
Profit-Center.
●
Eigenschaft "Kostenstelle" den relevanten Organisationseinheiten zuordnen
Kostenstellen sind für die Kostenstellenrechnung erforderlich.
Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen
bearbeiten, und kennzeichnen Sie auf der Registerkarte Eigenschaften die relevante Organisationseinheit als
Kostenstelle.
●
Eigenschaft "Betriebsstätte" der relevanten Organisationseinheit zuordnen
Materialien und Kontenfindungsgruppen werden immer auf Betriebsstättenebene bewertet. Im
Verkaufsprozess erfolgt die Bewertung von Materialien auf Ebene der liefernden Betriebsstätte.
Kontenfindungsgruppen werden anhand der verkaufenden Betriebsstätte bestimmt.
Wir empfehlen, die Definition für die Betriebsstätte nicht auf der gleichen Organisationseinheit zu
kennzeichnen wie die Definition für das Unternehmen. Die Definition für die Betriebsstätte sollte
unmittelbar auf der Ebene unterhalb des Unternehmens angelegt werden.
Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen
bearbeiten, und kennzeichnen Sie auf der Registerkarte Eigenschaften die relevante Organisationseinheit als
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Betriebsstätte. Betriebsstätten repräsentieren den rechtlichen Aspekt eines geografischen Standorts und
sind nach der Aktivierung der Organisationsstruktur rechtlich an ihr Unternehmen gebunden.
●
Vorgesetzte zu Organisationseinheiten zuordnen
Vorgesetzte von Organisationseinheiten sind für den Genehmigungsprozess erforderlich. Wenn
Genehmigungsprozesse im Lösungsumfang enthalten sind, versucht das System, einen Vorgesetzten einer
Organisationseinheit zu ermitteln, dem eine Funktion (funktionaler Vorgesetzter) als zuständiger
Genehmigender für die Organisationseinheit zugeordnet ist. Wenn für die Organisationseinheit kein aktiver
Vorgesetzter ermittelt werden kann, dem eine Genehmigungsaufgabe zugesendet wird, erhält der nächst
höhere funktionale Vorgesetzte in der Hierarchie die Genehmigungsaufgabe.
Zudem kann ein alternativer Genehmigender bei der Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene verwaltet
werden. Auch wenn ein funktionaler Vorgesetzter gefunden wurde, kann der alternative Genehmigende die
Genehmigungsaufgabe einsehen.
Wenn weder ein funktionaler noch ein alternativer Genehmigender vorhanden ist, kann das System keinen
Genehmigenden ermitteln, und die Genehmigungsaufgabe kann nicht verarbeitet werden.
So ordnen Sie Vorgesetzte zu: Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe
Organisationsstrukturen bearbeiten, und ordnen Sie auf der Registerkarte Allgemein Vorgesetzte zu
Organisationseinheiten in der Organisationsstruktur zu.
So ordnen Sie alternative Genehmigende zu: Wählen Sie im Work Center Anwendungs- und
Benutzerverwaltung zunächst Werkzeuge und anschließend Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene.
Sonstige Anforderungen
Zum Einrichten von FIN in Ihrem System kann außerdem Folgendes erforderlich sein:
●
Unternehmen zu einem Rechnungslegungswerk zuordnen
Nach dem Anlegen und Aktivieren der Unternehmen muss jedes Unternehmen mindestens einem
Rechnungslegungswerk zugeordnet werden.
Wählen Sie im Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration in der Sicht Aufgaben die Option Alle
Aufgaben, wählen Sie die Phase Datenübernahme und Erweiterung und anschließend die Aufgabe
Rechnungslegungswerk.
●
Kontenfindung für Unternehmen definieren
Dies muss für jedes Unternehmen durchgeführt werden.
Wählen Sie im Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration in der Sicht Aufgaben die Option Alle
Aufgaben, wählen Sie die Phase Fine-Tuning und anschließend die Aufgaben Kontenplan,
Berichtsstrukturen und Kontenfindung.
●
Profit-Center-Rechnung aktivieren
Die Aktivierung erfolgt auf Ebene des Rechnungslegungswerks.
Wählen Sie im Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration in der Sicht Aufgaben die Option Alle
Aufgaben, wählen Sie die Phase Datenübernahme und Erweiterung und anschließend die Aufgabe
Rechnungslegungswerk.
●
Kostenstellentypen zu Funktionsbereichen zuordnen
Diese Beziehung ist für die Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Umsatzkostenverfahren und die
Ergebnisrechnung erforderlich. Eine Zuordnungsvoraussetzung ist die Definition von Funktionsbereichen
und Kostenstellentypen.
Wählen Sie im Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration in der Sicht Aufgaben die Option Alle
Aufgaben, wählen Sie die Phase Fine-Tuning und anschließend die Aufgaben Einstellungen für Gewinn-und
Verlustrechnung nach Umsatzkostenverfahren und Ergebnisrechnung und Definition von
Kostenstellentypen.
●
Ressourcen definieren
Ressourcen sind für die Zeit- und Leistungsrückmeldung erforderlich.
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Sicht Organisationsstrukturen
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Wählen Sie im Work Center Kosten und Erlöse die Sicht Stammdaten und Verrechnungen und anschließend
die Untersicht Ressourcen. Hier können Sie neue Ressourcen mit Referenz auf eine Kostenstelle anlegen oder
vorhandene Ressourcen bearbeiten. Ressourcen können auch im Work Center Stammdaten Supply Chain
Design angelegt und bearbeitet werden.
2.2.13 Organisationsdatenvoraussetzungen für das
Personalmanagement
Übersicht
In diesem Dokument erhalten Sie Informationen, die Sie für die Einrichtung der Daten des Personalmanagements
benötigen, das mit dem Organisationsmanagement in Verbindung steht. Für jede Lösungsumfangsvariante des
Personalmanagements werden die obligatorischen und optionalen Daten aus organisatorischer Perspektive
aufgeführt. Dieses Dokument enthält zudem Vorschläge für Kunden, die auf andere Lösungsumfangsvarianten des
Personalmanagements umsteigen möchten. Es wird beispielsweise beschrieben, welche Organisationsdaten
eingegeben werden müssen, wenn die Verwaltung von Mitarbeiterstammdaten im Lösungsumfang um die
Personalverwaltung oder Zeitwirtschaft erweitert werden soll.
Verwaltung von Mitarbeiterstammdaten
Mithilfe der Verwaltung der Mitarbeiterstammdaten werden nur die Mitarbeitergrunddaten verwaltet. So können Sie
Mitarbeiter Organisationsstrukturen und den Mitarbeitern Stellen zuordnen. Diese Zuordnung können Sie im Work
Center "Organisationsmanagement" oder "Geschäftspartner" vornehmen. Im Lösungsumfang der Verwaltung von
Mitarbeiterstammdaten wird das Work Center "Personalverwaltung" nicht verwendet. Deshalb ist keine Einstellung,
Versetzung und kein Austritt von Mitarbeitern möglich.
Um Ihr System auf die Verwaltung von Mitarbeiterstammdaten vorzubereiten, müssen Sie Folgendes tun:
●
Basisorganisationsstruktur anlegen
Für Mitarbeiter und Dienstleister sollte eine Basisorganisationsstruktur vorhanden sein. Es sollte mindestens
eine Organisationseinheit eingegeben werden. Es ist nicht notwendig, einer Organisationseinheit Mitarbeiter
zuzuordnen.
Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen
bearbeiten. In dieser Sicht können Sie Ihre Organisationsstruktur anlegen oder bearbeiten.
Wenn Sie eine Erweiterung um die Personalverwaltung planen, empfehlen wir Folgendes:
●
Organisationsstruktur verwalten
Stellen Sie sicher, dass Ihre Organisationsstruktur über Organisationseinheiten mit den folgenden
Eigenschaften verfügt: Unternehmen, Betriebsstätte, Kostenstelle und Abteilung. Mitarbeiter sollten nur
Organisationseinheiten zugeordnet werden, die selbst Abteilungen und Kostenstellen sind oder sich darunter
befinden. Das System kann diese Attribute dann für jeden Mitarbeiter ermitteln.
Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen
bearbeiten, und markieren Sie auf der Registerkarte Eigenschaften die entsprechenden Eigenschaften für
die Organisationseinheiten.
Personalverwaltung
Um Ihr System auf die Personalverwaltung vorzubereiten, müssen Sie Folgendes tun:
●
38
Eigenschaft "Unternehmen" zu Organisationseinheit zuordnen
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Sicht Organisationsstrukturen
Das Unternehmen, einschließlich Registrierungsland, stellt den gesetzlichen Arbeitgeber eines Mitarbeiters
dar und ist für den Arbeitsvertrag obligatorisch. So kann das System für jeden Mitarbeiter ein Unternehmen
ermitteln. Damit wird überprüft, ob das Einstellungsland das gleiche ist wie das Registrierungsland des
Unternehmens. Ist dies nicht der Fall, wird eine Warnung angezeigt, in der steht, dass das Einstellungsland
unter Umständen falsch ist. Das System erzwingt für die Einstellung und das Unternehmen nicht die gleichen
Länder. Damit wird die Societas Europaea (SE) oder "Europäische Gesellschaft" unterstützt. In diesen
Ländern kann das Registrierungsland des Unternehmens vom Einstellungsland abweichen.
Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen
bearbeiten, und kennzeichnen Sie die entsprechende Organisationseinheit auf der Registerkarte
Eigenschaften als Unternehmen . Dann werden Sie aufgefordert, das Registrierungsland anzugeben, und das
System schlägt aufgrund dessen eine Standardwährung vor.
●
Eigenschaft "Betriebsstätte" zu Organisationseinheit zuordnen und Adresse angeben
Eine Betriebsstätte wird für die Personalverwaltung benötigt. Mitarbeiter können nur Organisationseinheiten
zugeordnet werden, die selbst Betriebsstätten sind oder sich darunter befinden. Die Einrichtung der
Organisationsstruktur hat Einfluss darauf, wie die gesetzliche Berichterstattung erfolgt. Zum Beispiel sollten
die Berichterstattungsanforderungen der Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) bei der
Ermittlung der Betriebsstätten innerhalb einer Organisationsstruktur berücksichtigt werden.
Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen
bearbeiten, und kennzeichnen Sie die entsprechende Organisationseinheit auf der Registerkarte
Eigenschaften als Betriebsstätte . Auf der Registerkarte Adressen geben Sie die Adresse der Betriebsstätte
ein.
●
Eigenschaft "Abteilung" zu Organisationseinheit zuordnen
Abteilungen werden für die Personalverwaltung benötigt. Mitarbeiter können nur Organisationseinheiten
zugeordnet werden, die selbst Abteilungen sind oder sich darunter befinden. Das Startdatum der Zuordnung
eines Mitarbeiters (Arbeitsvertrag) kann nicht vor dem Gültigkeitsbeginn der Abteilung liegen. Das
Startdatum des Arbeitsvertrags eines Mitarbeiters ist entweder das Eintrittsdatum (bei Neueinstellungen)
oder das Datum des ersten Systemdatensatzes (bei migrierten Mitarbeitern).
Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen
bearbeiten, und kennzeichnen Sie die entsprechende Organisationseinheit auf der Registerkarte
Eigenschaften als Abteilung .
●
Eigenschaft "Kostenstelle" zu Organisationseinheit zuordnen
Kostenstellen werden in der Organisationsstruktur benötigt. Mitarbeiter können nur Organisationseinheiten
zugeordnet werden, die selbst Kostenstellen sind oder sich darunter befinden.
Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen
bearbeiten, und kennzeichnen Sie die entsprechende Organisationseinheit auf der Registerkarte
Eigenschaften als Kostenstelle .
●
Stellen definieren und Mitarbeiter zuordnen
Eine Stelle beschreibt die Aufgaben und Funktionen des Mitarbeiters, der der Stelle zugeordnet ist.
Mitarbeiter werden bei der Besetzung von Organisationseinheiten oder Projekten anhand der Stelle
identifiziert. Stellen sind im Einstellungsprozess und in der Personalverwaltung obligatorisch. Stellen und
Kostenstellen werden beim Festlegen von Personalressourcen verwendet, die wiederum für die interne
Kostenzuordnung der Mitarbeiter benötigt werden.
In der Sicht Stellen bearbeiten des Work Centers Organisationsmanagement können Sie Stellen anlegen.
●
Regelarbeitszeit verwalten
Die Regelarbeitszeit ist die Arbeitszeit, die ein Vollzeitäquivalent im Unternehmen arbeitet. Sie wird in einer
Produktivstartaufgabe definiert. Die festgelegten Werte gelten für das ausgewählte Unternehmen und
werden auf die darunterliegende Organisationsstruktur vererbt.
Konfigurationseinstellungen werden in der Regel von einem Administrator vorgenommen. Wenn Sie
nicht über die erforderliche Berechtigung verfügen, wenden Sie sich an Ihren Administrator.
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Sicht Organisationsstrukturen
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Voraussetzungen:
Die Arbeitszeit ist in Ihrer Lösungskonfiguration aktiviert. Rufen Sie zum Auffinden dieser Option das Work
Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration auf, und wählen Sie die Sicht Implementierungsprojekte.
Markieren Sie Ihr Implementierungsprojekt, und wählen Sie Projektumfang bearbeiten . Stellen Sie im Schritt
Festlegung des Lösungsumfangs für das Projekt sicher, dass in Personalmanagement die Option
Personalverwaltung ausgewählt ist.
Rufen Sie zum Auffinden dieser Aufgabe das Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration auf, und
wählen Sie die Sicht Implementierungsprojekte. Markieren Sie Ihr Implementierungsprojekt, und wählen Sie
Aufgabenliste öffnen . Wählen Sie die Phase Fine-Tuning, und wählen Sie anschließend in der Aufgabenliste
die Aufgabe Arbeitszeit aus.
Wir empfehlen außerdem Folgendes zu tun:
●
Vorgesetzte zu Organisationseinheiten zuordnen
Jeder Organisationseinheit sollte ein Vorgesetzter zugeordnet sein, damit das System Belege, z. B.
Spesenabrechnungen und Bestellungen, an den Vorgesetzten des Mitarbeiters weiterleiten kann. Wenn für
die Organisationseinheit des Mitarbeiters kein Vorgesetzter gefunden wird, versucht das System, diesen
anhand der Abteilungen zu ermitteln, die weiter oben in der Organisationsstruktur stehen. Dies ist für die
Personalverwaltung nicht erforderlich.
Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen
bearbeiten, und ordnen Sie den Organisationseinheiten in Ihrer Organisationsstruktur auf der Registerkarte
Allgemein Vorgesetzte zu.
●
Mitarbeiter in Ländern, die nicht vom System unterstützt werden, als Dienstleister anlegen
Das Personalmanagement unterstützt eine begrenzte Anzahl von Ländern. Wenn Sie Mitarbeiter in Ländern
haben, die momentan nicht vom Personalmanagement unterstützt werden, dann sollten Sie eine
Organisationsstruktur für diese Länder definieren und der Struktur die Mitarbeiter als Dienstleister zuordnen.
Derzeit werden die folgenden Länder unterstützt: Deutschland, USA, China, Frankreich, Indien und
Großbritannien.
Wenn Sie Ihren Lösungsumfang um die Personalverwaltung erweitern möchten, müssen Sie Folgendes
berücksichtigen:
●
Voraussetzungen und Empfehlungen für die Personalverwaltung eingeben
Dies sollte vor der Erweiterung Ihres Lösungsumfangs um die Personalverwaltung geschehen.
●
Regelarbeitszeit in der Phase "Fine-Tuning" eingeben
Dies erfolgt während der Lösungsumfangserweiterung in der Phase "Fine-Tuning" und nicht davor.
●
Stellen zu Mitarbeitern zuordnen
Die Zuordnung kann während der Mitarbeitermigrationsphase der Lösungsumfangserweiterung
vorgenommen werden. Die Stelle eines Mitarbeiters kann in den Migrationsbildern ausgewählt werden.
Zeitwirtschaft
Um das System auf die Zeitwirtschaft vorzubereiten, müssen Sie neben der Erfüllung der Voraussetzungen für die
Personalverwaltung Folgendes tun:
●
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Vorgesetzte zu Organisationseinheiten mit der Eigenschaft "Abteilung" zuordnen
Dies ist obligatorisch, wenn Genehmigungsprozesse im Lösungsumfang enthalten sind. Wenn
Genehmigungsprozesse für das Personalmanagement im Lösungsumfang enthalten sind, versucht das
System, einen Vorgesetzten einer Abteilung als zuständigen Genehmigenden zuzuordnen. Wenn für die
Abteilung des Mitarbeiters kein Vorgesetzter gefunden wird, versucht das System, diesen anhand der
Abteilungen zu ermitteln, die weiter oben in der Organisationsstruktur stehen. Um Genehmigungsaufgaben
weiterleiten zu können, muss ein Genehmigender ermittelt werden.
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Sicht Organisationsstrukturen
Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen
bearbeiten, und ordnen Sie den Organisationseinheiten in Ihrer Organisationsstruktur auf der Registerkarte
Allgemein Vorgesetzte zu.
●
Eigenschaft "Betriebsstätte" zu Organisationseinheit zuordnen
Die Betriebsstätte ist eine Voraussetzung für den Arbeitstagekalender. Wenn Sie in Arbeitstagekalendern
lokale Feiertage festlegen möchten, müssen Sie Betriebsstätten eingeben.
Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen
bearbeiten, und kennzeichnen Sie die entsprechende Organisationseinheit auf der Registerkarte
Eigenschaften als Betriebsstätte .
●
Arbeitstagekalender verwalten
Hier werden gültige Arbeitstage definiert. Dies ist eine Voraussetzung für die Implementierung des (lokalen)
Feiertagskalenders.
Der Arbeitstagekalender wird in der Sicht Aufgabenliste des Work Centers Betriebswirtschaftliche
Konfiguration definiert. Wählen Sie in der Phase Fine-Tuning die Aufgabe Arbeitstagekalender. Im Work Center
Organisationsmanagement können Sie Ihren Arbeitstagekalender der Organisationsstruktur zuordnen.
Weitere Informationen finden Sie unter Neuen Arbeitstagekalender mit einem neuen Feiertag anlegen.
●
Feiertagskalender verwalten
Dem Arbeitstagekalender ist ein Feiertagskalender zugeordnet. Er bestimmt, welche Tage im Jahr gesetzliche
und welche unternehmensspezifische Feiertage sind. Das System verwendet den Feiertagskalender, um
erfasste Zeiten auszuwerten. Urlaub, der an einem gesetzlichen Feiertag genommen wird, sollte nicht vom
Urlaubskonto abgezogen werden.
Sie definieren Ihren Feiertagskalender im Rahmen der Festlegung des Arbeitstagekalenders. Weitere
Informationen finden Sie unter Neuen Arbeitstagekalender mit einem neuen Feiertag anlegen.
Wenn Sie Ihren Lösungsumfang um die Zeitwirtschaft erweitern möchten, müssen Sie Folgendes berücksichtigen:
●
Voraussetzungen für die Zeitwirtschaft eingeben
Dies sollte vor der Erweiterung Ihres Lösungsumfangs um die Zeitwirtschaft geschehen.
●
Vorgesetzte zu Abteilungen zuordnen
Die Zuordnung kann nach Abschluss der Lösungsumfangserweiterung vorgenommen werden.
Im Work Center Organisationsmanagement können Sie der Organisationsstruktur Vorgesetzte zuordnen.
Wählen Sie die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen bearbeiten, und ordnen Sie auf der Registerkarte
Allgemein Vorgesetzte zu.
Vergütung und Personalabrechnung
Vergütung und Personalabrechnung sind immer zusammen im Lösungsumfang enthalten. Um das System auf die
Vergütung und Personalabrechnung vorzubereiten, müssen Sie neben der Erfüllung der Voraussetzungen für die
Zeitwirtschaft Folgendes tun:
●
Unternehmenswährung eingeben
Die Währung, die für das Unternehmen ausgewählt wird, ist für die Vergütung und die Personalabrechnung
relevant.
Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen
bearbeiten, und kennzeichnen Sie Ihre Organisationseinheit auf der Registerkarte Eigenschaften als
Unternehmen . Dann werden Sie aufgefordert, das Registrierungsland anzugeben, und das System schlägt
aufgrund dessen eine Standardwährung vor. Auf der Registerkarte Adressen können Sie die Adresse Ihres
Unternehmens hinzufügen.
●
Kostenstellen im SAP-System und im Personalabrechnungssystem verwalten
Kostenstellen müssen im SAP-System und im externen Personalabrechnungssystem verwaltet werden. Die
Kostenstelle eines Mitarbeiters ist in den Daten der Schnittstelle vom SAP-System zum
Personalabrechnungssystem enthalten, da die Personalabrechnung die Kostenstellendaten für die Buchung
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der Abrechnungsergebnisse im Finanzwesen benötigt. Mitarbeiter sollten nur Organisationseinheiten
zugeordnet werden, die selbst Kostenstellen sind oder sich darunter befinden. Das System kann dann die
Kostenstelle für jeden Mitarbeiter ermitteln.
●
Nummern der Unternehmen, Betriebsstätten und Kostenstellen im Personalabrechnungssystem und SAPSystem zuordnen
Wenn SAP-Daten ins Personalabrechnungssystem hochgeladen werden müssen, ist eine Zuordnung
zwischen den Nummern der Unternehmen, Betriebsstätten und Kostenstellen notwendig. Die Zuordnung
muss entweder im externen Personalabrechnungssystem oder beim Hochladen erfolgen. Die Betriebsstätten
sollten mit den im Personalabrechnungssystem des Dienstleisters eingerichteten Standorten
übereinstimmen. Die Betriebsstätte eines Mitarbeiters ist für Steuermeldezwecke im
Personalabrechnungsextrakt enthalten.
●
Personalabrechnung USA: Nummer beim Personalabrechnungsdienstleister eingeben
Einige Personalabrechnungssysteme in den USA benötigen für die Personalabrechnungsauswertung die
Abteilung des Mitarbeiters. Wenn die Nummer beim Personalabrechnungsdienstleister als weiterer
Identifikator für die Abteilung verwaltet wird, sind diese Informationen in den Schnittstellendaten enthalten,
die vom SAP-System an das System des Personalabrechnungsdienstleisters übermittelt werden.
Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen
bearbeiten, und wählen Sie Ihre Abteilung aus. Wählen Sie auf der Registerkarte Allgemein die Option Weitere
Identifikatoren.
●
Personalabrechnung USA: Steuergrunddaten eines Unternehmens (Bundesebene) eingeben
Die Steuergrunddaten des Unternehmens (Bundesebene) werden für die Verwaltung der
Bundessteuerinformationen für Mitarbeiter benötigt. Das Unternehmen eines Mitarbeiters, das in der
Organisationsstruktur zugeordnet ist, muss mit der entsprechenden Bundessteuernummer für W-2- oder
1099-Berichtszwecke abgeglichen werden. Die Bundessteuernummer wird auch an das System des
Abrechnungsdienstleisters übermittelt.
Die Steuergrunddaten des Unternehmens werden in der Sicht Aufgabenliste des Work Centers
Betriebswirtschaftliche Konfiguration definiert. Wählen Sie in der Phase Fine-Tuning die Aufgabe
Steuerbestimmungen anderer Anbieter – USA.
Wir empfehlen außerdem Folgendes zu tun:
●
Personalabrechnung USA: Steuergrunddaten eines Unternehmens (bundesstaatliche Ebene) eingeben
Anhand der Steuergrunddaten eines Unternehmens (bundesstaatliche Ebene) stellt das System die
Standardsteuerinformationen für Mitarbeiter bereit. Je nach Betriebsstätte eines Mitarbeiters wird während
des Einstellungsprozesses die entsprechende bundesstaatliche Finanzbehörde als Standard vorgeschlagen.
Dafür wird die Bundessteuernummer benötigt.
Die Steuergrunddaten des Unternehmens werden in der Sicht Aufgabenliste des Work Centers
Betriebswirtschaftliche Konfiguration definiert. Wählen Sie in der Phase Fine-Tuning die Aufgabe
Steuerbestimmungen anderer Anbieter – USA.
Wenn Sie Ihren Lösungsumfang um die Vergütung und Personalabrechnung erweitern möchten, müssen Sie
Folgendes berücksichtigen:
●
Voraussetzungen für die Vergütung und Personalabrechnung eingeben
Dies sollte vor der Erweiterung Ihres Lösungsumfangs um die Vergütung und Personalabrechnung
geschehen.
Weitere Informationen
Organisationsstrukturen – Quick Guide [Seite 5]
Stellen bearbeiten – Quick Guide [Seite 53]
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2.2.14 Anforderungen an organisatorische Daten für Projekte
Übersicht
Dieses Dokument enthält alle erforderlichen Informationen zum Einrichten von Projektdaten für das
Organisationsmanagement.
Anforderungen an organisatorische Daten und Organisationsstruktur
Um Ihr System auf Projekte vorzubereiten, gehen Sie folgendermaßen vor:
●
Alle relevanten Kostenstellen für Ihre Projekte anlegen
Projekte werden einer verantwortlichen Kostenstelle zugeordnet. Die verantwortliche Kostenstelle ist
erforderlich, um das Unternehmen und das Profit-Center zu bestimmen. Gemeinkostenprojekte werden
ebenfalls einer anfordernden Kostenstelle zugeordnet. Diese dient dann der Kostenabrechnung.
Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen
bearbeiten, wählen Sie die relevanten Organisationseinheiten aus, und setzen Sie auf der Registerkarte
Eigenschaften das Kennzeichen Kostenstelle.
●
Kostenstellen Vorgesetzte zuordnen
In bestimmten Fällen ist eine Genehmigung erforderlich, bevor ein Projekt freigegeben oder ein
Projektbasisplan geändert werden kann. Das System versucht dann, den Vorgesetzten der anfordernden
Kostenstelle (falls vorhanden) zu ermitteln. Gelingt dies nicht, wird nach dem Vorgesetzten der zuständigen
Kostenstelle gesucht.
Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen
bearbeiten, und geben Sie auf der Registerkarte Allgemein den betreffenden Mitarbeiter als Vorgesetzter
der Organisationseinheit ein.
●
Eigenschaft "Unternehmen" einer Organisationseinheit zuordnen
Das Unternehmen für ein Projekt wird über die verantwortliche Kostenstelle ermittelt.
Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen
bearbeiten, wählen Sie die relevante Organisationseinheit, und setzen Sie auf der Registerkarte
Eigenschaften das Kennzeichen Unternehmen.
●
Optional: Hauswährung angeben
Die Hauswährung wird als Standardwährung für Projektaufwände verwendet.
Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen
bearbeiten. Wählen Sie auf der Registerkarte Eigenschaften neben dem Ankreuzfeld Unternehmen die Option
Details, um die Eigenschaften des Unternehmens aufzurufen.
●
Optional: Funktion "Kostenverwaltung" einer Organisationseinheit zuordnen
Das Work Center "Kosten und Erlöse" wird allen Mitarbeitern vorgeschlagen, die Organisationseinheiten mit
dieser Funktion zugeordnet sind. Mitarbeiter mit diesem Work Center, z. B. Finanzanalysten, können dann
auf Projekte zugreifen, die Unternehmen zugeordnet sind, für die sie über eine Berechtigung verfügen.
Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen
bearbeiten, und setzen Sie auf der Registerkarte Funktionen für die relevante Organisationseinheit das
Kennzeichen Kostenverwaltung.
●
Optional: Eigenschaft "Programm" einer Organisationseinheit zuordnen
Wenn Sie mehrere Projekte gruppieren möchten, um von einem aggregierten Berichtswesen zu profitieren,
können Sie diese Projekte einem Programm zuordnen. Jede Organisationseinheit kann als Programm
gekennzeichnet werden.
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Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen
bearbeiten, wählen Sie die relevante Organisationseinheit, und setzen Sie auf der Registerkarte
Eigenschaften das Kennzeichen Programm.
2.2.15 Anforderungen an organisatorische Daten für das
Lieferantenbeziehungsmanagement (SRM)
Übersicht
Dieses Dokument enthält alle erforderlichen Informationen zum Einrichten von SRM-Daten für das
Organisationsmanagement.
Anforderungen an organisatorische Daten und Organisationsstrukturen für SRM
Um Ihr System auf SRM vorzubereiten, gehen Sie folgendermaßen vor:
●
Eigenschaft "Unternehmen" einer Organisationseinheit zuordnen
Die Unternehmensadresse, die Sie beim Anlegen eines Unternehmens angeben, ist für die Steuerberechnung
erforderlich. Die Berechnung wird für Lieferantenrechnungen und Bestellungen benötigt. In den Vereinigten
Staaten muss diese Adresse den Steuerstandortcode enthalten.
Die Hauswährung wird für SRM-Prozesse benötigt. Sie ist Voraussetzung für den Einkaufswagen in SRM und
wird automatisch für Bestellungen und Einkaufskontrakte verwendet.
Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen
bearbeiten, und kennzeichnen Sie die relevante Organisationseinheit auf der Registerkarte Eigenschaften als
Unternehmen. Anschließend werden Sie dazu aufgefordert, das Registrierungsland anzugeben, anhand
dessen das System eine Standardwährung vorschlägt. Auf der Registerkarte Adressen können Sie die
Unternehmensadresse hinzufügen.
●
Eigenschaft "Betriebsstätte" einer Organisationseinheit zuordnen
Wenn Sie im Work Center "Organisationsmanagement" eine Betriebsstätte zuordnen, legt das System
automatisch einen Standort an. Attribute wie Nummer, Name, Arbeitstagekalender, Adresse, Internationale
Standortnummer und D-U-N-S-Nummer werden aus der Betriebsstätte in den Standort kopiert. Der Standort
repräsentiert den geografischen Aspekt der Betriebsstätte und kann in Logistikprozessen verwendet werden.
Im Lieferantenbeziehungsmanagement wird die Betriebsstätte benötigt, um im Finanz- und
Rechnungswesen das Konto für Lieferantenrechnungen zu bestimmen.
Der Standort wird für Bestellungen in der Lagermaterial- und Nichtlagermaterialbeschaffung benötigt. Wurde
der Standort auch als Zielort für den Warenversand festgelegt, liefert die Standortadresse den Lieferanten
die nötigen Informationen, um die bestellten Waren an den richtigen Ort zu liefern. In diesem Fall muss der
Standort als Anlieferungsort gekennzeichnet sein.
Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen
bearbeiten, und kennzeichnen Sie auf der Registerkarte Eigenschaften die relevante Organisationseinheit als
Betriebsstätte. Um den generierten Standort als Anlieferungsort festzulegen, verwenden Sie den bei der
Aktivierung der Betriebsstätte angezeigten Link. In den Details der Betriebsstätte können Sie auf die
Standortverwaltung zugreifen.
Wenn Sie nach dem Anlegen der Betriebsstätte den Standort bearbeiten müssen, können Sie im Work Center
Stammdaten Supply Chain Design in der Sicht Lokationen auf den Standort zugreifen. Wählen Sie die Lokation
aus, die mit Ihrem Standort verknüpft ist, und wählen Sie Lokation bearbeiten.
●
Eigenschaft "Kostenstelle" einer Organisationseinheit zuordnen
Eine Kostenstelle wird für Lieferantenrechnungen und Bestellungen in Prozessen zur Beschaffung von
Nichtlagermaterialien benötigt.
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Sicht Organisationsstrukturen
Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen
bearbeiten, und kennzeichnen Sie auf der Registerkarte Eigenschaften die relevante Organisationseinheit als
Kostenstelle.
●
Optional: Einer Organisationseinheit die Funktionen "Operativer Einkauf", "Strategischer Einkauf" und
"Lieferantenrechnung" zuweisen
Wenn Sie diese betriebswirtschaftlichen Funktionen einer/mehreren Organisationseinheit/en zuweisen,
schlägt das System für die Mitarbeiter, die diesen Organisationseinheiten zugeordnet sind, die
entsprechenden Work Center vor. Wenn Sie sich bei der Festlegung des Lösungsumfangs dafür entschieden
haben, Genehmigungsprozesse zu verwenden, erhalten die Vorgesetzten dieser Organisationseinheiten die
entsprechenden Genehmigungsaufgaben.
Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen
bearbeiten, und kennzeichnen Sie auf der Registerkarte Funktionen für die relevanten Organisationseinheiten
die oben genannten Funktionen.
●
Optional: Alternativen Genehmigenden in der Arbeitsverteilung angeben
Wenn die oben aufgeführten betriebswirtschaftlichen Funktionen für keine der Organisationseinheiten
festgelegt wurden bzw. wenn Organisationseinheiten zwar gekennzeichnet sind, aber kein Vorgesetzter
ermittelt werden kann, dann können Sie einen alternativen Genehmigenden angeben. Dieser alternative
Genehmigende empfängt dann SRM-relevante Genehmigungsaufgaben. Der alternative Genehmigende kann
die Genehmigungsaufgaben ebenfalls anzeigen, auch wenn vom System ein regulärer Vorgesetzter ermittelt
werden kann.
Wählen Sie im Work Center Anwendungs- und Benutzerverwaltung zunächst Werkzeuge und anschließend
Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene.
●
Optional: Zusätzlichen Buchhalter in der Arbeitsverteilung angeben
Ein zusätzlicher Buchhalter kann für die Rechnungsermittlung angegeben werden. Dieser Mitarbeiter kann
Rechnungen buchen, auch wenn er keiner Organisationseinheit mit der betriebswirtschaftlichen Funktion
"Lieferantenrechnung" zugeordnet ist.
Wenn die betriebswirtschaftliche Funktion "Lieferantenrechnung" keiner Organisationseinheit zugeordnet
wurde, muss ein zusätzlicher Rechnungssteller angegeben werden. Sonst können keine Rechnungen gebucht
werden.
Wählen Sie im Work Center Anwendungs- und Benutzerverwaltung zunächst Werkzeuge und anschließend
Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene. In der Liste der Arbeitskategorien kann unter Einkauf ein Zusätzlicher
Kreditorenbuchhalter angegeben werden.
2.2.16 Anforderungen an organisatorische Daten für das Supply
Chain Management (SCM)
Übersicht
Dieses Dokument enthält alle erforderlichen Informationen für die Einrichtung von SCM-Daten für das
Organisationsmanagement.
Anforderungen an organisatorische Daten und Organisationsstruktur für SCM
Um Ihr System auf SCM vorzubereiten, gehen Sie folgendermaßen vor:
●
Eigenschaft "Betriebsstätte" einer Organisationseinheit zuordnen
Wenn Sie im Work Center Organisationsmanagement eine Betriebsstätte zuordnen, legt das System
automatisch einen Standort an. Attribute wie Nummer, Name, Arbeitstagekalender, Adresse, internationale
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Standortnummer und D-U-N-S-Nummer werden aus der Betriebsstätte in den Standort kopiert. Der Standort
stellt somit den geografischen Aspekt der Betriebsstätte dar und kann in Logistikprozessen verwendet
werden.
Der Arbeitstagekalender und die Betriebszeiten des Standorts werden für die Planung in SCM verwendet. Die
Adresse wird als Absender- und Anlieferungsadresse verwendet und Lieferanten sowie Kunden bei Einkaufsund Verkaufsprozessen mitgeteilt.
Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen
bearbeiten, und kennzeichnen Sie auf der Registerkarte Eigenschaften die relevante Organisationseinheit als
Betriebsstätte .
●
Eigenschaft "Kostenstelle" einer Organisationseinheit zuordnen
Zur Kostenermittlung muss jeder Ressource eine Kostenstelle zugeordnet werden. Mit dieser Zuordnung wird
die Ressource dem Unternehmen der Kostenstelle zugeordnet. Dies ermöglicht den Zugriff auf das korrekte
Rechnungslegungswerk. Die Kostenstelle wird außerdem bei der Inventur für Bestandskorrekturen benötigt,
insbesondere für die Auswahl und für Buchungen im Finanz- und Rechnungswesen.
Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstrukturen
bearbeiten, und kennzeichnen Sie auf der Registerkarte Eigenschaften die relevante Organisationseinheit als
Kostenstelle .
●
Eigenschaft "Unternehmen" einer Organisationseinheit zuordnen
Die beim Anlegen eines Unternehmens angegebene Unternehmensnummer wird zum Ableiten des korrekten
Rechnungslegungswerks für Auswertungszwecke benötigt. In SCM wird die Hauswährung immer vom
Rechnungslegungswerk abgeleitet.
Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die allgemeine Aufgabe Organisationsstruktur
bearbeiten, und kennzeichnen Sie die relevante Organisationseinheit auf der Registerkarte Eigenschaften
als Unternehmen. Auf der Registerkarte Allgemein können Sie Nummer der Organisationseinheit und Name
der Organisationseinheit angeben. Diese Angaben sind mit den entsprechenden Angaben für das
Unternehmen identisch.
Sonstige Anforderungen für SCM
Zum Einrichten von SCM in Ihrem System müssen Sie außerdem Folgendes tun:
●
Attribute des automatisch angelegten Standorts anpassen
Wie oben beschrieben wird der Standort beim Aktivieren der Betriebsstätte automatisch angelegt. Allerdings
ist anschließend eine manuelle Anpassung für SCM-Prozesse erforderlich. Folgende Attribute sind verfügbar:
Versandstelle, Anlieferungsort, Lagerort und Servicestelle. Zusätzlich muss der Standort für die Logistik
aktiviert werden. Die für Ihre Prozesse erforderlichen Attribute müssen direkt für den Standort bearbeitet
werden.
Wählen Sie im Work Center Stammdaten Supply Chain Design in der Sicht Lokationen die zu Ihrem Standort
gehörende Lokation aus, und wählen Sie Lokation bearbeiten. Wählen Sie die gewünschten Rollen für den
Standort aus.
●
Stellen bearbeiten
Personalressourcen werden zur Berechnung von SCM-Kosten herangezogen. Eine Personalressource wird
sowohl einer Stelle als auch einer Kostenstelle zugeordnet. Daher müssen die entsprechenden Stellen
bearbeitet werden.
Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement die Sicht Stellen bearbeiten, und legen Sie die
relevanten Stellen an.
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Sicht Organisationsstrukturen
2.3 Aufgaben
2.3.1 Organisationsstruktur anlegen und bearbeiten
Übersicht
Diese Aufgabenbeschreibung führt Sie durch den Prozess des Anlegens der ersten Organisationsstruktur oder des
Bearbeitens der bestehenden Organisationsstruktur. Sie legen Organisationsstrukturen an oder bearbeiten diese
im Work Center Organisationsmanagement in der Sicht Organisationsstrukturen.
Voraussetzungen
●
Verwenden Sie dieses Dokument in Kombination mit dem Dokument Leitfaden: Einrichten Ihrer
Organisationsstruktur [Seite 13]. Das Dokument enthält Informationen, die Sie zum Einrichten einer
konsistenten Struktur benötigen, und sollte zusätzlich zur Aufgabenbeschreibung aus diesem Dokument
verwendet werden.
●
Sie haben die Dokumente zum betriebswirtschaftlichen Hintergrund im Organisationsstrukturen – Quick
Guide [Seite 5] gelesen.
●
Sie haben für das Organisationsmanagement relevante Daten erfasst, z. B. Daten Ihres Unternehmens aus
den Bereichen Recht, Führung und Funktion.
Das Anlegen der Organisationsstruktur im System nehmen Sie am besten auf der Grundlage Ihres
vorhandenen Organisationsstrukturplans vor. Wenn Sie mit dem Anlegen beginnen, sollten Sie von oben nach
unten vorgehen, also mit Unternehmen und Betriebsstätten anfangen und dann die Unternehmenssparten
oder Abteilungen hinzufügen. Geben Sie beim Bearbeiten Ihrer Organisationsstruktur immer das Gültig-abDatum für Ihre Änderungen ein.
Vorgehensweise
1.
Wählen Sie in der Sicht Organisationsstrukturen die Option Bearbeiten oder die allgemeine Aufgabe
Organisationsstrukturen bearbeiten.
2.
Geben Sie im angezeigten Dialogfenster das Datum Gültig ab für Ihre vorgeschlagenen Änderungen ein, und
wählen Sie Start . Beachten Sie, dass alle Elemente der Organisationsstruktur zeitabhängig sind.
Beim Anlegen der Organisationsstruktur muss das Gültig-ab-Datum so weit in der Vergangenheit
liegen, dass alle entscheidenden personal- und finanzspezifischen Daten erfasst sind. Beim
Bearbeiten einer aktiven Organisationsstruktur geben Sie das Datum ein, ab dem Ihre Änderungen
wirksam werden sollen, bevor Sie mit dem Bearbeiten beginnen. Weitere Informationen finden Sie
unter Zeitabhängigkeit: Gültig-ab-Datum, Starttermin und Gültigkeiten [Seite 31].
3.
Legen Sie eine Gliederung Ihrer Organisationsstruktur an.
a.
Wählen Sie zum Anlegen einer neuen Organisationsstruktur im Planungsbereich die Drucktaste
Neu
und anschließend die Option Organisationsstruktur.
Alternativ können Sie die Organisationseinheit unter Vorlage auswählen und in das zentrale Bild ziehen.
Sie können dann beliebig viele Organisationseinheiten per Drag & Drop in die
Wurzelorganisationseinheit ziehen.
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b.
4.
Positionieren Sie zum Hinzufügen einer Organisationseinheit den Cursor auf der entsprechenden
Wurzelorganisationseinheit, und wählen Sie Neu . Wählen Sie dann Organisationseinheit.
Wiederholen Sie diesen Schritt, bis Sie alle benötigten Organisationseinheiten hinzugefügt haben.
Alternativ können Sie auch untergeordnete Organisationseinheiten hinzufügen. Klicken Sie dazu mit
der sekundären Maustaste auf die gewünschte übergeordnete Organisationseinheit, um das
Kontextmenü zu öffnen, und wählen Sie dann Neu und Organisationseinheit.
Füllen Sie die relevanten Registerkarten für die jeweiligen Organisationseinheiten in der Struktur aus. Wählen
Sie dazu eine Organisationseinheit aus, und geben Sie die Informationen auf den Registerkarten ein.
Sie können die Konsistenz Ihrer Organisationsstruktur jederzeit wie unten in Schritt 5 beschrieben
überprüfen. Regelmäßige Prüfungen helfen Ihnen dabei, Inkonsistenzen dauerhaft zu beseitigen,
anstatt sich mit zahlreichen Meldungen bezüglich Inkonsistenzen befassen zu müssen, nachdem
Sie alle Änderungen vorgenommen haben.
Registerkarte "Allgemein"
Enthält allgemeine Informationen über die Organisationseinheit, z. B. Nummer und Name der
Organisationseinheit, Zeiträume, Arbeitstagekalender, Vorgesetzter und Adresse.
a.
Ordnen Sie die Nummer der Organisationseinheit zu. Beachten Sie, dass die Organisationseinheit nach
dem Aktivieren der Organisationsstruktur nicht mehr geändert werden kann.
b.
Geben Sie den Namen der Organisationseinheit ein.
c.
Im Feld Gültig von/bis wird der Zeitraum der Organisationseinheit angezeigt. Zeiträume können auf
der Registerkarte Zeiträume geändert werden.
d.
Geben Sie den für diese Organisationseinheit gültigen Arbeitstagekalender ein.
.
e.
Wählen Sie bei Bedarf den Link Weitere Identifikatoren, um den korrekten Identifikator für eine
Organisationseinheit zu übernehmen, z. B. DUNS.
Weitere Informationen finden Sie unter Weitere Identifikatoren [Seite 28].
f.
Wenn ein Vorgesetzter erforderlich ist, klicken Sie im Feld Vorgesetzter der Organisationseinheit auf
das Symbol, um das Dialogfenster Auswählen: Organisationseinheit – Vorgesetzter anzuzeigen. Es
wird eine Mitarbeiterliste angezeigt. Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus. Die Felder
Vorgesetzter der Organisationseinheit, Nummer des Vorgesetzten, Stellenbezeichnung und
Zugeordnet zu werden automatisch mit den Daten des ausgewählten Mitarbeiters ausgefüllt.
Weitere Informationen finden Sie unter Vorgesetztenzuordnung [Seite 26].
Registerkarte "Eigenschaften"
Zeigt alle Eigenschaften an, die der Organisationseinheit zugeordnet sind. Die Eigenschaften definieren die
Eigenschaftsarten, die mit einer Organisationseinheit verknüpft sind, z. B. die rechtliche Eigenschaft, die für
die Eigenschaften Unternehmen und Betriebsstätte relevant ist.
a.
Wählen Sie die erforderlichen Eigenschaften für Ihre Organisationseinheit aus. Diese Eigenschaften
definieren die Organisationseinheit in der Organisationsstruktur. Machen Sie aus dieser z. B. ein ProfitCenter, eine Kostenstelle oder beides.
b.
Füllen Sie alle Felder für die einzelnen Eigenschaften aus.
Weitere Informationen finden Sie unter Eigenschaften [Seite 24].
Stellen Sie beim Anlegen der initialen Organisationsstruktur sicher, dass Sie für jedes Unternehmen
eine Betriebsstätte anlegen. Ordnen Sie nicht beide Eigenschaften derselben Organisationseinheit
zu.
Registerkarte "Adressen"
48
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SAP Business ByDesign Mai 2013
Sicht Organisationsstrukturen
Enthält alle Adressdetails für die Organisationseinheit, inklusive der Hauptadresse und der
Rechnungsadresse.
a.
Geben Sie die Adressen für die Organisationseinheit ein. Sie können neue Adressen eingeben oder
bestehende Adressen aus anderen Organisationseinheitn kopieren.
b.
Geben Sie in den Feldern Name des Unternehmens und Name der Abteilung nach Bedarf die Namen
ein.
c.
Bei Bedarf können Sie eine abweichende Rechnungsadresse für ein Unternehmen eingeben.
Registerkarte "Funktionen"
Zeigt alle Pflichten an, die der Organisationseinheit zugeordnet sind.
a.
Klappen Sie auf der Registerkarte Funktionen durch Auswahl von Details die entsprechende Gruppe
auf.
b.
Setzen Sie die entsprechenden Kennzeichen, um die relevanten Funktionen der Organisationseinheit
zu aktivieren. Die von Ihnen zugeordneten Funktionen schlagen die Work Center für die Mitarbeiter
vor, die dieser Organisationseinheit zugeordnet sind. Weitere Informationen zum Zuweisen von Work
Centern zu Mitarbeitern finden Sie in der Dokumentation für Anwendungsbenutzer.
Weitere Informationen finden Sie unter Funktionen [Seite 22].
Registerkarte "Mitarbeiter"
Zeigt alle Informationen bezüglich der internen Mitarbeiter und Dienstleister an, die der Organisationseinheit
zugeordnet sind, inklusive der Personalnummern und der Stellen.
a.
Ordnen Sie Ihrer Organisationseinheit Mitarbeiter oder Dienstleister zu.
Mitarbeiter oder Dienstleister können im Organisationsmanagement nur zugeordnet und nicht
angelegt werden. Wenn "Personalwesen" in Ihrem System aktiv ist, können Sie Mitarbeiter in der
Sicht Typische Aufgaben im Work Center Personalverwaltung einstellen und neue Dienstleister in
der Sicht Dienstleister im Work Center Geschäftspartnerpflege anlegen. Wenn "Personalwesen" in
Ihrem System nicht aktiv ist, können Sie Dienstleister im Work Center Geschäftspartnerpflege und
Mitarbeiter in der Sicht Mitarbeiter anlegen.
Registerkarte "Zeiträume"
Zeigt alle Zeiträume der Eigenschaften und Attribute der Organisationseinheit an.
5.
a.
Auf der Registerkarte Zeiträume können Sie den Zeitraum festlegen, für den ein Attribut im System
vorhanden sein soll. Sie können diese Festlegung für alle Attribute, die mit der Organisationseinheit
verknüpft sind, einzeln vornehmen, z. B. für die Eigenschaften oder die Adressen.
b.
Geben Sie in den Spalten Gültig von oder Gültig bis das neue Datum ein, oder wählen Sie es mithilfe
des Kalenders aus.
Prüfen Sie Ihre Organisationsstruktur. Wählen Sie in der Hauptkopfzeile die Drucktaste Prüfen
Konsistenz der von Ihnen eingegebenen Daten zu prüfen.
, um die
Es stehen drei Prüfoptionen zur Verfügung:
●
Alle prüfen: Es werden alle Organisationsstrukturen geprüft, die aktuell im Planungsbereich angezeigt
werden.
●
Ausgewählte Struktur prüfen: Prüft die gesamte Organisationsstruktur, die zur ausgewählten
Organisationseinheit gehört.
●
Ausgewählte und abhängige Organisationseinheiten prüfen: Prüft die Organisationsstruktur abwärts
von der Organisationseinheit aus, die aktuell ausgewählt ist.
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Sicht Organisationsstrukturen
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49
Eventuelle Inkonsistenzen in der Organisationsstruktur werden als Fehlermeldungen angezeigt. Sie müssen
diese Fehlermeldungen beheben, indem Sie Ihre Organisationsstruktur entsprechend ändern. Wählen Sie
mehrfach Prüfen , um Ihren Fortschritt zu überwachen.
Weitere Informationen finden Sie unter Betriebswirtschaftliche Regeln und Vetoprüfungen [Seite 24].
6.
Aktivieren Sie Ihre Organisationsstruktur. Wenn Sie alle Fehlermeldungen behoben haben, wählen Sie in der
Hauptkopfzeile Aktivieren . Beim Aktivieren werden Ihre Daten auch gesichert.
Es stehen drei Aktivierungsoptionen zur Verfügung:
●
Alle aktivieren: Es werden alle Organisationsstrukturen aktiviert, die aktuell im Planungsbereich
angezeigt werden.
●
Ausgewählte Struktur aktivieren: Aktiviert die gesamte Organisationsstruktur, die zur ausgewählten
Organisationseinheit gehört.
●
Ausgewählte und abhängige Organisationseinheiten aktivieren: Aktiviert die Organisationsstruktur
abwärts von der Organisationseinheit aus, die aktuell ausgewählt ist.
Wenn Sie Änderungen, die Sie nicht vornehmen wollten, versehentlich sichern, lässt sich dies nur über die
Drucktaste Letzten Stand wiederherstellen rückgängig machen; dadurch werden auch alle anderen
Änderungen rückgängig gemacht, die Sie seit dem letzten Sichern oder Aktivieren im Planungsbereich
vorgenommen haben. Sie müssen Ihre Organisationsstruktur dann neu aufbauen. Letzten Stand
wiederherstellen stellt die letzte aktive Version des Planungsbereichs wieder her. Alle Änderungen, die seit
der letzten Aktivierung im Planungsbereich vorgenommen wurden, werden verworfen, und der aktive Bereich
wird in den Planungsbereich kopiert. Sie führen diese Aktion aus, wenn Sie Änderungen, die Sie vorgenommen
und gesichert haben, verwerfen möchten.
Ergebnis
Sie haben Ihre Organisationsstruktur aktiviert. Sie wird nun im aktiven Bereich angezeigt. Sie können die
Organisationsstruktur jetzt in allen Prozessen und Anwendungen verwenden, die sich auf Organisationsdaten
beziehen.
Wenn Sie nach dem Anlegen Ihrer Organisationsstruktur Probleme mit Prozessen in einem Funktionsbereich haben,
lesen Sie das Dokument "Anforderungen an organisatorische Daten" für den Funktionsbereich. Diese Dokumente
finden Sie im Abschnitt "Betriebswirtschaftlicher Hintergrund" unter Organisationsstrukturen – Quick Guide
[Seite 5]. Weitere Informationen finden Sie auch unter Leitfaden: Einrichten Ihrer Organisationsstruktur
[Seite 13].
2.3.2 Mitarbeiter zuordnen
Voraussetzungen
Der Mitarbeiter oder Dienstleister, den Sie einer Organisationseinheit zuordnen möchten, wurde im System
angelegt. Sie können Mitarbeiter auf folgende Art und Weise anlegen:
50
●
Wenn Human Capital Management in Ihrem System aktiviert ist, können Sie im Work Center
Personalverwaltung Mitarbeiter anlegen und zuordnen. Dienstleister legen Sie im Work Center
Geschäftspartnerpflege an. Die Zuordnung erfolgt im Work Center Organisationsmanagement.
●
Ist Human Capital Management inaktiv, legen Sie die Mitarbeiter und Dienstleister im Work Center
Geschäftspartnerpflege an. Die Zuordnung zu den Organisationseinheiten nehmen Sie im Work Center
Organisationsmanagement vor.
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Sicht Organisationsstrukturen
Sie können Mitarbeiter nur Organisationseinheiten zuordnen, die in der Hierarchie über eine übergeordnete
Betriebsstätte verfügen. Daraus folgt, dass Mitarbeiter nicht auf Unternehmens- und Betriebsstättenebene
zugeordnet werden können. Um beispielsweise einen Geschäftsführer als Leiter Ihrer
Unternehmensorganisationseinheit zuordnen zu können, müssen Sie diesen Geschäftsführer zunächst als
Mitarbeiter einer Organisationseinheit zuordnen, die weiter unten in der Struktur angesiedelt ist, und ihn
dann als Leiter Ihrer Unternehmensorganisationseinheit zuweisen.
Vorgehensweise
1.
Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement in der Sicht Organisationsstrukturen die Option
Bearbeiten .
2.
Geben Sie das korrekte Gültig ab-Datum für Ihre Änderungen ein, und wählen Sie Start .
3.
Wählen Sie die Organisationseinheit aus, der Sie einen Mitarbeiter zuordnen möchten, und wählen Sie die
Registerkarte Mitarbeiter.
4.
Wählen Sie Hinzufügen . Der Tabelle wird eine Tabellenzeile hinzugefügt.
5.
Wählen Sie in der Spalte Personalnummer den Mitarbeiter oder Dienstleister aus, den Sie der
Organisationseinheit zuordnen möchten. Die Mitarbeiterdetails werden automatisch in die Tabelle
übertragen.
6.
Optional: Sie können dem Mitarbeiter in der Spalte Stellenkürzel eine Stelle zuordnen.
Stellen legen Sie im Work Center Organisationsmanagement in der Sicht Stellen bearbeiten an. Weitere
Informationen finden Sie unter Stellen bearbeiten – Quick Guide [Seite 53].
7.
Wählen Sie Sichern und dann eine der Optionen unter Aktivieren
, um die Änderungen zu aktivieren.
Sie können einer Organisationseinheit mehrere Mitarbeiter oder Dienstleister zuordnen.
Weitere Informationen
Vorgesetzte zuordnen [Seite 51]
2.3.3 Vorgesetzte zuordnen
Voraussetzungen
Mitarbeiter oder Dienstleister, die Sie einer Organisationseinheit als Vorgesetzter zuordnen möchten, sind bereits
in der Organisationsstruktur als Mitarbeiter vorhanden. Nachdem der Mitarbeiter oder Dienstleister einer
Organisationseinheit zugewiesen worden ist, können Sie den Mitarbeiter oder Dienstleister einer oder mehreren
Organisationseinheit(en) als Vorgesetzten zuordnen.
Weitere Informationen über das Zuordnen von Mitarbeitern zu einer Organisationsstruktur finden Sie unter
Mitarbeiter zuordnen [Seite 50].
Weitere Informationen über das Zuordnen von Vorgesetzten und die Folgen finden Sie unter Vorgesetztenzuordnung
[Seite 26].
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Sicht Organisationsstrukturen
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51
Vorgehensweise
1.
Wählen Sie im Work Center Organisationsmanagement in der Sicht Organisationsstrukturen die Option
Bearbeiten .
2.
Geben Sie das korrekte Gültig ab-Datum für Ihre Änderungen ein, und wählen Sie Start .
3.
Wählen Sie die Organisationseinheit aus, der Sie einen Vorgesetzten zuordnen möchten, und wählen Sie die
Registerkarte Allgemein.
4.
Geben Sie einen Vorgesetzten im Feld Vorgesetzter der Organisationseinheit ein, oder wählen Sie diesen aus.
Das System füllt die Felder Nummer des Vorgesetzten, Stellenbezeichnung und Zugeordnet zu entsprechend
der von Ihnen getroffenen Auswahl automatisch aus.
5.
Wählen Sie Sichern und dann eine der Optionen unter Aktivieren
, um die Änderungen zu aktivieren.
Jeder Organisationseinheit kann nur ein Vorgesetzter zugeordnet werden, auch dann, wenn der
Einheit mehrere Eigenschaften und/oder Funktionen zugeordnet sind. Der ausgewählte
Vorgesetzte ist dann der Vorgesetzte für alle Eigenschaften und/oder Funktionen, die der
Organisationseinheit zugeordnet sind.
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Sicht Organisationsstrukturen
3 Sicht Stellen bearbeiten
3.1 Stellen bearbeiten – Quick Guide
Auf die Sicht Stellen bearbeiten können Sie im Work Center Organisationsmanagement zugreifen.
Im Organisationsmanagement ist eine Stelle eine textuelle Beschreibung der Pflichten eines Mitarbeiters, die so
auch im Arbeitsvertrag zu finden sind. Die Stelle besteht aus einem Kürzel und einem Namen. Zudem verfügt sie
über ein Ablaufdatum, das zunächst auf "Unbegrenzt" gesetzt ist. Es kann jedoch ein bestimmtes Datum festgelegt
werden, wenn eine Stelle nicht weiter verwendet werden soll.
Wenn Mitarbeiter bei einer Organisationseinheit eingestellt oder dieser zugeordnet werden, muss ihnen im System
eine Stelle zugeordnet werden. Die Stelle beschreibt dann die Mitarbeiterzuordnung und wird zudem von der
Funktion "Projekte" zum Besetzen von Projekten und im Verkauf zum Erledigen servicebezogener Aufgaben
verwendet.
In der Auswahlliste Anzeigen dieser Sicht können Sie Stellen nach den folgenden Kriterien anzeigen:
●
Aktiv (unbegrenzte Gültigkeit): Zeigt Stellen ohne Ablaufdatum an
●
Aktiv (begrenzte Gültigkeit): Zeigt Stellen an, deren Ablaufdatum in der Zukunft liegt
●
Inaktiv: Zeigt Stellen an, die außerhalb ihres Gültigkeitszeitraums liegen
●
Alle: Zeigt alle Stellen an
Aufgaben
Neue Stelle anlegen
1.
Wählen Sie Neu . Das Bild Stellen bearbeiten wird angezeigt.
2.
Geben Sie einen Namen für die Stelle und ein Stellenkürzel ein.
Nach dem Sichern der Stelle kann das Stellenkürzel nicht mehr geändert
werden.
3.
Bei Bedarf können Sie eine Stellenbeschreibung anhängen. Wählen Sie dazu die
Drucktaste Hinzufügen , und hängen Sie dann die Datei oder den Link an.
Sie können eine Stellenbeschreibung auch später noch ändern, indem Sie die Stelle
bearbeiten und die Drucktaste Ersetzen wählen.
4.
Wählen Sie Sichern oder Sichern und schließen , um die neue Stelle zu sichern.
Sie können auch die nächste neue Stelle direkt über dieses Bild anlegen, indem
Sie die Drucktaste Neu wählen.
Die neue Stelle wurde im System gesichert und der Übersichtsliste Stellen bearbeiten
hinzugefügt, die beim ersten Zugriff auf die Work-Center-Sicht angezeigt wird. Ob die
Stelle Aktiv, Inaktiv oder Auslaufend ist, hängt vom Ablaufdatum ab.
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Sicht Stellen bearbeiten
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53
4 Sicht Arbeitsverteilung
4.1 Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten – Quick Guide
Über die Sicht Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten können Sie die Arbeitsverteilung in Ihrem Unternehmen
verwalten, indem Sie Arbeitsverteilungsregeln anlegen, mit deren Hilfe das System Tätigkeiten auswerten und für
diese Tätigkeiten die zuständige Organisationseinheit ermitteln kann. Je nach Arbeitskategorie wird die Tätigkeit an
die festgelegte Organisationseinheit weitergeleitet, bzw. die Organisationseinheit wird im betreffenden
Geschäftsbeleg vorgeschlagen.
Sie können im Work Center Organisationsmanagement unter Arbeitsverteilung auf diese Sicht zugreifen.
Betriebswirtschaftlicher Hintergrund
Arbeitsverteilung
Arbeitsverteilungsregeln regeln die Zuordnung von Arbeit zu Organisationseinheiten und Mitarbeitern. Aufgaben
sind in SAP Business ByDesign standardmäßig für alle Benutzer sichtbar, die über die entsprechenden
Zugriffsrechte verfügen. Allerdings muss bei einigen Geschäftsprozessen die zuständige Abteilung oder der
zuständige Mitarbeiter für eine Tätigkeit ermittelt werden. Für diese Bereiche können Sie Arbeitsverteilungsregeln
definieren, mit denen Sie Geschäftsbelege und Aufgaben automatisch bestimmten Organisationseinheiten oder
Mitarbeitern zuordnen können.
Weitere Informationen finden Sie unter Arbeitsverteilung [Seite 58].
Arbeitskategorien
Die Arbeitskategorie ist das zentrale Element für die Arbeitsverteilung. Eine Arbeitskategorie repräsentiert einen
spezifischen Arbeitsanteil in einem Geschäftsbereich und bezieht sich auf mindestens einen Geschäftsbeleg. Jede
Arbeitskategorie stellt Parameter zur Definition von Arbeitsverteilungsregeln bereit, auf deren Grundlage das
System die zuständige Organisationseinheit bzw. den zuständigen Mitarbeiter für einen Geschäftsbeleg ermittelt.
Weitere Informationen finden Sie unter Arbeitskategorien [Seite 60].
Aufgaben
Arbeitsverteilungsregel anlegen
1.
Wählen Sie in der Sicht Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten eine
Arbeitskategorie.
2.
Wählen Sie Bearbeiten .
Die Arbeitsverteilung für Daten in der Vergangenheit kann nicht geändert
werden. Wenn die Schaltfläche Bearbeiten deaktiviert ist, prüfen Sie das
Gültigkeitsdatum, und stellen Sie sicher, dass Sie kein Datum in der
Vergangenheit eingegeben haben.
3.
54
Wählen Sie unter Regeln zur Arbeitsverteilung die Option Hinzufügen .
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SAP Business ByDesign Mai 2013
Sicht Arbeitsverteilung
Wenn Sie eine vorhandene Regel kopieren möchten, wählen Sie Kopieren .
Das System verarbeitet Arbeitsverteilungsregeln für die Arbeitsverteilung auf
Organisationseinheiten nach Priorität. Liegen für eine Arbeitskategorie mehrere
Regeln vor, wird nur die erste Regel angewendet, die für die Eigenschaften des
ausgewerteten Geschäftsbelegs gilt. Beim Hinzufügen einer Regel wird eine neue Regel
angelegt und am Ende der Liste hinzugefügt. Sie können die Priorität einer Regel
ändern, indem Sie die Regel in der Tabelle nach oben oder nach unten verschieben.
4.
Geben Sie den Namen der Regel ein.
5.
Geben Sie die Nummer der zuständigen Organisationseinheit ein.
6.
Geben Sie den Gültigkeitszeitraum der Regel ein.
Wenn Sie eine Arbeitsverteilungsregel ändern oder löschen, die vor dem
Gültigkeitsdatum einsetzt, gilt die Regel nur bis zum Datum vor dem
Gültigkeitsdatum. Wenn Sie die Regel nur ändern, legt das System eine neue
Regel auf Basis der vorhandenen Regel an und übernimmt die von Ihnen
vorgenommenen Änderungen. Die neue Regel ist ab dem Gültigkeitsdatum
gültig.
7.
Wechseln Sie zum Abschnitt Regeldetails, und geben Sie die Parameter der Regel an.
Jeder Parameter wird als Registerkarte angezeigt, z. B. Unternehmen . Anhand der
Parameter können Sie genau bestimmen, welche Parameter in die Regel
eingeschlossen und welche Parameter von der Regel ausgeschlossen werden sollen.
8.
Wählen Sie Prüfen , um die Konsistenz der Regel zu prüfen.
9.
Wählen Sie Sichern oder Sichern und schließen .
Arbeitsverteilungsregel löschen
1.
Wählen Sie in der Sicht Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten eine
Arbeitskategorie.
2.
Wählen Sie Bearbeiten .
Die Arbeitsverteilung für Daten in der Vergangenheit kann nicht geändert
werden. Wenn die Schaltfläche Bearbeiten deaktiviert ist, prüfen Sie das
Gültigkeitsdatum, und stellen Sie sicher, dass Sie kein Datum in der
Vergangenheit eingegeben haben.
3.
Wählen Sie Regeln zur Arbeitsverteilung .
4.
Wählen Sie die zu löschende Arbeitsverteilungsregel, und wählen Sie dann Löschen .
5.
Wählen Sie Sichern oder Sichern und schließen .
Arbeitskategorie auf globale Arbeitsverteilung setzen
SAP Business ByDesign Mai 2013
Sicht Arbeitsverteilung
1.
Wählen Sie in der Sicht Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten eine
Arbeitskategorie mit dem Status Definierte Arbeitsverteilung.
2.
Wählen Sie unter Aktionen die Option Auf globale Arbeitsverteilung setzen.
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55
4.2 Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene – Quick Guide
Mithilfe der Sicht Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene können Sie die Arbeitsverteilung an Mitarbeiter verwalten,
indem Sie Arbeitsverteilungsregeln anlegen, mit deren Hilfe das System Tätigkeiten auswerten und für diese
Tätigkeiten den zuständigen Mitarbeiter ermitteln kann. Je nach Arbeitskategorie werden die Tätigkeiten an den
festgelegten Mitarbeiter weitergeleitet, bzw. der Mitarbeiter wird im betreffenden Geschäftsbeleg vorgeschlagen.
Sie können auf die Sicht Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene von folgenden Orten aus zugreifen.
●
Work Center Organisationsmanagement unter Arbeitsverteilung
●
Work Center Anwendungs- und Benutzerverwaltung unter Aufgabenverteilung
Betriebswirtschaftlicher Hintergrund
Arbeitsverteilung
Arbeitsverteilungsregeln regeln die Zuordnung von Arbeit zu Organisationseinheiten und Mitarbeitern. Aufgaben
sind in SAP Business ByDesign standardmäßig für alle Benutzer sichtbar, die über die entsprechenden
Zugriffsrechte verfügen. Allerdings muss bei einigen Geschäftsprozessen die zuständige Abteilung oder der
zuständige Mitarbeiter für eine Tätigkeit ermittelt werden. Für diese Bereiche können Sie Arbeitsverteilungsregeln
definieren, mit denen Sie Geschäftsbelege und Aufgaben automatisch bestimmten Organisationseinheiten oder
Mitarbeitern zuordnen können.
Weitere Informationen finden Sie unter Arbeitsverteilung [Seite 58].
Arbeitskategorien
Die Arbeitskategorie ist das zentrale Element für die Arbeitsverteilung. Eine Arbeitskategorie repräsentiert einen
spezifischen Arbeitsanteil in einem Geschäftsbereich und bezieht sich auf mindestens einen Geschäftsbeleg. Jede
Arbeitskategorie stellt Parameter zur Definition von Arbeitsverteilungsregeln bereit, auf deren Grundlage das
System die zuständige Organisationseinheit bzw. den zuständigen Mitarbeiter für einen Geschäftsbeleg ermittelt.
Weitere Informationen finden Sie unter Arbeitskategorien [Seite 60].
Aufgaben
Arbeitsverteilungsregel anlegen
1.
Wählen Sie in der Sicht Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene eine Arbeitskategorie.
2.
Wählen Sie Bearbeiten .
Für vergangene Datumsangaben können Sie die Arbeitsverteilung nicht
ändern. Wenn die Schaltfläche Bearbeiten deaktiviert ist, prüfen Sie das
Gültigkeitsdatum, und stellen Sie sicher, dass Sie kein Datum in der
Vergangenheit eingegeben haben.
3.
56
Wählen Sie unter Regeln zur Arbeitsverteilung die Option Hinzufügen .
Wenn Sie eine vorhandene Regel kopieren möchten, wählen Sie Kopieren .
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Sicht Arbeitsverteilung
Beim Hinzufügen wird eine neue Regel angelegt und am Ende der Liste hinzugefügt.
Sie können die Priorität einer Regel ändern, indem Sie die Regel in der Tabelle nach
oben oder nach unten verschieben.
4.
Geben Sie den Namen der Regel ein.
5.
Geben Sie die Nummer des zuständigen Mitarbeiters ein.
6.
Geben Sie den Gültigkeitszeitraum der Regel ein.
Wenn Sie eine Arbeitsverteilungsregel ändern oder löschen, die vor dem
Gültigkeitsdatum einsetzt, gilt die Regel nur bis zum Datum vor dem
Gültigkeitsdatum. Wenn Sie die Regel nur ändern, legt das System eine neue
Regel auf Basis der vorhandenen Regel an und übernimmt die von Ihnen
vorgenommenen Änderungen. Die neue Regel ist ab dem Gültigkeitsdatum
gültig.
7.
Wechseln Sie zum Abschnitt Regeldetails, und geben Sie die Parameter der Regel an.
Jeder Parameter wird als Registerkarte angezeigt, z. B. Unternehmen . Über die
Parametereinstellungen können Sie genau festlegen, welche Parameter in die Regel
eingeschlossen und welche von der Regel ausgeschlossen werden sollen.
8.
Wählen Sie Prüfen , um die Konsistenz der Regel zu prüfen.
9.
Wählen Sie Sichern oder Sichern und schließen .
Arbeitsverteilungsregel löschen
1.
Wählen Sie in der Sicht Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene eine Arbeitskategorie.
2.
Wählen Sie Bearbeiten .
Die Arbeitsverteilung für Daten in der Vergangenheit kann nicht geändert
werden. Wenn die Schaltfläche Bearbeiten deaktiviert ist, prüfen Sie das
Gültigkeitsdatum, und stellen Sie sicher, dass Sie kein Datum in der
Vergangenheit eingegeben haben.
3.
Wählen Sie Regeln zur Arbeitsverteilung .
4.
Wählen Sie die zu löschende Arbeitsverteilungsregel, und wählen Sie dann Löschen .
5.
Wählen Sie Sichern oder Sichern und schließen .
Arbeitskategorie auf "Undefiniert" setzen
SAP Business ByDesign Mai 2013
Sicht Arbeitsverteilung
1.
Wählen Sie in der Sicht Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene eine Arbeitskategorie
mit dem Status Definierte Arbeitsverteilung.
2.
Wählen Sie unter Aktionen die Option Auf "Undefiniert" setzen.
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57
4.3 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund
4.3.1 Arbeitsverteilung
Übersicht
Arbeitsverteilungsregeln regeln die Zuordnung von Arbeit zu Organisationseinheiten und Mitarbeitern. Aufgaben
sind in SAP Business ByDesign standardmäßig für alle Benutzer sichtbar, die über die entsprechenden
Zugriffsrechte verfügen. Allerdings muss bei einigen Geschäftsprozessen die zuständige Abteilung oder der
zuständige Mitarbeiter für eine Tätigkeit ermittelt werden. Für diese Bereiche können Sie Arbeitsverteilungsregeln
definieren, mit denen Sie Geschäftsbelege und Aufgaben automatisch bestimmten Organisationseinheiten oder
Mitarbeitern zuordnen können.
Arbeitsverteilung im Detail
Mithilfe der Arbeitsverteilung in SAP Business ByDesign können Sie Organisationseinheiten und Mitarbeiter
festlegen, die für bestimmte Geschäftsbelege zuständig sind. Zentrales Element der Arbeitsverteilung ist die
Arbeitskategorie, z. B. die Arbeitskategorie Verkaufsabteilung für manuelle Rechnungen. Jede Arbeitskategorie
repräsentiert einen spezifischen Satz von Aufgaben in einem Geschäftsbereich und bezieht sich auf mindestens
einen Geschäftsbeleg. Jede Arbeitskategorie stellt einen oder mehrere Parameter bereit, die den Parametern im
jeweiligen Geschäftsbeleg entsprechen. Diese Parameter können Sie zum Definieren von Regeln verwenden, auf
deren Grundlage das System die zuständige Organisationseinheit bzw. den zuständigen Mitarbeiter eines
Geschäftsbelegs ermittelt. Das System vergleicht die für die Parameter in den Arbeitsverteilungsregeln
angegebenen Daten mit den Daten im Geschäftsbeleg. Stimmen die Daten überein, führt das System je nach
Arbeitskategorie folgende Aktionen aus:
●
Das System stellt die Organisationseinheit oder den Mitarbeiter bereit, die bzw. der im relevanten
Geschäftsbeleg als Vorschlag ermittelt wurde.
●
Das System ordnet den Geschäftsbeleg dem entsprechenden Arbeitsvorrat zu.
●
Das System sendet eine Tätigkeit zur Aufgabensteuerung an die Mitarbeiter der ermittelten
Organisationseinheit bzw. an einen ganz bestimmten Mitarbeiter.
Jedoch erfolgt die Arbeitsverteilung nicht für alle Geschäftsprozesse mittels Aufgabensteuerung oder Zuordnung
zum Arbeitsvorrat. In einigen Fällen dient die Arbeitsverteilung lediglich dazu, die zuständige Organisationseinheit
bzw. den zuständigen Mitarbeiter im Geschäftsbeleg als Vorschlag bereitzustellen.
Die Arbeitsverteilung legt nur fest, wer für einen bestimmten Geschäftsbeleg zuständig ist. Die Zugriffsrechte für
diese Geschäftsbelege werden jedoch nicht definiert. Um auf Geschäftsbelege und die zugehörigen Tätigkeiten zur
Aufgabensteuerung zugreifen zu können, muss die jeweilige Work-Center-Sicht dem entsprechenden Benutzer
zugeordnet sein. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzer- und Zugriffsverwaltung.
Im System wird zwischen der Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten und der Arbeitsverteilung auf
Mitarbeiterebene unterschieden.
Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten
Die Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten enthält alle Arbeitskategorien, die das System zur Ermittlung der
zuständigen Organisationseinheit für einen bestimmten Geschäftsbeleg benötigt. Eine Arbeitskategorie für die
Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten ist immer mit der für die Organisationseinheit definierten Funktion
58
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Sicht Arbeitsverteilung
verknüpft, z. B. ist die Arbeitskategorie Rechnungsprüfung mit der Funktion Rechnungsprüfung verknüpft. Mithilfe
der Funktion einer Organisationseinheit wird die Rolle der Organisationseinheit im Geschäftsprozess definiert. Jede
Funktion steht für einen bestimmten Fachbereich und eine Reihe von Work Centern und Work-Center-Sichten, die
der zugeordnete Benutzer zur Erledigung der Aufgaben in diesem Bereich benötigt. Weitere Informationen zu den
verschiedenen Funktionen finden Sie unter Funktionen [Seite 22].
Eine Voraussetzung für die Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten ist eine ordnungsgemäß
konfigurierte Organisationsstruktur im Work Center Organisationsmanagement. Dazu gehört die korrekte
Zuordnung von Funktionen zu Organisationseinheiten gemäß den Aufgaben, die in den
Organisationseinheiten durchgeführt werden. Weitere Informationen finden Sie unter
Organisationsstrukturen – Quick Guide [Seite 5].
Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene
Die Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene enthält alle Arbeitskategorien, die das System zur Ermittlung des
zuständigen Mitarbeiters für einen bestimmten Geschäftsbeleg benötigt. Für bestimmte Geschäftsprozesse muss
der Verantwortliche oder zuständige Mitarbeiter eines Geschäftsbelegs ermittelt werden (z. B. der zuständige
Kundenbetreuer eines Kunden). Die Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene wird immer unabhängig von der
Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten konfiguriert. Um die Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene zu
verwenden, müssen Sie demnach vorher keine Regeln für die Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten festlegen.
Genehmigungen
Ein besonderer Fall der Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene ist die Ermittlung eines Genehmigenden in einem
Genehmigungsprozess. Bei Genehmigungen handelt es sich um Aufgaben, die vom System an Mitarbeiter gesendet
werden, die in der Organisationsstruktur als Vorgesetzte oder Genehmigende festgelegt wurden. Weitere
Informationen finden Sie unter Vorgesetztenzuordnung [Seite 26].
Für die Verwaltung von Genehmigungen muss dem entsprechenden Genehmigenden das Work Center
Mein Verantwortungsbereich zugeordnet sein.
In der Regel ermittelt das System den Genehmigenden über die Organisationsstruktur. Im Rahmen bestimmter
Geschäftsprozesse ist es jedoch erforderlich, für die Ermittlung des Genehmigenden spezifische Regeln zur
Arbeitsverteilung festzulegen. Für diese Geschäftsprozesse stellt das System spezifische Arbeitskategorien für die
Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene bereit. Die Ermittlung eines Genehmigenden kann jedoch noch von weiteren
anwendungsspezifischen Kriterien abhängen, z. B. von Schwellenwerten oder vom ausgewählten Lösungsumfang.
Einige Fachbereiche stellen spezifische Genehmigungsarten bereit, mit denen Sie Mitarbeiter als alternative
Genehmigende festlegen können. In der Rechnungsprüfung mag es z. B. erforderlich sein, für Benutzer, die auf
Beschaffungsaufgaben zugreifen, alternative Genehmigende festzulegen. Zu diesem Zweck stellt das System
Arbeitskategorien für alternative Genehmigende bereit. Das System sendet eine Genehmigungsaufgabe an den
Genehmigenden aus der Organisationsstruktur sowie an den in der Arbeitskategorie definierten alternativen
Genehmigenden.
Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten von Genehmigungen [Seite 28].
Weitere Informationen
Aufgabensteuerung
Arbeitskategorien [Seite 60]
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Sicht Arbeitsverteilung
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4.3.2 Arbeitskategorien
Die Arbeitskategorie ist das zentrale Element für die Arbeitsverteilung. Eine Arbeitskategorie repräsentiert einen
spezifischen Arbeitsanteil in einem Geschäftsbereich und bezieht sich auf mindestens einen Geschäftsbeleg. Jede
Arbeitskategorie stellt Parameter zur Definition von Arbeitsverteilungsregeln bereit, auf deren Grundlage das
System die zuständige Organisationseinheit bzw. den zuständigen Mitarbeiter für einen Geschäftsbeleg ermittelt.
Weitere Informationen finden Sie unter Arbeitsverteilung [Seite 58].
Arbeitskategorien für die Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten
Sie können die Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten im Work Center Organisationsmanagement unter
Arbeitsverteilung
Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten
definieren.
Zu Beginn wird für alle Arbeitskategorien in der Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten der Modus Globale
Arbeitsverteilung festgelegt. Dies hat zur Folge, dass das System für einen Geschäftsbeleg oder für ein
Aufgabensteuerungselement keine zuständige Organisationseinheit ermitteln kann und dass das entsprechende
Feld leer bleibt. Nachdem Sie im System Arbeitsverteilungsregeln angelegt haben, ist die Vorgabe Globale
Arbeitsverteilung für die Geschäftsbelege und Aufgabensteuerungselemente nicht mehr gültig. Stattdessen prüft
das System für alle Geschäftsbelege und Aufgabensteuerungselemente, ob eine Arbeitsverteilungsregel gilt. Wenn
eine Regel gilt, wird der entsprechende Geschäftsbeleg bzw. das entsprechende Aufgabensteuerungselement der
anhand der Arbeitsverteilungsregel ermittelten Organisationseinheit zugeordnet.
Das System verarbeitet Arbeitsverteilungsregeln für die Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten nach Priorität.
Liegen für eine Arbeitskategorie mehrere Regeln vor, wird nur die erste Regel angewendet, die für die Eigenschaften
des ausgewerteten Geschäftsbelegs gilt.
Weitere Informationen über das Anlegen und Bearbeiten von Regeln für die Arbeitsverteilung auf
Organisationseinheiten finden Sie unter Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten – Quick Guide [Seite 54].
Für die Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten stehen die folgenden Arbeitskategorien zur Verfügung:
●
Einkauf
○
Operativer Einkauf
○
●
●
60
Rechnungsprüfung
Vertrieb und Marketing
○
Rechnungsabteilung für Verkauf und Abrechnung
○
Relevante Vertriebswege
○
Verkaufsabteilung für manuelle Rechnungen
○
Verkaufsabteilung für Verkauf
○
Marketingabteilung für Leads
Service und Support
○
Ausführendes Serviceteam für Kundenaufträge und Verträge
○
Ausführendes Serviceteam für Serviceaufträge
○
Service- und Supportteam für Serviceanfragen
○
Service- und Supportteam für Serviceaufträge
○
Vertragseinheit
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Sicht Arbeitsverteilung
Arbeitskategorien für die Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene
Sie können die Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene im Work Center Organisationsmanagement unter
Arbeitsverteilung
Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene
Benutzerverwaltung unter
Aufgabenverteilung
oder im Work Center Anwendungs- und
Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene
definieren.
Zu Beginn wird für alle Arbeitskategorien in der Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene der Status Undefiniert
festgelegt. Dies bedeutet, dass das System die zugehörigen Geschäftsbelege und Aufgaben nicht einem
vorgesehenen Mitarbeiter zuordnen kann. Nachdem Sie im System Arbeitsverteilungsregeln angelegt haben, prüft
das System alle Geschäftsbelege und Aufgabensteuerungselemente daraufhin, ob eine Arbeitsverteilungsregel gilt.
Wenn eine Regel gilt, wird der entsprechende Geschäftsbeleg bzw. das entsprechende Aufgabensteuerungselement
dem anhand der Arbeitsverteilungsregel ermittelten Mitarbeiter zugeordnet.
Liegen für eine Arbeitskategorie mehrere Regeln vor, wendet das System alle Regeln an, die für die Eigenschaften
des ausgewerteten Geschäftsbelegs gelten.
Weitere Informationen über das Anlegen und Bearbeiten von Regeln für die Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene
finden Sie unter Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene – Quick Guide [Seite 56].
Für die Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene stehen die folgenden Arbeitskategorien zur Verfügung:
●
●
●
●
Finanzen und Verwaltung
○
Genehmigender für Verbindlichkeiten
○
Genehmigender für Forderungen
○
Genehmigender für Verwaltung der Steuern
○
Genehmigender für Liquiditätsmanagement
○
Alternativer Genehmigender für Spesenabrechnungen
Einkauf
○
Zusätzlicher Buchhalter
○
Alternativer Genehmigender für Bestellungen
○
Alternativer Genehmigender für Lieferantenrechnungen
○
Alternativer Genehmigender für Einkaufskontrakte
○
Bestellanforderungen und Bestellungen
○
Lieferantenrechnungen
Vertrieb und Marketing
○
Alternativer Genehmigender für Preislisten Verkauf
○
Alternativer Genehmigender für Angebote
○
Alternativer Genehmigender für Kundenretouren
○
Kundenzuständigkeit nach Beteiligtenrolle
○
Zuständiger Mitarbeiter für den Verkauf
Service- und Support
○
Leistungserbringer für Kundenaufträge und Verträge
○
Leistungserbringer für Serviceaufträge
○
Bearbeiter für Serviceanfragen
○
Bearbeiter für Serviceaufträge
○
Vertragsadministrator
SAP Business ByDesign Mai 2013
Sicht Arbeitsverteilung
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SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge,
ByDesign, SAP BusinessObjects Explorer,
StreamWork, SAP HANA und weitere im Text
erwähnte SAP-Produkte und Dienstleistungen sowie
die entsprechenden Logos sind Marken oder
eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und
anderen Ländern.
Business Objects und das Business-Objects-Logo,
BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions,
Web Intelligence, Xcelsius und andere im Text
erwähnte Business-Objects-Produkte und
Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos
sind Marken oder eingetragene Marken der Business
Objects Software Ltd. Business Objects ist ein
Unternehmen der SAP AG.
Sybase und Adaptive Server, iAnywhere, Sybase 365,
SQL Anywhere und weitere im Text erwähnte SybaseProdukte und -Dienstleistungen sowie die
entsprechenden Logos sind Marken oder
eingetragene Marken der Sybase Inc. Sybase ist ein
Unternehmen der SAP AG.
Crossgate, m@gic EDDY, B2B 360°, B2B 360°
Services sind eingetragene Marken der Crossgate AG
in Deutschland und anderen Ländern. Crossgate ist ein
Unternehmen der SAP AG.
Alle anderen Namen von Produkten und
Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen.
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lediglich zu Informationszwecken. Produkte können
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vorliegenden Angaben werden von SAP AG und ihren
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und dienen ausschließlich Informationszwecken. Der
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Garantie für Fehler oder Unvollständigkeiten in dieser
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die in der Vereinbarung über die jeweiligen Produkte
und Dienstleistungen ausdrücklich geregelt ist. Aus
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ergibt sich keine weiterführende Haftung.

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