FAQ Interessenskonflikt

FAQs Conflict of Interest
Was ist ein Interessenkonflikt?
Ein Interessenkonflikt liegt vor, wenn das Risiko besteht, dass das professionelle
Urteilsvermögen oder Handeln des LHT Gruppe-Mitarbeiters durch persönliche Interessen
(z.B. persönliche Beziehungen zu Externen oder Zuwendungen von Externen) derart
beeinflusst wird, dass er seine geschäftlichen Entscheidungen nicht mehr ausschließlich
zum Wohle des Unternehmens trifft.
Wie kann ich Interessenskonflikte vermeiden?
In Zweifelsfällen sollten Sie die in der Richtlinie Conflict of Interest niedergelegten
Wertgrenzen beachten und die gegebenenfalls erforderliche vorherige Zustimmung des
Vorgesetzten oder des Group Compliance Offices CJ/C frühzeitig einholen. Aus
Transparenzgründen dokumentieren Sie bitte Ihr Vorgehen, denn bereits der Anschein
eines Interessenkonflikts kann negative Folgen haben und sollte unbedingt vermieden
werden.
Kann ich neben meiner Arbeit bei der LHT Gruppe einer Tätigkeit als selbstständiger
Berater nachgehen?
Es ist im Einzelfall zu prüfen, ob ein Interessenskonflikt vorliegt, wobei es darauf ankommt,
in welchem Bereich Sie als Berater tätig sind und welche Funktion sie bei der LHT Gruppe
haben. Sofern Sie gegenüber Wettbewerbern, Kunden oder Lieferanten der LHT Gruppe
als Berater auftreten, ist die Lage kritisch zu bewerten und im Einzelfall zu prüfen, wie mit
Situation umzugehen ist. In jedem Fall müssen Sie Ihre Nebentätigkeit dem Arbeitgeber
(Personalbereich) melden und eine schriftliche Einwilligung (vor Aufnahme) einholen.
Meine Abteilung plant ein Geschäft mit dem Unternehmen, in dem meine Frau/mein
Mann arbeitet. Wie muss ich mich verhalten?
Zunächst ist Ihr Vorgesetzter grundsätzlich darüber zu informieren, dass Ihre Frau/Ihr
Mann für das Unternehmen tätig ist. Um einen Interessenkonflikt zu vermeiden, sollten Sie
nicht an der Entscheidung für oder gegen das Unternehmen beteiligt sein. Sofern Ihre
Beteiligung am Entscheidungsprozess unvermeidlich ist, sollten Sie diesen
Entscheidungsprozess lediglich vorbereiten und ihr Vorgesetzter sollte in Abstimmung mit
dem Group Compliance Office oder von diesem Beauftragte für oder gegen das
Unternehmen entscheiden. In jedem Fall sollten Sie Transparenz sicherstellen, damit nicht
der Eindruck der Vetternwirtschaft oder unzulässigen Vorteilsgewährung entsteht. Zudem
sollten Sie darauf achten, Ihrem Partner keine vertraulichen Informationen, z.B. über
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Angebote von Konkurrenten, mitzuteilen. Selbiges gilt auch für den Umgang mit Firmen,
die andere Mitglieder Ihrer Familie beschäftigen.
Wann liegen Beziehungen zu Unternehmen vor, die einen Interessenkonflikt
begründen können?
Beziehungen zu Unternehmen bergen den Anschein einer unzulässigen Einflussnahme,
wenn der Mitarbeiter im Namen der LHT Gruppe geschäftliche Entscheidungen für
Unternehmen trifft, welche in seinem Eigentum stehen oder an welchen er sich beteiligt.
Ein Interessenskonflikt kann des Weiteren bestehen, wenn der Mitarbeiter eine
Nebentätigkeit für das Unternehmen ausübt oder regelmäßige Vortragshonorare sowie
sonstige Einkünfte von den Unternehmen bezieht, mit welchen er im Namen der LHT
Gruppe Geschäftskontakte pflegt.
Ich plane eine Investition in das Unternehmen eines Geschäftspartners der LHT
Gruppe. Darf ich diese tätigen?
Grundsätzlich werden solche Investitionen als kritisch bewertet, da die Gefahr eines
Interessenskonflikts bestehen kann. Melden Sie die geplante Investition dem Group
Compliance Office, da dieses schriftlich zustimmen muss.
Wann übersteigen persönliche Beziehungen zu Kunden, Lieferanten und sonstigen
Geschäftspartnern einen sozial- und geschäftsadäquaten Rahmen?
Dies wird in der Regel bei Verwandten, Ehegatten, Lebenspartnern, aber auch
Freundschaften sowie sonstigen engen persönlichen Beziehungen angenommen.
Ein unzulässiger Interessenskonflikt kann gegeben sein, wenn LHT Gruppe-Mitarbeiter
persönliche Beziehungen zu Personen unterhalten, die für ein Unternehmen tätig sind, mit
welchen LHT Gruppe eine Geschäftsbeziehung pflegt.
Ich wurde zu einem geschäftlichen Termin von einem Kunden zum Abendessen in
ein Restaurant eingeladen. Kann ich die Einladung annehmen?
Hierbei kommt es darauf an, ob gerade Vertragsverhandlungen oder Ausschreibungen mit
diesem Kunden stattfinden, die dadurch beeinflusst werden könnten. Finden solche statt,
sollten Sie (bzw. LHT Gruppe) Ihren Anteil der Rechnung selbst übernehmen um nicht den
Anschein einer unlauteren Beeinflussung zu setzen. Finden aktuell keine
Vertragsverhandlungen oder Ausschreibungen statt, können Sie die Einladung annehmen,
solange der Marktwert der Verköstigung EUR/USD 60/80 (bei Führungskräften EUR/USD
200/250) nicht übersteigt und es sich nur um eine gelegentliche Einladung handelt. Ein
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Überschreiten dieser Grenze ist mit vorheriger Zustimmung Ihres Vorgesetzten möglich,
was von Ihnen und Ihrem Vorgesetzten jedoch zu dokumentieren ist.
Ich wurde von einem Geschäftspartner zu einer Weihnachtsfeier eingeladen. Kann
ich die Einladung annehmen?
Auch hierbei kommt es darauf an, ob gerade Vertragsverhandlungen oder
Ausschreibungen mit diesem Geschäftspartner stattfinden, die dadurch beeinflusst werden
könnten. Ist das nicht der Fall, können Sie teilnehmen, solange der Marktwert der
Veranstaltung bei Mitarbeitern EUR/USD 60/80 und bei Führungskräften EUR/USD
200/250 nicht übersteigt und Sie von diesem Geschäftspartner nur gelegentlich eingeladen
werden. Bei der Teilnahme an Veranstaltungen mit einem höheren Wert ist die vorherige
Zustimmung des Vorgesetzten einzuholen und die Konsultation sowie Entscheidung zu
dokumentieren.
Weihnachten steht vor der Tür und ich habe von verschiedenen Geschäftspartnern
Geschenke erhalten. Darf ich diese ohne weiteres annehmen?
Weihnachtsgeschenke dürfen angenommen werden, sofern sie nicht in Form von Bargeld
oder Gutscheinen erfolgen und einen Wert von EUR/USD 30/40 nicht überschreiten. Es
ist jedoch darauf zu achten, dass seitens des Schenkenden mit dem Geschenk nicht die
Erwartung einer Gegenleistung verbunden ist und auch nicht der Anschein entsteht, dass
dem so ist. Bei der Annahme von Geschenken mit einem Wert von mehr als EUR/USD
30/40, aber weniger als EUR/USD 200/250 ist die vorherige Zustimmung des
Vorgesetzten erforderlich und die Konsultation sowie die Entscheidung sind zu
dokumentieren. Geschenke mit einem Wert von mehr als EUR/USD 200/250 dürfen nur
mit Zustimmung des Group Compliance Offices CJ/C oder einem von diesem Beauftragten
angenommen werden.
Um grundsätzlich den Anschein einer persönlichen Beeinflussung zu vermeiden, sollten
Sie im Zweifel ein erhaltenes Geschenk zurückgeben. Sollte eine Rückgabe aus
nachvollziehbaren (z.B. kulturellen) Gründen nicht möglich sein, sollten Sie dem
Schenkenden mitteilen, dass Sie das Geschenk nicht persönlich annehmen können und
derartige Geschenke in Ihrer Abteilung gesammelt und unter den Kollegen verlost werden
und ihn darum bitten, künftig das Überreichen von Geschenken zu unterlassen. Aus
Transparenzgründen dokumentieren Sie bitte sowohl die Verlosung als auch Ihre
Mitteilung an den Schenkenden.
In Zweifelsfällen wenden Sie sich bitte an das Group Compliance Office CJ/C.
Ich habe geheiratet und von einigen Geschäftspartnern Geschenke erhalten. Darf
ich diese annehmen?
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Zu besonderen Anlässen, wie bspw. einer Hochzeit, dürfen Geschenke angenommen
werden, allerdings dürfen es keine Geldgeschenke oder Gutscheine sein und ein Wert von
EUR/USD 30/40 darf nicht überschritten werden. Haben Sie ein Geschenk mit einem
höheren Wert erhalten, ist für die Annahme die Zustimmung Ihres Vorgesetzten
erforderlich. Geschenke mit einem Wert von mehr als EUR/USD 200/250 dürfen nur mit
Zustimmung des Group Compliance Offices CJ/C oder einem von diesem Beauftragten
angenommen werden.
Wie ermittele ich den Wert einer Zuwendung (Geschenke,
Essenseinladungen oder sonstige Zuwendungen oder Vergünstigungen)?
Events,
Am einfachsten ist es, den Marktwert der Zuwendung im Internet zu recherchieren. Wenn
Sie sich dennoch unsicher sind, können Sie den Wert der Zuwendung auch beim
Zuwendenden erfragen. Dies ist mittlerweile eine industrieweit etablierte Vorgehensweise,
die aufgrund von Compliance-Anforderungen entstanden ist.
Wann hat eine Einladung zu einer Veranstaltung einen geschäftlichen Bezug?
Bei Veranstaltungen ist der geschäftliche Bezug in der Regel gegeben, wenn aus dem
Einladungsschreiben hervorgeht, dass ein Fachprogramm die Veranstaltung dominiert. Bei
Veranstaltungen mit alleinigem oder überwiegendem Spaß- und Freizeitcharakter wird der
geschäftliche Bezug hingegen in der Regel abzulehnen sein.
Ich bin mir unsicher, ob mein Fall einen Interessenskonflikt darstellt. An wen kann
ich mich wenden?
Sollten Sie sich unsicher sein, wenden Sie sich an Ihren Vorgesetzten oder das Group
Compliance Office CJ/C.
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