ess-fahrtkostenerfassung

CTH – Anwendung zur monatsweisen Erfassung von Fahrtkosten
Reisen von Mitarbeitern, die sich aufgrund von betrieblichen Erfordernissen ergeben,
gehören zu den alltäglichen Abläufen innerhalb von Unternehmen.
Mit den Reisen sind jedoch Aufwendungen für die zurückgelegte Wegstrecke verbunden, die
den Mitarbeitern im Nachgang häufig erstattet werden sollen.
Hierfür haben wir ein Employee-/Manager Self Service-Szenario, basierend auf der
Technologie Web Dynpro für ABAP (WDA), geschaffen, mit dem Mitarbeiter in die Lage
versetzt werden, ihre gefahrenen Kilometer systemseitig zu erfassen und zur weiteren
Bearbeitung an ihre Vorgesetzten zu senden. Genehmigte Anträge werden in die
Personaladministration übergeleitet.
Das Szenario ist eine schlanke und komfortable Lösung für jene, denen die Einrichtung der
SAP-Reisekosten zu aufwendig scheint.
Funktionsumfang der Anwendung
Mitarbeiter (Employee Self Service)
Über die Anwendung können Mitarbeiter ihre im Rahmen von betrieblichen Anlässen
zurückgelegten Kilometer erfassen und zur Genehmigung an den Vorgesetzten senden.
Bereits gesendete Fahrtkostenerstattungsanträge können von den Mitarbeitern bei Bedarf
geändert oder gelöscht werden, was unter Umständen eine erneute Genehmigung nach sich
zieht.
Die Anwendung beinhaltet die folgenden Funktionalitäten:
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Monatsweise Erfassung der Fahrtkosten durch den Mitarbeiter mittels Auswahl von
Lohnarten über ein Dropdown-Menü – z. B. Dienstfahrt Auto. Die Mehrfacherfassung
gleicher Lohnarten ist möglich. Die erfassten Tageskilometer werden pro Lohnart
kumuliert.
Angabe des Abfahrts- und Zielorts, des Fahrtenzwecks und der Anzahl der
zurückgelegten Kilometer über Freitextfelder.
Unterstützung einer sukzessiven Erfassung (Speichern und Fortsetzen der
Datenerfassung).
Möglichkeiten zur weiteren Bearbeitung, wie zum Beispiel das Ändern und
Stornieren/Löschen von bereits erfassten Anträgen und der Export nach Excel.
Notizfeld zur optionalen Eingabe einer Mitteilung an den Vorgesetzten.
Fahrtkostenübersicht, in der die Mitarbeiter alle ihre Anträge einsehen können. Die
Darstellung erfolgt in einer übersichtlichen tabellarischen Form.
Statusnachverfolgung zur transparenten Darstellung der Bearbeitungsstände der
Anträge.
Weiterleitung des Antrags zur Genehmigung an den Vorgesetzten (Linienvorgesetzter im
Organisationsmanagement).
Vorgesetzte (Manager Self-Service)
Die Genehmigung erfolgt über die Standardanwendung Arbeitsübersichtsseite der SAP
(Personal Objekt Worklist - POWL). Erweiterung der Standard-POWL, so dass
Fahrtkostenerstattungsanträge über eine kundeneigene Kategorie/Query aufgerufen
werden können.
Die Anwendung beinhaltet die folgenden Funktionalitäten:
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Aufruf einer Antragsdetailsicht aus dem Arbeitsvorrat heraus zur Anzeige der durch den
Mitarbeiter erfassten Belegdaten.
Synchrone oder asynchrone Überleitung der genehmigten Anträge in die
Personalstammdaten.
Sachbearbeiter
Der Sachbearbeiter kann mittels eines kundenindividuellen Reports, aufrufbar über eine
kundeneigene Transaktion, stichprobenartig Anträge von Mitarbeitern prüfen und
auswerten.
Vorteile
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Intuitive und benutzerfreundliche Bedienbarkeit.
Gleiches Look and Feel zu den SAP Standard-Anwendungen im ESS-/MSS-Umfeld
durch Verwendung des SAP Floorplan-Managers.
Verbesserung der Prozesstransparenz durch Statusnachverfolgung und
Benachrichtigung der Prozessbeteiligten.
Ablösen von manuellen, papierbasierten Prozessen durch systemgestützte Lösung.
Aufgrund der Kumulation der erfassten Kilometer pro Lohnart brauchen Vorgesetzte
nach Abschluss der Erfassung durch den Mitarbeiter nur einen Antrag bearbeiten, der
alle relevanten Lohnarten enthält. Weiterhin muss nur ein Datensatz je Lohnart in
den jeweiligen Infotyp (z. B. IT Entgeltbelege – 2010) verbucht werden, der die
kumulierten Kilometer enthält.
Customizing der Anwendung
Über Customizingeinstellungen können folgende Aspekte gesteuert werden:
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Die Lohnarten, die die Mitarbeiter erfassen dürfen.
Bezeichnungen der Belegstatus in der Anwendung
Texte in Dialogfenstern und Meldungen.
Flexibilität der Antragsdatenbank
Die Antragsdatenbank ist so aufgebaut, dass die von den Mitarbeitern über die
Anwendung erfassten Antragsdaten über verschiedene Infotypen zur Auszahlung
gebracht werden können. Denkbar wären folgende Infotypen:
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Wiederkehrende Be-/Abzüge (Infotyp 0014)
Ergänzende Zahlung (Infotyp 0015)
Entgeltbelege (Infotyp 2010).
Selbstverständlich lassen sich durch die flexible Ausgestaltung der Antragsdatenbank auch
weitere ESS/MSS-Szenarien abbilden.
Voraussetzungen
Um die Anwendung einsetzen zu können und die Kommunikation zwischen den
Prozessbeteiligten während des Prozesses zu gewährleisten, sind für alle Personen die
folgenden Subtypen des Infotyps Kommunikation (IT 0105) im SAP HCM System (Backend) zu
pflegen:
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Sie haben den Systembenutzernamen in Subtyp 0001 bestimmt (Systembenutzername
SAP System (SY-UNAME)).
Sie haben die E-Mail-Adresse in Subtyp 0010 hinterlegt (E-Mail).
Systemvoraussetzungen zum Einsatz von ESS-/MSS-Anwendungen basierend auf Web
Dynpro für ABAP müssen erfüllt sein (mindestens Release 6.0, EhP5 und MSS Addon
1.0).
Der Aufruf der Anwendung kann über den NetWeaver Business Client bzw. das SAP
Enterprise Portal erfolgen, so dass auch die Systemvoraussetzungen für den Einsatz des
NWBC bzw. des SAP-Enterprise Portals erfüllt sein müssen.
CTH Consult TEAM Hamburg GmbH
Zentrale
Christoph-Probst-Weg 2
20251 Hamburg
Tel: 040-22 63 60-0
E-Mail: [email protected]
www.cth.de
Niederlassung
Kaiser-Wilhelm-Ring 27-29
50672 Köln
0221-56 94 403

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