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Dezemat 1.1
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Tenlr ale Fin anzbuchhaltung,
allgemeine Venraltung
Corinna Kenkel
An alle
Mitarbeitenden der Universität Paderborn
lm Hause
06.1 1 .2015
WarburgerStr. 100
33098 Paderbom
Raum
82,201
Web
05251 60-5389
05251 60-3566
[email protected],de
urunr.upb.de
Fon
Fax
Mail
Vorbereitende Maßnahmen und lnformationen zum Jahresabschluss 2015
Sehr geehrte Damen und Herren,
wie in den Vorjahren wird die Universität Paderborn zum 31.12.2015 ihren Jahresabschluss nach kaufmännischen Grundsätzen auf der Grundlage des Handelsgesetzbuches (HGB) aufstellen.
lm Folgenden erhalten Sie einige lnformationen im Zusammenhang mit
Terminen und Fristen zum Jahreswechsel sowie allgemeine Hinweise
zur Mitwirkung bei der Aufstellung des Jahresabschlusses. lch bitte um
Beachtung und entsprechende Mitteilungen an die zuständigen Bereiche in der Verwaltung.
{. Termine und Fristen zum Jahreswechsel
Da die Universität Paderborn arvischen Weihnachten und Neujahr im
Wesentlichen geschlossen wird, können in der Zeit vom 23.12.2015 bis
05.01 .2016 keine Zahlungen oder sonstige Buchungen vorgenommen
werden.
ln Anbetracht des zLt erwartenden erhöhten Rechnungsaufkommens
zum Jahresende bitte ich dringend darum, sämtliche Rechnunsen inkl.
Kontierungsbeleqen, die noch vor dem Jahreswechsel bezahlt werden
sollen, dem Sachgebiet 1.1 mit allen erforderlichen Unterlagen und Unterschriften bis spätestens {5.12.2015 vozulegen. Dies gilt insbesondere für Drittmittelprojekte und andere Projekte, die bis zum Jahresende
abgerechnet werden müssen.
Sofern die Zahlungen noch durch andere Bereiche der Hochschulverwaltung geprüft werden müssen - zum Beispiel durch Dezernat 4 bei
Beihilfen oder Reisekosten oder durch Dezernat 5 bei Bauausgaben
sind entsprechende Vorlaufzeiten in diesem Bereich zu beachten, damit
eine rechtzeitige Weiterleitung an das Sachgebiet 1.1 gewährleistet ist.
Reichen Sie lhre Erstattungsanträge für Reisekosten und Beihilfen möglichst frühzeitig ein.
Kontierunosbeleqe zu Auslandsüberweisunqen (Devisen) und EURO-Auslandsübennreisungen sind dem Sachgebiet 1.1 bis spätestens
15,12.2015 vorzulegen, damit Wechselkursänderungen und mögliche
Gebühren noch vor dem Jahresabschluss gebucht werden können.
Sollten Sie in Ausnahmefällen Schecks von Partnern/Kunden erhalten
haben, müssen diese unbedingt bis zum 15.12.2015 (ggf. über Sachgebiet 2.3) an das Sachgebiet 1.1 weitergeleitet werden, damit eine rechtzeitige Einreichung zur Gutschrift bei den Banken sichergestellt wird.
2. Buchungsschluss für das Jahr 2015
Buchungsstopp für Rechnungen, die das Jahr 2015 betreffen, d.h. denen Lieferungen und Leistungen im Jahr 2015 zugrunde liegen, ist der
10.02.2016. Alle bis Ende Januar 2016 vorliegenden Rechnungen müssen daher zügig an die Buchhaltung weitergeleitet werden, damit sie
noch bis zu diesem Termin erfasst werden können. Nach dem
10.A2.2A16 eingehende Rechnungen, die das Jahr 2A15 betreffen, belasten das Wirtschaftsjahr 2016.
Erforderliche Umbuchunsen, die das Jahr 2015 betreffen, $ind unverzüglich der Geschäftsbuchführung zuzuleiten. Anträge auf Umbuchungen, die nach dem 20,01.2016 eingehen und das Jahr 2A15 betreffen,
können nicht mehr für das Jahr 2Aß berücksichtigt werden. Bitte prüfen
Sie daher möglichst noch vor dem Jahreswechsel, ob sich auf lhren Abrechnungsobjekten (einschließlich der Drittmittelprojekte) Um buchungserfordernisse ergeben und teilen Sie diese zeitnah mit.
Anlagenabgänge und Anlagenverlagerungen des Jahres 2015 sind der
An lagen buchhaltung ebenfalls bis zu m 20.01 .201 I vorzulegen.
Die aktuellen Formulare für die oben beschriebenen Geschäftsvorfälle
finden Sie unter ,,http://www.uni-paderborn.de/zvl1-1lintegrierte-verbundrechnung-machf'.
Bitte achten Sie insbesondere auf die Vollständigkeit der vorgelegten
Unterlagen und die notwendigen Unterschriftenbefugnisse, um zeitliche
Verzögerungen zu vermeiden. Nähere Hinweise hierzu können Sie der
Kontierungsrichtlinie entnehmen, die Sie ebenfalls unter dem obenstehenden Link einsehen können.
3. Hinweise zur Mitwirkung bei der Aufstellung des Jahresabschlusses
Sachgebiet 1 .1 ist als federführende Stelle für die Bilanzierung auf die
Mitwirkung und Unterstützung aller Mitarbeitenden der Universität Paderborn angewiesen. Konkret bedeutet das, dass die lnformationen, die
überwiegend in Form von "Belegen" in den dezentralen Bereichen anfallen, zeitnah an Sachgebiet 1.1 und Sachgebiet 2.3 weitergeleitet werden müssen. Belege in diesem Sinn sind zunächst Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Gutschriften, aber auch im Fall von durch die Universität Paderborn erbrachten Leistungen entsprechende Nachweise
hierüber.
Die dezentralen Bereiche sind dafür verantwortlich, dass Forderungen
aus Drittmitteln direkt bei der Entstehung an Sachgebiet 2.3 gemeldet
werden, damit dort eine umgehende Rechnungserstellung und Buchung
veranlasst werden kann. Verwenden Sie hierzu bitte die E-Mail zur
,,Meldung für zu erstellende Rechnungef,", welche Sie unter ,,http:/Anrrrrr.unipaderborn. del zv I 2-3tform
u
lare-u
nd-merkblaetterf f i n d e n.
Nur für den Ausnahmefall, dass die Buchungsbelege allein durch Sachgebiet 2.3 erstellt werden (2.8. Mittelabrufe, Ausgangsrechnungen, etc.)
muss kein Kontierungsblatt für Einnahmen von lhnen auf den Weg gebracht werden.
Wenn in lhrem Bereich aus früheren oder gegenwärtigen Tätigkeiten
oder Geschäften der Universität Paderborn Risiken resultieren sollten,
müssen diese Sachgebiet 1.1 gemeldet werden, damit diese als soge-
nannte Rückstellungen (Risikovorsorgepositionen) in der Bilanz abgebildet werden können.
Ebenso sind im Verlauf des Jahres 2A15 entstandene größere Schäden
an Einrichtungen und Anlagen der Universität Paderborn an Sachgebiet
1.1 zu melden, sofern sie die Nutzungsfähigkeit der Anlage / Einrichtung
wesentlich einschränken und nicht noch im Jahr 2015 repariert werden.
Bei den oben genannten Terminen zum Jahresende handelt es sich um
Ausschlussfristen. Alle Belege die bereits im Vorfeld vorgelegt werden
können erleichtern den Mitarbeitenden in der Buchhaltung die zeitnahe
Verbuchung und vermeiden Rückstände zum Jahresende.
Für weitere lnformationen stehen lhnen Hen Kokot (Bilanz, Tel. 2518),
Frau Schallenberg (Geschäftsbuchführung, Tel. 5591), Frau Lahme
(Drittmittel, Tel. 2694), Herr Becker (Zahlungsverkehr, Banken, Tel.
3231) und Frau Kenkel (Sonstiges, Tel. 5389) zur Verfügung.
lch bitte Sie, den lnhalt dieses Schreibens in geeigneter Weise in lhrem
Bereich bekannt zu geben.
Mit freundlichen Gr
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