Integriertes Campusmanagement mit SAP® Student Lifecycle

SAP für Hochschulen
© 2014 SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten.
Integriertes Campusmanagement
mit SAP® Student Lifecycle Management
Integriertes Campusmanagement mit
SAP Student Lifecycle Management
SAP® Student Lifecycle Management ist die Branchenlösung
der SAP für ein umfassendes Campusmanagement. Diese deckt
den kompletten Studierendenzyklus von der Bewerbung bis
zur Exmatrikulation ab. Abgerundet wird die Lösung durch
Selfservices-Angebote für Studierende und Dozenten. Dabei
handelt es sich um webbasierte Online-Services, mit denen
die Nutzer die praktischen Dinge des universitären Alltags
per Intranet erledigen können, wie zum Beispiel:
•• Noteneinsicht
•• Kursbuchung
•• Anmelden externer Leistungen
•• Adressdatenänderung
•• Anwesenheitsfeststellung
•• Notenvergabe etc.
BEWERBUNG UND ZULASSUNG
Der Bewerberprozess, der in den Internetauftritt der Universität
integriert werden kann, wird über verschiedene Zugangskanäle
(online, anonymisiert, per Post, über Bewerberplattformen)
initiiert. Die unterschiedlichen Zulassungsvoraussetzungen je
Studiengang, Fakultät, Bewerberprofil etc. lassen sich durch
konfigurierbare Zulassungskriterienkataloge optimal abbilden.
Die Bewerbung wird durch dynamische Eingabefelder, Möglichkeiten der Zwischenspeicherung und den Upload von Bewerberunterlagen unterstützt. Eingehende Online-Bewerbungen
werden automatisch an die zuständigen Sachbearbeiter w
eitergeleitet. Individuelle Workflows steuern den Bearbeitungs
prozess der Bewerbungen bedarfsgerecht. Die Definition,
Bildung und Auswertung von Quoten und Ranglisten sowie
Nachrückverfahren sind zukünftig konfigurierbar.
Alle Kernprozesse in einer Lösung:
SAP Student Lifecycle Management für ein umfassendes Campusmanagement
Selfservices Studierende und Dozenten/Studienfachberater
Alumni
Exmatrikulation
Studienabschluss
Bewerbung
Stammdaten und Strukturen
Studierendenverwaltung
• Studierendenstammdaten
• Studierendenbuchhaltung
• Berichtswesen
Überprüfung
Studienfortschritt
Lehre und Studium
• Akademische Struktur
• Studien- und
Prüfungsordnung
• Veranstaltungen
• Akademischer
Kalender
Lehrplanung
Veranstaltungsplanung
Zulassung
Anerkennung
von Leistungen
Immatrikulation
Studienfachberatung
Lehrveranstaltungen buchen
Prüfungen/Anwesenheit
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Integriertes Campusmanagement mit SAP® Student Lifecycle Management
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Teilvorgänge, wie die Regelprüfung oder das Anlegen der
Studierendenstamm- und -kontodaten, werden im Hinter
grund angestoßen, automatisch abgewickelt, und alle
notwendigen Stammdaten sowohl für das Campusmanagement als auch für das Rechnungswesen werden angelegt.
Abschließend erstellt das System E-Mails oder Briefe zur
Information des Bewerbers über seinen Bewerbungsstatus.
Die zukünftigen Studierenden Ihrer Hochschule können
den aktuellen Status ihrer Bewerbung im Internet abrufen.
STUDIERENDENVERWALTUNG
Studierendenakte
Die Studierendenakte dient der Verwaltung aller studierendenspezifischen Daten. Mit einigen wenigen Klicks erreichen die
Mitarbeiter in der Studierendenverwaltung alle relevanten
Daten und Eingabefelder. Die Studierendenakte ist nicht nur
der zentrale Speicher für die wichtigsten Daten, sondern auch
der Ausgangspunkt vieler studierendenbezogener Prozesse.
Die Inhalte können über kundenspezifische Felder erweitert
und so an die Bedürfnisse des Anwenders angepasst werden.
Die Akte bietet Zugang zur akademischen Laufbahn einer Studentin oder eines Studenten, zu den aktuellen Kursbelegungen,
zur Leistungsübersicht sowie zum Studienfortschritt. Der Zugriff
auf diese Daten ist selbstverständlich durch Berechtigungen
geschützt.
Aus der Studierendenakte kann Korrespondenz angezeigt und
versendet werden, zum Beispiel Transcripts of Records oder
Bescheinigungen. Neben dieser Möglichkeit der Einzelkorrespondenz werden selbstverständlich Dokumente auch über
Massenprozesse oder Selfservice-Szenarien, zum Beispiel
zu Semesterbeginn, automatisch angestoßen und verteilt.
Alle ein- und ausgehenden Dokumente werden erfasst und
sind erneut a
ufrufbar. Jeder Eintrag in die Akte wird über
eine Vorgangshistorie dokumentiert.
Auch Informationen über Gebührenberechnungen, Kontenstände und offene Zahlungen sind schnell erreichbar. Mit SAP
Biller Direct lassen sich offene Posten online oder mithilfe
der Barkassenfunktionen persönlich im Studierendensekretariat
bezahlen. Die SAP-Anwendung bietet eine besonders flexible
Gebührenberechnung einschließlich Rückzahlungen, Fälligkeitsdaten und Kontierungen für das Controlling und das
Haushaltsmanagement. So können Sie den gesamten Einnahmefluss Ihrer Hochschule überwachen und große Datenmengen
problemlos verarbeiten. Außerdem werden systemseitig
Studienbeihilfeauszahlungen einschließlich Darlehen und
Sponsorenschaft durch Dritte unterstützt.
Mit SAP Student Lifecycle Management erhalten autorisierte
Fakultätsmitarbeiter einen Online-Zugang zu den Kursteilnehmerlisten, wo die Prüfungsergebnisse und Bewertungsskalen von
den Lehrkräften beziehungsweise Prüfern eingetragen werden.
Je nach Kursniveau oder Student/Studentin können diese
variieren. Nachdem der Prüfer alle Ergebnisse eingegeben und
nochmals kontrolliert hat, beendet er den Bewertungsvorgang.
Danach können die Studierenden ihre Ergebnisse im SelfserviceBereich einsehen. Von diesem Zeitpunkt an werden die Ergebnisse auch für Nachfolgeprozesse wie Studienfortschritt oder
für den Studienabschluss geforderte Prüfungen verwendet.
LEHRMANAGEMENT UND PRÜFUNGSVERWALTUNG
Die Abbildung der Studien- und Prüfungsordnungen muss
durch ein hohes Maß an Flexibilität gekennzeichnet sein.
Einerseits anspruchsvoll, um die komplexen Anforderungen
deutscher Hochschulen an die Abbildung von Prüfungsordnungen erfüllen zu können, und andererseits auch so einfach,
dass die Mitarbeiter die Pflege weitestgehend selbständig
durchführen können.
„Die SAP-Lösung hatte nicht nur den größten
Funktionsumfang, sondern erwies sich auch als
die wirtschaftlichste Lösung.“
Prof. Dr. Frank Schweitzer, stellvertretender Direktor der
Staatlichen Studienakademie Dresden
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Alle wesentlichen Strukturelemente, wie Studiengänge,
Studienmodule, Veranstaltungen, Prüfungen etc., werden in
SAP Student Lifecycle Management in der sogenannten
akademischen Struktur festgelegt. Dabei müssen Struktur
elemente in der Regel nur einmal definiert werden und lassen
sich dann mittels Referenzierung vielfach verwenden. So kann
beispielsweise ein Studienmodul mit seinen zugeordneten
Veranstaltungen von mehreren Studiengängen genutzt werden.
VERANSTALTUNGSMANAGEMENT
Studienmodule lassen sich zu Studienmodulgruppen zusammenfassen. Durch die geeignete Strukturierung der Studienmodulgruppen lassen sich Prüfungsordnungen, insbesondere die
Regelungen zur Studienzielerreichung (ECTS-Punkte usw.),
einfach darstellen. Der Studienerfolg wird über sogenannte
Anforderungskataloge ermittelt. Allen Studierenden ist ein Anforderungskatalog zugeordnet, nach dem sie studieren. Erbrachte
und in der Studierendenakte dokumentierte Studienleistungen
werden gegen den Anforderungskatalog geprüft. Diese Zuordnung kann bei Bedarf geändert werden. Die Anforderungskataloge
bestehen im Wesentlichen aus Regeln, in denen festgelegt ist,
wie ein Studiengang erfolgreich absolviert wird.
•• In der Auslieferung ist ein Set von Standardregeln enthalten,
das für die Pflege der Anforderungskataloge genutzt wird.
•• Die Regeln können bei Bedarf kundenspezifisch angepasst
werden, damit sie den Kundenbelangen optimal entsprechen.
•• Anforderungskataloge können kopiert und in verschiedenen
Versionen genutzt werden. Dadurch erhalten Studierende
eines Studiengangs die Möglichkeit, nach unterschiedlichen
Prüfungsordnungen zu studieren beziehungsweise auf eine
andere Prüfungsordnung oder -version umzustellen.
Notwendige Ressourcen (Raum, Dozent) können festgelegt
werden, das System führt eine Verfügbarkeitsprüfung bei der
Planung durch. Die Ressourcen lassen sich für die Planung
flexibel um zusätzliche Veranstaltungskriterien, zum Beispiel
die Bereitstellung von Präsentationstechnik, erweitern. Die
Planung von Terminserien wird unterstützt. Über sogenannte
Veranstaltungspakete können zusammengehörige Events
gebündelt werden. Das Buchen von Veranstaltungen wird über
Selfservice-Funktionen für Studierende unterstützt, die auch
eine Wartelistenfunktionalität enthalten. Buchungsrestriktionen
für Studienmodule können gepflegt werden.
Jedem/jeder Studierenden können durch einen Abgleich seiner/
ihrer erbrachten Studienleistungen gegen einen beliebigen
Anforderungskatalog die Auswirkungen eines Studiengangsoder Studienfachwechsels oder des Umstiegs auf eine andere
Prüfungsordnung visualisiert werden. Die Abbildung von
Studien- und Prüfungsordnungen erfolgt durch die Pflege
der akademischen Struktur und der Anforderungskataloge.
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Im Veranstaltungsmanagement werden auf Basis der festgelegten akademischen Struktur die Veranstaltungen a
bgeleitet
und in einer Planungsumgebung bereitgestellt. Kopierfunktionen
bestehen, um selektiert nach verschiedenen Kriterien, wie zum
Beispiel Studiengang oder Fakultät, bestehende Veranstaltungsplanungen zu kopieren.
„Mit der Umsetzung unseres SAPbasierten Projektes Campus Dual haben
wir den Grundstein für ein modernes,
prozessorientiertes und qualitäts
gerechtes IT-Management gelegt.“
Prof. Dr. Frank Schweitzer, stellvertretender Direktor der
Staatlichen Studienakademie Dresden
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Kundenreferenzen
FACHHOCHSCHULE FRANKFURT AM MAIN:
DIGITALER CAMPUS
BERUFSAKADEMIE SACHSEN: EIN SYSTEM FÜR ALLE
AKADEMISCHEN KERNPROZESSE
Mit Beginn des Wintersemesters 2013/14 hat die FH Frankfurt
als erste hessische Fachhochschule ein integriertes Campusmanagement-System auf SAP-Basis eingeführt. Dazu zählen
die Prozesse Semesterplanung, Lehrauftragsverwaltung und
Deputatsabrechnung der Lehrenden, die zuvor manuell durchgeführt wurden.
Die Umsetzung der Bologna-Vorgaben stellte die Berufs
akademie Sachsen vor große technische und organisatorische
Herausforderungen, die mit der früheren heterogenen IT-Infrastruktur nicht zu lösen waren. Gefordert war ein integriertes
IT-System, das die neuen Studienformen abbildet, aber auch
für die Besonderheiten des dualen Studiums ohne Abstriche
geeignet ist. Dazu gehörten die Abbildung modularisierter
Studiengänge mit Creditpoint-Vergabe und Diploma-Supplement sowie die Verwaltung von Praxispartnern und der ca.
125 hauptamtlichen und 1.700 nebenberuflichen Lehrkräfte
der Akademie.
Ein integriertes Campusmanagement-System ist heute ein
wichtiger Standortfaktor, denn für die Digital Natives ist
der Zugang zu ihren Daten über ein Webportal mittels mobiler
Endgeräte selbstverständlich. Mit dem Abschluss der ersten
Projektphase hat die FH Frankfurt den Weg dorthin erfolgreich
beschritten.
Herzstück ist ein von der Projektgruppe „Digitaler Campus“
entwickeltes internetbasiertes Portal auf Basis des SoftwareModuls SAP Student Lifecycle Management. Dieses wurde
an die Prozesse der FH Frankfurt angepasst und mit den sich
seit einigen Jahren an der FH im Einsatz befindlichen SAPSoftwarekomponenten für die Personal- und Finanzverwaltung gekoppelt. Das Campusmanagement-System ist für alle
Hochschulangehörigen nach neuesten Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien weltweit zugänglich.
Zur Bewältigung der vielfältigen Verwaltungsaufgaben setzt die
Einrichtung seit 2012 auf SAP Student Lifecycle Management.
Mit ihrem Campusmanagement-System „Campus Dual“ bildet
die BA Sachsen alle akademischen Kernprozesse in einem zentralen System ab, um effizienter zu arbeiten und die Betreuung
von Studierenden und Praxispartnern zu optimieren.
Erfahren Sie, wie die Berufsakademie Sachsen mit
SAP S
tudent Lifecycle Management die besonderen
Herausforderungen des dualen Studiensystems meistert:
www.sap.de/hochschulen.
Die erste Projektphase ist mit der Einführung des Campus
management-Systems in den Hochschulalltag der Fachbereiche
erfolgreich abgeschlossen. Die FH Frankfurt entlastet damit
die Fachbereiche, indem zeitaufwändige Prozesse nunmehr ITgestützt abgewickelt werden können. Dabei haben die Projektverantwortlichen sorgfältig darauf geachtet, sich an den Bedarfen
der Fachbereiche zu orientieren und diese zu erfüllen.
In einer folgenden Projektphase werden die Prozesse Studierenden- und Prüfungsverwaltung integriert. Damit erhalten die
Studierenden einen Zugang zum Campusmanagement-System.
Ende 2015 soll das Projekt abgeschlossen sein und alle relevanten
hochschulweiten lehr- und lernbezogenen Prozesse über das
Campusmanagement-System abgewickelt werden.
Integriertes Campusmanagement mit SAP® Student Lifecycle Management
Studio SAP | 33537deDE (14/10)
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