Anwenderleitfaden dg mail Mailarchivierung

dg mail Mailarchivierung
Version 2.2
Anwenderleitfaden
dg mail Mailarchivierung
dg mail Mailarchivierung
Version 2.2
Inhalt
Ansprechpartner ..................................................................................................................................... 3
Einführung ............................................................................................................................................... 4
Umgang mit dg mail Mailarchiv............................................................................................................... 5
Was ändert sich an der Oberfläche von Outlook? .............................................................................. 5
Archivieren von ausgewählten Elementen.......................................................................................... 6
Umgang mit der Mailarchivierung bei mehreren eingebundenen Postfächern bzw. Freigaben............ 7
Archivierte Mails können in ein anderes Postfach verschoben/kopiert werden. ........................... 7
Nicht Archiviert Mails in ein weiteres eingebundenes Postfach verschieben ................................ 7
Nicht Archivierte Mail in ein freigegebenes Postfach schieben ...................................................... 7
Weiterführende Funktionen - Werkzeuge für Suchfelder ................................................................ 10
Ansehen und Anfordern archivierter Elemente .................................................................................... 11
So erkennen Sie ein archiviertes Element ..................................................................................... 11
Anfordern (Wiederherstellen) ....................................................................................................... 11
Was ändert sich an der Oberfläche von Outlook Web App? ................................................................ 13
Zugriff von mobil Devices ...................................................................................................................... 14
Zugriff von Extern auf das Archiv .......................................................................................................... 14
dg mail Offline Cache ............................................................................................................................ 15
Öffnen archivierter Elemente mit Offline Cache ........................................................................... 15
Synchronisieren des Offline Cache ................................................................................................ 15
Automatische Synchronisation - Einstellungen ............................................................................. 16
Manuelle Synchronisation eines Ordners ..................................................................................... 17
dg mail Offline Cache und Desktop-Suchmaschinen ..................................................................... 18
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Ansprechpartner
solid IT GmbH
Helpdesk
Bahnhofstraße 7
74072 Heilbronn
Tel.: 07131 – 390 79 40
Fax: 07131 – 390 79 11
Email: [email protected]
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Einführung
Aus rechtlichen Vorgaben, wie z.B. dem HGB, ergeben sich Anforderungen an die E-MailArchivierung. So müssen z.B. E-Mails, die als Handelsbriefe (Aufträge, Lieferpapiere,
Reklamationen, Rechnungen, Auftragsbestätigungen, u.v.m.) einzustufen sind, archiviert
werden.
Dieses Dokument gibt Ihnen einen Überblick über die Benutzerkomponenten der dg mailMailarchivierungs-Lösung.
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Umgang mit dg mail Mailarchiv
Was ändert sich an der Oberfläche von Outlook?
Das Erscheinungsbild von Outlook wird durch dg mail leicht verändert. Sie werden
feststellen, dass neue Funktionen dazu kommen und sich die Symbole von OutlookElementen verändern. Aber keine Sorge, Ihre Daten bleiben erhalten.
Neue Menübänder
Neu sind die Menübänder dg mail (1) und die optionale Symbolleiste dg mail Offline Cache
(2) sowie entsprechende Funktionen im Kontextmenü.
Die in der Abbildung dargestellten Funktionen, sind in Abhängigkeit von den jeweils
markierten Elementen nicht immer alle aktiv.
Gegebenenfalls sehen Sie nicht alle Elemente, weil Ihnen dafür die Berechtigung fehlt. dg
mail Offline Cache ist eine Option, die ggf. bei Ihnen nicht in Betrieb ist.
Neue Symbole
Bei der Archivierung von Outlook-Elementen werden diese samt ggf. vorhandener Anhänge
im Archiv abgelegt und können - je nach Konfiguration - im Postfach belassen, gelöscht oder
(was dem Regelfall entspricht) durch ein Referenz-Element ersetzt werden. Letzteres enthält
einen Verweis auf das Original im Archiv und den ursprünglichen Text.
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Das Referenz-Element wird wie alle anderen Outlook-Elemente bedient, d. h. es kann
weitergeleitet, verschoben oder für eine Vorschau geöffnet werden. Anders als normale
Elemente können Referenz-Elemente sogar bedenkenlos gelöscht werden: Da die originalen
Elemente sicher im Archiv liegen, können Sie sie über die Suchfunktion von dg mail jederzeit
wiederfinden und auf ihren Inhalt zugreifen.
Referenz-Elemente tragen im Gegensatz zu den bekannten Outlook-Elementen in der
Oberfläche das Symbol: .
Archivieren von ausgewählten Elementen
1. Wählen Sie ein oder mehrere Elemente aus, indem Sie sie anklicken.
2. Klicken Sie auf
Archivieren aus dem Kontextmenü oder dem Menüband.
3. Nach wenigen Sekunden ändert sich das Symbol der Elemente (bei E-Mails z. B. ein
Briefumschlag) in ein Symbol eines optischen Datenträgers , wodurch der Erfolg
der Archivierung sichtbar wird.
Hinweise:
Das Archivieren mit dg mail darf nicht verwechselt werden mit der Archivierungsfunktion von Microsoft Outlook (Menü Ordner > Einstellungen für AutoArchivierung >
AutoArchivierung)!
Besteht keine Verbindung zum Exchange Server, wird der Befehl zwar registriert,
allerdings erst bei erneuter Verbindung zum Server ausgeführt.
Bei dg mail handelt es sich um ein reines Mail Archivierungssystem, keine Termine,
Aufgaben oder Notizen!!
Wenn Journaling aktiviert ist, werden alle ein- und ausgehenden Mails automatisch
archiviert, der Anhang wird aber nicht wegextrahiert und es wird die Mail auch nicht
durch ein Referenz-Objekt ersetzt.
Es besteht die Möglichkeit, dass Mails nach einer gewissen Zeit in gewissen Ordnern
automatisch archiviert werden.
Wurde eine Mail mit Anhang archiviert, so sollte sie nicht aus dem Listenmenü heraus
durch Anklicken von „Weiterleiten“ versendet werden, da dann nur der Archivverweis
aber nicht der eigentliche Anhang weitergeleitet wird. Für die Weiterleitung empfehlen
sich zwei Vorgehensweisen:
a. Öffnen der Mail – dadurch wird der Anhang wieder hergestellt. Wenn Sie nun auf
„Weiterleiten“ klicken, dann wird die Mail inkl. Anhang für die Weiterleitung erstellt.
b. Anfordern – es öffnet sich die Originalmail. Diese kann dann weitergeleitet
werden.
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Umgang mit der Mailarchivierung bei mehreren eingebundenen
Postfächern bzw. Freigaben
Archivierte Mails können in ein anderes Postfach verschoben/kopiert werden

Ist das Postfach/Freigabe in der gleichen E-Maildomäne, lässt sich der Anhang
weiterhin wiederherstellen/anzeigen.

Die Mail wird dort aber nicht mehr archiviert, weder über Journaling noch über die
Archivierungsfunktion.

Wird die Mail dort gelöscht, kann sie in diesem Postfach nicht mehr gefunden
werden. Auch die Suchfunktion für das Postfach liefert die Mail nicht als Ergebnis
zurück.

Die Mail ist somit nur über das Originalpostfach bzw. dessen Archivfunktion
auffindbar.
Nicht archivierte Mails in ein weiteres eingebundenes Postfach verschieben

Die Mail kann dort archiviert werden.

Die Mail wird dort aber nicht mehr über die Journaling Funktion archiviert.

Mails die dort nach dem Archivieren gelöscht werden können über die Suchfunktion
im Mailarchiv des Postfaches gefunden werden.

Die Mail ist zusätzlich noch über das Originalpostfach bzw. dessen Archivfunktion
auffindbar, sofern Journaling aktiv ist.
Nicht archivierte Mails in ein freigegebenes Postfach schieben

Die Mail kann dort durch den User nicht archiviert werden.

Die Mail kann durch den Hauptuser dieses Postfaches archiviert werden.

Die Mail wird dort nicht mehr über die Journaling Funktion archiviert.

Die Mail kann über die automatische Archivierung archiviert werden.

Gelöschte und nicht archivierte Mails können über die Suche (siehe „So suchen Sie
archivierte Elemente) nicht gefunden werden.

Die Mail ist zusätzlich noch über das Originalpostfach bzw. dessen Archivfunktion
auffindbar, sofern Journaling aktiv ist.
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Archivieren von Ordnern
So archivieren Sie alle Elemente eines Ordners:
1. Wählen Sie über die rechte Maustaste im Menü die Option „Archivieren“, um die
E-Mails im entsprechenden Ordner zu archivieren.
2. Mit Unterordnern archivieren, um den entsprechenden Ordner inklusive aller
vorhandenen Unterordner zu archivieren.
Suchen archivierter Elemente
Klicken Sie im Menüband auf
„Suchen“, um den Suchdialog zu öffnen.
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Geben Sie die gewünschten Suchkriterien in die Suchfelder ein. Verwenden Sie möglichst
mehrere Kriterien, um die Treffermenge klein und relevant zu halten und dadurch die
Übermittlung des Ergebnisses zu beschleunigen.
Bestimmen Sie ggf. einen Ergebnisordner, in dem das Suchergebnis gespeichert werden soll
(optional). Der angegebene Ordner wird im Postfach angelegt. Wenn Sie das Zeichen "\"
nutzen, können Sie auch weitere Unterordner erzeugen, z.B. führt die Angabe von
MeineSuchen\Service dazu, dass im Postfach der Ordner MeineSuchen mit dem
Unterordner Service angelegt wird. Falls der Zielordner nicht existiert, wird er automatisch
angelegt. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird das Suchergebnis in einem neuen
Ergebnisordner gespeichert, der mit Datum und Uhrzeit der Suche gekennzeichnet wird z.B.
dgmail Suche 2014-05-06 14:17:58.
Klicken Sie auf Suchen, um die Suche zu starten.
Alle Suchfelder werden mit UND verknüpft, d. h. es werden nur Elemente gefunden, die mit
allen Suchkriterien gleichzeitig übereinstimmen.
Sobald die Suche gestartet wurde, können Sie sich den aktuellen Ergebnisordner über
„Ergebnisordner öffnen…“ anzeigen lassen.
Über „Öffne Ergebnisordner“ im Menüband Ergebnisse können Sie die zuletzt benutzten
Ergebnisordner ebenfalls direkt öffnen.
Alternativ klicken Sie zum Starten der Suche auf „Suchen und Öffnen“, um das Suchergebnis
direkt angezeigt zu bekommen.
Hinweis: Besteht keine Verbindung zum Exchange Server, wird der Befehl zwar registriert,
allerdings erst bei erneuter Verbindung zum Server ausgeführt.
Nach Absenden der Suchanfragen kann in Outlook weitergearbeitet werden. dg Mail stellt
nach kurzer Zeit einen Ordner zur Verfügung und füllt diesen mit den Suchergebnissen.
Dieser Ordner kann wie alle Ordner im Outlook über die Outlook-Funktion durchsucht,
gefiltert bzw. sortiert werden.
Durch Dopppelklick auf die Mail bzw. Anfordern öffnet sich diese inkl. Anhang.
Der Suchergebnisordner wird vom System automatisch nach X-Tagen (der genaue Wert wird
bei der Einstellung des Archivsystems vom Kunden festgelegt) gelöscht, über das
Kontextmenü „Ordner löschen“ können Sie diesen jederzeit vorher löschen um Ihr Postfach
aufgeräumt zu halten.
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Besonderheit bei Suchen und Öffnen
Schaltfläche für Löschen des Ordners beim Schließen ist automatisch gesetzt, d.h. durch
das Schließen des Ordners wird das Suchergebnis automatisch gelöscht. Sie brauchen nicht
„aufzuräumen“, können aber nach dem Schließen auch nicht mehr auf das Suchergebnis
zurückgreifen und müssen die Suche erneut ausführen.
Durch Deaktivierung des Feldes
verhindern Sie dies.
Weiterführende Funktionen - Werkzeuge für Suchfelder
Funktion
Von mir
Erläuterung
Füllt das Absenderfeld mit Ihrer E-Mail-Adresse
Hinweis: Da die Postfach-Besitzer-Information vom
ExchangeServer erfragt werden muss, sind die Funktionen Von mir
und An mich nur verfügbar, wenn Outlook eine Verbindung zum
Exchange Server hat.
An mich
Füllt das Empfängerfeld mit Ihrer E-Mail-Adresse
Hinweis: Siehe oben
Zeitraum
Hier sind mehrere Funktionen hinterlegt. Wenn Sie direkt auf
Zeitraum klicken wird das Suchfeld Alter entsprechend dem
Zeitraum gefüllt.
Wenn Sie die Liste hinter diesem Eintrag öffnen, steht Ihnen
folgende Auswahl zur Verfügung:
Felder leeren

Von letzter Woche

Vom letzten Monat

Vom letzten Quartal

Vom letzten Jahr

Älter als ein Jahr

Beliebiges Datum
Wenn Sie auf Felder leeren klicken, wird der Inhalt aller Suchfelder
gelöscht.
Beim Öffnen der hinterlegten Liste können Sie einen dieser
Funktionen wählen:

Adressfelder leeren bezieht sich auf An, Von, cc und bcc

Betreff und Nachricht leeren

Kategorien leeren

Ordnerpfad leeren

Alle leeren (wie Felder leeren)
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Ansehen und Anfordern archivierter Elemente
Der Sinn von dg mail liegt unter anderem in der Entlastung Ihres Postfaches in dem die
Inhalte der archivierten Elemente im Archiv liegen und nicht in Exchange. Damit können Sie
z.B. bei begrenzter Postfachgröße dort eine größere Anzahl von Elementen vorhalten.
Aus diesem Grund wird bei dg mail zwischen Ansehen eines archivierten Elements und
dessen Wiederherstellung unterschieden, denn beim Ansehen wird kein zusätzlicher
Speicherplatz in ihrem Postfach benötigt, bei der Wiederherstellung sehr wohl. Im
Sprachgebrauch von dg mail entspricht das Wiederherstellen dem sogenannten Anfordern.
So erkennen Sie ein archiviertes Element
Bei der Archivierung von Outlook-Elementen werden diese samt ggf. vorhandener Anhänge
im Archiv abgelegt und können - je nach Konfiguration - im Postfach belassen, gelöscht oder
(was dem Regelfall entspricht) durch ein Referenz-Element ersetzt werden. Letzteres enthält
einen Verweis auf das Original im Archiv und den ursprünglichen Text.
Das Referenz-Element wird wie alle anderen Outlook-Elemente bedient, d. h. es kann
weitergeleitet, verschoben oder für eine Vorschau geöffnet werden. Anders als normale
Elemente können Referenz-Elemente sogar bedenkenlos gelöscht werden: Da die originalen
Elemente sicher im Archiv liegen, können Sie diese über die Suchfunktion von dg mail
jederzeit wiederfinden und auf ihren Inhalt zugreifen.
Referenz-Elemente tragen im Gegensatz zu den bekannten Outlook-Elementen in der
Oberfläche das Symbol: .
Anfordern (Wiederherstellen)
Sie können Referenz-Elemente aus folgenden Situationen heraus öffnen:
1. aus der Ansicht eines Referenz-Elements
2. aus der Listenansicht, indem Sie die gewünschten Referenz-Elemente auswählen
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Beim Anfordern wird in Ihrem Postkorb ein Element angelegt, das dem Originalelement
entspricht und alle ggf. vorhandenen Anhänge beinhaltet.
Das Kontextmenü steht Ihnen ausschließlich in der Listenansicht von Referenz-Elementen
zur Verfügung.
Zum Anfordern von archivierten Referenz-Elementen öffnen Sie das Kontextmenü
(Rechtsklick) und wählen eine der Anforderungsfunktionen aus, die im Folgenden
beschrieben sind.
Anforderungsfunktion
Anforderungsfunktion
Anfordern
Erläuterung
Erläuterung
Auf diese Art und Weise angeforderte Elemente sind im
Anforderungsordner Ihres Postfaches zu finden. Die
Beschreibung, wie Sie den Namen des Anforderungsordners
anpassen können, finden sie in Menüband Optionen.
Standardmäßig ist dg mail Dokumente voreingestellt.
Wenn Sie dg mail so konfiguriert haben, dass angeforderte
Elemente sofort dargestellt werden, wird es unmittelbar nach
der Wiederherstellung angezeigt. Siehe Menüband Optionen.
in aktuellen Ordner
in Originalordner
Stellt archivierte Elemente in dem Ordner wieder her, in dem
sich Referenz-Element befindet.
Stellt archivierte Elemente in ihrem Ursprungsordner wieder
her. Wenn der Ordnerpfad nicht mehr existiert, wird er
wiederhergestellt.
Hinweis: Outlook bietet die Möglichkeit, Ordner mit einem
Backslash (\) im Namen zu erstellen. Wird ein solcher Ordner
beim Anfordern wiederhergestellt, werden Backslashes in
Ordnernamen durch Schrägstriche (/) ersetzt.
Hinweis: Besteht keine Verbindung zum Exchange Server, wird der Befehl zwar registriert,
allerdings erst bei erneuter Verbindung zum Server ausgeführt.
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Was ändert sich an der Oberfläche von Outlook Web App?
Neu ist das Menü dg mail Suche.
Durch einen Klick auf die dg mail Suche kommen Sie zu den Suchoptionen von dg mail für
Outlook Web App.
Hier können die Suchoptionen analog den Suchoperatoren von Outlook verwendet werden.
Mit einem Klick auf „Suche“ starten Sie die Suche
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Das Suchergebnis wird in einem neuen Ergebnisordner gespeichert, der mit Datum und
Uhrzeit der Suche gekennzeichnet wird z.B. dgmail OWA Suche 2014-03-04 10:36:45.
Zugriff von mobilen Endgeräten (Smartphone/Tablet)
Von mobilen Endgeräten haben Sie keinen Zugriff auf archivierte Anhänge. Die Mails inkl.
Textinhalt können ganz normal geöffnet werden.
Aus diesem Grund sollte man nicht sofort alle Mails archivieren, sondern erst nach einer
bestimmten Zeit bzw. wenn das Postfach droht voll zu laufen.
Suchanfrageordner können auch geöffnet werden, allerdings ohne Anhang.
Eine Suche nach archivierten Mails ist von einem mobilen Endgerät aus nicht möglich.
Zugriff von Extern auf das Archiv
Beim Öffnen eines archivierten Elements kommt ggf. ein Fenster zur Anmeldung am
Archivsystem.
Bitte verwenden Sie hier Ihre persönlichen Anmeldedaten (ASP Zugangsdaten). Sollte es
gewünscht sein, dass ihr Passwort gespeichert wird, setzen Sie den Haken bei
„Anmeldedaten speichern“.
Beim Verwenden des Offline-Cache kommt diese Aufforderung nur, wenn Sie auf archivierte
Mails zugreifen, die sich nicht im Offline-Cache befinden, z.B. Ergebnisse einer Suche.
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dg mail Offline-Cache
dg mail Offline-Cache ist eine optionale Erweiterung von dg mail für Anwender, die des
Öfteren ohne Verbindung zum Exchange Server arbeiten und dennoch Zugriff auf archivierte
Elemente benötigen. Hiervon sind meist Notebook-Nutzer betroffen.
dg mail Offline-Cache nutzt die Festplatte eines Client-Rechners, um Kopien archivierter
Elemente zu speichern. Das Anfordern der Elemente aus dem Cache erfolgt ohne eine
Verbindung zum Firmennetzwerk bzw. zum Exchange Server durch Doppelklick auf das
jeweilige Element.
Die Synchronisation zwischen den im Postfach befindlichen Referenzelementen und den
dazugehörigen Kopien der Originale im Offline-Cache wird regelmäßig automatisch und ggf.
auch manuell durchgeführt.
Die in den Offline-Cache kopierten Elemente werden auf der lokalen Festplatte im
Profilordner des Benutzers als *.msg-Dateien gespeichert. Sie können dadurch mittels
Desktop-Suche indiziert und gesucht werden.
Eine detaillierte Funktionsbeschreibung
Funktionsprinzip“.
finden
sie
hier:
„dg
mail
Offline-Cache
Wird eine Mail archiviert, so wird das Symbol:
erst angezeigt, wenn die Mail auch in den
Offline-Cache übertragen wurde. Dies kann je nach Einstellung bis zu ein paar Stunden
dauern. Sie sehen aber, dass die Mail zum Archivieren bereit steht, da das „Archivieren“
Symbol ausgegraut ist.
Öffnen archivierter Elemente mit Offline-Cache
Die Arbeit mit dg mail ändert sich für Sie durch dg mail Offline-Cache nicht. Ggf. stellen Sie
fest, dass sich archivierte Elemente unmittelbar und schneller öffnen. Dies liegt daran, dass
die archivierten Elemente auf Ihrer lokalen Festplatte als Kopie liegen und direkt geöffnet
werden, statt über den Archive Server. Mit dem geänderten Verhalten, ist ein Anfordern über
das Menüband nicht mehr erforderlich.
Hinweis: Dies ist nur möglich für Elemente, die sich bereits als Kopie im Offline-Cache
befinden. Ggf. sollten Sie eine manuelle Synchronisation ausführen, bevor Sie die
Verbindung zum Firmennetzwerk bzw. zum Exchange Server trennen.
Synchronisieren des Offline-Cache
Die Synchronisation führt einen Abgleich zwischen den aktuell im Postfach befindlichen
Referenz-Elementen und den dazugehörigen Kopien der Originale im Offline-Cache durch.
Für jedes Referenz-Element wird das entsprechende Original aus dem Archiv geladen und in
den Offline-Cache kopiert. Zusätzlich werden die seit der letzten Synchronisation als
archiviert markierten Elemente direkt aus dem Postfach in den Offline-Cache kopiert und
durch Referenz-Elemente ersetzt.
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Hinweis: Ab der Version 2003 kann Outlook im so genannten Exchange-Cache-Modus
verwendet werden. In diesem Modus nimmt Outlook je nach Verfügbarkeit des Exchange
Servers entsprechende Status an. dg mail Offline-Cache erkennt diese Statusänderungen
mit einer Verzögerung von bis zu 30 Sek. und passt sein Verhalten dem neuen Status an. Ist
der Outlook-Status z. B. Offline, führt dg mail Offline-Cache keine Synchronisierung durch.
Automatische Synchronisation - Einstellungen
Die Einstellungen des dg mail Offline Cache finden Sie im Menüband dg mail Cache in
Outlook.
Die automatische Synchronisation findet zu voreingestellten Zeiten statt, die im Dialog
„Einstellungen - dg mail Offline-Cache“ auf der Registerkarte „Zeitplan“ angezeigt werden.
Abhängig von seinen Berechtigungen kann ein Anwender hier ggf. den Zeitplan selbst
bestimmen.
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Wechseln Sie auf das Register Zeitplan
Markieren Sie mit einem Klick für jeden Wochentag die Stunden bzw. Zeitfenster, in denen
Synchronisationen erfolgen dürfen.
Geben Sie eine Zahl zwischen 1 und 60 für das gewünschte Intervall ein. Dies ist der
Abstand (in Minuten) zwischen dem Beginn aufeinander folgender Synchronisationen
innerhalb eines Zeitfensters.
Geben Sie eine Zahl zwischen 1 und 60 für den gewünschten Versatz ein. Dieser Wert (in
Minuten) wird zur vollen Stunde der Systemzeit addiert, um die Startzeiten der
Synchronisationen eines Clients zu verschieben.
Unterschiedliche Werte an den einzelnen Clients (bei der automatischen Synchronisation per
Zufallsgenerator ermittelt) verhindern eine übermäßige Belastung von Netzwerk und Server,
die durch gleichzeitiges Synchronisieren zu vieler Clients entstehen könnte.
Manuelle Synchronisation eines Ordners
Über das Menüband dg mail Offline-Cache kann die Synchronisation über das Symbol
eines Ordners manuell angestoßen werden.
Beachten Sie, dass die Verfügbarkeit der einzelnen Befehle von Ihren Berechtigungen
abhängt!
1. Markieren Sie in Ihrem Postfach den Ordner, den Sie mit dem Offline-Cache
synchronisieren möchten.
2. Klicken Sie im Menüband dg mail Offline-Cache auf Ordnerabgleich um den Vorgang
zu starten.
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3. Die Standardeinstellung erlaubt dem Benutzer das Synchronisieren eines Ordners
zurzeit ohne Berücksichtigung der Unterordner,
4. Sofern Sie das Recht dazu besitzen, können Sie entscheiden, ob auch Unterordner
bei der Synchronisation berücksichtigt werden sollen. In diesem Fall erfragt dg mail,
ob beim Ordnerabgleich auch Unterordner in die Synchronisation einbezogen werden
sollen, sofern welche vorliegen.
5. Für die Dauer der Synchronisation erscheint das Stop-Symbol im Menüband, über
das der Vorgang abgebrochen werden kann. Wenn dieses Symbol verschwindet, ist
der Vorgang abgeschlossen und alle archivierten Elemente des markierten Ordners
sind im dg mail Offline-Cache.
Hinweise:
1. Die Synchronisation funktioniert nur bei bestehender Verbindung zum Exchange
Server!
2. Die Synchronisation von dg mail Offline-Cache darf nicht verwechselt werden mit der
Synchronisation von MS Outlook!
dg mail Offline-Cache und Desktop-Suchmaschinen
Das Suchen archivierter Elemente ist mit installierter Offline-Cache-Funktionalität neben dem
gewohnten Weg über die Symbolleiste dg mail auch möglich mit Desktop-Suchmaschinen
wie Windows Desktop Search oder Google Desktop. Dies ist vor allem interessant für
Anwender, die des Öfteren offline arbeiten, da eine Desktop-Suchmaschine unabhängig von
der Verbindung zum Exchange Server funktioniert.
Hinweis: Der direkte Zugriff auf Kopien im Offline-Cache ist natürlich nur dann möglich,
wenn Sie sich dort befinden. Um sicher zu gehen, dass ihr Cache aktuell ist, sollten Sie ggf.
eine manuelle Synchronisation ausführen, bevor Sie die Verbindung zum Firmennetzwerk
bzw. zum Exchange Server trennen!
Der Dateiname der im Offline-Cache gespeicherten *.msg-Dateien setzt sich aus dem Betreff
und einer von dg mail generierten ID zusammen. Insofern können die E-Mails - je nach
Funktionsumfang der verwendeten Suchmaschine - wie andere Dateien auch z. B. über den
Dateinamen, den Inhalt und ggf. weitere Kriterien gesucht werden.

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