Neuer Ansatz kann Kosten senken - Management

Betriebswirtschaftliche Blätter
FACHZEITSCHRIFT FÜR
UNTERNEHMENSFÜHRUNG IN DER
SPARKASSEN-FINANZGRUPPE
18.09.15
Informationsmanagement
Neuer Ansatz kann Kosten senken
von Sebastian Alles
Info-Management spielt unter Kostengesichtspunkten eine wichtige Rolle.
Unter dem Titel „Bestimmung des Effizienzsteigerungspotenzials einer
PARES-Sparkasse durch Optimierung des Informationsmanagements“ hat
sich eine Projektarbeit dem Thema genähert und einen Lösungsansatz
erarbeitet.
In vielen Projekten ist eine zentrale Anforderung, Informationen optimal auf den
jeweiligen Mitarbeiter zuzuschneiden. (ra2 studio/fotolia)
Die Sparkassen müssen heute kostenbewusst und effizient arbeiten, um im sich verschärfenden Wettbewerb bestehen zu können. Neben den klassischen, aus betriebswirtschaftlichen Daten ablesbaren Kosten verursacht eine stetig zunehmende Menge
an Informationen erhebliche Kosten. Von der Informationserstellung und -beschaffung
über deren Verarbeitung bis hin zur Bereitstellung für den Konsumenten einschließlich der benötigten Infrastruktur werden in erheblichem Maße Mitarbeiterkapazitäten
gebunden.
Informationen sind andererseits jedoch auch eine erfolgskritische Ressource. Unser
heutiges Wirtschaftsleben kommt ohne Informationen nicht mehr aus, diese werden teilweise sogar als vierter Produktionsfaktor (neben Arbeit, Boden und Kapital)
angesehen. Nahezu jeder Entscheidungsprozess setzt das Vorhandensein der im Kontext relevanten Informationen voraus. Andererseits trifft man jedoch auch häufig auf
den Begriff der Informationsflut und die Überforderung im Umgang mit der schieren
Menge an verfügbarem Input. Dem steht der Begriff der Informationsflut gegenüber,
der die Überforderung des Einzelnen im Umgang mit der schieren Menge an verfügbarem Input andeutet.
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FACHZEITSCHRIFT FÜR
UNTERNEHMENSFÜHRUNG IN DER
SPARKASSEN-FINANZGRUPPE
18.09.15
Systematik für Informationsmanagement entwickelt
Einige Sparkassen haben bereits auf die neuen Anforderungen reagiert und beispielsweise professionelle Informationsmanagementsysteme eingeführt. Eins der zentralen Ziele muss dabei sein, Informationen speziell auf den Bedarf des jeweiligen Mitarbeiters zugeschnitten bereitzustellen. Die dafür anfallenden Kosten sind in der Regel
leicht zu ermitteln, während die Frage nach dem (monetär bewerteten) Nutzen deutlich schwerer zu beantworten ist. Im Rahmen einer Projektarbeit am Lehrinstitut hat
der Autor deshalb zusammen mit dem SIZ, dem Spezialdienstleister für Sicherheit,
Informatik und Zentrale Services innerhalb der Sparkassenkassen-Finanzgruppe, eine
Systematik entwickelt. Kernanforderung war dabei, einerseits theoretische Grund
lagen zu schaffen und andererseits die praktische Anwendbarkeit zu gewährleisten.
Eine wesentliche Rolle spielt in einem solchen Konzept die Effizienz. Informationsmanagement ist nämlich nur dann effizient, wenn es so gestaltet ist, dass die dadurch
entstehenden Kosten so niedrig wie möglich ausfallen. Das ist dann der Fall, wenn
durch Informationsbeschaffung, -aufbereitung, -verteilung und -konsum nur wenige
Mitarbeiterkapazitäten in einer Sparkasse gebunden werden.
Im Projekt wurde eine ganzheitliche Betrachtungsweise angestrebt. Das galt sowohl
für die Definition des Informationsmanagements als auch für die betrachteten innerbetrieblichen Prozesse. Vor allem der letztgenannte Aspekt legt den Einsatz von PARES
Kompakt als Datenbasis nahe. Die Personalbemessungsmethode ist seit Jahren in der
Sparkassen-Finanzgruppe etabliert. Sie beschreibt jede in einer Sparkasse anfallende
Tätigkeit. Je nach gewünschtem Detaillierungsgrad kann dabei sowohl auf Prozessbeschreibungen (z. B. Produktauswahl/Beratung Passiv) als auch auf Einzeltätigkeiten
(z. B. Sicherheiten bewerten) zurückgegriffen werden.
Entwickelte Systematik im Überblick
Weil der Aufgabenkatalog einen erheblichen Umfang hatte, war im Projekt eine Clusterung erforderlich. Grundlage dafür sind die Ebene der Prozessbeschreibungen sowie
die bereits in PARES Kompakt vorhandene Gruppierung der Aufgaben. Neben 49 Gruppen verbleiben in diesem Modell 15 Einzelaufgaben, die keiner Gruppe sinnvoll zugeordnet werden konnten. Im zweiten Schritt wurde der Anteil des Informationsmanagements an den ermittelten 64 Clustern geschätzt.
Hierbei waren Kollegen aus Sparkassen und Verbänden mit hinreichendem Fachwissen aus den Bereichen PARES Kompakt und Informationsmanagement als Experten
behilflich. Der Mittelwert aus den Expertenschätzungen stellt die erste Soll-Größe dar.
Die zugehörige Ist-Größe liefert die betrachtete Sparkasse – ebenfalls als Schätzung –
analog zu den Experten.
Aus der Durchführung von PARES Kompakt stehen der Sparkasse drei weitere benötigte Größen zur Verfügung. Für jede Tätigkeit wird die sparkassenindividuelle SollGröße in Mitarbeiterkapazitäten (MAK) ermittelt. Parallel dazu ergibt sich die haus
interne Ist-Größe in MAK aus der Selbstaufschreibung durch die Mitarbeiter. Daneben
erhält die Sparkasse die durchschnittlichen Bruttogehaltsaufwendungen pro Vollzeitmitarbeiter und Jahr je erhobene Mitarbeiterkapazität.
Im dritten Schritt werden die Soll-Größen (Mittelwert Experten und MAK-Soll laut
PARES) und die Ist-Größen (Schätzung Sparkasse und MAK-Ist laut PARES) jeweils miteinander multipliziert. Als Ergebnis liegen erneut ein Soll- und ein Ist-Wert in der Einheit MAK vor. Der vierte Schritt ist, aus den beiden Werten die Differenz zu bilden. Sie
liefert das Effizienzsteigerungspotenzial des betrachteten Hauses in MAK. Durch Multiplikation mit dem Durchschnittsgehalt je MAK bei der betrachteten Sparkasse lässt
sich das Ergebnis auch als Euro-Größe darstellen.
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Die gesamte im Rahmen der Projektarbeit erarbeitete Systematik fußt auf dem Aufgabenkatalog aus PARES Kompakt. Insofern ist eine Anwendung lediglich in solchen
Sparkassen denkbar, die die Personalbemessungsmethode kürzlich eingesetzt haben.
Die erarbeitete Systematik wurde bereits einem Praxistest bei der Kreissparkasse St.
Wendel mit aktuellen PARES-Daten unterzogen.
Ergebnisse aus Testsparkasse nicht einfach übertragbar
Das beschriebene Ergebnis bedarf einer detaillierteren Betrachtung, als sie die
Berechnung der reinen Zahlengröße repräsentiert. Es handelt sich um ein theoretisches Potenzial, das zwei wesentlichen Einschränkungen unterliegt. Zum einen werden immer Aufwendungen für das Informationsmanagement erforderlich sein. Diese
können zwar verringert werden, ganz verschwinden sie aber letztlich nie. Zum anderen wurde der Bereich der Kundendaten aus dem Informationsbegriff ausgeklammert, denn die einzelne Sparkasse hat an diesem Punkt kaum eigene Gestaltungsspielräume. Die Vorgaben der flächendeckend genutzten Kernbank-Software OSPlus
schränken diese weitestgehend ein.
Zu beachten ist auch, dass es sich in Teilen um ein Schätzverfahren handelt. Dadurch
entstehen Unschärfen, die jedoch den grundsätzlichen Aussagegehalt der entwickelten Systematik nicht beeinträchtigen.
Interpretationsbedarf ergibt sich aus der genauen Ausgestaltung der PARES Kompakt-Nutzung in der betrachteten Sparkasse. Gleiches gilt für die grundsätzliche Aufstellung des jeweiligen Hauses im Bereich des Informationsmanagements. Ein Haus,
das bereits über ein professionelles System dazu verfügt, ist anders zu betrachten
als eines, das keinerlei Informationsmanagement implementiert hat. Folglich sind
die Ergebnisse in jedem Fall als sparkassenindividuell zu betrachten und eignen sich
nicht für externe Vergleiche. Auch die Frage, wie das ermittelte Potenzial in positive
Effekte in der Gewinn- und Verlustrechnung zu transferieren ist, muss jedes Haus für
sich beantworten.
Die Ableitung eines schnellen Stellenabbaus in Höhe des rechnerischen Ergebnisses
wird in der Praxis nur schwer umzusetzen sein und entspricht nicht der Intention des
Autors. Die Umwandlung eingesparter Zeit für Informationsmanagement in vertriebsaktive Zeit kann dagegen ein effizienter Weg sein, der ohne Abbau von Mitarbeiter
kapazitäten auskommt.
Fazit und Ausblick
Trotz eines durchaus vorhandenen Interpretationsbedarfs ist eine grundlegende,
solide Systematik entstanden. Die Frage nach dem monetären Nutzen von Projekten zum Informationsmanagement kann sparkassenindividuell beantwortet werden.
PARES Kompakt als Basis hat sich – nicht zuletzt im Praxistest – bewährt. Aufbauend
auf dieser Grundlagenarbeit sind Weiterentwicklungen denkbar: Angefangen bei Ausfüllhilfen über umfangreichere Testreihen in Sparkassen bis hin zur Implementierung
der Zeitaufwendungen für Informationsmanagement in die Selbstaufschreibungsphase von PARES Kompakt oder die Integration des Themenkomplexes in die Modellorganisationen des DSGV ist vieles möglich.
Autor
Sebastian Alles ist Firmenkundenberater bei der Kreissparkasse St. Wendel.
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