Fotos: Jörg Sänger, Medienfabrik (2) | Hapag-Llyod AG (2) Joachim Holljes, Senior Manager Purchasing & Supply, am Stammsitz von Hapag-Lloyd in Hamburg. BCD TRAVEL | REISEMENSCHEN WELTWEIT AUF KURS DIE TRADITIONSREICHE HAPAG-LLOYD ZÄHLT ZU DEN WELTWEIT FÜHRENDEN REEDEREIEN. MEHR ALS 140 CONTAINERSCHIFFLINIEN VERBINDEN DIE KONTINENTE. AM HAUPTSITZ IN HAMBURG KOORDINIERT JOACHIM HOLLJES, SENIOR MANAGER PURCHASING & SUPPLY, DAS TRAVEL MANAGEMENT. IM INTERVIEW GIBT ER EINBLICKE IN DIE ZUSAMMENARBEIT MIT BCD TRAVEL UND ERLÄUTERT, WIE DAS HAPAG-LLOYD-TRAVELPORTAL EUROPAWEIT EINGEFÜHRT WURDE. Herr Holljes, zum Hamburger Hafen ist es nicht weit. Sind Sie schon einmal auf einem Containerschiff mitgefahren? Ich war schon einmal an Bord eines unserer 13.000-TEU-Schiffe, mitgefahren bin ich leider noch nicht. Von einem Kollegen weiß ich, dass die Fahrt auf einem Containerschiff sehr eindrucksvoll ist. Als Teamleiter im Einkauf arbeite ich ausschließlich auf der Landseite. Skizzieren Sie bitte kurz Ihr Aufgabenfeld! Ich verantworte für unsere fünf deutschen Standorte ganz unterschiedliche Einkaufsbereiche. Neben dem Travel Management zählen der Einkauf von Dienstleistungen und Büroequipment ebenso zu meinen Aufgaben wie die kaufmännische Betreuung des Provianteinkaufs für die Containerschiffe. Hinzu kommt der Einkauf von Printmedien und Merchandising-Artikeln für die Hapag-Lloyd AG und die Hapag-Lloyd Kreuzfahrten GmbH. Die Anforderungen in diesen Einkaufsbereichen sind in den letzten Jahren stetig gewachsen. Vor 15 Jahren war ich sozusagen noch Einzelkämpfer. Heute habe ich drei Mitarbeiter. Wie ist die Zusammenarbeit im Bereich Travel Management strukturiert? Die strategische Ausrichtung liegt in meinen Händen. Sie umfasst unter anderem das Controlling, Vertragsver- handlungen mit Airlines und die Zusammenarbeit mit BCD Travel als unserem zentralen Reisedienst leister. Meine drei Kollegen bearbeiten das operative Travel Management. Eine Besonderheit ist, dass eine Kollegin sich ausschließlich um die Hotelbuchungen kümmert. Da die meisten Meetings, Konferenzen und Schulungen am Hamburger Stammsitz stattfinden, ist der Bedarf hoch. Hapag-Lloyd ist in 113 Ländern vertreten. Welche Berufsgruppen reisen wohin? Wir unterscheiden im Unternehmen zwei Gruppen. Zum einen die Mitarbeiter an Land: also zum Beispiel das Management, Sales und IT. Zum anderen die Seeleute: Das sind hier in Deutschland die Führungskräfte der Schiffe – die Schiffsmanager – sowie Mechaniker und Inspektoren. Die Reisewege der Seeleute sind häufig komplex. Es geht weniger um einfache Hin- und Rückflüge, sondern vielmehr um Kombinationsflüge, zum Beispiel von Hamburg in die USA und zurück von Singapur. Weche Bedeutung hat Singapur für Hapag-Lloyd? Singapur ist ein logistischer Knotenpunkt für den Asienhandel. Der Hafen ist einer der geschäftigsten der Welt und der bedeutendste Umschlagplatz für Container. Die bevorzugten Reiseziele sind oft ein Spiegel des laufenden Geschäfts. Welche Rennstrecken gibt es bei den Geschäftsreisen? MOVE ONLINE BOOMENDE SCHIFFFAHRT In der Schifffahrt sind Jobs heiß begehrt – an Land und auf See. Damit die großen Schiffe auch sicher in den Hafen kommen, sind sie auf Lotsen angewiesen. In der Juli-Ausgabe unseres monatlichen Newsletters move online stellen wir Ihnen einen Schiffslotsen und seine anspruchsvollen A ufgaben vor. Den Newsletter move online können Sie unter www. bcdtravel.de/move_online oder per QR-Code abonnieren. So funktioniert’s: 1.QR-Reader herunterladen 2.Code mit dem Reader scannen 3.Link wird automatisch geladen 28 29 joachim holljes, Senior Manager Purchasing & Supply, arbeitet seit 24 Jahren für das Hamburger Traditionsunternehmen Hapag-Lloyd. Nach einer Ausbildung zum Industriekaufmann arbeitete er zunächst einige Jahre im kaufmännischen Bereich für ein Industrieunternehmen in seiner Geburtsstadt Bremen. 1991 wechselte er zu Hapag-Lloyd nach Hamburg. Die Schifffahrt spielt auch in seiner Freizeit eine große Rolle: sowohl beim Segeln auf der Alster als auch beim Blauwassersegeln, bei dem sich lange Törns mit Perioden des freien Vor-Anker-Liegens abwechseln. 81 % Bei unseren Seeleuten – in Europa mehr als 800 Personen – waren im letzten Jahr Vancouver und S ingapur die meistgebuchten Flugdestinationen. Unsere Land leute – europaweit ca. 600 Reisende – flogen am häufigsten nach Santiago de Chile. Danach folgten München, Frankfurt, London und Singapur, wo weitere große Hapag-Lloyd-Standorte ihren Sitz haben. Generell gilt: Wir haben Topdestinationen, aber darüber hinaus auch noch eine immense Bandbreite weiterer Reiseziele, die ebenfalls häufig angesteuert werden. Ich denke, dies ist im Vergleich mit anderen Unternehmen eine Besonderheit unseres Travel Managements – und ein Faktor, der das Tagesgeschäft prägt und bei unvorhergesehenen Ereignissen aufwendig macht. RÜCKMELDUNG DER REISENDEN Ein Jahr nach Einführung der Online Booking Engine (OBE) führte BCD Travel für Hapag- Lloyd eine Kundenzu friedenheitsanalyse durch. 81 % der Nutzer bewerten das Onlineportal gut. Wie meinen Sie das genau? Wegen der großen Bandbreite der Destinationen sind Flugstreiks ein häufiges Thema. Gerade im letzten Jahr gab es dadurch viele Komplikationen, die zu Umbuchungen führten. Ein Beispiel: Reisende von Hamburg nach Santiago de Chile sind normalerweise ca. 20 Stunden unterwegs – inklusive des Umsteigens. Aufgrund der Streiks waren es nicht selten 30 Stunden. Besonders in der Zeit, als zwei Fluggesellschaften gleichzeitig gestreikt haben, war dies eine große Herausforderung an das Travel Management. BCD Travel hat uns in diesen aufregenden Zeiten gut betreut. Welche Leistungen erbringt BCD Travel für Sie? Für unsere Standorte in Deutschland und in 17 weiteren europäischen Ländern ist BCD Travel unser zentraler Reisedienstleister für sämtliche Buchungen: Flüge, Bahnreisen, Mietwagen und Hotels. Hinzu kommt ein detailgenaues Reporting. Ein Meilenstein der Zusammenarbeit war die Einführung des Hapag-Lloyd-Travelportals als zentrale Informationsstelle, inklusive der Online Booking Engine (OBE) vor einem Jahr. Das Informationsportal für unsere Mitarbeiter integriert an zentraler Stelle neben der Buchungsmöglichkeit über die OBE auch Informationen über die Reiserichtlinie, Spesenabrechnung, Informationen zu den Destinationen und vieles mehr. Ferner pflegen die Reisenden darüber ihre Profildaten selbst und können sich eine Übersicht ihrer geplanten Reisen anzeigen lassen. Buchen auch die Seeleute Reisen über das Portal? OBE ist für die Landleute bei einfachen Point-to-Point- Verbindungen zu nutzen. Bei komplexen Flügen mit mehreren Zielorten, wie sie für die Seeleute t ypisch sind, ist immer eine persönliche Beratung notwendig. Deshalb nutzen die Seeleute das Marine Services Team von BCD Travel, das sich zum Beispiel mit den verschiedenen Einreiseund Transitvorschriften auskennt. Das Team besteht aus Reiseverkehrskaufleuten, die auf die komplexen und viel Flexibilität erfordernden Marine-Buchungen spezialisiert sind. Es unterstützt auch bei der Visa-Beschaffung und ist mit den speziellen Seemannstarifen vertraut. Die Seeleute kontaktieren das Team telefonisch – auch von unterwegs und bei Umbuchungen. Der Hamburger Standort von BCD Travel ist wenige Kilometer entfernt. Ist dies ein Vorteil? Wenn innerhalb kurzer Zeit viele verschiedene Anforderungen zusammenkommen, ist die kurze Distanz praktisch. Das war vor etwa einem Jahr so, als wir das Travelportal eingeführt haben. Begleitend dazu haben wir zusammen Workshops für die Mitarbeiter organisiert. Außerdem haben wir noch Verhandlungen mit Fluggesellschaften vorbereitet und den Buchungsprozess optimiert. Das war eine Zeit intensiver Zusammenarbeit, in der wir das Travel Management neu organisiert haben und uns mit BCD Travel täglich besprochen haben. Wie war Ihr Fahrplan für die Einführung des Hapag-Lloyd-Travelportals? BCD TRAVEL | REISEMENSCHEN Mir war wichtig, das Onlineportal zunächst in Hamburg einzuführen und erst im nächsten Schritt in den anderen europäischen Ländern. So befanden wir uns bei diesem Change-Management-Prozess auf der sicheren Seite. Wir konnten Erfahrungen sammeln, IT-Probleme bei der Implementierung in Ruhe lösen und auf dieser Basis den Kollegen in den anderen Ländern ein ausgereiftes Onlinetool zur Verfügung stellen. Das hat gut funktioniert. Im Inland wie im Ausland ist das Buchungsportal gut angenommen worden. Ich denke, dass umfangreiche Prozessänderungen am besten schrittweise realisiert werden sollten. Wie lange arbeiten Sie mit BCD Travel zusammen? Die Zusammenarbeit ist über viele Jahre gewachsen. Im Zuge einer Ausschreibung vor zweieinhalb Jahren haben wir uns wiederum für BCD Travel entschieden. Ausschlaggebend war dabei aber nicht die langjährige Kooperation, sondern der Blick in die Zukunft: Das Konzept zur europaweiten Implementierung des Onlineportals war ein wichtiger Punkt bei unserer Entscheidung. Hapag-Lloyd hat Ende 2014 mit der chilenischen Reederei CSAV fusioniert. Welche Auswirkungen hatte dies auf das Travel Management? Zunächst einmal hat sich daraus ein erhöhter Reisebedarf nach Santiago de Chile ergeben, sodass wir neue Konditionen für Flüge und Hotels ausgehandelt haben. Nach dem Zusammenschluss haben wir in Valparaíso/ Chile eine vierte Regionszentrale aufgebaut. Aktuell sind wir mit BCD Travel in Chile im Gespräch und prüfen, ob auch in Südamerika eine Zusammenarbeit möglich ist. Dort sind fünf verschiedene Reisedienstleister beauftragt. Man kann dort noch einige Prozesse verbessern. Dazu muss man die unterschiedlichen Anforderungen in den verschiedenen Ländern gut kennen. Auch dort gilt: Ein Change-Management muss gut vorbereitet sein. HAPAG-LLOYD VON HAMBURG HINAUS IN DIE WELT Das traditionsreiche Transport- und Logistikunternehmen Hapag- Lloyd ist die viertgrößte Linienreederei der Welt und verfügt über 600 Standorte in 113 Ländern. Regionszentralen befinden sich am Stammsitz in Hamburg, in Piscataway (New Jersey/USA), in Singapur und in Valparaíso (Chile). Zur Containerflotte zählen rund 190 moderne Containerschiffe, darunter auch eine der umfangreichsten und modernsten Kühlcontainerflotten. Das Transportvolumen liegt bei etwa 7,5 Millionen TEU (Standardcontainer) im Jahr. Die Hapag-Lloyd AG entstand am 1. September 1970 durch die Fusion der beiden Reedereien Hamburg-Amerikanische Packetfahrt-ActienGesellschaft (Hapag/Hamburg-Amerika-Linie) und Norddeutscher Lloyd (NDL). Beide Unternehmen waren zu diesem Zeitpunkt bereits seit mehr als 100 Jahren aktiv und hatten weltweit Schifffahrts geschichte geschrieben. Im Jahr 2005 übernahm Hapag-Lloyd die britisch-kanadische Con tainerreederei CP Ships und gehört seitdem zu den führenden Linien reedereien der Welt. Ende 2013 begannen erfolgreiche Verhandlungen mit der chilenischen Reederei CSAV, deren Containergeschäft im Dezember 2014 übernommen wurde. 30 31
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