Wie organisiert man einen Firmen übergreifenden

Häufig gestellte Fragen
zum PROMAN Besprechungsbericht
Wie organisiert man einen Firmen übergreifenden
Datenaustausch?
Wenn man einen Firmen übergreifenden Datenaustausch organisiert, muss man zunächst
sicherstellen, dass alle am Projekt beteiligte Firmen, die Berichte schreiben, die Software
PROMAN Besprechungsbericht einzusetzen, da nur dann ein Datentausch auf
Datenbankebene möglich ist. Um diese Anforderung durchzusetzen, wäre es zweckmäßig,
sie bereits in die Ausschreibung bzw. in die Vertragsbedingungen aufzunehmen.
Beispiel für einen entsprechenden Vertragstext:
Die folgenden Berichte
•
Projektbesprechungsberichte
•
Baubesprechungsberichte
•
....
sind mit der Software PROMAN Besprechungsbericht zu erstellen. Alle Projektbeteiligten,
die diese Berichte verfassen, müssen über die genannte Software verfügen (erhältlich bei
PROMAN www.proman.at) und sich bei der der Berichtserstellung an die Vorgaben der
Projektleitung halten.
Berichtsverfasser, die nicht in gemeinsamen Datennetzen arbeiten, müssen ihre Berichte im
PROMAN-Dateiformat (* ._PX) über ein geeignetes Medium an die von der Projektleitung
genanntnen Projektbeteiligten übermitteln.
Um späteren Ärger zu vermeiden sollten folgende Punkte im Vorhinein geklärt und am
besten im Projekthandbuch festgehalten werden:
•
Austauschmodalitäten
Welche Projektpartner müssen für die Erstellung ihrer Berichte den PROMAN
Besprechungsbericht verwenden? Welche Berichte werden an wen im PX-Format
weitergegeben? Erfolgt die Weitergabe direkt oder über die Projektleitung? Wie
werden die Daten weitergegeben (Medium, Beförderung, Fristen)?
Beispiel für Berichtsverteilung nach Berichtsmedien
Bespr.Kreis
ProjektPartner
Bauherr
•
BauherrenProjektBauBesprechung Besprechung Besprechung
Planungskoo-Bespr.
Papier
Papier
Papier
Projektleiter
Ersteller
Ersteller
PX+PDF
PX+PDF
Architekt
PDF
PX
PX
Ersteller
Statiker
PDF
PDF
PDF
Haustechniker
PX
Ersteller
PX
Bauleiter
PX
Ersteller
PX
etc.
Papier/PDF
Papier/PDF
Papier/PDF
Einheitliche Benennung der Projektpartner
Wie wird sichergestellt, dass in den Berichten einheitliche Firmen-, Personen- oder
Funktionsbezeichnungen (Kurznamen) verwendet werden? (E-Mailverständigung,
zentrale Namensvergabe?). Werden Betroffene in den Berichten mit der Firmen-,
Personen- oder Funktionsbezeichnung ausgewiesen? (Siehe Häufig gestellte Fragen:
"Wie soll man Firmen und Personen benennen?"
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Häufig gestellte Fragen
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zum PROMAN Besprechungsbericht
Einheitliche Berichtsstrukturen
Wie lautet der Projekt-Code (oder der gemeinsame Code, falls man sich nicht auf
einen Projektcode einigt)? Welche Gesprächsreihen (Kreise) werden protokolliert und
wie lauten die entsprechenden Kreis-Codes?
Sollen bestimmte Kapitelgliederungen verwendet werden und wie sehen sie aus?
Sind die Punkte mit Attributen zu klassifizieren und wenn, mit welchen?
Das Programm verfügt über eine Funktion, die es ermöglicht, Strukturdaten aus einem
Musterprojekt, jedoch ohne die Berichtsinhalte, zu exportieren. (Menü Projekt /
Exportieren .../ Projektdaten).
Durch den Import von Strukturdaten (Menü Projekt / Importieren .../ Projektdaten)
kann man sich das Anlegen von Projekt, Kreisen, Projektpartnern, Kapitelgliederungen und
Attribute ersparen. Dies kann beim Projektstart eine große Hilfe für die Berichtsersteller
sein.
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