Digitaler Wandel in der Wirtschaftsprüfung – eine Referenzkanzlei berichtet Papierarme Prüfung Elektronische und effiziente Arbeitsweise durch … elektronisches Qualitätssicherungshandbuch digitales Dokumenten-Management-System digitale Datenanalyse 4 Digitalisierung im Prüfungsprozess E ine Wirtschaftsprüfungs-Kanzlei voll digitalisiert? Das ist möglich. Ganz nach dem Motto „Vorweggehen“ arbeitet die Clostermann & Jasper Partnerschaft auch im Bereich der Wirtschaftsprüfung sowohl qualitativ als auch technisch auf höchstem Niveau. Möglich macht eine solch moderne Arbeitsweise, wie sie die Kanzlei bietet, die langjährige Kooperation mit DATEV. Die Kanzlei Clostermann & Jasper Partnerschaft zeigt im anschließenden Bericht, wie sie durch drei digitale Prozesse wertvolle Zeit einspart: Im elektronischen Qualitätssicherungshandbuch werden der gesamte Prüfungsablauf und die relevanten berufsständischen Vorgaben erfasst. Nichts geht verloren, alle Schritte sind hinterlegt und das Prüfungsteam kann sich am roten Faden orientieren. Das hilft, Kosten einzusparen. Außerdem wurden die Kanzleiprozesse über das digitale Dokumenten- Management-System mit dem weitestgehend papierlosen Büro optimiert. Neben der Nachhaltigkeit wird damit der Arbeitsaufwand für das Prüfungsteam reduziert und das zugunsten der Mandanten. Schließlich sorgt die digitale Datenanalyse mit der Auswertung großer Datenmengen in relativ kurzer Zeit für eine hohe Prüfungssicherheit und -effizienz. Nichts vergessen dank DATEV ProCheck Prozessmodell Wirtschaftsprüfer Um die hohe Qualität der Jahresabschlussprüfungen gewährleisten zu können, greift die Kanzlei auf das Programm „ProCheck Prozessmodell Wirtschaftsprüfer“ von der DATEV eG zurück. In dem elektronischen Qualitätssicherungshandbuch sind der gesamte Prüfungsablauf und die relevanten berufsständischen Vorgaben erfasst. Durch sogenannte „Prozessbeschreibungen“ wird gewährleistet, dass jegliche Bear beitungsschritte berücksichtigt wurden. Durch die Anwendung dieser Prüfungsabläufe wird darauf geachtet, dass die Prüfung ordnungsgemäß erfolgt. In den „Prozessbeschreibungen“ des Programms lassen sich auch einzelne Dokumente hinterlegen, die Papierarme Prüfung Autoren des Artikels Tobias Stuber Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Partner der Kanzlei Clostermann & Jasper Partnerschaft, Bremen Nico Finke Dualer Student der Kanzlei Clostermann & Jasper Partnerschaft, Bremen Einhaltung höchster Qualitätsstandards 5 die Arbeitsabläufe erleichtern. Dies können z. B. Vorlagen oder Ähnliches sein. Dank des elektronischen Qualitätssicherungshandbuchs und der abgestimmten Bezeichnung / Vorgehensweise zu DATEV Abschlussprüfung comfort erhält unsere Prüfung einen roten Faden, an dem sich die Prüfungsteams „entlanghangeln“ können. Durch die stetige Wiederholung der standardisierten Arbeitsprozesse, werden die einzelnen Abläufe eingeprägt und gefestigt. Der zu leistende Arbeitsaufwand für die regelmäßige Aktualisierung der „Prozessbeschreibungen“ zahlt sich also aus. Zumal die Standard aktualisierung von DATEV vorgenommen wird und nur kanzleiindividuelle Vorgaben manuell aktualisiert werden müssen. Kanzleiindividuelle Vorgaben gibt es bei uns z. B. im Bereich der Dokumentenablage und -bearbeitung. Somit weiß jeder wo und wie er Dokumente in DATEV DMS classic pro ablegt und bearbeitet. Ebenso haben wir z. T. Regelungen zur Anwendung von Prüfungstechniken vorgegeben. So z. B. dass bei der Risikoanalyse und bei analytischen Prüfungshandlungen digitale Datenanalysen mit DATEV ACL™ comfort durchzuführen sind – mit dem Ziel, schnell eine hohe Prüfungssicherheit und -effizienz bei der Prüfung zu erzielen. Doch nicht nur die Prüfungsorganisation profitiert von „DATEV ProCheck Prozessmodell Wirtschaftsprüfer“. Aufgrund der übersichtlichen und transparenten Darstellung der Kanzleiprozesse lassen sich neue Mitarbeiter leichter einarbeiten. Die Prozessbe schreibungen fungieren hier als „kleiner Ausbildungsleiter“ und gibt den noch uner fahrenen Einsteigern einen detaillierten Einblick in die Arbeitsprozesse. Vereinfachte Einarbeitung von neuen Mitarbeitern „DATEV ProCheck Prozessmodell Wirtschaftsprüfer“ hilft uns zudem bei Kosteneinsparungen. Durch die Abarbeitung von einzelnen Prüfungsschritten wird sichergestellt, dass Synergieeffekte z. B. durch die Erkenntnisse (in den einzelnen Bearbeitungsschritten) aus sämtlichen Prüfungen der Kanzlei zustande kommen. Mögliche Überlappungen von einzelnen Prüfungshandlungen können so eliminiert werden. Der Mandant profitiert als Folge davon, dass er geringere Prüfungskosten zu tragen hat und sich überdies die Durchlaufzeit der Prüfung verkürzt. Abschied vom Papier Die Jahresabschlussprüfung ist grundsätzlich an jedem beliebigen Ort der Welt, an dem ein Internetzugang gewährleistet ist, möglich, da alle Dokumente zu jeder Zeit zur Verfügung stehen. Um das strategische Vorhaben zu erreichen, arbeiten wir auf operativer Ebene täglich an der Umsetzung. Jegliche Arbeitspapiere und Belege, welche sich über den Prüfungszeitraum hinweg ansammeln, werden eingescannt und digital bearbeitet – ältere werden ebenfalls nachträglich eingescannt. Die digitale Bearbeitung von Dokumenten bietet viele Vorteile Digitale Bearbeitung von Belegen bietet viele Vorteile ACL und ACL-Logo sind angemeldete Marken der ACL Services LTd., 1550 Alberni Street, Vancouver BC, Kanada, 2004. 6 Digitalisierung im Prüfungsprozess Papierarme Prüfung und ist zudem recht unkompliziert. Auf einfache Art und Weise lassen sich die Arbeits papiere mit Notizzettel, Stempeln, Schwärzungen oder Markierungen versehen. Des Weiteren arbeiten wir daran, die benötigten Unterlagen möglichst direkt in elektronischer Form zu erhalten. Durch die hohe Kompatibilität der DATEV-Programme zu anderen Programmen (z. B. Office-Anwendungen) können die von den Mandanten bereitgestellten Dokumente kinderleicht in die Software der Prüfer integriert werden. Herkömmliche, unhandliche Ordner und Papierverbrauch lassen sich so zunehmend durch das ausgefeilte System „DATEV DMS classic pro“ von der DATEV eG, ersetzen. Hier werden die Dokumente, nachdem sie eingescannt wurden, den jeweiligen Mandanten zugeordnet. Filterfunktionen wie Mandantennummer, Jahr, Leistung und Register ermöglichen eine übersicht liche Aufbewahrung von Arbeitspapieren und Belegen. Es wurde ein umfangreicher Verschlagwortungs-Knigge geschaffen, der über 700 Einträge beinhaltet. Ziel war es, eine googelähnliche Suche zu schaffen. Der umfangreiche Knigge erleichtert uns die korrekte und einheitliche Ablage der Dokumente. Um das gewünschte Ergebnis zu erreichen, wird vorausgesetzt, dass sich jeder Mitarbeiter an die Dokumentenablage hält. Wird ein Dokument in „DATEV DMS classic pro“ hinterlegt, erfolgt eine automatische Abfrage in Bezug auf den individuellen Ablageort. Belege zum Anlagevermögen können beispielsweise in Abschreibungen, Abstimmung Haupt- / Nebenbuch, Anlagenzu- und abgänge, Anlagenspiegel und viele andere Punkte unterteilt werden. Zusätzlich bietet die Software weitere, nützliche Funktionen, die die Arbeitsweise der Mitarbeiter erheblich vereinfacht. So z. B. die sehr komfortable Suchfunktion, Reproduktion der verschiedenen Speichervorgänge eines Dokuments. Dadurch werden die Bezeichnungen Version 1, 2, 3 … überflüssig. Dank „DATEV DMS classic pro” wird der Zugang zu sämtlichen Unterlagen für die Wirtschaftsprüfung erheblich vereinfacht. Aufwendiges Suchen in Ordnern oder auf dem Tisch des Kollegen entfällt. Mit der Funktion „zur Kenntnisnahme“ oder „erledigt“ können die einzelnen Dokumente den unterschiedlichen Arbeitsprozessen zugeordnet werden. Anhand des Status können die Mitarbeiter nachvollziehen, inwieweit die Prüfung abgeschlossen ist und welche Handlungen noch ausstehen. Jederzeitige Kenntnis des Bearbeitungsstands Auch wir als Wirtschaftsprüfer machen einmal Fehler – mithilfe der Revisionshistorie können wir die bearbeiteten Dokumente auf ihren vorherigen Zustand zurücksetzen. Das Feature „merkt“ sich jegliche Archivierungen und setzt automatische Wiederherstellungspunkte. Verloren gegangener Arbeitsaufwand kann so sehr einfach zurückerlangt werden. Berufsständische Vorgaben der Revisionssicherheit und der Unveränderbarkeit sind gewährleistet. Deswegen sind die Abnahme der Arbeitspapiere und die Dokumentation der Durchsicht ebenfalls elektronisch möglich. 7 Durch das Verlinken von Dokumenten können die Prüfungsdurchsichten der Wirtschaftsprüfer transparenter erfolgen und der aufwendigen Suche nach den richtigen Unterlagen kann ein Ende gesetzt werden. Auch können die Hyperlinks zu den einzelnen Dokumenten in „DATEV DMS classic pro“ per E-Mail verschickt oder in der Dokumentation der Prüfungshandlungen in dem Programm „DATEV Abschlussprüfung comfort“ hinterlegt werden. Aufgrund der digitalen Bearbeitung ist die Einhaltung der 60-Tage-Frist gemäß IDW PS 460 n. F. Tz. 27 leicht nachvollziehbar. Jeglicher Speichervorgang wird in den DATEVProgrammen dokumentiert, sodass es zu keinen unerwünschten Änderungen kommen kann. Um sicherzustellen, dass der Zeitraum des Abschlusses der Auftragsdokumentation eingehalten wird, hinterlegt jeder Prüfungsleiter und zuständige Wirtschaftsprüfer die Fristen (40 und 60 Tage, nachdem der Vermerk erteilt wurde) in seinem Outlook-Kalender. Mehr Wirtschaftlichkeit durch digitale Datenanalysen Um in relativ kurzer Zeit eine hohe Prüfungssicherheit und -effizienz zu erreichen, setzen wir die digitale Datenanalyse in der Abschlussprüfung ein. Dank fortschrei tender Digitalisierung der Buchführungsunterlagen bei unseren Mandanten ist dies jederzeit möglich. Mit „DATEV ACL comfort“ werten wir Datenmengen in kurzer Zeit aus. Die zu prüfenden Datensätze werden direkt über „DATEV Abschlussprüfung comfort“ in DATEV ACL comfort importiert. Der Prüfer kann zwischen verschiedenen vordefinierten Prüfungsschritten (z. B. gemäß IDW PH 9.330.3) wählen. Gewisse, individuelle Anpassungen sind vorzunehmen. Innerhalb kurzer Zeit erhält der Wirtschaftsprüfer eine solide Basis, auf der er seine Prüfungshandlungen aufbauen kann. Eine Vielzahl von Prüfungsfragen ist mit passenden Prüfungsschritten verknüpft. Urteilssicherheit (%) 100 95 90 Einzelfallprüfungen 80 70 systemorientierte Prüfungshandlungen 60 50 40 30 analytische Prüfungshandlungen 20 10 Risikoanalyse Prüfungszeit (Std.) T min vgl. WP Handbuch 2012, 14. Auflage, Band I, Abschnitt R, Tz. 104 aus: Dörner, in HWRP, Sp. 1759. 25 % der Prüfungszeit für die Risikoanalyse und analytischen Prüfungshandlungen sorgen für eine 65 %-Prüfungssicherheit 8 Einhaltung der 60-Tage-Frist Weitere Informationen finden Sie unter www.datev.de/ pruefungshinweis Digitalisierung im Prüfungsprozess Papierarme Prüfung Insbesondere bei der Risikoanalyse und bei den analytischen Prüfungshandlungen nutzen wir DATEV ACL comfort. Vor allem in den Bereichen des Journal Entry Testing und der Umsatzerlöse. Dadurch erreichen wir innerhalb kurzer Zeit eine hohe Prüfungssicherheit. Insgesamt lässt sich sagen, dass die Einbindung des Programms DATEV ACL comfort in „Abschlussprüfung comfort“ eine sehr effiziente Lösung darstellt, um eine Prüfungs basis zu erhalten, auf deren Grundlage die weiteren Prüfungshandlungen entschieden werden. Kurzprofil der Kanzlei Clostermann & Jasper Partnerschaft Wirtschaftsprüfungsgesellschaft – Steuerberatungsgesellschaft Branchen Vorteile Energieversorgung Finanzdienstleistungen Für Ihre Kanzlei Flexibel und mobil (keine schweren, unhandlichen Ordner) Verkürzte Durchlaufzeit der Prüfung Kostenreduzierung Verbesserung der Marktstellung Ressourcen kombinieren (Kompetenzgewinne) Schaffung von neuen Büroflächen durch Archivverkleinerung Qualitativ hochwertige Prüfungsergebnisse Für Ihr Prüfungsteam Konzentration auf die Prüfungshandlungen und nicht auf das Suchen von Unterlagen Erleichterte Organisation Verminderter Arbeitsaufwand Elektronisches Organisationshandbuch mit Arbeitsprozessen Vereinfachte Einarbeitung von neuen Mitarbeitern Gemeinnützige Unternehmen Handel und Dienstleistungen Logistik Schifffahrt Kanzlei Sitz in Bremen mit Niederlassung in Hamburg 4 Partner 5 Wirtschaftsprüfer, 15 Steuerberater 60 Mitarbeiter An independent member of UHY International 9
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