Hilfestellung zur elektronischen Antragstellung

Antragstellung im Participant Portal der EU Kommission
Anlegen eines „Proposal“ und Hinzufügen von Partnern
Um einen Antrag bei Horizon 2020 zu anzulegen, müssen Sie über einen ECAS-Account
verfügen und im Participant Portal registriert sein. Sollten Sie noch nicht registriert sein,
befolgen Sie zunächst bitte die Schritte in dem betreffenden Merkblatt.
In folgenden Fällen legen Sie selbst einen Antrag an:
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•
Sie sind Koordinator in einem Verbundprojekt (Societal Challenges, Future &
Emerging Technologies, Research Infrastructures, Industrial Leadership)
Sie stellen einen ERC Antrag
Sie stellen einen Antrag auf ein Marie-S.-Curie Individual Fellowship, entweder als
zukünftiger Fellow oder als Gastgeber
Sie sind Koordinator in einem ITN- oder einem RISE-Projekt (Marie-S.-Curie
Maßnahmen)
Falls Sie Partner in einem Verbundprojekt oder einer Marie-S.-Curie Maßnahme sind, legen
Sie keinen eigenen Antrag an. Der Antrag wird in diesem Fall durch den Koordinator angelegt
und Sie werden über das Participant Portal eingeladen.
Die folgende Beschreibung orientiert sich an einem Verbundprojekt in den Societal Challenges
4 („Smart, green and integrated transport“). Das Vorgehen ist analog auf alle anderen o.g.
Formate anwendbar.
Schritt 1: Melden Sie sich mit Ihrem ECAS-Account im Participant Portal an. Dazu folgend
Sie diesem Link und klicken oben rechts auf „Login“.
Schritt 2: (1) Bitte klicken Sie anschließend in der Menüleiste auf „Funding Opportunities“. (2)
Wählen Sie in der Baumstruktur in der Mitte des Fensters den gewünschten Förderbereich
aus (hier: „Smart, green and integrated transport“). (3) Wenn Sie anschließend in der Zeile
„Status“ die Option „Open“ wählen, werden nur die Calls angezeigt, für die Sie sich momentan
bewerben können. (4) Nach Auswahl des gewünschten Calls (hier: „Mobility for Growth“)
gelangen Sie zu einem neuen Fenster.
1.
2.
3.
4.
Schritt 3: In der Kopfzeile dieser Ansicht können Sie die Eckdaten des ausgewählten Calls
einsehen (Einreichungsfrist, Gesamtbudget, programmatische Einordnung und Status). Unter
„Call Documents“ finden Sie allgemeine Dokumente, die für den Call relevant sind, z.B. das
Arbeitsprogramm und die Beteiligungsregeln.
Im unteren Teil sehen Sie die verschiedenen „Topics“ des gewählten Calls. Ein Call kann aus
nur einem oder mehreren Topics bestehen. Nachdem Sie das gewünschte Topic ausgewählt
haben, gelangen Sie zu einer neuen Ansicht.
Schritt 4: Auf dieser Seite finden Sie nun alle Informationen, die spezifisch für dieses Topic
gelten.
(1) Unter „Topic Description“ finden Sie die Ausschreibung mit den Gliederungspunkten
„Specific Challenge“, „Scope“, „Expected Impact“ und „Type of Action“. Die Rubrik „Type of
Action“ gibt Aufschluss darüber, ob es sich um eine „Research and Innovation Action“, eine
„Innovation Action“ oder eine „Coordination and Support Action“ handelt.
(2) Auf dem Reiter „Topic Conditions & Documents“ finden Sie weitere für die Ausschreibung
wichtige
Informationen
und
Dokumente,
z.B.
zum
Begutachtungsprozess,
Antragsberechtigung, Förderquoten und die Vorlagen für den Antrag.
(3) Um einen Antrag anzulegen, wählen Sie bitte den Reiter „Submission Service“ (rechts).
1.
2.
3.
Schritt 5: Sie sollten nun folgenden Bildschirm sehen. Bitte wählen Sie „Start Submission“,
um einen Antrag anzulegen.
Schritt 6: Sie werden nun aufgefordert, die Antragstellung zu bestätigen. Hier können Sie
nochmals überprüfen, ob es sich um den richtigen Call und das richtige Topic handelt.
Schritt 7: Nachdem Sie mit „Confirm“ bestätigt haben, gelangen Sie zu folgender Maske:
Als erstes müssen Sie die Organisation auswählen, der Sie angehören. Jede bereits registrierte
Organisation verfügt über eine so genannte PIC-Nummer. Die PIC der FU lautet 999994826,
der Kurztitel lautet „FUB“.
Bitte achten Sie unbedingt darauf, die richtige PIC zu verwenden. Leider sind durch
irrtümlich erfolgte Neuregistrierungen momentan mehrere Accounts für die FU im Portal
hinterlegt. Die Auswahl des falschen Accounts kann Ihren Antrag gefährden.
Als Rolle wählen Sie bitte „Main Contact“ und vergeben anschließend ein Acronym und eine
Kurzbeschreibung für Ihren Antrag. Diese Angaben können Sie im weiteren Verlauf der
Bearbeitung des Antrags jederzeit noch ändern. Bitte klicken Sie abschließend auf „Next“.
Schritt 8: Sie werden nun aufgefordert Ihr Einverständnis zu geben, das die EU-Kommission
die Daten bereits vor Ablauf der Einreichungsfrist einsehen kann. Bitte bestätigen Sie mit
„Accept“.
Schritt 9: Im Anschluss gelangen Sie zu folgendem Fenster und erhalten eine Bestätigungsmail,
dass Sie erfolgreich einen Antragsentwurf angelegt haben. Bitte wählen Sie „Continue with
this proposal“ um fortzufahren.
Schritt 10: Sie können nun weitere Kontaktpersonen der FU hinzufügen.
Bitte laden Sie zunächst die zuständige Forschungsreferentin/den zuständigen
Forschungsreferenten ein (zur Zuständigkeit siehe diese Website). So kann sichergestellt
werden, dass im Folgenden alle formalen Vorgaben beachtet werden und Sie auf die volle
Unterstützung des Team VI C zurückgreifen können.
Hierzu klicken Sie bitte auf das Plussymbol neben „Contact“. Anschließend erscheint folgendes
Fenster:
Tragen Sie die Daten der zuständigen Referentin/des zuständigen Referenten ein und
bestätigen mit „OK“. Bitte wählen Sie die Rolle „Contact person“ und unter Zugriffsrechten
„Coordinator Contact“. Anschließend wird folgender Bildschirm angezeigt:
Bitte bestätigen Sie mit „Save Changes“. Die zuständige Forschungsreferentin bzw. der
zuständige Forschungsreferent erhält nun per E-Mail eine Einladung zu Ihrem Antrag und kann
Sie fortan bei der Antragstellung begleiten.
Es erscheint folgendes Fenster, welches Sie bitte mit „Continue“ bestätigen.
Wenn Sie weitere Personen, z.B. Ihre wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,
die an dem Antrag beteiligt sind, hinzufügen wollen, wiederholen Sie die Schritte 10 und 11.
Schritt 11: Sie können nun Konsortialpartner zu Ihrem Antrag einladen (dieser Schritt entfällt
bei Anträgen auf einen ERC oder ein Marie-S.-Curie Individual Fellowship). Hierzu klicken Sie
bitte auf „Add Partner“:
Es erscheint folgendes Fenster, in dem Sie Ihre Partnerorganisation über die PIC-Nummer oder
den Namen suchen können. Um Fehler zu vermeiden, erfragen Sie bitte die gültige PIC zuvor
bei Ihren Partnern.
Wählen Sie innerhalb der Kachel des korrekten Partners das Feld „use“. Sie werden
anschließend aufgefordert, eine konkrete Ansprechperson zu benennen. Es erscheint
folgendes Fenster:
Füllen Sie die Kontaktdaten aus und bestätigen mit „OK“. Anschließend wird der Partner in der
Übersicht angezeigt.
Auf diese Weise können Sie alle Partner hinzufügen, die über eine E-Mail (und
Benachrichtigung im Portal) zu Ihrem Antrag eingeladen werden. Über „Next“ gelangen Sie
zum nächsten Schritt.
Schritt 12: Sie können nun den eigentlichen Antrag bearbeiten. Dieser besteht aus zwei Teilen,
den „Administrative Forms“ und dem eigentlichen Antrag (je nach Förderprogramm „Part B“,
„Technical Annex“ oder „Form B“ genannt).
Die „administrative forms“ werden direkt im Participant Portal bearbeitet und können von
allen Parteien eingesehen und editiert werden. Bitte klicken Sie auf „edit forms“, um die
Bearbeitung zu beginnen. Sie sollten nun folgendes Fenster sehen:
In diesem pdf werden zunächst allgemeine Informationen zum Antrag abgefragt (Titel,
Abstract, Dauer, etc.). Außerdem müssen die Kontaktdaten aller Partner und beteiligter
Personen hinterlegt werden. Diese Änderungen können die Partner selbst vornehmen, sobald
sie zum Antrag eingeladen wurden. Bei der Erstellung des Budgets und der Beantwortung der
Fragen zur Ethik unterstützen Sie die zuständigen Referentinnen und Referenten des Team VI
C gerne. Bitte beachten Sie, dass es die Aufgabe des Koordinators ist, diese Fragen zu
beantworten und das Budget abzustimmen.
Änderungen in den „administrative forms“ speichern Sie über „Save And Close“. Mit Hilfe der
Funktion „Validate Form“ können Sie überprüfen, welche Angaben noch fehlen bzw.
widersprüchlich sind. Nach Betätigung dieser Funktion würden Sie bspw. folgende Warnung
erhalten:
Schritt 13: (1) Zur Bearbeitung des eigentlichen Antrags (Teil B), laden Sie zunächst die
Vorlagen herunter. Diese enthalten zahlreiche Hinweise zu den gewünschten Inhalten und
formalen Anforderungen, die sich zwischen den Förderformaten unterscheiden. Die Vorlagen
bearbeiten Sie offline auf Ihrem PC und laden die finale Version anschließend im Participant
Portal unter „upload“ hoch (2). Bitte beachten Sie, dass Ihre Partner den Antrag erst dann
sehen können, wenn dieser Schritt erfolgt ist.
Mit Hilfe der Validierungsfunktion können Sie erneut überprüfen, ob Sie etwas vergessen
haben oder widersprüchliche Angaben gemacht haben. Den Antrag stellen Sie, in dem Sie auf
„Submit“ klicken (3).
2.
1.
3.
Schritt 14: Sie können den angelegten Antrag jederzeit wieder über die Seite „My Proposals“
aufrufen, wenn Sie im Participant Portal registriert sind:
Durch Klicken des blauen Vierecks „Edit“ gelangen Sie wieder in den Bearbeitungsmodus des
Antrags. Durch Klicken des roten Vierecks „Delete“ können Sie den Antrag löschen. Außerdem
wird Ihnen die verbleibende Zeit bis zur Einreichungsfrist angezeigt.
Bei Rückfragen zum Prozess der Antragstellung kontaktieren Sie bitte die zuständigen
Forschungsreferentinnen und Forschungsreferenten des Team VI C. Die Kontaktdaten finden
Sie hier.
Wie Sie Rollen in einem laufenden Projekt vergeben und ändern, entnehmen Sie bitte den
übrigen Merkblättern, welche Sie auf dieser Website finden.
Bei speziellen Fragen zum Participant Portal leisten die zuständigen Forschungsreferentinnen
und Forschungsreferenten gerne auch telefonischen Support. Hierbei kann ggf. die SkypeFunktion „Bildschirmübertragung“ genutzt werden.

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