Stand März 2016 1 Leitfaden netarchiv für Mandanten Sie gelangen

Leitfaden netarchiv für Mandanten
Sie gelangen zum netarchiv der Treuhand Hannover GmbH über die Website „archiv.treuhandhannover.de“ (Achtung: Es darf kein www vor die Adresse geschrieben werden!).
Bitte melden Sie sich in dem Anmeldebereich mit den Ihnen übersandten Zugangsdaten ein.
Sollte es bei der Anmeldung Probleme geben, kann es an den Cookie-Einstellungen liegen.
Wiederholen Sie zunächst die Anmeldung mit einem anderen Browser. Sollte dies auch nicht zum
Erfolg führen, stehen wir unter 0800/2432600 oder per E-Mail unter [email protected] gern
zu Verfügung.
Nach
der
Anmeldung
befinden
Sie
sich
im
Archiv.
Bei „Neue Dokumente (1)“ können Sie sehen, ob neue Dokumente für Sie in das Archiv eingestellt
wurden. Sie erhalten darüber aber auch eine E-Mail.
Über das „+“ vor „Auswertungen“ können Sie die Ablagestruktur erweitern.
Anhand der „Büroklammer“ können Sie sehen, ob es hinterlegte Dokumente gibt.
In dem Archiv ist es möglich einen Zugriff für Dritte einzurichten. In diesem Beispiel wurde ein Zugriff
für die „Apobank“ eingerichtet. Für die Apobank besteht lediglich Zugriff auf diesen Bereich im
Archiv. Über diesen Weg können durch die Treuhand der Bank Auswertungen ganz unkompliziert und
sicher zur Verfügung gestellt werden.
Beim Start befinden Sie sich im Bereich „Dokumente“. Wenn Sie Belege sicher an die Treuhand
übertragen möchten, wechseln Sie in den Bereich „Upload“.
Im Bereich „Schließfach“ haben Sie die Möglichkeit, sich einen nochmals gesicherten Bereich
einzurichten, auf den nur Sie allein Zugriff haben.
Im Bereich „Einstellungen“ können Sie Einstellungen wie z.B. Ihre E-Mailadresse ändern.
Über „Abmelden“ verlassen Sie das Archiv.
Stand März 2016
1
So arbeiten Sie mit dem Archiv:
Zum
Ansehen
der
Dokumente
navigieren
Sie
in
den
entsprechenden
Bereich.
Von dort aus können Sie die Dokumente anklicken. Es startet der Download.
Möchten Sie Dokumente an die Treuhand übertragen, dann gehen Sie wie folgt vor.
Wählen Sie den Bereich „Upload“ und gehen Sie dann auf „Dokument bereitstellen“.
Zunächst ist die „Kategorie“ auszuwählen. Wählen Sie hier bitte „Kanzleidokument“, falls mit Ihrem
Sachbearbeiter keine andere Verabredung getroffen wurde.
Stand März 2016
2
Über „Dokument hinzufügen“ gelangen Sie über ein Explorer-Fenster in die Dateiablage auf Ihrem
PC und können das zu übertragende Dokument auswählen. Zur Information stehen im unteren
Fensterbereich die zulässigen Dateitypen und die maximale Größe der Datei. Über „Hochladen“
starten Sie die Übertragung. Über den „Dokumentenpool“ können Sie nachvollziehen, welche
Dokumente Sie hochgeladen haben und ob die Treuhand diese empfangen hat.
Im Bereich „Schließfach“ haben Sie die Möglichkeiten einen zusätzlich gesicherten Ablagebereich
einzurichten, auf den nur Sie Zugriff haben.
Stand März 2016
3
Zur Einrichtung müssen Sie eine 6-stellige Pin vergeben und auf „Schließfach erzeugen“
klicken.
Zur Anmeldung in Ihrem Schließfach müssen Sie die Lücken in der Pin-Abfrage füllen. In diesem
Beispiel muss die 3. und die 5. Stelle der Pin erfasst werden. Danach melden Sie sich über
„Anmelden“ an.
In dem Privaten Schließfach können ausschließlich Sie Dokumente ablegen. Die Treuhand hat darauf
keinen Zugriff. Sie können sich über die Schaltflächen auf der linken Fensterseite eine eigene
Ordnerstruktur anlegen. Mit Klick auf das Dokument kann dieses geöffnet werden. Über die Menüs auf
der rechten Fensterseite können Sie Dokumente aus Ihren Schließfach löschen oder in einen anderen
Ordner verschieben. Auf der linken Seite können Sie über „Schließfach verlassen“ diesen privaten
Bereich verlassen.
Stand März 2016
4
Es besteht die Möglichkeit für Dritte einen Zugriff auf gesonderte Auswertungsbereiche zu gewähren.
Sie können so z.B. den Zugriff für Ihren Banker oder anderen dritten Parteien auf ausgewählte
Unterlagen gewähren.
In der Benutzerverwaltung können Sie für diese Zwecke Partner anlegen. Gehen Sie dazu bitte nach
der Anmeldung auf „Einstellungen“ und dann auf „Benutzverwaltung“.
Im Bereich der Benutzerverwaltung gehen Sie dann bitte auf „neuer Partner“. Bitte erfassen Sie die
entsprechenden Daten in dem folgenden Fenster.
Informieren Sie bitte nach der Anlage Ihren Treuhand-Sachbearbeiter, damit die Anlage
abgeschlossen werden kann. Ihr Treuhand-Sachbearbeiter kann dann Unterlagen für den „Partner“
zum Abruf zur Verfügung stellen. Teilen Sie danach Ihrem Partner die Zugangsdaten mit.
Stand März 2016
5

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