4 Buchungen der Kasse Kassenbuch anlegen, führen und prüfen

Buchungen der Kasse
B
Kassenbuch anlegen, führen und prüfen
„Unser Kassenbuch führen wir ja manuell. Ich kann aber mit Excel einen kleinen
Vordruck erstellen. Wir brauchen dann nur alle zwei Wochen die Kasse buchen“,
meint Florian Schülbe.
„Nein, das funktioniert so nicht. Erstens sind einfache Excel-Tabellen nicht erlaubt. Die
lassen sich einfach ändern, denke mal an das Radierverbot. Und zweitens wollen wir
aktuelle Zahlen. Darum erledigen wir ja die Buchhaltung selbst“, antwortet Caroline
Gerber-Schwarz. „Aber ich bin sicher, die Kassenbuchführung geht besser. Eine
Betriebsprüfung steht zwar nicht an, aber ich will dafür gewappnet sein.“
Florian Schülbe gesteht: „Ehrlich gesagt, habe ich die gesetzlichen Vorschriften nicht
so drauf. Du?“
„Ja, ich habe mir Tipps aus dem Internet geholt.“ Caroline Gerber-Schwarz ist gespannt. „Ich habe hier einen Auszug unseres Kassenbuchs. Mal sehen, ob wir den
reibungslos verbuchen können.“
4
Buchungen der Kasse
4.1
Kassenbuch
Das Kassenbuch ist eins der grundlegenden Bücher der Buchhaltung. Dort werden
lückenlos alle Bargeschäfte, also Ein- und Auszahlungen, unabhängig von ihrer Höhe
centgenau erfasst.1 Unternehmen mit der Verpflichtung zur doppelten Buchhaltung
sind gesetzlich verpflichtet, ein solches zu führen. Eine bestimmte Formularform ist
nicht vorgeschrieben. Im Handel sind diverse Vordrucke erhältlich. Es ist auch erlaubt,
Formulare selbst zu erstellen. Entscheidend ist die geordnete, beweissichere Dokumentation der Geschäftsvorfälle.
Es muss eine reale Geschäftskasse vorhanden sein, am besten stabil und abschließbar. Sie ist Voraussetzung für eine ordnungsmäßige Kassenbuchführung. Die Kasse
darf nicht ausschließlich buchmäßig oder elektronisch verwaltet werden, da sonst das
entscheidende Kontrollmittel fehlt, das Geld. Eine Lose-Blatt-Sammlung ist inakzeptabel. Strikt zu trennen sind insbesondere private und geschäftliche Zahlungsvorgänge.
Das Kassenbuch ist eine Eigenaufzeichnung und hat nur einen niedrigen Beweiswert.
Bei einer Betriebsprüfung allerdings erzeugt das sauber geführte Kassenbuch als
„Aushängeschild“ erhebliches Vertrauen in die Ordnungsmäßigkeit der gesamten
Buchführung.
Ein Kassenbericht ist täglich zu erstellen, wobei mehrere Tage nicht zusammengefasst
werden dürfen. Dahinter sind die zu den Eintragungen passenden Einzelbelege abzuhef1
Detaillierte Regelungen vor allem im HGB § 239
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B Kassenbuch anlegen, führen und prüfen
ten. Soweit Nebenkassen geführt werden, sind deren Ergebnisse über Nebenkassenkladden in den zentralen Kassenbericht zu übernehmen. Die summierten Kassenberichte
ergeben dann das Kassenbuch.
Gehen Quittungen für Barausgaben verloren, kann bei kleineren Beträgen, z. B. für
Parkgebühren im Parkhaus, als Notlösung ein Eigenbeleg ausgefüllt werden. Falls die
Ausgaben betrieblich notwendig sowie der Höhe nach glaubhaft sind, erkennt das
Finanzamt diese an.
Grundsätzlich ist ein Kassenbuch nach den GoB zu führen. Ein sachverständiger
Dritter muss sich innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über alle Geschäftsvorfälle verschaffen können.
Das bedeutet zusammengefasst:
Kassenaufzeichnungen sind vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen.

Zeitgerecht bedeutet eine tägliche Dokumentation aller Zahlungsvorgänge.
Nicht zu verwechseln ist dies mit der tatsächlichen Verbuchung. Dies kann
zeitlich versetzt geschehen.

Geordnet meint, dass jeder Beleg eine (fortlaufende) Nummer erhält, die sowohl im Kassenbuch als auch auf dem Beleg zu vermerken ist.
Keine Eintragung ohne Beleg: Es gilt die Einzelaufzeichnungspflicht, d. h. Einzelbelege sind zusätzlich zum Tagesbericht abzuheften. Nur einen Tages-Gesamtbetrag
zu erfassen ist unzureichend. Entnahmen für private Zwecke oder Transfers von
oder zu Bankkonten sind zu belegen und einzutragen. Dafür ist ein Eigenbeleg auszustellen.
Beispiel: Die Registrierkasse im Ladenlokal bei der Schwarz Elektrotechnik OHG speichert jeden Vorgang („Kassenbon“) nach Datum und Uhrzeit sortiert. Abends
werden Summen gebildet. Beim Kassieren wird zusätzlich für den Kunden ein
Kassenbeleg gedruckt, wobei optional eine Kopie für den Betrieb erzeugt werden kann.
Es ist der Aspekt der Zumutbarkeit zu beachten. Beim Verkauf vieler geringwertiger
Waren an viele, unbekannte Kunden darf ein Tagesbericht geführt werden, in dem
Einnahmen und Ausgaben mit dem Anfangs- und Endbestand der Kasse abgestimmt werden. In dem Fall ist die Kasse aber täglich zu zählen. Allerdings: Bei Betriebsausgaben ist die Einzelaufzeichnungspflicht ausnahmslos zu gewährleisten.
Beispiel: In der Schwarz Elektrotechnik OHG werden die Verkäufe an „Laufkundschaft“
im Ladenlokal in der Registrierkasse erfasst. Diese „intelligente“ Kasse kann bis
zu zehn Konten intern verwalten, d. h. bereits bei jedem Kassiervorgang kann
ein Umsatz einem Erlöskonto (z. B. Erlöse Haushaltswaren, Erlöse Beleuchtung
etc.) zugeordnet werden.
Abends wird die Kasse „abgeschlagen“, d. h. die Tagesumsätze und Kontensummen werden ausgedruckt. Dieser Beleg wird aufbewahrt. Es ist nicht nötig,
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Buchungen der Kasse
jeden einzelnen Verkaufsvorgang nachzuhalten. Entnahmen sind aber einzeln
zu dokumentieren.
Reinhard Schwarz: „Jetzt verstehe ich diesen ‚Aspekt der Zumutbarkeit‘. Kauft
jemand eine Glühlampe, geht das in den Tagesbericht ein. Wenn ich € 20,- für
Briefmarken aus der Kasse nehme, muss ich einen Eigenbeleg ausfüllen.“
Kontrolliert wird der Kassenbestand nach der Formel:
Anfangsbestand + Zugänge ./. Abgänge = Soll-Endbestand.
Das Geld wird abends gezählt, etwaige Kassendifferenzen werden festgehalten.
Überschüssiges Geld wird täglich entnommen, als Geldtransit erfasst und zur
Bank gebracht. Am nächsten Morgen wird vor Geschäftseröffnung der Anfangsbestand (das „Wechselgeld“) wieder gezählt und im Kassenbuch notiert.
Das Tagesgeschäft kann beginnen.
Änderungen im Kassenbuch müssen lückenlos nachvollziehbar sein. Nur eine
simple Excel-Tabelle zu führen, ist nicht statthaft, da nachträgliche Manipulationen möglich sind.
Praxistipp: Eine Excel-Tabelle kann täglich auf Papier ausgedruckt und unterschrieben werden. Änderungen allerdings müssen manuell vorgenommen werden. Niemals darf etwas unkenntlich gemacht werden. Falsche Einträge sind
sauber so zu streichen, dass die Fehler erkennbar bleiben. Die richtigen Einträge sind lesbar vorzunehmen und mit Datum und Unterschrift einzeln zu bestätigen.
Der Kassenbestand ist täglich zu zählen und Zählprotokolle sind zu erstellen.
Anschließend erfolgt ein Soll-Ist-Vergleich („Kassensturz“). Es muss jederzeit
so viel Geld in der Kasse sein, wie laut Kassenbuch da sein müsste. Das zwingt
zur unmittelbaren Erfassung aller Vorgänge.
Unstimmigkeiten bei Kassenfehlbeträgen sind ohne Zeitverzug aufzuklären.
Praxistipp: Dies gilt insbesondere für Diebstähle und Unterschlagungen durch
Mitarbeiter. Diese müssen zu dokumentierende Konsequenzen haben (z. B.
Abmahnung, Kündigung, Strafanzeigen). Unterbleibt das, wird dies bei einer
Betriebsprüfung negativ ausgelegt.
Kassendifferenzen, z. B. durch falsche Herausgabe von Wechselgeld, werden
über die GuV-Konten „2000 Kassenfehlbetrag“ für außerordentliche Aufwände
und „2500 Kassenüberhang“ für außerordentliche Erträge verbucht (Konten
nach SKR 03):
Buchung Kassenfehlbetrag über € 0,05:
Soll
Kassenfehlbetrag
in €
0,05
Haben
Kasse
Buchung Kassenüberhang über € 1,00:
Soll
Kasse
in €
1,00
Haben
Kassenüberhang
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B Kassenbuch anlegen, führen und prüfen
Die Übersicht im Kassenbuch darf durch Zusammenfassung von Belegen erhöht
werden.
Beispiel: Mehrere (zwar aufzubewahrende) Reisekostenabrechnungen werden zu
einer Auszahlung gebündelt.
Für Kassenbücher, die dazugehörigen Unterlagen, die Belege und die schlusstäglichen Ausdrucke gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.
Verbuchung von Kartenzahlungen
Mit einer Karte (Girokarte, Kreditkarte) zahlen zu können stellt auch im Handwerk eine
unverzichtbare Serviceleistung dar. Für den Kunden bleibt der Zahlvorgang in aller
Regel kostenfrei. Der Verkäufer zahlt abhängig vom Kartentyp und gewählten Sicherheitsstandard eine Provision.2
Beispiel: Florian Schülbe: „Wir akzeptieren ja auch „electronic cash“. Nehmen wir an,
ein Kunde bezahlt für eine Lampe € 238,- brutto mit Karte. Wie wird das
gebucht?“
Caroline Gerber-Schwarz: „Zuerst buchen wir das als Bareinnahme und
Umsatz.
Soll Kasse
in € Haben 238,00
200,00
38,00
Erlöse Beleuchtung
USt. 19 %
„Das reale Geld fehlt aber. Die Kasse stimmt noch nicht“, wirft Florian
Schülbe ein.
„Nun, abends machen wir den Kassensturz und sehen wie viel Umsatz mit
Kartenzahlung getätigt wurde. Das wird als Geldtransit zur Bank gebucht.
Jetzt stimmt die Kasse wieder.
Soll Geldtransit
in € Haben 238,00
Kasse
Wenn uns das Geld auf dem Bankkonto gutgeschrieben wird, ist dies eine
Einzahlung, aber kein erneuter Umsatz. Darum wird wieder „Geldtransit“ als
Gegenkonto genutzt und alles ist ausgeglichen.“
Soll Bank
in € Haben 238,00
Geldtransit
Vorsätzliche Fehler bei der Führung des Kassenbuchs gelten als Anfangsverdacht
für Steuerhinterziehung. Im besten Fall schätzt das Finanzamt dann Einnahmen
hinzu. Das Gewerbe kann aber auch untersagt werden..
2
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Die Höhe beträgt kartenabhängig zwischen etwa 0,3 % (Geldkarte) und ca. 3 % (Kreditkarte)
Buchungen der Kasse
Der Betriebsprüfer sucht gezielt nach Indizien für eine nachträgliche Kassenführung:
Ein stets gleichmäßiges Schriftbild, eine fehlende zeitliche Ordnung, ein zeitweise
negativer Bestand. Auch das komplette Fehlen von Stornierungen (als Minus-Betrag,
der nicht verrechnet werden darf) beim Einsatz elektronischer Kassen deutet auf
grobe Unregelmäßigkeiten hin.
Bewährt hat sich in der Praxis eine schriftliche, verbindliche Organisationsanweisung
zur Kassenführung. Alle beteiligten Mitarbeiter sollten die Einhaltung der Regeln
unterschreiben.
Dieses stets griffbereite „Handbuch“ kann enthalten:
Benennung der für die Führung der Kasse verantwortlichen Personen,
Regeln für ordnungsmäßiges Kassieren,
Zeitpunkte für eine Bestandsaufnahme der Kasse,
Zeitpunkte für Auswertungen,
Übergaberegelungen bei Personalwechsel, Urlaub, Krankheit etc.,
Verfahrensweise bei Falschgeld und Kassier-Fehlern,
Aufbewahrungsregeln für Bargeld,
Sonderregeln für Kartenzahlungen.
4.2
Buchungen im Kassenbuch
Das Kassenbuch dokumentiert jede Geldbewegung (Ausnahme Einzelhandel) chronologisch sortiert. Folgende Informationen können in beliebiger Reihenfolge aufgeführt sein:
Datum des Geschäftsvorfalls,
fortlaufende Nummer als Belegnummer,
Buchungstext,
Betrag der Einnahme oder Ausgabe,
zugrunde liegender Steuersatz,
Umsatz- bzw. Vorsteuerbetrag,
aktuellen Kassenbestand,
Anfangs- und Endbestände sowie Salden als Ergänzungen.
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B Kassenbuch
h anlegen, führen
n und prüfen
Beispiel: „Sch
hau mal, Caroline. Ich habe e
ein Formular fürr unser Kassen
nbuch erstellt.
Es ze
eigt oben den Namen
N
des Un
nternehmens, das
d Datum, den
n Anfangsbestand
d und das betro
offene Kassenkonto (1000 im
m SKR 03). An dieser Stelle
wird das Konto 1000 einmalig alls Gegenkonto
o geführt. Es fo
olgen der Bu
chungstag, die fortlaufende Beleg
gnummer, der Buchungstext und das Gegenkkonto der Buchu
ung. Die Zuord
dnung als Zahlu
ungsein- oder -ausgang und
ein eventuell enthalttener Steuerbe
etrag bilden den
n Abschluss.“
Unten werden Spalttensummen ge
ebildet. Als Kon
ntrollgleichung gilt:
g
Anfan
ngsbestand € 0,00
0
Ausg
gang € 3.536,52
2
+
+
Eingang
Endbestand
d
€ 3.758,0
00 =
€ 221,4
48
Die Einzelbelege
E
fü
ür die Betriebsa
ausgaben, die Eigenbelege und
u der Kassensummenzettel sind
s
hinter dass Kassenbuch zu heften. Nun existiert zu
jederr Buchung ein Beleg.
B
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Buchungen der Kasse
Hinweis: Erläuterungen zu den Konten und Geschäftsvorfällen:
Nummer
Text
101, 112
102
103 106
104
Geldtransit
Lfd. Kfz-Kosten, 19 % Vorsteuer
Büromaterial, 19 % Vorsteuer
Porto, keine Vorsteuer
Kassensummen des Tages, die geschlossen übertragen werden. Beleg:
Ausdruck der Registrierkasse, z. T. Einzelbelege, z. B. bei namentlich
bekannten Kunden.
Eigenbeleg ist auszufüllen
Fachliteratur, 7 % Vorsteuer
Sonstiger Betriebsbedarf bzw. Kleinwerkzeuge (Konto 4985), 19 % Vorsteuer
Pakete sind für Kunden, daher Ausgangsfracht
Reinigungskosten, 19 % Vorsteuer
Forderungen an Mitarbeiter, werden mit der Lohnabrechnung des Monats
November wieder einbehalten
105
107
108
109
110
111
113
Erfassen Sie die Buchungen als Stapelbuchung. Prüfen Sie zuvor, ob der Kassenbestand in der Software € 0,- beträgt. Nach den 15 Buchungen ist zwingend zu prüfen,
ob der Endbestand € 221,48 lautet. Die Steuerschlüssel sind gegebenenfalls manuell
einzugeben. Bei jeder Buchung muss der richtige Steuerbetrag kontrolliert werden.
Zu beachten ist, dass das Kassenkonto bei einer Zunahme im Soll bzw. bei einer
Abnahme im Haben gebucht wird. Nicht zu vergessen ist der Buchungstext. Lassen
Sie die Buchungen nach einer ausführlichen Kontrolle „vom Stapel“.
Nehmen Sie anschließend eine Datensicherung vor (Datensicherung 5).
4.3
Kontrolle und Auswertungen
Nach der Verbuchung der Kassenvorgänge können diese wie gewohnt im Journal
und auf dem entsprechenden Kontenblatt der Kasse eingesehen und kontrolliert
werden. Natürlich fließen die Buchungen in alle anderen Auswertungen ein.
Beispiel: „Lass uns jetzt die 15 Buchungen im Buchungsjournal kontrollieren“, fordert
Caroline Gerber-Schwarz Florian Schülbe auf.
Die Steuern wurden über die Konten 1576 (19 % Vorsteuer), 1571 (7 %
Vorsteuer) und 1776 (19 % Umsatzsteuer) direkt oder indirekt erfasst.
Auf dem Kontenblatt Kasse ist das Kassenbuch fast vollständig abgebildet.
77
B Kassenbuch
h anlegen, führen
n und prüfen
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Buchungen der Kasse
Auch die GuV nimmt komplexere Konturen
K
an. D
Derzeit ist ein vorläufiger
v
40 ausgewiese
en. Berücksich
htigt sind mittle
erweile 36
Gewinn von € 7.784,4
Geschäfftsvorfälle.
79

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