KNV Gutschein-Service AWEK-Kasse Juli 2015 Koch, Neff & Volckmar GmbH, Stuttgart und Köln Geschäftsführer: Uwe Ratajczak Geschäftsführende Gesellschafter: Frank Thurmann, Oliver Voerster Sitz Stuttgart, Amtsgericht Stuttgart HRB 11907 USt-Id: DE147816562 © 2015 Koch, Neff & Volckmar GmbH Inhalt Überblick ............................................................................................................... 3 Der KNV Gutschein-Service mit fitbis.de oder pcbis.de ...................................... 4 Der KNV Gutschein-Service mit euro-BIS flow .................................................. 5 Der KNV Gutschein-Service mit der AWEK-Kasse ............................................ 6 Gutscheinkarte verkaufen / aufladen ............................................................................................... 6 Guthaben und Gutschein-Historie abfragen .................................................................................... 8 Bezahlen mit Gutscheinkarten / Gutscheinkarte einlösen ............................................................... 9 Gutscheinkarten komplett einlösen ............................................................................................... 11 Retouren auf Gutscheinkarten gutschreiben .................................................................................. 11 Guthaben bar auszahlen................................................................................................................. 13 Auswertungen im euroControl über Buchungen zu Gutscheinkarten ........................................... 14 KNV Gutschein-Service - AWEK-Kasse Seite 2 von 14 Überblick Der KNV Gutschein-Service vereinfacht die betriebliche Organisation von Gutscheinen. Über die zentrale Verwaltung am KNV Gutschein-Server können die neuen Gutscheine innerhalb der gesamten KNV-Branchenproduktfamilie filialübergreifend stationär und online verkauft und eingelöst werden. An der Kasse wird einfach der Barcode der Gutscheinkarte im praktischen Scheckkartenformat gescannt oder manuell die Gutscheinnummer eingegeben. Genau wie beim Einsatz im Online-Shop wird im Hintergrund sofort eine Verbindung zum Gutscheinserver aufgebaut. Alle Guthabenänderungen werden sofort aktualisiert. Auch wenn Sie keine Kasse einer KNV-Software nutzen, können Sie alle notwendigen Buchungen durchführen: Ein einfach zu bedienendes Verwaltungsmodul erlaubt den direkten Zugriff. Rund um die Uhr ist somit auch die Administration sowie ein vollständiger Überblick über die erfolgten Transaktionen eines einzelnen Gutscheins oder aller Gutscheinumsätze möglich. vereinfacht die betriebliche Organisation von Gutscheinen praktisches Scheckkartenformat zentrale Verwaltung am KNV Gutschein-Server Einsatz innerhalb der gesamten KNV-Branchenproduktfamilie filialübergreifende Verwendung Verkauf und Einlösung stationär und online einfacher Scan des Gutschein-Barcodes an der Kasse Gutscheinverkauf und Kauf auf Gutschein auch online in Ihrem ECS-Shop Zugriff auf den Gutscheinserver rund um die Uhr einfach zu bedienendes Verwaltungsmodul für alle Transaktionen Jederzeit vollständiger Überblick über alle Transaktionen eines Gutscheins Auswertung aller Gutscheinumsätze Um den KNV Gutschein-Service zu nutzen, müssen je nach genutzter Software einige Einstellungen in Ihrem System vorgenommen werden. Unsere Serviceline unterstützt Sie gerne unter Telefon +49 711 7860-1000 oder per E-Mail an: [email protected] KNV Gutschein-Service - AWEK-Kasse Seite 3 von 14 Der KNV Gutschein-Service mit fitbis.de oder pcbis.de Aus fitbis.de bzw. pcbis.de heraus gibt es einen direkten Link auf den KNV Gutschein-Service. Sie finden diesen im Menü "Weitere Funktionen": Hierüber werden Sie direkt zum Business Client des KNV Gutschein-Servers verlinkt und können dort sofort arbeiten. Alle wesentlichen Funktionen werden über die Kasse abgewickelt: Verkäufe von Gutscheinkarten, Aufladungen und Verkäufe auf Gutscheinkarte sind ebenso wie Guthabenabfragen ausführlich in der vorliegenden Dokumentation "KNV Gutschein-Service mit der AWEK-Kasse" beschrieben. In Verbindung mit ECS sind Besonderheiten zu berücksichtigen, diese finden Sie in der Dokumentation "KNV Gutschein-Service im ECS-Shop". KNV Gutschein-Service - AWEK-Kasse Seite 4 von 14 Der KNV Gutschein-Service mit euro-BIS flow Vor dem Start sind in euro-BIS flow einige Einstellungen neu zu konfigurieren. Die Anleitung dazu findet sich in am Ende dieser Dokumentation im Kapitel "Konfiguration in euro-BIS flow". Aus euro-BIS flow heraus können Sie im KassenCenter über den Link "Gutscheine Businessclient" direkt zum KNV Gutschein-Service verzweigen: Hierüber werden Sie direkt zum Business Client des KNV Gutschein-Servers verlinkt und können dort sofort arbeiten. Der Verkauf von Gutscheinkarten, das Einlösen von Gutscheinkarten und -PDFs, die Abfrage des Guthabens und von Gutschein-Historien, sowie das Rückbuchen von Retouren auf Gutscheinkarten diese wesentlichen Funktionen des KNV Gutschein-Service werden alle an der Kasse abgewickelt. Dies alles und einiges mehr ist in der vorliegenden Dokumentation zum KNV Gutschein-Service mit der AWEK-Kasse ausführlich beschrieben. Mit euro-BIS flow steht Ihnen alternativ die integrierte PC-Kasse zur Verfügung. Zur Nutzung des KNV-Gutschein-Service mit der PC-Kasse liegt eine eigene Dokumentation vor. KNV Gutschein-Service - AWEK-Kasse Seite 5 von 14 Der KNV Gutschein-Service mit der AWEK-Kasse Für die Kommunikation mit dem Gutschein-Server muss die Kasse online sein. Im offline-Modus ist der Gutschein-Service nicht verfügbar. Gutscheinkarte verkaufen / aufladen Der Verkauf einer KNV Gutscheinkarte an der AWEK-Kasse erfolgt über das Scannen des Barcodes auf der Rückseite der Gutscheinkarte. Alternativ kann die Gutschein-Nummer auch über die PCTastatur eingetippt werden. Die Kasse fragt beim KNV Gutscheinserver den Kontostand ab und zeigt diesen an. Sie werden um Eingabe des Aufladebetrags gebeten: Bitte geben Sie den Betrag inklusive Nachkommastellen (z.B. 2500) ein oder mit Punkt (.) als Dezimaltrenner (z.B. 25.00). Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der Enter-Taste. KNV Gutschein-Service - AWEK-Kasse Seite 6 von 14 Mit jeder Änderung des Kartenguthabens wird der Kontostand unmittelbar am KNV Gutschein-Server aktualisiert. Starten Sie nun den nächsten Verkaufsvorgang durch Scannen eines Artikels oder schließen Sie den Bon ab: Taste Zwischensumme , Taste , dann wählen Sie die Zahlart. Darstellung 'Verkauf einer Gutscheinkarte' im Filialbericht KNV Gutschein-Service - AWEK-Kasse Seite 7 von 14 Guthaben und Gutschein-Historie abfragen Mit dieser Funktion können Sie sich das aktuelle Guthaben einer Gutschein-Karte und auch die bisherigen Auflade- und Verkaufsvorgänge anzeigen lassen. Drücken Sie die Taste und wählen Sie im Untermenü die Taste Scannen Sie dann die Gutscheinkarte oder geben Sie den Gutscheincode von der Kartenrückseite über die PC-Tastatur ein. Das Guthaben wird zusammen mit den bisherigen Lade- und Verkaufsvorgängen (GutscheinHistorie) auf dem Kassenbon ausgewiesen. KNV Gutschein-Service - AWEK-Kasse Seite 8 von 14 Bezahlen mit Gutscheinkarten / Gutscheinkarte einlösen Scannen Sie alle Artikel, die der Kunde wünscht und wechseln Sie dann zum Bezahlvorgang: Taste Zwischensumme, Taste , dann wählen Sie die Zahlart. Für die Nutzung des KNV Gutschein-Service verwenden Sie bitte die neue Taste Es erscheint die Anzeige "Bitte Gutschein-Nr. angeben": Scannen Sie dann die Gutscheinkarte oder geben Sie den Gutscheincode von der Kartenrückseite über die PC-Tastatur ein. Auf dem Bon wird die Zahlung über die Gutscheinkarte mit dem abgebuchten Betrag und dem Restguthaben ausgewiesen: Achtung: Sollten noch 'alte' Gutscheine bei Ihren Kunden im Umlauf sein, wählen Sie beim Bezahlvorgang bitte die altbekannte Zahlart . KNV Gutschein-Service - AWEK-Kasse Seite 9 von 14 Darstellung 'Bezahlung mit Gutscheinkarte' im Filialbericht KNV Gutschein-Service - AWEK-Kasse Seite 10 von 14 Gutscheinkarten komplett einlösen Wird das Guthaben der Karte beim Einlösen der Gutschein-Karte vollständig aufgebraucht, weist das Programm Sie darauf hin: Bestätigen Sie mit der Taste Ja, wenn Sie fortfahren möchten. Wählen Sie Nein, wenn Sie den Vorgang abbrechen und z.B. eine andere Zahlart wählen möchten. Ist das Guthaben komplett aufgebraucht, wird auf dem Bon ausgewiesen: "Kontostand 0.00". An der Kasse kann auch in diesem Fall wieder neues Guthaben auf diese Karte geladen werden (siehe oben). Retouren auf Gutscheinkarten gutschreiben Der Betrag aus einer Warenrückgabe kann auf der Gutscheinkarte wieder gutgeschrieben werden. Wie bei anderen Rückgaben drücken Sie zuerst die Taste Warenrückgabe , scannen den betreffenden Artikel, geben Sie den Preis ein und beantworten Sie die Lager/Abholfachabfrage. Drücken Sie nun die Tasten Zwischensumme und Zahlung und wählen Sie als Zahlart die neue Taste Gutscheinkarte . Mit dem Scan der Gutscheinnummer wird der Betrag auf der Gutscheinkarte gutgeschrieben. KNV Gutschein-Service - AWEK-Kasse Seite 11 von 14 Darstellung 'Retouren auf Gutscheinkarte gutschreiben' im Filialbericht KNV Gutschein-Service - AWEK-Kasse Seite 12 von 14 Guthaben bar auszahlen Wenn Sie Ihrem Kunden einen Restbetrag von der Gutscheinkarte bar auszahlen möchten, oder einen versehentlich falsch erfassten (zu hohen) Aufladebetrag korrigieren möchten, nachdem der Vorgang bereits abgeschlossen war, dann buchen Sie dies an der Kasse über die Funktion Warenrückgabe: Sie drücken die Taste Warenrückgabe und scannen dann die Gutscheinkarte oder Sie geben den Gutscheinkarten-Code über die Tastatur ein. An der Kasse erscheint die Aufforderung "Bitte Betrag eingeben". Tippen Sie den Rückzahlbetrag ein - es ist sowohl die komplette Rückzahlung sowie auch Teilauszahlung möglich. Drücken Sie nun die Tasten Zwischensumme und Zahlung und wählen Sie die Zahlart (i. d. R. BAR). Darstellung 'Guthaben bar auszahlen' im Filialbericht KNV Gutschein-Service - AWEK-Kasse Seite 13 von 14 Auswertungen im euroControl über Buchungen zu Gutscheinkarten Im euroControl werden in der "Belegliste" nun auch alle Vorgänge gelistet, die im gewählten Zeitraum auf Gutscheinkarten gebucht wurden. Bei Einschränkung auf das Zahlungsmittel "13" (=Gutscheinkarte) erhalten Sie nur die Gutscheinkarten-Transaktionen. Im "Elektronischen Journal" im euroControl finden Sie unter dem Karteireiter 'Auswahlkriterien' den Listeneintrag "Verkaufte Gutscheine". Vorgänge, die mit Gutscheinkarten bezahlt wurden, finden Sie über die Zahlungsart-Nr. "13" (=Gutscheinkarte). KNV Gutschein-Service - AWEK-Kasse Seite 14 von 14
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