Lexware: Datenuebernahme LOHN

Lexware: Datenübernahme LOHN
Bereich: LOHN - Info für Anwender Nr. 1607
Inhaltsverzeichnis
1.
Ziel
2
2.
Vorgehensweise: Personalstammdaten
2
2.1.
Export
2
2.2.
Import
3
2.3.
Nachbearbeitung der Personaldaten
5
2.4.
Nachbearbeitung von Mitarbeitern im Kalender
5
3.
Vorgehensweise: Lohnkontowerte
6
3.1.
Export
6
3.2.
Import
8
3.3.
Nachbearbeitung der Lohnkontowerte
9
3.4.
Start mit Agenda LOHN
9
4.
Details
10
4.1.
Import von Personalnummern mit mehr als 5 Stellen
10
4.2.
Verdienstbescheinigung (SV-Brutto) und Lohnkontowerte
10
5.
Verwandte Themen
10
Autor: JHO / 07.05.2015
© 2015 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 2
Info für Anwender Nr. 1607
1.
Ziel
Dieses Info beschreibt die Übernahme der Personalstammdaten und Lohnkontowerte aus Lexware
Lohn & Gehalt.
Die Komplexität der Abrechnungssysteme führt dazu, dass nicht alle Personalstammdaten importiert
werden können. Die fehlenden Stammdaten müssen nach dem Import manuell nachgearbeitet werden.
Hinweis
Die Agenda-Software bietet vielfältige Möglichkeiten der Übernahme von Stamm- und
Bewegungsdaten. Unser Consulting steht Ihnen unverbindlich zur Verfügung.
Rufen Sie uns einfach an: 08031 2561-433
2.
Vorgehensweise: Personalstammdaten
2.1.
Export
1. Lexware Lohn & Gehalt öffnen
1. Lexware Lohn & Gehalt mit gewünschtem Mandanten starten.
2.
»Datei | Drucken | Personalstammblatt«
2. Mitarbeiter für Export auswählen
1. Zu exportierende Mitarbeiter auswählen.
Wird die Option <Alle Mitarbeiter> getroffen, werden automatisch alle Mitarbeiter exportiert.
2. Auf <Einstellungen> klicken.
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Info für Anwender Nr. 1607
3. Exportformat einstellen
1. Option <Export> und <Datei> (
nicht <Excel>!) wählen.
2. Unter Formulare <Personalstammblatt Standard> markieren.
3. <Ausgabe> anklicken.
4. Speicherort und Dateiname vergeben (z. B. Personalstamm.txt).
Hinweis
Sinnvoll ist das Verzeichnis auf einem Rechner zu wählen, auf dem Agenda LOHN installiert ist.
Anderenfalls verwenden Sie z. B. USB-Stick.
5. Exportdatei speichern.
2.2.
Import
1. Mandant in Agenda LOHN anlegen
Mandant in Agenda LOHN anlegen. Details hierzu finden Sie im Schnelleinstieg: Nr. 1601
Schnelleinstieg LOHN.
Achtung
Als Beginn der Abrechnung in Agenda LOHN denjenigen Monat verwenden, ab dem die
Abrechnung erfolgen soll. Beispiel: Ende der Abrechnung in Lexware = Oktober Beginn in
Agenda LOHN = November!
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Seite 4
Info für Anwender Nr. 1607
2. Daten einlesen
1.
»Transfer | Personaldaten aus Fremdprogramm | Import Lexware«.
2. Exportdatei auswählen.
3. <Datei Lesen> anklicken.
Oben werden die importierbaren Datensätze angezeigt. Darunter befindet sich das
Einleseprotokoll. Geprüft werden die Mussfelder und Plausibilitäten der Personaldaten. Wurde
beispielsweise im Fremdprogramm ein Mitarbeiter ohne Hausnummer angelegt, wird dies als
Fehler angezeigt, da es sich in LOHN um eine Musseingabe handelt.
4. Protokoll über
drucken (für die Nachbearbeitung der Daten).
5. Optionen für den Import festlegen:
Option
Erläuterung
Vorhandene überschreiben
Bereits angelegte Datensätze mit der gleichen Nummer
(Personalnummer) werden komplett überschrieben.
Nur markierte
Die markierten Datensätze werden importiert.
Markieren: Linksklick auf ersten Datensatz, Umschalttaste
gedrückt halten, auf den letzten Datensatz klicken.
Keine der beiden Optionen sind
gewählt
Alle angezeigten Datensätze werden importiert. Datensätze
mit gleicher Personalnummer werden nicht überschrieben.
Beide Optionen sind gewählt
Alle angezeigten Datensätze werden importiert. Datensätze
mit gleicher Personalnummer werden überschrieben.
6. <Einlesen starten> anklicken.
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2.3.
Nachbearbeitung der Personaldaten
1. In Personaldaten wechseln
»Stammdaten | Personaldaten | Mitarbeiter öffnen«.
2. Personaldaten nachbearbeiten
Personaldaten nachbearbeiten:
Allgemein
Alle mit einem gelben Warndreieck gekennzeichneten Mitarbeiter mit Doppelklick öffnen. Angezeigt
werden alle Mussfelder, die nachzubearbeiten sind. Es müssen die Daten vollständig kontrolliert
werden.
Meldewesen
Liegt das Eintrittsdatum des Mitarbeiters vor dem ersten Abrechnungsmonat mit Agenda LOHN, wird
mit der ersten Monatsberechnung automatisch eine Anmeldung mit dem Grund 13 »Anmeldung
wegen sonstiger Gründe« erstellt. In Lexware Lohn & Gehalt erzeugen Sie eine Abmeldung mit dem
Grund 36 »Abmeldung wegen Wechsel des Entgeltabrechnungssystems«.
Tipp
Sie können den Meldegrund 36 wie nachfolgend beschrieben in Lexware erzeugen:
»Bearbeiten | Firmenangaben | Lohn + Gehalt | Sozialversicherung« erzeugen. Setzen Sie das
Häkchen bei <Sozialversicherungsmeldungen bei Wechsel des Abrechnungssystems> und bei
dem Unterpunkt <Abmeldungen zum Monatsletzten des aktuellen Abrechnungsmonats>.
Krankenversicherung
Sollen die Beiträge und Arbeitgeberzuschüsse zur freiwilligen Kranken- und Pflegeversicherung
automatisch berechnet werden, aktivieren Sie bitte die Option <Freiwillige KV/PV> in den
Personaldaten:
»Stammdaten | Personaldaten | Mitarbeiter öffnen | SV | Freiwillige KV/PV«
2.4.
Nachbearbeitung von Mitarbeitern im Kalender
»Stammdaten | Personaldaten | Mitarbeiter öffnen | Register: Kalender«
Nähere Informationen zu den Einzelfällen finden Sie im Info für Anwender:
Nr. 1649 Kalender in Agenda LOHN
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3.
Vorgehensweise: Lohnkontowerte
Durch den Import der Lohnkontowerte in Agenda LOHN können die abgerechneten Jahreswerte in
kumulierter Form eingelesen werden.
Hinweis
Diese Jahreswerte werden nur bei einem unterjährigen Wechsel des Abrechnungssystems benötigt!
3.1.
Export
Hinweis
Lohnkontowerte müssen immer im letzten Abrechnungsmonat von Lexware exportiert werden (nach
einem Monatswechsel ist ein korrekter Export nicht mehr möglich)! Beispiel: Letzter Monat in Lexware
= März erster Monat in Agenda LOHN = April.
1. Lexware Lohn & Gehalt öffnen
1. Lexware Lohn & Gehalt mit gewünschtem Mandanten starten.
2.
»Lexware | Berichte | Lohnkonto«.
2. Mitarbeiter für Export auswählen
1. Zu exportierende Mitarbeiter auswählen.
Wird die Option <Alle Mitarbeiter> getroffen, werden automatisch alle Mitarbeiter exportiert.
2. Auf <Einstellungen> klicken.
Autor: JHO / 07.05.2015
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Info für Anwender Nr. 1607
3. Exportformat einstellen
1. Option <Export> und <MS Excel> (
nicht <Datei>!) wählen.
2. <Ausgabe> anklicken.
4. Als Excel-Datei speichern
Es wird automatisch Excel geöffnet. Die Ausgabe der Datei dauert je nach Zahl der Mitarbeiter
einige Minuten.
Exportdatei als Excel-Datei (*xls mit Dateityp »Excel 97-2003«) speichern.
Hinweis
Sinnvoll ist das Verzeichnis auf einem Rechner zu wählen, auf dem Agenda LOHN installiert ist.
Anderenfalls verwenden Sie z. B. USB-Stick.
Autor: JHO / 07.05.2015
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Info für Anwender Nr. 1607
3.2.
Import
Achtung
Lohnkontowerte können nur importiert werden, wenn die Personaldaten in Agenda LOHN angelegt
sind.
1. Importschnittstelle öffnen
»Transfer | Import Lohnkontowerte aus Fremdprogrammen | Import Lexware«.
2. Einlesevorgang starten
1. Exportdatei auswählen.
2. Einlesevorgang starten.
3. Importbestätigung
Eine Meldung informiert über den erfolgreichen Import:
Autor: JHO / 07.05.2015
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Info für Anwender Nr. 1607
3.3.
Nachbearbeitung der Lohnkontowerte
Hinweis
Die Lohnkontowerte können nicht mehr verändert werden, wenn in Agenda LOHN ein
Monatsabschluss durchgeführt wurde!
Bei Arbeitnehmern, die freiwillig oder privat krankenversichert sind, werden von Lexware die
Lohnkontowerte zur Krankenversicherung/Pflegeversicherung nicht vollständig ausgegeben. Aus diesem
Grund sind die folgenden Werte für die betroffenen Mitarbeiter manuell nachzutragen.
LO21
KV-Brutto
LO22
PV-Brutto
LO41
KV (freiw.) AN-Anteil
Gehen Sie wie folgt vor:
1. Importierte Lohnkontowerte ansehen
1. Wechseln Sie in die Stammdaten des betroffenen Mitarbeiters.
2.
»Stammdaten | Personaldaten | Mitarbeiter öffnen | Dialog«.
Im Dialog werden alle importierten Lohnkontowerte für den Mitarbeiter angezeigt.
2. Fehlende Angaben erfassen
Betroffene Sätze mit Doppelklick auswählen und fehlende Angaben erfassen.
3.4.
Start mit Agenda LOHN
Nähere Informationen zu folgenden Themen:
Anmeldung wegen Systemwechsel
SV-Vorjahreswerte
Lohnkonto-Vorträge
Übergang bei voraussichtlicher Beitragsschuld
ELStAM
finden Sie hier:
Autor: JHO / 07.05.2015
Nr. 1669 Agenda LOHN: Neues Mandat aus Fremdsoftware übernehmen.
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Info für Anwender Nr. 1607
4.
Details
4.1.
Import von Personalnummern mit mehr als 5 Stellen
In Agenda LOHN können Personalnummern im Bereich von 1 bis 99999 vergeben werden. Agenda
LOHN erkennt beim Einlesen, wenn in Lexware Lohn & Gehalt Personalnummern über 5 Stellen
vergeben wurden. Automatisch wird ein Fenster geöffnet, um die Personalnummern neu zu vergeben.
Hier gibt es zwei Vorgehensweisen:
4.2.
Vorgehensweise
Erläuterung
Automatische Anpassung
Mit Klick auf <OK> werden neue Personalnummer beginnend
mit der 1 vergeben. Mit Klick auf <Einlesen starten> erfolgt der
Datenimport.
Manuelle Anpassung
Mit Klick auf <Abbrechen> und <Einlesen starten> werden die
Personalnummern unverändert importiert. Anschließend sind
die (alten) Personalnummern auf die neuen Personalnummern
zu kopieren.
Verdienstbescheinigung (SV-Brutto) und Lohnkontowerte
Bei Systemwechsel unterstellt Agenda LOHN, dass mit dem vorhergehenden Abrechnungssystem der
Meldegrund 36 (Abmeldung wegen Systemwechsel) erstellt wurde. Agenda LOHN generiert aus diesem
Grund im ersten Abrechnungsmonat den Meldegrund 13 (Anmeldung wegen sonstiger Gründe). Diese
Meldesystematik wird heute in allen gängigen Abrechnungssystemen praktiziert.
5.
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