GUIDELINES Arbeitsrecht Bankenrecht Compliance Energierecht Erbrecht & Nachlassplanung Finanzierungen Herausforderung Compliance – Hilfe durch neuen ISO Standard 19600 Gesellschafts- & Handelsrecht Immaterialgüterrecht Immobilien Kapitalmarkt & Börsenrecht Kollektive Kapitalanlagen Medienrecht Mergers & Acquisitions Notariat Payments Clearing & Settlement Pharmarecht & Gesundheitsrecht Prozessführung & Schiedsgerichtsbarkeit Eine wirksame Compliance im Unternehmen ist das Gebot der Stunde. Doch bei der Umsetzung sind gerade KMU vielfach gefordert: Wie kann den verschiedenen Anforderungen am effizientesten Rechnung getragen werden? Der Schlüssel dazu liegt im Compliance Management, also der Identifikation und Steuerung der wichtigsten Risiken. Mit dem neuen ISO Standard 19600 werden zum ersten Mal länder- und branchenübergreifend international einheitliche Rahmenbedingungen für wirksame Compliance Management Systeme (CMS) in Unternehmen geschaffen. Dies erlaubt es insbesondere KMU, einen für sie massgeschneiderten Compliance Management Ansatz zu finden und sich dadurch Wettbewerbsvorteile zu sichern. Restrukturierung & Insolvenz Steuerrecht Technologierecht (IT) Venture Capital & Private Equity Compliance – Was ist das? Wettbewerbsrecht Wirtschaftsstrafrecht Version 2015 Wenger & Vieli AG Dufourstrasse 56 Postfach CH-8034 Zürich Büro Zug Metallstrasse 9b CH-6300 Zug T +41 (0)58 958 58 58 [email protected] www.wengervieli.ch verbindlichen und zertifizierungsfähigen Anforderungen. Seine Empfehlungen beruhen auf den Grundsätzen der Good Governance, Verhältnismässigkeit, Transparenz und Nachhaltigkeit. Unter dem Begriff Compliance wird die Erfüllung aller Verpflichtungen eines Unternehmens verstanden, die sowohl auf gesetzlichem Zwang als auch auf Freiwilligkeit basieren. Zu letzteren zählen Unternehmens- oder Branchenstandards, Codes of Conduct oder Corporate Governance-Regeln. Der Geschäftsführung eines Unternehmens kommt dabei die entscheidende Rolle zu. Alle ComplianceMassnahmen sind wirkungslos, wenn sie «oben» nicht vorgelebt werden. Der Standard kann auf alle Organisationen angewendet werden, denn er lässt jedem Unternehmen genügend Spielraum, ein eigenes, massgeschneidertes CMS zu entwickeln, zu implementieren und zu verbessern. Es gibt also nicht nur einen einzigen richtigen Compliance Management Ansatz, der für alle Unternehmen, grössere und kleinere, gültig ist. Doch wie kann im Dickicht der vielen Regeln und Vorschriften die Übersicht behalten werden? Gefragt ist ein wirksames Compliance Management. Innovation zu Gunsten von KMU Flexibilität und Verhältnismässigkeit Der Ende 2014 veröffentlichte ISO 19600 soll hier Hilfestellung bieten. Er ist als flexible Richtlinie konzipiert und gerade nicht als ISO Standard mit Von diesen innovativen Ansätzen profitieren insbesondere KMU. Sie können die ISO-Empfehlungen entsprechend ihrer Grösse, Komplexität und ihrem Risikoprofil umsetzen und die einzelnen Kernelemente eines CMS in angemessener Weise berücksichtigen. Zu diesen zählen: die Festlegung der Compliance-Policy, die Zuweisung von Verant- Herausforderung Compliance – Hilfe durch neuen ISO Standard 19600 wortlichkeiten und Ressourcen, das Ausmass an interner und externer Kommunikation, der Dokumentationsumfang, die Berichterstattung sowie die Informationsbeschaffung. Umsetzung des CMS-Modells nach ISO 19600 Das CMS-Modell nach ISO 19600 ist in zwei Phasen gegliedert (siehe Bild): die Phase des Aufbaus eines CMS und die Phase seines Betriebs bzw. seiner laufenden Verbesserung. In der Aufbauphase werden die Ziele und der Anwendungsbereich des CMS entsprechend der Grösse, der Komplexität und dem Risikoprofil des Unternehmens ermittelt. Leitlinien sind dabei die Good Governance und die Interessen der Stakeholder. Auf dieser Grundlage wird dann die CompliancePolicy des betreffenden Unternehmens festgelegt. Für den Übergang zur Betriebsphase wird anschliessend nach dem risikobasierten Ansatz verfahren. Dabei werden die verschiedenen Compliance-Pflichten erfasst und die Compliance-Risiken analysiert und bewertet. Gegen die grössten, nach Priorität gewichteten Compliance-Risiken, die sich aus der Höhe der Eintrittswahrscheinlichkeit und der Konsequenz von Compliance-Verstössen ergeben, sollen als erstes Massnahmen ergriffen werden. Die Betriebsphase selbst zielt auf die Verbesserung der Prozesse ab: In einem kontinuierlichen Kreislauf sollen sich Entwicklung, Umsetzung, Bewertung und Aufrechterhaltung bzw. Verbesserung folgen. Im Zentrum des Modells stehen zwei wichtige Elemente: die Zuweisung von Verantwortlichkeiten auf allen Ebenen sowie die Schaffung einer unabhängigen Compliance-Funktion. Diese sind für das Funktionieren jedes CMS entscheidend. Ermittlung des Rahmens und Aufbau eines CMS Good Governance Prinzipien Erfassung von Interessen der Stakeholder Festlegung einer Compliance-Policy VERBESSERN ACT Verwaltung von Compliance-Verstössen und kontinuierliche Verbesserung Erfassung von Compliance-Pflichten und Bewertung von Compliance-Risiken Commitment an der Spitze, Unabhängige Compliance-Funktion, Verantwortung auf allen Ebenen, Unterstützende Massnahmen CHECK PLAN Plan für die Steuerung von Compliance-Risiken und die Erreichung der Compliance-Ziele DO Ausführung, Bewertung und Reporting Operative Planung und Kontrolle von Compliance-Risiken AUFBAU Erfassung von internen und externen Risiken GUIDELINES Das CMS-Modell nach ISO 19600 ist mit der Struktur anderer Management Systeme konsistent. Es kann daher auch in bestehende Organisationsstrukturen und operative Prozesse eingegliedert werden. ISO 19600 als Benchmark ISO Standards haben ein hohes Durchsetzungspotential und geniessen einen beachtlichen Anerkennungswert. Es ist daher anzunehmen, dass sich der neue ISO Standard weltweit zu einer bedeutenden CMS-Richtlinie entwickeln wird. Der Standard wird sowohl die Mikro- wie auch die MakroEbene beeinflussen: Auf der Unternehmensebene wird ein effektives CMS zur Steigerung des Unternehmensratings beitragen. Es wird die Teilnahme an Ausschreibungen sowie den Zugang an Finanzierungen ermöglichen, da in solchen Fällen schon heute verstärkt Nachweise effektiver Compliance verlangt werden. Damit verschafft sich ein Unternehmen konkret Wettbewerbsvorteile gegenüber der Konkurrenz. Zugleich motiviert ein sinnvolles CMS die Mitarbeiter durch klare und plausible Vorgaben. Auf der nationalen und globalen Ebene liefert die Einführung eines CMS nach ISO 19600 den Nachweis, dass das Unternehmen, und namentlich die Unternehmungsleitung, Verantwortung für die Minimierung der unternehmensspezifischen Risiken übernehmen. Dadurch wird das Vertrauen der Kunden, der Lieferanten und der Geschäftspartner gesteigert und wird zum positiven Erscheinungsbild des Unternehmens in der Öffentlichkeit beigetragen. Gleichzeitig führt die Vereinheitlichung von CMS zu mehr Transparenz und Übersichtlichkeit und auch zu mehr Vertrauen gegenüber ausländischen Geschäftspartnern. Nicht zu unterschätzen ist aber auch die persönliche Ebene: Verwaltungsräte und Geschäftsführer können selbst dann zivil- oder strafrechtlich Disclaimer: Die in diesem Schreiben enthaltenen Informationen dienen allgemeinen Informationszwecken und stellen keine rechtliche oder steuerliche Beratung dar. Im konkreten Einzelfall kann der vorliegende Inhalt keine individuelle Beratung durch fachkundige Personen ersetzen. © Wenger & Vieli AG, 2015 haftbar werden, wenn in den von ihnen geführten Unternehmen Verstösse begangen werden, die sie nicht durch eigenes Tun und Handeln verursacht haben. Den Unternehmen droht zudem ein finanzieller und Reputationsschaden. Dieses Risiko lässt sich durch das Einführen von wirksamen und bedarfsabhängigen CMS vermeiden oder zumindest minimieren. Der neue Standard wird von Gerichten in Zukunft mit grosser Wahrscheinlichkeit als Benchmark herangezogen werden, wenn beurteilt werden muss, ob Unternehmungsleitung und Top Management eines Unternehmens ihren Aufsichts- und Kontrollpflichten nachgekommen sind. Der Aufbau eines massgeschneiderten und sinnvollen CMS im Unternehmen, das den Empfehlungen des ISO 19600 gerecht wird, liegt damit auch im eigenen Interesse eines jeden Verwaltungsrates. Besteht Handlungsbedarf? Die Veröffentlichung des ISO Standards bietet willkommenen Anlass, das Compliance Management im Unternehmen kritisch zu hinterfragen und gegebenenfalls anzupassen. Besteht überhaupt ein Compliance Management oder werden einfach von Fall zu Fall Probleme gelöst? Sind die wichtigsten Risiken, denen das Unternehmen ausgesetzt ist, bekannt, und wenn ja, bestehen die notwendigen Mechanismen, solchen Risiken vorzubeugen? Bestehen in gewissen Bereichen Überregulierungen? Sind die Verantwortlichkeiten, das Reporting und die Dokumentation transparent und zweckmässig geregelt? Sind die Mitarbeitenden ausreichend geschult? Mit einem solchen «Compliance-Check» können Schwachstellen im Compliance Management des Unternehmens aufgedeckt werden und ohne Zeitdruck angemessene Lösungen ausgearbeitet werden. Gleichzeitig fördert und stärkt eine solche Überprüfung die Compliance-Kultur im Unternehmen. Guidelines als PDF: http://www.wengervieli.ch/Publications/Guidelines.aspx
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