Sonderdruck aus 48/2015 Bedienung von SAP wird zum Kinderspiel für Instandhalter 100 % SAP-basierte Lösung, die keine SAP-Kenntnisse voraussetzt Alexander Maier IT-Informatik GmbH Sales Manager +49 731 93542 194 Geschäftlich +49 160 90320213 Mobilelefon [email protected] Instandhalter an einem Komplettabtrieb mit regelbarem Planetengetriebe Vorecon. Bild: Voith 100 % SAP-basierte Lösung, die keine SAP-Kenntnisse voraussetzt Bedienung von SAP wird zum Kinderspiel für Instandhalter SAP-basierte Instandhaltungslösung: Die Drittsoftware ‚OPRA‘ macht Schluss mit parallelen Excel-Listen und Zettelwirtschaft. Jeder Werker kann mit dem Tool umgehen, das SAP bedienbar macht Dietmar Poll Produktion Nr. 48, 2015 Landsberg. Daten ins SAP einpflegen, ohne sich überhaupt mit SAP auszukennen? Das scheint auf den ersten Blick unmöglich, ist es aber nicht, wie Roland Paukstat, Leiter Geschäftsbereich Technik bei Voith Dienstleistungen (VODG) in Heidenheim erklärt: „Unsere Mitarbeiter haben Zugriff auf die Daten, die Protokolle, die Anleitungen, die Prüf- und Messprotokolle, die Dokumente. Sie haben auch Zugriff auf den Material- und Lagerbestand, starten selbst ihren Arbeitsnachweis, erstellen einen Fehlercode und legen dies gleich richtig im Dokumentenmanagement von SAP ab – ohne dass sie mit SAP in Berührung kommen.“ Ermöglicht werde dies durch das SAP- basierte Softwaretool ‚OPRA‘, das keine SAP-Kenntnisse erfordert und durch die webbasierte Oberfläche einfach zu bedienen sei. Zum Einsatz kommt das Tool lautPaukstat bei den ‚Voith Dienstleistungen‘, die zu 90 % Dienstleister für den Standort Heidenheim und zu zehn Prozent für externe Firmen tätig sind. Im Geschäftsbereich Technik gebe es unter anderem den Schwerpunkt Instandhaltung, Instandsetzung, Wartung und Inspektion von Anlagen und Maschinen. „In diesem Bereich haben wir mit OPRA aufgesetzt. Bis zu diesem Zeitpunkt lief der Einsatz von SAP mit den üblichen parallel geführten Excel-Listen, Sharepoints und auf Laufwerken hinterlegten Daten. Als ich 2010 in den Konzern kam, habe ich mich intensiv mit diesen Prozessen beschäftigt und erkannt, dass hier Optimierungspotenzial besteht“, beschreibt Paukstat. Dass dies beileibe kein Einzelfall ist, weiß auch Alexander Maier, Sales Manager bei der IT-Informatik GmbH aus Ulm, die OPRA anbieten: „Die User beziehungsweise Instandhalter sind teilweise gebrandmarkt, was die Benutzerunfreundlichkeit von SAP anbelangt. Denn das dazugehörige Instandhaltungsmodul SAP-PM beziehungsweise SAP-EAM ist einfach unglaublich schwer zu bedienen. Da wird nur das Allernötigste im SAP gemacht und alles andere wird nach wie vor in einer Excel-Liste geführt und Papier rumgereicht. Das gibt es alles noch.“ Und zwar, weil die Prozesse einfach nicht sauber und nicht benutzerfreundlich im SAP Standard abbildbar seien. Ähnlich sieht das Paukstat: „Vorher gab Wesentlich einfacher zu bedienende Oberfläche mit OPRA im Vergleich zu SAP. Bild: IT Informatik es differenzierte kundenspezifische Prozesse und keine Datentransparenz. Zudem war die Datenerfassung in SAP schlichtweg sehr aufwändig. Operative Mitarbeiter wie Werker hatten gar keinen Zugriff auf Daten, da sie keine SAPKenntnisse haben.“ Um diese Problematik zu lösen, habe man bei Voith mit dem Prozessmanagement erarbeitet, „wie wir uns das künftig vorstellen – sowohl von den eigenen Prozessen als auch von den Anforderungen der Kunden“, so Paukstat. In diesem Zusammenhang sei das System OPRA ins Spiel gekommen, da es etwa 80 Prozent der Vorstellungen bereits abdeckte. Der Rest sei in Workshops gemeinsam mit der IT erarbeitet worden. „Die Konzeptions- und Umsetzungsphase von OPRA haben wir mit einem Kernteam aus allen Ebenen der Instandhaltung und unserer IT in intensiven Workshops zur Reife gebracht.“ Dann habe man in der Breite Key-User ausgebildet, im Anschluss alle Mitarbeiter geschult und den Roll-Out gemacht. „Dabei gab es nur ganz wenig Störkanten und innerhalb der ersten drei bis vier Wochen nur noch wenige Optimierungsprozesse. Insgesamt dauerte der Roll-Out Prozess etwa vier Monate für circa 120 Mitarbeiter“, erläutert Paukstat. Erfreulich dabei: Die Einführung sei ohne jegliches Stresspotenzial verlaufen. Anschließend habe Voith auch die Kunden in Workshops mit dem System vertraut gemacht. Dabei habe es bei allen Beteiligten von Anfang an eine sehr hohe Akzeptanz gegeben. Paukstat weiter: „Denn der große Vorteil ist die webbasierte Oberfläche, zudem sind auch keinerlei SAP-Kenntnisse erforderlich – das war die Grundvoraussetzung. Über OPRA erfolgt auch eine Aufwertung der Mitarbeiterkompetenz, da diese nun auch direkten Zugriff auf die Daten und die Prozesse haben, die zuvor im Back Office abgelaufen sind. Die Prozesse können sie jetzt selbstständig abwickeln.“ Maier weiß auch zu berichten, dass es im ersten Moment schwierig ist, die Mitarbeiter vom altgedienten Excel wegzu- bringen. „Schon gar nicht, indem man ihnen sagt, dass alles viel einfacher ist und sie dennoch obendrein immer einen aktuellen Datenbestand, die ak dungen vorliegen haben. Aber die Bedenken sind beseitigt, sobald die Kunden die Lösung das erste Mal sehen.“ OPRA sei eben sehr transparent und jeder, der Internetbrowser nutze, tue sich damit auch sehr leicht. Das System sei nicht starr, sondern individuell auf die Sichten einstellbar, die man benötige. Denn man könne die Oberfläche definieren, dass sie für jeden Kunden oder Anwender so angelegt sei, wie er das möchte. „Auch unsere Kunden haben jederzeit Zugriff auf die Anlagen und ihr Equipment, die Kunden sehen den Status, er- »Über OPRA erfolgt auch eine Aufwertung der Mitarbeiterkompetenz, da diese nun auch direkten Zugriff auf die Daten und die Prozesse haben, die zuvor im Back Office abgelaufen sind.« Roland Paukstat, Leiter Geschäftsbereich Technik VODG kennen, ob Reparaturen oder Wartungen anstehen oder ob die Anlage in Betrieb, außer Betrieb oder in Teilbetrieb ist“, freut sich Paukstat. Der Kunde könne im OPRA auch direkt eine Meldung absetzen, die bei Voith in der Dienstleistung ankomme. Auch die ganzen Reports und das Freigabeprozedere laufe über OPRA. Paukstat erklärt diesen Sachverhalt genauer: „Das heißt, es wird eine Störmeldung erfasst, daraus wird ein Auftrag und dann kommen die Rückmeldungen über das System. Das wickelt der Produktions-Mitarbeiter alles selbst ab, so dass ein automatisierter Workflow entsteht, der letztlich direkt zum Auftraggeber für den Freigabeprozess geht.“ Auch die Rechtssicherheit von Prüfungen sei durch einen Workflow für die Freigabe und Kenntnisnahme der Prüfprotokolle durch den Kunden und deren automatische Ablage im Dokumentenmanagement gegeben. Dazu erläutert Maier: „Wir greifen ja mit unserer Lösung in die Produktionsprozesse ein. Da gibt es auch Zertifikate, dass unsere Software diese Vorgaben erfüllt und den Produktionsprozess nicht stört. Dann gibt es auch Vorschriften im Bereich Dokumentationspflicht, die OPRA erfüllt.“ Zum Thema Security ergänzt Maier: „Da alles über SAP abgewickelt wird, greifen auch die gesamten SAPRichtlinien. Somit greifen wir rein softwaretechnisch auf die Sicherheitsstandards von SAP zurück. Benutzerregeln und Benutzerberechtigungen werden alle 1:1 aus dem SAP übernommen.“ Nun stellt sich die Frage, welche wirtschaftlichen Vorteile durch den Einsatz von OPRA für Voith Einzug gehalten haben. Paukstat weiß einiges zu berichten: „Durch OPRA haben wir Einsparungen in der Komplexität, bei inhaltlichen Prozessen sowie Effizienzsteigerung und SAP Standard vs. SAP plus OPRA SAP Standard ●● ●● ●● ●● ●● Ansammlung von Transaktionen (IW21, CV01N, IH01 …) Benutzerunfreundlich Keine Akzeptanz Ineffizient Schlechte Datenqualität Klicks 40 30 SAP Standard OPRA Equipmenttausch ca. 62 % Einsparung 48 Klicks* in SAP Standard 18 Klicks* mit OPRA Equipmenttausch 16% 9% 10 41% 39% 0 Gesamt ●● ●● ●● ●● Ausbau Vollständige Prozesse Benutzerfreundliche Oberflächen Nützliche Zusatzfunktionen Hohe Akzeptanz Effiziente Abwicklung Hohe Datenqualität können diese Daten dann mit entsprechenden Algorithmen auswerten und bei einem gewissen Schwellenwert wird eine Meldung an die Instandhaltung ausgegeben. Durch unsere Software wird Industrie 4.0 erleichtert, denn wir führen verschiedene Systeme auf einer Oberfläche zusammen. Da spielt es keine Rolle, was das für Systeme sind, sondern wir können die Systeme implementieren und uns auch der Daten aus den verschiedenen Systemen bedienen.“ Voith steht nicht alleine mit dem Wunsch da, SAP bedienbarer zu machen, wie Maier erklärt: „Ein Neukunde beispielsweise möchte, dass wir seine Struktur zunächst durchleuchten, weil er ein neues Werk einführt und er nicht die gleichen Fehler wie im alten Werk machen will. Er will also bewusst keine 1:1-Lösung.“ Laut Maier könne die IT Informatik dem Kunden mehr Möglichkeiten bieten. „Dabei beleuchten wir den Prozess vom Ende, sozusagen aus der Sicht eines Produktionsleiters, was er für konkrete Wünsche und Forderungen hat.“ Das mache die IT Informatik zunächst über Grobanalysen und erstelle dann eine Gesamtmatrix beziehungsweise eine Entscheidungsmatrix. „Denn genau an dieser Stelle hat der Markt einen Nachholbedarf“, gibt Maier zu verstehen. Zu 100 Prozent SAP-basierte Lösung, keine Schnittstellen notwendig ●● Modularität (individuell nach Zeit, Budget und Bedarf zusammenstellbar) ●● Vollständigkeit der Prozesse und Aufgaben in der Instandhaltung, die mit Modulen abgebildet werden wie: Wartungsplanung, Auftragsabwicklung, Störungsmeldungen, Rückmeldungen, Kalibrierungsthemen, Personaleinsatzplanung, Reporting ●● Unabhängigkeit des Kunden. Der Kunden behält die freie Wahl seiner Dienstleister, mit dem er zukünftig arbeitet Webseiten ●● www.it-informatik.de ●● www.opra.de ●● www.emu-erp.de ●● 7% 20 ●● OPRA in Kürze Beispiel Equipmenttausch 42% ●● Kostenoptimierung erzielt. Wir sind jetzt schneller und haben weniger Rückfragen, da sich die Kunden ja selbst mit Informationen versorgen können.“ Ferner gebe es auch keine redundanten Daten mehr. Paukstat weiter: „Wir haben auch viel weniger Wegezeiten, da wir hier am Standort acht Stationen haben, an denen sich die Mitarbeiter aufschalten können, ihre Aufträge direkt abholen und abwickeln können, ohne dass sie wie früher an ihren Stützpunkt zurück müssen.“ Immerhin bewegten sich die Mitarbeiter auf einer Standortfläche von 38 5000 Quadratmetern. Durch den Zweischichtbetrieb in der Instandhaltung gebe es nun auch keine Informationslücken zwischen den beiden Schichten, denn nach jedem Schichtwechsel sei jede Schicht sofort up to date. „Schön ist auch, dass man externe Kunden anbinden kann. Da reicht ein Internetanschluss, um einen Kunden beispielsweise in Hamburg hinsichtlich aller relevanten Instandhaltungsdaten zu betreuen“, verdeutlicht Paukstat. Auch beim Thema Industrie 4.0 biete OPRA Hilfestellung. Dazu ein Beispiel: Ein Sensor einer Maschine misst ständig den Öldruck. Er ist am LAN angeschlossen und liefert seine Daten ständig ans SAP-System. Maier dazu weiter: „Wir Effizienz von OPRA im Vergleich 50 SAP plus OPRA Einbau * Bei der Analyse wurden die benötigten Klicks für den Ausbau eines Equipments aus einem Fahrzeug, Einbau dieses Equipments in einen Reparatur-TP, Ausbau eines ‚neuen‘ Equipments aus einem Lager-TP und Einbau dieses Equipments in das Fahrzeug betrachtet. C Produktion Quelle: IT Informatik
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