Hilfe - E.J.V.

IFV
Informatik
für
Verbände
ProgrammKurzbeschreibung
FestsupportHelferorganisation
Anmeldung über
Internet
Benedikt Felder
Sonnmatt 2
6204 Sempach
Telefon 041 460 28 83
Mobile 079 408 55 36
[email protected]
Bernhard Keller
Brüggstrasse 83
2552 Orpund
Telefon 032 357 14 64
Mobile 079 279 32 31
[email protected]
2 Programm-Kurzbeschreibung – Helferorganisation – Anmeldung über Internet
Inhalt:
Einleitung
………………………………………..…………………………………………………
Empfangsmaske
…………………………………………..……………………………………..
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Benutzerkonto Vereine
…………………………………………………………………………
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Vereinsdaten verwalten
………………………………………………….……………………..
5
Benutzerkonto Helfer
…………………………………….…………………………………..
6
Helferdaten erfassen/ändern ………………………………………………………………………..
7
Verfügbarkeit melden
……..………………………………….…………………………………….
8
Einsatzplan anzeigen
………………………………………………………………………….
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Stammblätter drucken
………………………………………………………………………….
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…………………………………………………………………………………..
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Datenübertragung
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3 Programm-Kurzbeschreibung – Helferorganisation – Anmeldung über Internet
Einleitung
Vereine und Einzelpersonen können sich als Helfer der Organisation eines Jodlerfestes zur Verfügung
stellen und direkt über Internet anmelden.
Die Vereine melden alle Helfer, die sie der Helferorganisation anbieten können, namentlich an.
Die Verfügbarkeit der Helfer wird von den Helfern direkt oder von den Vereinen pro Helfer erfasst.
Die Einsatzplanung der Helfer erfolgt über die Helferdatenbank von der Personalabteilung und wird den
Helfern und Vereinen über dieses WEB-Programm sichtbar gemacht.
Die über dieses Programm eingegebenen Daten werden wöchentlich mit der Helferdatenbank des
Jodlerfestes abgeglichen.
Das Programm wird über die Homepage des Jodlerfestes aufgerufen.
Als Erstes erscheint die Empfangsmaske.
Beim ersten Programmaufruf müssen sowohl Vereine als auch Einzelhelfer ein Benutzerkonto erstellen.
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4 Programm-Kurzbeschreibung – Helferorganisation – Anmeldung über Internet
Benutzerkonto Vereine
Klick auf die Schaltfläche Verein – Benutzerkonto eröffnen.
Geben Sie die E-Mail-Adresse der Kontaktperson der Vereins ein,
Anschliessend das Kennwort und die Kennwortbestätigung.
Klicken Sie auf die Schaltfläche weiter >>>
Wenn die Vereinsdaten von der Personalabteilung des Jodlerfestes bereits erfasst wurden, erscheint
eine Fehlermeldung. Klicken Sie in diesem Fall auf <<<zurück und Melden Sie sich über die Schaltfläche
Verein – anmelden an. Das von der Personalabteilung erfasste Benutzerkonto wurde mit dem Passwort
123456 versehen. Es ist wichtig, dass Sie das Kennwort nach dem 1. Einlogen sofort ändern.
Die Kontoeröffnung wird bestätigt:
Klicken Sie auf weiter >>> und geben Sie nachfolgend die Vereinsdaten ein. Beachten Sie dabei bitte die
Pflichteingaben. Diese sind hinter der Zeilenbezeichnung mit einem Stern (*) versehen.
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5 Programm-Kurzbeschreibung – Helferorganisation – Anmeldung über Internet
Die Eingaben, welche nicht pflichtig sind, können zu einem späteren Zeitpunkt eingegeben werden.
Verlassen Sie jetzt das Programm und logen Sie sich mit den gegebenen Daten erneut ein.
Geben Sie die Mitglieder Ihres Vereins, die sich dem Jodlerfest als Helfer zur Verfügungen stellen
einzeln als Helfer ein. Klicken Sie am unteren Bildschirmrand rechts auf neuer Helfer erfassen.
Beschreibung zur Verwaltung der Helferdaten und der Verfügbarkeit der einzelnen Helfer s. ab Seite 7
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6 Programm-Kurzbeschreibung – Helferorganisation – Anmeldung über Internet
Benutzerkonto Helfer (ohne Vereinszugehörigkeit)
Klick auf die Schaltfläche Helfer – Benutzerkonto eröffnen.
Geben Sie Ihr E-Mail-Adresse ein, anschliessend das Kennwort und die Kennwortbestätigung.
Wenn Ihre Helferdaten von der Personalabteilung des Jodlerfestes bereits erfasst wurden, erscheint eine
Fehlermeldung. Klicken Sie in diesem Fall auf <<<zurück und Melden Sie sich über die Schaltfläche
Helfer – anmelden an. Das von der Personalabteilung erfasste Benutzerkonto wurde mit dem Passwort
123456 versehen. Es ist wichtig, dass Sie das Kennwort nach dem 1. Einlogen sofort ändern.
Die Kontoeröffnung wird bestätigt.
Klicken Sie auf weiter >>> und geben Sie nachfolgend Ihre persönlichen Daten ein und beachten Sie
bitte die Pflichteingaben. Diese sind hinter der Zeilenbezeichnung mit einem Stern (*) versehen.
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7 Programm-Kurzbeschreibung – Helferorganisation – Anmeldung über Internet
Helferdaten erfassen/ändern
Alle Felder können direkt mit den Eingaben belegt werden.
Postleizahl und Ort können aus dem Ortsverzeichnis ausgewählt werden, indem Sie im 3. Feld der Zeile
den 1. Buchstaben eingeben. Wählen Sie den Ort anschliessend durch Klick auf die Ortsbezeichnung.
Verein:
Einzelhelfer, die keinem Verein angehören, wählen unter Verein Helfer ohne Vereinszugehörigkeit.
Bei Helfern, die über einen Verein gemeldet werden, erscheint der Verein automatisch.
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8 Programm-Kurzbeschreibung – Helferorganisation – Anmeldung über Internet
Bankverbindung – IBAN-Nummer – Kontoinhaber
Diese Eingaben müssen nur von Helfern, die keinem Verein zugehören, gemacht werden.
Einsatzwünsche
Für Ihre Helfereinsätze haben Sie die Möglichkeit, drei Wünsche zu äussern. Wählen Sie mindestens
einen Wünsch aus der vorgegebenen Tabelle.
Wenn Sie alle Eingaben gemacht haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Änderungen speichern.
Zur Kontrolle der eingegebenen Helferdaten können Sie das Helferstammblatt ausdrucken (oberste
Zeile).
In der obersten Zeile können Sie sich aus dem Programm abmelden.
Verfügbarkeit melden
Die Verfügbarkeit der Helfer können unter den Angaben zur Adresse eingegeben werden.
Klicken Sie auf Erfassen um Ihre Bereitschaftszeiten einzugeben.
Alle 3 Felder müssen belegt werden. Beachten Sie bei der Eingabe bitte das Eingabeformat.
Wichtig: Die Zeiten von – bis müssen innerhalb des gleichen Tages sein. Eine Eingabe über Mitternacht
hinaus ist nicht möglich. Wenn Sie z.B. von abends 20:00 bis morgens um 04:00 verfügbar sind, machen
Sie 3 Eingaben, die 1. von 20:00 bis 23:59 und die 2. von 00.00 bis 04:00.
Die Eingaben werden durch Klick auf die Schaltfläche Änderungen speichern gespeichert.
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9 Programm-Kurzbeschreibung – Helferorganisation – Anmeldung über Internet
Die Verfügbarkeit wird nach dem Speichern unter den Adressdaten angezeigt.
Anzeige der Einsatzplanung
Irgendwann verplant das Personalbüro Ihre Einsätze auf Grund Ihrer Verfügbarkeit.
Der Einsatzplan wird dann unter der Verfügbarkeitsliste angezeigt.
Sie selbst können den Einsatzplan nicht verändern. Wenn Sie mit dem Plan nicht einverstanden sind,
regeln Sie das bitte mit dem Personalbüro.
Stammblätter drucken
Für den Verein und für die Helfer können die Stammblätter gedruckt werden.
Das Vereinsstammblatt enthält nebst den Vereinsdaten die Liste aller vom Verein gemeldeten Helfer.
Das Helferstammblatt enthält nebst den Helferdaten die Verfügbarkeitslist und die Einsatzplanung.
Datenübertragung
Ihre eingegebenen Daten werden jeden Montagvormittag zwischen 09:00 und 11:00 Uhr in der Festdatenbank übertragen. Gleichzeitig erfolgt auch die Rückmeldung der Einsatzplanung.
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