Verfahrensanweisung

Verfahrensanweisung
der Pädagogischen Hochschule Weingarten
Az. 0211.1
15. Februar 2016
Verfahrensanweisung über die Behandlung von
Posteingängen, Postausgängen und interner Post
vom 15. Februar 2016
Inhaltsübersicht
§1
§2
§3
§4
§5
§6
§7
§8
§9
Zweck
Poststelle
Eingehende Post
Prüfung der Eingänge
Ungeöffnet weiterzuleitende Eingänge
Geöffnete Eingänge
Verteilung und Weiterleitung
Interner Postverkehr
Postausgänge
Anlage
auf dem Eingang zu vermerken. Beigefügte Freiumschläge sind bei der Sendung zu belassen.
Mit der Post eingehende Geldsendungen, Bargeldbeträge, Schecks o. ä. sind unverzüglich der Zahlstelle
zuzuleiten. Sie werden dort nach den haushaltsrechtlichen Vorschriften behandelt. Die Entnahme ist auf
dem Eingang zu vermerken.
Wert-, Geld- und Einschreibesendungen dürfen nur
von Bediensteten, denen eine Postvollmacht erteilt
ist, in Empfang genommen werden. Der Eingang wird
dokumentiert.
Sendungen, die nicht ausreichend frankiert sind,
werden mit dem Vermerk „Annahme verweigert“
zurückgegeben.
Eingehende Telefaxe sind unmittelbar an den/die
Empfänger/in weiterzuleiten.
§ 1 Zweck
Die Postordnung bestimmt die Behandlung der Einund Ausgänge in der Poststelle (Pforte/Zentraler
Dienst), regelt die Verteilung und Vorlagen der Eingänge sowie deren Weiterleitung bis zur zuständigen
Person in der Verwaltung und in den Hochschuleinrichtungen.
§ 2 Poststelle
Die Poststelle (Pforte/Zentraler Dienst) ist Bestandteil
der Abteilung „Innerer Dienst“. Der/Die Leiter/in „Inneren Dienst“ sorgt für die ordnungsgemäße Erledigung
aller anfallenden Arbeiten in der Poststelle. Die Bediensteten der Poststelle und des Hausdienstes erledigen alle Aufgaben des Posteingangs und des Postausgangs und achten auf eine zügige Bearbeitung,
eine wirtschaftliche Nutzung der technischen Einrichtungen sowie auf einen kostensparenden Versand
nach den entsprechenden Tarifen.
§ 3 Eingehende Post
Alle Post- und Paketsendungen werden ausschließlich von der Poststelle entgegen genommen.
Beigelegte Postwertzeichen sind den Eingängen zu
entnehmen, nachzuweisen und zur Freimachung von
Dienstsendungen zu verwenden. Die Entnahme ist
Auf Antrag kann die Poststelle eingehende Sendungen gegen Kostenerstattung an eine andere Adresse
der/des Empfänger/s/in nachsenden, sofern längerfristige Abwesenheit vorliegt.
§ 4 Prüfung der Eingänge
Vor der Öffnung einer Sendung ist zu prüfen, ob sie
für die Pädagogische Hochschule Weingarten bestimmt ist.
Fälschlich eingehende Postsendungen, sogenannte
Irrläufer, werden ungeöffnet an den Zulieferer zurückgegeben.
Pakete werden auf Beschädigungen geprüft; Beanstandungen sind möglichst noch in Gegenwart der
überbringenden Person vorzunehmen.
§ 5 Ungeöffnet weiterzuleitende Eingänge
Sendungen, die an Angehörige der Pädagogischen
Hochschule Weingarten gerichtet sind, werden ungeöffnet dem/der Empfänger/in zugeleitet, wenn
 der Name der betreffenden Person an erster
Stelle steht und/oder
 mit dem Zusatz c/o Pädagogische Hochschule
Weingarten (o.ä.) versehen ist,
 die Sendung mit dem Hinweis „persönlich“ oder
„vertraulich“ gekennzeichnet ist.
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
Sendungen, die erkennbar an folgende Empfänger gerichtet sind
- Chancengleichheitsbeauftragte/r
- Datenschutzbeauftragte/r
- Gleichstellungsbeauftragte
- Hochschulrat
- Personalabteilung
- Personalrat
- Rektorat
- Schwerbehindertenvertretung
Näheres hierzu ist der Anlage zu entnehmen.
Diese Sendungen werden auf dem Umschlag gestempelt und in die dafür vorgesehenen Postfächer
verteilt.
Sendungen mit dem Zusatz „z.Hd.“ werden wie der
übrige Posteingang behandelt (geöffnet).
Ergibt sich die Notwendigkeit einer vertraulichen
Behandlung (z. B. bei Disziplinarangelegenheiten,
Personalakten usw.) erst aus dem Schriftstück selbst,
so ist dieses verschlossen weiterzuleiten oder persönlich weiterzugeben.
Gekennzeichnete Angebote auf Ausschreibungen
sind auf dem Umschlag mit dem Eingangsstempel
und der Uhrzeit des Eingangs zu versehen und ungeöffnet in den Geschäftsgang zu geben.
Wird erst nach dem Inhalt eines Schreibens erkennbar, dass die Sendung nicht hätte geöffnet werden
dürfen, ist sie wieder zu verschließen, mit dem Vermerk „Irrtümlich geöffnet“ zu versehen und mit Namen und Datum abzuzeichnen. Ist die geöffnete
Sendung für einen andere/n Empfänger/in bestimmt,
wird sie mit dem Eingangsstempel und den Vermerk
„Irrläufer“ versehen und dem/r richtigen Empfänger/in
zugeleitet.
§ 6 Geöffnete weiterzuleitende Eingänge
Alle geöffneten Eingänge werden mit dem Eingangsstempel versehen.
Dies gilt nicht für Sendungen, die dies ihrer Natur
nach nicht erfordern (z. B. Werbeprospekte) oder
nicht zulassen (z. B. Urkunden oder Bücher). In letzterem Fall ist der Eingangsstempel auf dem Umschlag oder einem beigefügten Laufzettel anzubringen und dieser der Sendung beizufügen.
Briefumschläge werden nur dann beim Eingang belassen, wenn sie wichtige Aussagen für den/die Emp-
15. Februar 2016
fänger/in enthalten oder dies aus anderen Gründen
sinnvoll erscheint. Dies gilt insbesondere
 wenn der/die Absender/in im Schreiben nicht
angegeben ist,
 bei anonymen Schreiben,
 wenn der Briefumschlag Vermerke trägt, die im
Schreiben nicht enthalten sind, z.B. „unzustellbar“ und Ähnliches,
 bei Zustellung mit besonderen Zustellungsvermerken.
Samstags eingehende Post wird möglichst am selben
Tag geöffnet und gestempelt oder am darauffolgenden Arbeitstag bearbeitet und mit dem Eingangsstempel vom Samstag versehen.
§ 7 Verteilung und Weiterleitung
Die eingehenden Sendungen werden durch den
Hausdienst auf die Postfächer verteilt, soweit sie an
Fakultäten, Zentren, zentrale Einrichtungen, Sammelpostfächer oder deren Angehörige gerichtet sind.
Eingänge sollen am Eingangstag, spätestens am
Folgetag den zuständigen Bearbeiterinnen / Bearbeitern vorliegen.
§ 8 Interner Postverkehr
Postsendungen, die Personalangelegenheiten betreffen, sind grundsätzlich mit Vermerken wie „persönlich“ oder „vertraulich“ zu versehen (s. Anlage).
An den Standorten der Hochschule ist ein Botendienst eingerichtet, der die in den Sammelpostfächern des Schlossbaues gelagerte Post in die Sammelpostfächer der einzelnen Gebäude liefert.
Die dort in Postausgangsfächern gelagerte Post wird
abholt und an die Poststelle weitergeleitet.
§ 9 Postausgänge
Über die Poststelle der Hochschule dürfen nur dienstliche Sendungen1 versandt werden. Der/Die Bearbei 1
Keine dienstlichen Sendungen sind beispielsweise
Schreiben eines Hochschulmitglieds im Zusammenhang
mit dessen Bewerbung auf eine andere Arbeitsstelle.
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ter/in der Poststelle führt zur Überprüfung Stichproben durch.
Ausgehende Briefsendungen sind der Poststelle
grundsätzlich kuvertiert und offen zuzuleiten. Als
Absender muss (möglichst mittels Stempel) die betreffende Arbeitseinheit angegeben sein. Dies gilt
insbesondere bei Büchersendungen, Päckchen und
Paketen, um eine Zuordnung zur jeweiligen Kostenstelle zu ermöglichen.
Besondere Sendungen (z.B. Einschreiben, Wertbriefe
etc.) sind vorbereitet abzuliefern.
Größere Versandaktionen sind rechtzeitig mit der
Poststelle abzustimmen. Bei Massensendungen ist
die Adressenangabe in gedruckter Form zu erstellen.
Erfolgt ein Versand per Telefax, so ist eine zusätzliche Briefsendung mit Porto möglichst zu vermeiden.
§ 10 Inkrafttreten
Diese Verfahrensanweisung tritt mit dem heutigen
Tag in Kraft. Gleichzeitig tritt die Verfahrensanweisung zur Bearbeitung von Posteingängen vom 13.
November 2015 außer Kraft.
Weingarten, den 15. Februar 2016
gez.
Gregor Kutsch
(Kanzler)
15. Februar 2016
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Anlage
Kennzeichnung nicht zu öffnender Eingangspost und Form der Weiterleitung
Art der Postsendung
Form der Weiterleitung
Max Mustermann
Pädagogische Hochschule Weingarten
Ungeöffnet an den Empfänger/ die Empfängerin
(Name des Mitarbeiters /der Mitarbeiterin steht an erster Stelle)
Max Mustermann
c/o Pädagogische Hochschule Weingarten
Ungeöffnet an den Empfänger/ die Empfängerin
„persönlich“
Ungeöffnet an den Empfänger/ die Empfängerin
„vertraulich“
Ungeöffnet an den Empfänger/ die Empfängerin
Chancengleichheitsbeauftragte/r
Datenschutzbeauftragte/r
Gleichstellungsbeauftragte
Hochschulrat
Personalabteilung
Personalrat
Rektorat
Schwerbehindertenvertretung
Ungeöffnet an den Empfänger/ die Empfängerin
Sendungen, bei denen ein „vertraulicher Charakter“ erst aus
dem Schriftstück selbst zu erkennen ist
Verschlossen an den Empfänger/ die Empfängerin mit
Vermerk „nach Öffnung wieder verschlossen“ sowie Datum und Paraphe des Bearbeiters
Express-Sendungen, Sendungen mit Zustellurkunde
Sofortige Information des Empfängers/ der Empfängerin über Eingang; wie übliche Post
Angebote auf Ausschreibungen
Ungeöffnet an den Empfänger/ die Empfängerin
Beschädigte Sendungen
Zurückweisung

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