Word 2010 - Online Formulare mit Vorversionstools

WO.021, Version 1.0 – 5.10.2015
Kurzanleitung
Word 2010
Online Formulare
mit Vorversionstools
Als Online Formulare werden in Word Vorlagen bezeichnet, welche neben einem gleichbleibenden Standard-Text auch variable Bereiche enthalten. Die variablen Bereiche werden mit sogenannten Formularfeldern – das sind Platzhalter zur Eingabe und Speicherung
von Benutzereingaben – versehen. Der Standard-Text lässt sich schützen, so dass er
nicht verändert werden kann. Ist das Formular geschützt, lassen sich zusätzlich zu Eingabefeldern auch Auswahlfelder und Kontrollkästchen verwenden.
Seit Word 2007 steht zur Formularerstellung eine neue Kategorie von Platzhaltern – die
Inhaltssteuerelemente – zur Verfügung, welche auch ohne Formularschutz funktionsfähig
sind. Allerdings sind sie mit früheren Versionen von Word nicht kompatibel. Das Arbeiten
mit den Inhaltssteuerelementen ist in unserer Anleitung "Formulare erstellen mit Inhaltssteuerelementen" beschrieben.
Register Entwicklertools
Da die Formularfelder von Word in der Entwicklung von Formularen eingesetzt werden,
befinden sie sich im Register Entwicklertools. Dieses Register ist standardmässig ausgeblendet. Blenden Sie es wie folgt ein:
> Klicken Sie im Register Datei auf Optionen und wählen Sie im linken Bereich die
Kategorie Menüband anpassen.
> Aktivieren Sie im rechten Bereich des Fensters unter Hauptregisterkarten das Register Entwicklertools.
> Bestätigen Sie Ihre Einstellung mit OK.
> Wechseln Sie nun zum Register Entwicklertools. Die Formularfelder für Online-Formulare befinden sich in der Gruppe Steuerelemente. Klicken Sie hier auf das Symbol
Vorversionstools, um die verfügbaren Formularfelder einzublenden.
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In dieser Anleitung beschreiben wir die Einsatzmöglichkeiten der Felder im Bereich
Formulare aus Vorversionen.
Das Arbeiten mit den Formularfeldern im Bereich ActiveX-Steuerelemente erfordert
Kenntnisse der Programmiersprache VBA, da ihr Verhalten per VBA-Code gesteuert
wird. Sie sind deshalb nicht Thema dieser Anleitung.
Bedeutung der Symbole im Bereich Formulare aus Vorversionen:
Symbol
Typ
Einsatz
Textfeld
(Formularsteuerelement)
Dient der Eingabe von Text.
Kontrollkästchen
(Formularsteuerelement)
Stellt verschiedene Optionen zum
Ankreuzen zur Verfügung.
Kombinationsfeld
(Formularsteuerelement)
Dient der Auswahl von Einträgen aus
einer vorgegebenen Liste von maximal
25 Einträgen. Eigene Eingaben sind
nicht möglich.
Horizontalen Rahmen
einfügen
Positionsrahmen einfügen.
Mit Positionsrahmen lassen sich die
Formularfelder im Formular frei positionieren.
Feldschattierung anzeigen
Formularfelder schattieren.
Blendet die graue Schattierung (Hervorhebung) der Formularfelder aus
bzw. ein.
Formularfelder
zurücksetzen
Setzt die Inhalte der Formularfelder
zurück (nur aktivierbar bei ausgeschaltetem Formularschutz).
Um Formularfelder schneller einfügen zu können, nehmen Sie das Symbol Vorversionstools in die Symbolleiste für den Schnellzugriff auf. Klicken Sie es mit der rechten Maustaste an und wählen Sie den Befehl Zu Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen.
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Formular mit Textfeldern
Sind in Ihrem Formular ausschliesslich Texteingaben geplant, funktioniert das Formular
auch ohne Schutz:
> Richten Sie das Formular ein, indem Sie alle fixen Standardtexte eingeben.
> Blenden Sie das Register Entwicklertools ein und klicken Sie in der Gruppe Steuerelemente auf das Symbol Vorversionstool.
> Fügen Sie mit Hilfe des Symbols Textfeld an allen variablen Stellen im Formular ein
Textformularfeld ein.
> Die Textformularfelder treten im Dokument als grauschattierte Platzhalter in
Erscheinung. Sie lassen sich mit der Funktionstaste F11 bequem anspringen und
ausfüllen.
Die Textformularfelder werden durch den eingegebenen Text überschrieben. Der übrige
Text des Formulars lässt sich ebenfalls bearbeiten.
Formular schützen
Möchten Sie sicherstellen, dass eine Eingabe nur in den Formularfeldern Ihres Formulars
möglich ist, schalten Sie den Formularschutz ein.
> Klicken Sie im Register Entwicklertools in der Gruppe Schützen auf das Symbol
Bearbeitung einschr.
> Am rechten Rand des Programmfensters wird der Aufgabenbereich Formatierung
und Bearbeitung eingeblendet.
> Aktivieren Sie unter 2. Bearbeitungseinschränkungen die Option Nur diese Bearbeitungen im Dokument zulassen. Klicken Sie dann ins darunterliegende Feld und
wählen Sie den Eintrag Ausfüllen von Formularen.
> Klicken Sie auf die Schaltfläche Ja, Schutz jetzt anwenden. Wenn Sie anschliessend
ein Kennwort eingeben, lässt sich der Schutz nur durch diejenigen Personen entfernen, die das Kennwort kennen.
> Aktivieren Sie den Formularschutz mit OK.
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Ist das Formular geschützt, lassen sich die Formularfelder nicht mehr mit F11 anspringen.
Drücken Sie stattdessen die Tabulatortaste. Beim Ausfüllen der variablen Stellen bleiben
die Felder erhalten, lediglich ihr Inhalt wird überschrieben.
Formular mit erweiterten Funktionen
Formularfelder besitzen Eigenschaften, über welche sich ihre Erscheinung und ihr Verhalten ändern lassen. Diese Eigenschaften kommen dann zum Tragen, wenn das Formular geschützt wird.
Die Eigenschaften rufen Sie auf, indem Sie auf das eingefügte Formularfeld
doppelklicken.
Ein Textfeld weist folgende Eigenschaften auf:
•
Typ
Der Typ legt fest, ob im Textfeld normaler Text, eine Zahl, ein Datum oder eine
Berechnung eingegeben werden kann. Je nach gewähltem Typ verändern sich die
weiteren Einstellungsmöglichkeiten im Eigenschaften-Fenster. Im Folgenden sind die
Einstellungen für den Typ Normaler Text beschrieben.
•
Maximale Länge
Die maximale Länge gibt die Anzahl Zeichen an, welche in diesem Feld eingegeben
werden können.
•
Standardtext
Im Feld Standardtext lässt sich ein Vorgabetext definieren. Er kann jederzeit mit
anderem Text überschrieben werden.
•
Textformat
Über das Textformat steuern Sie die Gross- und Kleinschreibung im Textfeld. Die
Benutzer-Eingaben werden automatisch nach dieser Vorgabe formatiert. Andere
Formate wie fett, kursiv, Schriftgrösse etc. bestimmen Sie, indem Sie das eingefügte
Feld im Dokument entsprechend formatieren.
•
Makro ausführen bei
Das hier ausgewählte Makro wird ausgeführt, wenn der Cursor per Tabulatortaste ins
Feld gesetzt wird (Ereignis), beziehungsweise das Feld verlässt (Beenden).
•
Textmarke
Jedes Formularfeld wird mit einer Textmarke versehen. Standardmässig schlägt
Word die Namen "Text1", "Text2" etc. vor. Sie können aber auch eigene Namen ein-
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geben. Die Textmarken können Sie beispielsweise verwenden, um den Inhalt von
Formularfeldern mittels Querverweisen an weiteren Stellen im Formular auszugeben.
•
Eingabe zulassen
Ist diese Option nicht aktiviert, sind im Formularfeld keine Eingaben möglich.
•
Beim Verlassen berechnen
Diese Option muss aktiviert werden, wenn im Formular Berechnungen durchgeführt
werden sollen (siehe Tipp am Ende dieser Anleitung).
•
Hilfetext hinzufügen
Über diese Schaltfläche lässt sich ein Hilfetext (maximal 255 Zeichen) formulieren,
der entweder in der Statuszeile erscheint oder über die Taste F1 aufgerufen wird.
Nachdem Sie Ihr Formular geschützt haben, sind die entsprechenden Eigenschaften
aktiv.
Kontrollkästchen und Kombinationsfelder
Neben Textfeldern stehen Ihnen in Online Formularen Kontrollkästchen und Kombinationsfelder zur Verfügung.
Das Kontrollkästchen eignet sich, um aus vorgegebenen Alternativen die gewünschte/n
auszuwählen. Kontrollkästchen lassen sich aktivieren oder deaktivieren, sobald das Formular geschützt ist. Entsprechend erscheint ein leeres oder ein mit einem "x" ausgefülltes
Kästchen. Kontrollkästchen werden durch einen Mausklick oder mit der Leerschritt-Taste
aktiviert bzw. deaktiviert.
Das Kontrollkästchen-Formularfeld weist die folgenden Eigenschaften auf:
Sobald das Formular geschützt ist, erscheint das Kontrollkästchen in der gewählten Form.
Das Kombinations-Formularfeld
Über ein Kombinations-Formularfeld lassen sich bis zu 25 Einträge mit jeweils maximal
50 Zeichen vordefinieren, aus denen die Benutzer den passenden auswählen können.
Die Elemente der Auswahl-Liste und deren Reihenfolge definieren Sie in den Eigenschaften des Feldes.
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Wenn der Schutz eingeschaltet ist und das Kombinationsfeld aktiviert wird, erscheint ein
Auswahlpfeil, mit welchem die Auswahlliste eingeblendet wird.
Teile eines Formulars schützen
Sollen bestimmte Dokumentbereiche eines Formulars ungeschützt bleiben, so dass sie
trotz Formularschutz verändert werden können, müssen Sie das betreffende Dokument in
geschützte und ungeschützte Abschnitte unterteilen.
> Fügen Sie im Register Seitenlayout über das Symbol Umbrüche im Bereich
Abschnittsumbrüche den gewünschten Abschnitt in Ihr Dokument ein.
> Klicken Sie im Register Entwicklertools in der Gruppe Schützen auf das Symbol
Bearbeitung einschr.
> Klicken Sie im Aufgabenbereich Formatierung und Bearbeitung einschränken auf
den Befehl Abschnitte auswählen.
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> Aktivieren Sie im Fenster Abschnitt schützen die zu schützenden Abschnitte.
Arbeitseinschränkungen bei Online-Formularen
Bei der Arbeit mit Formularen sind einige Einschränkungen zu beachten. Sobald ein
Dokument geschützt ist, stehen die meisten Word-Befehle nicht mehr zur Verfügung.
In einem Dokument mit mehreren Abschnitten lassen sich jedoch in den nicht geschützten
Abschnitten die meisten Formatierungen und Befehle anwenden und ausführen.
Mit den Formularfeldern von Word können Sie in einem geschützten Formular sogar
automatische Berechnungen durchführen!
Im folgenden Beispiel lässt sich so das Total aus Anzahl multipliziert mit Stückpreis automatisch berechnen.
Anzahl
Stückpreis
Total
Gehen Sie wie folgt vor:
> Erstellen Sie eine Tabelle und fügen Sie an den Stellen mit den zu berechnenden Zahlen Textformularfelder ein.
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> Teilen Sie diesen Textfeldern in den Eigenschaften den Typ Zahl zu (im Beispiel die
Felder unter "Anzahl" und "Stückpreis").
> Aktivieren Sie für diese Felder die Option Beim Verlassen berechnen.
> Teilen Sie dem Ergebnisfeld in den Eigenschaften den Typ Berechnung zu (im Beispiel das Feld "Total"). Geben Sie dann die Formel für die entsprechende Berechnung
ins Feld Ausdruck ein.
In unserem Beispiel soll die Zelle A2 mit der Zelle B2 multipliziert werden. Die Berechnung lautet also =A2*B2.
Die Option Beim Verlassen berechnen muss für das Feld "Total" nicht aktiviert sein.
> Sobald Sie das Dokument schützen und anschliessend die Zahlen in den Feldern
"Anzahl" und "Stückpreis" eingeben, wird beim Verlassend des Feldes "Stückpreis"
das Feld "Total" automatisch berechnet.
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