Material darf nicht ausgehen Teil II Für immer aufgeräumt – so funktioniert es in der Praxis 3.1 Überwachen Sie Bestände durch Kanban Nun das Positiv-Szenario – dank Kanban: Lagern Sie Textmarker in einer beschrifteten Box. Über der untersten Lage der Box befindet sich Büromateriallager eine Kanban-Karte, die das ErreiKanban-Karte Text-Marker chen des Mindestbestandes signalisiert. Wird der Mindestbestand erreicht, muss die Kanban-Karte an den zentralen Einkauf weitergegeben Büromaterial-Kanban werden. Der Einkauf bestellt neue Text Marker Artikel Nr.: 56543 Textmarker. Nach dem Eintreffen Mind. Bestand: 11 Bestell-Menge: 20 wird die Kanban-Karte zusammen mit den gelieferten Textmarkern Zentraler Einkauf wieder in die Box gelegt. Die Bestände in den Büromaterialschränken müssen überwacht werden, um zu verhindern, dass das Material ausgeht. II 3 Die DRITTE Stufe: Optimieren Sie Ihre Arbeitsprozesse Positiv-Szenario Beispiel für eine Kanban-Karte So gehen Sie vor Der Nachschub von Büromaterial kann mit dem Kanban-System organisiert werden (Kanban = jap. „Karte“). Dies bedeutet, dass ein Mindestbestand festgelegt wird. Wird diese Mindestmenge unterschritten, erkennt dies der Entnehmer anhand eines Signals. Er löst dann die Nachlieferung aus. Negativ-Szenario Beispiel Zunächst ein Negativ-Szenario: In einem Unternehmen wird Büromaterial in einem zentralen Schrank aufbewahrt. Verantwortlich für die Nachbestellung von Büromaterial ist der zentrale Einkauf. Die Mitarbeiter entnehmen sich ihr benötigtes Büromaterial eigenverantwortlich aus dem Schrank. Entnimmt ein Mitarbeiter den letzten Textmarker aus dem Schrank freut er sich, dass er noch einen bekommen hat, informiert aber nicht den zentralen Einkauf. Der nächste Mitarbeiter, der einen Textmarker braucht, hat leider Pech gehabt. Was der Tipp bewirkt Es ist immer das nötige Material vorhanden. Die Bestände müssen nicht extra überwacht werden. Die Über wachung erfolgt „automatisch“ durch die Kanban-Karten. Da immer genug Material vorrätig ist, muss niemand warten. Das Ergebnis sind flüssigere Prozesse. Hohe Bestände mögen im Einkauf billiger sein. Jedoch wird nicht nur unnötig Kapital gebunden, auch die Lagerung verursacht Kosten. Durch das selbststeuernde Kanban-System orientiert sich die Höhe der Bestände am tatsächlichen Bedarf und somit an der Verbrauchsgeschwindigkeit. 102 103 „Automatische“ Überwachung Orientierung am Bedarf Nachfrage schwankungen berücksichtigen First in, first out Farbliche Markierung Teil II Für immer aufgeräumt – so funktioniert es in der Praxis Darauf kommt es an Berücksichtigen Sie beim Festlegen des Mindestbestands Nachfrageschwankungen. Bis zum Eintreffen des Nachschubs muss genug Material im Bestand sein – auch wenn der Artikel in dieser Zeit stärker nachgefragt wird. Der Mindestbestand kann daher vor allem bei billigen Artikeln etwas höher sein. Ein Stift wird dann teuer, wenn er nicht vorhanden ist. Bei Material, das altert, gilt das First-in-first-out-Prinzip. Das heißt beispielsweise für neue Tonerkartons, dass diese im Materialschrank hinter die dort vorhandenen Kartons gestellt werden, denn das vorhandene Material muss zuerst verbraucht werden. 3.2 Verwenden Sie Adressaufkleber für häufige Post Extra-Tipps Statt eine Kanban-Karte ins Fach zu legen, können Sie den Min destbestand in geeigneten Fällen auch farblich markieren. II 3 Die DRITTE Stufe: Optimieren Sie Ihre Arbeitsprozesse Adressen werden entweder von Hand auf den Brief geschrieben oder umständlich einzeln per Computer erstellt. Von Hand adressierter Brief So gehen Sie vor Wenn Sie wiederkehrende Adressaten haben – etwa Auslandsniederlassungen oder Kunden, mit denen Sie häufig per Briefpost korrespondieren –, dann können Sie den Prozess der Adressbeschriftung optimieren, indem Sie komplette Bögen mit Adressaufklebern für die jeweilige Adresse anlegen. Diese Adressaufkleberbögen können Sie im Postfach des Adres saten ablegen. Schreibwarenhändler einbinden Bögen mit Adressaufklebern Wird der markierte Mindestbestand erreicht, wird die Schale aufgefüllt. So wird vermieden, dass die Blätter ausgehen. Je nach Größe Ihres Unternehmens kann die Bestandsüberwachung auch durch einen lokalen Schreibwarenhändler vorgenommen werden, der beispielsweise einmal pro Woche den Büromaterialschrank mithilfe der Kanban-Karten auffüllt. Durch die Konzentration des Einkaufs auf einen Händler lassen sich vernünftige Einkaufspreise erzielen. Außerdem sind die Prozesskosten durch das Entfallen einer Bestellung niedrig. Service Unter www.fuer-immer-aufgeraeumt.de finden Sie Muster für Kanban-Karten als Gratis-Downloads. 104 105
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