Grundsatzklärung Qualifizierung

ZENTRALE
UNIVERSITÄTSVERWALTUNG
Stabsstelle
Organisationsentwicklung
Leistungsgruppe Qualifizierung
Grundsatzklärung
Stand: 2015-10-01
1
Zusammenfassung
AZ: 424 Qualifizierung
Dr. Sybille Hambach
Sitz Schwaansche Str. 2
Raum 304
18055 Rostock
Fon +49 (0)381 498-10 34
Fax +49 (0)381 498-10 15
Mail sybille.hambach@
uni-rostock.de
Qualifizierung dient der Erhaltung und Weiterentwicklung berufsbezogener Kompetenzen von
einzelnen Beschäftigten der Universität Rostock und liegt sowohl im Interesse der UR als auch
im Interesse des einzelnen Beschäftigten. Das vorliegende Konzept für die Neuordnung von
Grundsätzen und Prozessen der Leistungserbringung im Kontext Qualifizierung umfasst
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eine Analyse der Ausgangsbedingungen (Seite 2),
die mit der Neuordnung verbundenen Ziele (Seite 3),
eine fachlich korrekte und im Arbeitsalltag praktikable Begriffsbildung (Seite 3),
die Neuordnung der Prozesslandschaft einschließlich Klärung von Kunden, Zielen bzw.
Nutzen sowie Prozessen der Leistungserbringung (Seite 5),
eine Grundsatzregelung in Bezug auf die Finanzierung sowie die transparente und gerechte Verteilung der für Qualifizierung zur Verfügung stehenden Mittel (Seite 7),
eine Grundsatzregelung in Bezug auf den Abschluss und die anteilige Finanzierung von
Fortbildungen (Seite 11).
Es wird ergänzt durch Anlagen, im Einzelnen eine Übersicht zu den Prozessen der Leistungserbringung in der Leistungsgruppe Qualifizierung (Anlage 1), einen Überblick über das Gesamtbudget Qualifizierung und dessen Verteilung (Anlage 2), einen Überblick über geplante
und laufende Fortbildungen (Anlage 3) 1 sowie ein Muster für Fortbildungsvereinbarungen (Anlage 4).
Die hier betrachtete Leistungsgruppe Qualifizierung ist prinzipiell abzugrenzen von Leistungen
im Kontext Berufsausbildung, im Kontext Organisationsentwicklung sowie im Kontext des ZUVProjektes „UR-internes Seminarprogramm der ZUV“. Zu diesen Themen werden jeweils eigene
Konzepte einschließlich Ausführungen zu Ausgangsbedingungen, Zielen, Leistungen und Finanzierung erarbeitet.
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Diese Anlage ist nicht öffentlich.
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Ausgangsbedingungen
Die Ausgangssituation in Bezug auf Grundsätze und Prozesse der Leistungserbringung im
Kontext Qualifizierung an der Universität Rostock (UR) stellte sich Anfang 2015 wie folgt dar:
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Ansprechpartner und Zuständigkeiten für Qualifizierung haben in den letzten Jahren mehrfach gewechselt. Es fand regelmäßig keine Übergabe statt, so dass Grundsatzregelungen,
Prozesse der Leistungserbringung sowie der Stand einzelner Vorgänge immer wieder aufwendig auf Basis der vorliegenden Akten erschlossen werden mussten.
Die Prozesslandschaft in der Leistungsgruppe Qualifizierung war intransparent, unzureichend dokumentiert und (ist zum Teil noch) in der Hochschulöffentlichkeit unzureichend
kommuniziert.
In einzelnen Prozessen wurde die Leistungserbringung bereits beendet, weil Aufwand und
Nutzen in keinem Verhältnis standen. Zum Beispiel fand bis Herbst 2013 in der Stabsstelle
Organisationsentwicklung (OE) eine Überwachung der Weiterbildungsbudgets aller Struktureinheiten (einschließlich Mitzeichnung der entsprechenden Dienstreiseanträge und abrechnungen) statt, obwohl die Mittel den Struktureinheiten direkt zugewiesen waren.
Dies war gleichzeitig personalintensiv und überflüssig und wurde bereits eingestellt.
Die Mittelverteilung ist historisch gewachsen; ein Teil der Mittel wird zentral durch die
Stabsstelle OE, ein weiterer Teil dezentral durch die Struktureinheiten bewirtschaftet. Ein
Gesamtüberblick über alle, für Qualifizierung zur Verfügung stehenden Mittel und deren
Verteilung auf die einzelnen Struktureinheiten bestand bisher nicht.
Die Mittelverteilung erfolgte bis 2013 auf Basis der durch die einzelnen Struktureinheiten
angemeldeten Bedarfe, in 2014 durch Überrollen der Zuweisung aus 2013. Die jährliche
Prüfung der angemeldeten Bedarfe in der Stabsstelle OE (zuletzt Anfang 2013) ist extrem
personalaufwendig und kann so nicht weiter betrieben werden, weil Aufwand und Nutzen in
keinem vertretbaren Verhältnis stehen. Eine Mittelverteilung auf Basis der angemeldeten
Bedarfe ist darüber hinaus weder transparent noch gerecht.
Haushaltsmittel für die Finanzierung von Qualifizierungen sind vorhanden, aber in einigen
Struktureinheiten nicht ausreichend. Insbesondere die Universitätsbibliothek (UB) sowie
das IT- und Medienzentrum (ITMZ) haben in den letzten Jahren regelmäßig beklagt, dass
die individuelle Weiterbildung von Mitarbeitern für Arbeitsaufgaben, die für die UR in ihrer
Gesamtheit geleistet werden, in größerem Umfang aus anderen Mitteln querfinanziert werden müssen, weil nicht ausreichend Haushaltsmittel für Qualifizierung zur Verfügung stehen.
Die Senatskommission Haushalt, Personal, Bau hat sich in ihrer Sitzung am 19.03.2014
mit dem für Weiterbildung zur Verfügung stehenden Budget einschließlich von dessen Verteilung beschäftigt und empfiehlt für 2015 die Erarbeitung eines neuen Verteilungsschlüssels unter Berücksichtigung der zentral bewirtschafteten Mittel für gesetzlich vorgeschriebene Weiterbildungen.
Seit 2014 stehen zentral bewirtschaftete Mittel für die Finanzierung gesetzlich vorgeschriebener Weiterbildungen zur Verfügung; entsprechende Prozesse zur Inanspruchnahme dieser Mittel wurden im Laufe des Jahres 2014 etabliert und dokumentiert. Es fehlt jedoch
weiterhin ein Gesamtüberblick über alle, für die UR gesetzlich vorgeschriebenen Weiterbildungen; entsprechend wird nicht (bzw. nicht systematisch) kontrolliert, ob alle für die UR
gesetzlich vorgeschriebenen Weiterbildungen durch Beauftragte bzw. die ausführenden
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Beschäftigten auch wirklich gemäß den Vorschriften in den Rechtsgrundlagen absolviert
werden (Weiterbildungscontrolling).
Die beschriebenen Ausgangsbedingungen sowie die Vielzahl und Komplexität der Einflussfaktoren machen eine Neuordnung in Bezug auf die Leistungsgruppe Qualifizierung erforderlich.
Dabei wird der Aspekt des systematischen Controllings gesetzlich vorgeschriebener Weiterbildungen aufgrund seiner Komplexität zunächst nicht detaillierter betrachtet sondern später separat ausgearbeitet und dokumentiert.
3
Ziele
Mit der Neuordnung von Grundsätzen und Prozessen der Leistungserbringung in der Leistungsgruppe Qualifizierung werden insbesondere die folgenden Ziele verfolgt:
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Grundsatzklärung
In Umsetzung der Perspektiven Rechtssicherheit und Wirtschaftlichkeit sind verschiedene
Aspekte im Kontext Qualifizierung, insbesondere die transparente und gerechte Verteilung
der zur Verfügung stehenden Mittel sowie der Abschluss von Fortbildungsvereinbarungen,
grundsätzlich zu regeln. Die Grundsatzregelungen sind unter Berücksichtigung aller relevanten Einflussfaktoren zu konzipieren, abzustimmen und geeignet zu dokumentieren.
Strategische Optimierung
Die Prozesslandschaft ist neu zu ordnen, insbesondere sind Kunden, Ziele bzw. Nutzen
sowie Prozesse der Leistungserbringung (Prozessmanagement-Dreiklang) zu klären. Die
Ergebnisse sind abzustimmen und geeignet zu dokumentieren.
Operative Optimierung
Relevante Prozesse sind so zu optimieren, dass sie mit möglichst wenig Zeit- und Personalaufwand bearbeitet werden können. Zuständigkeiten innerhalb einzelner Prozesse sind
mit den Beteiligten abzustimmen sowie nachvollziehbar zu dokumentieren.
In Übereinstimmung mit den strategischen Projekten der ZUV sind die Prozesse der Leistungsgruppe Qualifizierung so zu dokumentieren, dass sie (1) im Intranet für die HS-Öffentlichkeit
bereitgestellt werden können (Perspektive ZUV-Web) und (2) auch bei wechselnden Zuständigkeiten bearbeitet werden können (Perspektive Wissensmanagement). Darüber hinaus ist die
Leistungsgruppe (3) so aufzubereiten, dass eine prozessorientierte Ablage – perspektivisch im
Dokumentenmanagementsystem – möglich ist (Perspektive DMS).
4
Begriffsbildung
Qualifizierungen dienen der Erhaltung und Weiterentwicklung berufsbezogener Kompetenzen
von einzelnen Beschäftigten der Universität Rostock. Dabei handelt es sich um ein Angebot, ein
individueller Anspruch – außer dem Anspruch auf ein regelmäßiges Gespräch mit dem Fachvorgesetzten gemäß § 5 Abs. 4 TV-L; für die UR (perspektivisch) umgesetzt durch die
Dienstvereinbarung Mitarbeitergespräche – kann nicht abgeleitet werden.
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Ausgehend von § 5 Abs. 1 TV-L sind generell folgende Interessenlagen zu berücksichtigen:
1. Qualifizierungsangebote für Beschäftigte liegen im dienstlichen Interesse der UR. Sie
sind eine wesentliche Voraussetzungen dafür, dass der Beschäftigte die arbeitsvertraglich
geschuldeten Leistungen bei sich ändernden Rahmenbedingungen erbringen kann.
2. Die Teilnahme an Qualifizierungsmaßnahmen liegt im persönlichen Interesse des einzelnen Beschäftigten. Einerseits kann der Beschäftigte seine beruflichen Kompetenzen erhalten, erweitern oder der technischen Entwicklung anpassen, um die arbeitsvertraglich geschuldeten Leistungen gewissenhaft und ordnungsgemäß ausführen zu können. Andererseits kann sich durch Teilnahme an Qualifizierungen der „Wert“ des Beschäftigten auf dem
Arbeitsmarkt und für andere Arbeitgeber erhöhen.
Es wird prinzipiell zwischen Weiterbildung und Fortbildung unterschieden.
Weiterbildung wird verstanden als organisiertes Lernen eines Beschäftigten zur Vertiefung,
Erweiterung oder Erneuerung von Wissen, Fähigkeiten oder Fertigkeiten. Weiterbildung ist im
dienstlichen Interesse in Bezug auf eine fachgerechte Erledigung der dem Beschäftigten übertragenen Arbeitsaufgaben und nicht mitbestimmungspflichtig. Der organisatorische Kontext ist
kurzfristig angelegt und in der Regel gegeben durch die Teilnahme an einer Weiterbildungsmaßnahme. Beispiele für Weiterbildungen sind etwa
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Weiterbildungen einzelner Beschäftigter, die in Bezug auf die Erledigung der ihnen übertragenen Arbeitsaufgaben erforderlich sind;
Weiterbildungen die für Beauftragte (etwa Tierschutz, Datenschutz) oder für einzelne Beschäftigte mit spezifischen Arbeitsaufgaben (etwa Gefahrgutfahrer, Elektriker, Ersthelfer)
gesetzlich vorgeschrieben sind;
Weiterbildungen für Mitglieder der Personalvertretungen.
Fortbildung wird verstanden als individuell zugeschnittene Maßnahme zur beruflichen und
persönlichen Weiterentwicklung eines Beschäftigten. Eine Fortbildung kann, muss aber nicht im
Zusammenhang stehen mit der Übernahme neuer Arbeitsaufgaben, einer Veränderung der
Tätigkeitsdarstellung oder dem Aufstieg in eine höhere Entgeltgruppe. Der organisatorische
Kontext ist längerfristig angelegt und in der Regel gegeben durch die Teilnahme an einer Fortbildungsmaßnahme mit berufsqualifizierendem Abschluss. Fortbildungen sind mitbestimmungspflichtig; Rechte und Pflichten der UR und des Beschäftigten im Zusammenhang mit
einer Fortbildung werden in einer Fortbildungsvereinbarung geregelt (siehe Abschnitt 7, Seite
11ff.). Beispiele für Fortbildungen sind etwa die Aufnahme eines berufsbegleitenden Fernstudiums oder die Teilnahme am Angestelltenlehrgang an der FH Güstrow.
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Prozesslandschaft
Die Prozesslandschaft in einer jeden Leistungsgruppe ist gekennzeichnet durch
1. Kunden
Kunden einer Leistungsgruppe sind diejenigen, die eine Leistung in Anspruch nehmen. Es
kann sich dabei sowohl um einzelne Personen, um Personen in einer Rolle, um Personengruppen und/oder um Struktureinheiten handeln.
2. Ziele bzw. Nutzen
Durch jeden Kunden werden mit der Inanspruchnahme von Leistungen bestimmte Ziele
verfolgt bzw. es ergibt sich ein bestimmter Nutzen.
3. Prozesse der Leistungserbringung
Die Art und Weise der Leistungserbringung ist durch Prozessdokumentationen, in der Regel durch Steckbrief, Prozessmodell und Dokumente (etwa Formulare, Checklisten, Handreichungen), beschrieben.
In Bezug auf die Leistungsgruppe Qualifizierung stellt sich die Prozesslandschaft wie nachfolgend beschrieben dar.
5.1
Kunden
Es wurden die folgenden Kunden identifiziert:
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−
−
5.2
Fachvorgesetzte initiieren die Absolvierung und ggf. Finanzierung von Qualifizierungsmaßnahmen durch die von ihnen fachlich betreuten Beschäftigten.
Beschäftigte absolvieren Qualifizierungsmaßnahmen, um ihre berufsbezogenen Kompetenzen zu erhalten und weiterzuentwickeln.
Die UR in ihrer Gesamtheit benötigt gut qualifizierte Beschäftigte und finanziert die Teilnahme an entsprechenden Qualifizierungsmaßnahmen.
Die FH Güstrow benötigt einen Ansprechpartner an der UR für Fragen im Kontext Fort- und
Weiterbildung.
Ziele bzw. Nutzen
Die einzelnen Kunden verfolgen die nachfolgend beschriebenen Ziele bzw. es ergibt sich der
beschriebene Nutzen:
Fachvorgesetzte
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−
wollen sicherstellen, dass die von ihnen fachlich betreuten Beschäftigten zur Erledigung
der ihnen übertragenen Arbeitsaufgaben fachlich in der Lage sind; dies gilt insbesondere,
wenn Qualifizierungen gesetzlich vorgeschrieben sind,
wollen in Hinblick auf eine rechtssichere Abwicklung von Qualifizierungsmaßnahmen unterstützt werden,
wollen die Mittel der Struktureinheit für Qualifizierung optimal einsetzen,
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wollen in Hinblick auf den rechtskonformen und wirtschaftlichen Einsatz der zur Verfügung
stehenden Mittel sowie die Auswahl bzw. Zusammenstellung geeigneter Qualifizierungsangebote beraten werden.
Beschäftigte
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wollen zur Erledigung der ihnen übertragenen Arbeitsaufgaben fachlich in der Lage sein,
insbesondere wenn für die Erledigung einzelner Arbeitsaufgaben Qualifizierungen gesetzlich vorgeschrieben sind,
wollen in Hinblick auf eine rechtssichere Abwicklung von Qualifizierungsmaßnahmen unterstützt werden,
wollen ggf. in Hinblick auf den rechtskonformen und wirtschaftlichen Einsatz der zur Verfügung stehenden Mittel sowie die Auswahl bzw. Zusammenstellung geeigneter Qualifizierungsangebote beraten werden.
Die UR in ihrer Gesamtheit
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will sicherstellen, dass für die Erledigung der Arbeitsaufgaben in den verschiedenen Struktureinheiten – auch perspektivisch – gut qualifizierte Beschäftigte zur Verfügung stehen.
muss sicherstellen, dass die Beschäftigten zur Erledigung der ihnen übertragenen Arbeitsaufgaben fachlich in der Lage sind; dies gilt insbesondere, wenn Qualifizierungen für Beauftragte oder Beschäftigte gesetzlich vorgeschrieben sind,
muss die rechtskonforme Abwicklung von Qualifizierungsmaßnahmen sicherstellen,
muss sicherstellen, dass die für Qualifizierung zur Verfügung stehenden Mittel rechtskonform und wirtschaftlich eingesetzt werden.
Die FH Güstrow kann sich mit allen Fragen im Zusammenhang mit Fort- und Weiterbildung an
der UR an einen Ansprechpartner wenden.
5.3
Prozesse der Leistungserbringung
Es sind prinzipiell folgende Prozesse der Leistungserbringung zu unterscheiden:
1. der Prozess „Weiterbildung absolvieren“ mit den Spezialfällen
a. „Weiterbildung an der FH Güstrow absolvieren“,
b. „Gesetzlich vorgeschriebene Weiterbildung absolvieren“
c. „Weiterbildung als Personalratsmitglied absolvieren“
d. „Weiterbildung als Schwerbehindertenvertreter absolvieren“
2. der Prozess „Fortbildung absolvieren“,
3. der Prozess „Weiterbildung aus Reservemitteln finanzieren“.
Die Kernattribute jedes einzelnen Prozesses (Bezeichnung, Beschreibung, Auslöser, Ergebnis,
Fallzahl, Prozessverantwortliche Struktureinheit, Beteiligte Struktureinheiten, Rechtsgrundlagen) sind aus der Tabelle im Anhang ersichtlich.
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5.4
Aspekte der Ausgestaltung der Prozesslandschaft
Für die Ausgestaltung der Prozesslandschaft und die Detaillierung einzelner Prozesse sind
insbesondere die folgenden Aspekte zu berücksichtigen:
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−
−
Prinzipiell sind die Prozesse in allen Leistungsgruppen so auszugestalten, dass einerseits
Rechtssicherheit und Wirtschaftlichkeit sichergestellt sind und andererseits eine effiziente
Leistungserbringung mit einem angemessenen Verhältnis von Aufwand und Nutzen ermöglicht wird. Fragen des Datenschutzes sind zu berücksichtigen.
Die Auswahl eines Beschäftigten für eine Weiter- bzw. Fortbildung muss objektiv getroffen
werden; dabei sind die Perspektive Person (etwa Würdigkeit, fachliche Eignung, Entwicklungsperspektiven, Beschäftigungsstatus) sowie Organisation (etwa Arbeitsaufgaben, Entwicklungsperspektiven, Rechtssicherheit, Wirtschaftlichkeit) gleichermaßen zu berücksichtigen. Insbesondere für Fortbildungen ist sicherzustellen, dass Auswahlprozess und Auswahlentscheidung nachvollziehbar dokumentiert sind.
Für Fortbildungen (nicht jedoch für Weiterbildungen) gilt der Grundsatz der Ausschreibung
der Qualifizierungsmaßnahme. Eine Abweichung von diesem Grundsatz ist für den Einzelfall zu prüfen; Prüfung und Entscheidung sind zu dokumentieren. 2.
Nach § 68 PersVG M-V ist die Auswahl von Beschäftigten für Fortbildungsmaßnahmen
mitbestimmungspflichtig. Des Weiteren sind ggf. die SBV sowie die GLB einzubeziehen.
Die jeweils aktuelle Beschreibung aller Prozesse der Leistungsgruppe – Prozesssteckbrief mit
Attributen entsprechend bereitgestellter Sicht, Prozessmodell auf Teilprozess- oder Bausteinebene sowie Dokumente − findet sich im Intranet sowie in der PICTURE Prozessplattform.
6
Finanzierung
In Bezug auf die Rechtssicherheit der Finanzierung von Qualifizierungen sind die folgenden
Rechtsgrundlagen relevant:
−
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−
In Anwendung von § 7 Abs. 1 LHO sollen aus Mitteln des Grundhaushaltes (GHH) ausschließlich Fort- und Weiterbildungen für Beschäftigte auf Haushaltsstellen sowie auf dauerhaft eingerichteten Beschäftigungspositionen finanziert werden.
Scheiden Beschäftigte auf Haushaltsstellen oder auf dauerhaft eingerichteten Beschäftigungspositionen demnächst aus oder sind sie von vornherein befristet beschäftigt, so ist
durch den Fachvorgesetzten abzuwägen, ob ein dringender dienstlicher Bedarf besteht der
die Weiterbildung des Beschäftigten zwingend erforderlich macht. In diesem Fall kann die
Finanzierung auch hier aus Mitteln des GHH übernommen werden.
Auch für Beschäftigte auf Projektstellen können Weiterbildungen zur Erhaltung und Weiterentwicklung berufsbezogener Kompetenzen angeboten werden; diese Weiterbildungen
sind jedoch aus anderen Mitteln als dem GHH zu finanzieren.
2 Die Formulierung wurde nach Kenntnisnahme des Dokumentes durch das Rektorat am 04.05.2015 geändert. Sie
lautete ursprünglich: „Für Fortbildungen (nicht jedoch für Weiterbildungen) ist im Einzelfall zu prüfen, ob eine Ausschreibung der Qualifizierungsmaßnahme erforderlich ist.“
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Fahrten zu Qualifizierungen auf Veranlassung des Arbeitgebers gelten als Dienstreisen
bzw. Dienstgänge und sind gemäß Reisekostenrichtlinie zu beantragen und abzurechnen.
Die aufgewendete Zeit gilt als Dienstzeit; eine Freistellung ist nicht erforderlich.
Gemäß § 5 TV-L sind für vom Arbeitgeber veranlasste Qualifizierungsmaßnahmen die
direkten Kosten (einschließlich Reisekosten) sowie die indirekten (durch Freistellung entstehenden) Kosten vom Arbeitgeber zu tragen. Eine mögliche Eigenbeteiligung des Beschäftigten in Geld und/oder Zeit ist nach § 5 Abs. 6 TV-L in einer Fortbildungsvereinbarung zu regeln.
In Anwendung von § 7 Abs. 3 LHO sind sämtliche Auszahlungen im Zusammenhang mit
Qualifizierungen – etwa Gebühren der Qualifizierungsmaßnahme, Anmelde-, Lehrgangsund Prüfungsgebühren, Kosten für Reise und Übernachtung, Tagegeld, Seminarunterlagen
– über die Kostenart (KOA) „4903 Qualifizierung“ anzuweisen.
Vor dem Hintergrund von § 5 Abs. 6 TV-L ist insbesondere die Einführung eines neuen Verfahrens zur fairen Verteilung der GHH-Mittel für Qualifizierung zwingend erforderlich.
6.1
Mittelarten
In Bezug auf die Finanzierung von Qualifizierungen aus dem GHH für einzelne Beschäftigte der
UR sind die folgenden Mittelarten („Töpfe“) zu unterscheiden:
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−
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−
6.2
Zentral bewirtschaftete Mittel für gesetzlich vorgeschriebene Weiterbildungen
Diese Qualifizierungen müssen prioritär aus GHH-Mitteln finanziert werden; die Mittel werden entsprechend Rektoratsbeschluss vom 31.03.2014 seit 2014 vorabgezogen, der
Stabsstelle OE zur Bewirtschaftung zugewiesen und können von den verantwortlichen Beauftragten bzw. Fachvorgesetzten für die Weiterbildung der Beschäftigten in Anspruch genommen werden.
Dezentral bewirtschaftete Mittel für Weiterbildungen der Personalvertretungen
Diese Qualifizierungen müssen nach § 39 PersVG M-V aus GHH-Mitteln finanziert werden;
die Mittel werden vorabgezogen und den Personalräten seit 2014 zur eigenverantwortlichen Bewirtschaftung zugewiesen.
Zentral bewirtschaftete Mittel für Fortbildungen
An diesen Qualifizierungen beteiligt sich die UR in der Regel mit einem Zuschuss zu den
Kosten der Fortbildungsmaßnahme, die Eigenbeteiligung des Beschäftigten wird gemäß
§ 5 Abs. 6 TV-L in einer Fortbildungsvereinbarung geregelt. Diese Qualifizierungen müssen
insoweit aus GHH-Mitteln finanziert werden, wie die UR durch den Abschluss der Fortbildungsvereinbarung Finanzierungszusagen getroffen hat. Die Mittel werden vorabgezogen
und der Stabsstelle OE zur Bewirtschaftung zugewiesen.
Dezentral bewirtschaftete Mittel für Weiterbildungen einzelner Beschäftigter
Diese Mittel werden entsprechend dem nachfolgend erläuterten Verteilungsschlüssel verteilt und den zentralen Struktureinheiten sowie den Fakultäten zur Bewirtschaftung zugewiesen.
Verfahren der Mittelverteilung
Die Verteilung der dezentral bewirtschafteten GHH-Mittel für Weiterbildung erfolgte bis 2013 auf
Basis der durch die einzelnen Struktureinheiten jährlich angemeldeten Bedarfe, die zentral
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geprüft, bewertet und gewichtet wurden. Dieses Verfahren der Mittelverteilung ist (zentral und
dezentral) extrem personalaufwendig, weder transparent noch verursachungsgerecht und kann
wegen fehlender Personalressourcen so nicht weiter betrieben werden. In 2014 wurden die zur
Verfügung stehenden Mittel durch „Überrollen“ der Mittelverteilung aus 2013 – also auf Basis
der Bedarfsanmeldung von Ende 2012 – verteilt, so dass einzelnen Struktureinheiten keine,
anderen Struktureinheiten nicht ausreichend und wieder anderen Struktureinheiten nicht benötigte Mittel für Qualifizierung zugewiesen wurden. Dieses Verfahren der Mittelverteilung ist zwar
wenig aufwendig, jedoch vor dem Hintergrund von § 5 Abs. 6 TV-L nicht länger vertretbar.
Um eine transparente, verursachungsgerechte und praktikable Verteilung der GHH-Mittel
zu ermöglichen, soll beginnend in 2015 das folgende Verfahren etabliert werden:
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−
−
−
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Die für gesetzlich vorgeschriebene Weiterbildungen erforderlichen Mittel werden vom Gesamtbudget vorabgezogen, damit die UR ihrer Verantwortung als Betreiber von Geräten
und Anlagen gerecht werden kann. Die Höhe des Vorabzugs ergibt sich (perspektivisch)
aus der Bedarfsplanung durch die Stabsstelle OE. Bis zur Einführung eines praktikablen
Controllingsystems für gesetzlich vorgeschriebene Weiterbildungen (geplant ab 2016) ist
hierfür ein Festbetrag anzusetzen.
Nachfolgend werden die für Weiterbildungen der Personalvertretungen erforderlichen
Mittel vom Gesamtbudget vorabgezogen, damit die UR ihrer Verpflichtung nach § 39 PersVG M-V nachkommen kann. Die Höhe des Vorabzugs ergibt sich durch Überrollen des
Vorjahresbudgets.
Nachfolgend vom Gesamtbudget vorabgezogen werden die für Fortbildungen benötigten
Mittel. Die Höhe des Vorabzugs muss mindestens den Finanzierungszusagen aus bereits
laufenden Fortbildungsmaßnahmen entsprechen.
Nachfolgend vom Gesamtbudget vorabgezogen wird ein Festbetrag als Reserve für unerwartet erforderliche Qualifizierungen. Auf diese Mittel kann nach einem festgelegten Verfahren (siehe entsprechende Prozessbeschreibung) von allen Struktureinheiten zugegriffen
werden. Immer aus diesen Mitteln finanziert werden Weiterbildungen für SBV.
Der Rest der zur Verfügung stehenden Mittel wird zur dezentralen Bewirtschaftung auf die
Struktureinheiten verteilt, und zwar (1) entsprechend dem etablierten Verhältnis 60% für
zentrale Struktureinheiten 3 und 40% für die Fakultäten sowie (2) pro Kopf entsprechend
Personalstatistik mit Stichtag 1.12 des Vorjahres 4. Die weitere Verteilung innerhalb der
Struktureinheiten liegt im Ermessen der Leiterin oder des Leiters der zentralen Struktureinheit bzw. im Ermessen der Dekanin oder des Dekans.
Der Verteilungsschlüssel 60% für zentrale Struktureinheiten und 40% für die Fakultäten hat sich
im Mittel der vergangenen Jahre etabliert. Er erscheint auch weiterhin sinnvoll, weil zentrale
3 Mit zentralen Struktureinheiten sind hier das Rektorat mit seinen Stabsstellen, die ZUV mit ihren Dezernaten und
Stabsstellen, die UB, das ITMZ und das Sprachenzentrum gemeint. Leiter der zentralen Struktureinheiten sind der
Rektor für das Rektorat, der Kanzler für die ZUV, der Direktor der UB, die Leiterin des ITMZ sowie die Leiterin des
Sprachenzentrums.
4 Die Personalstatistik berücksichtigt sowohl auf Haushaltsstellen dauerhaft beschäftigte als auch auf dauerhaften
Beschäftigungspositionen befristet beschäftigte Personen.
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Struktureinheiten in der Hauptsache Leistungen für die Gesamtheit der UR erbringen, jedoch
kaum Möglichkeiten der Akquise von eigenen Weiterbildungsmitteln (etwa durch Akquise von
Projekten) haben. Zudem sind die im Sinne der UR in ihrer Gesamtheit zwingend erforderlichen
Weiterbildungen für Beschäftigte in den zentralen Struktureinheiten – etwa zu den Themen
Finanzen, Steuern, Recht, IT – extrem kostenintensiv.
Alternativ zur Verteilung pro Kopf entsprechend Personalstatistik mit Stichtag 1.12 des Vorjahres wurde überlegt, die Mittel pro VZÄ oder (für die Fakultäten) nach LOM zu verteilen. Weiterhin wurde überlegt, Mittel ausschließlich für nichtwissenschaftliche Beschäftigte (und nicht für
wissenschaftliche Beschäftigte) oder ausschließlich für die zentralen Struktureinheiten (und
nicht für die Fakultäten) zu verteilen. Diese Verteilungsmechanismen sind jedoch nicht verursachungsgerecht und benachteiligen Teilzeitbeschäftigte, mit Verwaltungsaufgaben betraute
wissenschaftliche Beschäftigte bzw. einzelne Fakultäten und wurden deshalb verworfen.
In der Gesamtschau ergibt sich damit die folgende Verteilung des jährlich zur Verfügung stehenden Gesamtbudgets für Qualifizierung:
Mittelart
Mittelumfang
Bewirtschaftung
Gesamtbudget Qualifizierung
aus GHH
Budget des Vorjahres „überrollt“
abzgl. Mittel für gesetzlich vorgeschriebene Weiterbildungen
Budget des Vorjahres „überrollt“
(perspektivisch entsprechend
Bedarfsplanung)
Stabsstelle OE
abzgl. Mittel für Weiterbildungen
der Personalvertretungen
Budget des Vorjahres „überrollt“
Personalräte
abzgl. Mittel zur Mitfinanzierung
von Fortbildungen
Budget des Vorjahres „überrollt“
Stabsstelle OE
(mindestens entsprechend
Finanzierungszusagen)
abzgl. Reserve
10 TEUR
Stabsstelle OE
Budget für individuelle Weiterbildungen
Budget des Vorjahres „überrollt“
davon 60% für zentrale Struktureinheiten (Rektorat, ZUV,
UB, ITMZ, SZ)
Budget des Vorjahres „überrollt“
Rektor, Kanzler bzw.
Leiter der zentralen
Struktureinheiten
davon 40% für Fakultäten
Budget des Vorjahres „überrollt“
Dekane
Die Verteilung der jährlich zur Verfügung stehenden HH-Mittel für Qualifizierung einschließlich
Historie 2005 bis 2014 sowie Beispielrechnung für 2015 ist aus der Tabelle in der Anlage ersichtlich. Die bei einzelnen Struktureinheiten auftretende Differenz zu den in 2014 zur Verfügung gestellten Mitteln kann durch Bereitstellung von Mitteln für gesetzlich vorgeschriebene
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Weiterbildungen (wenn die Voraussetzungen dafür gegeben sind) sowie ggf. aus der Reserve
kompensiert werden.
7
Fortbildungsvereinbarungen
Rechte und Pflichten der UR und des Beschäftigten im Zusammenhang mit einer Fortbildung
sind gemäß § 5 Abs. 6 TV-L in einer Fortbildungsvereinbarung zu regeln. Die wesentlichen
Inhalte einer solchen Vereinbarung werden im Folgenden im Überblick dargestellt, ein mit dem
Justitiariat abgestimmtes Muster für eine Fortbildungsvereinbarung findet sich im Anhang. Die
Fortbildungsvereinbarung wird durch den Kanzler als Vertreter der UR, den Fachvorgesetzten
und den Beschäftigten unterzeichnet; jeder der Unterzeichnenden erhält eine Ausfertigung der
Vereinbarung.
7.1
Fortbildungsmaßnahme
Die Fortbildungsmaßnahme ist in der Fortbildungsvereinbarung möglichst detailliert zu beschreiben. Insbesondere sind anzugeben
−
−
−
−
7.2
Bezeichnung der Maßnahme sowie Angaben zum Inhalt (ggf. als Anlage),
Anbieter und Dauer der Maßnahme sowie Angaben zu Präsenzort, Präsenz- und
Selbstlernzeiten,
angestrebter Abschluss,
eine Einschätzung zu den Interessenlagen in Bezug auf die Fortbildung (siehe Abschnitt 4, Seite 3) sowie insbesondere Angaben zum Nutzen, der durch Teilnahme des
Beschäftigten für die UR entsteht.
Kosten und Kostenübername
Im Zusammenhang mit der Teilnahme an Fortbildungen fallen in der Regel die folgenden Kosten an:
−
−
−
−
direkte Kosten für die Fortbildung (Gebühren), etwa Anmelde-, Lehrgangs- und Prüfungsgebühren,
direkte Kosten für Reise und Übernachtung,
direkte Kosten für Lern- und Arbeitsmittel,
indirekte Kosten für die Freistellung des Beschäftigten, die entsprechend Eingruppierung
nach dem gültigen Gebührenerlass des Landes M-V bestimmt werden.
Kosten für Fortbildungen können prinzipiell durch die UR aus zentralen Mitteln für Fortbildung
(zurzeit bewirtschaftet durch die Stabstelle OE), durch die UR aus Mitteln der Struktureinheit
oder durch den Beschäftigten selbst übernommen werden. 5
Die Formulierung wurde nach Kenntnisnahme des Dokumentes durch das Rektorat am 04.05.2015 geändert. Sie
lautete ursprünglich: „Kosten für Fortbildungen können prinzipiell durch den Beschäftigten selbst, durch die UR aus
zentralen Mitteln für Fortbildung (zurzeit bewirtschaftet durch die Stabstelle OE) oder durch die UR aus Mitteln der
Struktureinheit übernommen werden.
5
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Für Fortbildungen, die überwiegend im dienstlichen Interesse liegen, übernimmt die UR
den Großteil der Kosten. Es gelten die folgenden Grundsätze für die Kostenübernahme:
−
−
−
−
Direkte Kosten für die Fortbildung (Gebühren) werden von der UR aus Mitteln der Struktureinheit oder aus zentralen Mitteln übernommen. In der Regel ist die UR (nicht der Beschäftigte) Vertragspartner des Anbieters. Rechnungen werden durch die UR beglichen.
Direkte Kosten für Reise und Übernachtung werden durch die Struktureinheit übernommen; eine Kostenübernahme aus zentralen Mitteln ist nicht möglich. Die Abrechnung erfolgt gemäß Reisekostenrichtlinie der UR.
Direkte Kosten für Lern- und Arbeitsmittel werden vom Beschäftigten übernommen.
Indirekte Kosten für die Freistellung des Beschäftigten zur Teilnahme an der Fortbildung
werden durch die UR getragen. Für die individuelle Vorbereitung des Beschäftigten auf
Prüfungen ist ggf. Zeitausgleich oder Urlaub zu nehmen.
Für Fortbildungen, die im dienstlichen Interesse der UR wie auch im persönlichen Interesse des Beschäftigten liegen, sind die Kosten anteilig durch die UR und den Beschäftigten
zu übernehmen. Es gelten die folgenden Grundsätze für die Kostenübernahme:
−
−
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−
Direkte Kosten für die Fortbildung (Gebühren) werden bis zu einer Höchstgrenze von 80%
von der UR (aus Mitteln der Struktureinheit oder aus zentralen Mitteln) und mindestens zu
20% vom Beschäftigten übernommen 6. In der Regel ist der Beschäftigte (nicht die UR)
Vertragspartner des Anbieters. Rechnungen werden zunächst vom Beschäftigten beglichen und die Kosten nachfolgend anteilig von der UR erstattet.
Direkte Kosten für Reise und Übernachtung werden vom Beschäftigten übernommen.
Direkte Kosten für Lern- und Arbeitsmittel werden vom Beschäftigten übernommen.
Indirekte Kosten für die Freistellung des Beschäftigten für bis zu fünf Tage im Kalenderjahr
werden durch die UR getragen. Die Freistellung gilt als Sonderurlaub gemäß §§ 7 und 8
SUrlVO. Darüber hinausgehend ist durch den Beschäftigten Zeitausgleich oder Urlaub zu
nehmen.
Andere Regelungen zur Kostenübernahme sind nach Absprache im Ausnahmefall möglich und
in der Fortbildungsvereinbarung zu dokumentieren.
7.3
Rückzahlungspflichten und Bindungsdauer
Die UR möchte natürlich von den Kompetenzen profitieren, die ein Beschäftigter im Rahmen
einer Fortbildung erworben hat, zumal wenn sie die Kosten für die Fortbildung vollständig oder
anteilmäßig aus zentralen Mitteln oder aus Mitteln der Struktureinheit übernommen hat. Deshalb werden unter Berücksichtigung der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts in der
Fortbildungsvereinbarung Rückzahlungspflichten und eine einzelfallabhängige Bindungsdauer
6 Die Formulierung wurde nach Kenntnisnahme des Dokumentes durch das Rektorat am 04.05.2015 geändert. Sie
lautete ursprünglich: „Direkte Kosten für die Fortbildung (Gebühren) werden zu 80% von der UR (aus Mitteln der
Struktureinheit oder aus zentralen Mitteln) und zu 20% vom Beschäftigten übernommen.“
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des Beschäftigten nach Abschluss der Fortbildung an die UR vertraglich vereinbart. Es gelten
dafür die folgenden Grundsätze:
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8
Eine Rückzahlungspflicht besteht nur, wenn die Fortbildung oder das Arbeitsverhältnis aus
vom Beschäftigten zu vertretenden Gründen vorzeitig beendet werden. Eine Rückzahlungspflicht entsteht demnach nur, wenn der Beschäftigte diese Beendigung zu verantworten hat.
Es müssen lediglich die von der UR aus zentralen Mitteln oder aus Mitteln der Struktureinheit aufgewendeten direkten Kosten zurückgezahlt werden. Unter Auswertung der höchstrichterlichen Rechtsprechung wird auf eine Rückzahlungspflicht der indirekten Kosten, die
durch die Freistellung des Beschäftigten anfallen, verzichtet, weil gerade die Einbeziehung
dieser Kosten zur Unwirksamkeit von Rückzahlungsbestimmungen insgesamt führte.
In der Fortbildungsvereinbarung wird eine Bindungsdauer an die UR vereinbart, während
der der Beschäftigte bei Ausscheiden die durch die UR aufgewendeten Fortbildungskosten
zeitanteilig gestaffelt zurückerstatten muss. Die Bindungsdauer für Angestellte orientiert
sich an einschlägiger Fachliteratur und Rechtsprechung und wird in Abhängigkeit vom Gesamtwert der Qualifizierung und von deren Dauer (Freistellungstagen) bestimmt 7. Die Bindungsdauer für Beamte ergibt sich aus § 34a Landesbeamtengesetz.
Die Bindungsdauer beginnt mit dem Abschluss der Fortbildungsmaßnahme.
Ausblick
Mit der Grundsatzklärung für die Leistungsgruppe Qualifizierung wurde wie folgt verfahren:
1. Die Grundsatzklärung wurde am 04.05.2015 vom Rektorat zur Kenntnis genommen. Das
Rektorat hat dem Verfahren zur Mittelverteilung sowie dem Verteilungsschlüssel für Qualifikationsmittel (vgl. Abschnitt 6.2) einstimmig zugestimmt. Weiterhin hat das Rektorat der
anteiligen Kostenübernahme für Fortbildungen (vgl. Abschnitt 7.2) einstimmig zugestimmt.
2. Die Grundsatzregelung wurde dem Personalrat zur Mitbestimmung vorgelegt, weil allgemeine Fragen der Fortbildung – hier grundsätzliche Regelungen im Sinne eines Qualifizierungskonzeptes – nach § 68 PersVG M-V mitbestimmungspflichtig sind8. Der Gesamtpersonalrat hat der Grundsatzklärung am 03.09.2015 zugestimmt.
3. Ab dem 1. Oktober 2015 (Stichtag) werden die Leistungen in der Leistungsgruppe Qualifizierung entsprechend den hier beschriebenen Grundsätzen erbracht.
4. Die Prozesse der Leistungsgruppe Qualifizierung werden durch die Stabsstelle OE als
prozessverantwortlicher Struktureinheit im Detail dokumentiert, mit den an der Leistungs-
Kämper (2011) empfiehlt sechs Monate Bindungsdauer bei einer Lehrgangsdauer (ohne Verpflichtung zur Arbeitsleistung) von weniger als einem Monat, zwölf Monate Bindungsdauer bei einer Lehrgangsdauer von bis zu zwei
Monaten, zwei Jahre Bindungsdauer bei einer Lehrgangsdauer von drei bis vier Monaten und drei Jahre Bindungsdauer bei einer Lehrgangsdauer von sechs bis zwölf Monaten. Im Einzelfall sind auch Bindungsdauern bis fünf Jahre
möglich, wenn die Fortbildung und die dafür aufgebrachten Mittel erheblich sind.
7
8 Bei der inhaltlichen Ausgestaltung (etwa Erarbeitung eines Seminarprogramms) sowie der organisatorischen Ausgestaltung (etwa Modellierung einzelner Prozesse) ist eine Einbeziehung des Personalrates nicht erforderlich, weil
es sich hierbei lediglich um Entscheidungen zur konkreten Umsetzung handelt.
Seite 13 von 14
ZENTRALE
UNIVERSITÄTSVERWALTUNG
erbringung beteiligten Struktureinheiten abgestimmt und im ZUV-Prozessportal UR-intern
veröffentlicht.
5. Es wird durch die Stabsstelle OE im Kontext des UR-internen Seminarprogramms der ZUV
eine Informationsveranstaltung zum Thema Qualifizierung angeboten.
9
Anlagen
1. Prozesse der Leistungserbringung in der Leistungsgruppe Qualifizierung (Kernattribute,
Stand Februar 2015)
2. Gesamtbudget für Qualifizierungen und dessen Verteilung (Stand Februar 2015)
3. Laufende und geplante Fortbildungen (Stand Februar 2015) 9
4. Muster für eine Fortbildungsvereinbarung (Stand Februar 2015)
9
Diese Anlage ist nicht öffentlich.
Seite 14 von 14
Anlage 1: Prozesse der Leistungserbringung in der Leistungsgruppe Qualifizierung (Kernattribute)
Nr. Bezeichnung
Beschreibung
Auslöser
Ergebnis
Fallzahl p.a.
Prozessverantwortlich
Beteiligte
Rechtsgrundlagen
Anmerkungen
1
Weiterbildung absolvieren
Jeder Beschäftigte der UR kann an Weiterbildungen teilnehmen, um seine
berufsbezogenen Kompetenzen zu erhalten und weiterzuentwickeln. Die
Auswahl eines geeigneten Weiterbildungsangebotes liegt im Ermessen des
Fachvorgesetzten in Abstimmung mit dem Beschäftigten.
Der Beschäftigte meldet sich selbst zur Weiterbildung an und beantragt eine
ggf. erforderliche Dienstreise auf dem üblichen Weg. Die Finanzierung der
Weiterbildung erfolgt durch die Struktureinheit im Rahmen der zur Verfügung
stehenden Mittel.
Es ist insbesondere darauf zu achten, dass Mittel aus dem Grundhaushalt der
UR ausschließlich für die Weiterbildung von Beschäftigten auf
Haushaltsstellen und dauerhaften Beschäftigungspositionen verwendet
werden dürfen; die Weiterbildung von Beschäftigten auf Projektstellen muss
aus Projekten finanziert werden. Weiterhin ist darauf zu achten, dass alle im
Zusammenhang mit einer Weiterbildung anfallenden Kosten mit der KOA
4903 Qualifizierung angewiesen werden.
Das Absolvieren von gesetzlich vorgeschriebenen Weiterbildungen, von
Weiterbildungen an der FH Güstrow sowie von Weiterbildungen als
Personalratsmitglied oder Schwerbehindertenvertretung sind Spezialfälle
dieses Prozesses mit zum Teil anderem Ablauf und anderer Finanzierung
(siehe dort).
Es tritt ein
Qualifizierungsbedarf
auf, der durch
Teilnahme an einer
Weiterbildung gedeckt
werden kann.
Der Beschäftigte hat an
der Weiterbildung
teilgenommen.
unbekannt
OE
Fachvorgesetzter TV-L, LHG M-V
(generisch),
Beschäftigter
(generisch)
Extern:
Weiterbildungsanbie
ter (generisch)
2
Weiterbildung an der FH
Güstrow absolvieren
Jeder Beschäftigte der UR kann an Weiterbildungen der FH Güstrow
teilnehmen, um seine berufsbezogenen Kompetenzen zu erhalten und
weiterzuentwickeln. Dies ist insofern eine spezielle Weiterbildung, als dass
die Seminare sich an Beschäftigte der Landesverwaltung M-V wenden und für
diese kostenfrei angeboten werden; es fallen lediglich die Fahrtkosten nach
Güstrow an.
Um sich für eines der angebotenen Seminare anzumelden, muss das
Anmeldeformular ausgefüllt und durch den Fachvorgesetzten unterschrieben
an die Stabsstelle OE weitergeleitet werden. Die Anmeldung an der FH
Güstrow erfolgt durch die Stabsstelle OE. Auch die Einladung für das
Seminar (oder die Absage) geht ca. 14 Tage vor dem geplanten
Seminartermin zunächst an die Stabsstelle OE und wird von dort per E-Mail
an den Beschäftigten weitergeleitet.
Es tritt ein
Weiterbildungsbedarf
auf, der durch
Teilnahme an einer
Weiterbildung an der FH
Güstrow gedeckt
werden kann.
Der Beschäftigte hat an
der Weiterbildung
teilgenommen und die
Teilnahmebestätigung
erhalten.
50
OE
Fachvorgesetzter Fortbildungskonzeptio Spezialfall von 1
(generisch),
n für die allgemeine
Beschäftigter
Lanedsverwaltung
(generisch), OE
Extern:
Fortbildungsinstitut
der FH Güstrow
3
Gesetzlich vorgeschriebene
Weiterbildung absolvieren
Einzelne Beschäftigte der UR müssen an gesetzlich vorgeschriebenen
Weiterbildungen teilnehmen, damit sie die ihnen übertragenen
Arbeitsaufgaben ausführen können. Dies ist insofern ein Spezialfall, als dass
die entstehenden Kosten (etwa Lehrgangsgebühren, Reisekosten,
Prüfungsgebühren) aus zentralen Mitteln übernommen werden.
Die Kostenübernahme ist bei der Stabsstelle OE rechtzeitig vor Beginn der
Weiterbildung zu beantragen. Beschäftigte sollten sich erst dann
kostenpflichtig anmelden, wenn die Kostenübernahme durch die Stabsstelle
OE bestätigt ist. Die Anweisung von Rechnungen sowie die Genehmigung
und Abrechnung von Dienstreisen laufen über die Stabsstelle OE.
Es tritt ein
Weiterbildungsbedarf
auf (1) weil der
gesetzlich
vorgeschriebene Turnus
abläuft oder (2) weil
neue Aufgaben
wahrgenommen werden
müssen.
Der Beschäftigte hat an
der Weiterbildung
teilgenommen. Die
Teilnahmebestätigung
wurde durch OE z.d.A.
genommen.
30
OE
Fachvorgesetzter diverse Gesetze
(generisch),
Beauftragter
(generisch),
Beschäftigter
(generisch), OE
Extern:
Weiterbildungsanbie
ter (generisch)
4
Weiterbildung als
Personalratsmitglied
absolvieren
Beschäftigte der UR können in ihrer Funktion als Mitglieder des Personalrates Beim Personalrat tritt ein
an Weiterbildungen teilnehmen. Dies ist insofern ein Spezialfall, als dass die Weiterbildungsbedarf
Entsendung zu einer Weiterbildung durch den Personalrat zu beschließen
auf.
und die Freistellung beim Dienstvorgesetzten zu beantragen ist. Die Mittel zur
Finanzierung von Weiterbildungen für Personalratsmitglieder werden durch
die Personalräte selbst bewirtschaftet.
Bei Vorliegen des Beschlusses durch den Personalrat wird die Freistellung
bei D4 beantragt und das PR-Mitglied gemäß PersVG für die Teilnahme an
der Weiterbildung freigestellt. Die Freistellung wird in HIS SVA eingetragen
und dem PR-Mitglied mitgeteilt, so dass dieses wiederum seinen
Fachvorgesetzten informieren und sich zur Weiterbildung anmelden kann.
Ein Personalratsmitglied
hat an einer geeigneten
Weiterbildung
teilgenommen.
40
OE
WPR, NPR, D4,
Beschäftigter
(generisch),
Fachvorgesetzter
(generisch)
PersVG M-V, BRKG, Spezialfall von 1
KosErstVO § 39
PersVG
5
Weiterbildung als
Schwerbehindertenvertreter
absolvieren
Beschäftigte der UR können in ihrer Funktion als Schwerbehindertenvertreter
an Weiterbildungen teilnehmen. Dies ist insofern ein Spezialfall, als dass die
Teilnahme an der Weiterbildung beim Dienstvorgesetzten anzuzeigen ist und
die entstehenden Kosten aus zentralen Mitteln übernommen werden.
Die für die Teilnahme an der Weiterbildung entstehenden Kosten werden in
der Regel nachträglich zurückerstattet. Dazu ist bei der Stabsstelle OE ein
Antrag auf Rückerstattung privat verauslagter Mittel einzureichen an den die
Quittungen für entstandene Ausgaben angehängt werden.
Ein
Schwerbehindertenvertr
eter hat an einer
geeigneten
Weiterbildung
teilgenommen.
10
OE
SBV, D4,
Beschäftigter
(generisch),
Fachvorgesetzter
(generisch), OE
§ 96 SGB IX,
Reisekostenrichtlinie
Bei der
Schwerbehindertenvertr
etung tritt ein
Weiterbildungsbedarf
auf.
Spezialfall von 1;
Inhalte und Turnus von
Weiterbildungen sind
in einer Vielzahl
verschiedener
Gesetzte geregelt.
Spezialfall von 1
6
Fortbildung absolvieren
Fortbildung wird verstanden als individuell zugeschnittene Maßnahme zur
beruflichen und persönlichen Weiterentwicklung eines Beschäftigten. Der
organisatorische Kontext ist längerfristig angelegt und in der Regel gegeben
durch die Teilnahme an einer Fortbildungsmaßnahme mit
berufsqualifizierendem Abschluss.
Für Haushaltsbeschäftigte ist eine Unterstützung der Fortbildung aus
zentralen Mitteln möglich. In jedem Fall ist mit Unterstützung der Stabsstelle
OE eine Fortbildungsvereinbarung abzuschließen, um Rechte und Pflichten
der UR und des Beschäftigten zu regeln.
Die Stabsstelle OE berät zu geeigneten Fortbildungsmaßnahmen und
begleitet den Abschluss der Fortbildungsvereinbarung sowie die Absolvierung
der Fortbildung durch den Beschäftigten.
Die Struktureinheit
erkennt, dass zur
Erledigung der in der
Struktureinheit
anfallenden
Arbeitsaufgaben
(perspektivisch) keine
qualifizierten
Beschäftigten zur
Verfügung stehen.
Ein Beschäftigter hat
eine geeignete
Fortbildung
abgeschlossen.
5
OE
Fachvorgesetzter
(generisch),
Beschäftigter
(generisch), Leiter
der Struktureinheit
(generisch), OE,
D4, PR, SBV, GLB
Extern:
Weiterbildungsanbie
ter (generisch)
LHG M-V, §§ 3 und 5
TV-L, § 68 PersVG MV, §§ 7 und 8 SUrlVO,
aktueller
Gebührenerlass M-V
7
Weiterbildung aus
Reservemitteln finanzieren
Weiterbildungen werden aus Mitteln der Struktureinheitenim Rahmen der zur
Verfügung stehenden Mittel finanziert. Sollten diese Mittel im Ausnahmefall
nicht ausreichen, so stehen Reservemittel zur Finanzierung von
Weiterbildungen zur Verfügung.
Die Notwendigkeit für eine Finanzierung aus Reservemitteln ist durch den
Fachvorgesetzten zu begründen, durch den Leiter der Struktureinheit (Dekan
oder Leiter der Zentralen Struktureinheit) zu bestätigen und bei der
Stabsstelle OE zu beantragen. Beschäftigte sollten sich erst dann
kostenpflichtig anmelden, wenn die Kostenübernahme durch die Stabsstelle
OE bestätigt ist. Die Anweisung von Rechnungen sowie die Genehmigung
und Abrechnung von Dienstreisen laufen über die Stabsstelle OE.
Die Struktureinheit
Die Weiterbildung ist
erkennt, dass die
aus Reservemitteln
Kosten für eine
finanziert.
zwingend erforderliche
Weiterbildung nicht aus
eigenen Mitteln
aufgebracht werden
können, zum Beispiel
weil in der
Struktureinheit keine
ausreichenden Mittel zur
Verfügung stehen oder
für das laufende Jahr
schon ausgeschöpft
sind.
5
OE
Fachvorgesetzter
(generisch),
Beschäftigter
(generisch), Leiter
der Struktureinheit
(generisch), OE
LHG M-V
Anlage 2: Gesamtbudget für Qualifizierung und dessen Verteilung (Stand Februar 2015)
Mittelart
Gesamtbudget Qualifizierung
abzgl. Mittel für gesetzlich
vorgeschriebene Weiterbildung
Zuweisung 2009 Zuweisung 2010 Zuweisung 2011 Zuweisung 2012 Zuweisung 2013
in EUR
in EUR
in EUR
in EUR
in EUR
Zuweisung 2014
in EUR
Köpfe per
01.12.2014
Proberechnung 2015
entsprechend
Grundsatzklärung
193.710 €
- €
182.225 €
- €
178.250 €
- €
154.500 €
- €
162.000 €
- €
186.592 €
40.000 €
174.000 €
40.000 €
4.500 €
4.000 €
4.500 €
5.000 €
6.000 €
7.000 €
7.000 €
abzgl. Mittel zur Mitfinanzierung von
Fortbildungen
91.900 €
65.000 €
45.000 €
39.500 €
41.000 €
23.000 €
10.000 €
abzgl. Reserve
Verbleibendes Budget
davon prozentual für zentrale
Struktureinheiten
4.455 €
92.855 €
62%
13.270 €
99.955 €
53%
5.000 €
123.750 €
56%
4.700 €
105.300 €
59%
10.000 €
105.000 €
59%
10.000 €
106.592 €
59%
10.000 €
107.000 €
60%
RR mit Stabsstellen
ZUV mit Stabsstellen
UB
ITMZ
SZ
Zentrale Struktureinheiten gesamt
7.045 €
38.500 €
7.000 €
4.500 €
300 €
57.345 €
4.430 €
36.300 €
7.000 €
4.500 €
1.000 €
53.230 €
5.250 €
40.000 €
12.000 €
10.500 €
2.000 €
69.750 €
3.500 €
41.800 €
8.500 €
7.000 €
1.500 €
62.300 €
2.500 €
42.400 €
7.900 €
7.400 €
1.400 €
61.600 €
2.540 €
43.086 €
8.637 €
7.113 €
1.524 €
62.900 €
32
192
126
52
21
423
4.857 €
29.140 €
19.123 €
7.892 €
3.187 €
64.200 €
davon prozentual für Fakultäten
AUF
IEF
JUF
MNF
MSF
PHF
THF
WSF
Fakultäten gesamt
38%
4.000 €
4.500 €
3.000 €
10.950 €
6.000 €
4.460 €
300 €
2.300 €
35.510 €
47%
5.000 €
7.000 €
2.500 €
17.500 €
6.000 €
4.925 €
- €
3.800 €
46.725 €
44%
7.000 €
5.000 €
2.500 €
22.500 €
8.000 €
5.000 €
- €
4.000 €
54.000 €
41%
5.000 €
5.000 €
2.000 €
15.500 €
6.000 €
6.500 €
- €
3.000 €
43.000 €
41%
3.300 €
6.000 €
1.900 €
16.900 €
5.600 €
6.400 €
900 €
2.400 €
43.400 €
41%
5.080 €
5.080 €
2.032 €
15.750 €
6.097 €
6.605 €
- €
3.048 €
43.692 €
149
182
33
345
152
174
22
100
1157
40%
5.512 €
6.733 €
1.221 €
12.762 €
5.623 €
6.437 €
814 €
3.699 €
42.800 €
abzgl. Mittel für Weiterbildung der
Personalvertretungen
Erläuterungen:
bis 2009 wurden die Mittel für Weiterbildung der Personalvertretungen durch das BM direkt bereitgestellt
die Werte für 2005 bis 2008 konnten wg. passwortgeschützter Dateien nicht ermittelt werden
Fortbildungsvereinbarung
Zwischen dem
Land Mecklenburg-Vorpommern
vertreten durch die Universität Rostock
diese endvertreten durch den Kanzler, vertreten durch Dr. Jan Tamm
(UR)
und
Herrn/Frau [Vorname Name], geb. am [Geburtsdatum]
wohnhaft in [Privatadresse]
(Beschäftigter/Beschäftigte)
wird die nachfolgende Fortbildungsvereinbarung geschlossen.
§ 1 Gegenstand der Vereinbarung
(1) Der/Die Beschäftigte wird im Rahmen einer Fortbildungsmaßnahme ab dem [Beginn der Fortbildungsmaßnahme] ein
[Bezeichnung der Fortbildungsmaßnahme] an der [Bezeichnung des Bildungsträgers] aufnehmen. Die Fortbildung erfolgt als [Beschreibung der Fortbildungsmaßnahme, z. B. Fernstudium mit Präsenzen und Prüfungen] und dient dem
Erwerb von [Bezeichnung der angestrebten Qualifikation]. Die/der [Bezeichnung der Fortbildungsmaßnahme] endet
voraussichtlich am [Datum].
(2) Die Fortbildungsvereinbarung endet spätestens mit Abschluss der in Absatz 1 benannten Fortbildung.
(3) Der/Die Beschäftigte wird durch Teilnahme an der Fortbildungsmaßnahme in die Lage versetzt, [Beschreibung der
dienstlichen Notwendigkeit bzw. des dienstlichen Nutzens der Fortbildungsmaßnahme]. Damit wird ein überwiegend
dienstliches Interesse an der Fortbildung anerkannt und eine anteilige Beteiligung der UR an den Gesamtkosten der
Fortbildung nach § 4 begründet.
(4) Der/Die Beschäftigte erhöht durch Teilnahme an der Fortbildungsmaßnahme seine/ihre Chancen auf dem Arbeitsmarkt. Damit wird ein persönliches Interesse an der Fortbildung anerkannt und eine Eigenbeteiligung des/der Beschäftigten nach § 5 Absatz 6 TV-L an den Gesamtkosten der Fortbildung nach § 4 begründet.
(5) Die Parteien sind sich darüber einig, dass bei erfolgreichem Abschluss der Fortbildungsmaßnahme und Erwerb der
angestrebten Qualifikation kein Anspruch auf eine Höhergruppierung im Rahmen der aktuellen Tätigkeit als [Bezeichnung der aktuellen Tätigkeit] im [Bezeichnung der Struktureinheit] besteht.
§ 2 Pflichten des/der Beschäftigten
(1) Der/Die Beschäftigte ist verpflichtet, an der Fortbildung teilzunehmen, die mit der Fortbildung verbundenen Aufgaben
zu bearbeiten und die vorgeschriebenen Prüfungen zu absolvieren.
(2) Der erfolgreiche Abschluss der Fortbildung ist von dem/der Beschäftigten durch das [Zeugnis/Zertifikat] nachzuweisen.
(3) Bei durch den Beschäftigten / die Beschäftigte verschuldeten Versäumnissen oder Verzögerungen, die zu einer
Verlängerung der Fortbildung um mehr als sechs Monate führen, kann der/die Beschäftigte von der Fortbildung ausgeschlossen werden. Durch den Beschäftigten / die Beschäftigte nicht zu vertretende Versäumnisse oder Verzögerungen,
die zu einer Verlängerung führen, sind folgenlos.
PE-Maßnahme begleiten/ AZ 425 Qualifizierung/ 2015-02
Seite 1 von 4
§ 3 Freistellung
(1) Der/Die Beschäftigte wird zur Absolvierung der Fortbildungsmaßnahme für [Anzahl Wochen/Tage] [jährlich/wöchentlich], unter Fortzahlung der Vergütung vom Dienst freigestellt. Im Übrigen nimmt der/die Beschäftigte für die
Absolvierung der Fortbildung Zeitausgleich oder Urlaub. Die konkreten Absprachen zur Freistellungs- und Urlaubsplanung erfolgen zwischen dem/der Beschäftigten und der/dem Fachvorgesetzten.
(2) Durch die Teilnahme an der Fortbildung kann keine Mehrarbeit über die vereinbarte tägliche Arbeitszeit hinaus begründet werden.
§ 4 Kosten und Kostenübernahme 1
(1) [Die Teilnahme an der Fortbildungsmaßnahme ist für Angestellte des Landes Mecklenburg-Vorpommern kostenfrei /
Es wird vereinbart, dass die UR die direkten Kosten für die Qualifizierung zu 80% übernimmt und aus zentralen Mitteln
für Fortbildung (bewirtschaftet durch die Stabsstelle Organisationsentwicklung) finanziert]. Die Reisekosten werden
durch die Struktureinheit, also [Name der Struktureinheit/Dezernat/Fakultät] getragen. Alle Nebenkosten der Fortbildung
(etwa Kosten für Arbeitsmittel, Fotokopien und Literatur) sind durch den Beschäftigten / die Beschäftigte zu tragen.
(2) Die durch die Freistellung entstehenden indirekten Kosten werden von der UR getragen.
(3) Der Gesamtwert der Fortbildungsmaßnahme wird derzeit mit [Höhe der voraussichtlichen Kosten] kalkuliert und setzt
sich entsprechend Absatz 1 und 2 wie folgt zusammen:
Kostenart
Kostenanteil
UR
Kostenanteil
Beschäftigter
Gesamt
[Betrag] EUR
[Betrag] EUR
[Betrag] EUR
[Betrag] EUR
[Betrag] EUR
[Betrag] EUR
nach Bedarf
nach Bedarf
Direkte Kosten
1.Kosten für die Fortbildung, davon
[Betrag] EUR Anmeldegebühren
[Betrag] EUR Lehrgangs-/Studiengebühren
[Betrag] EUR Prüfungsgebühren
[Betrag] EUR Gebühren für die Masterarbeit
[Betrag] EUR ….
Übernachtungskosten 2
2.Reise- und
[Anzahl]Fahrten von[Ort/Abfahrt]
nach [Ort/Ankunft], [Betrag]EUR je Hin- und
Rückfahrt
[Anzahl]Übernachtungen à [Betrag]EUR
3. Nebenkosten der Fortbildung
(Arbeitsmittel, Fotokopien, Literatur)
Indirekte Kosten
4.Freistellung
[Anzahl] Arbeitstage à [Stunden]; [Betrag] EUR
bei TV-L E [Eingruppierung], kalkuliert
entsprechend Gebührenerlass 2014/2015
[Betrag] EUR
-
[Betrag] EUR
GESAMT
[Betrag] EUR
[Betrag] EUR
[Gesamtbetrag] EUR
(4) [Der/Die Beschäftigte wird durch die Stabsstelle Organisationsentwicklung zur Fortbildung angemeldet / Der/Die
Beschäftigte meldet sich selbst zur Fortbildung an und begleicht Rechnungen des Bildungsträgers zunächst im Gesamtumfang. Nicht öfter als quartalsweise kann er/sie die Kostenübernahme durch die UR bei der Stabsstelle Organisationsentwicklung schriftlich und unter Anlage einer Rechnungskopie beantragen. Die Gewährung eines Vorschusses ist auf
Antrag im Ausnahmefall möglich].
PE-Maßnahme begleiten/ AZ 425 Qualifizierung/ 2015-02
Seite 2 von 4
§ 5 Rückzahlungspflichten
(1) Der/Die Beschäftigte ist verpflichtet, an den anwesenheitspflichtigen Veranstaltungen der Fortbildung teilzunehmen.
Entstehen dem/der Beschäftigten durch ein unentschuldigtes Fernbleiben Unkosten, so sind diese von ihm/ihr zu tragen.
(2) Sollte das Beschäftigungsverhältnis auf Wunsch der/des Beschäftigten aus einem von ihm/ihr zu vertretenden Grund
oder aus einem in seiner/ihrer Person liegenden Grund während der Dauer der Fortbildungsmaßnahme beendet werden, so ist der/die Beschäftigte verpflichtet, die der UR bis zu diesem Zeitpunkt tatsächlich entstandenen direkten Kosten nach § 4 Absatz 3 (Kostenanteil UR) für die Fortbildung zu erstatten. Die zu erstattenden Kosten werden zum Zeitpunkt des Ausscheidens der/des Beschäftigten zur Rückzahlung fällig.
(3) Sollte der/die Beschäftigte die Teilnahme an der Fortbildungsmaßnahme abbrechen oder sie aus im Verhalten oder
in der Person liegenden Gründen von der Fortbildungsmaßnahme ausgeschlossen werden, ist der/die Beschäftigte
verpflichtet, die der UR bis zu diesem Zeitpunkt tatsächlich entstandenen direkten Kosten nach § 4 Absatz 3 (Kostenanteil UR) für die Fortbildung zu erstatten. Die zu erstattenden Kosten werden zum Ende des Monats zur Rückzahlung
fällig, der auf die Beendigung der Fortbildungsmaßnahme folgt. Falls die Teilnahme des/der Beschäftigten an der Fortbildungsmaßnahme aus Gründen, die die UR zu vertreten hat, abgebrochen werden muss, besteht keine Verpflichtung
zur Rückzahlung der von der UR getragenen Kosten.
(4) Eine Rückzahlungspflicht besteht nicht, wenn der/die Beschäftigte wegen Schwangerschaft 3, unverschuldeter Krankheit oder aus anderen, nicht von ihm/ihr zu vertretenden Gründen aus dem Beschäftigungsverhältnis ausscheidet oder
die Fortbildungsmaßnahme abbrechen muss. Sollten zusätzliche Kosten im Zusammenhang mit einer Unterbrechung
der Fortbildungsmaßnahme aufgrund einer Schwangerschaft 4 oder Elternzeit entstehen, werden diese durch die UR
getragen und aus Mitteln der [Bezeichnung der Struktureinheit] finanziert.
(5) Der/Die Beschäftigte verpflichtet sich, die der UR tatsächlich entstandenen direkten Kosten nach § 4 Absatz 3 (Kostenanteil UR) zurückzuzahlen, wenn das Beschäftigungsverhältnis aus von dem/der Beschäftigten zu vertretenden
Gründen von ihm/ihr, der UR oder im gegenseitigen Einvernehmen innerhalb von [Anzahl der Monate] Monaten nach
Abschluss der Fortbildung beendet wird. Der Rückzahlungsbetrag nach Satz 1 vermindert sich für jeden vollen Beschäftigungsmonat nach Beendigung der Fortbildung um [1/Anzahl der o.g. Monate]. Die zu erstattenden Kosten werden zum
Zeitpunkt des Ausscheidens des/der Beschäftigten zur Rückzahlung fällig.
§ 6 Schlussbestimmungen
(1) Jede der Parteien hat eine schriftliche Ausführung dieser Vereinbarung erhalten. Eine Kopie erhält das Dezernat 4,
Personal und Personalentwicklung, zur Ablage in der Personalakte.
(2) Änderungen dieser Vereinbarung bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für die Änderung dieser Schriftformklausel
selbst. Mündliche Nebenabreden bestehen nicht.
(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser Vereinbarung unwirksam sein oder werden, so wird hierdurch die Rechtswirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Die Parteien sind im Falle einer unwirksamen Bestimmung verpflichtet,
über eine wirksame Ersatzregelung zu verhandeln, die dem von den Parteien mit der unwirksamen Bestimmung verfolgten wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt. Entsprechendes gilt im Falle einer Regelungslücke.
Rostock, …………………..
Rostock, …………………..
Rostock, …………………..
………………………………
………………………………
………………………………
[ggf. Titel Vorname Nachname]
[ggf. Titel Vorname Nachname]
Dr. Jan Tamm
PE-Maßnahme begleiten/ AZ 425 Qualifizierung/ 2015-02
Seite 3 von 4
(Beschäftigte/Beschäftigter)
(Fachvorgesetzte/r)
in Vertretung des Kanzlers
(UR)
1
Die Kostenaufteilung zwischen Arbeitgeber und Beschäftigtem ist im gemeinsamen Gespräch zu verabreden. Darüber hinaus ist für Haushaltsbeschäftigte unter Vorbehalt der Verfügbarkeit der Mittel eine finanzielle Unterstützung für die Kosten der Qualifizierungsmaßnahme durch Mittel
der Zentralen Universitätsverwaltung möglich. Dies muss mit der Stabsstelle Organisationsentwicklung abgestimmt werden.
2 Berechnung auf der Basis einer Pauschale von 0,30 EUR pro Entfernungskilometer bei An- und Abreise mit dem eigenen Pkw oder die tatsächlichen Fahrscheinkosten bei Reise mit der Bahn (2. Klasse)
3
Schwangerschaft nur bei einer Beschäftigten.
4
Schwangerschaft nur bei einer Beschäftigten.
PE-Maßnahme begleiten/ AZ 425 Qualifizierung/ 2015-02
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