Der große Krieg um kleine Löcher

Fachthema
Der große Krieg um kleine Löcher
Aktenbelege und Unterlagen im Postbüro sicher aufbewahren.
Es gibt Muster und Formulare, Listen und Dokumente, Hausmitteilungen
und Organisationspläne.
In jeder Poststelle gibt es
eine Menge Papier zu
verwahren und zu verwalten. Für die einen ist dabei
die geheftete Ablage reine
Umstandskrämerei von
Bürokraten, für die anderen bedeutet die Loseblatt-Ablage das Chaos.
Die Praxis zeigt, dass eine ungeheftete
Ablage aber genauso exakt und ordentlich sein kann wie die geheftete. Allerdings müssen Signalisierung und Gliederung stimmen, damit es keine fliegenden Blätter gibt sondern wohl geordnete Unterlagen.
Natürlich ist die Loseblatt-Ablage viel
schneller. Arbeitswissenschaftler haben
ermittelt, dass man bis zu 21 Bewegungsabläufe durchführen muss, um
Schriftgut in einen Ordner abzulegen,
bei der Ablage in einer Hänge- oder
Einstellmappe jedoch nur sieben. Wenn
es aber um chronologisch richtige Reihenfolge geht, um unbedingte Vollständigkeit, oder wenn Schriftgut sehr unterschiedlichen Papierformates gemeinsam verwahrt und Akten häufig transportiert werden, dann kommen Ordner,
Hefter und Locher zum Zuge.
Loseblatt-Ablage: „Software“
entscheidet
Die größte Schwäche der LoseblattAblage ist die verführerische Leichtigkeit, mit der man im Posteingangs- und
-ausgangsstress Unterlagen einfach
irgendwohin stecken kann. Dann sieht
es in Mappen und Kassetten entsprechend aus:
überfüllte Behältnisse,
ungegliedert und oft so
dick wie ein Aktenordner. Wenn dann eine
Liste benötigt wird, dann
geht die Sucherei los.
Dagegen gibt es zwei
Hilfsmittel: Das erste ist
ein möglichst detaillierter Plan, nach dem die
Registratur aufgebaut ist; das zweite
Hilfsmittel ist noch einfacher: möglichst viele Mappen, Taschen oder Kassetten. Wenn der Umfang eines Vorganges deutlich 1 cm überschreitet,
dann sind mehr als 100 Blatt darin: zu
viel! Es wird Zeit, die Akte sinnvoll zu
teilen und eine neue Mappe anzulegen.
Viel zu wenig bekannt
sind auch die Möglichkeiten, Loseblatt-Vorgänge intern zu untergliedern. Für den Hängeauszug oder den
Aktenschrank gibt es
nicht nur die normalen
Hängemappen, sondern auch so genannte
„Hängesammler“ mit
breitem Boden aus Hartpappe oder
Kunststoff. Darin kann man viele kleine
Untervorgänge in leichten Aktendekkeln aufbewahren, von denen jeder
wieder einen Karton- oder Kunststoffreiter hat, auf dem genau steht, was drin
ist.
Gerade in der Poststelle gibt es eine
ganze Menge Aktivitäten und Projekte,
die solch eine Feingliederung sehr gut
gebrauchen können. Wenn Sie alle
Unterlagen zur Anschaffung und Wartung der großen Kuvertiermaschine
immer in eine Mappe stopfen, dann
werden Sie schon nach einem halben
Jahr nichts mehr wiederfinden. Wenn
Sie jedoch Maschinendokumente, Zubehörkataloge, Wartungsprotokolle und
Fehlerberichte gegliedert aufbewahren,
dann haben Sie Ordnung und Durchblick, auch in großer Hektik. Das Gleiche gilt für die Ablaufplanung großer
Mailingaktionen, für die ZeitschriftenVerteilerpläne, die Planung von verschiedenen Routen und vieles andere
mehr.
In einer Loseblatt-Registratur kann man
nicht gut blättern. Wenn Sie eine Hänge- oder Kassettenregistratur von oben
sehen, dann zeigen Ihnen nur die Reiter, was drin ist. Steht auf einem Aktenordner „Laufende Vorgänge“, dann
können Sie ihn aufklappen und den
Inhalt durchforsten. Bei einer ähnlich
dicken Hängemappe mit der gleichen
Aufschrift müssen Sie sich durch einen
Wust loser Blätter wühlen. Die Hängeregistratur hilft Ihnen nur dann bei der
Arbeit, wenn Sie die Dinge so geordnet
haben, dass Sie sie auch sicher wiederfinden können. Da hilft nur exakte
Gliederung und genaue Signalisierung.
Wo lochen und abheften Sinn
macht
Wenn Sie Schriftgut lochen und abheften, dann binden Sie Unterlagen zu
geschlossenen Vorgängen zusammen.
E
Musterbriefe geheftet oder ungeheftet ablegen? Formularvorlagen in
den Ordner oder in die Hängemappe? Was wie eine ganz praktische
Frage aussieht, darüber werden von Organisatoren die reinsten
Glaubenskriege ausgetragen. Wer sich an die Organisation der Poststellen-Schriftgutverwaltung macht, der sollte die Hilfsmittel, Techniken und Behältnisse kennen, die bei der Ablage helfen können.
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tergliederung erforderlich. Für alphabetische, zeitliche und numerische Ordnung gibt es Register jeder Art. Sehr
hübsch sind die farbigen Kartonregister
Farbe hilft bei der Schriftgutverwaltung
zum Selberbeschriften. Die preiswerte
Alternative sind Karton-Trennblätter.
Wer will, kann sich hier ein Register
selbst ausschneiden.
Bunte Akten sieht man besser
Ordner und Hängemappen gibt es
heute sowohl in Schwarz oder Braun,
als auch in kräftigen Farben. Das ist
nicht nur schön fürs Auge, sondern
auch ein wirksamer Organisationshelfer
- für die persönliche Ordnung, als auch
für die gesamte Organisation. Ob im
Schreibtisch-Hängeauszug
oder im Ordnerregal, auf
jeden Fall kann man mit
bunten Farben Arbeitsbereiche in Hauptkomplexe gliedern, zum Beispiel Grün für
Vorgänge, Gelb für laufende
Angelegenheiten, Rot für
Termine, Blau für Rücksprachen und Weiß für Informationsmaterial. Ordnung nach
Farbe bedeutet natürlich
auch, dass zusammensteht
(oder -hängt), was zusammengehört. Worum es dann
im Detail geht, darüber informiert noch einmal genauer
das Schildchen im Sichtreiter
oder die Beschriftung des
Ordnerrückens.
Man kann übrigens farbige Mappen
und Ordner auch durch farbige Etiketten und Rückenschilder ersetzen. Besonderer Vorteil: Hier gibt es nicht nur
die üblichen fünf Grundtöne, sondern
eine ganz Palette von mehr als einem
Dutzend Farben, mit denen eine sehr
differenzierte Ordnung möglich ist.
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E
Besonders wo es auf Chronologie, auf
eine ganz bestimmte numerische oder
alphabetische Reihenfolge ankommt, da
ist die geheftete Ablage die richtige
Lösung. Das gilt zum Beispiel für Tageskopien, Lieferscheine, Protokolle und
Rechnungen.
Das häufigste Registraturbehältnis ist
der Briefordner. In Büromärkten wird er
ganzjährig zu Kampfpreisen angeboten.
Gerade deshalb sollten Sie auf Qualität
achten. Es lohnt sich nicht, einen Euro
zu sparen, sich aber dafür jahrelang mit
einer schlecht
schließenden Mechanik herumzuärgern. Jedes Blatt
hakt beim Umblättern am Bügel, und
mit der Zeit wird
die Lochung ramponiert. Eine gute
Ordnermechanik ist
ein Präzisionsinstrument. Früher wurde
sie von Hand gerichtet, bis sie exakt
passte; heute macht das der Fertigungsroboter.
In einen Aktenordner passen 500 Blatt
Papier. Das ist eine ganze Menge. Deshalb ist auch hier eine vernünftige Un-
Kleine Locher- und HefterKunde
Wer geheftet ablegen will, braucht
einen Locher mit Anschlagschiene. Fürs
Postbüro sind Locher ohne großen
Drücker und 3-4 mm Stanzvermögen
Spielzeug, mit dem Sie sich nicht abgeben sollten. Dafür ist Ihre Zeit und Ihre
Arbeitskraft zu schade. Gute Locher
kosten immer mehr als 10 Euro.
Wenn die Löcher ausreißen, dann gibt
es kleine weiße Lochverstärkungsringe
aus Kunststoff – nützlich, aber umständlich zu handhaben. Wenn Sie
häufig mit diesem Problem zu kämpfen
haben, zum Beispiel bei Unterlagen, die
sehr oft benutzt, entnommen und wieder eingelegt werden, dann sollten Sie
sich einen Locher kaufen, der in einem
Arbeitsgang locht und die Lochung mit
In Europa haben Briefordner und Hefter
praktisch immer den Heftungs-Lochabstand von 8 cm. Manchmal ist das anders, zum Beispiel bei kleinen Ringbüchern, aber auch bei Mappen und Loseblatt-Werken aus dem Ausland. Die
zweithäuftigste Lochung ist der „3 x 8
Standard“: 4 Perforationen jeweils im
Abstand von 8 cm nebeneinander. Fast
jedes A4-Ringbuch hat diese Lochung,
aber auch Doppelordner mit zwei Hebelmechaniken übereinander. Wenn Sie
die Anschlagschiene vom Locher ganz
weit bis zur Markierung „888“ hineinschieben, dann können Sie A4-Unterlagen in zwei Arbeitsgängen – oben und
unten – exakt mit den vier richtigen
Löchern versehen. Das geht allerdings
oft daneben, besser sind deshalb Speziallocher, die alle vier Löcher in Reih
Listen, Pläne, Hausmitteilungen – im Postbüro ist gute Schriftgutverwaltung lebenswichtig
einem Stück Folie hinterklebt.
Im Postbüro werden häufig dicke Zeitschriften und Skripte abgeheftet. Dafür
brauchen Sie einen „Superlocher“, der
dicke Packen in einem kombinierten
Stanz-Bohr-Arbeitsgang schafft. Zeitschriften kann man aber auch mit einem
Selbstklebestreifen an der Hinterkante
versehen. Das hält gut, und das Druckwerk bleibt unbeschädigt.
und Glied nebeneinander stanzen.
Für alle anderen Standards sind normale
Locher ungeeignet. Wenn Sie amerikanische Ringbücher mit 6/8-Standard oder
3-Ring-Mechanik befüllen müssen, dann
lassen Sie sich einen Locher aus Amerika
schicken, oder Sie kaufen einen „Segmentlocher“; der hat mehrere verstellbare Lochstempel, mit dem Sie die Stanzabstände individuell einstellen können.
Teils gelocht, teils Loseblatt
Die Frage „geheftet oder ungeheftet“
besteht nicht immer alternativ. Manchmal kann man auch beides miteinander
kombinieren.
Das wichtigste Schriftgut ist das, was
Sie laufend zum Arbeiten benötigen. Es
befindet sich im Schreibtisch oder in
seiner unmittelbaren Nähe, am besten
im Hängeauszug. Das bedeutet freilich
nicht zwingend Loseblatt-Registratur.
In jedem Hängeregistratur-System gibt
es sowohl Mappen (zum Einwerfen) als
auch Hefter (für gelochtes Schriftgut).
Selbst innerhalb einer Hängemappe
können bestimmte Stammdaten mit
einem Heftstreifen fest zusammengefasst werden. Es gibt sie zum Einstekken, zum Anklemmen und zum Einkleben an der hinteren Hängeschiene. Mit
selbstklebenden Heftstreifen können
Sie übrigens auch jede Mappe für die
geheftete Ablage „aufrüsten“. Sie können einzelne Schriftstücke mit den
bunten Plastikheftstreifen binden und
dann wiederum als geschlossenen Vorgang in der Hängeregistratur aufbewahren – ganz wie es für Sie am praktischsten ist.
Diese vielseitige Hängeregistratur ist
eigentlich die beste. Sie zwingt einen
nicht, alles mühsam abzulegen, bloß
damit es ordentlich aussieht. Es werden
aber auch keine Unterlagen lose verwahrt, die eigentlich fest und in einer
bestimmten Reihenfolge zusammengehören. Letztens und wichtigstens ist
solch eine Registratur einheitlich: Ob
Hefter oder Mappen, ob große Sammlung mit vielen Untervorgängen – sie
ist nach einheitlichen Gesichtspunkten
aufgebaut und gegliedert, voll im Blick
und voll im Griff.
Schon kurz vor der Jahrtausendwende
hat der Aktenordner sein hundertstes
Jubiläum gefeiert. Auch wenn wir hier
stark der Hängemappe das Wort geredet haben: Der Ordner wird es überleben - und mit ihm der Gang zum Aktenschrank, die Handgriffe zum Papierlösen, aufklappen, entriegeln und zurück. Das steckt so tief drin im Büro,
dass man es dem Ordner gönnen möchte. Er hat es verdient.
E
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