Funktionen der online Mail

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Luzern, 15. Februar 2016 VEA
ANLEITUNG
Autor: Alessia Verta
Status: In Bearbeitung
Outlook Web App
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Änderungsverzeichnis
Version Datum
Status
0.1 04.01.2016 In Bearbeitung
0.2 08.02.2016 In Bearbeitung
0.3
Autor
Alessia Verta
Alessia Verta
Kommentar
Entwurf
Korrektur
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Zweck des Dokuments
Dieses Dokument enthält eine Anleitung für den Zugriff auf das Mail-Postfach mit Outlook
Web App und eine Anleitung der wichtigsten Funktionen.
Einführung
Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie das Webmail aufrufen können. Wenn Sie von zu Hause
(extern) auf das Webmail zugreifen möchten, dann geben Sie folgende Adresse im
Internet Explorer ein: https://webmail.sso.lu.ch.
Wenn Sie vom Kantonsnetz aus auf das Webmail zugreife, geben Sie folgende Adresse ein:
https://webmail.sso.lu.ch/owa.
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Inhalt
1 Outlook Web App
1.1 Anmelden
1.2 Abmelden
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2 Benutzeroberfläche vom Mail
2.1 Hilfreiche Tipps
7
7
3 Arbeiten mit Nachrichten
3.1 Nachrichten verwalten
3.1.1 Unterhaltungsansicht
3.1.2 Erstellen einer Nachricht
3.1.3 Öffnen einer Nachricht
3.1.4 Schliessen einer Nachricht
3.1.5 Löschen einer Nachricht
3.1.6 Unterhaltung ignorieren
3.1.7 Hinzufügen einer Signatur
3.1.8 Junk-E-Mail als sicher markieren
3.1.9 Anlage einfügen
3.1.10 Automatische Antwort
3.1.11 Kennwort ändern
8
8
8
8
9
9
9
9
10
11
11
12
14
4 Verwenden des Kalenders
4.1 Termine und Besprechungen
4.1.1 Erstellen eines Termins
4.1.2 Terminplanungs-Assistent
4.1.3 Absagen einer Besprechung
4.2 Terminserie
4.2.1 Erstellen einer Serie
4.3 Kalenderfreigabe
4.3.1 Freigabe eines Kalenders
16
16
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18
18
19
19
19
20
5 Kontakte und Gruppen
5.1 Arbeiten mit Kontakten
5.1.1 Erstellen eines Kontakts
5.1.2 Ändern eines Kontakts
5.1.3 Löschen eines Kontakts
21
21
21
23
23
6 Aufgaben
6.1 Arbeiten mit Aufgaben
6.1.1 Erstellen einer Aufgabe
6.1.2 Ändern einer Aufgabe
6.1.3 Aufgabe als "Erledigt" markieren
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24
24
26
27
7 Optionsübersicht
7.1 Konto
7.2 E-Mail organisieren
7.3 Einstellungen
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7.4 Telefon
7.5 Blockieren oder Zulassen
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1 Outlook Web App
Mit Outlook Web App können Sie über einen Webbrowser auf Ihr Postfach zugreifen.
Sie können E-Mails empfangen und senden, Kontakte organisieren, Aufgaben erstellen und
Ihren Kalender verwalten.
Für den Zugriff auf Outlook Web App wird ein Gerät (Bsp. Computer oder Tablet) mit einem
Internetzugang benötigt.
Es werden verschiedene Webbrowser (Bsp. Mozilla, Firefox, Safari, Chrome) unterstützt.
Detailangaben über die Betriebssysteme, Browserkompatibilität und den Funktionsumfang
sind auf https://support.office.com/en-us/article/Supported-browsers-for-Outlook-Web-App7bb72d5f-0b1d-47f6-bd6f-2623ab3aeed8 ersichtlich.
1.1 Anmelden
Es zwei Möglichkeiten sich in das Outlook Web App anzumelden.
Von extern (Bsp. von zu Hause) unter: https://webmail.sso.lu.ch
Im Kantonsnetz unter: https://webmail.sso.lu.ch/owa (Anmeldung erfolgt automatisch)
Wenn Sie sich auf einem fremden oder öffentlichen Computer anmelden, so ist die entsprechende Auswahl bezüglich Sicherheit zu treffen.
(Öffentlicher oder gemeinsam genutzter Computer)
Die Anmeldung ist wie folgt:
Domäne\Benutzername: [email protected] (Ihre Email-Adresse)
Kennwort: ********** (Ihr persönliches Kennwort)
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1.2 Abmelden
Um sich abzumelden, klickt man auf das Symbol mit der Figur und danach auf "Abmelden".
Das Abmelden verhindert, dass ein anderer Benutzer den Outlook Web App verwendet, um
auf Ihr Postfach zuzugreifen. Wenn Sie auf dem Computer andere Websites besuchen
möchten, klicken Sie auf Abmelden und schliessen Sie nach jeder Sitzung alle Browserfenster.
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2 Benutzeroberfläche vom Mail
Die Benutzeroberfläche vom Outlook Web App (Exchange 2016) wurde neu gestaltet und
entspricht weitgehend der Oberfläche von Office 365 oder Outlook.com.
5
2
3
1
4
1.
2.
3.
4.
5.
Navigation unter Outlook Web App
Taskleiste mit verschiedenen Funktionen
Lesebereich (kann über Anzeigen individuell eingestellt werden)
Direktschaltflächen für Antworten, Allen Antworten, Weiterleiten
Optionen Menu und Hilfe
2.1 Hilfreiche Tipps
Mit rechter Taste der Maus auf das eingetroffene Mail klicken, damit Kontextmenu für die
weitere Bearbeitung eingeblendet wird.
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3 Arbeiten mit Nachrichten
Zusätzlich zum Lesen und Senden können Sie Ihre E-Mail-Nachrichten z.B. durch das
Hinzufügen von Anlagen, das Anfordern von Lese- oder Zustellungsbestätigungen und das
Hinzufügen einer Kategorie anpassen.
Sie können Ordner verwenden, um Nachrichten zu organisieren – auf die gleiche Weise, wie
Sie ein Ablagesystem zum Organisieren von Unterlagen verwenden.
3.1 Nachrichten verwalten
3.1.1 Unterhaltungsansicht
Standartmässig verwendet Outlook Web App die Unterhaltungsansicht in allen E-MailOrdnern, wenn die Lesbarkeit aktiviert ist. In der Unterhaltungsansicht wird jede Nachricht,
die zu einer Unterhaltung gehört, in einer einzelnen Ansicht angezeigt.
In der Unterhaltungsansicht werden alle zu einer Unterhaltung gehörenden Nachrichten angezeigt, ganz gleich, in welchem Ordner die Nachrichten gespeichert sind. Wenn Sie z.B. im
Posteingang auf eine Nachricht geantwortet haben, wird in der Unterhaltungsansicht sowohl
die ursprüngliche Nachricht als auch die Antwort angezeigt.
3.1.2 Erstellen einer Nachricht
Oben auf der Taskleiste ist ein Button mit "Neu" zu sehen. Oder Sie können die Tastenkombination STRG + N drücken und es erscheint ein neues E-Mail Fenster.
Wenn Sie draufklicken, öffnet sich folgendes Fenster:
a)
b)
c)
d)
Geben Sie in die Zeilen AN und CC die Empfänger ein
Geben Sie einen Betreff ein
Geben Sie im Nachrichtentext Ihre Nachricht ein
Klicken Sie danach auf "Senden" oder drücken Sie die Tastenkombination ALT + S um
die Nachricht zu senden
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3.1.3 Öffnen einer Nachricht
-
Suchen Sie die Nachricht, die Sie lesen möchten
Doppelklicken Sie auf die Nachricht, um sie zu öffnen
3.1.4 Schliessen einer Nachricht
Zum Schliessen einer geöffneten Nachricht klicken Sie oben rechts im Nachrichtenformular
auf die Schaltfläche "Schliessen".
3.1.5 Löschen einer Nachricht
Man klickt auf die Nachricht, die eingetroffen ist und drückt anschliessend auf das Löschen
Symbol, welches mit dem Zeiger kennzeichnet ist
3.1.6 Unterhaltung ignorieren
Um eine Unterhaltung zu ignorieren, machen Sie einen Rechtsklick mit der Maus und klicken
auf "Ignorieren".
B
Beachten Sie nach anklicken die Warnung!
Es werden Daten gelöscht!
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3.1.7 Hinzufügen einer Signatur
Ablauf für das Hinzufügen einer Signatur:
Das Rädchen oben rechts anklicken, danach auf "Optionen".
Danach auf E-Mail-Signatur und ein Fenster
erscheint. Dort können Sie die Signatur hinzufügen.
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3.1.8 Junk-E-Mail als sicher markieren
Wenn Sie dort auf "Junk-E-Mail-Markierung aufheben" klicken, verschiebt sich diese Nachricht in Ihren Posteingang.
3.1.9 Anlage einfügen
Um eine Anlage einzufügen, klicken Sie auf das Symbol "Anfügen".
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3.1.10 Automatische Antwort
Um eine automatische Antwort zu aktivieren, folgende Schritte beachten:
Auf das Rad klicken und "Optionen" auswählen. Danach "Weitere" klicken.
Es erscheint diese Meldung. "Zur früheren Version wechseln" anklicken
Das Outlook Web App wurde in die frühere Version zurückgesetzt, da die automatische Antwort im neuen Outlook Web App Fehler enthält und deshalb noch nicht funktioniert.
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"E-Mail organisieren" anklicken:
"Automatische Antworten" auswählen vom Menu:
Nachdem Sie die notwendigen Angaben eingetragen haben, klicken Sie schlussendlich auf
"Speichern".
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3.1.11 Kennwort ändern
Um das Kennwort zu ändern, folgende Schritte beachten.
Auf das Rad klicken und "Optionen" auswählen. Danach "Weitere" klicken.
Es erscheint diese Meldung. "Zur früheren Version wechseln" anklicken
Das Outlook Web App wurde in die frühere Version zurückgesetzt, da die automatische Antwort im neuen Outlook Web App Fehler enthält und deshalb noch nicht funktioniert.
Es öffnet sich ein Fenster und Sie befinden sich direkt bei "Mein Konto"
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Rechts von Ihnen sehen sie folgende Schrift "Verknüpfungen mit anderen möglichen
Aktionen"
"Kennwort ändern" anklicken
Nun das aktuelle Passwort eingeben und danach zweimal das gewünschte Passwort eingeben. Zuletzt "Speichern" klicken.
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4 Verwenden des Kalenders
Sie können Ihrem Kalender einen Termin hinzufügen, den Sie auf verschiedene Weise anpassen können. Zusätzlich zum Erstellen von Terminen können Sie auch Besprechungen
einrichten. Jede Person, die Sie einladen, erhält eine E-Mail mit den Details der
Besprechung.
4.1 Termine und Besprechungen
Bei einem Termin handelt es sich um einen Zeitblock, zum Beispiel eine Verabredung zum
Mittagessen oder für die Arbeit an einem bestimmten Projekt.
Wenn Sie einen gemeinsamen Termin mit anderen Mitarbeitern im Unternehmen festlegen
möchten, der dann auch in den Kalendern der anderen Benutzer angezeigt wird, können Sie
eine Anfrage einer Besprechung senden. Bei einer Besprechung handelt es sich um einen
Termin, den Sie mit anderen Personen gemeinsam haben.
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4.1.1 Erstellen eines Termins
Klicken Sie auf das Menu-Symbol und wählen Sie "Kalender" aus.
Danach erscheint ein Fenster mit dem Kalender. Oben auf der Taskleiste ist ein Button mit
dem Namen "Neu". Klicken Sie drauf.
Es erscheint ein neues Fenster mit Optionen.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Betreff eingeben
Raum hinzufügen
Dauer des Termins/Besprechung
Erinnerung
Betreff/Inhalt
Teilnehmer einladen
Speichern
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4.1.2 Terminplanungs-Assistent
Ist eine Unterstützung zur Planung von Terminen.
In dieser Auswahl können Sie auswählen, wann dieser Termin/Besprechung stattfindet und
wie lange sie dauert. Man kann zusätzlich Teilnehmer einladen für eine Besprechung.
4.1.3 Absagen einer Besprechung
□
□
□
Wählen Sie im Kalender die von Ihnen geplante Besprechung aus.
Klicken Sie auf der Symbolleiste auf "Löschen"
Klicken Sie auf "Speichern"
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4.2 Terminserie
Termine, Besprechungen und Aufgaben können einmalige Ereignisse sein oder sich
wiederholen.
Beispielsweise kann eine wöchentlich stattfindende Besprechung konfiguriert werden. Eine
Aufgabe, die monatlich durchgeführt werden muss, kann so konfiguriert werden, dass sie
immer am ersten Montag eines Monats ausgeführt wird.
4.2.1 Erstellen einer Serie
Klicken Sie in einen Kalendertag und es öffnet sich ein neues Fenster. Dann können Sie entscheiden, wann dieser Termin wiederholt werden muss. Zum Beispiel: Jeden Arbeitstag
(Montag - Freitag, kann man aber separat einstellen)
Nicht vergessen zu
Kalender
4.3 Kalenderfreigabe
Sie können den Zugriff auf Ihren Kalender für eine beliebige Person im Adressbuch freigeben.
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4.3.1 Freigabe eines Kalenders
Klicken Sie auf Kalender und es öffnet sich ein Fenster.
Freigeben für: Beliebigen Teilnehmer eingeben
Betreff: Bleibt unverändert
Auf Senden klicken
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5 Kontakte und Gruppen
Der Ordner des Kontakts ist wie ein Adressbuch mit einem Eintrag für jede Person oder jede
Gruppe, zu der Sie Informationen speichern möchten. Sie können einen Kontakt erstellen,
um Informationen zu einer Person oder einem Unternehmen zu speichern, mit der oder dem
Sie kommunizieren möchten.
Mithilfe von Gruppen können Sie einen einzelnen Eintrag erstellen, der mehrere Kontakte
umfasst. Wenn Sie eine Nachricht an eine Gruppe senden, wird sie an jeden Kontakt in der
Gruppe übermittelt.
5.1 Arbeiten mit Kontakten
Kontakte sind Einträge, die Sie zum Speichern von Kontaktinformationen zu Personen oder
Gruppen erstellen. In einem Kontakt können Sie einen Namen und eine Telefonnummer oder
alle Informationen speichern, die Ihnen über eine Einzelperson oder ein Unternehmen zur
Verfügung stehen. Ausserdem können Sie im Ordner Kontakte Gruppen erstellen. Mithilfe
von Gruppen können E-Mail-Nachrichten über einen einzigen Eintrag an mehrere Empfänger
gesendet werden.
5.1.1 Erstellen eines Kontakts
Klicken Sie beim Startmenu auf den Button "Personen"
Danach öffnet sich ein Fenster. Klicken Sie auf "Neu" und es öffnet sich ein neues Fenster.
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Dann kommt ein weiteres Fenster zum Vorschein.
Hier kann man die Angaben, die man möchte, eingeben und schlussendlich auf "Speichern"
klicken.
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5.1.2 Ändern eines Kontakts
Um einen Kontakt zu ändern, klicken Sie "Bearbeiten". Es öffnet sich ein Fenster, damit Sie
die Daten bearbeiten können.
Nicht vergessen zu speichern.
Bearbeitung der Daten
Dursuchung der Personen
5.1.3 Löschen eines Kontakts
Um einen Kontakt zu löschen, ist der gleiche Vorgang notwendig.
Hier können Sie einen Kontakt löschen.
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6 Aufgaben
Aufgaben lassen Sie alles nachverfolgen, was Sie auswählen. So können Sie beispielsweise
eine Aufgabe zum Erstellen eines Berichts anlegen und der Aufgabe anschliessend eine
Erinnerung, ein Startdatum, ein Fälligkeitsdatum und Notizen hinzufügen.
6.1 Arbeiten mit Aufgaben
6.1.1 Erstellen einer Aufgabe
Um eine Aufgabe zu erstellen, klicken Sie im Menu auf "Aufgaben".
Danach klicken Sie auf "Neu"
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Es öffnet sich ein separates Fenster:
Hier können Sie die nötigen Angaben eintragen und schlussendlich auf "Speichern" klicken.
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Wenn Sie auf "Mehr Details anzeigen" klickt, erscheinen mehrere Felder, die Sie ausfüllen
können.
6.1.2 Ändern einer Aufgabe
Um eine Aufgabe zu bearbeiten, klicken Sie auf die folgende Aufgabe und drücken dann auf
"Bearbeiten":
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6.1.3 Aufgabe als "Erledigt" markieren
Für diesen Vorgang machen Sie Folgendes:
Klicken Sie auf die beliebige Aufgabe, die Sie als markiert setzen möchten und klicken Sie
auf das Symbol mit dem Häkchen.
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7 Optionsübersicht
Sie können Outlook Web App anpassen, indem Sie das Aussehen oder das Verhalten von
Funktionen ändern, z.B von Spracheinstellungen sowie Nachrichten- und Kalenderoptionen.
7.1 Konto
Mein Konto:
Verwalten Sie Ihre persönlichen Informationen mithilfe von Kontoinformationen.
7.2 E-Mail organisieren
Posteingangs- und Aufräumregeln:
Sie können Nachrichten mithilfe von Posteingangsregeln automatisch sortieren, wenn sie
ankommen.
Automatische Antworten
Verwenden Sie automatische Antworten, um anderen Personen mitzuteilen, wenn Sie
abwesend sind und keine E-Mails beantworten können.
7.3 Einstellungen
E-Mail
Verwenden Sie die Registerkarte E-Mail, um Optionen wie z.B eine Signatur, Benachrichtigungen für neue Nachrichten sowie Lesebereichsoptionen festzulegen.
Kalender
Verwenden Sie die Registerkarte Kalender, um die Arbeitswoche, Arbeitsstunden,
Erinnerungen und die anderen Kalenderoptionen festzulegen.
Allgemein
Auf der Registerkarte "Allgemein" können Sie die Darstellung von Outlook Web App verwalten. Zudem können Sie angeben, welche Adressliste zuerst verwendet werden soll, um die
Namen in den von Ihnen gesendeten Nachrichten aufzulösen.
Registerkarte "S/MIME"
Verwenden Sie S/MIME, um den Schutz für Nachrichten zu erhöhen.
7.4 Telefon
Registerkarte "Mobiltelefone"
Verwenden sie die Registerkarte "Mobiltelefone", um Details zu den Mobiltelefonen anzuzeigen, die mit Ihrem Konto verbunden sind.
7.5 Blockieren oder Zulassen
Junk-E-Mail-Einstellungen
Verwenden Sie die Registerkarte Blockieren oder zulassen, um Listen sicherer Absender,
sicherer Empfänger und blockierter Absender zu verwalten.
Achtung: Nicht alle Funktionen sind momentan vollumfänglich funktionstüchtig!!
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