Doxis4 TIPP

Doxis4 TIPP
SER-Anwendertipps für Doxis4-Nutzer
Ausgabe 03/15 – Juli 2015
Auch in dieser Ausgabe des Doxis4 Tipps stehen neue
und verbesserte Funktionen der aktuellen Generation der
Doxis4 Windows-Clients im Fokus. Der Doxis4 Tipp zeigt,
wie Sie mit Kommentaren und Notizen die gemeinsame
Bearbeitung von Dokumenten, Akten und Vorgängen
verbessern können. Sie erfahren außerdem, wie Sie ältere
Versionen eines Dokuments aus Doxis4 exportieren sowie
bearbeiten können und wie Sie bei Bedarf auch eine
ältere Version als aktuell markieren. Ein weiterer Tipp
stellt die neue Schaltfläche „Verwendung“ vor, die mit
einem Klick alle Verwendungen eines Dokuments, einer
Akte oder einer Aufgabe anzeigt.
In der neuen Kategorie „Update“ zeigen wir in dieser Ausgabe neue Möglichkeiten bei der Nutzung von Annotationen.
Zusammenarbeit
Gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, Akten und
Vorgängen mit Notizen verbessern
Versionierung
Ältere Dokumentversion ansehen, exportieren,
bearbeiten und zur aktuellen machen
Usability
Mit einem Klick alle Verwendungen von Dokumenten,
Akten und Vorgängen aufrufen
Update: Annotationen
Annotationen direkt aus der Listenübersicht löschen
und Textstellen einfach schwärzen
SERacademy
Anstehende Schulungstermine für Anwenderschulungen
Doxis4 TIPP
Doxis4 TIPP
Zusammenarbeit – gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten,
Akten und Vorgängen mit Notizen verbessern
Funktionen für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und Akten, wie Versionierung
und Annotationen, sind zentrale Bestandteile des Dokumentenmanagements in Doxis4. Die
aktuelle Client-Generation ermöglicht außerdem das Hinzufügen von Kommentaren zu Dokumenten, Akten und Aufgaben und sorgt damit für eine noch bessere Zusammenarbeit im Team.
Kommentare werden unabhängig von den jeweiligen Dokumentversionen und -inhalten fortlaufend erfasst und ermöglichen damit Zugriff auf übergreifende Informationen im Bearbeitungsprozess auf einen Blick, z.B. Vermerke zu telefonischen Absprachen, Hinweise, dass Annotationen bearbeitet wurden uvm.
Hinweis: Die Notizfunktion kann für Dokumente, Akten und Vorgänge
aktiviert werden und mit individuellen Berechtigungen versehen werden.
Sprechen Sie Ihren Fachadministrator auf die Funktion an.
Im sich öffnenden Eingabefeld geben Sie einfach Ihren Kommentar ein. Formatierungsoptionen ermöglichen die Anpassung von Farbe, Schriftart und -größe sowie
die aus den üblichen Office-Programmen bekannten Hervorhebungsmöglichkeiten.
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Versionsinfo: Diese Funktionalität bietet Doxis4 winCube ab Version 7.0
So funktioniert’s:
Um vorhandene Notizen zu einem Dokument anzuzeigen bzw. neue erstellen zu
können, klicken Sie auf die Schaltfläche „Notizen anzeigen“ oder nutzen das Tastenkürzel Strg +
, um die Notizen direkt unterhalb des jeweiligen Dokuments einzublenden.
Alternativ rufen Sie den Reiter „Notizen“ auf, um ausschließlich die Notizen zu sehen.
1
Um den Kommentar/die Notiz hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche
„Anwenden“ oder nutzen die Tastenkombination Strg +
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Doxis4 TIPP
Die Notiz wird jetzt in der Liste angezeigt, wurde dem Dokument aber noch nicht
endgültig hinzugefügt. Das erfolgt erst bei Speicherung des Dokuments. Auch das
Datum des Kommentars wird erst mit der Speicherung hinterlegt.
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Doxis4 TIPP
Doxis4 TIPP
Sie sehen nun alle Versionen des jeweiligen Dokuments in einer übersichtlichen Liste,
inkl. der Versionskommentare. Die aktuelle Version ist in der Listenansicht hervorgehoben.
Versionierung – ältere Dokumentversion ansehen,
exportieren, bearbeiten und zur aktuellen machen
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Für die sichere gemeinsame Bearbeitung bietet Doxis4 umfassende Optionen zur Versionierung von Dokumenten. Nach jeder Änderung kann automatisch eine neue Version erzeugt
werden, wobei Doxis4 auch die Unterscheidung zwischen Arbeits- und Hauptversionen ermöglicht. Üblicherweise ist die zuletzt erstellte Version auch die jeweils aktuelle. Es kann aber gute
Gründe geben, warum (vorübergehend) eine ältere Version zur aktuellen — und damit z.B. auch
bei Suchvorgängen in Doxis4 angezeigten Fassung — deklariert werden muss, beispielsweise,
wenn Informationen in einer bereits überarbeiteten Version noch nicht kommuniziert werden
sollen. Unabhängig von der Aktualität einer Version kann es außerdem nötig sein, eine alte Version aus Doxis4 zu exportieren und weiterzugeben, beispielsweise als Vorlage für ein neues
Dokument oder zum Abgleich mit externen Quellen.
A
Versionsinfo: Die Funktionalität, ältere Dokumentversionen zur aktuellen
Version zu machen, bietet Doxis4 winCube ab Version 6.0. Das Exportieren
und Bearbeiten älterer Dokumentversionen ist seit Version 7.0 möglich.
Um nun eine ältere Version zu exportieren, markieren Sie die Version per
Linksklick in der Liste und klicken dann auf die Schaltfläche „Exportieren“ im
Menüband oder nutzen die Tastenkombination Strg +
. Sie können die ältere
Version auch direkt bearbeiten, indem Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“
klicken oder über die Tastenkombination Strg +
.
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So funktioniert’s:
A
Zunächst rufen Sie die Übersicht aller Versionen eines Dokuments auf.
Dazu öffnen Sie das Dokument im Doxis4 Viewer und klicken auf den Reiter
„Versionen“.
B
Alternativ können Sie auch direkt aus der Trefferlistenansicht im Menüband
auf die Schaltfläche „Versionen“ klicken oder die Tastenkombination Strg +
verwenden, um zur Versionsübersicht eines Dokuments zu gelangen.
A
1
Alternativ können Sie natürlich auch
mit der rechten Maustaste auf die
gewünschte Version klicken und dort
im Kontextmenü „Exportieren“
auswählen. Sie können das Dokument im Originalformat oder wahlweise als PDF exportieren (erfordert
Lizenz des Doxis4 TIFF & PDF Producers), wenn Ihnen z.B. die Software
nicht zur Verfügung steht, mit der
das Dokument ursprünglich erstellt
wurde.
B
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Doxis4 TIPP
B
Möchten Sie die ältere Version stattdessen zur aktuellen Version machen,
markieren Sie wiederum die gewünschte Version in der Liste und klicken dann
im Menüband auf die Schaltfläche „Als aktuell markieren“.
3
Hinweis: Damit eine ältere Version als die aktuelle markiert werden
kann, darf das Dokument natürlich noch nicht abgeschlossen/veröffentlicht sein. Sollte das der Fall sein, aber Sie möchten dennoch
zu einer alten Version zurückkehren, dann müssen Sie das Dokument
zunächst „wiedereröffnen“, indem Sie
auf die entsprechende Schaltfläche im
Menüband klicken – die entsprechende
Berechtigung vorausgesetzt.
Nach Schritt 3B ist die jeweils gewählte Dokumentversion jetzt die aktuelle Version,
die bei allen Dokumentsuchen oder bei Auswahl des Dokuments in einer Akte zuerst
angezeigt wird.
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Doxis4 TIPP
Doxis4 TIPP
Usability – Verwendung von Dokumenten und Akten auf einen Blick
Update – Neue Optionen bei der Nutzung von Annotationen
Viele Geschäftsunterlagen in Unternehmen sind für mehrere Abteilungen relevant bzw. in
unterschiedlichen Kontexten wichtig. Ein Vertrag beispielsweise kann in Doxis4 einer entsprechenden Vertragsakte zugeordnet sein, wird aber gleichzeitig auch in der jeweiligen Kundenakte verknüpft. Unterlagen aus einer Bewerbung liegen in der zugehörigen Personalakte, werden
aber evtl. gleichzeitig in einem Vorgang für neue Mitarbeiter verwendet. Im aktuellen winCube
können Sie jetzt schon in der Trefferlistenansicht mit einem Klick direkt im Menüband sehen,
in welchen Kontexten ein Dokument oder eine Akte verwendet wird und an die entsprechende
Stelle springen, um dort z.B. auf weitere Informationen zuzugreifen – natürlich immer die entsprechende Berechtigung vorausgesetzt.
Im Doxis4 Tipp 03/2014 zeigten wir, wie Sie mit Hilfe der Annotationsliste auch in umfangreichen Dokumenten stets den Überblick über die vorhandenen Annotationen behalten und
bequem direkt zu den entsprechenden Einträgen navigieren können. In der aktuellen Generation der Doxis4-Clients kommt die Option hinzu, nicht (mehr) benötigte Annotationen auch direkt
aus der Listenansicht zu löschen und damit einige Klicks zu sparen. Auch neu ist die Option,
Textstellen mit der Textmarker-Annotation zu schwärzen bzw. weißen und damit unlesbar zu
machen — entsprechend konfigurierte Berechtigungen vorausgesetzt.
Versionshinweis: Diese Funktionalität bietet Doxis4 winCube ab Version 7.0
Versionshinweis: Diese Funktionalität bietet Doxis4 winCube ab Version 7.0
A
So funktioniert’s:
Markieren Sie ein Dokument, eine Akte oder eine Aufgabe in einer Trefferliste und
klicken dann im Menüband auf die Schaltfläche „Verwendung“, um die jeweils übergeordneten Objekte wie andere Dokumente, Akten oder Vorgänge anzuzeigen.
Klicken Sie auf einen Eintrag in der Liste, um das entsprechende Objekt direkt
anzuzeigen.
Um eine Annotation aus der Liste zu löschen, klicken Sie einfach
mit der rechten Maustaste auf den Listeneintrag und wählen
„Annotation löschen…“
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B
Seite 8
In den Eigenschaften der TextmarkerAnnotation (Rechtsklick -> Eigenschaften)
steht Ihnen eine umfangreiche Farbpalette
zur Auswahl. Wenn Sie die Optionen schwarz
oder weiß nutzen, überdeckt der Textmarker
den darunterliegenden Text vollständig.
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Doxis4 TIPP
Doxis4 TIPP
Usability – Verwendung von Dokumenten und Akten auf einen Blick
Update – Neue Optionen bei der Nutzung von Annotationen
Viele Geschäftsunterlagen in Unternehmen sind für mehrere Abteilungen relevant bzw. in
unterschiedlichen Kontexten wichtig. Ein Vertrag beispielsweise kann in Doxis4 einer entsprechenden Vertragsakte zugeordnet sein, wird aber gleichzeitig auch in der jeweiligen Kundenakte verknüpft. Unterlagen aus einer Bewerbung liegen in der zugehörigen Personalakte, werden
aber evtl. gleichzeitig in einem Vorgang für neue Mitarbeiter verwendet. Im aktuellen winCube
können Sie jetzt schon in der Trefferlistenansicht mit einem Klick direkt im Menüband sehen,
in welchen Kontexten ein Dokument oder eine Akte verwendet wird und an die entsprechende
Stelle springen, um dort z.B. auf weitere Informationen zuzugreifen – natürlich immer die entsprechende Berechtigung vorausgesetzt.
Im Doxis4 Tipp 03/2014 zeigten wir, wie Sie mit Hilfe der Annotationsliste auch in umfangreichen Dokumenten stets den Überblick über die vorhandenen Annotationen behalten und
bequem direkt zu den entsprechenden Einträgen navigieren können. In der aktuellen Generation der Doxis4-Clients kommt die Option hinzu, nicht (mehr) benötigte Annotationen auch direkt
aus der Listenansicht zu löschen und damit einige Klicks zu sparen. Auch neu ist die Option,
Textstellen mit der Textmarker-Annotation zu schwärzen bzw. weißen und damit unlesbar zu
machen — entsprechend konfigurierte Berechtigungen vorausgesetzt.
Versionshinweis: Diese Funktionalität bietet Doxis4 winCube ab Version 7.0
Versionshinweis: Diese Funktionalität bietet Doxis4 winCube ab Version 7.0
A
So funktioniert’s:
Markieren Sie ein Dokument, eine Akte oder eine Aufgabe in einer Trefferliste und
klicken dann im Menüband auf die Schaltfläche „Verwendung“, um die jeweils übergeordneten Objekte wie andere Dokumente, Akten oder Vorgänge anzuzeigen.
Klicken Sie auf einen Eintrag in der Liste, um das entsprechende Objekt direkt
anzuzeigen.
Um eine Annotation aus der Liste zu löschen, klicken Sie einfach
mit der rechten Maustaste auf den Listeneintrag und wählen
„Annotation löschen…“
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B
Seite 8
In den Eigenschaften der TextmarkerAnnotation (Rechtsklick -> Eigenschaften)
steht Ihnen eine umfangreiche Farbpalette
zur Auswahl. Wenn Sie die Optionen schwarz
oder weiß nutzen, überdeckt der Textmarker
den darunterliegenden Text vollständig.
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Doxis4 TIPP
SERacademy
So sichern Sie Ihren Erfolg
Doxis4 winCube und webCube sind die universellen Clients der Doxis4 iECM-Suite – zur täglichen Arbeit mit Dokumenten und Akten sowie zur Vorgangsbearbeitung. Mit den Schulungen
für Power-User erschließen Anwender innerhalb kürzester Zeit den vollen Funktionsumfang
der Clients. Der Umgang mit SER-Lösungen ist in der SERacademy von unseren kompetenten
und praxiserfahrenen Dozenten leicht zu erlernen. Sichern Sie sich mit uns den Erfolg Ihres Vorhabens.
Folgende Power-User Schulungen stehen
in den nächsten Monaten an:
academy
01.09.2015
3-tägig
Doxis4 winCube für Power-User
Wien
29.09.2015
3-tägig
Doxis4 winCube für Power-User
Berlin
20.10.2015
3-tägig
Doxis4 winCube für Power-User
Bonn
08.12.2015
3-tägig
Doxis4 winCube für Power-User
Bonn
Vorschau
Doxis4 Tipp-Archiv
Die nächste Ausgabe des Doxis4 Tipps
erscheint im Oktober 2015
Das Online-Archiv zum Doxis4 Tipp,
mit allen bisher erschienen Ausgaben
zum Download, finden Sie unter:
www.ser.de/doxis4tipp-archiv
Herausgeber
SERgroup Holding Europe GmbH
Joseph-Schumpeter-Allee 19 • D-53227 Bonn
Internet: www.ser.de • E- Mail: [email protected]
Für die SER-Landesgesellschaften in Deutschland, Österreich und der Schweiz
Technische Änderungen, Irrtümer und Druckfehler vorbehalten. Alle Warenzeichen sind eingetragene Warenzeichen ihrer Eigentümer.
Aussagen über gesetzliche, rechtliche und steuerliche Vorschriften gelten als nicht verbindlich. Alle Angaben im Prospekt sind als
annähernd zu betrachten. Änderungen in Konstruktion und Lieferumfang bleiben vorbehalten. (Ausgabe 2015-07-24, ger)
© SERgroup Holding Europe GmbH 2015
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