Foto: Medienzentrum UKHD Abt. Zentrales Aktenmanagement | Übergaberegal: 4 m Ø 2000 registrierte Präsenzakten / Tag | | Scanzentrum – Heydt Gruppe Ø 15 Reklamationen vom Scanzentrum / Tag Referenten: Cindy Rißmann, Abteilungsleiterin UKHD | Zentrum für Informations- und Medizintechnik | Abt. Zentrales Aktenmanagement Alexandra Stöckl-Paul, Geschäftsführerin Heydt Gruppe 02.12.2015 INHALT Historischer Rückblick – Meilensteine Teamworker seit 2003 Zentrales Aktenmanagement [ZAM] Scanzentrum der Heydt Gruppe Workflow einer Präsenzakte … & IS-H Modul: DiVA (AVP) Aktenqualität & QS digitalisierter Akten Heydt Gruppe … Elektron. Rechtsworkflow Management Summery Cindy Rißmann Alexandra Stöckl-Paul 02.12.2015 Folie 3 Historischer Rückblick – Meilensteine (I) Digitalisierungsbeginn Medizinische Klinik -> IXOS 2003 - 2004 2005 - 2006 Beginn ‚InhouseDigitalisierung‘ über Heydt 2008 2008 - 2009 2009 Umbau Archivfläche Kopfklinik Einführung Digitales Archiv: HYDMedia G4 Cindy Rißmann Alexandra Stöckl-Paul Inbetriebnahme ‚Scanzentrum‘ Heydt; Etablierung eines elektron. Rechtsworkflows 02.12.2015 Folie 4 Historischer Rückblick – Meilensteine (II) 1. ext. Audit in ZAM; elektron. Privatabrechnung; IS-H Modul: DiVA (AVP) 2011 Migration Digitales HYDMedia G4 auf G5 (90 Millionen Seiten!) 2013 2014 Reorganisation ZAM; Outsourcing der dezentralen Vor-Ort-Archive Altklinikum (Frauen- & Hautklinik) Cindy Rißmann Alexandra Stöckl-Paul 02.12.2015 2014 - 2015 Outsourcing der Zentralen Altarchive in Wieblingen & Kirrlach (>33 km Archivgut) Folie 5 Teamworker seit 2003 Die Zusammenarbeit in Zahlen – die Heydt Gruppe 2003 – bis heute ca. 90 Mio. Seiten Papier (alle Formate) gescannt ca. 1.3 Mio Fälle bearbeitet Auflösung Archiv Kopfklinik Aufbau internes Scanzentrum 2008 SLA: 24h für Ambulanzakten – 72h für stationäre Akten 2013 Ausschreibung Auslagerung Kirrlach und Wieblingen 2014 April – Zuschlag an die Heydt Gruppe 2014 April – Beginn der datenschutzgerechten Auslagerung 2015 März – Abschluss der 35 km Aktenauslagerung Cindy Rißmann Alexandra Stöckl-Paul 02.12.2015 Folie 6 Teamworker seit 2003 Die Auslagerung Kirrlach und Wieblingen in Zahlen 35 Kilometer Akten – das bedeutet: ca. 70.000 Aktenkartons ca. 4380 Paletten mit Aktenkartons ca. 120 verschiedene Bestände 134 Fahrten mit 40 to. LKW Aktenbestellung via C[depot] Online Cindy Rißmann Alexandra Stöckl-Paul 02.12.2015 Folie 7 Das Zentrale Aktenmanagement [ZAM] Leitungsebene [2 VK] …besteht aus 16 MA [ = 14,90 Stellen] und 4 Teams [Stand: 01.12.2015] - Anforderung, Rückgabe, Vernichtung von Altakten beim DL - Auslagerung von Altakten an den DL planen/organisieren - Betrieb des konv. Archivs der Orthopädie mit Servicepoint Altaktenmanagement [2 VK + 2TZ] Präsenzaktenmanagement [3 VK + 1TZ] QM / QS [2 VK] Aktenexporte / Clearing [4 VK] - Sortierung des Akteneingangs & formale QK - Übergabe der nicht freigegeben Akten an ‚QM / QS‘ - Registratur der verschiedenen Aktenarten an den DL… - monatl. QS von digitalisierten Präsenzakten aus Vormonat - Rückgabe von nicht freigegebenen Akten an die FA - Reklamationsbearbeitung während der Digitalisierung - Aktenexporte im Auftrag des GB4: Rechtsabteilung - Aktenexporte im Auftrag des QMMC für MDK-Prüfungen - Clearing von Fehlern im Digitalen Archiv, i.s.h.med https://www.klinikum.uni-heidelberg.de/Zentrales-Aktenmanagement.118865.0.html Cindy Rißmann Alexandra Stöckl-Paul 02.12.2015 Folie 8 Das ZAM – Interaktionspartner KSG: Fuhrpark Externe KH, Patient … Cindy Rißmann Alexandra Stöckl-Paul Klinik: Anwender ZAM [Scanzentrum] Töchter: Thoraxklinik Heppenheim, … ext. Archiv Dresden; Standort in Rottenburg; Scanzentrum Kopfklinik elektron. Privatabrechnung: unimed Stabsstelle. QM/MC GB4: Recht- & Drittmittelmanagement HeydtGruppe 02.12.2015 MDKPrüfungen Gerichte / Richter, Gutachterkommissionen, ext. RA, Polizei… Folie 9 ZAM - Kennzahlen bis 02.11.2015 Anzahl… 2012 2013 2014 2015 Präsenzakten 513.302 475.927 501.680 432.257 Studienakten 1.251 612 1.589 1.474 - 4.320 2.967 2.418 Reklamationen 6.445 3.620 3.417 3.893 Altakten 3.405 2.421 1.362 1.156 QS-Akten 384 386 407 340 Rechtsaufträge 762 765 824 761 2.221 2.432 2.634 2.403 zU-Akten …IS-H Fälle Cindy Rißmann Alexandra Stöckl-Paul 02.12.2015 Folie 10 Das Scanzentrum der Heydt Gruppe am 15 Mitarbeiter 4 Mid Range Scanner + 1 Scanner bis DIN A 1 4 Indexierarbeitsplätze ******************************************************* Ø 6.8 Mio. zu scannende Belege / Jahr Ø 10 Mio. archivierte Seiten / Jahr 2-stufige digitale Struktur: 16 Haupt- & 128 Unterbelegarten Cindy Rißmann Alexandra Stöckl-Paul 02.12.2015 Folie 11 Workflow der Präsenzakte am UKHD ab Patientenentlassung: Klinik/Institut: Anwender ……….. KSG: Fuhrpark Entlassung Aktenfreigabe Aktenabgabe Aktentransfer Zentrales Aktenmanagement [ZAM] Aktensortierung AktenRegistratur Aktenübergabe Ambulant: 1 Werktag Stationär: 3 Werktage Scanzentrum der Fa. Heydt Aktenvorbereitung Cindy Rißmann Alexandra Stöckl-Paul Scannen Indexieren 02.12.2015 Archivierung Vernichtung Folie 12 IS-H Modul: DiVA (AVP): Aktenregistratur AktenID Aktenstatusnetz Bedeutung 1. AN Aktendeckblatt wurde gedruckt 2. AM Akte befindet sich im Aktenmanagement 3. DL Akte befindet sich beim Dienstleister RÜ 4. DI Akte wurde vom Dienstleister zurückgefordert oder zurückgegeben zur Reklamationsbearbeitung Akte ist archiviert ZU Akte wurde zur Unterschrift an die zuständige OE zurückgeschickt RS Digitalisierte Studienakte wurde an den Fachbereich zurückgegeben Cindy Rißmann Alexandra Stöckl-Paul 02.12.2015 Folie 13 Hebel unserer [digitalen] Aktenqualität Clearing QS & QSSonderaufträge Schulungen Reklamationsbearbeitung ‚zU‘ - Aktenrückgabe Anwender & Regeln! Cindy Rißmann Alexandra Stöckl-Paul 02.12.2015 Folie 14 QK/QS digitalisierter Akten (Pönalerelevanter Vertrag mit Fa. Heydt!) QS-Bericht Pönale? Ja! -> Rechnungsabzug Inhaltlicher Fehler: -> Verursacher Heydt! • Anzahl der Scanns (SOLL) • Vollständigkeit (IST) (fehlende Seiten?) • Indexierung lt. MO • zum falschen Pat. • Organisationseinheit • zerschnittene Seiten • Leserichtung • Leerseiten • Mehrfachscanns definierte Prüfkriterien Zeitlicher Fehler: amb/teilstat. = 24 Std. stationär = 72 Std. Monatliche QS von Akten -> 34 Akten aus Vormonat + Anwenderfehler Digitalisierungsgrundlage: Klinikspezifische Musterordner (MO) Cindy Rißmann Alexandra Stöckl-Paul 02.12.2015 Folie 15 Heydt Gruppe – die neue Heimat der Akten aus den Außenlagern Kirrlach und Wieblingen - 36 km Altakten Cindy Rißmann Alexandra Stöckl-Paul 02.12.2015 Folie 16 Heydt Gruppe – digitale Anforderung vom Suchen – Scannen – Indexieren – Direktimport in AGFA Healthcare HYDMedia Cindy Rißmann Alexandra Stöckl-Paul 02.12.2015 Folie 17 Zentralisierter elektronischer Rechtsworkflow (I) Bearbeitung von Patientenaktenanfragen mit rechtlichem Hintergrund • 2009: zentraler elektronischer Rechtsworkflow: ZAM -> GB4 -> Dritte nach Kenntnisstand von Markus Jones Markus Jones Geschäftsbereichsleiter GB4: Recht- & Drittmittelmanagement UKHD ist das einzige Klinikum in Dt. mit zentralisiertem Rechtsworkflow • Ø 780 – 820 Rechtsaufträge / Jahr 1 Auftrag umfasst Ø 3 IS-H Fälle -> ca. 3 Std. Bearbeitungszeit in ZAM eilige Aufträge und Beschlagnahmungen müssen vom GB4 ‚gekennzeichnet‘ sein Ø 10 - 15 Beschlagnahmungen / Jahr Vereinbarung mit dem zuständigen Polizeirevier! Sonderfristen für Digitalisierung von ‚eiligen‘ Akten oder Beschlagnahmungen: 15 min bis max. 8 Std. (abhängig vom Abgabezeitpunkt!) Cindy Rißmann Alexandra Stöckl-Paul 02.12.2015 Folie 18 Zentralisierter elektronischer Rechtsworkflow (II) 1. ext. Anfrage 2. Beauftragung 3. Überblick 4. Anforderungen 5. Digitalisierung 6. Clearing 7. Exporte 8. PDFSammelmappe 9. Auftragsende 10. CD-Versand Cindy Rißmann Alexandra Stöckl-Paul 02.12.2015 Folie 19 Zentralisierter elektronischer Rechtsworkflow (III) V:\ext03\ZIM-HYDexport (= gemeinsames Austauschverzeichnis: GB4 – ZAM) -> Daten aus den 3 ‚Töpfen‘ liegen in einer 2 stufigen digitalen Struktur – vorgegeben durch das Digitale Archiv Cindy Rißmann Alexandra Stöckl-Paul 02.12.2015 Folie 20 Zentralisierter elektronischer Rechtsworkflow (IV) • Zentralisation über ZAM echter Qualitätsvorteil: DIGITALE BEREITSTELLUNG Markus Jones Geschäftsbereichsleiter GB4: Recht- & Drittmittelmanagement RICHTIGE/N AKTE/N RICHTIGE/N PATIENTENDOKUMENTE/N SCHNELL GUTE QUALITÄT DEZENTRALE ENTLASTUNG DER KLINIKEN Seit der Zentralisation wurden keine Aktenprozesse mehr wegen schlechter Aktenqualität verloren! Cindy Rißmann Alexandra Stöckl-Paul 02.12.2015 Folie 21 Management Summary Was haben wir gemeinsam erreicht? 1) Es gibt keinen Medienbruch – alle Akten sind nach erster Anforderung (nur Altakten) digital vorhanden 2) Alle bisherigen Papieraktenprozesse können rein digital abgehandelt werden 3) Dringende Akten sind taggleich komplettiert 4) Die Lücke zwischen digitaler KIS- und Papierakte ist geschlossen 5) Es gibt eine zentrale Dokument Auskunftsplattform 6) Alle Akten sind „rechtzeitig“ für Folgeprozesse verfügbar Wir - Heidelberg Heydt - sind ein gutes Team Cindy Rißmann Alexandra Stöckl-Paul 02.12.2015 Folie 22 Foto: Medienzentrum UKHD
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