MUN Orga-Team gesucht

Wanted: Organisationsteam 2016
Model United Nations an der RWTH Aachen
Cool, dass du den Anhang geöffnet hast!
Wir sind 4 Studierende, die sich das Ziel gesetzt haben in diesem Jahr eine MUN Konferenz
in Aachen auf die Beine zu stellen. Nun wollen wir unsere Crew in ein schlagkräftiges Team
umwandeln. Dafür haben wir uns zusammengesetzt und dieses Dokument erstellt. Es ist
eine erste Idee, wie unser Team aussehen kann.
Nun zur E-Mail:
Bitte schicke bestenfalls bis zum 1. April 2016 eine E-Mail an [email protected].
In den Betreff schreibst du die Stelle, die dich am meisten anspricht (z.B. Betreff:
Mediendesign). Optional gibst du direkt am Anfang der E-Mail eine Präferenzreihenfolge mit
weiteren Stellen an.
Form und Inhalt deiner E-Mail sind dir überlassen mit Ausnahme dieser drei Fragen, die du
zu Beginn deiner E-Mail beantworten solltest:
1. Wer bist du? Eine kurze Selbstvorstellung, damit wir dich kennenlernen können.
2. Für welche Aufgabe interessierst du dich und warum?
3. Wenn du ein Tier wärst, welches wärst du und warum?
Wie geht es weiter?
Nach Erhalt deiner E-Mail laden wir dich zu einem ersten Teamtreffen zu Beginn der
Vorlesungszeit ein. Bei diesem Treffen wollen wir erste Entscheidungen zur Teamstruktur
treffen, um möglichst bald in die Vorbereitungen einzusteigen. Komme auch gerne zu
unserem Meet & Greet am 14. April.
Du suchst etwas und hast es hier nicht gefunden?
Die Chairs, die Teilnehmenden und die Generalsekretärin bzw. den Generalsekretär suchen
wir zu einem späteren Zeitpunkt. Bei Interesse schreibe uns eine formlose E-Mail und wir
kontaktieren dich später.
Euer Ansprechpartner für andere Fragen und neue Ideen zur MUN Konferenz:
Robin Römer
+49 176 81232910
[email protected]
Stellenübersicht
1. Sekretariat
Generalsekretärin oder Generalsekretär
 Wissenschaftlicher Dienst
2. Ressort Teilnehmendenbetreuung
Leiterin oder Leiter Teilnehmendenbetreuung
 Teilnehmendenwerbung
 Redaktion Handbuch
3. Ressort Finanzen
Leitung: Kassenwartin oder Kassenwart
 Fundraisingteam
4. Ressort Veranstaltungen
Leitung: Koordination Bildungsveranstaltungen
 Team Bildungsveranstaltungen
Leitung: Koordination Rahmenveranstaltungen
 Team Rahmenveranstaltungen
5. Ressort Public Relations
Leitung: Pressesprecherin oder Pressesprecher
 Social Media
 Webredaktion
 Redaktion Dokumentation
6. Ressort Corporate Identity
Leiterin oder Leiter Corporate Identity
 Mediendesign
 Normen und Standards
7. Konferenzassistenz
Sitzungstechnik
Konferenzfotografie
1. Sekretariat
Generalsekretärin oder Generalsekretär
Dieses Amt wird später ausgeschrieben. Falls du Interesse an dieser Stelle hast, schreibe
uns eine formlose E-Mail und wir kontaktieren dich später.
 Wissenschaftlicher Dienst
Anzahl
mehrere Personen
Aufgabe
Als Mitglied des wissenschaftlichen Dienstes bist du für die inhaltliche Arbeit
auf der Konferenz zuständig. Insbesondere beschäftigst du dich intensiv mit
der Wahl und dem Inhalt der Themen, die die Gremien während der
Konferenz debattieren. Während der Konferenz hilfst du der Generalsekretärin
oder dem Generalsekretär bei fachlichen Fragen. Außerdem beantwortest du
inhaltliche Anfragen von Delegierten. Vor der Abstimmung einer Resolution
überprüfst du diese auf fachliche Richtigkeit und Konformität mit den UNRichtlinien.
Erfahrung
Erfahrung mit dem Schreiben von Resolutionen ist notwendig insbesondere in
Bezug auf UN-Resolutionen.
Aufwand
Je nach deinem Kenntnisstand zu den Themen der MUN ist der Aufwand vor
der Konferenz begrenzt. Auf der MUN bist du im Sekretariat durchgehend
beschäftigt.
2. Ressort Teilnehmendenbetreuung
Leiterin oder Leiter Teilnehmendenbetreuung
Anzahl
eine Person
Aufgabe
Du bist Hauptansprechpartner für alle Belange der Teilnehmenden und
beantwortest aufkommende Fragen. Am besten unterstützen dich ein oder
zwei Personen aus dem Team der Teilnehmendenwerbung bei deinen
Aufgaben.
Vor der Konferenz leitest du das Team der Teilnehmendenwerbung und stehst
in Kontakt mit dem Redaktionsteam des Handbuchs, das neben der
Homepage, unserer Facebook-Seite und E-Mails ein wichtiges
Informationsmedium für die teilnehmenden Delegierten ist.
Mit unserer IT und der Webredaktion gestaltest du für die Teilnehmenden
wichtige Bereiche auf der Homepage (z.B. Anmeldeformular, Infotexte, FAQ
für Interessierte und Teilnehmende).
Erfahrung
Du solltest am besten schon einmal an einer MUN Konferenz teilgenommen
haben, um zu wissen, was die Teilnehmenden bewegt. Du solltest gerne mit
Menschen kommunizieren.
Aufwand
Kurz vor der Konferenz ist der Aufwand am größten. Während der
Bewerbungsphase ist aber auch etwas zu tun. Während der Konferenz bist du
im Büro des Teams für die Teilnehmenden jederzeit erreichbar.
 Teilnehmendenwerbung
Anzahl
mehrere Mitglieder
Aufgabe
Du machst viel Werbung, sodass großartige, motivierte Delegierte an unserer
Konferenz teilnehmen. Du überlegst dir Aktionen, um möglichst viele
Studierende von einer Teilnahme an unserer MUN Konferenz zu überzeugen.
Du hängst Plakate in der Uni auf, schreibst Texte für Werbung auf unserer
Homepage und unserer Facebook-Seite, erstellst Flyer und verschickst EMails. Wenn du magst, kannst du unsere Konferenz auch in Vorlesungen
vorstellen.
Deiner Kreativität sind (fast) keine Grenzen gesetzt!
Erfahrung
Du brauchst keine besonderen Erfahrungen.
Aufwand
Der Aufwand ist ab sofort bis zum Bewerbungsschluss groß. Wie groß
entscheidest du. Danach ist die Aufgabe der Teilnehmendenwerbung erfüllt
und du kannst z.B. als Chair an der Konferenz teilnehmen.
 Redaktion Handbuch
Anzahl
mehrere Mitglieder
Aufgabe
Das Handbuch dient den Teilnehmenden zur Vorbereitung auf die Konferenz.
Es erklärt die Konferenz von A bis Z: Wie läuft eine MUN Konferenz ab? Was
versteht man unter „GO“? Wie bereite ich mich auf die Konferenz vor? Wie
kleidet sich ein Delegierter?
Keine Angst: Ihr müsst nicht ein komplett neues Handbuch schreiben. Es gibt
von anderen MUN Konferenzen Handbücher, die aber natürlich überarbeitet
und angepasst werden müssen (siehe z.B. hier).
Als Redaktion des Handbuches ist es deine Aufgabe, Texte für die
Dokumentation selbst zu schreiben und einzubinden (z.B. Grußworte und
inhaltliche Texte der Chairs).
Erfahrung
Erfahrung mit der Erstellung von Publikationen ist vorteilhaft (z.B. Abizeitung).
Aufwand
Das Handbuch muss rechtzeitig vor der Konferenz erstellt werden. Schließlich
sollen alle Teilnehmenden sich mit diesem Handbuch auf die Konferenz
vorbereiten.
3. Ressort Finanzen
Leitung: Kassenwartin oder Kassenwart
Anzahl
eine Person
Aufgabe
Deine wichtigste Aufgabe ist das Erstellen eines Finanzierungsplans für die
Konferenz.
Du verbuchst die eingehenden Teilnamebeiträge, bezahlst Rechnungen und
erstattest die Aufwendungen der Teammitglieder.
Außerdem leitest und koordinierst du das Fundraisingteam.
Erfahrung
Du solltest Erfahrung als Kassenwartin oder Kassenwart in einer anderen
Organisation gesammelt haben, da diese Position mit einer hohen
Verantwortung verbunden ist. Auch Erfahrung bei der Akquisition von
Sponsoren und Partnern ist von Vorteil.
Aufwand
Der Finanzierungsplan muss weit im Voraus der Konferenz fertig sein. Sobald
die Teilnahmebeiträge eingehen, steigt der administrative Aufwand. Nach der
Konferenz müssen Teilnahmebeiträge erstattet und die Abrechnungen der
Teammitglieder geregelt werden.
Das Fundraising geschieht vor der Konferenz – wie weit vorher hängt von dir
ab.
 Fundraisingteam
Anzahl
mehrere Mitglieder
Aufgabe
Das Fundraisingteam ist für die Suche von Sponsoren, Partnern und
Unterstützern zuständig. Hierfür nimmst du Kontakt zu Unternehmen und
anderen Institutionen auf, stellst unsere Konferenz vor und akquirierst Mittel
(z.B. Finanzen, Dienstleistungen oder Sachspenden).
Hast du Sponsoren, Partner und Unterstützer gewonnen, hältst du zu diesen
Kontakt, damit sie uns auch bei weiteren Konferenzen unterstützen (z.B.
durch Newsletter).
Erfahrung
Erfahrung bei der Akquisition von Sponsoren ist gut. Wichtiger ist aber, dass
du unsere MUN Konferenz überzeugend nach außen präsentieren kannst.
Hierfür musst du selbst von unserem Projekt überzeugt sein und gut
Menschen überzeugen können.
Aufwand
Das Fundraising geschieht vor der Konferenz – wie weit vorher hängt von dir
ab.
4. Ressort Veranstaltungen
Leitung: Koordination Bildungsveranstaltungen
Veranstaltungen:
 Teilnehmendenvorbereitungstreffen
 Chaircamp
 Rednerabend
Anzahl
eine Person
Aufgabe
Du organisierst mit deinem Team die Bildungsveranstaltungen der Konferenz
und kümmerst dich um deren reibungslosen Ablauf. Bisher sind das
Teilnehmendenvorbereitungstreffen mit Seminaren, das Chaircamp zur
Schulung der Chairs sowie der Rednerabend während der Konferenz
angedacht.
Weitere Ideen kannst du gerne einbringen.
Erfahrung
Erfahrung bei einer MUN gesammelt zu haben, ist von Vorteil. Insbesondere
Erfahrungen in der Veranstaltungsorganisation sind notwendig.
Aufwand
Der Aufwand ist konstant über die gesamte Zeit bis zur Konferenz verteilt.
Während der Konferenz organisierst du den Auf- und Abbau der
Veranstaltungen und kannst keine andere Funktion wahrnehmen.
 Team Bildungsveranstaltungen
Anzahl
mehrere Mitglieder
Aufgabe
Du unterstützt die Koordination der Bildungsveranstaltungen. Insbesondere
gestaltest du einzelne Veranstaltungen genauer aus. Dazu bringst du deine
eigenen Ideen und Vorstellungen bei der Konkretisierung der Veranstaltung
ein.
Erfahrung
Es sind keine besonderen Erfahrungen notwendig.
Aufwand
Du kannst Zeit und Umfang deiner Aufgaben mit der Koordination
Bildungsveranstaltungen absprechen.
Leitung: Koordination Rahmenveranstaltungen
Veranstaltungen:
 Eröffnungsveranstaltung
 Abschlussveranstaltung
 Party
Anzahl
eine Person
Aufgabe
Du organisierst mit deinem Team die Rahmenveranstaltungen der Konferenz
und kümmerst dich um deren reibungslosen Ablauf. Die
Eröffnungsveranstaltung zu Beginn der Konferenz, die
Abschlussveranstaltung als Rückblick auf die Konferenz sowie die Party als
Abschluss der Konferenz in einer coolen Location in Aachen sind bisher
angedacht.
Weitere Ideen kannst du gerne einbringen.
Erfahrung
Erfahrung bei einer MUN gesammelt zu haben, ist von Vorteil. Insbesondere
Erfahrungen in der Veranstaltungsorganisation sind notwendig.
Aufwand
Der Aufwand ist konstant über die gesamte Zeit bis zur Konferenz verteilt.
Während der Konferenz organisierst du den Auf- und Abbau der
Veranstaltungen und kannst keine andere Funktion wahrnehmen.
 Team Rahmenveranstaltungen
Anzahl
mehrere Mitglieder
Aufgabe
Du unterstützt die Koordination der Rahmenveranstaltungen. Insbesondere
gestaltest du einzelne Veranstaltungen genauer aus. Dazu bringst du deine
eigenen Ideen und Vorstellungen bei der Konkretisierung der Veranstaltung
ein.
Erfahrung
Es sind keine besonderen Erfahrungen notwendig.
Aufwand
Du kannst Zeit und Umfang deiner Aufgaben mit der Koordination
Rahmenveranstaltungen absprechen.
5. Ressort Public Relations
Leitung: Pressesprecherin oder Pressesprecher
 Social Media
Anzahl
eine Person
Aufgabe
Deine Hauptaufgabe ist das Verfassen von regelmäßigen Posts für unseren
Social Media Auftritt. Mit der Teilnehmendenbetreuung stehst du in Kontakt,
um unsere Teilnehmenden zu informieren. Auch die Zusammenarbeit mit der
Konferenzfotografie ist wichtig. Denn manchmal sagt ein Bild mehr als
tausend Worte.
Damit unser Social Media Auftritt gelingt, überlegst du dir ein Konzept. (z.B.
Wer soll Admin-Rechte haben? Auf welchen Social Media Plattformen sollen
wir aktiv sein? Was ist für unsere Fans interessant?)
Erfahrung
Im Idealfall bist du kreativ, schreibst gerne und weißt, wozu Social Media gut
ist.
Aufwand
Dein Aufwand verteilt sich über das ganze Jahr. Wöchentliche neue Posts
machen unseren Auftritt lebendig.
 Webredaktion
Anzahl
mehrere Mitglieder
Aufgabe
Da unsere Homepage noch nicht existiert, überlegst du dir als Teil der
Webredaktion eine Struktur für unsere Homepage und baust diese von
inhaltlicher Seite her mit auf. (Hier kannst du dich natürlich auch von anderen
MUN Homepages inspirieren lassen)
Mit der Teilnehmendenbetreuung und der Konferenzfotografie wirst du der
Homepage Leben einhauchen. Aber auch das Fundraisingteam wird auf dich
zukommen, wenn es um die Präsentation von Sponsoren und Partnern geht.
Später verfasst und aktualisierst du Texte.
Erfahrung
Spaß am Schreiben von Texten ist wichtig. Erfahrung bei der Pflege und
Verwaltung von Websites wäre großartig.
Aufwand
Der Aufwand entsteht ab sofort, da wir sehr schnell eine schöne Homepage
brauchen, auf der sich die Interessierten und Teilnehmenden über unsere
Konferenz informieren können. Wenn die Homepage erst einmal steht, ist der
Aufwand geringer.
 Redaktion Dokumentation
Anzahl
mehrere Mitglieder
Aufgabe
Die Dokumentation soll einen Rückblick auf die Konferenz mit ihren vielen
Aspekten bieten. Ihr habt viele Möglichkeiten eure eigenen Ideen einzubringen
und zu verwirklichen! (Eine Dokumentation einer anderen MUN Konferenz
findet ihr hier.)
Die Dokumentation ist als Erinnerungsstück für das Team und die
Teilnehmenden gedacht. Das Fundraisingteam wird diese verwenden, um für
unsere nächste Konferenz Sponsoren zu überzeugen. Die Sponsoren der
diesjährigen Konferenz erhalten die Dokumentation auch.
Als Redaktion der Dokumentation ist es deine Aufgabe, Texte von anderen an
der Konferenz Beteiligten in die Dokumentation einzubinden und selbst zu
schreiben.
Erfahrung
Erfahrung mit der Erstellung von Publikationen ist vorteilhaft (z.B. Abizeitung).
Aufwand
Das Konzept der Dokumentation sollte vor der Konferenz erarbeitet werden.
(Wer schreibt worüber? Wie ist die Gliederung der Dokumentation aufgebaut?
Zusagen für das Schreiben von Texten einholen, etc.)
Das eigentliche Erstellen der Dokumentation und das Zusammentragen der
Texte erfolgt nach der Konferenz.
6. Ressort Corporate Identity
Leiterin oder Leiter Corporate Identity
Anzahl
eine Person
Aufgabe
Du entwickelst die Design-Richtlinien, Layout-Richtlinien und das Logo für die
Konferenz. Sowohl Standards für die Dokumentenerstellung, E-Mails und
Protokolle als auch die Gestaltung von Publikationsmaterialen und Vorlagen
für das Team sind wichtig. Insbesondere die Zusammenarbeit mit der
Publikation und Webredaktion sind Teil der Aufgabe.
Wiedererkennungswert und Konstanz unseres Auftritts nach außen liegen in
deinen Händen!
Erfahrung
Erfahrungen im Designbereich sind genauso wie der Umgang mit Photoshop
und InDesign notwendig.
Aufwand
Direkt zu Beginn ist der Aufwand am größten, um generelle
Gestaltungrichtlinien festzulegen. Sind diese Richtlinien formuliert nimmt der
Aufwand ab.
 Mediendesign
Anzahl
mehrere Personen
Aufgabe
Du unterstützt alle Teammitglieder bei dem Anlegen von Dokumenten, Flyern
und E-Mail Layouts. Besonders Teammitglieder mit weniger Erfahrung im
Umgang mit Layouts greifst du unter die Arme. Außerdem entwickelst du mit
dem Leiter oder der Leiterin für Corporate Identity das Design für die
Konferenz, in dem natürlich auch die Homepage gestaltet ist.
Wiedererkennungswert und Konstanz unseres Auftritts nach außen liegen in
deinen Händen!
Erfahrung
Sehr gute Kenntnisse in Office, Photoshop und InDesign werden
vorausgesetzt. Erfahrung mit der Erstellung eines Designs ist von Vorteil.
Aufwand
Der Aufwand ist konstant über die gesamte Zeit bis zur Konferenz verteilt. Zu
Beginn ist die Einarbeitung einzelner Teammitglieder mit zusätzlichem
Aufwand verbunden.
 Normen und Standards
Anzahl
eine Person
Aufgabe
Du entwickelst Normen und Standards für die Dokumentenbezeichnung und
das Anlegen von Dokumenten sowie die Dateistruktur. Außerdem definierst du
Kommunikationswege und standardisierst Prozesse.
Deine Aufgabe ist es, zu verhindern, dass die Kommunikation des gesamten
Teams in einem Chaos endet!
Erfahrung
Erfahrung ist ausdrücklich erwünscht, aber nicht notwendig. Eine Einarbeitung
kann erfolgen.
Aufwand
Direkt zu Beginn ist der Aufwand am größten. Sind die Richtlinien formuliert
nimmt der Aufwand ab.
7. Konferenzassistenz
Sitzungstechnik
Anzahl
mehrere Personen
Aufgabe
Du bist dafür zuständig, dass während der Konferenz technisch alles
funktioniert. D.h. du unterstützt alle Teammitglieder auf der Konferenz von
technischer Seite als IT-Support. Du organisierst die Technik für die
Konferenz (z.B. Mikrofone, Beamer).
Vor der Konferenz suchst du PC-Programme, die den Chairs ihre Arbeit
erleichtern (z.B. zum Schreiben einer Rednerliste und auch für unsere interne
Kommunikation während der Konferenz).
Auch bei den Rahmen- und Bildungsveranstaltungen bist du dabei, um
mögliche Probleme mit der Technik zu lösen.
Erfahrung
Besondere Erfahrungen sind nicht notwendig.
Aufwand
Der Aufwand ist abhängig davon, wie gut die Technik funktioniert.
Konferenzfotografie
Anzahl
mehrere Personen
Aufgabe
Du hältst die Konferenz in Bildern fest!
Deine Fotos sind für die Teilnehmenden und unser Team Erinnerungen an die
Konferenz.
Außerdem organisierst du vor der Konferenz Fotoshootings, drehst Teaser
und bist Ansprechpartner beim Erstellen von Bildmaterial für Werbezwecke.
Erfahrung
Das notwendige Equipment für gute Fotos solltest du besitzen. Erfahrungen
beim Fotografieren und der Nachbearbeitung sind ideal.
Aufwand
Während der Konferenz bist du mit der Kamera unterwegs. Nach der
Konferenz solltest du die Bilder sortieren und für das Team zur Verfügung
stellen.
Stand: 13. März 2016

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