Anleitung Fortgeschrittene digitale Unterschrift

FORTGESCHRITTENE
DIGITALE
UNTERSCHRIFT
Pionier der Zahnarzt-Software.
Seit 1986.
1
1. Fortgeschrittene Signatur
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1.1.
Allgemeine Informationen
Die digitale Unterschrift inklusive biometrischer Daten ist wichtig, um bislang erforderliche Schriftstücke abzulösen. Wir bieten Ihnen eine Schnittstelle an, die es erlaubt, geeignete Unterschriften-Pads zu nutzen.
Zugelassen sind von der Firma Signotec die Modelle „Sigma“, „Omega“ und „Alpha“. Bei der Unterzeichnung werden biometrische Informationen wie Schreibgeschwindigkeit und Aufdruckstärke abgespeichert, die später von
Schriftsachverständigen ähnlich wie eine handschriftliche Unterschrift geprüft werden können. Das Entschlüsseln
läuft über ein Analyse-Tool der Firma Signotec, das diese nur an offizielle Schriftsachverständige herausgibt.
Das zu unterschreibende Dokument wird in das Format „PDF/A-Standard“ als schreibgeschütztes Dokument umgewandelt. Damit ist es für die Langzeitarchivierung tauglich. Die entsprechenden Dokumente sind aus Sicherheitsgründen automatisch als „Originalformular“ gespeichert. Die „Originalformulare“ sind im DS-Win-Programm bereits
für die Kostenvoranschläge, Rechnungen und Mahntexte zu nutzen.
Das PDF ist nach der Unterschrift digital signiert. Mit dieser Signatur sieht man z.B. im Adobe Reader, ob das
Dokument nachträglich verändert wurde und ob der Absender „real“ ist. Hierfür wird vorher von uns ein Zertifikat
erstellt. Dieses enthält einen öffentlichen Schlüssel und Angaben zum Zertifikataussteller und wird in die entsprechende PDF eingebettet.
Hinweis!
Im Testverfahren hat sich die Verbindung über USB bewährt. Modell-Varianten mit virtuellem Com-Port (Spezialversion für Terminalserver-Umgebungen) können in besonderer Konstellation verlangsamt arbeiten.
Für weitere Informationen und Ihre Bestellung wenden Sie sich bitte direkt an unseren Partner Signotec:
www.signotec.de
[email protected]
Tel. 02102-53575-10
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1.2.
Installation
Es genügt in der Regel, das Pad ohne zusätzlichen Treiber per USB-Anschluss an den Rechner / das Gerät anzuschließen. Im Ds Win über Einstellungen/sonstige Geräte/Signotec Signaturpad besteht zusätzlich die Möglichkeit
die Signotec Komponenten zu registrieren 1 , wenn das Pad nicht erkannt wird.
1
Sollten Sie dennoch eine Meldung erhalten, dass kein Signotec Tablett gefunden werden konnte, wenden Sie sich
bitte an Ihren Techniker oder den Support von Signotec: [email protected]
1.3.
Kostenfreie Freischaltung
Die fortgeschrittene digitale Unterschrift bedarf der Freischaltung. Setzen Sie sich bitte mit unseren Vertrieb in
Verbindung: 04352 / 91 71 16. Sie erhalten für Ihre kostenfreie Demo-Freischaltung einen Code, den Sie im Freischaltungsfenster eintragen:
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1.4.
Praxiszertifikat
Beim erstmaligen Einstellen der fortgeschrittenen Signatur (in einer der Voreinstellungen oder im Dialog selbst)
werden Sie aufgefordert, ein Praxiszertifikat anzulegen und zu speichern:
Bei Bestätigung mit >>OK<< werden Sie gebeten einen Speicherort für das Zertifikat zu wählen:
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Hinweis!
Bitte stellen Sie sicher, dass das abgespeicherte Zertifikat sowie das Passwort nicht verloren gehen und vor
fremdem Zugriff geschützt sind.
1.5.
Voreinstellung für die gewünschten Dokumente
Die digitale Signatur (in den Voreinstellungen als „fortgeschrittene elektronische Signatur“ bezeichnet) kann für
folgende Bereiche im DS-Win und in den Produkterweiterungen eingestellt werden:
− Kostenvoranschläge „Privat und Kasse“
− Vereinbarungen GOZ §2. Abs. 1-2, GOZ §2 Abs. 3
− Privatvereinbarungen nach §4 Abs.5 und §7 Abs. 7
− DZV-Formulare
− Vereinbarung § 28 Füllungstherapie und Vereinbarung nach § 55
− Anamnesebogen
− Weitere Fragebögen
− BuS-Belehrungen (Produkterweiterung DS-Win-Bus)
− Textverarbeitung für einzelne Dokumente
Die Unterschrift wird immer an das Ende des Dokuments auf die letzte Seite gesetzt. Einzige Ausnahme ist die
Textverarbeitung. Dort können Sie die Position für jeden einzelnen Brief selbst in den Voreinstellungen festlegen.
Nachfolgend finden Sie die notwendigen Voreinstellungen aller Dokumente.
1.6.
Kostenvoranschlag Privat und Kasse
Für die Kostenvoranschläge „Privat und Kasse“ finden Sie die notwendige Voreinstellung über das Hauptmenü
„Einstellungen/HKP/KVA/Planung“. Alternativ können Sie die gleiche Einstellung im HKP-Programm unten links
über die Einstellungsschraube (Rädchen) öffnen.
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Wählen Sie im Auswahlmenü die entsprechende Einstellung
1
aus und aktivieren Sie ggf. für den Ausdruck die
„Kantenglättung“.
Im Registermodus finden Sie unter „KVA“ eine Möglichkeit, rein private Kostenvoranschläge unabhängig vom
Zahnersatz zu erstellen, z.B. für Endo. Unten links finden Sie ebenfalls das Rädchen für die Voreinstellungen. Wählen Sie auch hier einmalig die neue Funktion
2
, damit sich die Pläne mit digitaler Unterschrift anfertigen lassen.
2
1.6.1.
MKV § 28 Füllungstherapie, Mehrkosten nach § 55
Mit der HKP-Einstellung aktivieren Sie außerdem wie unter Kostenvoranschläge
„Privat und Kasse“ beschrieben die Unterschriftsmöglichkeit für:
− MKV-Vereinbarung nach §28
− Mehrkostenvereinbarung nach § 55
− DZV-Formulare
− Privatvereinbarungen nach § 4 Abs. 5 und §7 Abs. 7
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− Vereinbarungen GOZ §2 Abs. 1-2; GOZ §2 Abs.3
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1.7.
Anamnesebogen
Der Anamnesebogen („Anamnese neu“) ist für die digitale Unterschrift im Menüpunkt „Verwaltung/Fragebögen/Anamnese neu“ unten 1 einzustellen:
1
Hinweis!
Der Anamnesebogen wird zurzeit auf dem Signaturpad dargestellt und kann unterschrieben werden. Am PC ausgefüllte Anamnesebögen 2 lassen sich mit der digitalen Unterschrift versehen (der Leerbogen nicht).
2
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1.8.
Fragebögen
Sie können neben dem Anamnesebogen vier weitere Fragebögen (z.B. Endo, FAL,
Implantologie, Kinderanamnese etc.) einrichten. Diese gleichen in Aufbau und
Funktion dem Anamnesebogen und lassen sich über Verwaltung / Fragebögen /
Voreinstellung aktivieren. Auch hier lässt sich die Unterschrift mit Signaturpad 1
nutzen.
1
1.9.
BuS Belehrungen
Sie finden innerhalb des Programmes unten links über die Einstellungsschraube den Bereich „Belehrungen“.
Wählen Sie bei „Unterschrift“ 1 die neue Funktion:
1
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1.10.
Textverarbeitung
Von Ihnen erstellte Texte innerhalb der DS-Win-Textverarbeitung sind mit der Unterschriftsmöglichkeit verbunden.
Anders als in allen anderen Programmbereichen verfügen Sie für die Dokumente über zusätzliche Einstellungsmöglichkeiten. Wählen Sie Ihr/en Dokument/Text aus und öffnen Sie oben im Menü den Punkt „Einstellungen/digitale
Unterschrift“. Zunächst stellen Sie im Bereich „verwendetes Gerät“ 1 die neue Funktion ein:
1
2
3
Im Abschnitt „Einstellungen für diesen Text“
2
entscheiden Sie, ob die digitale Unterschrift standardmäßig genutzt
oder optional angeboten werden soll.
Im Gegensatz zu den Standardtexten KVA und Anamnese ist es hier notwendig, den Grund der Unterschriftsleistung zu setzen. Diese Information wird im erstellten PDF vermerkt.
Im Abschnitt „Position und Aussehen“
3
ist die Platzierung der Unterschrift frei einstellbar.
Hinweis!
Für Microsoft Word ist die Nutzung der digitalen Unterschrift nicht vorgesehen.
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Für die Textverarbeitung ist ein neues Makro
1
verfügbar: „Unterschriften-Block“.
Dies funktioniert sowohl mit als auch ohne digitale Unterschrift.
Makroauswahl
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Bei eingestellter digitaler Unterschrift wird diese an der Position des Makros eingefügt. Ist die digitale Unterschrift
nicht eingerichtet, wird der Block nur mit dem Ort und dem Datum ausgegeben und kann handschriftlich unterzeichnet werden.
Wenn das Makro nicht verwendet wird, finden Sie die digitale Unterschrift am Ende des Dokuments.
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1.11.
Unterschrift erfassen und spätere Ansicht
Je nach Größe des Unterschriften-Pads sieht der Patient das zu unterzeichnende Dokument oder wird aufgefordert, es am Bildschirm zu lesen. Sobald der Patient unterschrieben und seine Unterschrift bestätigt hat, wird die
Signatur mit dem Dokument in einer PDF-Datei verknüpft. Das Dokument lässt sich in der ,,PatInfo“ durch Doppelklick erneut aufrufen.
Wenn Sie das Zertifikat erfolgreich abgespeichert haben, können Sie nun das erste Mal eine digitale Unterschrift
sowohl für den Patienten als auch für den Behandler (bei Vereinbarungen) erfassen. Im Druckdialog können Sie
wählen, wer unterschreiben soll.
Sobald der Patient / der Behandler unterschrieben und seine Unterschrift bestätigt hat, wird die Signatur mit dem
Dokument in einem PDF verknüpft.
Im Druckfenster (Anwahl des Druckersymbols) sehen Sie die Unterschrift desjenigen, der zuletzt unterschrieben
hat. 1
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Durch Klick mit der linken Maustaste auf das Unterschriftsfeld öffnen Sie das gespeicherte PDF-Dokument mit der
Unterschrift. 2
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1.12.
Kontrollbuch digitalisierte Unterschrift
Im DS-Win über Verwaltung/Kontrollbücher sehen Sie den Menüpunkt „Digitalisierte Unterschrift“ .
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1
Hier finden Sie alle Dokumente, die digital unterschrieben worden sind. Über das Druckmenü
den Druckdialog und können sich die Dokumente anzeigen lassen.
2
gelangen Sie in
2. Notizen
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DAMPSOFT GmbH
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