Sitzungen effizient leiten Workshop: procure.ch – Region Ost Schulung I Workshop I Moderation I Konzept I Lehrmittel w w w.w issen b il d en ch Sind Sie einsam? Sind Sie es leid, alleine zu arbeiten? Hassen Sie es, Entscheidungen zu treffen? Schulung I Workshop I Moderation I Konzept I Lehrmittel w w w.w issen b il d en ch Gehen Sie doch öfter zu Besprechungen! Besprechungen – die praktische Alternative zur Arbeit Schulung I Workshop I Moderation I Konzept I Lehrmittel w w w.w issen b il d en ch Leute treffen sich wohl fühlen Flip-Charts malen Kollegen beeindrucken Der Sekretärin beim Servieren von Getränken nachträumen ...und das alles während der Arbeitszeit! Schulung I Workshop I Moderation I Konzept I Lehrmittel w w w.w issen b il d en ch Nach dem Motto: Viele gehen hinein, wenig kommt heraus Herzlich Willkommen Schulung I Workshop I Moderation I Konzept I Lehrmittel w w w.w issen b il d en ch Name: Rosmarie Aegerter Firma: wissen.bilden gmbh Jahrgang: 1971 Wohnort: Büetigen (im Seeland) Ausbildung: eidg. dipl. Einkäuferin Ausbildnerin mit eidg. Fachausweis Schulung I Workshop I Moderation I Konzept I Lehrmittel w w w.w issen b il d en ch Lernziele Die Workshop Teilnehmerinnen können … • Sitzungen effizient strukturieren • Sitzungen ziel- und teilnehmerorientiert leiten Schulung I Workshop I Moderation I Konzept I Lehrmittel w w w.w issen b il d en ch Inhalte und Schwerpunkte Grundsätzliche Überlegungen zu Sitzungen Zielorientierte Sitzungsvorbereitung Effiziente und erfolgreiche Sitzungsleitung Nachhaltige Nachbearbeitung Die 12Tipps und Tricks für erfolgreichere Sitzungen Schulung I Workshop I Moderation I Konzept I Lehrmittel w w w.w issen b il d en ch Grundsätzliche Überlegungen zu Sitzungen Schulung I Workshop I Moderation I Konzept I Lehrmittel w w w.w issen b il d en ch Diskussion erinnern sie sich an ihre letzte Sitzung: Hat sie Sinn und Zweck gehabt? Wurden die Ziele erreicht? Hat die Sitzung Spass gemacht? Wie fühlten Sie sich, als sie den Sitzungsraum verlassen haben? Was kann/sollte/müsste man bei Sitzungen in Ihrer Unternehmen ändern bzw. verbessern? Schulung I Workshop I Moderation I Konzept I Lehrmittel w w w.w issen b il d en ch Grundsätzliche Überlegungen zu Sitzungen Zahlen und Fakten: Besprechungen kosten Millionen Vergeudung der Ressource Arbeitszeit Ø 30.000 E-Mails pro Jahr 15 % Meetings-Zeit 5 Min verspäteter Beginn = 8 % Kosten 20 % der TN senden während Sitzung Ø alle 30 Minuten drei oder mehr E-Mails Schulung I Workshop I Moderation I Konzept I Lehrmittel w w w.w issen b il d en ch Fazit Schulung I Workshop I Moderation I Konzept I Lehrmittel w w w.w issen b il d en ch Das grosse Palaver Jeden Tag treffen sie sich aufs Neue, die Zeitdiebe und Selbstdarsteller, die Nörgler und die Schweiger, bei Kafi und Gipfeli fühlen sich die einen wichtig – die anderen sind schwer genervt Schulung I Workshop I Moderation I Konzept I Lehrmittel w w w.w issen b il d en ch Doch die Wahrheit ist… Viele Sitzungen sind komplett überflüssig dauern zu lange haben oft zu viele Teilnehmende sind schlecht geführt und, und, und... Kurz und nicht gut: Viel zu viele Sitzungen sind auch heue noch ein Zeitfresser und alles andere als effizient Schulung I Workshop I Moderation I Konzept I Lehrmittel w w w.w issen b il d en ch Die 6 R’s des Sitzungs-Managements Produkt Menge Ort Zeit Qualität Kosten Schulung I Workshop I Moderation I Konzept I Lehrmittel w w w.w issen b il d en ch Die Sitzungsphasen 1. Vorbereitung 2. Durchführung 3. Nachbearbeitung Schulung I Workshop I Moderation I Konzept I Lehrmittel w w w.w issen b il d en ch Phase 1: Vorbereitung Schulung I Workshop I Moderation I Konzept I Lehrmittel w w w.w issen b il d en ch Zielorientierte Sitzungsvorbereitung Schulung I Workshop I Moderation I Konzept I Lehrmittel w w w.w issen b il d en ch Zielorientierte Sitzungsvorbereitung Warum? – Notwendigkeit prüfen Fragen Sie sich: Was würde passieren, wenn sie gar nicht stattfände? Schulung I Workshop I Moderation I Konzept I Lehrmittel w w w.w issen b il d en ch Sitzungsgrund • Information • Probleme lösen • Entscheidungen treffen Schulung I Workshop I Moderation I Konzept I Lehrmittel w w w.w issen b il d en ch Überblick Sitzungsarten • Informationssitzung – informieren, anweisen, antworten • Motivationssitzung –, überzeugen, • Konfrontationssitzung - aushandeln • Problemlösungssitzung - kooperieren Schulung I Workshop I Moderation I Konzept I Lehrmittel w w w.w issen b il d en ch Zielorientierte Sitzungsvorbereitung Welche Absichten verfolge ich? Welche Ergebnisse sollen geliefert werden → eindeutiges und klares Sitzungsziel definieren Schulung I Workshop I Moderation I Konzept I Lehrmittel w w w.w issen b il d en ch Zielorientierte Sitzungsvorbereitung Teilnehmerkreis – wer soll teilnehmen Direkt betroffene zu Beteiligten machen Verbündete finden (Schlüsselpersonen) Gruppengrösse beachten Zeitliche Beanspruchung beachten Schulung I Workshop I Moderation I Konzept I Lehrmittel w w w.w issen b il d en ch Zielorientierte Sitzungsvorbereitung Themen bekannt geben Ablauf Traktanden Zeitplanung (1/3 für Pufferzeiten) Schulung I Workshop I Moderation I Konzept I Lehrmittel w w w.w issen b il d en ch Vollständige Sitzungseinladung Einladungsschreiben mit den Zielen Start und Ende Ort Traktandenliste mit den Themen Vorbereitungsaufgaben Alle für die Vorbereitung nötigen Dokumente Schulung I Workshop I Moderation I Konzept I Lehrmittel w w w.w issen b il d en ch Tipps: Meetings professionell vorbereiten 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) Keine Sitzung ohne konkrete Ziele Es gibt keine Sitzungsautomatik Teilnehmerzahl begrenzen - Jeder zweiter TN kann gehen Agenda aufsetzen – nicht jedes Traktandum ist geeignet Räumlichkeiten wählen – Grösse, Typ, Ausstattung beachten An zusätzliche Vorbereitungen denken Alternativen in Betracht ziehen Höchstens zwei Stunden Dauer Die effizienteste Sitzung ist eine Stehung Schulung I Workshop I Moderation I Konzept I Lehrmittel w w w.w issen b il d en ch Phase 2: Durchführung Schulung I Workshop I Moderation I Konzept I Lehrmittel w w w.w issen b il d en ch Phase 2: Durchführung Sitzungsleitung Zeitmanagement Spielregeln Verbindlichkeiten schaffen Konstruktiver Kommunikationsstil wahren Umgang mit Störungen / schwierigen TN Einsatz von Hilfsmittel Schulung I Workshop I Moderation I Konzept I Lehrmittel w w w.w issen b il d en ch Aufgaben Sitzungsleiter / Moderator Moderieren, strukturieren, leiten Sachorientierung im Sitzungsverlauf aufrechterhalten Zeitmanagement Schulung I Workshop I Moderation I Konzept I Lehrmittel w w w.w issen b il d en ch Der Sitzungsleiter ist streng, aber gerecht Bereiten Sie sich gut vor Ziel und Themen sind definiert und klar Steuern Sie die Besprechung moderat Bleiben Sie neutral Führen Sie durch Fragen (Unterschiedliche Fragetypen) Visualisieren Sie für alle sichtbar mit! Bleiben Sie beim Thema Achten Sie auf konkrete Vereinbarungen Schließen Sie positiv ab → Sie sind das Vorbild !!! Schulung I Workshop I Moderation I Konzept I Lehrmittel w w w.w issen b il d en ch Zeitmanagement • 2 x pünktlich • Ablauf / Zeitplan bekannt geben Schulung I Workshop I Moderation I Konzept I Lehrmittel w w w.w issen b il d en ch Spielregeln definieren Störungen haben Vorrang Ich-Botschaften Nur für sich selber sprechen Nur einer spricht – die anderen hören zu Andere Meinungen zulassen Sich kurz fassen Mitverantwortung tragen Schulung I Workshop I Moderation I Konzept I Lehrmittel w w w.w issen b il d en ch Spielregeln Schulung I Workshop I Moderation I Konzept I Lehrmittel w w w.w issen b il d en ch ERROR: stackunderflow OFFENDING COMMAND: ~ STACK:
© Copyright 2024 ExpyDoc
