Anleitung Konferenzportal - Telekom

Telefon- und Webkonferenzen
Anleitung
Lync
Inhalt
1
Anmeldung im Konferenzportal
3
2
Konferenzportal im überblick
3
2.1
Übersicht
3
2.2
Neue Konferenz
3
3
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
Neue Konferenz buchen
Allgemeine Einstellungen
E-Mail-Einladung
Teilnehmer
Erweiterte Einstellungen
Konferenz speichern
Zusammenfassung
Teilnehmer einladen
4
4
4
5
5
6
6
7
4
4.1
4.2
4.2.1
4.2.2
4.2.3
Konferenz starten und steuern
Konferenz-Einwahl
Konferenzsteuerung
Steuerung der Telefonkonferenz
Steuerung des WebMeeting
Steuerung der WebPräsentation
8
8
9
9
10
11
5
5.1
5.2
5.3
5.4
Persönliche Daten
Benutzerkonto
Adressbuch
Präsentationen
Audiodateien
12
12
12
13
13
6
6.1
6.2
6.3
Info
Hilfe
Telefonbefehle (DTMF-Steuerung)
Einwahlrufnummern
14
14
14
14
7
Kontakt
15
1 Anmeldung im Konferenzportal
Login
Um sich im Konferenzportal anzumelden, gehen Sie bitte
auf http://www.telekom.de/konferenzportal. Unter „Login
Moderator“ geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr
Passwort ein. Falls Sie sich als Teilnehmer – und nicht als
Moderator – einloggen möchten, klicken Sie bitte auf den
Reiter „Login Teilnehmer“.
Noch keinen Zugang?
Wenn Sie noch keinen Zugang besitzen, können Sie sich
über „Jetzt registrieren!“ kostenlos für das Konferenzportal
registrieren.
Passwort vergessen?
Sollten Sie Ihr Passwort nicht mehr zur Hand haben,
können Sie über „Passwort vergessen?“ Ihr Passwort
zurücksetzen lassen. Das neue Passwort wird an die von
Ihnen im Account angegebene E-Mail-Adresse gesendet.
2 Konferenzportal im überblick
2.1 Übersicht
Nach der Anmeldung gelangen Sie zur
Konferenzübersicht. Die Übersicht ist nach aktuellen
Konferenzen mit und ohne Termin sortiert. Per Klick auf
das Thema einer Konferenz rufen Sie die Konferenzdetails
auf.
Über den Link „Vergangene Konferenzen anzeigen“
unterhalb der Konferenzübersicht können Sie sich ältere
Konferenzen anzeigen lassen. Über „Einwahlrufnummern“
wird ein Fenster mit den Einwahlrufnummern eingeblendet.
Dieses Feld finden Sie oberhalb der Suchfunktion oben
rechts.
Konferenz starten
Wie Sie eine Konferenz starten und steuern, erfahren Sie in
Kapitel 4.
Konferenz löschen
Sie können eine Konferenz löschen, indem Sie in der
Spalte „Aktionen“ das X-Symbol anklicken. Anschließend
bestätigen Sie die Frage „Sind Sie sicher, dass Sie die
Konferenz löschen möchten?“ mit „OK“.
Konferenz Apps
Im unteren Bereich finden Sie nützliche Anwendungen für
PCs, Tablet und Smartphone, die Sie bei der Buchung und
beim Starten einer Konferenz unterstützen.
2.2 Neue Konferenz
Wählen Sie den Reiter „Neue Konferenz“ aus, um eine
neue Konferenz anzulegen (siehe Kapitel 3).
3
3 Neue Konferenz buchen
3.1 Allgemeine Einstellungen
Klicken Sie zum Anlegen einer neuen Konferenz auf den
Reiter „Neue Konferenz“.
Thema (der Konferenz)
Geben Sie zunächst ein Thema bzw. einen Namen für Ihre
Konferenz ein. Wählen Sie aus, ob Sie eine Konferenz ohne
oder mit einem festgelegten Termin anlegen möchten.
Konferenz ohne Termin (Anytime)
In eine Konferenz ohne einen bestimmten Termin können
Sie sich jederzeit einwählen – immer mit denselben
Zugangsdaten.
Konferenz mit Termin
Entscheiden Sie sich für eine Konferenz mit festgelegtem
Termin, geben Sie einfach Datum, Uhrzeit und Dauer ein.
Konferenztyp auswählen
Im rechten Teil der Seite geben Sie an, ob Sie nur eine
Telefonkonferenz oder zusätzlich eine Webkonferenz mit
WebMeeting oder WebPräsentation buchen möchten.
WebMeeting
Bei einem WebMeeting ist es möglich, dass Sie Ihren
Bildschirm allen Teilnehmern zeigen. Falls gewünscht,
können Sie auch die Bildschirme anderer Teilnehmer
sehen. Ein WebMeeting können Sie auch ohne
Telefonkonferenz buchen.
WebPräsentation
Eine WebPräsentation wählen Sie aus, wenn Sie Ihren
Teilnehmern eine PowerPoint-Datei vorführen möchten.
Diese können Sie per Klick auf „Jetzt PowerPoint
hochladen“ direkt von Ihrem Rechner hochladen. Eine
WebPräsentation ist nur in Verbindung mit einer
Telefonkonferenz buchbar.
3.2 E-Mail-Einladung
Unter dem Punkt „E-Mail Einladung“ können Sie Ihre Teilnehmer benachrichtigen und diese mit den Zugangsdaten zur
Konferenz versorgen.
Um Ihre Teilnehmer zu benachrichtigen, können Sie Einladungen versenden – mit Ihrem eigenen E-Mail- Programm oder
online direkt aus dem Konferenzsystem heraus (siehe Kapitel 3.7). Wählen Sie dafür die gewünschte Variante aus. Als
Standard ist „Einladungen mit eigenem E-Mail-Programm versenden“ eingestellt.
4
3.3 Teilnehmer
Die einzelnen Teilnehmer müssen Sie nur angeben, wenn Sie zuvor „Einladungen online versenden“ (siehe Kapitel 3.2)
ausgewählt haben. Tragen Sie dann Name, E-Mail und Telefonnummer der einzelnen Teilnehmer ein. Selbstverständlich
können auch mobile Endgeräte genutzt werden. Unser System unterstützt iOS, Android, Windows Mobile und BlackBerry
OS. Sie speichern einen Teilnehmer, indem Sie auf das Plus-Symbol rechts klicken. Über das X-Symbol löschen Sie einen
Teilnehmer.
Per Klick auf „Adressbuch durchsuchen“ können Sie Teilnehmer auswählen, die Sie zuvor im Adressbuch des
Konferenzsystems gespeichert haben (siehe Kapitel 5.2). Wählen Sie dabei die gewünschten Teilnehmer aus und klicken
Sie auf „Ausgewählte Kontakte übernehmen“. Sie können während einer laufenden Konferenz Teilnehmer nachträglich
einladen oder hinzufügen – direkt aus der Konferenzsteuerung der Weboberfläche heraus (siehe Quick-Invitation).
In den Spalten „einladen“, „anrufen“ und „Moderator“ können Sie für jeden Teilnehmer individuelle Einstellungen
vornehmen. Wenn Sie bei „anrufen“ ein Häkchen setzen, wird dieser Teilnehmer zur Konferenz angerufen und muss sich
nicht über die Einwahlrufnummer einwählen (Dial-Out). Setzen Sie bei „einladen“ ein Häkchen, erhält der Teilnehmer eine
Einladung per E-Mail. Setzen Sie das Häkchen bei „Moderator“, erhält der Teilnehmer in der Konferenz Moderator-Rechte.
Wenn Sie unten in den Spalten „Alle“ anwählen, werden die Häkchen bei allen Teilnehmern gesetzt. Die E-Mail-Inhalte
können Sie nach Abschluss der Buchung der Konferenz in der Zusammenfassung anpassen (siehe Kapitel 3.7).
3.4 Erweiterte Einstellungen
Unter dem Punkt “Erweiterte Einstellungen“ können Sie einzelne Funktionen Ihrer Konferenz individuell konfigurieren.
Sprache
Hier legen Sie die Sprache für die Ansagen innerhalb der
Konferenz und für den Text der Bestätigungs- und
Einladungs-E-Mail fest.
Kostenstelle
Die Kostenstelle wird in der Telefonrechnung aufgeführt.
Gesprächsmitschnitt
Sie können das Gespräch mitschneiden. Wenn Sie die
Konferenz aufzeichnen, werden alle Teilnehmer vor
Konferenzbeginn darüber informiert. Wählen Sie, ob Sie
den Mitschnitt manuell oder automatisch starten.
Maximale Teilnehmerzahl
Bei Bedarf können Sie die Anzahl der Konferenzteilnehmer
begrenzen. Sobald die maximale Anzahl erreicht ist,
können sich keine weiteren Teilnehmer mehr einwählen.
5
Anruf-Optionen (Dial-Out)
Hier stellen Sie ein, wie die Teilnehmer zur Konferenz
angerufen werden (das sogenannte Dial-Out-Verfahren).
Diese Einstellungen sind nur relevant, wenn Sie zuvor bei
einem Teilnehmer ein Häkchen bei „anrufen“ gesetzt
haben. Sie können die Wahlwiederholungen und die
Pause dazwischen einstellen. Zusätzlich wählen Sie, ob die
Teilnehmer gleichzeitig oder nacheinander angerufen
werden, und ob der Teilnehmer um eine aktive Bestätigung
gebeten wird, sobald er angerufen wird. Diese Funktion
wird auch unterstützt, wenn ein Teilnehmer ein
Smartphone nutzt.
Smartphone
Mit dieser Option ermöglichen Sie die Teilnahme an der
Konferenz über Voice-over-IP. Der Teilnehmer sieht bei
Konferenzbeitritt die Option „Per Computer teilnehmen“.
Teilnehmer können sich anrufen lassen
Teilnehmer erhalten beim Konferenzbeitritt die Option, sich
anrufen zu lassen („Dial-Out“). Dazu müssen sie ihre
Telefonnummer eingeben. Sie werden daraufhin
angerufen und mit der Telefonkonferenz verbunden.
Extras
Sicherheitscode
Um den Sicherheitsstandard noch weiter zu erhöhen,
haben Sie die Möglichkeit, zusätzlich einen vierstelligen
Sicherheitscode einzugeben.
Teilnehmerzuschaltung
Hier können Sie den Modus (Laut/Stumm) beim Eintreten
in den Konferenzraum bzw. beim Verlassen einstellen. Für
„Betreten“ und „Verlassen“ wählen Sie zwischen „Kein
Signal“, „Namensansage“ und „Signalton“. So wird z. B.
der Name eines Teilnehmers angesagt, sobald dieser der
Konferenz beigetreten ist oder sie verlassen hat.

Konferenz beenden, wenn Moderator auflegt.

Teilnehmer im Warteraum bis Moderator
eingewählt.

Teilnehmerliste: Teilnehmer sehen, wer noch in
der Konferenz ist, sobald sie sich im
Konferenzportal einloggen.

Chat: Teilnehmer können untereinander und mit
dem Moderator chatten, sobald sie sich im
Konferenzportal einloggen.
3.5 Konferenz speichern
Vorlage speichern und laden
Über „Konferenz als Vorlage speichern“, können Sie die
Konferenz als Vorlage abspeichern. Diese können Sie
anschließend über „Konferenz aus Vorlage laden“
aufrufen.
Konferenz einrichten
Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen und die
Teilnehmer hinzugefügt, klicken Sie auf „Konferenz
einrichten“, um die Konferenz zu speichern. Sie erhalten
die Meldung „Ihre Konferenz wurde erfolgreich
eingerichtet“.
3.6 Zusammenfassung
Angaben kontrollieren
Sie sehen eine Zusammenfassung der Konferenzdetails.
Rechts oben finden Sie alle benötigten Zugangscodes und
einen Button, mit dem Sie die Einwahlrufnummern
aufrufen. Am besten kontrollieren Sie noch einmal Ihre
Angaben und versenden dann die Einladungen (siehe
Kapitel 3.7). Falls Sie keine Einladungen senden möchten,
klicken Sie unten rechts auf „Abschließen ohne
Einladungen zu versenden“.
6
3.7 Teilnehmer einladen
Einladung mit eigenem E-Mail-Programm
versenden
Wenn Sie beim Anlegen der Konferenz „Einladung mit
eigenem E-Mail-Programm versenden“ ausgewählt haben,
können Sie diese jetzt über die Buttons „ModeratorEinladung“ und „Teilnehmer-Einladung“ versenden. Es
wird jeweils eine neue E-Mail mit einem vorgefertigten
Einladungstext in Ihrem Programm, z. B. Outlook, geöffnet.
Den Text können Sie nach Belieben bearbeiten, die
Empfänger können Sie aus Ihrem lokalen Adressbuch
hinzufügen oder die E-Mail-Adressen manuell eingeben.
Einladungen online versenden
Haben Sie beim Anlegen der Konferenz „Einladungen
online versenden“ ausgewählt, können Sie jetzt die
Einladungen für Moderator und Teilnehmer direkt auf der
Seite bearbeiten.
Als Standard ist eingestellt, dass die Einladung als OutlookTermin angehängt wird. Wenn Sie dies nicht möchten,
entfernen Sie das Häkchen bei „Einladungen als
VCalendar-Datei anhängen (Outlook-Termin)“.
Zum Schluss klicken Sie auf den Button „Einladungen
versenden“. Mit dem Versenden dieser Einladungen wird
zusätzlich eine Buchungsbestätigung an Ihre E-MailAdresse gesendet.
7
4 Konferenz starten und steuern
4.1 Konferenz-Einwahl
Einwahl in den Telefon-Teil einer Business
Konferenz, einem WebMeeting und einer
WebPräsentation
Um sich in eine Telefonkonferenz einzuwählen, klicken Sie
zunächst auf den Button, bzw. Moderatoren – oder
Teilnehmer-Link in Ihrer Einladungsmail.
Die Beitrittsarten im Überblick
Es öffnet sich daraufhin ein Browserfenster, in dem Sie
Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse für den Eintritt in die
Konferenz eingeben. Ihre persönlichen Login-Daten
können Sie auch für nachfolgende Konferenzen speichern.
Die Speicherfunktion lösen Sie hierbei durch einen Haken
beim Feld „Name und E-Mail-Adresse speichern“ aus.
Um in den Konferenzbereich zu gelangen, klicken Sie auf
„Weiter“.
Ich rufe an
Suchen Sie im Menü Ihren aktuellen Standort aus und
wählen Sie die angezeigte Einwahlrufnummer. Geben Sie
anschließend den aufgeführten Zugangscode über Ihre
Telefontastatur ein und bestätigen Sie mit der #-Taste.
Bestätigen Sie Ihre Einwahl in die Konferenz durch
Anklicken des Buttons „Zur Telefonkonferenz“.
Für den Eintritt in die jeweilige Konferenz kann zwischen
verschiedenen Beitrittsarten unterschieden werden. Diese
sind vom Moderator im Vorfeld der Konferenz einstellbar.
Mich anrufen
Suchen Sie in der Liste Ihre Landesvorwahl aus und geben
Sie Ihre Rufnummer ein. Mit einem Klick auf „Jetzt anrufen“
werden Sie vom Konferenzsystem angerufen. Diese
Funktion wird erst angezeigt, wenn sich ein Moderator in
die Konferenz eingewählt hat.
Per Computer teilnehmen
Um sich per Voice-over-IP (VoIP) in die Konferenz
einzuwählen, klicken Sie auf die Option „Per Computer
teilnehmen“. Mit einem Klick auf den Button „Jetzt
verbinden“ werden Sie in die Konferenz geleitet.
Ich bin bereits in der Konferenz
Sollten Sie sich bereits über einen anderen Weg, z.B. per
Einwahlrufnummer und Zugangscode in die Konferenz
eingewählt haben, schließen Sie mit einem Klick das
Auswahlfenster.
8
Starten der Webkonferenz-Software für
WebMeeting und WebPräsentation
Für Moderatoren
Nachdem Sie sich in die Telefonkonferenz eingewählt
haben, startet die Webkonferenz mit einem Klick auf den
Button „WebMeeting beitreten“ / „Präsentation steuern“.
Hochladen einer PowerPoint-Präsentation für eine
WebPräsentation
Sie haben die Möglichkeit Ihre eigene PowerPointPräsentation in eine Konferenz einfließen zu lassen.
Klicken Sie zunächst auf „Präsentation steuern“. Das
nachfolgende Fenster ermöglicht Ihnen das Hochladen
Ihrer Datei. Klicken für den Upload auf „Präsentation
hochladen“.
Anschließend erscheint die Präsentation in Ihrer Übersicht.
In der Spalte „Aktionen“ finden Sie das Icon
„WebPräsentation starten Flash“ – betätigen Sie dieses
Icon und spielen Sie hiermit die PowerPoint-Präsentation in
die Webkonferenz ein. Ihre Präsentation ist nun sichtbar für
alle Teilnehmer.
4.2 Konferenzsteuerung
4.2.1 Steuerung der Telefonkonferenz
Die Telefon-Eigenschaften bei Telefonkonferenzen,
WebMeeting und WebPräsentationen können
Moderatoren zentral steuern.
Nach Eintritt in die Konferenz, sehen Sie als Moderator die
eingewählten Teilnehmer in einer Übersicht am linken
Bildrand. Von hieraus können Sie Ihre Konferenz zentral
steuern und haben unterschiedliche Werkzeuge zur
Umsetzung aufgelistet.
Aufzeichnung aus / an
Mit einem Klick auf die Schaltfläche starten oder beenden
Sie die Aufnahme der Konferenz. Ihre Teilnehmer erhalten
zudem eine Ansage, dass die Konferenz aufgezeichnet
wird.
Schloss-Icon
Klicken Sie auf das „Schloss“-Icon
um die Konferenz für weitere
Teilnehmer zu sperren oder zu entsperren.
Menü-Icon
Mit einem Klick auf das Icon
steuern Sie alle Teilnehmer
gleichzeitig.
Alle Teilnehmer
Verbinden: Schalten Sie alle
Teilnehmer der Konferenz auf „laut“.
Stumm schalten: Schaltet alle
Teilnehmer auf Stumm.
Geparkt schalten: Bei allen Teilnehmern wird eine
Wartemusik eingespielt. Eine Unterhaltung zwischen den
Teilnehmern ist währenddessen nicht möglich. Über
„Verbinden“ werden alle Teilnehmer wieder in die
Konferenz geschaltet.
Alle Wortmeldungen löschen: Hier werden alle
Wortmeldungen der Teilnehmer gelöscht.
Konferenz beenden: Trennt die Verbindung zu allen
Teilnehmern und Moderatoren.
Sortieren und Ordnen:
Unter „Teilnehmer“
können Sie die
Teilnehmerliste nach
Teilnehmern, Sprechern,
Zuhörern und
Wortmeldungen sortieren.
9
Suchen: Im Suchfeld
können Sie gezielt nach
einzelnen Teilnehmern in
der Liste suchen.
Teilnehmer einzeln steuern
Als weitere Bedienungsvariante können Sie die
Teilnehmer-Einstellungen auch für jeden Teilnehmer
einzeln steuern, in dem Sie diese in der Spalte „Telefon“
separat konfigurieren.
Quick-Invitation
Für eine komfortable Aufnahme weiterer Teilnehmer
während einer laufenden Konferenz, brauchen Sie
lediglich die Telefonnummer des gewünschten
Teilnehmers in das Feld „Rufnummer“ eintippen und durch
Klick auf „Anrufen“ die Einladung aussenden.
4.2.2 Steuerung des WebMeeting
Telefonkonferenz mit Webkonferenz verbinden. Ist der Moderator bereits über seine Einwahlrufnummer und den
entsprechenden Zugangscode in die Konferenz eingewählt, kann er das WebMeeting und die Telefonkonferenz verbinden.
Hierfür muss eine sechsstellige PIN über die Telefontastatur eingegeben werden.
Bei der Einwahl über die Weboberfläche per Link erfolgt diese Verbindung automatisch.
Aktives WebMeeting
Das Webkonferenz-Panel erscheint auf dem Bildschirm aller Teilnehmer – und das WebMeeting kann beginnen.
Vergeben Sie Zugriffsrechte an Ihre Teilnehmer und ermöglichen Sie das Teilen von
Bildschirminhalten oder die Fernsteuerung Ihres PCs, beispielsweise für die gemeinsame
Bearbeitung von Dokumenten.
Anzeige der in der Konferenz befindlichen Personen, aufgeteilt nach Moderatoren und
Teilnehmern
Auswahl der für die Teilnehmer sichtbaren zu teilenden Applikationen, Inhalte und Fenster
Anzeige über die für die Teilnehmer sichtbaren geteilten Inhalte
Chatfunktion zum stillen oder privaten Austausch
Ablage zum Austausch von relevanten Dateien
Videofunktion zur Ansicht der Teilnehmervideos
Anzeige des eigenen Videobildes zur Ansicht und Kontrolle
Sicherheitsprotokoll der wichtigsten Vorgänge während der Konferenz, z. B. Beitritt von
Teilnehmern, Namensänderungen, Austritt etc.
10
Stop: Über Stop kann die Sitzung geschlossen
werden.
Quadrat: Per Klick auf das Quadrat minimieren Sie
das Webkonferenz-Panel.
Wenn Sie als Moderator die Maus über das Quadrat
bewegen, erscheinen weitere Funktionen.
Stift: Über das Bleistift-Symbol wird die
Whiteboard-Funktion in einem neuen Fenster
gestartet.
Aufnahme: Per Klick auf das Aufnahme-Symbol
starten bzw. stoppen Sie die Aufzeichnung einer
Konferenz.
Werkzeug: Über das Werkzeug-Symbol starten Sie
einen Bandbreitentest in einem neuen Fenster. Hier
können Sie sich die Internet-Verbindung der einzelnen
Teilnehmer anzeigen lassen.
Farbskala: Hier können Sie die
Bildübertragungsqualität einstellen.
Wenn Sie als Teilnehmer die Maus über das Quadrat
bewegen, erscheinen andere Funktionen.
Lupe: Über das Lupen-Symbol wechseln Sie in den
Zoom-Modus, mit dem Sie das übertragene Bild
vergrößern können.
Beenden: Über das Werkzeug-Symbol und einen Klick auf
„Sitzung beenden“ können Sie die Sitzung beenden.
4.2.3 Steuerung der WebPräsentation
Als Moderator stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten
zur Steuerung Ihrer PowerPoint-Präsentation zur
Verfügung.
Die Folien in der Vorschau sehen.
Die Folientitel in der Vorschau sehen.
Mit den folgenden Buttons können Sie:
Ihre Präsentation öffnen.
Die Präsentation starten.
Vorwärts und rückwärts blättern.
Eine Abstimmung mit Pro und
Contra starten.
Das Abstimmungsergebnis in
der oberen Leiste einsehen.
Die Bildschirmgröße anpassen.
Mit dem Pointer besondere Stellen auf Ihrer
Präsentation markieren
Die Konferenzsteuerung in
den Vordergrund rücken.
11
5 Persönliche Daten
5.1 Benutzerkonto
Per Klick auf „Persönliche Daten“ im oberen Bereich der
Seite können Sie Ihre Einstellungen im Benutzerkonto
vornehmen.
Neben Ihren persönlichen Daten ändern Sie hier auch
Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort.
Nachdem Sie Änderungen gemacht haben, klicken Sie auf
„Speichern“. Anschließend erhalten Sie die Meldung
„Benutzerkonto wurde erfolgreich gespeichert“.
5.2 Adressbuch
Im Adressbuch des Konferenzsystems können Sie Ihre
Kontakte anlegen und falls gewünscht auch in Gruppen
aufteilen.
Neuen Kontakt anlegen
Zum Anlegen eines neuen Kontakts geben Sie Name, EMail und Telefonnummer in die Formularfelder ein und
klicken auf das Plus-Symbol.
Kontakt bearbeiten und löschen
Um einen Kontakt zu bearbeiten, klicken Sie auf das StiftSymbol. Es öffnet sich das Fenster „Kontaktdaten
bearbeiten“. Hier können Sie Änderungen vornehmen und
z. B. weitere Telefonnummern angeben. Per Klick auf „Als
Vorgabe verwenden“ können Sie die Nummer auswählen,
die als Standard genommen wird.
Per Klick auf „Speichern“ werden Ihre Änderungen
übernommen. „Kontaktdaten löschen“ entfernt den
Kontakt aus dem Adressbuch.
Neue Gruppe anlegen
Zum Anlegen einer neuen Gruppe geben Sie den Namen
der Gruppe in das Formularfeld ein und klicken auf das
Plus-Symbol. Die Gruppe erscheint jetzt in der Liste
darunter.
Kontakt in Gruppe anlegen
Wählen Sie zunächst die gewünschte Gruppe aus, so dass
diese Magenta markiert ist. Jetzt können Sie rechts Name,
E-Mail und Telefonnummer eines Kontaktes eingeben und
per Klick auf das Plus-Symbol speichern. Anschließend
erscheint der Kontakt in der Liste der Gruppe. Um einen
Kontakt nachträglich einer Gruppe zuzuordnen, klicken Sie
auf das Stift-Symbol und wählen im Fenster „Kontaktdaten
bearbeiten“ unten bei „Gruppen“ die gewünschte Gruppe
aus.
Kontakte importieren
Über „Kontakte importieren“ können Sie Kontakte per CSVDatei hochladen. Die Datei muss mindestens Name und
Rufnummer enthalten. Die Kontakte werden zu der zuvor
ausgewählten Gruppe hinzugefügt. Haben Sie vorher „Alle
Kontakte“ markiert, so werden die importierten Kontakte
keiner Gruppe zugeordnet.
12
5.3 Präsentationen
In einer Konferenz mit WebPräsentation können Sie Ihren
Teilnehmern PowerPoint-Präsentationen über das Internet
zeigen.
Neue Präsentation hochladen
Laden Sie eine Datei über „Neue Präsentation hochladen“
hoch, damit sie für die Präsentation im Internet
umgewandelt wird. Wählen Sie die Datei von Ihrem
Computer aus und klicken Sie auf „Hochladen“.
Anschließend erscheint die Präsentation in der Liste. Sie
können sich eine Vorschau anzeigen lassen oder nicht
mehr benötigte Präsentationen löschen.
Wenn Sie eine Konferenz mit WebPräsentation
durchführen, haben Sie direkten Zugriff auf die
Präsentation. Auch wenn Sie das Meeting bereits gestartet
haben, können Sie Präsentationen noch hinzufügen (siehe
Kapitel 4.2.3). Wir empfehlen Ihnen jedoch, Ihre
Präsentationen vorher hochzuladen.
5.4 Audiodateien
Sie können Audiodateien zur Wiedergabe in Ihren
Telefonkonferenzen einspielen. Dazu laden Sie bitte
Audiodateien von Ihrem Computer hoch oder geben den
Text direkt ein.
Audiodatei hochladen
Klicken Sie auf „Audiodatei hochladen“. Dann wählen Sie
die Datei im MP3- oder WAV-Format von Ihrem Computer
aus und klicken auf „Hochladen“. Anschließend erscheint
die Audiodatei in der Liste.
Audiodatei aus Texteingabe erzeugen
Geben Sie Ihren gewünschten Text ein. Dieser wird mit
einer automatischen Stimme in eine Audiodatei
umgewandelt (Text-to-Speech). Diese Datei steht Ihnen
dann als Playback für Ihre Telefonkonferenz zur
Verfügung. Klicken Sie zum Speichern auf „Als Audiodatei
speichern“. Anschließend erscheint die Datei in der Liste.
Um eine Audiodatei anzuhören, laden Sie sich diese über
„Download“ herunter und starten sie. Über „Löschen“
entfernen Sie eine Datei aus der Liste.
13
6 Info
6.1 Hilfe
Im Hilfebereich finden Sie diese Anleitung zum Download
sowie detaillierte Videoanleitungen zu Telefonkonferenzen
und Webkonferenzen mit WebMeeting und
WebPräsentation.
6.2 Telefonbefehle (DTMF-Steuerung)
Wir haben Ihnen eine Liste mit den Telefonbefehlen
zusammengestellt, die Ihnen während einer Konferenz
weiterhelfen.
6.3 Einwahlrufnummern
Hier erhalten Sie eine Übersicht über die
Einwahlrufnummern.
14
7 Kontakt
Um uns direkt aus dem Konferenzportal heraus zu
erreichen, füllen Sie einfach das Formular aus. Unsere
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden umgehend mit
Ihnen Kontakt aufnehmen.
Alternativ erreichen Sie uns auch per E-Mail unter
[email protected] oder per Telefon unter
0800 0161 330 (aus Deutschland) und +49 69 909 22872
(aus dem Ausland).
15
Hinweis
Die beschriebene Anleitung gilt für die Produkte Business Konferenz, WebMeeting und WebPräsentation zum
nutzungsabhängigen Tarif.
Fragen, Wünsche, Informationen?
Telekom Deutschland GmbH
Conferencing & Collaboration Solutions
0800 0161 330
[email protected]
www.telekom.de/konferenzen

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