Die Digitalisierung schreitet voran!

Die Digitalisierung schreitet voran!
E-Rechnung, Archivierung, Digitaler Belegaustausch
IHK Mittleres Ruhrgebiet
12. Mai 2015 in Bochum
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DATEV-Rechenzentrum
in Zahlen
Stand Januar 2015
13.05.2015
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Lösungen für Unternehmen im Überblick
Software für kaufmännische Aufgaben
Auftragswesen
Dokumentenablage
Rechnungswesen
Zahlungsverkehr
unterjährige Beratung und Jahresabschluss durch den Steuerberater
Software für Personalwirtschaft
Personalmanagement
Lohn- und
Gehaltsabrechnung
Qualitätsmanagement
IT-Lösungen für Kommunikation und Datensicherheit
Elektronisches
Organisationshandbuch
E-Mail
Sicherheit
+ Wissen + Beratung + Service
IT-Outsourcing
13.05.2015
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Einfluss Digitalisierung auf die Geschäfts- und Arbeitsprozesse in deutschen Unternehmen (Stand 2014)
IHK Unternehmensbarometer zur
Digitalisierung 2014
13.05.2015
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Der Druck steigt und kommt näher! (Österreich als Vorbild?)
Ab 1.1.2014 Pflicht in Österreich
(z.B. Dänemark seit 2005)
13.05.2015
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Rechnungswesen 2.0
5
Welche Themen werden im Vortrag behandelt?
Agenda
n Elektronische Rechnungsstellung
n Definition und Pflichtangaben
n Trend Digitalisierung
n Rechtliche Rahmenbedingungen
n ZUGFeRD
n Praxisbeispiele
n Elektronische Archivierung
n GoBD
n Ersetzendes Scannen
n Digitaler Belegaustausch (Buchführung Online)
13.05.2015
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Definition Rechnung und Definition eRechnung
Definition Rechnung: (UStG § 14)
„Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet
wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.“
Definition eRechnung: (UStG § 14)
„Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem
elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.“
Übermittlungswege
• per Email (Bilddatei,
Textdatei)
• DE-MAIL oder EPOSTBRIEF
• Computerfax/Faxserver
• Webdownload
• EDI (Datenaustausch)
13.05.2015
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7
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Formelle
Prüfung
nach
§ (4)
14 UStG:
(4) UStG:
Formelle Prüfung
nach
§ 14
Eine Rechnung
Rechnung muss
folgende
Angaben
enthalten
Eine
muss
folgende
Angaben
enthalten
1
1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
und des Leistungsempfängers,
2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm
vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
1
3. das Ausstellungsdatum,
3
4
4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung
der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
6
5
5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände
oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
8
7
6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt
für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung
des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag
oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder
sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und
9. in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des
Leistungsempfängers
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Rechnungswesen 2.0
2
8
Elektronischer Rechnungsverkehr – Ein Trend!
SEPA
Elektronischer
Rechnungsverkehr
GDPdU/ GoBD
ELStAM
neuer
Personalausweis
(nPA)
Elektronische
Steuererklärung
E-Government
13.05.2015
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Digitalisierung der
Geschäftsprozesse
E-Bilanz
9
Das bringt Ihnen der Einsatz von eRechnungen
Durch die Digitalisierung des Rechnungsverkehrs kann ihr Unternehmen …
… auf Anforderungen wichtiger Geschäftspartner reagieren
… Zeit einsparen (Transportwege, Liquidität)
… das Unternehmensimage modernisieren
… umweltbewusst agieren
… Kosten für Papier, Druck, Porto senken
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10
Liquidität: Verkürzung kontokorrentfinanziertes Kundenziel
n Umsatzerlöse
1.000.000 Euro
n Forderungen aus Lieferung und Leistung
100.000 Euro
n aktuelles Kundenziel in Tagen
36
z. B. Rechnungsschreibung Freitag statt Montag oder fehlende Postlaufzeit (eRechnung)
n gewünschtes Kundenziel in Tagen
33
n verbleibende Forderungen
91.667 Euro
n Verminderung der Forderungen
8.333 Euro
n Kontokorrentzinssatz p. a.
12,00 %
n bisheriger Aufwand aus Kontokorrentzins
12.000 Euro
n verbleibender Aufwand aus Kontokorrentzins
11.000 Euro
n Verringerung des Zinsaufwands pro Jahr
1.000 Euro
n Verringerung des Zinsaufwands pro Monat
83 Euro
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Industrielle Lösungen (Trendbeschleuniger):
Kosten für elektronisch signierte Rechnungen aus SAP
Quelle:
Esker GmbH:
www.esker.de
13.05.2015
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Prozesskosten (beispielhaft) für Rechnungssender
Zahlungsabgleich
Cash
Management
3,90 €
0,50 €
4,50 €
2,20 €
11,10 €
0
0,40 €
3,00 €
0,80 €
4,50 €*
Archivierung
Zahlung oder
Mahnung
elektronisch,
automatisiert
Drucken
Kuvertieren
Verschicken
Papier
Vollkosten
Einsparung pro Rechnung 6,60 € = 59 %
Quelle: Billentis Marktstudie 2014 „E-Rechnung
Drei Impulsgeber verändern den Markt“
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*Berücksichtigt sind 0,30 € Transaktionskosten für E-Invoicing Dienstleister
13
Prozesskosten (beispielhaft) für Rechnungsempfänger
Prüfen
Bestellabgleich
Reklamation
bearbeiten
Zahlung
Cash Management
1,10 €
3,00 €
4,00 €
2,50 €
4,80 €
2,20 €
0
0
1,20 €
2,00 €
2,00 €
0,80 €
Einsparung pro Rechnung 11,20 € = 64 %
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Quelle: Billentis Marktstudie 2014 „E-Rechnung
Drei Impulsgeber verändern den Markt“
Archivierung
Erfassen
elektronisch,
automatisiert
Empfangen
Zuordnen
Papier
Vollkosten
17,60 €
6,40 €*
*Berücksichtigt sind 0,40 € Transaktionskosten für E-Invoicing Dienstleister
14
Beispiel für digitale Unternehmensprozesse
Erkennen Sie diesen Pendelordner wieder?
13.05.2015
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Detailansicht Kontobewegung - z.B. eRechnung als digitaler Beleg
13.05.2015
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DATEV Unternehmen online: Zahlen vom Belegbild
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Buchen von eRechnung in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro
13.05.2015
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Rechtliche Anforderungen eRechnungen
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eRechnung – was galt bisher (bis 30.06.2011)? (Altregelung)
Authentizität
„Echtheit der Herkunft“
Integrität
„Unversehrtheit des Inhalts“
eindeutige Identifizierung des
Rechnungsausstellers
keine Veränderung der Daten
gewährleistet durch
qualifizierte elektronische Signatur
elektronischer Datenaustausch (EDI)
elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen der Zustimmung des Empfängers
n Zustimmung bedarf keiner besonderen Form
n Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend
n Es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung
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Sicherheitstechnische und rechtliche Anforderungen
an eine elektronische Rechnung (ab 1. Juli 2011)
Authentizität
„Echtheit der Herkunft“
eindeutige Identifizierung des
Rechnungsausstellers
Integrität
„Unversehrtheit des Inhalts“
Lesbarkeit
„Lesbarkeit der Rechnung“
keine Veränderung der Daten
während der Aufbewahrungsfrist
verfügbar und jederzeit innerhalb
angemessener Frist lesbar
gewährleistet durch
innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad
alternativ: QES oder EDI
elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen der Zustimmung des Empfängers
n Zustimmung bedarf keiner besonderen Form
n Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend
n Es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung
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eRechnung – Authentizität
n Echtheit der Herkunft (Authentizität) bedeutet,
dass Sicherheit über die Identität des Rechnungsausstellers besteht.
Kriterien:
n Wurde die Leistung bestellt?
n Wurde die Leistung korrekt erbracht?
n Ist der Zahlungsanspruch korrekt?
Als Prüfpfade eignen sich u.a.:
n Geschäftsbriefe und Verträge
n Bestelldokumente
n Lieferscheine
n Buchhalterische Abbildung
eRechnung
Lieferschein
Auftragsbestätigung
Angebot
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eRechnung – Integrität & Lesbarkeit
n Unversehrtheit des Inhalts (Integrität) bedeutet,
dass die Inhalte der umsatzsteuerlich geforderten Angaben in einer Rechnung nicht
verändert wurden.
Kriterien und Prüfpfade:
n Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
n vollständig und inhaltlich richtig (richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt,
richtiger Zahlungsempfänger)
n ergänzend: rechnerische Richtigkeit
Eine Rechnung gilt als lesbar (Lesbarkeit), wenn sie für das menschliche Auge lesbar ist.
n Rechnungsdaten (z. B. per EDI-Nachrichten, XML-Nachrichten, o. ä.) sind im Originalformat
nicht lesbar, sondern erst nach einer Konvertierung.
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eRechnung – innerbetriebliches Kontrollverfahren
Verfahren, das der Rechnungsempfänger zum Abgleich der Rechnung mit seiner
Zahlungsverpflichtung einsetzt.
d.h., verwendet der Unternehmer keine QES oder EDI-Verfahren, so sind diese Kriterien
durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad
zwischen Rechnung und Leistung schafft, sicherzustellen.
Für ein innerbetriebliches Kontrollverfahren gilt:
n Ausgestaltung obliegt den Unternehmen selbst
n manueller Abgleich möglich, keine vorgeschriebenen technischen Verfahren, kann jedoch ein
entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen sein (Abgleich Bestellwesen)
n als Prüfpfad eignen sich Geschäftsbriefe und Verträge, Bestelldokumente, Lieferscheine,
buchhalterische Abbildung
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eRechnung – innerbetriebliches Kontrollverfahren
… dient nicht zur
n Prüfung der materiell-rechtlichen Voraussetzungen
n Gewährleistung der inhaltlichen Ordnungsmäßigkeit nach $§14 Abs.4, 14a UStG erforderlichen
Angaben
Es soll lediglich die korrekte Übermittlung der Rechnung sichergestellt werden.
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Relevante Prüfschritte eines „innerbetrieblichen Kontrollverfahrens“
n Prüfung der Lesbarkeit der Rechnung
n Prüfung der Herkunft der Rechnung. Anhaltspunkt kann bspw. ein Abgleich der Absenderadresse
mit der angegebenen Bankverbindung oder Steuernummer sein
n Prüfung auf doppelte Rechnung
n Prüfung, ob die Rechnung sachlich richtig ist, z.B. durch Abgleich der Rechnung mit Liefer- und
Leistungsnachweisen, Bestellungen, Verträgen oder Vereinbarungen
n Prüfung, ob die richtigen Leistungsmengen und die vereinbarten Preise in Rechnung gestellt
wurden
n Prüfung, ob alle Angaben gem. § 14 (4) UStG auf der Rechnung enthalten und korrekt sind
n Prüfung, ob die Rechnung rechnerisch richtig ist
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eRechnung – Vorsteuerabzugsberechtigung
Vorsteuerabzugsberechtigung ist sicherzustellen über
n Vollständigkeit und Richtigkeit der Rechnungsangaben nach §§ 14, 14a UStG sowie
n Besitz der Rechnung
BMF-Schreiben (Juli 2012)
n Inhaltlich richtige Rechnung: richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger
Zahlungsempfänger – rechtfertigt die Annahme, dass Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des
Inhalts gegeben sind.
Sind die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben, kommt dem
innerbetrieblichen Kontrollverfahren bzw. dem Übermittlungsvorgang selbst
keine eigenständige Bedeutung mehr zu.
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eRechnung – Dokumentationspflicht
n nicht erforderlich
n aber: GoBD schreiben Verfahrensdokumentation vor, hier also für den Prozess der
Rechnungsprüfung
n empfohlen seien Nachweise pro Rechnung, dass das innerbetriebliche Kontrollverfahren durchlaufen
wurde
n Rechnungsempfänger trifft unverändert die Feststellungslast
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eRechnung – Aufbewahrung
n Archivierungspflichten sind unverändert: Aufbewahrung über 10 Jahre
n Anforderung an Aufbewahrung geregelt nach § 14b UStG, § 147 AO, GoBD (ehemals GoBS, GDPdU)
Die Erfüllung ist nicht Voraussetzung für den Vorsteuerabzug.
Eine Verletzung kann als eine Ordnungswidrigkeit im Sinne des
§ 26a Abs. 1 Nr. 2 UStG geahndet werden.
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Die Politik reagierte – Steuervereinfachungsgesetz 2011
Der § 14 Abs. 3 lautet:
Unbeschadet anderer nach Absatz 1 zulässiger Verfahren gelten bei einer elektronischen Rechnung die
Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts als gewährleistet durch
n eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) oder eine QES mit Anbieterakkreditierung.
n elektronischen Datenaustausch (EDI) (…), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch
der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der
Daten gewährleisten.
Fazit:
Signatur und elektronischer Datenaustausch (EDI) sind (nur noch) Beispiele für Technologien, die die
Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer eRechnung gewährleisten.
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ZUGFeRD
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eRechnungen in Europa/Deutschland: Formate heute und Ausblick
100 %
90 %
reine Strukturdaten
EDI, XML
80 %
Hybrid
PDF + XML
70 %
60 %
50 %
40 %
elektronische Bilder
PDF …
30 %
20 %
10 %
0%
2000
2010
2020
Quelle: Billentis Marktstudie 2012 „E-Rechnungen als Chance in einem veränderlichen Marktumfeld“
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ZUGFeRD
Grundlagen FeRD
Ergebnis:
FeRD:
Forum elektronische Rechnung Deutschland
Unabhängiger Mittler an der Schnittstelle von Ministerien,
Verbänden und Unternehmen
einheitliches
Rechnungsdatenformat
Arbeitsgemeinschaft für
wirtschaftliche Verwaltung e. V.
• Eine nationale Plattform von Ministerien, Verbänden und Unternehmen,
um Akzeptanz und die Verbreitung elektronischer Rechnungen in
Deutschland zu schaffen.
• Aufgabe:
Thema „elektronische Rechnungen“ unter technischen, geschäftlichen,
wirtschaftlichen und rechtlichen Gesichtspunkten aufzubereiten sowie
geeignete Maßnahmen zum raschen und einfachen Einsatz elektronischer
Rechnungen vorzubereiten, zu koordinieren und umzusetzen.
• www.ferd-net.de
(XML-)
Rechnungsdaten
ZUGFeRD:
Zentrale User Guide des Forums
elektronische Rechnung
Deutschland
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ZUGFeRD
Grundlagen ZUGFeRD
ZUGFeRD
Zentrale User Guide des Forums
elektronische Rechnung
Deutschland
Nutzen des ZUGFeRD-Datenmodells
für Unternehmen:
•
Versand und Empfang elektronischer Rechnung so
einfach wie Papierrechnungen
•
•
(XML-)
Rechnungsdaten
einheitliches
Rechnungsdatenformat
Austausch elektronischer Rechnungen für jeden
Teilnehmer ohne vorherige Absprache
Optionale Nutzung der strukturierten Daten
• Optimierte Prozesse beim Rechnungsempfänger mit
strukturierten Daten
•
•
Jede, auf dem ZUGFeRD-Datenmodell basierende,
Rechnung muss eine vollständige, gültige Rechnung
darstellen
Branchenübergreifender Rechnungsstandard
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ZUGFeRD
Übertragungsformate für elektronische Rechnungen
Zentrale User Guidelines des Forums elektronische Rechnung Deutschland
ZUGFeRD
die entkoppelte,
bildhafte Lösung
die Lösung, die
beides verbindet
die aufeinander
abgestimmten IT-Systeme
ZUGFeRD
Papier
Bild-Datei
PDF/A-3
inkl. XML
Web EDI
EDI
Verarbeitungstiefe
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allgemeine Verarbeitbarkeit
Grafikquelle: © AWV e.V. 2014
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ZUGFeRD
Beispielrechnung im ZUGFeRD-Format PDF/A-3
PDF-Rechnung
Integrierte
XML-Datei
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Aufbau einer ZUGFeRD-Rechnung
§ PDF/A-3 Container mit
§ XML-Anlage auf Basis
globaler Standards
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Zahlungsverkehr mit ZUGFeRD-Format
ü Kennung ZUGFeRD
ü Wertekontrolle ZUGFeRD-Daten
ü Daten direkt in Erfassungsfelder
ü Bankverbindungsdaten aus
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ZUGFeRD
verknüpft die Vorteile einer elektronischen Rechnung
um digitale Nutzdaten
… die einfach per
Mail verschickt ...
Nach außen ist die
elektronische Rechnung
eine normale PDFRechnung…
… ergänzt um
strukturierte
Daten im XMLFormat,…
… und durch DATEVProgramme automatisch
eingelesen werden kann.
Information:
www.datev.de/zugferd
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Praxisbeispiele eRechnung
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Beispiel für innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad
Muster
Serviceschein
Muster
Rechnung
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Archivierung (elektronisch) als „Stolperstein“ für
Unternehmen
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Herausforderung „Elektronische Archivierung“
Die Speicherung gewaltiger Datenmengen in Form einer
„elektronischen Archivierung“
wird eine der zukünftigen Herausforderungen für Unternehmen.
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Ziele des digitalen Langzeitarchivs:
Reduzierung Papieraufkommen
Ó Christian Pohl / Pixelio.de
13.05.2015
Ó Paul-Georg Meister / Pixelio.de
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Gesetzliche Aufbewahrungspflichten
Handelsrecht
Steuerrecht
Gesetzliche
Schriftform
Spezialregelungen
Handelsgesetzbuch
(HGB)
Abgabenordnung
(AO)
Bürgerliches
Gesetzbuch (BGB)
Medizin
Buchführungspflicht
Aufbewahrung
Aufzeichnungen
Aufbewahrung
Gesetzliche Schriftform
Umsatzsteuergesetz (UStG)
Zivilprozessordnung(ZPO)
Anforderungen an
Rechnungen
Beweiskraft
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Öffentliche
Verwaltung
Sozialgesetze
Finanzdienstleister
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Aufbewahrungsfristen (gültige Rechtslage)
n Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse,
Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie die zu deren Verständnis
erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige
Organisationsunterlagen
n empfangene und abgeschickte Handels- und Geschäftsbriefe
n Buchungsbelege
n sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
n 10 Jahre
n 6 Jahre
n 10 Jahre
n 6 Jahre
n Generell gilt: die Zehnjahresfrist beginnt mit dem 31. Dezember des Kalenderjahrs, in dem die
Rechnung ausgestellt wurde.
n Rechnungserhalt per E-Mail (z.B. Rechnung in Textform) führt dazu, dass auch die E-Mail
archiviert werden muss è Thema: E-Mail-Archivierung
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Rechtliche Grundlagen: Archivierung elektronischer Rechnungen
gegenüber den Finanzbehörden
Umsatzsteuergesetz
Abgabenordnung
Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme – GoBS
Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen – GDPdU
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Archivierung und GDPdU (Elektronische Betriebsprüfung)
Worum geht es?
Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) vom 16.07.2001
n Seit dem 01.01.2002 ist der Finanzverwaltung das Recht eingeräumt worden, die mit Hilfe eines
Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu
prüfen (siehe Abgabenordnung § 146 und § 147). Dieses Recht gilt auch für vorangegangene
Wirtschaftsjahre!
§ „Die Daten […] sind für den Datenzugriff zur Verfügung zu halten“ bzw. „in geeigneter Weise
vorzuhalten“. Das heißt:
§ jederzeit digital verfügbar
§ unverzüglich lesbar
§ maschinell auswertbar
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GoBD – seit 1. Januar 2015
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und
Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
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Betriebsprüfung im Überblick
n Die Aufgaben der Betriebsprüfung § 199 AO
Was ist das Ziel der Betriebsprüfung?
Die Außenprüfung hat die tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse, die für
die Steuerpflicht und für die Bemessung der Steuer maßgebend sind
(Besteuerungsgrundlagen), zugunsten wie auch zuungunsten des
Steuerpflichtigen zu prüfen.
Mein Unternehmen
Nachzahlung
Meine Familie
Meine Steuern
Mein Vermögen
Erstattung
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Die Taktik der Finanzverwaltung
Steuerberater
Daten vermehrt
digital
Unternehmen
Digitale
Datenverarbeitung
Automatisierte
Veranlagung
XBRL-Datei
Finanzamt
ESt-/KStDeklaration
E-Bilanz
GoBD Zusammenhänge: von der E-Bilanz bis zur Betriebsprüfung
Risiko-orientierte Prüfung
„häufiger die Richtigen prüfen“
Abweichungsanalysen
auf Basis von XBRL-Daten
Veranlagt
Betriebsprüfung
Die progressive und
retrograde Prüfung gilt
nicht nur vom Beleg bis
zum Jahresabschluss,
sondern auch vom Beleg bis
zur Steuererklärung und
zurück (GoBD Rz 33).
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Elektronische Betriebsprüfung - welche Daten sind betroffen?
Betroffene Unterlagen, Systeme und Verantwortung
Nach den GoBD zählen neben Unterlagen in Papierform, auch alle Unterlagen in
Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten dazu, die
dokumentieren, dass die Ordnungsvorschriften umgesetzt und deren Einhaltung
überwacht wurde.
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Warum „GoBD“? Stichwort: Digitale Unveränderbarkeit
Reichsabgabenordnung
13.05.2015
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Rechnungswesen 2.0
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ERP-Systeme, Warenwirtschaft
Materialbuchführung
Vor- und Nebensysteme
Standardsoftware
Auftrag, Faktura,
Fibu, Lohn
Einzelplatz oder
kleines Netzwerk
E-Mail-Nutzung
POP3/IMAP
Statische
Firmen-Homepage
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Datenübergaben/Schnittstellen
Mehrplatzsysteme
Erweiterte Netzwerkstrukturen
externe Arbeitsplätze
Standortanbindung
CMS, dynamische Homepage,
Shop-Systeme
Integration von Shop-WaWi
Erweiterte Mailserver
Komplexität der IT-Infrastruktur
Anforderungen an Datenarchivierung
Elektronische Betriebsprüfung - welche Daten sind betroffen?
Elektronische Betriebsprüfung - welche Daten sind betroffen?
(Vor-)Systeme mit
Grundaufzeichnungsfunktionen
Rechnungseingangsbuch
Kassen
Fahrtenbuch
Taxameter
Warenwirtschaft
Faktura
Rechnungsausgangsbuch
Materialwirtschaft
Zeiterfassung
für Lohn o.
Faktura
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(Haupt-)Systeme mit
Journal-/Kontenfunktionen
Finanzbuchführung
Jahresabschluss
A
P
Gewinn….
Lohnabrechnung
Berechnungen von
Darlehen, Eigenverbrauch
(Steuer)-Rückstellungen,
Bestandsveränderungen...
Anlagenbuchführung
Komplexität der IT-Infrastruktur
Die GoBD beziehen sich
sowohl auf das
Haupt(buchführungs)sy
stem als auch auf etwaige
Vor- und Nebensysteme
Archivsysteme
(DMS, Worm, Raid etc.)
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GoBD Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und
Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
Inhalte, Begriffe der GoBD (nicht abschließend)
Belegfunktion
Jeder Geschäftsvorfall ist ….. zu belegen. Auf die Bezeichnung „Beleg“ kommt
es nicht an. (GoBD Rz 61)
Beispiele:
Barquittungen, Rechnungen,
Bescheide über Steuern oder Gebühren,
betriebliche Kontoauszüge,
Gutschriften, Aufträge, Lieferscheine,
Lohn- und Gehaltsabrechnungen,
Verträge, Zahlungsbelege (GoBD Rz 62).
Aber auch:
Grundaufzeichnungen oder Buchungen
können die Belegfunktion erfüllen.
Beispiele:
n Zeiterfassung als Grundlage für eine
Ausgangsrechnung
n Buchung einer Privatentnahme in
der Finanzbuchführung hat
Belegfunktion
n Datensätze eines Faktura-Systems
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GoBD Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und
Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
Inhalte, Begriffe der GoBD (nicht abschließend)
Grund[buch]
aufzeichnungs(funktion)
Grundaufzeichnungen sind alle dauerhaft verkörperten Erklärungen über
Geschäftsvorfälle in Schriftform oder auf Medien…. (GoBD Rz 12)
Beispiele: Kassenbucheinträge, Rechnungsein(aus)gangsbuch,
Wichtig:
Die Funktion der Grund(buch)aufzeichnungen kann auf
Dauer auch durch eine
geordnete und
übersichtliche Belegablage
erfüllt werden (GoBD Rz 46).
Aber auch:
n Excel-Arbeitspapier für die
Rückstellungsberechnung,
n individuelle Anlagen zur Steuererklärung,
n Zeiterfassungsdaten für die Lohnabrechnung oder
die Rechnungsschreibung
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n Erfassung im Fahrtenbuch.
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61
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Digitalisierung - GoBD Zusammenhänge
Trend zur Digitalisierung, ZUGFeRD, ersetzendes Scannen
GoBD
Aufbewahrungspflicht
von elektronischen
Belegen, Daten aus
Vorsystemen und
Stammdaten
(Bare und Unbare
Geschäftsvorfälle)
Ersetzendes
Scannen
Eingescannte
Papierbelege
Ein- und
Ausgangsrechnungen als
PDF
Aufbewahrung
eingescannter Belege
und Vernichtung PapierBelege
Ein- und
Ausgangsrechnungen
als PDF mit XMLRechnungsdaten-Daten
PDF u./o. ZUGFeRD
Wer erstellt schon ZUGFeRD-Rechnungen?
http://www.rechnungsaustausch.org/zugferd-software-anbieter.htm
13.05.2015
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Ersetzendes Scannen
Seite
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Prozess der Digitalisierung von Dokumenten
6
1
Belege
2
Korrespondenz
4
Datenbank
5
XXX
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
Papierdokumente
Scanner
Ablage der Papierdokumente
Digitalisierte Dokumente
User PCs
Digitale Post (Email)
Digitale Daten aus anderen Systemen
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3
7
64
Ersetzendes Scannen von buchungsrelevanten Belegen
Was ist Ersetzendes Scannen?
Kann ich meine (Papier-)Belege
nach dem Scannen vernichten?
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Voraussetzungen für das Ersetzende Scannen
Was ist Ersetzendes Scannen?
Kann ich meine Belege nach
dem Scannen wegwerfen?
• Empfehlung bisher: NEIN
• Empfehlung künftig:
JA, wenn bestimmte
Voraussetzungen erfüllt
werden
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Voraussetzungen für das Ersetzende Scannen
Voraussetzung für die Vernichtung der Papierbelege
Archivierungssoftware
revisionssicheres Archiv für
eine unveränderbare
Speicherung der Belege,
wie z. B. DATEV Unternehmen
online
Verfahrensdokumentation
Prozesse vom Eingang des
Papierbelegs über den
Scanvorgang bis hin zur
Vernichtung müssen
dokumentiert sein
Rechnungswesen 2.0
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Rechtliche Hintergründe zum Ersetzende Scannen
Aktuelle Rechtslage
§
§
Handels- und Steuerrecht:
Die Vernichtung von Papieroriginalen ist bei Buchungsbelegen und Handelsbriefen zulässig,
sofern sie in digitalisierter Form in einem revisionssicheren Archiv aufbewahrt werden.
Beweiskraft vor Gericht:
Gescannte Dokumente unterliegen der freien richterlichen Beweiswürdigung und haben
damit denselben Beweiswert wie nicht unterschriebene papierhafte Dokumente.
Bei Dokumenten mit einer Originalunterschrift geht beim Scannen die Eigenschaft
der Urkunde verloren, weshalb hier eine Risiko-Abwägung stattfinden muss.
§
§
Unterlagen, bei denen die gesetzliche Schriftform verlangt wird (z.B. notarielle Urkunden,
Mietverträge mit über einem Jahr Laufzeit, Arbeitsverträge), sollten nicht ersetzend gescannt
werden.
Sonstige rechtliche Anforderungen
können für einzelne Dokumente einschlägig sein und müssen im Einzelfall geprüft werden.
Rechnungswesen 2.0
13.05.2015
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Ersetzendes Scannen, GoBD und ZUGFeRD
Was ist der Unterschied?
Ersetzendes
Scannen
Verfahrensdokumentation
GoBD
E-Rechnung
ZUGFeRD
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Zulässigkeit der digitalen Archivierung von Papierbelegen
Original
erforderlich?
ja
Aufbewahrung im Original
nein
Besonders
kritisches
Dokument?
ja
Abwägung des möglichen
rechtlichen Risikos
nein
Spezielle
rechtliche
Vorgaben?
ja
Prüfung der Vorgaben
nein
nein
Revisionssicheres
Archiv?
ja
Digitale Archivierung
ist zulässig
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Was braucht man für ein revisionssicheres Archivsystem?
1.
Geeignete Software
2.
Unveränderbare Speicherung
3.
Verfahrensdokumentation
?
Zertifizierung
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Möglich, aber optional und nicht bindend.
Entscheidend sind die oberen Kriterien!
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Was ist eine Verfahrensdokumentation?
n Eine Verfahrensdokumentation ist eine
Beschreibung der Prozesse,
Arbeitsanweisungen und Kontrollen des
Buchführungsprozesses.
n Sie soll die Nachvollziehbarkeit der
digitalen Buchführung sicher stellen.
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Was gehört in eine Verfahrensdokumentation?
1. Rahmendaten und Organisation
a) Beschreibung des Unternehmens
b) Umfang der Archivierung
c) Beteiligte Personen
2. Rechtliche Grundlagen
3. Anforderungen und Kontrollziele
4. Allgemeiner Überblick über die Archivlösung
5. Darstellung der Prozesse und Kontrollen
6. Darstellung der technischen Ressourcen
7. Erfüllung der Ordnungsmäßigkeitsanforderungen
8. Verweis auf mitgeltende Unterlagen – Arbeitsanweisungen, weitere Dokumentationen etc.
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Muster-Verfahrensdokumentation
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§
Muster für Verfahrensdokumentation damit
gescannte Papierbelege vernichtet werden
können
§
Veröffentlich von BStBK und DStV im März 2014
§
Grundlage: TR Resiscan und Simulationsstudie
ersetzendes Scannen
§
Starkes Argument zur Positionierung der
digitalen Buchführungsprozesse!
74
Wie sehen Beispielprozesse aus einer
Verfahrensdokumentation aus?
Prozess Scannen
Eingangsrechnungen
Tätigkeit
K1
o
Kontrollen und Kontrollziele
Personen
Ressourcen
Kontrolle
Beschreibung
Aufzeichnungen
Anpassen der
Scaneinstellungen
EDV-Arbeitsplatz,
Scanner
P6.2-K1 –
Überprüfung
des
Dokuments
Nur freigegebene bzw.
geprüfte Dokumente dürfen
gescannt werden.
Dokument mit
Unterschriften
Einscannen
EDV-Arbeitsplatz,
Scanner
P6.2-K2 –
Sichtkontrolle
des Bilds
Durch diese Kontrolle soll
sichergestellt werden, dass
Dokumente vollständig
gescannt werden und bildlich
mit den Originalen
übereinstimmen.
P6.2-K3 –
Zugriff auf
den Ordner …
Durch definierte Zugriffsregelungen im Ordner …
wird sichergestellt, dass nur
autorisierte Personen Zugriff
auf gescannte Dokumente
haben. Damit soll eine
nachträgliche Manipulation
nach dem Scannen
verhindert werden.
Überprüfung der Eigenschaften des Dokuments
Zusammenheften
mehrseitiger Belege über
die Standard-Scaneinstellungen als M-TIF
EDV-Arbeitsplatz,
Scanner
K2
Sichtkontrolle des Bilds
EDV-Arbeitsplatz
K3
Ablage der TIF-Datei im
Ordner …
EDV-Arbeitsplatz,
Netzlaufwerk
o
Kennzeichnen des
Papierbelegs als erledigt
und Ablage in der Handakte
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Kontrollziel
KZL01
KZL02
KZL01
RechteänderungsProtokoll
KZL02
KZL03
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Vorteile für das Unternehmen
Unternehmensprozesse
werden noch weiter
optimiert
Archivflächen und
Prozesskosten werden
reduziert
„Einmalaufwand“ sorgt für
langfristige Vorteile
Verschlankung der Ablage
weniger Aufwand bei der
Suche nach digitalen
Belegen
schneller, ortsunabhängiger
Zugriff auf alle Belege
Rechnungswesen 2.0
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Beweiskraft digitalisierter Dokumente
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Simulationsstudie „Ersetzendes Scannen“
Die Papierablage ist ein Auslaufmodell
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Simulationsstudie im Hause der DATEV eG
29. – 30.10.2013
Etwa 40
Beobachter
von
Ministerien,
Verbänden,
Kammern
Vortragsraum
40 „Besucherplätze“
2 Anwälte +
1 Gutachter
„Gerichtssaal I“
Vorsitzender Richter des
Finanzgerichtes
Berlin-Brandenburg
Ulrich Schwenkert
40 „Besucherplätze“
2 Anwälte +
1 Gutachter
„Gerichtssaal II“
Vizepräsident des
Amtsgerichts Dortmund
Karl-Heinz Volesky
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Vor Gericht finden auch gescannte Belege Anerkennung
Ergebnisse der Gerichts-Simulationsstudie im Oktober 2013 mit
Beteiligung der DATEV
Ulrich Schwenkert, Vorsitzender Richter am Finanzgericht Berlin-Brandenburg:
"Im Regelfall dürften selbst die eigenhändig ohne besondere Vorkehrungen
eingescannten Belege nicht zu einem Rechtsnachteil führen".
n Wesentliche Aussagen und Ergebnisse:
n
n
n
Gescannte Belege werden im Normalfall genauso wie Papierbelege anerkannt
Die Speicherung in einem Archivsystem erfüllt die Anforderungen an die
Datensicherheit
Eine Verfahrensdokumentation erhöht nochmals die Verlässlichkeit der
Digitalisierung (geregelter betrieblicher Prozess)
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DATEV Unternehmen online
DATEV Unternehmen
online
Belege/Belegverwaltung online
Bank/ Bankkonto/
Zahlungsverkehr
online
Kassenbuch online
Rechnungsbücher
online
Auswertungen
online/Auswertungspakete online
Auftragswesen
online
Lohnvorerfassung
online
LOVOR online
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DATEV Unternehmen online
DATEV-Cloud: Abbildung der kaufmännischen Prozesse
DATEV Unternehmen online
Belegtransfer
Auftragswesen online
Belege digitalisieren
Angebot, Auftragsbestätigung und
Lieferschein erstellen
Rechnung erstellen
Kassenbuch online
Zahlungserinnerung erstellen
Kassenbelege erfassen
Belege online
Ausgangsrechnungen archivieren und
Lastschriften erstellen
Eingangsrechnungen bearbeiten, sofort
zahlen oder Zahlungen vorbereiten
Kassenbelege archivieren
Bank online
Lastschriften einziehen
Eingangsrechnung bezahlen
Kontoumsätze prüfen und Belege (automatisch) zuordnen
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Kanzlei bucht und stellt Auswertungen in Unternehmen online bereit
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Prozessdarstellung der Zusammenarbeit
Steuerberater und Unternehmen
Unternehmen
DATEV-Rechenzentrum
Kanzlei
Belege senden
DATEV Unternehmen online
Buchführung
Beleg
Datensicherheit
Buchung
Auswertungen
Zahlungsvorschläge
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Ansicht der Belege Online – Belegbearbeitung
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BITKOM: 10 Merksätze für elektronische Rechnungen
BITKOM: Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation & neue Medien e.V.
§ 1.
Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln
§ 2.
Elektronische Rechnungen sind technologieneutral
§ 3.
Authentizität und Integrität sind zu gewährleisten
§ 4.
Signatur und EDI sind weiterhin möglich
§ 5.
Jede Rechnung muss lesbar sein
§ 6.
Jede Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten
§ 7.
Jede Rechnung muss aufbewahrt werden
§ 8.
Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden
§ 9.
Die Vorgänge müssen nachvollziehbar sein (Dokumentation)
§ 10.
Elektronische Rechnungen unterliegen dem Recht auf Datenzugriff
(Umsatzsteuer-Nachschau und GoBD)
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Viel Erfolg bei der Umsetzung!
Dipl.-Jur. (Univ.) Christian Goede
DATEV eG
Regionalbetreuer UKV – NRW / Niedersachsen
Niederlassung Münster
Dorpatweg 10
48159 Münster
Telefon:
0251-5381-0
E-Mail:
[email protected]
Internet:
www.datev.de/unternehmensloesungen
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