DFBnet Verein - Schnellhilfe `Beitragslauf`

Vereinsverwaltung
DFBnet Verein
Schnellhilfe
- Beitragslauf mit SEPA-Lastschrift –
0
INFOS ZUM UPDATE DFBNET VEREIN 6.2.1C ........................................................... 2
1
BEVOR SIE STARTEN – WICHTIGER HINWEIS! .......................................................... 2
2
BEITRAGSLAUF (=BEITRAGSAUTOMATIK) DURCHFÜHREN .................................. 3
2.1
2.2
2.3
2.4
3
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
Einstellungen / Beitragsvorschau starten ............................................................................. 3
Vorschaukontrolle / Buchungen erzeugen ............................................................................ 4
Eingabe Buchungs- und Fälligkeitsdatum .............................................................................. 4
Ansicht Buchungslauf / Option 'Rechnungsassistent' ........................................................ 5
LASTSCHRIFTASSISTENT / SEPA-LASTSCHRIFTDATEI ........................................ 6
Einstellungen / Vorschau starten ............................................................................................ 6
Vorschaukontrolle / SEPA-Datei generieren ........................................................................ 7
Herunterladen der SEPA-Lastschriftdatei ............................................................................. 9
Buchen der Zahlungseingänge ................................................................................................. 9
Löschen eines SEPA-Lastschriftlaufs ..................................................................................... 9
14.01.2016
DFB-Medien GmbH & Co. KG
0 Infos zum Update DFBnet Verein 6.2.1c
Ab dem Update DFBnet Verein - Version 6.2.1c, 14.01.2016 - steht Ihnen in einer Beitragsautomatik (Kapitel 2.2) und im Lastschrift-Assistenten (Kapitel 3.2) eine Option zur Verfügung die
es Ihnen ermöglicht, durch aktivieren bzw. deaktivieren einzelner Posten diese ein- bzw.
auszuschließen.
Das Beispiel zeigt im Lastschrift-Assistenten die Option zur Aktivierung bzw. Deaktivierung einzelner Posten.
1 Bevor Sie starten – wichtiger Hinweis!
Verschiedene Faktoren und Einstellungen wirken sich direkt auf Beitragsbuchungen aus; wie z.B.
Geschäftsjahr (01.01-31.12.), Beitragszahlweise (jählich, halbjährlich, quartalsweise, monatlich)
und Beitragsstart. Beachten Sie deshalb bitte vor dem ersten Beitragslauf die
Anleitung Einstellungen zu einem Mitgliedsbeitrag.
Diese hilft Ihnen nicht nur dabei, korrekte Einstellungen vorzunehmen, sondern auch zu verstehen,
wie Beiträge in DFBnet Verein berechnet werden.
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2 Beitragslauf (=Beitragsautomatik) durchführen
Mittels einer Beitragsautomatik werden fällige Beiträge gebucht, d.h. Beitragsforderungen werden
erzeugt (=Sollstellung). Die Buchungen werden im Debitorenkonto des Mitgliedes aufgeführt.
Halten Sie bitte folgende Vorgehensweise ein.
2.1 Einstellungen / Beitragsvorschau starten
Gehen Sie zu Finanzen > Beitragsautomatik. Bei Bedarf Filter setzen für Abteilung, Beitragsart und Zahlungsart (im Beispiel unten: Baseball / Alle / Lastschrift).
Geben Sie ein Datum für Beitragsvorschau bis ein, klicken Sie auf Beitragsvorschau starten. Die bis zum eingegebenen Datum fälligen Beiträge werden ermittelt und angezeigt (im
Beispiel unten: 31.01.2015).
Eine Beitragsvorschau erzeugt noch keinen Beitragslauf, also noch keine Beitrags-buchungen. Wenn Sie die fälligen Beiträge für das komplette laufende Geschäftsjahr buchen möchten geben Sie 31.12.20xx ein (Geschäftsjahresbeginn = Januar, s. Kapitel 2.3).
Die Startseite der Beitragsautomatik. Im Beispiel soll eine Beitragsvorschau erfolgen, die alle im Januar fälligen Beiträge der Abteilung "Baseball" der Lastschriftzahler (Mitglieder mit Zahlungsart = Lastschrift) generiert. Mit Klick auf "Beitragsvorschau starten" wird die Vorschau ausgelöst.
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2.2 Vorschaukontrolle / Buchungen erzeugen
KONTROLLIEREN Sie die angezeigten Buchungen. Beachten Sie bitte die in Kapitel 0
genannte Option zur Aktivierung bzw. Deaktivierung einzelner Posten. Wenn alles OK, klicken Sie links unten auf Buchungen erzeugen.
2.3 Eingabe Buchungs- und Fälligkeitsdatum
Es öffnet sich ein kleines Eingabefenster. Geben Sie dort das Buchungs- und Fälligkeitsdatum* ein. Klicken Sie danach auf Buchungen erzeugen.
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*Hinweis Zur Beitragsfälligkeit wird die Zahlungsfälligkeit unterschieden. Sie legt zur Buchungsverarbeitung das Datum fest, an dem ein Beitrag zu zahlen ist. Somit können auch Beiträge der
Zukunft bereits jetzt ins Soll gestellt werden, ohne dass sie zahlungsfällig sind. Für jeden Durchlauf
der Beitrags-automatik wird eine Liste erzeugt. Durch einen Klick in diesen Eintrag wird dann eine
Liste aller erzeugten Forderungen aufgelistet. Beachten Sie bitte die Anleitung zum Thema:
Einstellungen zu einem Mitgliedsbeitrag.
2.4 Ansicht Buchungslauf / Option 'Rechnungsassistent'
Nach erfolgreichem Buchungslauf gelangen Sie zur Ansicht. Klicken Sie dort auf Zurück zur
Übersicht. Sie gelangen zur Übersicht Beitragseinzüge.
In der Übersicht Beitragseinzüge werden alle bisherigen Beitragsläufe aufgelistet, sortiert
nach Datum Einzug. Der aktuellste Lauf befindet sich oben. Über das Briefumschlagsymbol
können Rechnungen im PDF-Format generiert werden. Hierzu muss eine Rechnungsvorlage angelegt sein; s. Anleitung Rechnungserstellung aus einem Beitragslauf.
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3 Lastschriftassistent / SEPA-Lastschriftdatei
Der Lastschrift-Assistent überprüft die Offenen Posten auf Zahlungsart "Lastschrift" und generiert
daraus eine SEPA-Datei. Diese kann heruntergeladen und anschließend an Ihre Hausbank
übergeben werden oder via Online-Banking bei Ihrer Bank hochgeladen werden.
DFBnet Verein hat KEINE Verbindung zum Online-Banking oder einem Bankportal.
Kontrollieren Sie zunächst, ob unter Mein Portal > Administration > Stammdaten > Finanzen ein
Zahlungsverkehrskonto (Aktivkonto) eingetragen ist. Ohne Zahlungsverkehrskonto kann der LSAssistent nicht erfolgreich ausgeführt werfen.
3.1 Einstellungen / Vorschau starten
Gehen Sie zu Finanzen > LS-Assistent. Führen Sie folgende Eingaben aus
- Angabe von Buchungszeitraum von…bis und Fälligkeitszeitraum von…bis
- Wählen Sie gegebenenfalls Abteilung und Beitragsart
- Gegebenenfalls Sammelbuchungen aktivieren, bitte Hilfetext s. Fragezeichen beachten
- Voreingestellt ist: Lastschrift-Art -> SEPA
- Klick auf Vorschau starten
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3.2 Vorschaukontrolle / SEPA-Datei generieren
Kontrollieren Sie die angezeigten Positionen. Beachten Sie bitte die in Kapitel 0 genannte
Option zur Aktivierung bzw. Deaktivierung einzelner Posten. Wenn alles OK, Klick auf SEPADatei generieren.
Es öffnet sich ein Popup-Fenster mit dem Hinweis auf die max. Anzahl von Datensätzen
pro SEPA-Datei. Korrigieren Sie gegebenenfalls die Zahl, fahren Sie fort mit Speichern.
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Es folgt im Popup-Fenster die Abfrage zu



Einreichungsfrist: Basis- oder Expresslastschrift
(Erläuterungen erhalten Sie über die ?-Symbole)
Fälligkeitsdatum, das frühest mögliche ergibt sich aus der Einreichungsfrist!
Zahlungsverkehrskonto (=Aktivkonto)
Fahren Sie fort mit Klick auf SEPA-Datei generieren.
Wenn die SEPA-Datei erfolgreich generiert wurde gelangen Sie zur Ansicht der Buchungspositionen, von gehen Sie über Klick auf die rechts unten gesetzte Schaltfläche Zurück zur
Übersicht.
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3.3 Herunterladen der SEPA-Lastschriftdatei
Laden Sie in der Übersicht die SEPA-Datei durch Klick auf das zweite Symbol von links unter Aktionen auf Ihren Computer herunter. Wählen Sie Speichern, - NICHT ÖFFNEN! - um
die SEPA-Datei auf Ihrem Computer abzuspeichern.
Findet der Lastschrift-Assistent in einem Lauf sowohl Erst- als auch Folgelastschriften, dann
werden diese in getrennten SEPA-Dateien ausgegeben. Sie müssen somit zwei (2) SEPADateien herunterladen und an Ihre Hausbank übergeben.
3.4 Buchen der Zahlungseingänge
Um für die Forderungen, die im SEPA-Lastschriftverfahren eingezogen werden, die Zahlungseingänge zu buchen, klicken Sie auf das €-Symbol unter Aktionen.
Geben Sie im folgenden Popup-Fenster das Buchungsdatum ein. In der Übersicht ändert
sich daraufhin nach Klick auf Buchen der Status unter Bezahlt und Offen.
3.5 Löschen eines SEPA-Lastschriftlaufs
Menu: Finanzen > LS-Assistent, Klick auf das Mülleimer-Symbol. Anschließend können. Sie einen erneuten Lastschriftlauf durchführen. Prüfen Sie dabei in der VORSCHAU die angezeigten
Lastschriften.
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