Freie Universität Berlin

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Freie Universität Berlin:
10 Jahre SAP® Student Lifecycle
Management – gemeinsam das
Beste erreichen
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Unternehmen
Freie Universität Berlin
IT-Zukunft unter neuen Aspekten
Produkte und Dienstleistungen
Forschung und Lehre
Internetadresse
www.fu-berlin.de
SAP-Lösungen und -Services
SAP® Student Lifecycle
Management sowie SAP-Lösungen
für Haushaltsmanagement,
Personalwirtschaft, Beschaffung,
Gebäudemanagement,
Berichtswesen
Nach den Bologna-Beschlüssen nahm sich die Freie Universität Berlin die Zeit und
die Freiheit, informationstechnisch neue, kreative Wege zu gehen. Wurde bereits 2002
die Personalwirtschaftslösung und anschließend das Haushaltsmanagement von SAP
erfolgreich eingeführt, implementierte sie 2005 als erste deutsche Hochschule
Kernfunktionen von SAP Student Lifecycle Management. So entstand sukzessive
ein flexibles SAP-System, das Studierende, Lehrende und Verwaltung wirksam entlastet
und der Hochschulleitung fundierte Steuerungszahlen liefert. Beste Voraussetzungen,
um nach gut zehn Jahren partnerschaftlicher Zusammenarbeit Bilanz zu ziehen.
„Genau wie in Lehre und Forschung wollen wir
auch in der Informationstechnologie exzellent
sein. Daran arbeiten wir gemeinsam mit der SAP
seit über zehn Jahren erfolgreich.“
Peter Lange, Kanzler der Freien Universität Berlin
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Branche
Hochschulen
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Einleitung
Unternehmen
Ziele
Warum SAP?
Student Lifecycle
Management
ERP-/
Ressourcenmanagement
Weitere SAP-Lösungen
Ausblick
Freiheit, Wahrheit und Gerechtigkeit als
Gründungsimpuls
33.000
Die Freie Universität Berlin gehört zu den wissenschaftlichen Top-Adressen und zählt zu den elf
deutschen Hochschulen, die 2012 in der Exzellenz
initiative des Bundes und der Länder in allen drei
Förderlinien erfolgreich abgeschnitten haben und
deren Zukunftskonzepte gefördert werden. Seit ihrer
Gründung 1948 prägen internationale Impulse die
Forschung und das studentische Leben.
Das bedeutet: weltweit 105 universitätsweite Partner
schaften, 339 ERASMUS-Universitätspartnerschaften,
45 Institutspartnerschaften, jährlich rund 600 GastWissenschaftlerinnen und -Wissenschaftler aus dem
Ausland, etwa 125 Millionen Euro verausgabte
Drittmittel im Jahr. Als Volluniversität bietet die FU
in zehn Fachbereichen und drei Zentralinstituten
162 Studiengänge. Von den 33.000 Studierenden
kommen zirka 20 Prozent aus dem Ausland.
Wie schafft es die Freie Universität, Forschung, Lehre
und Verwaltung intelligent zu vernetzen, zu erneuern
Studierende
4.800
Beschäftigte
und zu erweitern? Mit der Servicestelle Elektronische
Administration und Services (eAS) zur Unterstützung
aller Hochschulbereiche durch sichere und moderne
Informationstechnologie! Unter der Leitung von
Dr. Christoph Wall werden die Haushalts- und Personal
systeme, die Campusmanagement-Systeme für
Studierende und Lehrende sowie die Studien- und
Prüfungsbüros betreut. Darüber hinaus berät eAS die
Hochschulleitung in Fragen des IT-Einsatzes sowie
der IT-Sicherheit und wirkt an der Formulierung und
Umsetzung der IT-Strategie für die FU Berlin mit.
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Unternehmen
Ziele
Warum SAP?
Student Lifecycle
Management
ERP-/
Ressourcenmanagement
Weitere SAP-Lösungen
Ausblick
Im Fokus: Entwicklung und
Modernisierung
Die deutschen Hochschulen hatten es bis vor wenigen
Jahren traditionell schwer, IT- Reformen durchzuführen,
denn sie mussten die Kluft zwischen Tradition und
Innovation überbrücken. Spätestens nach den BolognaBeschlüssen jedoch war ein Umdenken erforderlich,
weil die bis dato genutzten IT-Geschäftsmodelle den
Anforderungen nicht mehr gerecht wurden. Auch
Exzellenz-Universitäten mussten sich informationstechnisch neu aufstellen, um im Wettbewerb um die
besten Studierenden und Lehrenden bestehen zu
können. Allen voran die Freie Universität Berlin, die
zeitgleich mit der Umstellung der Studiengänge
auf das Bachelor- und Master-System SAP Student
Lifecycle Management einführte.
Dr. Christoph Wall, Leiter Administrative IT-Services an
der FU, erläutert: „Die erheblich gestiegene Komplexität
der Studierenden- und Prüfungsverwaltung musste
bei gleichbleibender Mitarbeiterzahl bewältigt werden.
Unser Ziel war es, eine Lösung zu wählen, die sich
neuen Anforderungen flexibel anpasst und Selfservices
für Lehrende und Studierende bietet. Darum haben wir
uns für SAP als strategischen Partner entschieden.“
Die ersten Erfahrungen waren vielversprechend, und
so wurden gemeinsam mit SAP die Weichen für
die kommenden Jahre gestellt. Investitionssichere,
unkonventionelle Lösungen waren gefragt. An
Herausforderungen mangelte es den Projektteams
nicht. Ein wichtiger Faktor im Anforderungskatalog:
Kanzler und Führungskräfte sollten künftig zeitnah
steuerungsrelevante Kennzahlen zur Vorbereitung
operativer und strategischer Entscheidungen erhalten.
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Dr. Christoph Wall, Leiter Administrative IT-Services, Freie Universität Berlin
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Unternehmen
Ziele
Warum SAP?
Student Lifecycle
Management
ERP-/
Ressourcenmanagement
Weitere SAP-Lösungen
Ausblick
SAP-Lösungskompetenz für die
„Hochschule der Zukunft“
Prozesse integrieren und beschleunigen, Verwaltungs
aufgaben effizienter bearbeiten, Doppelarbeiten
vermeiden und Insellösungen durch zentrale Systeme
ersetzen – das waren die Hauptanforderungen an die
„Hochschule der Zukunft“. Es galt, dies so perfekt wie
möglich zu organisieren, damit nachhaltige Werte
entstehen. Neue Technologien und die Bereitstellung
einer verlässlichen, sicheren IT waren dafür die
unverzichtbare Grundlage.
SAP Student Lifecycle Management hat sich an der
Freien Universität rasch durchgesetzt, weil die Lösung
die größte Flexibilität und Anpassbarkeit an die neuen,
selbst noch im Fluss befindlichen Anforderungen nach
der Bologna-Reform bot. „Manches war 2005 noch
nicht verfügbar, aber sukzessive wurde das System
sowohl von SAP als auch für viele Spezifika in Eigenleistung der FU erweitert“, berichtet Dr. Christoph Wall.
Die Implementierung erfolgte, um mit der Geschwindigkeit der Bologna-Umstellung mitzuhalten, 2005 in
einem gemeinsamen Kraftakt von SAP, Freier Universität
und SAP SI als Implementierungspartner in weniger
als einem Jahr. Seit dem Produktivstart Ende 2005
wurde das System beständig optimiert und nach
Bedarf ausgebaut.
Gut zehn Jahre später darf man die damals gemeinsam
begonnenen Aktivitäten von Freier Universität und SAP
als langfristig erfolgreiche Entwicklungspartnerschaft
bezeichnen. Die letzten landesspezifischen Komponenten werden derzeit (2015) konzipiert und erstellt,
sodass nach Abschluss dieser Projektphase an der
Freien Universität ein durchgängiger, SAP-gestützter
Studierendenzyklus von der Bewerbung bis zur Alumni
betreuung realisiert ist.
„Die Flexibilität und Stabilität einer voll individualisierbaren Lösung, wie wir sie brauchen, ist
für die Freie Universität derzeit bei keinem anderen marktgängigen System zu erkennen.“
Oliver König, Teamleitung Campusmanagement eAS und Sprecher der DSAG-Arbeitsgruppe Campusmanagement, Freie Universität Berlin
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Unternehmen
Ziele
Warum SAP?
Student Lifecycle
Management
ERP-/
Ressourcenmanagement
Weitere SAP-Lösungen
Ausblick
Optimierte Abläufe, vernetzte Prozesse,
besserer Service dank innovativer IT
Die FU Berlin kann sich auf eine sehr gute Strategie
stützen, um die kommenden Jahre erfolgreich zu
bewältigen. Was innovative IT bewirken kann, liegt klar
auf der Hand. Die Branchenlösung SAP Student
Lifecycle Management überzeugt mit einem hohen
Anpassungsgrad und deckt den kompletten Studierendenzyklus ab. Selfservice-Angebote erleichtern
Studierenden, Dozierenden und Verwaltungsmitarbeiterinnen und -mitarbeitern die tägliche Arbeit.
Und weil sich die Freie Universität aktiv mit ihren
Studierenden und Lehrenden vernetzt, ist der steigende
Anteil von Online- und mobilen Angeboten ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Die wichtigsten Funktionalitäten:
•• Bewerbung und Zulassung
(laufende Entwicklungspartnerschaft mit SAP)
•• Immatrikulation und Rückmeldung
(laufende Entwicklungspartnerschaft mit SAP)
•• Studiengangabbildung
•• Integration mit der Lehrveranstaltungsplanung
in CLX.Evento
•• Lehrveranstaltungsanmeldung und
Prüfungsdokumentation
•• Workflow Abschlussarbeit
•• Studienabschluss mit Zeugnisdruck
•• Alumniverwaltung
Second-Level-Support für
Webbasierte Selfservices für
ca.
ca.
1.400
Anwenderinnen und Anwender
30.000
Studierende und Dozierende
Dr. Achim Stenzel, Teamleiter Studienstrukturentwicklung an der FU, verdeutlicht die Dimensionen:
„Ohne die Selfservices aus dem Student-LifecycleManagement-System wäre es nicht möglich,
mit dem vorhandenen Personal der Studien- und
Prüfungsbüros die pro Semester anfallenden
ca. 350.000 Anmeldungen, Stornos und Präferenzbuchungen für Lehrveranstaltungen und Module
zu bearbeiten. Auch die durch das Bachelor- und
Master-System erforderliche Menge von bewerteten
Leistungen aus mehr als 40.000 Prüfungsverfahren pro
Semester zu verwalten und für jeden der etwa 5.000
Absolventen pro Jahr korrekt dessen Studienordnung
zuzuordnen und die Gesamtnote zu berechnen, ist ein
immenser Aufwand, bei dessen Bewältigung die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht mehr auf das SAPSystem verzichten möchten.“
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Ziele
Warum SAP?
Student Lifecycle
Management
ERP-/
Ressourcenmanagement
Weitere SAP-Lösungen
Ausblick
Effektives, durchgängiges Verwaltungshandeln und effizientes Wirtschaften
Der Wunsch, weitere Optimierungspotenziale zu
erschließen, begründete den Einsatz von SAP-Lösungen
auch im ERP-Bereich. Im Vordergrund: Steigerung
der Effizienz und Flexibilisierung des Ressourcen
managements.
Personalmanagement: Als Bestandteil moderner
Personalwirtschaft nutzt die Freie Universität die
zentralen Komponenten von SAP ERP Human Capital
Management – inklusive Mitarbeiter-Selfservices,
die den Beschäftigten den Online-Zugriff auf ihre
Gehaltsnachweise erlauben. Auch das Reisekostenmanagement ist mittelfristig als Selfservice geplant.
Haushaltsmanagement: Sämtliche Arbeitsprozesse
des Haushalts werden durch die SAP-Komponenten
FI Public Sector Management für die kameralistische
Buchführung sowie CO mit Nutzung des Projektsystems
PS für Controllingzwecke unterstützt. Dezentrale Nutzer,
wie z. B. Forscher mit Drittmitteln, können ihre Konten
über ein SAP-basiertes Portal einsehen und verwalten.
Beschaffungswesen: Seit 2009 verfügt die FU
über eine webbasierte elektronische – auch mobile –
Beschaffungslösung auf SAP-Basis, die redundante
Datenhaltung, viele manuelle Tätigkeiten, lange
Durchlaufzeiten, hohes Papieraufkommen und
Kopiervolumen sowie Skontoverluste eliminiert.
Facility-Management: Ein modernes Gebäude- und
Liegenschaftsmanagement komplettiert seit Herbst
2014 die SAP-Systemlandschaft der Freien Universität.
Entstanden ist eine Kombination von SAP Real Estate
Management mit den grafischen Lösungen des
Partners Cideon für eine optimale Gebäudewirtschaft.
„Mit einem System, das nicht nur jetzt funktioniert, sondern morgen die Ansprüche
abbilden kann, die wir heute noch gar nicht kennen, wollen wir dem Claim der Freien
Universität ‚Zukunft von Anfang an‘ auch in der IT gerecht werden.“
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Warum SAP?
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Weitere SAP-Lösungen
Ausblick
Zum richtigen Zeitpunkt fundiert
entscheiden
Die Freie Universität Berlin ist eine große und überwiegend dezentral organisierte Einrichtung mit
ca. 40.000 Anwenderinnen und Anwendern. Es muss
eine beachtliche Zahl von Prozessvarianten abgebildet
werden. Dr. Christoph Wall fasst seine Erfahrungen
zusammen: „Das SAP-System ist vom Customizing bis
zur systeminternen Individualprogrammierung so
flexibel, dass wir damit für alle aktuellen und zukünftigen
Anforderungen gut aufgestellt sind.“
Besonders deutlich wird dies am Berichtswesen,
denn auch für die Freie Universität gilt: Ohne eine
sehr gute IT keine optimale Steuerung! Es ist von
zentraler Bedeutung, schlüssige Entscheidungen zu
treffen. Je besser die Information, desto ergebnis
orientierter und professioneller können das Präsidium
und die Leitungskräfte der dezentralen Einheiten ihre
Steuerungsaufgaben wahrnehmen.
Die richtigen Kennzahlen sind beispielsweise relevant
für die leistungsorientierte Mittelvergabe des Berliner
Senats an die Hochschulen, die es erfordert, die Frauen
quote speziell beim wissenschaftlichen Personal zu
messen. Ebenso die Zahlen zu Studienanfängerinnen
und -anfängern, Studiendauern, dem laufenden
Studienerfolg sowie Ausländerquoten. Aber auch
finanzielle Kennziffern wie Drittmitteleinwerbungen,
-verbräuche und -prognosen für die kommenden Jahre,
Daten zur Personalentwicklung, zu Professorinnen
und Professoren pro Studierendem sowie Publikationen
pro Fachabteilung gehören dazu.
„Für die Hochschulleitung ist das SAP-System ein Instrument zur
Schaffung von Transparenz, ein Lieferant von Steuerungsinformationen
als Grundlage unserer Verhaltens- und Reaktionsfähigkeit.“
Peter Lange, Kanzler der Freien Universität Berlin
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Student Lifecycle
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Ressourcenmanagement
Weitere SAP-Lösungen
FU Berlin und SAP: Innovation ist der
gemeinsame Nenner
An der FU Berlin sind die IT-Reformen weitestgehend
abgeschlossen. Moderne Technologien und zukunfts
weisende Konzepte haben ihren festen Platz an der
renommierten Hochschule gefunden. Mit großem
Optimismus schaut Kanzler Peter Lange in die
Zukunft: „Wer den Anschluss an die neue Welt nicht
verpassen, sondern sie aktiv gestalten will, braucht
einen kompetenten Partner, um gemeinsam neue
Wege zu gehen. Diese Eigenschaften – Begeisterung
und Engagement – haben wir in der Partnerschaft
mit SAP gefunden und werden diese auch in Zukunft
zum Nutzen der FU Berlin weiterentwickeln und die
neuen Herausforderungen adäquat angehen.“
Ausblick
Studio SAP | 40293deDE (15/09) © 2015 SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten.
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