Zeitenwende der Akten

KDO
Zeitenwende der Akten
von Nils Dietrich
Digitale Akten erleichtern die Verwaltungsarbeit – auch in kleineren Kommunen. Eine auf
deren Bedürfnisse zugeschnittene Lösung zeichnet sich nicht nur durch niedrige Schwellen
aus, sondern bildet auch alle kommunalen Prozesse auf einer Plattform ab.
P
apier war in deutschen
Kommunen seit Jahrhunderten das vorherrschende
Trägermedium. Jetzt steht eine Zeitenwende an: Die digitale Akte wird
ihr analoges Gegenstück sukzessive
ersetzen. Dafür werden passende
IT-Lösungen benötigt.
In der niedersächsischen Samtgemeinde Altes Amt Lemförde
begann ein typischer Rechnungseingang bislang klassisch bei der
Poststelle. „Dort wurde die Rechnung gestempelt, ausgezeichnet
und in die Gittermappe gepackt“,
erklärt Rolf Beyer, Geschäftsführer
des Zweckverbands Kommunale
Datenverarbeitung Oldenburg
(KDO). „Dann bekam sie der Bearbeiter. Sie wurde sachlich richtig gezeichnet, kontiert, gebucht
und ausgezahlt und irgendwann
wurde das Dokument dann abgeheftet.“ Im Alten Amt Lemförde
kam erschwerend hinzu, dass die
Verwaltung auf eine Haupt- und
eine Nebenstelle aufgeteilt ist.
Kassenanordnungen mussten beispielsweise zur Unterschrift per
Bote hin- und hergereicht werden.
„Der Workflow kann zu Beginn des
21. Jahrhunderts effizienter und
schneller gestaltet werden“, weiß
Beyer. Zu dieser Erkenntnis kamen
auch die Verantwortlichen im Alten
Amt Lemförde. Seit Jahresbeginn
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Kommune21 · 9/2015
wird das Aktenwesen
und das Archiv zunehmend digitalisiert,
weitere Schritte sind
denkbar. Gerd-Dieter
Bühning, Projektleiter
und allgemeiner Vertreter des Bürgermeisters: „Unser Ziel war
es, insbesondere die
Verwaltungsprozesse
Das Aktenarchiv der Zukunft ist digital.
zu optimieren. Mit
einem DokumentenManagement-System haben wir die
Die KDO hat zusammen mit CeyAktenhaltung im Rathaus weitge- oniq Technology die Zeitenwende
hend digitalisiert und die Prozesse im Alten Amt Lemförde möglich
damit deutlich vereinfacht.“
gemacht. Zusammen haben der ITDienstleister und das Unternehmen
Die Effekte der Umstellung auf die modular aufgebaute Lösung
das DMS haben sich schnell be- KDO-DMS&more entwickelt, die
merkbar gemacht. Heute benötigen speziell auf die Bedürfnisse kleinedie Fachämter keine Aktenkopien rer Kommunen zugeschnitten ist.
der Rechnungen mehr, da die neue Dazu KDO-Geschäftsführer Beyer:
Lösung alles automatisch abdeckt. „Wir bilden auf der Plattform nscale
Belege und Rechnungen lassen sich von Ceyoniq Technology sukzessive
dank einer Suche in der Software
alle kommunalen Prozesse ab. Das
einfach und schnell finden. „Jetzt ist überall dort der Fall, wo aktenkönnen mehrere Personen gleich- basiert gearbeitet wird.“ Vor allem
zeitig einen Aktenvorgang einsehen bei Personal-, Steuer-, Bußgeld-, Sound auch unabhängig vom Arbeits- zial-, Bau- und Beschaffungsakten
platz ist ein Zugriff möglich“, sagt lasse sich der Arbeitsaufwand mit
Bühning. Ablage-, Such- und Weintelligenten Lösungen nicht nur
gezeiten entfallen, Anwendungen deutlich reduzieren, sondern auch
wie Microsoft Office und Outlook spürbar beschleunigen.
sind angebunden. Zudem benötige
die Verwaltung kein großes Archiv
Diese Prozessbeschleunigung
mehr.
machte sich bei der Einführung
www.kommune21.de
KDO
eines solchen Systems in der Stadt
Damme bemerkbar. Als dort der
Rechnungseingangsworkflow eingeführt wurde, kam die Kämmerei
bereits nach zwei Wochen mit
ihrer Liquiditätsplanung in Verzug.
Beyer: „Die Rechnungen lagen auf
einmal viel schneller zur Auszahlung vor. Das war zwar nur ein
einmaliger Effekt, aber er macht die
Straffung der Prozesse deutlich.“
Der wesentliche Vorteil des Dokumenten-Management-Systems: Die
Akten liegen digital vor und können
parallel bearbeitet werden. Der
sequentielle Umlauf gehört der Vergangenheit an. Dank der digitalen
Signatur können die Dokumente
zudem von den Verantwortlichen
rechtssicher richtiggezeichnet werden. Damit sind aber noch nicht
alle Möglichkeiten ausgeschöpft.
Das DMS muss im Optimalfall eng
mit dem Fachverfahren verzahnt
werden. Bei dem Rechnungseingangsworkflow-Template etwa
können Buchungstätigkeiten von
einem Fachverfahren wie SAP auf
automatisches Buchen im Rechnungseingangsworkflow gebucht
werden. „Wenn da ohnehin Sachen
ausgelesen und richtig gezeichnet
werden, dann kann es das System
auch buchen“, resümiert Beyer.
Was sich zunächst nach einem
hohen Aufwand anhört, haben
Ceyoniq Technology und die KDO
bewusst einfach gehalten. „Die
Einführung eines DokumentenManagement-Systems ist eine
nicht zu unterschätzende Organisationsherausforderung für die
Verwaltung“, gibt Kai Hachmeister, Regional Sales Manager von
Ceyoniq Technology, zu bedenken.
„Unser gemeinsamer Ansatz ist es,
möglichst viel abdecken zu können
und das in einer Art und Weise,
dass die Kommunen das ohne
größere Anpassungen umsetzen
können.“ Eine wesentliche Voraussetzung ist, dass das System an die
Bedürfnisse der Anwender angepasst wird und nicht umgekehrt.
Diese Flexibilität und Offenheit
der Dokumenten-ManagementPlattform nscale war für die KDO
ausschlaggebend, als sich der
IT-Dienstleister nach einem passenden Projektpartner umsah.
„Noch wichtiger war für uns, dass
Ceyoniq Technology das geplante
Geschäftsmodell mitträgt“, unterstreicht KDO-Geschäftsführer
Beyer. Für Kommunen bestimmter
Größenklassen sollte es nämlich
eine Flatrate geben, um Planungssicherheit zu garantieren. Beyer erklärt: „Unsere Lösung führt sofort
zu einer höheren Effizienz. Denn
muten Sie einmal einem Bürgermeister eine Entscheidung zu, die
zunächst kostet und erst nach ein
paar Jahren Einsparungen bringt.“
Diese Argumente kommen bei
den Kommunen an. KDO verzeichnet eine kontinuierliche Steigerung
auf der Nachfrageseite. „Das ist
ein unumkehrbarer Trend, elek
tronische Akten werden kommen“,
ist sich Hachmeister sicher. In
spätestens zehn Jahren würden
die Kommunen flächendeckend
elektronische Akten haben. Bislang
liege die Abdeckung nur bei 10 bis
20 Prozent. „Früher oder später
kommt an dem Thema aber keine
Kommune mehr vorbei.“
Nils Dietrich ist freier Journalist in
München.
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