Erfolgreiche Kanzleien berichten

KANZLEI
REPORT.
Erfolgreiche Kanzleien berichten
Kanzlei-Strategie
Martina Zendath
Kanzlei-Marketing
Roger Wilms
Kanzlei-Organisation
Boris Melzer
Qualitätsmanagement
Edith Maier-Afheldt
Kanzlei-Benchmarking
Peter Wahler
Kanzlei-Nachfolge
Jörg Eckstädt
Kanzlei-Erfolg ist planbar.
Wir beraten erfolgreich seit mehr als
10 Jahren Kanzleien in allen Bereichen
der Kanzlei-Entwicklung.
Telefon 0711-9005888
Die Kanzlei-Berater.
www.dohopa.de
Editorial
M
al ehrlich: nervt es Sie nicht auch ein wenig,
dieses permanente Gerede vom Wandel und
Umbruch der Steuerberatung? Was da alles
auf Kanzleien zukommen wird. Die Digitalisierung der
Branche und damit die Veränderung der Prozesse und
Notwendigkeiten einer Unterstützung durch den Steuerberater. Der demographische Wandel und der Mangel
an Fachkräften führen zu einer Veränderung der Personalpolitik. Die Liberalisierung der Regularien im Bereich
Marketing und Vertrieb sowie die stetig wachsende Anzahl von Berufsträgern verschärfen den Wettbewerb. Es
entstehen neue Geschäftsmodelle und das Altbewährte
muss hinterfragt werden.
Das sind nur ein paar wenige Punkte, die für die kommenden Jahre als Herausforderungen für die Branche
gesehen werden.
Vielleicht bleibt es aber so, wie es ist – auch wenn es sich
eigentlich ändern müsste. Menschen lieben schließlich
Kontinuität. Für die Zukunftsausrichtung einer Kanzlei
gibt es jedoch nichts Schlimmeres als Stillstand. Allzu
viel Routine und Zufriedenheit mit dem bisher Erreichten gefährden den Erfolg und damit die Kanzlei.
Martina Zendath von der Kanzlei Bäuerle . Steuerberater hat uns im Gespräch einen spannenden Einblick in
die Entwicklung und Umsetzung der Kanzlei-Strategie
gegeben. Sie spricht deutlich aus wie stark die Wirkung
eines Leitbilds für die gesamte Kanzlei ist.
Kanzlei-Organisation ist ein großes Aufgabenfeld, das
alle Bereich der Kanzlei umfasst. Boris Melzer hat in den
vergangen Jahren aktiv an der Kanzlei gearbeitet und die
Weichen für die Zukunft gestellt. Im Beitrag berichtet er,
wie die gesamten Kanzleiabläufe davon betroffen sind.
Ein gutes Qualitätsmanagement verbessert die Leistungen der Kanzlei und prägt die Arbeitsprozesse sowie die
Ausrichtung der gesamten Kanzlei. Edith Maier-Afheldt
ist EFQM-Assessorin und Spezialistin im Bereich QM. Im
Artikel kommen Ihre Erfahrungen im Aufbau eines QMSystems für die eigene Kanzlei zum Ausdruck.
Benchmarking ist nicht eine Abkürzung, um schneller
und leichter am Ziel zu sein. Peter Wahler von der Kanzlei Hofmann Wahler Partner berichtet über die Vorteile
des Benchmarkings und dass es mehr ist als die reine
Übernahme von Musterlösungen der Kollegen.
In diesem Heft zeigen wir Ihnen, wie 6 erfolgreiche
Kanzleien nicht müde werden, sich immer wieder selbst
zu hinterfragen und damit die Entwicklung der Kanzlei
vorantreiben.
Kanzlei-Nachfolge, der Verkauf der eigenen Kanzlei
ist eine spezielle Situation für jeden Steuerberater. Im
Artikel Kanzlei-Nachfolge auf Seite 16 berichtet Jörg
Eckstädt über seine persönlichen Erfahrungen in der
Übernahme einer Kanzlei.
Mit dem Gründer von steuerwerk, Roger Wilms, haben
wir über den Aufbau einer neuen Kanzlei-Marke und den
Zusammenhang zwischen Kanzlei-Marketing und Kanzlei-Strategie gesprochen. Seine Erfahrung als Steuerberater und sein Gespür für die Entwicklung des Kanzleimarkts haben die Entwicklung der Marke geprägt.
Darüber hinaus lesen Sie in diesem Heft, welche psychologischen Effekte Auszeichnungen und Zertifikate bei
Mandanten auslösen können. Ferner erhalten Sie erste
Tipps für eine erfolgreiche Platzierung auf Google, zu
Förderungsmöglichkeiten und wie die Arbeitsteilung in
der Kanzlei am besten funktioniert.
Auf die Zukunft
Nicolas Dongus
KANZLEI REPORT
3
Inhaltsverzeichnis
Vorwort
Seite3
So haben Kanzleien ihren Weg gefunden
Seite
5
Erfahrungsberichte
Kanzlei-Strategie
Seite6
Kanzlei-Marketing
Seite8
Kanzlei-Organisation
Seite10
Qualitätsmanagement
Seite12
Kanzlei-Benchmarking
Seite14
Kanzlei-Nachfolge
Seite16
Martina Zendath
Roger Wilms
Boris Melzer
Edith Maier-Afheldt
Peter Wahler
Jörg Eckstädt
Kanzlei Erfolg – Worauf kommt es an?
4
Selber machen oder abgeben? Seite
18
Auszeichnungen und ihre Wirkung
Seite 20
Tipps für Anfänger und Profis Seite 22
KANZLEI REPORT
So haben Kanzleien
ihren Weg gefunden
Wie sieht die Kanzlei der Zukunft aus? Welche Anforderungen
werden zukünftig an den Berufstand gestellt? Den richtigen Weg
zur Entwicklung der Steuerberaterkanzlei der Zukunft zu finden,
ist anspruchsvoll. Die größere Herausforderung ist aber, den Weg
erfolgreich zu beschreiten. Wir stellen Ihnen sechs Steuerberater vor,
die eine Möglichkeit gefunden haben, parallel zum Kanzleialltag die
Zukunft der Kanzlei in Angriff zu nehmen.
Martina Zendath
Roger Wilms
Boris Melzer
Martina Zendath hat in ihrer
Laufbahn als Steuerberaterin viele
Eindrücke sowohl in der Industrie
als auch bei großen Kanzleien der
Branche gewonnen, die sie heute
für die Entwicklung der Kanzlei
Bäuerle . Steuerberater nutzt.
Roger Wilms ist seit mehr als 20
Jahren selbständiger Steuerberater.
Vor knapp 2 Jahren hat er sich
intensiv die Frage gestellt, wie
er sich und seine Kanzlei für die
Zukunft aufstellen muss. Herausgekommen ist die Marke steuerwerk
und eine völlig neue Kanzlei.
Boris Melzer ist Steuerberater
in Lahr und Lehrbeauftragter
an der Hochschule VillingenSchwenningen. Sein Know-how
in der betriebswirtschaftlichen
Beratung nutzt er auch, um die
Kanzlei besser aufzustellen.
Edith Maier-Afheldt
Peter Wahler
Jörg Eckstädt
Eine auf Heilberufe spezialisierte
Kanzlei ist etwas Besonders.
Edith Maier-Afheldt ist Inhaberin
einer solchen Kanzlei und weiß,
worauf es Ärzten im Rahmen der
Steuerberatung ankommt.
Peter Wahler steht mit seiner
Kanzlei in Zell unter Aichelberg vor
den speziellen Herausforderungen
der ländlichen Struktur.
Zur besseren Orientierung und
Entwicklung nutzt er Benchmarking.
Jörg Eckstädt ist Steuerberater und
ein absoluter Teamplayer. Seine
Entscheidungen zur Entwicklung
der Kanzlei sind transparent und
allen Mitarbeitern bekannt – auch
bei der Kanzlei-Nachfolge.
KANZLEI REPORT
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Kanzlei-Strategie
Name
Martina Zendath
FunktionKanzleiinhaberin
Steuerberaterin
Fachberaterin für
Insolvenz und
Sanierung
Kanzlei
Bäuerle . Steuerberater
gegründet 1968
5 Steuerberater
30 Mitarbeiter
Besonderheit
Beratung zu Sanierung & Insolvenz
Nachfolgeberatung
Testament
Einkommensteuer
Internet
www.baeuerle-steuerberater.de
„Strategie braucht Umsetzung
und messbare Erfolge.“
Kanzlei-Strategie ist immer ein spannendes Thema. Meistens
sind Steuerberater voller Interesse, wenn es um die Entwicklung einer Kanzlei geht. Sie wollen erfahren, wie Kollegen vorgehen, um erfolgreich im Markt zu agieren, und wollen vielleicht auch die Erkenntnisse nutzen, um die eigene Kanzlei
noch erfolgreicher zu machen.
Manchmal kommt aber auch Skepsis auf, und das Thema wird
mit Sätzen wie „Alle Kanzleien sind doch gleich, was soll eine
Strategie schon bringen“, als irrelevant abgetan.
Martina Zendath von der Kanzlei Bäuerle . Steuerberater aus
Stuttgart kann über solche Aussagen nur schmunzeln. Sie beschäftigt sich seit mehr als 5 Jahren intensiv und kontinuierlich mit der Entwicklung der Kanzlei. Die Erfolge der Kanzlei
geben ihr Recht.
6
KANZLEI REPORT
D
ie Zukunft ist ungewiss, der Markt sehr aktiv und
Kammer bzw. Verbände zeigen Entwicklungsszenarien auf, um die Berater für den Wandel der
Branche zu sensibilisieren. Leitbild, Vision und KanzleiStrategie sind Begriffe, deren Wichtigkeit in vielen Artikeln und Vorträgen für Steuerberater immer wieder
hervorgehoben werden. Die praktische Auseinandersetzung und Entwicklung einer Kanzlei-Strategie fällt allerdings vielen Kanzleiinhabern schwer. Die Kanzlei Bäuerle
hat sich dem Thema seit Jahren aktiv verschrieben und
führt hierfür regelmäßig Kanzlei-Strategie-Workshops
durch. Doch worauf kommt es wirklich an, um mit einer
Steuerkanzlei auch im Jahr 2020 oder später noch eine
erfolgreiche Beratung leisten zu können?
Martina Zendath sagt zum Thema Kanzlei-Strategie:
„Für uns bedeutet Kanzlei-Strategie, sich mit der Kanzlei
an sich zu beschäftigen, sich Gedanken zu machen, wo
möchte ich in den nächsten 5, 10 oder auch 15 Jahren mit
der Kanzlei tendenziell hin. Die Auseinandersetzung mit
den Fragen war für uns unheimlich wichtig. Vor allem die
schriftliche Fixierung der Ziele und Wünsche macht es
möglich, Ziele zu verfolgen und auch, sich zu fragen, ob
sie ins Gesamtbild der Kanzlei passen.“
Der Einstieg ist über den Aufbau des Leitbilds erfolgt. In
mehreren Runden wurde zunächst in der Kanzleiführung
und dann mit allen Mitarbeitern ein Leitbild erarbeitet.
„Besonders wichtig für uns war dabei, dass alle Mitarbeiter aktiv mitwirken. Nur dann wird es möglich, dass die
Vision auch von allen getragen wird.“ berichtet Martina
Zendath und ergänzt „Wäre es nach der Geschäftsleitung gegangen, so wäre unser Leitbild wahrscheinlich
schwächer ausgefallen, aber wir haben den Mitarbeitern
freien Lauf gelassen. Das hat Mut erfordert, heute wissen
wir aber, es war richtig und wichtig“. Im Leitbild wurden
Werte und Regeln vereinbart, die heute in der Zusammenarbeit mit Mandanten und Kollegen aktiv angewendet werden. In Bezug auf die Zukunftsausrichtung ist das
Leitbild zur Grundlage für das Handeln geworden und
bestimmt heute alle Maßnahmen und Ideen der Kanzlei.
Bei der Entwicklung der Kanzlei-Strategie sowie der
Umsetzung sind alle Kanzleibereiche (Leistungen, Prozesse, Personal, Honorare, Kommunikation, Ausstattung und Vertrieb) betroffen. Nur so wird es möglich,
als Dienstleister eine klare Ausrichtung für die Zukunft
zu schaffen. So sind z.B. die Leistungen der Kanzlei und
die damit verbundenen Prozesse vor dem Hintergrund
des Leitbilds strategisch neu ausgerichtet worden. „Für
uns ist die Kanzlei-Strategie mittlerweile unverzichtbar. Es ist ein sehr gutes Element geworden, um unsere
wichtigsten Mitarbeiter in Entscheidungen der Kanzlei
einzubeziehen, diese gemeinsam zu thematisieren und
umzusetzen. Zudem verteilt sich auch die Arbeitslast für
die Umsetzung nicht nur auf die Kanzleileitung, sondern
auch auf die Mitarbeiter. Es sind deren Entscheidungen
und dadurch werden die Maßnahmen auch viel besser
mitgetragen.“ sagt Frau Zendath über die Bedeutung
der Strategie für die Kanzlei Bäuerle.
KANZLEI REPORT
Die Umsetzung entscheidet über den Erfolg. Diese Erkenntnis ist nicht neu, sollte aber bei der Planung aller Maßnahmen
stets berücksichtigt werden. Nur wenn die einzelnen Schritte erreichbar sind und deren Erfolg messbar ist, wird sich
auf Dauer eine Veränderung in der Kanzlei vollziehen. Aus
diesem Grund finden in der Kanzlei Bäuerle vor jedem Strategie-Workshop Vorgespräche statt, in denen die Themen
abgestimmt und konsolidiert werden. Im Anschluss werden
die Top-Themen im Workshop mit dem gesamten Führungskreis ausgearbeitet. Mit dieser Vorstufe wird es möglich den
Tag effektiv zu gestalten und Ergebnisse zu erarbeiten, da
konzentriert ausgewählte Themen bearbeitet werden. Besonders wichtig ist, dass im Workshop direkt die Ziele und
Zielgrößen sowie Zeitpunkte und Verantwortlichkeiten mit
allen Teilnehmern fixiert werden. Zur Messbarkeit des Erfolgs
der Kanzlei-Strategie sagt Martina Zendath „In unserem Fall
würde ich sagen, gibt es zwei Kriterien. Das eine sind die eindeutigen Zahlen, ob sich die Kanzlei besser entwickelt hat
als vor Beginn der Strategie-Meetings. Zum anderen lässt es
sich aber auch an der Motivation der Teilnehmer und auch
der Mitarbeiter messen. Wenn nach den Strategie-Terminen
spürbar wird, dass sich etwas verändert, so ist es für alle ein
Erfolg. Die Mitarbeiter sind viel motivierter, wenn sie merken,
es bewegt sich etwas zum Positiven. Und die Vorschläge, die
sie immer wieder einbringen, kommen auch zum Tragen. Ein
besseres Signal kann man eigentlich den Mitarbeitern gar
nicht geben.“ Wenn Martina Zendath heute rückblickend auf
die Entwicklungen schaut, so stellt sie in beiden Bereichen
eine positive Veränderung fest.
Kann ein externer Partner der Kanzlei helfen?
„Es macht immer Sinn, sich nicht nur im Unternehmen
zu beschäftigen, sondern am Unternehmen zu wirken.
Bei uns hat es in den letzten Jahren einen immensen
Mehrwert gehabt, die Strategie so zu entwickeln. Wir
haben am Anfang versucht, die Strategietage in Eigenregie in der Kanzlei durchzuführen, es hat sich aber gezeigt, dass eine externe Unterstützung und ein Lenken in
gewissen Bereichen sehr sinnvoll ist. Zudem ist es auch
für die Mitarbeiter gut, wenn nicht alles von der Kanzleileitung unbedingt vorgegeben wird. Sondern der Erfolg
ist viel größer, wenn eine unabhängige Person einfach
die Moderation übernimmt und dadurch das Geschehen
leitet oder auch mal gewisse Diskussionen eindämmt,
die dann doch immer wieder aufkommen können.“ So
schildert Frau Zendath ihre Erfahrungen.
Was ist ihr Tipp für Kollegen?
„Für uns hat die Arbeit an der Kanzlei-Strategie einen
immensen Mehrwert gebracht. Mit diesen Prozessen
konnten wir nicht nur erkennen, wohin die Reise zukünftig gehen soll, sondern auch, welche Mitarbeiter
bei uns für diese Strategie geeignet sind und vor allem, wer Führungsaufgaben übernehmen kann. Ich
kann jedem Steuerberater nur raten, sich so früh wie
möglich mit der Kanzlei-Strategie zu beschäftigen.“
7
Kanzlei-Marketing
Name
Roger Wilms
FunktionKanzleiinhaber
Steuerberater
Kanzleisteuerwerk
gegründet 2013
4 Steuerberater
15 Mitarbeiter
Besonderheit
Fachberater für Sanierung und
Insolvenzverwaltung
Unternehmensberatung
Organisationsberatung
Testamentsvollstreckung
Nachlassverwaltung
Internet
www.steuerwerk.com
„Es ist mehr als Werbung und Effekthascherei.
Es ist ein strategisches Instrument.“
Steuerberater Roger Wilms von der Kanzlei steuerwerk aus
Mönchengladbach wusste instinktiv, dass er sich dem Thema
Kanzlei-Marketing widmen muss, allerdings war ihm unklar,
wie er die Aufgabe richtig anpackt.
Trotz 20 Jahren Berufserfahrung als selbständiger Steuerberater war die Gründung einer neuen Kanzlei und die Namensfindung für sie eine große Herausforderung.
8
KANZLEI REPORT
N
ach vielen Überlegungen und Recherchen, was
Kanzlei-Marketing bedeutet, hat Roger Wilms
den Entschluss gefasst, das Thema professionell
anzupacken. Aufgrund seiner bisherigen Erfahrungen in
der Aufbauarbeit verschiedener Kanzleien war ihm dabei besonders wichtig, richtig zu starten und nicht zu
viel Kraft zu verschwenden. Vor allem der Austausch
mit Kollegen hat ihm gezeigt, in welche Richtung sich
Kanzleien entwickelt haben. „Das waren alles relativ
anspruchsvolle Kanzleien und da habe ich für mich gedacht, jetzt brauche ich professionelle Begleitung, die
mir sagt, was ist alles möglich und wie fängt man das
Thema an“, meint Roger Wilms.
Der Einstieg in das Thema Kanzleimarketing ist mit einem
Marketing-Check erfolgt. Mit dieser Analyse wurde unter
anderem auch vorgestellt, was Marketing ist und was es
alles bewegen kann. „Es ist mehr als Werbung und Effekthascherei. Es ist ein strategisches Instrument. Als Steuerberater musste ich erst einmal lernen, dass man sich
damit grundsätzlich beschäftigen muss“, so Roger Wilms.
Der Marketing-Check leistet bei der Entwicklung der
Strategie eine erste Grundlage in Bezug auf:
• Bestandsaufname – wo stehe ich mit meiner Kanzlei
• Orientierung – wo stehen die anderen Kanzleien
• Welche Möglichkeiten gibt es überhaupt
Mit diesen Informationen bekommt man einen Überblick
und kann abschätzen, wie viele Jahre man sich mit dem
Thema beschäftigen muss. Muss man eventuell sogar
alles in Frage stellen, was man bisher schon aufgebaut
hat oder reicht es nicht auch aus, wenn man die Themen
schrittweise in kleinen Abschnitten in Angriff nimmt?
Roger Wilms ist dabei auch klar geworden, dass Marketing alle Kanzleibereiche betrifft. Das bedeutet, dass
die Strategie von der Geschäftsleitung entwickelt und
verabschiedet wird, im Rahmen der Umsetzung aber aller Mitarbeiter und teilweise sogar die Mandanten mit in
die Maßnahmen intergiert werden. Nur so wird es möglich, dass es authentisch und lebendig wird und den gewünschten Effekt erzielen kann.
„Wir haben festgestellt, dass die Mitarbeiter viel mehr
hinter dieser Marke stehen, als wir uns das vorgestellt
haben. Das Gleiche bei den Mandanten. Man hat heute
das Gefühl, dass ein Teil der Mandanten froh ist, dass es
diesen Namen gibt.
Selbst Mandanten, die seit 20 Jahren von uns betreut
werden, hatten keine Schwierigkeiten, sich umzustellen. Heute wird gefragt: „Ist denn bei steuerwerk
jemand, der sich speziell damit auskennt?“ Es wird
nicht mehr nach dem alten Inhaber gerufen. Ich glaube heute, dass sowohl die Mandanten als auch die
Mitarbeiter ein Stück weit sich selbst als Mitglied und
Bestandteil von steuerwerk sehen. Also eine ganz
hohe Akzeptanz.
Und wir merken auch, dass Mandanten uns noch viel
häufiger empfehlen. Jetzt gibt es was, worüber sie in
ihrem Freundes- und Bekanntenkreis erzählen können.
Etwas, das sie begeistert. Ganz gleich, ob es die Auftaktveranstaltung, die Zertifizierung, unsere Leistungen oder
die neuen Mitarbeiter sind, alles ist im Marketingkonzept
verankert und kann so eine tolle Wirkung entfalten. Ja,
die Umstellung hat wunderbar funktioniert.“
Kann ein externer Partner der Kanzlei helfen?
„Es war immer so, dass ich zuerst mit einer kritischen
Haltung an das Thema rangegangen bin. Dann habe
ich gemerkt, wie professionell das ganze Thema aufbereitet wurde. Dadurch fühlte ich mich immer sicherer. Speziell dadurch, dass ich gemerkt habe, dass die
Veränderungsprozesse nicht das bisher schon Erreichte gefährden, sondern darauf aufbauen.
So wurde ich mit jedem Schritt selbstbewusster,
traute mich mehr und zweifelte nicht an dem, was
man schon gemacht hatte“, sagt Roger Wilms im
Rückblick auf drei Jahre aktives Marketing in Zusammenarbeit mit DHP.
Was ist ihr Tipp für Kollegen?
Eine der größten Herausforderungen war die Findung
und Entwicklung der neuen Marke „steuerwerk“. Vor
dem Hintergrund der strategischen Ausrichtung und u.a.
dem Ziel, die Kanzlei unabhängiger von einzelnen Personen zu machen, musste der neue Name die Basis für alle
zukünftigen Maßnahmen sein. Der Prozess war dabei einerseits äußerst kreativ und interessant. Auf der anderen
Seite sehr analytisch und klar strukturiert, um ein valides
Ergebnis zu bekommen.
Heute zeigt sich, dass der Name zu einer Marke geworden ist. Alle Maßnahmen, die im Marketingkonzept verankert sind und umgesetzt werden, wirken so, dass die
Marke gestärkt und im Bewusstsein aller verankert wird.
KANZLEI REPORT
„Also mein wichtigster Tipp ist, nicht zu lange warten. Ich habe zu lange gewartet – man sollte sich einfach trauen. Wichtig ist aber, glaube ich, auch, dass
man sich an der Stelle gut beraten lässt und dass man
möglichst Beratung aus allen Disziplinen bekommt.
Die Entwicklung der Strategie ist natürlich die Basis,
und die Erkenntnisse nutzen wir heute und in den
kommenden Jahren für unser Handeln und die Entwicklung der Kanzlei. Diese Form von professioneller
Beratung hat mir jedenfalls gezeigt, dass man sich an
das Thema rantrauen kann. Und halt, wie gesagt, nicht
so lange warten.“
9
Kanzlei-Organisation
Name
Boris Melzer
FunktionKanzleiinhaber
Steuerberater
Dipl.-Betriebswirt (BA)
MBA (International Taxation)
Kanzlei
Melzer & Kollegen
gegründet 1984
9 Steuerberater
40 Mitarbeiter
Besonderheit
2 Standorte (Lahr, Freiburg)
Betriebswirtschaftliche Beratung
Vermögensplanung
Internationales Steuerrecht
Unternehmensnachfolge
Fachberater für Vermögens und Finanzplanung (DStV e.V.)
Fachberater für Controlling und
Finanzwirtschaft (DStV e.V.)
Internet
www.melzer-kollegen.de
„Je größer der Laden
desto wichtiger die Organisation.“
Organisationen werden geboren, sie wachsen, differenzieren
und professionalisieren sich. Sie reifen, werden manchmal
unflexibel und gehen unter, wenn sie aufhören, ihre Umwelt zu
verstehen. Was sie wirklich lebens- und überlebensfähig macht,
ist seit vielen Jahren Inhalt der Organisationsentwicklung.
Steuerberater Boris Melzer von der Kanzlei Melzer und
Kollegen hat sich in den vergangenen fünf Jahren intensiv mit
der Entwicklung der Kanzlei-Organisation beschäftigt. „Im
Prinzip ist der ganze Kanzleiablauf davon betroffen, also das
tägliche Leben“, sagt Boris Melzer kurz und knapp zur KanzleiOrganisation.
10
KANZLEI REPORT
J
ede Kanzlei ist einzigartig und befindet sich in
einer individuellen Lebensphase, in der sie spezifische Aufgaben zu bewältigen hat. Jede Phase
verlangt ihre eigene Form von Führung und Veränderungsmanagement. Was in der einen Phase nützt, kann
in der anderen schaden. So ist es manchmal äußerst hilfreich, dass sich der Kanzleileiter in der Gründungsphase
um alles selbst kümmert. Später kann aber genau das
zum Problem werden.
„Umso mehr Menschen zusammenarbeiten, umso mehr
unterschiedliche Routinen können sich einschleichen.
Was man natürlich auch gerade bei der Bearbeitung von
z.B. Jahresabschlüssen sieht. Jeder macht die gleichen
Dinge etwas anders, alle meinen aber, sie haben das
Gleiche getan“, sagt Boris Melzer. Für die Ausrichtung
einer Kanzlei auf die Zukunft und die Annahme der Herausforderungen einer digitalisierten Welt ist es jedoch
kanzleirelevant, eine einheitliche Ausrichtung zu finden
und voranzutreiben.
Wir begreifen und definieren Kanzleien heute noch immer mit den gleichen Leitlinien und Grundprinzipien, die
diese in den letzten 50 Jahren ausgezeichnet haben. Wir
denken und kategorisieren Kanzleien anhand von Aufbau- und Ablauforganisation, Hierarchiegefügen und
Leitbildern. Wir akzeptieren, dass es eine Führungskraft
gibt, die wiederum eine Führungskraft hat und so weiter. Wir führen Mitarbeitergespräche, leisten unsere Beiträge in Feedbackgesprächen mit Führungskräften und
bringen uns in Kanzleiversammlungen ein. All das hat
sich in der Vergangenheit als produktiv erwiesen. Doch
kann es in der Zukunft genauso weitergehen?
Unternehmen und auch Kanzleien sind dem Untergang
geweiht, wenn sie es nicht schaffen, sich neu zu erfinden. Doch Veränderungen fallen Kanzleien grundsätzlich nicht leicht, weil sie sozusagen von Grund auf für
Kontinuität leben.
Mit der Kanzlei-Organisation wollten Melzer und Kollegen die Kanzlei neu ausrichten und vor allem die Qualität
und Rentabilität auf ein besseres Niveau bringen. „Wir
haben uns zum Ziel gesetzt, dass die einzelnen Arbeiten
in der Kanzlei besser vergleichbar werden. So erzeugen
wir einerseits mehr Qualität, da es einheitliche Regelungen gibt. Und zum anderen schaffen wir so Routinen,
die Abläufe effizienter machen und dadurch schnellere
Bearbeitungszeiten ermöglichen“, meint Boris Melzer.
Die einzelnen Arbeiten der Kanzlei-Organisation von
Melzer und Kollegen lassen sich alle den Bereichen der
Aufbau- und Ablauforganisation zuordnen. Herr Melzer
sagt: „Viele der Themen waren bereits vorhanden, man
hat sie nur neu strukturieren müssen.“ Dabei hat die
Kanzlei alle Kanzleibereiche (z.B. Strategie, Personal,
Bearbeitungsprozesse etc.) auf den Prüfstand gestellt,
um für die Zukunft vorbereitet zu sein. Speziell in der
Ablauforganisation werden dabei die gesamten Arbeitsabläufe in der Kanzlei neu bestimmt. Angefangen
KANZLEI REPORT
bei der Organisation des Sekretariats und den damit
verbunden Aufgaben wie z.B. Postannahme, Postverteilung, Schreib- und Diktataufgaben bis hin zur Definition
der Teamgrößen, dem Ablauf von Teambesprechungen
und dem Aufgabenfeld der Partner. Alle Bereiche werden analysiert und ggf. neu definiert. „Uns war dieser
Bereich auf jeden Fall sehr wichtig. Gerade in Wachstumsschüben der Kanzlei geht es ohne einen gewissen
Ablauf nicht. Sonst gibt es lauter Einzelfallregelungen.
Als Kanzleileiter können Sie sich dann aber nicht um das
Wachstum der Kanzlei kümmern, sondern müssen sich
um jede Kleinigkeit selbst kümmern“, meint Steuerberater Melzer.
Der Umbau einer Kanzlei ist immer auch mit einem hohen
Kommunikationsaufwand verbunden. Die aktive Integration der Mitarbeiter in allen Phasen der Kanzleientwicklung stellt sicher, dass alle die Bedeutung der Themen
von Anfang an verstehen können. Das verhindert, dass
es zu Unklarheiten oder eventuell sogar Gerüchten zur
zukünftigen Kanzleientwicklung kommen kann. Diese
stellen eine immense Gefahr für den Erfolg der Zukunft
dar. Boris Melzer sagt dazu, „Wenn Sie es hinbekommen,
dass jeder Mitarbeiter im Projekt eingebunden ist, dann
haben Sie unserer Erfahrung nach die größtmögliche Erfolgsgarantie, dass auch alle das Thema verstehen und
leben. Gelingt das nicht, haben Sie eine einmalige Aktion, eventuell Prozesse, die danach irgendwo im Ordner
im Schrank stehen, aber die Akzeptanz und Umsetzung
leidet.“
Kann ein externer Partner der Kanzlei helfen?
„Die Unterstützung war auf jeden Fall sinnvoll für uns,
um die Spur zu halten und um zu wissen, wie man
vorgeht. Was für uns aber keine Option war, war ein
vorgefertigtes Organisationssystem, oder sogar vorgefertigte Vorlagen zu kaufen. Um die Akzeptanz in
unserer Kanzleiprozesse bei den Mitarbeitern sicherzustellen, war es wichtig, die bereits seit Jahren selbst
erarbeiteten Standards auf den Prüfstand zu stellen
und in das System zu integrieren. Dabei wurden die
eigenen Routinen überprüft und ggf. an die veränderten Rahmenbedingungen wie bspw. digitale Buchführung stellenweise optimiert und angepasst.“
Was ist ihr Tipp für Kollegen?
„Die Beschäftigung mit der Kanzlei-Organisation gibt
eine gewisse Sicherheit, für die Zukunft gut aufgestellt
zu sein. Dadurch werden die Aufgaben und das Wissen erst einmal für alle transparent gemacht. So wird
die Kanzlei u.a. auch unabhängiger von Einzelpersonen. Ja, das ist es, was ich in der momentanen Situation sehe. Und langfristig natürlich auch die Steigerung
der Effizienz. Jeder Steuerberater, sollte sich mit der
Kanzlei-Organisation beschäftigen, um vorhandenes
Wissen in der Kanzlei langfristig zu konservieren.“
11
Qualitätsmanagement
Name
Edith Maier-Afheldt
FunktionKanzleiinhaberin
Steuerberaterin
EFQM-Assessorin
KanzleiMaier-Afheldt
gegründet 1975
4 Steuerberater
31 Mitarbeiter
Besonderheit
Heilberufe Steuerberater
Internet
www.maier-afheldt.de
„Der größte Trugschluss ist, beim Qualitätsmanagement auf die Zertifizierung zu schielen.“
Edith Maier-Afheldt hat sich mit Leib und Seele dem Qualitätsmanagement verschrieben. Als Steuerberaterin und EFQMAssessorin hat sie das QM-System in der eigenen Kanzlei aufgebaut.
Nach der bereits dritten Rezertifizierung sagt sie: „Qualitätsmanagement ist mehr als die reine Abarbeitung einer Checkliste und das Erlangen eines Zertifikats. Vielmehr ist es die
strategische Grundlage der Kanzleiführung und wird damit
zum Spiegel der Kanzleiphilosophie.“
12
KANZLEI REPORT
S
ich mit den Prozessen der Kanzlei zu beschäftigen
ist für viele Kanzleiinhaber eine Herausforderung.
Bei dieser Aufgabe geht es nicht um die gewohnten Arbeiten in, sondern ausschließlich um die an der
Kanzlei. Zu erkennen, welche Prozesse es gibt, und wie
diese aufgebaut bzw. verbessert werden können, bedeutet, sich noch einmal von Grund auf mit der Kanzlei zu
beschäftigen. Dieser Blick aufs Ganze ermöglicht es, daß
QM nicht nur der Aufbau von Prozessen und Checklisten
ist, sondern zu einem Strategieinstrument wird. Es erfordert damit aber auch die Bereitschaft, bereits etablierte
und eventuell liebgewonnene Abläufe zu hinterfragen
und verändern zu wollen.
„Ungefähr 20% im QM drehen sich um die Leistungsprozesse der Kanzlei. Der Rest der Arbeit steckt in der
Strategie, Mandats- und Produktpolitik oder den unterstützenden Kanzleiprozessen“, sagt Edith Maier-Afheldt.
Mit dieser Einschätzung liegt sie richtig und bringt damit
zum Ausdruck, wie wichtig klare Regelungen und Anhaltspunkte für alle Kanzleibereiche sind.
Im Aufbau der Prozesse sind alle Mitarbeiter gefordert.
Die Kanzleileitung übernimmt im Regelfall die Führung
für das Projekt und bestimmt einen Qualitätsmanagementbeauftragen und die prozessverantwortlichen Mitarbeiter für alle Bereiche. Von der Übertragung vorgefertigter Musterprozesse rät Frau Maier-Afheldt ab. Die
Vorlagen sollten nur zur Orientierung dienen. Ein sinnvoller und wirksamer Aufbau ist nur möglich, wenn die
Prozesse individuell auf die Bedürfnisse und Ideen der
Kanzlei abgestimmt sind.
Ist ein QM-System erst einmal aufgebaut und wird es
von allen Kanzleimitarbeitern gelebt, so sind damit viele
Vorteile verbunden. Edith Maier-Afheldt nennt die für sie
wichtigsten Punkte:
•mehr Selbständigkeit der Mitarbeiter in der Einarbeitung und Umsetzung von neuen Aufgaben und damit
mehr Zufriedenheit und Motivation für alle Beteiligten;
•Übernahme von Verantwortung durch die Mitarbeiter
zur Prozesseinhaltung und -verbesserung;
• mehr Transparenz für die Führungskräfte in Bezug auf
die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter, da die Tätigkeiten besser vergleichbar werden;
•verbesserte Einschätzung, ob es möglich ist, die gewünschte Leistung im vereinbarten Rahmen zu erbringen;
• mehr Sicherheit für die Mitarbeiter, da sie klar wissen,
was von ihnen erwartet wird.
In der Summe führen alle Punkte zu einer Entlastung der
Kanzleileitung sowie zu einer Verbesserung der Kanzleiqualität. Damit diese Effekte möglich werden, müssen alle Personen in der Kanzlei am Aufbau wie auch
der Umsetzung der Prozesse aktiv mitwirken. Schon zu
Beginn ist es dabei äußerst wichtig, den Mitarbeitern die
Bedeutung der Aufgaben zu veranschaulichen.
KANZLEI REPORT
Ist das System erst einmal aufgesetzt, so muss es aktiv
gelebt werden. Das bedeutet vor allem, es muss die Bereitschaft zu einer kontinuierlichen Optimierung bestehen. Jedes Mal, wenn man eine Schwachstelle entdeckt,
muss direkt ein entsprechender Verbesserungsvorschlag
eingebracht werden. Nachdem der Prozessverantwortliche den Vorschlag für richtig befunden hat, wird die
Idee ins System eingepflegt und ist im Anschluss für alle
Mitarbeiter verpflichtend. Sollten diese Verbesserungen
nur als Pflicht im Rahmen des Audits angesehen werden,
so ist der Sinn und Zweck des Qualitätsmanagements
leider verfehlt.
Als größte Gefahr sieht Frau Maier-Afheldt die Demotivation der Mitarbeiter. Im Gespräch mit Kollegen erfährt
sie immer wieder, dass die Projekte in den Kanzleien
versanden, da der Prozess als zu zeitaufwändig oder
auch lästig von der Kanzleileitung angesehen wird. In
solchen Fällen überträgt sich die Einstellung der Chefs
sehr schnell auf die Mitarbeiter, und es können keine positiven Ergebnisse oder Effekte aus den Prozessarbeiten
entstehen.
Kann ein externer Partner der Kanzlei helfen?
„Eine externe Unterstützung ist dann sinnvoll, wenn
der Berater über Kanzlei- und QM-Know-how verfügt.
Im Kern der Aufgabe, der Entwicklung bzw. Überarbeitung der Kanzlei-Strategie kann so eine wirkliche
Unterstützung erfolgen. Erfahrungen des Beraters
und der Transfer von anderen Kanzleiberatungen
münden in eine echte Organisationsberatung.
Außerdem wird mit dem Einsatz auch sichergestellt,
dass ein klarer und verbindlicher Fahrplan für alle Beteiligten besteht und es so nicht zu Verzögerungen
kommt. Und auch auf die Mitarbeiter kann vom Berater
ein entscheidendes Signal ausgehen. Der Einsatz unterstreicht die Bedeutung für die Kanzlei und fördert
damit die Akzeptanz und Motivation der Mitarbeiter“,
so schildert Frau Maier-Afheldt ihre Erfahrungen.
Was ist ihr Tipp für Kollegen?
„Ganz klare Aussage: Jede Kanzlei sollte sich mit diesem Thema beschäftigen, wenn sie ernsthaft einen
Veränderungsprozess anstrebt und dies nicht nur für
die Zertifizierung macht, sondern eine Verbesserung
der Kanzleistruktur im Sinne der Qualitätsausrichtung
und -verbesserung anstrebt.
Für uns kommt dabei nur die Zertifizierung nach
DSTV in Frage, da sie auf unsere Branche abgestimmt
ist. Und der Einstieg ist ganz wichtig. Ein externer Berater kann hier wichtige Impulse setzen, da er allen
Beteiligten die Bedeutung vor Augen führen kann und
vor allem einen verbindlichen Fahrplan aufbaut.“
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Kanzlei-Benchmarking
K ANZLEI HOFMANN,
WAHLER & PAR T NER
S T EUERBER AT ER
Name
Peter Wahler
FunktionKanzleiinhaber
Steuerberater
Kanzlei
Hofmann, Wahler
& Partner
gegründet 1965
3 Steuerberater
16 Mitarbeiter
Besonderheit
Förderberater RKW
Internet
www.steuerberatung-goeppingen.de
„Benchmarking ist eine interessante Möglichkeit,
um die eigene Position verbessern zu können,
ohne das Rad neu erfinden zu müssen.“
„Benchmarking bedeutet für mich ein quartalsmäßiges Treffen mit 9 Kollegen aus sechs verschiedenen Kanzleien. Dabei
besprechen wir strukturiert die Entwicklungen jeder Kanzlei
von den Kanzleikennziffern über die Leistungsprozesse bis
hin zu weichen Themen, wie z.B. Mitarbeiterführung.
Der offene und faire Austausch bietet mir dabei die Möglichkeit praxisortinert mit meinen Stärken und Schwächen umzugehen und so die Kanzlei kontinuierlich zu verbessern.“, sagt
Peter Wahler.
14
KANZLEI REPORT
D
er offene Austausch mit Kollegen ist für viele Steuerberater oft nur schwer vorstellbar.
Die Leistungen sind gut vergleichbar, und ungern möchte man daher vor Kollegen über die eigenen
Schwachstellen oder sogar die Entwicklung der Finanzdaten sprechen. Doch warum gibt es dann ein Benchmarking für Steuerberater, und was ist der Vorteil?
Der Ursprung im Benchmarking ist der Vergleich von unterschiedlichen Geschäftsmodellen aus verschiedenen
Branchen, um anhand möglicher Stärken jedes Modells
eine Übertragbarkeit auf die jeweils andere Branche zu
überprüfen.
Auch im Benchmarking für Kanzleien ist der Ausgangspunkt die Analyse der eigenen Kanzlei-Stärken und
-Schwächen anhand eines Vergleichs mit relevanten
Wettbewerbern. Mit diesem Vergleich sollen bessere
Methoden und Praktiken identifiziert und verstanden
werden, um dann auf die eigene Situation anpassen und
integriert zu können.
„Der größte Vorteil im Benchmarking ist für mich, dass
ich in jedem Termin ein offenes Gespräch mit den Kollegen und Beratern zu Arbeitsprozessen führen kann. Das
hilft mir, die eigene Kanzleiposition besser bestimmen
und so Optimierungspotentiale für die Kanzlei identifizieren zu können“, sagt Peter Wahler.
Zur Reduzierung des eventuellen Risikos, dass im offenen Gespräch mit den Kollegen Informationen preisgegeben werden, die sich im Anschluss nachteilig auswirken können, wird zu Beginn jeder Benchmarking-Gruppe
eine Vereinbarung mit allen Teilnehmern über die Spieregeln getroffen.
„Im Ernstfall wäre es wahrscheinlich nur schwer nachweisbar, dass ein Teilnehmer gegen den Kodex verstoßen hat, allerdings empfinde ich nullkommanull eine
Konkurrenzsituation oder ein Risiko“, sagt Herr Wahler
und geht ganz unbeschwert mit der Situation um.
Kann ein externer Partner der Kanzlei helfen?
Auch wenn im Kanzlei-Benchmarking alle Teilnehmer
aus der selben Branche kommen, so ist Peter Wahler davon überzeugt, dass es unendlich viele unterschiedliche
Ansätze gibt, wie Kanzleien die Herausforderungen im
Kanzleialltag meistern. Den offenen Austausch empfindet er daher als eine der aufschlussreichsten Möglichkeiten, um die eigene Kanzlei noch erfolgreicher zu machen.
Ein Kernelement im Kanzlei-Benchmarking ist der kanzleispezifische Betriebsvergleich auf Basis von klassischen
finanzwirtschaftlichen Kennzahlen, wie z.B. Umsatz- oder
Kostengrößen, ergänzt um kanzleirelevante Kennziffern,
wie z.B. Cash-Flow je Partner oder Produktivität in den
Leistungsbereichen. Die offene Präsentation und der
Austausch zu den Daten im Kollegenkreis stellt den ersten Ansatz zur Verbesserung der Leistungsfähigkeit dar.
Peter Wahler reicht hierzu im Vorfeld jeden Treffens die
Daten ein und erhält dann zum Termin eine aufbereitete
Übersicht zu den Kennziffern aller Kanzleien.
Neben diesen Kennzahlen sind der Einblick und Austausch zu aktuellen Marktentwicklungen anhand von
Branchenbeispielen sowie der gegenseitige Erfahrungsaustausch mit den Kollegen fixe Programmpunkte eines
jeden Treffens.
KANZLEI REPORT
„Die professionelle Organisation und Durchführung
durch einen Partner ist für mich entscheidend. Sowohl
im Vorfeld bei der Auswahl der Gruppenteilnehmer
als auch bei der Durchführung der Termine ist es sehr
wichtig, einen kompetenten Partner zu haben. Manche Themen würden sonst ins Uferlose ausarten und
die Produktivität sinken. Und auch der Blick über den
Tellerrand mit branchenspezifischen Informationen
gelingt nur durch einen Partner mit entsprechendem
Know-how.“
Was ist ihr Tipp für Kollegen?
„Benchmarking ist eine interessante Möglichkeit, um
über den Erfahrungsaustausch die eigene Position
verbessern zu können, ohne das Rad neu erfinden zu
müssen. Besonders wichtig ist dabei immer auch, auf
ein ausgewogenes Verhältnis von Geben und Nehmen
zu achten. Nur dann gelingt es auf Dauer, dass alle
Teilnehmer einen positiven Effekt aus den Treffen erzielen. Diese Aufgabe richtet sich an alle Teilnehmer,
aber auch an den Organisator des Benchmarkings.
Ansonsten kann ich nur sagen, sofort anfangen, es
lohnt sich!“
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Kanzlei-Nachfolge
Name
Jörg Eckstädt
FunktionKanzleiinhaber
Steuerberater
Kanzlei
Das Steuerbüro
gegründet 2012
1 Steuerberater
10 Mitarbeiter
Besonderheit
Unternehmensnachfolge
Mediation
Digitale Buchführung
Digitale Archivierung
Internet
www.das-steuer-buero.de
„Nachfolger kaufen Zukunft. Sie bezahlen
nicht aus Dankbarkeit für Vergangenes.“
Jörg Eckstädt sitzt zufrieden in seinem Sessel. Wenn er auf die vergangenen 9 Monate zurückblickt muss er leicht schmunzeln. „Was uns in den
letzten Monaten gelungen ist, klappt nur, wenn man ein gutes Team ist“,
sagt er. Herr Eckstädt hat es geschafft, innerhalb der letzten Monate eine
Kanzlei zu übernehmen. Und diese Übernahme war alles andere als geplant. Am Anfang stand die Frage der Unterstützung. Eine befreundete
Kollegin musste aus gesundheitlichen Gründen etwas kürzer treten. Und
heute ist es so, dass Herr Eckstädt auf Wunsch der Kollegin die KanzleiNachfolge angetreten und den Betrieb in seine Kanzlei integriert hat.
E
ine der schwierigsten und sensibelsten Managementaufgaben im Leben eines Steuerberaters
ist die Regelung seiner eigenen Nachfolge. Auch
wenn mal als Berater viele Mandanten beim Kauf und
Verkauf von Unternehmen begleitet hat, ist der Prozess
der eigenen Übergabe oft langwierig und schwierig zu
gleich.
Der Kanzleiinhaber hat mit dem Aufbau und der Führung
der Kanzlei sein Lebenswerk geschaffen. Und in manchen
Fällen ist die Kanzlei über 40 Jahre erfolgreich von einer
Person im Markt geführt worden. Die Abgabe der Kanzlei
stellt einen Übergang und ein Ende dar, und das macht
es um so schwieriger. Die aktuelle Übernahme von Jörg
Eckstädt ist ein Paradebeispiel, wie es nicht laufen sollte.
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„Die Kollegin wusste, dass sie dauerkrank sein wird, und
hat sich erst in einem relativ späten Stadium der Krankheit um externe Unterstützung gekümmert. Aufgrund der
langjährigen persönlichen Beziehungen hat sie mich gebeten, die Kanzlei fachlich zu unterstützen. In einem zweiten Schritt sollte dann eine längerfristige Zusammenarbeit zwischen beiden Kanzleien aufgebaut werden. Leider
verstarb die Kollegin dann relativ plötzlich, bevor es zur
geplanten langfristigen Zusammenarbeit kommen konnte. Damit gab es keine Planung, wie es weitergehen soll.
Die Vorsorgevollmacht wurde rasch noch 48 Stunden vor
dem Ableben der Kollegin gezeichnet, war damit zu Recht
von anderen Marktteilnehmern und Behörden angreifbar
und wurde hier und da auch moniert. Eine Übersicht zu
Kennwörtern, Triple-A-Mandaten usw. gab es nicht.
KANZLEI REPORT
„Am Anfang stand ich wie vor einem Abgrund, und die
zentrale Frage war, wie geht es denn jetzt überhaupt weiter“, sagt Jörg Eckstädt.
Krankheit oder sogar Tod sind zwei Ursachen für eine
mögliche Kanzlei-Nachfolge. Allerdings ist die geplante
Übergabe der Kanzlei an einen Nachfolger der häufigste Grund für einen Verkauf der Kanzlei. In diesen Fällen
ist meistens der Wunsch des Kanzleiinhabers nach einer
Veränderung, z.B. den Eintritt in den Ruhestand oder in
ein anderes Aufgabenfeld, die Ursache für die Abgabe
der Kanzlei. Doch worauf kommt es an, wenn man seine
Nachfolge planen möchte?
Mit die wichtigste Aufgabe in der Planung der KanzleiNachfolge ist es, den richtigen Zeitpunkt für die Auseinandersetzung mit dem Thema zu finden. Aufgrund der
Vielzahl der mit der Nachfolge verbunden Themen (Notfallkonzept, Angehörige, Mitarbeiter, Prozesse, Technologie, Mandanten uvm.) und der damit eventuell verbunden
Maßnahmen benötigt eine professionelle Planung und
Umsetzung ausreichend Zeit. Einige Kanzleiexperten raten daher, sich bereits beim Einstieg in die Selbstständigkeit des Themas anzunehmen. Jörg Eckstädt sagt: “Wenn
ich meinen 40. Geburtstag gefeiert habe, sollte ich mich
damit beschäftigen. Ich sollte dann zumindest das Notfallkonzept in der Schublade haben. Ich werde jetzt 45
und habe mich vor 4 Jahren damit beschäftigt. Es lebt
sich einfach besser so.“ Steuerberater sollten daher den
Verkauf ihrer Praxis langfristig planen, damit individuelle
Strategien zur Optimierung des Kanzleiwerts noch entwickelt und umgesetzt werden können.
Neben dem richtigen Zeitpunkt zählt vor allem die Auseinandersetzung mit den Zielen und Interessen des Kanzleiinhabers zu den zentralen Aufgaben in der Planung der
Kanzlei-Nachfolge. In vielen Fällen nennen Steuerberater
als oberstes Ziel die Maximierung des Kanzleiwerts. Dieser Wunsch ist verständlich, schließlich stellt der Kanzleiverkauf häufig auch einen Baustein der persönlichen
Altersvorsorge und zugleich eine Wertschätzung der
eigenen Arbeit dar. Allerdings ist vielen Steuerberatern
unklar, was ihre Kanzlei wirklich wert ist. Der mögliche
Kaufpreis resultiert aus ideellem Wert plus Substanzwert.
Leider ist die Wertermittlung allzu oft von Irrtümern begleitet, so dass es beim reell zu erzielenden Preis zu Enttäuschungen, ja sogar Kränkungen kommen kann.
Jörg Eckstädt ist frei von Illusionen, wenn es um die Bewertung von Kanzleien geht. „Der Steuerberater, der eine
Kanzlei kauft, kauft nicht aus Dankbarkeit für Vergangenes, sondern er baut sich damit eine Zukunft auf“, weiß
er. Der Käufer möchte also konkret wissen, was er geboten bekommt, wie die Zusammenarbeit funktioniert. Sind
Prozesse abgebildet, wie ist die Kundenstruktur, usw. Nur
wer klare Antworten auf diese und weitere Fragen geben
kann, ist ein attraktiver Anbieter.
Neben dem Kanzleiwert werden häufig auch folgende
Interessen im Rahmen der Kanzlei-Nachfolge genannt:
KANZLEI REPORT
• Absicherung der Familie durch den Aufbau eines Notfallplans für unvorhergesehene Ereignisse.
• Die rechtzeigte Integration der Mitarbeiter als Partner
in der Kanzlei, um die Mitarbeiter zu motivieren und die
Leistungsfähigkeit der Kanzlei zu verbessern.
• Sicherstellung, dass alle Mitarbeiter einen zukunftsorientierten Arbeitsplatz haben
• Gewährleistung einer qualitativ hochwertigen und kontinuierlichen Beratung und Betreuung der Mandanten
Bei der Planung der Übergabe sollten auch alle Mitarbeiter rechtzeitig mit einbezogen werden. Eine offene
und professionelle Kommunikation mit allen Beteiligten
kann z.B. die Erfolgschancen bei eventuellen Optimierungsprozessen im Vorfeld des Verkaufs verbessern und
Widerstand aufgrund von Unsicherheiten und Gerüchten vermeiden. Jörg Eckstädt ist ein Beispiel für gelebte
Transparenz. Er sagt: „Bei mir ist es so, dass jeder informiert ist. Der Vorteil liegt in der aktuell hierarchieflachen Führung. Meine potentielle Nachfolgerin, also die
Steuerberaterin, die ich gerade aufbaue, ist genauso in
diesen Prozess involviert wie meine Ehefrau oder alle anderen Mitarbeiter. Ebenso in Ansätzen relevante Kunden.
Die Kanzlei-Nachfolge ist ein offenes Buch. Alle sollen
wissen, ob ich den ganzen Betrieb verkaufe oder nur
eine 50% Beteiligung. Damit gibt es Klarheit.“
Der Erfolg der Offenheit bei der Kanzlei-Nachfolge besteht darin, dass es eine Vertrautheit zwischen allen Personen gibt, die am Prozess beteiligt sind. Was damit gewonnen wird, lässt sich nicht monetär beziffern, ist laut
Herrn Eckstädt jedoch mehr wert als Geld. Denn die Vertrautheit zwischen den Beteiligten und mit den anstehenden Aufgaben sorgt für mehr Erfolg bei der Umsetzung
der Maßnahmen und bei der Fortführung der Kanzlei.
Kann ein externer Partner der Kanzlei helfen?
„Die Unterstützung durch einen externen Partner kann
in vielen Bereichen hilfreich sein. Neben der Unterstützung im Aufbau der Kanzlei vor allem auch bei Verhandlungen. Am Ende sitzen immer zwei Vertragspartner am Tisch. Der neutrale Dritte, der allparteilich und
interessengerecht den Prozess begleitet, kann dann
moderieren und wertschätzend die richtigen Fragen
stellen, um so zielorientiert zum Erfolg zu kommen.“
Was ist ihr Tipp für Kollegen?
„Die zentrale Frage ist: Wie überlebt das Unternehmen?
Und damit meine ich nicht das Tagesgeschäft, sondern
wie überlebt es, wenn der Unternehmensführer nicht
mehr da ist. Insofern ist das Thema Kanzlei-Nachfolge
eine Lebens- und damit auch eine Tagesfrage, die sich jeden Tag stellt. Was passiert im Fall des Todes, im Fall der
Dauerkrankheit oder im Fall der aktiven Übergabe? Wie
löse ich mich als Führer von dieser Organisation und bestelle eine andere Führung? Darum geht’s. Und jeder sollte sofort mit der Beantwortung dieser Fragen beginnen.“
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Selber machen oder abgeben?
Delegieren oder übernehmen –
wie kommt man schneller zum Erfolg?
D
ie Arbeit an der Kanzlei ist facettenreich und parallel zu den Aufgaben in der Kanzlei oft nur schwer
zu meistern. Schnell kommt der Gedanke der Arbeitsteilung auf, und die Möglichkeit, Themen zu delegieren, um
somit einen höheren Output zu erzielen. Doch welche
Aufgaben eignen sich, und ist es in einer Kanzlei überhaupt möglich, zu delegieren?
Grundsätzlich kann man sagen, dass sich alle Aufgaben delegieren lassen. Trotzdem sollte man dabei sehr
sensibel vorgehen, sonst kann der gewünschte Effekt
der Entlastung schnell ins Gegenteil umschlagen. Ausgangspunkt aller Überlegungen stellt deshalb eine Analyse dar, mit der erfasst wird, welche Aufgaben anstehen
und vor allem welche Voraussetzungen dafür notwendig
sind. Am besten ordnen Sie dazu die Themen einer der
fünf Kategorien zu.
1.Routineaufgaben
2.Einmalaufgaben
3. Komplexe Aufgaben
4. Aufgaben, die an Sie persönlich gestellt werden
5. Tätigkeiten, die Sie selbst erledigen wollen
Tätigkeiten, die Sie den Kategorien 1 oder 2 zuordnen
können, sollten problemlos delegierbar sein. Bei den
Aufgaben aus den Bereichen 4 und 5 werden Sie nicht
umhinkommen diese selbst zu übernehmen.
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Komplexe Aufgaben sind der spannendste Bereich
Diese zeichnen sich meistens durch eine hohe Anforderung an die Tätigkeit sowie eine Bedeutung für die
Kanzleientwicklung aus. Oft handelt es sich dabei um
strategische, prozessuale oder organisatorische Aufgaben in der Kanzlei, die nicht zum täglichen Arbeitsfeld
der Kanzleileitung oder der Mitarbeiter zählen. Trotzdem gibt es hier die Möglichkeit zum Delegieren.
So können z.B. externe Berater auf Basis eines exakten
Briefings Aufgaben für die Kanzlei übernehmen oder
auch als Coaching-Partner die Kanzlei aktiv unterstützen.
Für eine erfolgreiche Erfüllung aller Aufgaben sollten für
beide Seiten folgende Grundregeln der Zielsetzung beachtet werden. Ein Ziel muss SMART sein. Das bedeutet
Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch und Terminiert.
Wenn Sie diese fünf Grundsätze befolgen, dann sollten
Sie mit der Delegierung eine Win-Win-Situation erzeugen können.
So werden Sie von der Arbeit entlastet und erlauben es
Ihren Mitarbeitern, mehr Verantwortung zu übernehmen.
Das zahlt sich oft in deutlich höherer Motivation und verbessertem Arbeitseinsatz aus, die es Ihnen wiederum
beim nächsten Mal leichter machen, erneut Aufgaben zu
verteilen.
KANZLEI REPORT
Delegieren ist wie ein
Orchester führen. Viele
virtuose Köpfe müssen
exakt zusammenspielen,
um ein einmaliges Ergebnis
zu erzielen.
Der Dirigent kommt
dabei nicht auf die Idee,
die Instrumente selbst
zu spielen. Und genauso
muss es auch bei der
Arbeitsteilung laufen.
Mehr zum Thema Delegieren
erfahren Sie unter:
www.dohopa.de/tipps
Wann ist eine externe Unterstützung durch einen
Berater oder Coach für eine Kanzlei sinnvoll?
Ungeliebte, aber wichtige Themen benötigen
Durchsetzungskraft.
Um diese Frage beantworten zu können, muss man den
Kanzleistatus und die Zielsetzung genauer betrachten.
Ist es z.B. zur Umsetzung der Aufgabe notwendig, über
ein spezifisches Know-how zu verfügen, das Sie nicht im
eigenen Hause in ausreichendem Maße besitzen, so wird
eine fachliche Beratung sehr zielfördernd sein.
Mit dem Einsatz externer Berater bekommen Themen
kanzleiintern mehr Bedeutung und können zudem durch
den Externen anhand von Erfahrungsberichten noch in
ihrer Bedeutung für die Kanzleientwicklung verstärkt
werden.
Kapazitätsengpässe sind vielen Kanzleien bekannt – für
die Umsetzung von Veränderungen aber sehr hinderlich.
Wenn Sie nicht über genügend Manpower verfügen, um
die geplanten Maßnahmen parallel zum Kanzleialltag
schnell genug aus eigener Kraft zu bewegen, dann ist
die Integration von externen Beratern und Umsetzern
äußerst sinnvoll. So erreichen Sie das Ziel und gefährden
nicht die Motivation der Mitarbeiter.
Eine neutrale und objektive Sicht auf die Dinge. Das Gespräch mit den Kollegen und Mitarbeitern führt immer
zum gleichen Ergebnis, und trotzdem besteht eine Unsicherheit in Bezug auf die Entscheidung.
Der externe Berater bietet Ihnen aufgrund seiner Unbefangenheit die Chance zu einem echten Feedback und
auch die Sicherheit, dass speziell bei anspruchsvollen
Themen immer die neuesten Erkenntnisse berücksichtigt werden.
Kanzleien sollten dabei stets darauf achten, dass der Berater nicht nur über das Fach-Know-how verfügt, sondern auch über ausreichend Kanzleierfahrung, die gepaart ist mit einem Umsetzungscharakter.
Nur so kann sichergestellt werden, dass die Kanzlei optimal von der Beratung profitiert und die Maßnahmen zur
Umsetzung kommen.
KANZLEI REPORT
19
Auszeichnungen und ihre Wirkung
And the winner is …
Kanzlei Nickert!
And the winner is … Diesen Ausspruch hören wir alljährlich, wenn in
Hollywood die neuen Ehrungen in der Filmbranche verliehen werden. Doch
auch für Steuerkanzleien gibt es eine Reihe von Auszeichnungen. So hat
z.B. im letztem Jahr die Kanzlei Nickert aus Offenburg den FOX AWARD
in Silber erhalten. Mit der Auszeichnung der FOX AWARD Jury ist das
Mandanten-Magazin der Kanzlei als ein herausragendes Medienkonzept
anerkannt worden, das eine überdurchschnittliche Effizienz-Performance
aufweist und daher in seiner Kategorie als inspirierendes Vorzeigebeispiel
gelten darf. Besonders erfreulich ist, dass das Magazin damit auf einem
Level mit den Corporate Publishing Projekten großer Konzerne, wie Audi,
BMW, PWC oder der Deutschen Bank eingestuft worden ist.
20
KANZLEI REPORT
A
uszeichnungen, Ehrungen, Abzeichen, Titel uvm.
Täglich sind wir mit einer Vielzahl von Informationen konfrontiert, die uns einen positiven Eindruck vermitteln sollen, doch beeinflussen diese Zertifikate unsere Entscheidungen wirklich?
Seit jeher sind wir es gewohnt mit Auszeichnungen zu
leben. In der Frühzeit waren es vornehmlich Orden und
Urkunden die z.B. an Ritter für besondere Heldentaten
verliehen wurden. In der Neuzeit sind es Zertifikate von Innungen oder Preise von Verbänden. Dabei wurde gelernt,
dass eine Auszeichnung in der Regel eine Person oder Institution aufgrund ihrer positiven Leistung hervorhebt.
Dadurch hat sich im Unterbewusstsein des menschlichen
Gehirns eine Auszeichnung als etwas Erstrebenswertes
und Besonderes verankert und somit einen hohen Stellenwert erhalten.
Wir nehmen diese Auszeichnungen innerhalb von Sekunden wahr und speichern sogar den zentralen Inhalt
der Botschaft ab (z.B. 1. Platz Arbeitgeber 2015).
Interessant dabei ist: Je mehr Auszeichnungen eine Person oder Institution hat und je häufiger eine erneute Bestätigung erfolgt, desto stärker ist die positive Wahrnehmung.
Zertifikate und Auszeichnungen beeinflussen unser Entscheidungsverhalten nachhaltig. Generell kann man also
sagen, dass es sich für Kanzleien auf jeden Fall lohnt,
damit zu werben.
Wichtig ist allerdings, dass man Diversität und Kontinuität vorweisen kann. Zudem sollte man auf die Quelle
achten, denn nicht jede Auszeichnung wird gleich stark
positiv wahrgenommen.
Mehr zum Thema Auszeichnungen
erfahren Sie unter:
www.dohopa.de/tipps
Hier ein Überblick zu verbreiteten Auszeichnungen in Kanzleien:
DStV Qualitätssiegel
Kennzeichen für einen einheitlichen Qualitätsstandard
der Kanzlei, definiert auf den
Grundsätzen von BStbK, DStV
und DATEV.
Fachberater Titel
Information zur Spezialisierung
einer Person in einem speziellen steuerlichen Fachbereich.
Angebote von der Steuerberaterkammer (2 Vorbehaltsaufgaben) und dem Steuerberaterverband (9 betrw. Beratung)
vorhanden.
Top Steuerberater
Ein Erhebung zur Leistungsfähigkeit von Kanzleien von
der Zeitschrift Focus.
Das Magazin führt wiederholt
Kompetenzanalysen in
verschiedenen Branchen durch.
KANZLEI REPORT
DQS ISO 9001 Siegel
Kennzeichen für einen einheitlichen Qualitätsstandard der
Kanzlei basierend auf der ISO
9001 Norm.
Datenschutz
Datenschutz und Datensicherheit haben für Mandanten
mit die höchste Priorität und
zählen gelichzeitig zu den
Pflichten von Kanzleien.
Top Arbeitergeber
Im Bereich Arbeitgeber /
Arbeitnehmer gibt es eine
Vielzahl von Angeboten.
Hier finden Sie klassische Angebote über Befragungen und
die Verleihung von Auszeichnungen bis hin zu OnlinePortalen wie z.B. Kununu,
die Ihr Image als Arbeitgeber
prägen können.
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Tipps für Anfänger und Profis
Impressum
Herausgeber, Redaktion, Idee und Konzeption: DONGUS HOSPACH PARTNER
DONGUS HOSPACH PARTNER GbR
Nicolas Dongus (v.i.S.P.), Florian Hospach
22
Weimarstr. 1
70176 Stuttgart
Telefon 0711 - 9 00 58 88
[email protected]
Bildernachweis Seiten 18, 19, 20, 22
iStock. by Getty Images
www.dohopa.de
KANZLEI REPORT
Ganz gleich, ob Sie Profi oder Kanzleigründer sind, hier haben wir
für Sie ausgewählte Tipps zur erfolgreichen Kanzleientwicklung zusammengefasst. Wie in allen Bereichen, gilt auch beim Aufbau einer
Kanzlei: Man muss die Grundlagen erlernen und sich über die aktuellen Trends informieren. Denn ohne ein solides Grundwissen ist man
nicht in der Lage, eine gute Auswahl, Beauftragung und Steuerung
von externen Experten vornehmen zu können. Bei der Auswahl der
Tipps haben wir darauf geachtet, ein breites Spektrum anzubieten, so
dass für jeden Geschmack etwas dabei sein kann.
Bücher
Online Marketing
Bei allen Gesprächen zur Positionierung der Kanzlei kommt immer
auch die Frage nach Google und
den Sozialen Medien. Da der Aufwand speziell für Kanzleigründer in
diesem Bereich sehr hoch ist und
der Nutzen sich erst in der Zukunft
zeigen kann, haben wir ein paar ausgewählte Online-Tipps verfasst.
»Steuerberatung 2020«
Ein interessanter Blick in die Zukunft
der Steuerberatung. Herr Gilgan und
die Co-Autoren zeigen verschiedene
Szenarien zur Branchenentwicklung
auf.
Ein Blick über den Tellerrand, den jeder Steuerberater wagen sollte.
My Business
Google My Business
Die Positionierung auf Google –
ganz oben – ist der Wunsch aller
Kanzleien. Mit Google My Business
können Sie direkt und ohne Onlinekenntnisse auf der ersten Seite von
Google landen. Und das Beste: Es ist
kostenfrei.
Förderungen
Offensive Mittelstand
Der Mittelstand ist die Hauptzielgruppe von Kanzleien.
Die Offensive Mittelstand hat das
Ziel, den Mittelstand in allen Bereichen zu unterstützen und zu stärken.
Als Berater können Sie sich über die
Plattform entsprechend positionieren. Zudem werden verschiedene
Projekte gefördert.
Die Anleitung finden Sie unter Tipps
auf www.dohopa.de
AdWords
»Einstieg in die Führungsrolle«
Praxisbuch für die ersten 100 Tage
Den Titel in der Tasche und los geht
es. Doch halt, da gibt es noch die
Mitarbeiter. Helmut Hofbauer und
Alois Kauer zeigen in ihrem Buch die
Herausforderungen einer Führungsposition und geben konkrete Handlungsanleitungen.
KANZLEI REPORT
Google Adwords
Wer seine Internetseite mit Anzeigen auf Google bewerben möchte,
ist hier richtig. Für ein klar definiertes Budget pro Klick kann man Interessenten für die eigene Internetseite gewinnen. Und das Beste: Google
sponsert die ersten Anzeigen mit
einem Budget von bis zum ¤ 150.-.
Google-Gutscheine finden Sie unter
Tipps auf www.dohopa.de
Weitere Tipps
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Ka
»Seit dem Beginn der
Kanzleigründung arbeite ich
mit DHP zusammen. Ich kann
mir nichts Besseres vorstellen.
Fachwissen, DATEV Knowhow und Kreativität aus einer
Hand, so etwas findet man
nicht noch einmal.«
»Innovativ und
branchenspezifisch.
Mit
DONGUS HOSPACH PARTNER
habe ich den richtigen Partner
für meine Kanzlei
gefunden.«
Dongus Hospach und Partner.
Die individuelle Lösung,
passgenau für
unsere Kanzlei.«
Jörg Eckstädt
Jürgen Rösch
Anton Klotzbücher
Steuerberater
Steuerberater
Steuerberater
»In unseren Projekten haben
wir DHP als anregende
Berater erlebt, die bestehende
Muster hinterfragen, Ideen
einbringen und mit hohem
Engagement Qualitätsarbeit
liefern.
Besonders bei der
Planung, Organisation und
Durchführung von StrategieWorkshops zeichnete sich DHP
durch fundiertes Wissen aus.«
»Die ganzheitliche Beratung
und das persönliches
Engagement, mit dem DHP
unsere Kanzlei begleitet,
haben unsere Erwartungen
bei weitem übertroffen.
Die kreativen praktischen
Ideen haben uns sehr
weitergeholfen. Uns gefällt,
wie wir mit wenigen Mitteln
ein gutes Marketing auf die
Beine stellen konnten.«
»Steuerberater
sind eine ganz
spezielle Zielgruppe.
Daniel Boch
Monika Schuler
Marco Hess
Steuerberater
Steuerberaterin
Steuerberater
Telefon 0711-9005888
»Spontan – Kreativ –
Unkompliziert.
DONGUS HOSPACH PARTNER
schafft es
immer wieder
mit Kreativität
und
Branchenkenntnissen
die ideale Lösung
zu kreieren.«
Die Kanzlei-Berater.
www.dohopa.de
Gewinner

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