Praxisbeispiel: Faigle Archive Solutions Die Vorteile eines rein elektronischen Mandatsdossiers erkannt Die Finad AG führte wie viele Vermögensverwaltungen, Treuhänder und Anwälte physische Papierdossiers für ihre Mandate und ist rechtlich verpflichtet die Dokumentation zehn Jahre zu archivieren. Der komplexe Arbeitsalltag des Family Offices erfordert das schnelle und effiziente Auffinden aller Informationen. Das betrifft die geschützte Aufbewahrung von mandatsbezogenen Stammdokumenten (genauso wie die zügige, systematische Ablage von periodisch oder anlassbezogen anfallenden Unterlagen der umfangreichen Korrespondenz, inbesondere auch per Email. Früher konnte diese Übersichtlichkeit mit Papier noch gewährleistet werden, aber heute werden Geschäftsumfeld und Arbeitsabläufe immer schneller und die Anforderungen an das Dokumentenmanagement somit höher. Zunehmend kamen auch rechtliche Aspekte hinzu: Datenschutz, Revisionssicherheit und Compliance (z.B. Geldwäschereiverordnung) spielen in der Branche eine wichtige und grosse Rolle. Erhöhte Anforderungen von Seiten des Gesetzgebers verlangen, dass Verträge, Bankunterlagen, Beratungsprotokolle und Kundenkorrespondenz nachvollziehbar dokumentiert und zeitnah auffindbar sind. Den immer strengeren Regulierungen einen Schritt voraus zu sein, ist für die Finad AG nicht zuletzt ein Wettbewerbsvorteil. Alles an einem Ort, nur einen Mausklick entfernt Hinzu kommt der immer grössere Anteil an elektronischen Dokumenten. Dazu zählen sowohl die Korrespondenz mit dem Kunden und innerhalb des Teams, die vermehrt als Email übermittelt werden. Die Faigle Archive Solutions bieten die Möglichkeit, Emails und angehängte Dateien mit einem Mausklick einem Mitarbeiter, Kunden, Mandat oder Aufgabenbereich zuzuordnen und genauso schnell auch wiederzufinden. Darum entschied sich die Finad für ein konsequent elektronisches Mandatsdossier, in dem alle Dokumente an einem einzigen (virtuellen) Ort zusammengeführt werden. Papier wird verscannt, Emails oder elektronische Dokumente einfach ins Dossier gezogen. Vermögensverwalter Finad Zürich Seit 1976 begleitet das Zürcher Family Office Finad AG ihre Kunden bei der Betreuung ihrer Vermögenswerte, durch alle Lebensphasen und über Generationen hinweg. Für sie entwickelt Finad massgeschneiderte Vermögensstrategien, steht für eine erfolgreiche Umsetzung ein und kontrolliert die Zielerreichung. Bei der Erarbeitung des Vermögensplans eines Kunden oder einer Familie konzentriert sich die Finad auf drei Hauptthemen: Vermögensorganisation, Vermögensschutz und -entwicklung sowie Vermögensweitergabe. Ihren anspruchsvollen Kunden gerecht zu werden, ist für das zehnköpfige Team Pflicht und Leidenschaft zugleich. Partner Christoph Schwarzenbach führt die Vermögensverwaltung in zweiter Generation: «Das oberste Prinzip unseres Tuns ist die Freiheit, uns ganz auf die Interessen und wahren Bedürfnisse unserer Kunden konzentrieren zu können» «Kurze Zugriffszeiten auf Dokumente aller Art, ein massgeschneidertes Berechtigungskonzept und zentral aufbewahrte, schreibgeschützte Sicherheitskopien haben uns überzeugt, dass die Finad AG von den Faigle Archive Solutions profitieren wird.» Der geschützte Zugriff ist auch auf der Geschäftsreise oder vom Home-office aus möglich, wenn gewünscht. Ruft der Kunde an, liegen die Dokumente per Mausklick vor, der Gang zum Hängeregister mit anschliessendem Rückruf ist nicht mehr nötig – ein grosser Vorteil, wenn man bedenkt, dass Büroangestellte im Durchschnitt rund 16 % ihrer Arbeitszeit mit dem Suchen von Informationen verbringen, nicht nur bei der Finad AG. Benutzerfreundlichkeit als Schlüssel Faigle Archive Solutions können Ordnung ins Dokumentenchaos bringen, doch ein System kann noch so ausgeklügelt sein – es trägt nur Früchte, wenn die Mitarbeiter es auch nutzen. Dabei spielt die Benutzerfreundlichkeit eine Schlüsselrolle. Der IT-Verantwortliche Martin Hartmann war von Anfang an sehr überzeugt von FAS. Die Lösung bietet die volle Funktionalität einer Dokumentenmanagement-Software und kommt dennoch «unkompliziert» daher, finden Hartmann und seine Kollegen einige Wochen nach Einführung von FAS. Ausserdem sind die Faigle Archive Solutions erweiterbar – ein Vorteil für ein wachsendes Unternehmen wie die Finad. Einfach einsteigen und bedarfsgerecht erweitern. Seit der Einführung des DokumentenmanagementSystems profitieren die Mitarbeiter von einem grösseren Überblick, welche Unterlagen wo vorhanden sind. Finad führt regelmässig Due Diligence Prüfungen durch, die eine Reihe von Dokumenten erfordern. Selbst das Erfassen und Ablegen der Dokumente geht heute bis zu 25 Prozent schneller von statten. Aus Papier, das Platz beansprucht, werden dank FAS «intelligente» elektronische Dokumente. «Intelligent» bedeutet: das Dokument «kennt» nicht nur seinen Autor und alle anderen Bearbeiter, sondern gibt Aufschluss über Zugriffe, Versionen und Zugehörigkeit zu Dossiers und Dokumentenklassen wie Rechnungen, Marketingmaterial, Korrespondenz. Zusätzlich «weiss» das intelligente Dokument, was die nächsten Bearbeitungsschritte sind. Das kann die Prüfung einer Rechnung/eines Bankbelegs oder ein Rückruf sein – die Informationen landen entsprechend mittels Email-Benachrichtigung beim zuständigen Mitarbeiter. Ausserdem ist das Dokument nur einmal und stets aktualisiert vorhanden, revisionssicher abgelegt, gegen Datenverlust und unbefugten Zugriff geschützt und überall verfügbar – ob in den Filialen, im Home Office, auf Geschäftsreisen oder beim Kunden vor Ort. Die aUsGanGslaGe ■ Papierdokumente an mehreren Orten verursachen Suchund Umräumaktionen ■ Emails sind in persönlichen Mailboxen, Office-Dokumente auf verschiedenen Laufwerken ■ Ablage ohne System führt zu unnötig langen Zugriffszeiten z.T. bestehen keine Sicherheitskopien Die lÖsUnG ■ Aufbau einer konsequent elektronischen Mandatsstruktur «alles auf einen Blick» ■ Anbindung der Multifunktionsgeräte, um direkt ins Archiv zu scannen ■ Verknüpfung mit der CRM-Datenbank – um Kundenund Mandats-Stammdaten abzufragen ■ Umsetzung des individuell erstellten Berechtigungskonzepts ■ Sicherer Internetzugriff für Distanzarbeit (aus dem Home Office, auf Reisen, beim Kunden) Die Vorteile ■ Ortsunabhängiger Zugriff auf alle Dokumente ■ Platzersparnis dank Digitalisierung ■ Keine zeitaufwändigen Such- und Umräumaktionen mehr ■ Massgeschneidertes Berechtigungskonzept gewährleistet den Schutz sensibler Daten ■ Dokumente sind zügig auffindbar: Dokumentensuche via Volltext über alle Inhalte (ähnlich wie bei Google) ■ Einbindung von bestehenden Datenbanken ist problemlos möglich ■ Gesetzeskonforme und revisionstaugliche Lösung ■ Einfache und intuitive Bedienung, hohe Akzeptanz bei Mitarbeitenden ■ Gemeinsames Nutzen der Dokumentendaten ermöglicht bessere Teamarbeit, Zugriffe und Änderungen sind nachvollziehbar ■ Arbeitsabläufe werden vereinfacht und optimiert, Aufgaben können zugewiesen werden ■ Ausbaufähige Lösung für Kleine und Mittlere Unternehmen Caspar Steiner [email protected] Telefon 079 423 24 82 Ihre Ansprechpartner Möchten Sie mehr über die Faigle Archive Solutions wissen? Gerne geben wir Ihnen Auskunft! FAIGLE SOLUTIONS AG Thurgauerstrasse 76 · 8050 Zürich · Tel. 044 308 43 45 Route de Denges 36 · 1027 Lonay · Tel. 021 811 44 04 www.faiglesolutions.ch · [email protected] Daniel Daldini [email protected] Telefon 079 625 15 05
© Copyright 2024 ExpyDoc
