Briefvorlage 1 - KIM - Universität Hohenheim

HOCHSCHULKOMMUNIKATION
Einrichtungs-Daten bearbeiten
1. Login
Öffnen Sie den Browser (Internet Explorer oder Firefox) und rufen Sie die Homepage der
Universität Hohenheim auf. Klicken Sie dort auf das Schloss-Symbol, um sich einzuloggen.
Es erscheint das Login-Formular. Geben Sie bitte Ihren Benutzernamen und Passwort ein
und klicken Sie auf „Anmelden“.
Nach erfolgreichem Login erscheint das Mitarbeiter-Intranet.
2. Einrichtungs-Daten bearbeiten
Klicken Sie im Intranet auf den Link „Einrichtungs-Daten bearbeiten“.
Sie gelangen nun zur Übersichtsseite. Folgende Bereiche dort können bearbeitet werden:
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•
•
•
•
Einrichtungen: Die Grunddaten der Einrichtung: Anschrift, Telefon, Fax,
Tätigkeitsbeschreibung, ggf. Link zur eigenen Homepage
Mitarbeiter: Neue Mitarbeiter eintragen oder vorhandene bearbeiten und
archivieren. Name, Funktion, Beschreibung, Kontaktdaten, Bild, Lebenslauf, Links
Veranstaltungen: Lehrveranstaltungen und Nicht-Lehrveranstaltungen können hier
bearbeitet werden.
Forschungsprojekte: Neue Forschungsprojekte eintragen und vorhandene
bearbeiten.
Publikationen: Neue Forschungsprojekte eintragen und vorhandene bearbeiten.
3. Allgemeine Bearbeitungsregeln
Die Bearbeitung der Daten ist in allen Bereichen (Einrichtung, Mitarbeiter,…) ähnlich
aufgebaut. Deshalb wird hier zunächst das allgemeine Vorgehen beschrieben. In den
weiteren Kapiteln werden dann die Möglichkeiten für die verschiedenen Bereiche im Detail
vorgestellt.
3.1 Suche
Nachdem man einen Bereich ausgewählt hat erscheint die Suche. Im Feld „Einrichtung“ ist
automatisch die Einrichtung eingetragen für die Sie Bearbeitungsrechte haben. Falls Sie
eine allgemeine Suche durchführen möchten klicken Sie auf „Wert löschen“. Geben Sie ggf.
weitere Suchkriterien ein (z.B. Nachname) und klicken Sie dann auf „Suche starten“.
Es erscheint eine Trefferliste. Um einen Datensatz zu bearbeiten, klicken Sie auf das
Stift-Symbol. Mit dem Link „Neue Suche“ gelangen Sie zurück zur Suchmaske.
-33.2 Detail-Ansicht
Nachdem Sie einen Datensatz ausgewählt haben gelangen Sie zur Detail-Ansicht. Dort
sehen Sie zunächst oben die Reiter mit denen Sie zu bestimmten Bereichen springen
können. In manchen Fällen befinden sich weitere Reiter auf einer zusätzlichen Ebene. Es
erscheint dann rechts außen eine „1 / 2“ mit denen Sie zwischen den verschiedenen
Ebenen wechseln können.
Darunter erscheint der Titel des Datensatzes (z.B. Name des Mitarbeiters). Dieser ist
direkt mit der Web-Ansicht verlinkt, so dass Sie bei Eingaben sofort die korrekte
Anzeige überprüfen können.
In der Mitte werden je nach Datensatz verschiedene Felder angezeigt. Dort können Sie
den Text frei eintragen oder aus einer Liste auswählen. In manchen Fällen gibt es eine
Listenansicht, bei der Sie weitere Zeilen eintragen können (z.B. mehrere Einrichtungen
und Funktionen eines Mitarbeiters). Um einen neuen Eintrag auszuwählen klicken Sie
auf den Button „Neu“. Um eine Zeile zu löschen, klicken Sie das Häkchen vor der
jeweiligen Zeile und klicken auf den Button „löschen“. Die Seite wird erneut geladen und es
erscheint unten ein Button „endgültig löschen“. Erst wenn Sie diesen geklickt haben, wird
die Zeile endgültig gelöscht. In manchen Fällen erscheint vor der Zeile zusätzlich ein StiftSymbol. Wenn Sie dieses anklicken, wechseln Sie in den entsprechenden Bereich und
können den Datensatz direkt bearbeiten.
Am Ende der Seite finden Sie einen Button zum „Speichern“ des Datensatz. Mit dem
Button „Neue Suche“ gelangen Sie zurück zur Suchmaske.
Bei bestimmten Listen haben Sie die Möglichkeit weitere Einträge vorzunehmen. Es
erscheint dann am Ende der Zeile ein Link (z.B. „Kontaktdaten“). Wenn Sie auf diesen Link
klicken wird die Seite neu geladen und es erscheint eine weitere Reiter-Ebene unterhalb
der Liste. Hier können Sie nun ebenfalls Änderungen vornehmen.
Nach der Eingabe klicken Sie auf den Button „Speichern“ und dann auf „Ausblenden“ um
die zusätzliche Reiter-Ebene wieder zu schließen.
-43.3 Dokumente & Links bearbeiten
In vielen Bereichen (z.B. bei der Einrichtungen, Mitarbeitern…) haben Sie die Möglichkeit,
Bilder und Dokumente hochzuladen. Dazu klicken sie auf den Bereich „Dokumente“.
Geben Sie einen „Namen“ ein (dieser erscheint dann Linktitel) und wählen Sie bei
„Nutzung“ aus, ob es sich um ein Bild oder ein Dokument handelt. Klicken Sie auf
„Speichern“. Klicken sie nun auf „Datei-Upload“. Es öffnet sich ein Unterbereich, dort
können Sie über „Durchsuchen…“ eine Datei auswählen und klicken dann auf „Upload“.
Um zusätzliche Dokumente hochzuladen klicken Sie auf „Neu“. Es erscheint eine neue
Zeile. Möchten Sie einen Eintrag löschen, markieren sie diese mit einem Häkchen, klicken
Sie auf „Löschen“ und dann auf „Endgültig löschen“.
Hinweis: Über das Feld „Sortierung“ können Sie die Reihenfolge der Einträge bestimmen.
Geben Sie dazu eine die gewünschte Sortierung ein (1, 2, 3…) und klicken Sie auf
Speichern. Falls ein Eintrag nur in deutsch oder englisch erscheinen soll, können Sie dies
mit dem Feld „Sprache“ festlegen. Standardmäßig erscheint der Eintrag immer in beiden
Sprachen.
Links lassen sich nach dem gleichen Schema bearbeiten. Verwenden Sie dazu den Reiter
„Links“ und geben die gewünschten Adressen ein.
3.4 Beteiligte Einrichtungen zuordnen
Bei bestimmten Datensätzen (z.B. Publikationen) können Sie über eine Baumstruktur die
beteiligten Einrichtungen zuordnen. Durch einen Klick auf eine Einrichtung (Fachgebiet,
Institut) werden die Unter-Einrichtungen angezeigt. Ausgehend von der Universität
Hohenheim finden Sie z.B. die Institute im Bereich „Forschung & Lehre > Institute“.
Um eine oder bei Bedarf auch mehrere Einrichtungen auszuwählen, klicken Sie auf das
Häkchen vor der Einrichtung und dann auf „Speichern“.
-53.5 Neuen Datensatz anlegen
In den meisten Bereich dürfen Sie selbst neue Datensätze (z.B. neue Mitarbeiter) anlegen.
Unterhalb der Suche finden Sie dann einen Button „Neue …“ (z.B. „Neue Person“). Dort
geben Sie zunächst die Grunddaten ein und klicken auf „Speichern“. Dann können Sie alle
weiteren Daten eintragen.
3.6 Bearbeitungsrechte für mehrere Einrichtungen
Direkt unterhalb der Navigation wird angezeigt, für welche Einrichtung Sie gerade
Bearbeitungsrechte haben. Falls Sie Bearbeitungsrechte für mehrere Einrichtungen haben,
ist der Einrichtungsname verlinkt. Um eine andere Einrichtung zu bearbeiten, klicken Sie
den Einrichtungsnamen an. Sie erhalten dann eine Liste aller Einrichtungen, für die Sie
Bearbeitungsrechte haben. Wählen Sie dann die gewünschte Einrichtung aus, die Sie
bearbeiten möchten.
3.7 Englische Texte bearbeiten
Bestimmte Felder können Sie auch mit englischen Texten versehen, z.B. das
Einrichtungsprofil. Um den englischen Text zu bearbeiten rufen Sie die gewünschte
Einrichtung auf und klicken auf „English“.
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4. Einrichtung bearbeiten
Um die Einrichtungsdaten zu bearbeiten, klicken Sie von der Übersichtsseite auf
„Einrichtungen“. Standardmäßig ist Ihre Einrichtung bereits eingetragen. Klicken Sie auf
„Suche starten“ und klicken Sie auf das Stift-Symbol.
Die Einrichtung enthält folgende Felder:
- Einrichtung: Status, Einrichtungs-Art, Nummer, Offizielle Bezeichnung.
Diese Daten können nur von der Abteilung Personal & Organisation bearbeitet
werden. Wenn Sie Änderungen wünschen, wenden Sie sich bitte an Frau HirschleKuhn ([email protected], Tel. 23299).
- Postadresse: Offizielle Anschrift der Einrichtung
- Besucheradresse: ggf. abweichende Besucheradresse
- Profil: ein kurzer Beschreibungstext über die Einrichtung
- Dokumente: Hier können ein Logo, Bild aller Mitarbeiter oder zusätzliche
Dokumente hochgeladen werden.
- Links: Links zu externen Seiten
- Mitarbeiter: Liste aller Mitarbeiter der Einrichtung
- Projekte: Liste aller Forschungsprojekte der Einrichtung
- Veranstaltungen: Liste aller Veranstaltungen der Einrichtung
- Publikationen: Liste aller Publikationen der Einrichtung
4.1 Workflow bei Einrichtungen
Neu
Änderung
Löschen
• Neue Einrichtungen werden automatisch angelegt.
Es werden die Grunddaten eingetragen (siehe Liste oben).
• Der Einrichtungsleiter benennt einen Einrichtungs-Redakteur.
Dieser wird von der Web-Abteilung freigeschaltet.
• Alle weiteren Daten und Aktualisierungen kann der EinrichtungsWebmaster selbst vornehmen.
• Existiert eine Einrichtung nicht mehr, wird sie gelöscht.
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5. Mitarbeiter bearbeiten
Um die Mitarbeiterdaten zu bearbeiten, klicken Sie von der Übersichtsseite auf
„Mitarbeiter“. Standardmäßig ist Ihre Einrichtung bereits eingetragen, so dass Sie
automatisch die Liste aller Mitarbeiter erhalten. Klicken Sie auf „Suche starten“, wählen
Sie den gewünschten Mitarbeiter aus und klicken Sie auf das Stift-Symbol.
Ein Mitarbeiter enthält folgende Felder:
- Person: Status (aktiv / archiviert), Anrede, Nachname, Vorname
- Funktionen: Einrichtung, Funktion. Unterbereich: Telefon, Fax, E-Mail, Raum,
Sprechzeiten, Aufgaben
- Sekretariat: Falls einem Mitarbeiter eine Sekretärin zugeordnet ist, kann diese
ausgewählt werden.
- Bemerkung / Lebenslauf: Textfelder zur Beschreibung
- Dokumente: Hier können ein Bild oder zusätzliche Dokumente hochgeladen
werden.
- Links: Links zu externen Seiten
- Mitarbeiter: Liste aller Mitarbeiter der Einrichtung
- Publikationen: Liste aller Publikationen des Mitarbeiters
- Projekte: Liste aller Forschungsprojekte des Mitarbeiters
- Veranstaltungen: Liste aller Veranstaltungen des Mitarbeiters
- Login (Reiter „2“): RZ-Benutzername (in Kleinbuchstaben!)
Wichtig: Wird benötigt, damit sich der Mitarbeiter ins Intranet einloggen kann!
- Sichtbarkeit (Reiter „2“): Einstellung der Sichtbarkeit für die öffentlichen Seiten
(siehe 5.1).
Falls Sie einen neuen Mitarbeiter anlegen möchten, der aber bereits bei einer anderen
Hohenheimer Einrichtung arbeitet, gehen Sie bitte folgendermaßen vor: Wechseln Sie in
den Bereich „Einrichtungsdaten bearbeiten > Einrichtungen“, klicken Sie dort auf „Suche
starten“ und wählen dann Ihre Einrichtung zum Bearbeiten aus (Stift-Symbol). Klicken Sie
auf den Reiter „Mitarbeiter“ und dann auf „Neu“, es erscheint eine Liste aller Mitarbeiter der
Universität. Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus, ordnen eine „Funktion“ zu und
klicken auf „speichern“.
5.1 Sichtbarkeiten bearbeiten
Aus Datenschutzgründen werden Mitarbeiter-Daten im öffentlichen Bereich der Homepage
nur angezeigt, wenn der jeweilige Mitarbeiter eine Einwilligung dazu gegeben hat. Jeder
Mitarbeiter kann selbst den Umfang der öffentlichen Anzeige bestimmen.
Im Bereich „Sichtbarkeit“ kann man den gewünschten Level einstellen:
- Basisdaten anzeigen
- Einrichtungsdaten anzeigen
- Kontaktdaten anzeigen
- Bilder, Dokumente und Links anzeigen
-8Dieser Bereich soll vom Mitarbeiter selbst über das Intranet "Persönliche Daten bearbeiten"
verwaltet werden. Alternativ können Sie das Formular "Einwilligung zur Veröffentlichung
von MA-Daten" vom Mitarbeiter ausfüllen lassen und können dann in seinem Auftrag die
Einträge vornehmen. Bitte bewahren Sie in diesem Fall die unterschriebene Einwilligung bis
zum Ausscheiden des Mitarbeiters auf.
5.2 Workflow bei Mitarbeitern
Neu
Änderung
Löschen
• Neuer Mitarbeiter beantragt Hohenheimer Account
• Mitarbeiter-Grunddaten (Status, Name, Einrichtung, Funktion,
Benutzername) werden vom Einrichtungs-Redakteur angelegt.
• Alle weiteren Daten kann der Mitarbeiter selbst über das
Uni-Intranet bearbeiten.
• Änderungen können vom Mitarbeiter selbst vorgenommen
werden.
• Änderungen an den Grunddaten kann nur der EinrichtungsRedakteur vornehmen.
• Ist ein Mitarbeiter ausgeschieden, wird er vom EinrichtungsRedakteur archiviert. Alle Daten (Fotos, Lebenslauf...) müssen
gelöscht werden. Ausgenommen sind die Grunddaten und
Zuordnung zu Veranstaltungen, Projekten und Publikationen.
6. Veranstaltungen bearbeiten
Um die Veranstaltungsdaten zu bearbeiten, klicken Sie von der Übersichtsseite auf
„Veranstaltungen“. Standardmäßig ist Ihre Einrichtung bereits eingetragen, so dass Sie
automatisch die Liste aller Veranstaltungen erhalten. Klicken Sie auf „Suche starten“,
wählen Sie die gewünschte Veranstaltung aus und klicken Sie auf das Stift-Symbol.
Die weiteren Bearbeitungsschritte sind identisch mit der Bearbeitung der Veranstaltungen
für Mitarbeiter der Universität. Sie finden die Anleitung im Intranet im Bereich
„Einrichtungsdaten bearbeiten“, rechts in der Kontext-Spalte.
Direktlink: www.uni-hohenheim.de/uploads/media/Veranstaltungen_bearbeiten.pdf
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7. Forschungsprojekte bearbeiten
Um die Projektdaten zu bearbeiten, klicken Sie von der Übersichtsseite auf
„Forschungsprojekte“. Standardmäßig ist Ihre Einrichtung bereits eingetragen, so dass
Sie automatisch die Liste aller Forschungsprojekte erhalten. Klicken Sie auf „Suche
starten“, wählen Sie das gewünschte Forschungsprojekt aus und klicken Sie auf das StiftSymbol.
Ein Forschungsprojekt enthält folgende Felder:
- Projekt: Status, Projektbeginn, Projektende, Förderkennzeichen, Kurzbeschreibung,
Projekt-Homepage, Externe Personen, Externe Institutionen
- Langbeschreibung: ausführliche Beschreibung des Projekts
- Beteiligte Einrichtungen: Auswahl der beteiligten
- Beteiligte Personen: Auswahl der Person und ihrer Funktion in dem Projekt
- Schlagworte: Schlagworte zum Projekt
- Publikationen: Publikationen, die im Rahmen des Projekts entstanden sind
- Förderer: Sponsoren (öffentliche / private)
- Dokumente: Hier können ein Logo, Bild oder zusätzliche Dokumente hochgeladen
werden.
7.1 Workflow bei Forschungsprojekten
Neu
Änderung
Löschen
• Neue Projekte werden vom Einrichtungs-Redakteur angelegt.
• Alle Projekt-Daten können vom Einrichtungs-Redakteur
bearbeitet werden.
• Alte Projekte können vom Einrichtungs-Redakteur archiviert
(Status: abgeschlossen) oder gelöscht werden.
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8. Publikationen bearbeiten
Um die Publikations-Daten zu bearbeiten, klicken Sie von der Übersichtsseite auf
„Publikationen“. Standardmäßig ist Ihre Einrichtung bereits eingetragen, so dass Sie
automatisch die Liste aller Publikationen erhalten. Klicken Sie auf „Suche starten“, wählen
Sie die gewünschte Publikation aus und klicken Sie auf das Stift-Symbol.
Eine Publikation enthält folgende Felder:
- Publikation: Publikations-Art, Autoren, Titel, veröffentlicht in ...,
Herausgeber/Betreuer, Seitenzahl, Verlag, Verlagsort, Erscheinungsjahr,
Band/Jahrgang/Volume, Serie/Bezeichnung, Band-/Heft-/Berichts-Nr, ISBN, Name
der Konferenz/Veranstaltung, Tagungsort, Tagungsdatum
- Abstract: Beschreibung der Publikation
- Einrichtungen: Hier können die beteiligten Einrichtungen ausgewählt werden.
- Autoren: Auswahl der Person und ihrer Reihenfolge
- Projekte: Falls eine Publikationen im Rahmen eines Projekts entstanden ist, kann
dieses ausgewählt werden
- Schlagworte: Schlagworte zur Publikation
8.1 Workflow bei Publikationen
Neu
Änderung
Löschen
• Neue Publikationen werden vom Einrichtungs-Redakteur
angelegt.
• Alle Publikations-Daten können vom Einrichtungs-Redakteur
bearbeitet werden.
• Publikationen können vom Einrichtungs-Redakteur gelöscht
werden.
Falls Sie Probleme beim Bearbeiten von Einrichtungs-Daten haben,
wenden Sie sich bitte an den Webmaster,
Daniel Fehrle, Tel. 459-23340, [email protected]

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