Richtlinien für Helfer der AnimagiC 2016

AnimagiC 2016 - Helferrichtlinien
29. -31. Juli 2016
Bonn · Beethovenhalle
Richtlinien für die Helfer
B
edingt durch die stetig wachsende Größe
unserer Convention und nicht zuletzt auch
aufgrund der neu hinzukommenden Helfer finden wir es auch im 18. Jahr der AnimagiC notwendig und angebracht, Verhaltensregeln und
Richtlinien sowie Aufgabenbeschreibungen
für die verschiedenen Bereiche zu erläutern.
Denn schließlich haben wir es uns ja zum Ziel
gesetzt, gemeinsam mit euch jedes Jahr ein
bisschen besser zu werden und unsere Con
auch im Jahr 2016 dank eurer Hilfe wieder zu
DEM Anime-, Manga- und J-Culture-Event des
Jahres zu machen!
Um eine gute Zusammenarbeit zu gewährleisten, möchten wir besonders betonen, dass Helfersein kein „Zuckerschlecken“ ist und dabei
Verantwortung, Zuverlässigkeit, Freundlichkeit, Pünktlichkeit und natürlich Ehrlichkeit
eine große Rolle spielen. Für jeden Einsatzbereich der Helfer haben wir Aufgabenbeschreibungen erstellt, die unbedingt beachtet und
eingehalten werden müssen, damit alles noch
reibungsloser klappt als im letzten Jahr.
Jeder, der auf der AnimagiC als Helfer dabei
ist, ist im Rahmen seiner Tätigkeit dazu verpflichtet, die Aufgaben, die zu seinem Aufgabenbereich gehören, ordnungsgemäß zu
erfüllen. Dabei geht es vor allem darum, miteinander zu handeln, hilfsbereit zu sein und sich
jedem gegenüber freundlich zu verhalten, egal
in welcher Situation man sich befindet.
Es gibt nun einige Helfer, die schon seit vielen
Jahren dabei sein durften und es ist nur natürlich, dass diese auch schon einen guten Einblick in die gesamte Veranstaltung haben. Deshalb hier ein Appell an alle neueren und ganz
neuen Helfer: Scheut euch nicht, einen dieser
erfahrenen Helfer anzusprechen und um Rat
zu bitten, falls ihr unsicher seid, wie ihr euch
verhalten sollt, oder falls ihr nicht wisst, was
ihr in bestimmten Situationen tun sollt. Mehrere dieser kundigen Helfer werdet ihr immer
im Con-Büro finden bzw. sind auch in der Halle
unterwegs.
Um die Kommunikation untereinander zu verbessern, bitten wir euch, uns in eurer Bewerbung eure Handynummer mitzuteilen, damit
wir bereits im Vorfeld eine entsprechende
Liste erstellen können. Bitte beachtet dabei,
dass diese Handynummer auch zum Zeitpunkt
der AnimagiC aktuell sein muss, und gebt uns
AnimagiC 2016 - Helferrichtlinien
evtl. Änderungen im Vorfeld per E-Mail durch.
Eure Nummer wird von uns auf keinen Fall
an unbeteiligte Dritte weitergegeben und nur
zum Zweck der Kommunikation während der
AnimagiC hier gespeichert und auch nur den
Helfern und der Orga-Leitung zugänglich sein.
Jeder Helfer bekommt eine solche Liste ausgehändigt und wir bitten euch, sorgsam und
verantwortungsbewusst damit umzugehen.
Sollten wir erfahren, dass ein Helfer, auch
nach mehrmaligen Ermahnungen, seinen Aufgaben nicht nachkommt, so sehen wir uns leider gezwungen, denjenigen unverzüglich aus
dem Helferteam und der Veranstaltung auszuschließen. Wir bitten euch für diese Maßnahme um Verständnis, da solche „Helfer“ nicht
nur für uns, sondern auch für diejenigen Helfer,
die ihren Aufgaben mit Motivation und Sorgfalt
nachkommen, ein Ärgernis sind.
Für euer leibliches Wohl in Form von Speisen
und Getränken wird auch diesmal bestens gesorgt sein – Details hierzu erhaltet ihr mit der
Bestätigung, dass ihr als Helfer angenommen
wurdet. Außerdem bekommen alle Helfer (sofern sie nicht aus Bonn oder der näheren Umgebung sind) eine Übernachtungsmöglichkeit
bezahlt. Anfallende Nebenkosten (Minibar, Telefon, Pay-TV, Zimmerservice) werden von uns
nicht übernommen, sondern sind von jedem
selbst zu tragen.
Bei der Ankunft in der Halle erhält jeder Helfer
seine T-Shirts, seinen Helferausweis und seinen Einsatzplan.
Jeder Helfer ist während seiner Tätigkeit unfall- und haftpflichtversichert.
Jetzt noch ein paar Worte zum Thema Getränke, Unterbringung im Hotel und zu den
bereitgestellten Helfer-T-Shirts: Da es für uns
selbstverständlich ist, dass am AnimagiC-Wochenende zu jeder Zeit genügend Getränke für
alle Helfer bereitstehen, bitten wir euch aus
Gründen der Solidarität zu euren Mithelfern,
keine Getränke zu „bunkern“ oder womöglich
gar Freunde, die als Besucher da sind, aus
dem Con-Kühlschrank mit zu versorgen. Nur so
können wir allen Helfern auch in diesem Jahr
eine lückenlose Getränkeversorgung ohne
Engpässe garantieren. Ferner ist das Leergut
stets in die dafür vorgesehenen Leergutkästen
zurückzustellen.
Wie bereits oben angesprochen, werden Helfer, die nicht in Bonn oder der näheren Umgebung wohnen, in einem Hotel untergebracht.
Die Helfer, auf die das zutrifft, möchten wir
auf Folgendes hinweisen: In den vergangenen Jahren ist es im Hotel leider vereinzelt zu
unangenehmen nächtlichen Vorkommnissen
durch AnimagiC-Helfer gekommen, die in den
frühen Morgenstunden angetrunken gegen
Türen getrommelt und sich sehr laut verhalten
haben. Andere Hausgäste haben sich dadurch
gestört gefühlt und sich beschwert. Ein solches Verhalten ist natürlich inakzeptabel – Helfer sind „Repräsentanten“ des Veranstalters.
Sicherlich kann jeder Helfer in seiner Freizeit
tun und lassen, was er möchte. Dennoch ist
die AnimagiC eine Veranstaltung, bei der ein
striktes Alkoholverbot herrscht. Da ist es natürlich nicht angemessen, wenn gerade Helfer
im angetrunkenen Zustand nachts auffallen.
Bitte beherzigt das, damit das ansonsten herrschende – und überaus positive – Gesamtbild
nicht nachhaltig getrübt wird.
Noch kurz zu einer regelmäßig wiederkehrenden Frage bezüglich der Helfer-T-Shirts: In
jedem Jahr bekommen unsere Helfer jeweils
drei hochwertige, bedruckte Helfer-T-Shirts.
Diese könnt ihr nach der Veranstaltung selbstverständlich gerne behalten!
Hier noch ein Punkt, bei dem eure Aufmerksamkeit und Beobachtungsgabe besonders
gefragt ist: Leider kam es in den vergangenen
AnimagiC-Jahren immer wieder vor, dass in
verschiedenen Bereichen vereinzelt Dinge
„verschwunden“ sind. Wir bitten euch von
daher, beim Ausführen eurer Aufgaben stets
auch ein offenes Auge für die Dinge um euch
herum zu haben, und diesbezügliche Auffälligkeiten umgehend der Orga-Leitung zu melden.
Eventuelle Fundstücke bitte sofort ins Con-Büro bringen, wo diese gesammelt werden und
von den entsprechenden Personen abgeholt
werden können.
Auf den nächsten Seiten findet ihr nun sowohl
allgemeine als auch für jeden Bereich noch
einmal spezifizierte Punkte, die von allen Beteiligten beachtet werden müssen. Wir bitten
euch, alles genau durchzulesen und nicht zu
zögern, eventuell noch vorhandene Fragen zu
stellen, die eurer Meinung nach noch nicht beantwortet wurden.
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AnimagiC 2016 - Helferrichtlinien
29. - 31. Juli 2016
Allgemeines
Bonn · Beethovenhalle
AnimagiC 2016 - Helferrichtlinien
Allgemeines
• Deine Mithilfe ist uns wichtig! Bevor du dich als AnimagiC-Helfer bewirbst, solltest du dir von
daher darüber im Klaren sein, dass wir jede Zusage als verbindlich betrachten, da wir auf ihrer
Basis bereits im Voraus der Veranstaltung Aufgabenverteilungen und Einsatz-, Verpflegungsund Unterbringungspläne erstellen.
• Wie bereits erwähnt, bekommen Helfer von uns bei Bedarf eine Übernachtungsmöglichkeit bezahlt. Natürlich verpflichten wir auch gerne Helfer aus Bonn und Umgebung oder solche, die
dort über das AnimagiC-Wochenende Logis bei Freunden und Bekannten bekommen können.
• Sollten Wünsche in Bezug auf die Zimmer- und Aufgabenverteilung von deiner Seite aus bestehen, so bitten wir dich, uns so früh wie möglich zu informieren. Wir werden versuchen, deine
bzw. eure Wünsche so gut wie möglich zu berücksichtigen. Wir können aber nicht garantieren,
dass es auch in jedem Fall klappt.
• In der Beethovenhalle ist jederzeit auf eine „allgemeine“ Ordnung und Sauberkeit zu achten
(Das Rauchverbot während der Veranstaltung ist einzuhalten und die Besucher sind ggf. freundlich darauf aufmerksam zu machen)
• Die Treppenhäuser sind KEINE Aufenthaltsräume, sondern Durchgänge und im Notfall auch
Fluchtwege. Aus diesem Grund sind „Versammlungen“ auf den Treppen zu vermeiden und ggf.
die Besucher um die Räumung der Treppen zu bitten.
• Jeder Helfer muss nach dem Beenden seiner Schicht auf jeden Fall auf seine Ablösung warten,
da kein Posten unbesetzt sein darf.
• Jeder sollte frühzeitig (nach Möglichkeit 10 Minuten vorher) zu seiner jeweiligen Schicht erscheinen, um eine ordentliche Übergabe zu gewährleisten.
• Wenn die Ablösung nicht erscheint, muss im Con-Büro (0160/99474969) telefonisch Bescheid
gegeben werden, damit ein Ersatz eingeteilt werden kann.
• Wenn Probleme auftreten, dann sollte jeder Helfer zunächst einmal Ruhe bewahren und versuchen, die Probleme zu lösen. Das heißt auch, die betroffenen Personen an die zuständige
Person bzw. Stelle zu verweisen (oder hinzubringen), damit das aufgetretene Problem gelöst
werden kann.
• Jeder Helfer muss jeden Tag das für die Helfer vorgesehene T-Shirt tragen, damit er auch als
Helfer erkannt wird.
• Alle Helfer sollten vor Beginn der Veranstaltung das Con-Heft gründlich und gewissenhaft
durchlesen, damit Besucherfragen schnell und effektiv beantwortet werden können.
• Auch nach dem Beenden der Schicht sollte der Helfer den Besuchern Auskunft geben oder
helfen so gut er kann. Wenn jemand das Bedürfnis hat, außerhalb der Schicht die Freizeit zu
nutzen, muss das Helfer-T-Shirt ausgezogen werden.
• Die beste Voraussetzung zur Bewältigung eurer täglichen Con-Aufgaben ist eine entsprechenden geistige und körperlichen Verfassung: Wir legen euch von daher in eurem eigenen Interesse nahe, bei euren abendlichen Aktivitäten nicht allzu sehr über die Stränge zu schlagen, damit
ihr den nächsten AnimagiC-Tag frisch und ausgeruht angehen könnt.
• Bei Fragen und Anregungen vorab steht euch die euch die Orga- Leitung per E-Mail unter [email protected] zur Verfügung.
• Das Mindestalter, um sich als AnimagiC-Helfer zu bewerben, beträgt 18 Jahre.
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29. - 31. Juli 2016
Spezielles
Bonn · Beethovenhalle
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Spezielles nach
Aufgabengebieten
Internet-Café
• Keine Getränke und Lebensmittel unmittelbar am oder auf dem PC abstellen.
• Keine pornographischen Internetseiten aufrufen.
• PCs dürfen nicht beschädigt oder unsachgemäß behandelt werden.
• Bei großem Andrang ist die „Online-Zeit“ für jeden auf ca. 30 Minuten zu begrenzen
Türen und Eingänge:
• Nur Besucher mit der entsprechenden Eintrittskarte / dem entsprechenden Eintrittsbändchen
dürfen die Beethovenhalle betreten.
• Diejenigen, die keine Eintrittskarte / kein Eintrittsbändchen nachweisen können, werden freundlich darauf hingewiesen, dass sie ohne diesen Nachweis die Halle nicht betreten dürfen.
• Reagiert die Person ohne den Nachweis nicht, so muss ein Mitarbeiter der AnimagiC-Leitung
kontaktiert werden.
• Pressevertreter sowie die von uns eingeladenen Gäste melden sich an der Kasse/Information
oder werden dorthin begleitet.
• Als Ein- bzw. Ausgänge gekennzeichnete Türen dürfen auch nur als solche genutzt werden.
Videoräume:
• Die Räume dürfen aufgrund der Brandschutzbestimmungen nicht überfüllt sein.
• Bei fremdsprachigen Filmvorführungen müssen die Untertitel für jeden im Raum sichtbar sein
• Der Müll muss nach jeder Vorstellung beseitigt werden.
• Die Stühle müssen nach jeder Vorstellung zurechtgerückt werden, sofern sie verschoben wurden.
• Bei Problemen immer die Geduld bewahren, nicht die Beherrschung verlieren und stets freundlich gegenüber den Besuchern bleiben.
• Mit dem vorhandenen Material (Blu-ray Discs, DVDs, elektronischen Geräten sowie dem Mobiliar) muss sorgsam umgegangen werden.
• Handys und sonstige elektronische Geräte (z. B. Kameras) müssen während der Vorführungen
ausgeschaltet bleiben.
Mülldienst:
• Der Mülldienst erfolgt in jedem Aufgabenbereich durch die dort eingeteilten Helfer.
• Außerhalb der Beethovenhalle werden Helfer eingesetzt, die für diesen Bereich zuständig sind.
• Helfer, die für den Außendienst zuständig sind, können die Besucher höflich darum bitten, ihren
Müll in die bereitstehenden Mülleimer zu werfen.
• Helfer, die ansonsten außerhalb ihres Einsatzzeitraumes helfen möchten, können sich gerne an
diesem Dienst beteiligen, damit die AnimagiC und ihre Besucher nicht im immer mehr werdenden Müll „ersticken“.
Con-Büro:
• Da das Con-Büro der Arbeitsbereich der Orga-Leitung und kein Aufenthaltsraum ist, befindet
sich daran angrenzend ein eigens für die Helfer aufgestelltes Zelt, in dem ihr eure freie Zeit
verbringen könnt. Das Helfer-Zelt gibt euch Gelegenheit, euch während eurer Schichtpausen zu
treffen und zu unterhalten, etwas zu essen oder einfach nur mal zur Ruhe zu kommen.
• Unnötige Sachen wie z. B. Taschen und Rucksäcke können nicht im Con-Büro oder hinter der
Bühne aufbewahrt werden.
Festsaal:
• Die Besucher dürfen nicht auf die Bühne stürmen, während die Ehrengäste auf der Bühne sind.
• Es dürfen keine Besucher vor der Bühne stehen.
• Sofern es noch freie Plätze gibt, sollten die Besucher darauf hingewiesen werden, dass sie sich
hinsetzen, damit die hinteren Besucher die Vorstellung ungestört verfolgen können.
• Sollten zwischen einzelnen Auftritten Pausenzeiten zur Verfügung stehen, muss angefallener
Müll sofort entsorgt werden.
• Die sorgsame Behandlung der Einrichtung der Beethovenhalle setzen wir voraus.
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29. - 31. Juli 2016
Spezielles
Bonn · Beethovenhalle
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Spezielles nach
Aufgabengebieten
Cosplay:
• Die Cosplayer dürfen den ihnen zugewiesenen Ort bis zu ihrem Auftritt nicht verlassen.
• Die wartenden Cosplayer müssen sich während der Vorführung einer anderen Gruppe ruhig verhalten. Mitgeführte Handys sind sowohl im Festsaal als auch hinter der Bühne auszuschalten.
• Mit dem Eigentum anderer Cosplayer muss sorgsam umgegangen werden.
• Mit der Einrichtung und der Technik der Beethovenhalle muss verantwortungsvoll umgegangen
werden.
• Als Helfer sollte man versuchen, beruhigend auf die nervösen Cosplayer einzuwirken.
• Die Umkleidekabinen und der Vorraum zur Bühne sind keine Müllabladeplätze, ebenso die Toiletten. Die Helfer sollten die Cosplayer darauf hinweisen.
Fanart-Ausstellung:
• Die Helfer müssen darauf achten, dass die ausgestellten Bilder nicht beschädigt werden
• Sauberkeit und Ordnung im Umfeld der Ausstellung sollte zu jeder Zeit selbstverständlich sein
Imbiss:
• Eine saubere und ansprechende Optik muss gewährleistet sein, damit unsere Besucher sich
hier wohlfühlen. Aus Gründen der Hygiene und Sauberkeit ist auch das Essen während der
Schichten streng untersagt (der Schichtplan bietet jedem Helfer aber genügend Freizeit, um
sich in seinen Pausen zu verpflegen). Helfer können sich in ihrer freien Zeit im Helfer-Zelt neben
dem Con-Büro aufhalten und dort ihre Speisen verzehren. Der Müll ist regelmäßig zu entsorgen.
Kino / Anime-Räume:
• Der Müll muss nach jeder Vorstellung beseitigt werden.
• In den Kino-/Anime-Räumen darf nicht geraucht werden.
• Es ist auf die FSK-Freigabe der verschiedenen Filme zu achten. Jüngere Besucher als von der
FSK erlaubt, dürfen nicht eingelassen werden.
• Bei Problemen immer Ruhe bewahren, nicht die Beherrschung verlieren, sondern stets freundlich gegenüber den Besuchern bleiben.
• Handys und sonstige elektronische Geräte (z. B. Kameras) müssen während der Vorführung
ausgeschaltet bleiben.
• Die Besucher dürfen während der Vorstellung nicht herumlaufen oder ständig ihre Plätze tauschen, das heißt: Die Besucher müssen sich so verhalten, dass andere Besucher während der
Vorstellung nicht gestört werden.
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AnimagiC 2016 - Helferrichtlinien
29. - 31. Juli 2016
Grundsätzliches
Bonn · Beethovenhalle
AnimagiC 2016 - Helferrichtlinien
Grundsätzliches für
die AnimagiC-Helfer
Helfer zu sein bedeutet in erster Linie, ein Vorbild zu sein.
• Als Repräsentant des Veranstalters ist ein jederzeit freundliches Auftreten erforderlich.
• Die Zuverlässigkeit unserer Helfer ist das A und O einer erfolgreichen Veranstaltung.
• Eine grundsätzliche Bereitschaft, sich gegenseitig zu helfen, ist eine der Grundbedingungen für
eine gelungene AnimagiC.
• Ein rücksichtvolles und respektvolles Miteinander erleichtert jedem Helfer seine Tätigkeit.
• Pünktliches Erscheinen an den Einsatzorten sollte für jeden selbstverständlich sein. Ebenfalls
ist es selbstverständlich, dass der Einsatzort nur dann verlassen wird, wenn der nächste Helfer
eingetroffen ist.
• Es ist unbedingt auf sorgsame Behandlung der Halleneinrichtung und der technischen Geräte,
sowie des Eigentums anderer zu achten.
• Als Helfer bist du, wie bereits unter Punkt 2 dieser Kurzregeln erwähnt, Repräsentant des Veranstalters und der Veranstaltung. Wir möchten dich bitten, auch im Hotel darauf zu achten, dieses
durch rücksichtsvolles Benehmen (besonders nachts bzw. in den frühen Morgenstunden) und
Höflichkeit zum Ausdruck zu bringen.
Abschließend noch eine Anmerkung aus gegebenem Anlass: Es ist nicht erlaubt, die Crew-TShirts nach der AnimagiC auf Ebay zu versteigern. Die Shirts sind zwar Geschenke an unsere
Helfer, aber nicht zum Verkauf gedacht. Ebenfalls ist es nicht erwünscht, wenn die T-Shirts mit
Hilfe einer Schere geändert werden (z.B. Ausschnitt erweitern bzw. Ärmel abschneiden).
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