INFO PSB2015 Was ist ein Prozess-Stammblatt?

Informationen zum Formular
PSB2015 (Prozess-Stammblatt)
INFO PSB2015
Diese Information wird von der Schillinger & Partner GmbH, D-79379 Müllheim für die Nutzer
der Addbox zum IMS-Newsletter herausgegeben.
Sie enthält eine Kurzbeschreibung zur Anwendung des Formulars „PSB Form 2015“, welches
im Addbox-Downloadbereich auf der Webseite www.Schillinger-Partner.de bereitgestellt wird.
Was ist ein Prozess-Stammblatt?
Ein Prozess-Stammblatt (PSB) ist ein methodisches Werkzeug zur Dokumentation eines Prozesses. Das
PSB enthält alle Daten, die zur Festlegung und zum Management des Prozesses erforderlich sind – die
Prozess-Stammdaten.
Ein Prozess-Stammblatt kann als ausführliches „Inhaltsverzeichnis“ eines Prozesses verstanden werden.
Es enthält keine Abläufe oder detaillierte Verfahrensbeschreibungen. Sofern solche dokumentierten
Vorgaben erforderlich sind, werden diese in anderen Dokumenten geführt und im Prozess-Stammblatt
referenziert. Dennoch ist ein Prozess-Stammblatt eine vollständige Prozess-Dokumentation.
Mit jeder Änderung bzw. Verbesserung eines Prozesses ändern sich auch die Prozess-Stammdaten. Ein
Prozess-Stammblatt ist somit auch ein geeignetes Werkzeug zum Prozessmanagement. An der Historie
des Prozess-Stammblattes ist die kontinuierliche Verbesserung des Prozesses nachvollziehbar.
Prozess-Stammblätter sind unabhängig von Normen und Regelwerken für alle prozessorientierten
Managementsysteme und Managementdokumentationen geeignet – insbesondere auch für integrierte
Managementsysteme. Aufgrund ihrer generischen Konzeption können sie auch nachträglich zur
Managementdokumentation hinzugefügt oder als Basis für Integrationen verwendet werden.
Aufbau des Prozess-Stammblatts mit dem Formular PSB2015
Das Formular PSB2015 berücksichtigt alle Prozess-Stammdaten sowie den risikobasierten Ansatz und
das „Wissen der Organisation“ nach der ISO 9001:2015.
Das Prozess-Stammblatt besteht aus drei Abschnitten, in denen die Prozess-Stammdaten enthalten sind:
1. Verantwortung
Hierbei handelt es sich um die Verantwortungen für das Prozessmanagement. Diese Aufgabe zur
Gestaltung und Verbesserung des Prozesses wird typischerweise von einem Prozesseigner
wahrgenommen. Der Prozesseigner verwaltet das Prozess-Stammblatt.
2. Prozess-Anforderungen (geplante Ergebnisse)
Bevor ein Prozess gestaltet werden kann, müssen die Anforderungen an seine Ergebnisse vorliegen
bzw. festgestellt werden. Diese Anforderungen sind die geplanten Prozess-Ergebnisse, die von
anderen Prozessen oder externen Stellen (an)gefordert werden. Die Fähigkeit des Prozesses, diese
Ergebnisse bereitstellen zu können, ist mit Risiken und Chancen verbunden. Durch geeignete
Prozess-Festlegungen können Risiken reduziert und Chancen besser wahrgenommen werden.
3. Prozess-Festlegungen (zum Erreichen geplanter Ergebnisse)
Um geplante Ergebnisse unter Abwägung von Risiken und Chancen bereitstellen zu können, muss der
Prozess in geeigneter Weise gestaltet werden. Hierzu werden die verbindlichen Prozess-Festlegungen
getroffen und im Sinne des PDCA-Zyklusses (Plan-Do-Check-Act) laufend bewertet und verändert.
Nachstehend werden die einzelnen Prozess-Stammdaten anhand der Tabellen des Prozess-Stammblatts
PSB2015 mit einigen Beispielen für verschiedene Tätigkeiten/Prozesse erläutert.
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1. Prozess-Stammdaten zur Verantwortung
Abs. 1 des PSB: Verantwortung
Prozesseigner Stellvertreter Verantwortung zur Gestaltung und Verbesserung des Prozesses Stellvertretung des Prozesseigners Unterstützung des Prozesseigners Prozess‐Pate Max Moritz Moritz Max Wilhelm Busch Der Prozesseigner (und dessen Stellvertreter) ist für die Gestaltung und Verbesserung des Prozesses
verantwortlich. Damit verbunden ist die Verantwortung für das Prozessmanagement, die Aktualisierung
des Prozess-Stammblattes sowie die Abstimmung mit den anderen Prozesseignern bei Änderungen der
Wechselwirkungen.
Prozesseigner sind in dieser Rolle nicht verantwortlich für die Verwirklichung des Prozesses. Diese
Verantwortung liegt beim Prozessnutzer (s. hierzu unter Abs. 3.1 dieser Information).
Der Prozess-Pate unterstützt den Prozess-Eigner, falls dies z.B. zur Entscheidungsfindung oder zur
Abstimmung mit anderen Prozesseignern erforderlich ist. Typischerweise ist der Prozess-Pate ein
Leitungsmitglied der Organisation.
2. Prozess-Stammdaten zu Prozess-Anforderungen
Abs. 2.1 des PSB: Prozess-Output (Anforderung von internen und externen Kunden)
Geforderter Output Form des Outputs Empfänger (Anforderer) Produkt, Leistung, Ausgangsinformation Wann, wie und in welcher Form? Interner Prozess oder externe Stelle Produktions‐Tagesplanung Bereitstellung im ERP‐System Mo‐Do bis 11:00 Uhr, Fr bis 9:00 Uhr Produktion Fehlermeldung Produktion Umgehend nach Fehlerentdeckung auf dem Formblatt 5001 QS Anwendungsauskunft Innerhalb von 24 Stunden nach Anfrage Email, gegebenenfalls mit Anlagen Kunde Zeichnungen von Zukaufteilen Bei Erstbestellung oder Änderungen nach Lieferant den Regelungen der AA2015 Zum Prozess-Output gehören alle Produkte, Leistungen, Informationen, die als geplante Ergebnisse aus
den Tätigkeiten des Prozesses entstehen und an interne und externe Kunden weitergegeben werden. Diese
Ergebnisse werden nicht etwa vom Prozesseigner bestimmt, sondern von anderen Prozessen
(Prozesseignern) oder externen Stellen gefordert bzw. erwartet. Externe Stellen befinden sich außerhalb
der Prozesslandschaft (externe Kunden und Lieferanten).
Die Prozess-Outputs bilden zusammen mit den Prozess-Inputs die Wechselwirkungen und müssen
innerhalb der Prozesslandschaft konsistent sein. Bei Änderungen der Wechselwirkungen müssen die
Inputs und Outputs zwischen den Prozesseignern bzw. mit den externen Stellen abgestimmt werden. Die
Wechselwirkungen sind für das Funktionieren des Gesamtsystems entscheidend.
Die Form des Ouputs kann näher beschrieben werden, soweit dies notwendig ist.
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Abs. 2.2 des PSB: Risiken
Risiko Risiko, welches das Erreichen geplanter bzw. geforderter Prozess‐Outputs gefährdet Risiko initial Maßnahme Maßnahme der Prozess‐Festlegung zur Beherrschung / Reduzierung des Risikos bei Output‐
Forderung Rev. BWZ Risiko aktuell Risiko verifiziert
nach Proz.‐ nach Festlegung Erfahrung Rev. BWZ Rev. BWZ Engpass bei der Strahlanlage 1 25 Planungstool „Strahlen“ 4 16 6 18 Beschädigung Fiberoptik 3 8 3 4 4 1 Sicherungsbestand: 3 Stück Risiken, die sich auf das Erreichen geplanter Ergebnisse auswirken, werden aufgrund der vorliegenden
Output-Anforderungen identifiziert und bewertet (Spalte „Risiko initial“). Hierzu wird typischerweise ein
Bewertungsschlüssel verwendet, der außerhalb des Prozess-Stammblattes festgelegt ist (hier wird als
Beispiel eine Bewertungszahl BWZ verwendet). Die Risiken werden durch Maßnahmen reduziert und
neu bewertet. Die Maßnahmen sind Festlegungen zur Gestaltung des Prozesses (z.B. besondere ProzessRessouren oder dokumentierte Vorgaben), die an betreffender Stelle im Prozess-Stammblatt oder in
zugeordneten Dokumenten erkennbar sein müssen. „Risiko aktuell“ ist das aktuell akzeptierte Risiko. Zu
einem späteren Zeitpunkt wird das Risiko aufgrund von dann vorliegenden Daten und Erfahrungen neu
bewertet (Spalte „Risiko verifiziert“). Bewertungen akueller und verifizierter Risiken können mehrmals
erfolgen. Alle Risikobewertungen werden mit dem Revisionsstand des Prozess-Stammblattes
gekennzeichnet, so dass der Zeitpunkt der letzten Bewertung nachvollziehbar bleibt. Es ist natürlich auch
möglich, alle Bewertungen im aktuellen Prozess-Stammblatt zu belassen.
Bei der Risiko-Bewertung ist zu beachten, dass Risiken in Verbindung mit geplanten Ergebnissen sich
nicht nur auf den Kunden (Ouput-Empfänger) auswirken können, sondern auch auf die Effizienz des
Prozesses oder der Organisation.
Abs. 2.3 des PSB: Chancen
Chance Maßnahme Chance für einen zusätzlichen Nutzen zum geplanten bzw. geforderten Prozess‐Output Maßnahme der Prozess‐Festlegung zur Nutzung / Erhöhung der Chance Chance aktuell Chance verifiziert
Motivation der Mitarbeiter Variable Taktzeit 1 3 4 3 Energieersparnis beim Lackieren Wochen‐Sortierung nach Farben 1 5 2 2 nach Proz.‐ nach Festlegung Erfahrung Rev. BWZ Rev. BWZ Bei der Gestaltung des Prozesses werden Chancen für einen zusätzlichen Nutzen erkennbar. Dieser
Nutzen kann ein unerwarteter Nutzen für den Kunden sein (Output-Empfänger) oder ein Nutzen für die
Effizienz des Prozesses oder der Organisation.
Erkannte Chancen werden durch Maßnahmen zur Gestaltung des Prozesses genutzt und ähnlich wie
Risiken bewertet. Auch diese Maßnahmen sind Festlegungen zur Gestaltung des Prozesses (z.B.
besondere Prozess-Ressouren oder dokumentierte Vorgaben), die an betreffender Stelle im ProzessStammblatt oder in zugeordneten Dokumenten erkennbar sein müssen.
Zu einem späteren Zeitpunkt wird dann aufgrund vorliegender Daten und Erfahrungen bewertet, ob die
Chance genutzt worden ist. Bewertungen aktueller und verifizierter Chancen können mehrmals erfolgen.
Alle Bewertungen werden mit dem Revisionsstand des Prozess-Stammblattes gekennzeichnet, so dass der
Zeitpunkt der letzten Bewertung nachvollziehbar bleibt. Es ist natürlich auch möglich, alle Bewertungen
im aktuellen Prozess-Stammblatt zu belassen.
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3. Prozess-Stammdaten zu Prozess-Festlegungen
Abs. 3.1 des PSB: Tätigkeiten, dokumentierte Vorgaben, Prozessnutzer
Tätigkeit Dokumentierte Vorgaben Prozessnutzer Tätigkeit des Prozesses Anzuwendende Systemdokumente Verantwortung zur Durchführung der Festlegungen (Funktion, Stelle) Lieferantenzulassung AA2001 Lieferantenbeurteilung FOR2012 Lieferanten‐Stammblatt EK1, EK2 Bearbeitung von Kundenanfragen AA1002 Kundenanfragen FOR1004 Gesprächsnotiz VKS, VKA, VKB Verpacken SUB4010 Verpackungsanweisungen Versand Werk2 Anwendungsberatung (nicht erforderlich) VKS Prozesse sind „Sätze von Tätigkeiten“. Alle zu regelnden Tätigkeiten des Prozessess werden aufgelistet.
Eventuelle Vorgabe-Dokumente, die zur Ausführung einer Tätigkeit erforderlich sind, werden genannt.
Dies können z.B. Anweisungen, Formblätter oder auch Dokumentensammlungen sein. Alle genannten
„dokumentierten Vorgaben“ müssen in die Dokumentenlenkung des Managementsystems einbezogen
sein.
Prozessnutzer haben die Verantwortung für die Verwirklichung des Prozesses bzw. einzelner Tätigkeiten.
Bei der Ausführung der Tätigkeiten sind sie verpflichtet, den durch das Prozess-Stammblatt vorgegebenen Rahmen einzuhalten. Prozessnutzer sind typischerweise die Funktionen oder Stellen, die im
Organigramm aufgeführt sind. Der Prozesseigner kann selbstverständlich auch Verantwortung als
Prozessnutzer wahrnehmen – z.B. als Leiter einer Abteilung.
Abs. 3.2 des PSB: Prozess-Input (Anforderung an interne und externe Kunden)
Erforderlicher Input Form des Inputs Absender Produkt, Leistung, Eingangsinformation Wann, wie und in welcher Form? Interner Prozess oder externe Stelle Produktions‐Tagesplanung Bereitstellung im ERP‐System Mo‐Do bis 11:00 Uhr, Fr bis 9:00 Uhr AV Fehlermeldung Produktion Nach Fehlerentdeckung, Formblatt 3001 PR1, PR2, MON, VS Kundenbeschwerde Nach den Regelungen der AA4403 Kunde Beschaffte Materialien Nach Vorgaben der ERP‐Bestellung Lieferant Zum Prozess-Input gehören alle Produkte, Leistungen, Informationen, die als Ergebnisse von Tätigkeiten
anderer Prozesse oder externer Stellen ankommen. Prozess-Inputs werden vom Prozesseigner von den
anderen Prozessen und externen Stellen gefordert, damit die geplanten Ergebnisse erreicht werden
können. Externe Stellen befinden sich außerhalb der Prozesslandschaft (externe Kunden und Lieferanten).
Die Prozess-Inputs bilden zusammen mit den Prozess-Outputs die Wechselwirkungen und müssen
innerhalb der Prozesslandschaft konsistent sein. Bei Änderungen der Wechselwirkungen müssen die
Inputs und Outputs zwischen den Prozesseignern bzw. mit den externen Stellen abgestimmt werden. Die
Wechselwirkungen sind für das Funktionieren des Gesamtsystems entscheidend.
Die Form des Ouputs kann näher beschrieben werden, soweit dies notwendig ist.
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Abs. 3.3 des PSB: Ressourcen
Systemressourcen Dokumentierte Vorgaben Verfahren, Support, Kommunikation, Infrastruktur, Wissen, Schlüsselfunktionen Anzuwendende Systemdokumente Dokumentenmanagement zur Systemdokumentation VA1201 Maßnahmenmanagement und zentraler Maßnahmenplan VA1301, FOR1303 Meeting Produktmanagement (MPM) (nicht erforderlich) System zur Weiterbildung VA1204, FOR1202, QMH Abs. 4.2 KBD (Datenbank zum interen Wissen) VA1207 Systemressourcen werden durch übergeordnete Regelungen oder Einrichtungen des Managementsystems
bereitsgestellt und werden in der Regel von mehreren Prozessen zur Ausführung ihrer Tätigkeiten
genutzt.
Typische Systemressourcen sind z.B. übergeordnete Verfahren (Dokumentenlenkung, Korrekturmaßnahmen …), Supportleistungen (IT-Helpdesk, innerbetrieblicher Transport…), Kommunikation
(Meetings, Newsletter…), Infrastruktur (Energieversorgung, Gebäude …), Wissen der Organisation
(Knowledgebase, Datenbanken…) und Schlüsselfunktionen (QMB, Sicherheitsfachkraft…).
Sofern für einzelne Systemressourcen dokumentierte Vorgaben zu beachten sind, werden diese genannt.
Personelle Prozess‐Ressourcen Dokumentierte Vorgaben Erforderliche Qualifikationen, Kenntnisse, Erfahrungen, Arbeitsmethoden Anzuwendende Systemdokumente Fachkenntnisse Mechanik (nicht erforderlich) Fremdsprachen (Englisch, Französisch, Türkisch) (nicht erforderlich) Fachkenntnisse Mess‐ und Prüftechnik (nicht erforderlich) Qualitätsvorausplanung (APQP) AA6604 Statistische Prozessregelung (SPC) (nicht erforderlich) Anwendungskenntnisse Beschichtungsanlagen AK AA3303 Grundkenntnisse Lebensmittelhygiene AA5603 Personelle Prozess-Ressourcen sind Fähigkeiten, die zur Ausführung der Tätigkeiten erforderlich sind.
Die Angaben zu den personellen Prozess-Ressourcen dienen z.B. auch zur Feststellung von
Schulungsbedarf.
Sofern für einzelne Prozess-Ressourcen dokumentierte Vorgaben zu beachten sind, werden diese genannt.
Maschinelle Prozess‐Ressorcen Dokumentierte Vorgaben Erforderliche Maschinen, Einrichtungen, IT‐Systeme Anzuwendende Systemdokumente Sharepoint, Office, Outlook AA4502 Überwachte Messmittel lt. Datenbank PMÜ AA5503 ERP‐System PAS (nicht erforderlich) Überwachungspflichtige Hebezeuge lt. Verzeichnis SYS0322 SYS0322 Maschinelle Prozess-Ressourcen sind Maschinen, Einrichtungen und IT-Systeme, die zur Ausführung der
Tätigkeiten erforderlich sind. Die Angaben zu den maschinellen Prozess-Ressourcen dienen z.B. auch zur
Feststellung von Schulungs- und Instandhaltungsbedarf.
Sofern für einzelne Prozess-Ressourcen dokumentierte Vorgaben zu beachten sind, werden diese genannt.
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Abs. 3.4 des PSB: Aufzeichnungen
Aufzeichnung Form der Aufzeichnung Archiv‐Ort Nachweise, dokumentierte Ergebnisse Wann, wie und in welcher Form? IT‐Verzeichnis, Funktion oder Raum Entwicklungsvalidierung Lt. Entwicklungsplan auf FOR7020 M:\TD\Entwicklungsbewertung
Management‐Review Jährliches Protokoll (formlos) QMB Lieferantenbewertung Nach den Regelungen der AA2001 EK1 Lieferanten‐Rechnungen Scan nach Eingang, Datei als Anhang zum Datensatz der Bestellung ERP‐System PAS Die Aufzeichungen sind dokumentierte Informationen, die bei den Tätigkeiten des Prozesses geführt
werden. Diese Aufzeichnungen können sich direkt auf Prozessergebnisse beziehen oder werden auch für
andere Auswertungen oder Rückverfolgungen benötigt. Alle genannten Aufzeichnungen müssen über die
Lenkungsverfahren des Managementsystems auffindbar sein.
Abs. 3.5 des PSB: Leistungsindikatoren
Kennzahl Zielobjekt Überwachungs‐ / Messmethode Variablenname Überwachter Aspekt zur Ermittlung der Prozessleistung Methode zur Datenerfassung und Bewertung PI 20‐1 Sicherheit der Disposition von Kaufteilen Wert der Kaufteile mit Lagerzeit > 3 Jahre bezogen auf den gesamten Lagerwert der Kaufteile PI 20‐2 Qualitätsfähigkeit der Lieferanten Mittelwert der Lieferanten‐Kennzahlen (Berechnungsvorschrift s. AA2001) PI 22‐1 Reklamationsquote Anzahl der Reklamationen bezogen auf die Anzahl ausgelieferter Geräte PI 22‐3 Reklamationsanteil Vertrieb Anteil der Kundenreklamationen mit Ursache im Prozess Vertrieb (nur informativ, ohne Zielwerte) Prozessleistungen werden typischerweise über Prozess-Kennzahlen beobachtet. Die Spalte „Kennzahl“
enthält eine beliebige Kurzbezeichnung für die Kennzahl. Die Zielobjekte sind überwachte Aspekte, die
sich für die Beurteilung der Prozessleistung eignen. Die Methode der Datenerfassung kann eine
Überwachung (Beurteilung) oder eine Messung sein.
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