Handbuch Grant Management

Handbuch
Grant Management
Das komplette Handbuch ist online verfügbar
1000-DE—(313)
Handbuch
Grant Management
Inhalt
Einleitung
Einheit 1 Planung eines Global Grant Projekts
Einheit 2 Beantragung von Global Grants
Einheit 3 Umsetzung, Überwachung und Bewertung eines
Grant‑Projekts
Einheit 4 Berichterstattung
Anhänge*
1 Arbeitsblatt zum Club MOU
2 Club-Absichtserklärung (Memorandum of Understanding – MOU)
3 Club MOU für Indien
4 Muster-MOU für die Zusammenarbeit mit kooperierenden
Organisationen
5 Erklärung zu Absicht und Zielen der Schwerpunktbereiche
6 Beilage zur Kontrolle und Auswertung von Global Grants
7 Beilage zu Stipendien
8 Orientierung für Stipendiaten und Berufstrainingsteams
9 Säulen der Nachhaltigkeit
*Hinweis: Anhänge und Grant-Bestimmungen werden bei www.rotary.org/
de/grants eingestellt. Bitte beachten Sie, dass Anhänge nach und nach
veröffentlicht werden und evtl. nicht alle gleich verfügbar sind.
1000-DE—(313)
Als Rotarierinnen und Rotarier setzen wir unsere Kenntnisse, Erfahrungen und
finanzielle Unterstützung dafür ein, um dringenden Bedürfnissen in unseren
Gemeinwesen nachzugehen: Schaffung von Zugang zu sauberem Trinkwasser und
wirtschaftlicher Sicherheit, Förderung von Gesundheit und Vorsorge vor tödlichen
Krankheiten, Förderung von Bildung und Aufbau von Frieden und Sicherheit.
Global Grants helfen, diesen Anliegen zu begegnen. Das vorliegende Handbuch erläutert,
wie nachhaltige, messbare Projekte geplant und Global Grants beantragt werden
können, und wie ein verantwortungsvoller Umgang mit Grant-Mitteln sichergestellt
wird. Das Handbuch enthält zudem Ressourcen, die Clubs bei der Umsetzung der ClubAbsichtserklärung (Memorandum of Understanding MOU) Unterstützung bieten sollen.
Dieses Handbuch richtet sich vornehmlich an Clubvertreter, die an einem vom Distrikt
geleiteten Grant Management Seminar teilnehmen, kann jedoch auch von Distrikten
genutzt werden, die ein Global Grant beantragen.
Dies ist die Ausgabe 2012 des Handbuchs zum Grant Management. Die
Informationen in dieser Publikation beruhen auf der Absichtserklärung für Clubs
(MOU), den Bestimmungen für District Grants und Global Grants der Rotary
Foundation und dem Code of Policies der Rotary Foundation, die ausführliche
Richtlinien enthalten. Änderungen an diesen Dokumenten, die vom Kuratorium
der Rotary Foundation beschlossen werden, sind für die in dieser Publikation
genannten Richtlinien bindend.
Fragen?
Bei Fragen zu...
Grant Management, Qualifizierung
District Grants, Global Grants
Handbuch, Training
…bitte an folgende Adresse mailen:
[email protected]
[email protected]
[email protected]
Überblick zu Rotary
Foundation Grants
Die Rotary Foundation bietet drei Arten von Grants an: District Grants, Global Grants und
Packaged Grants. Der Schwerpunkt dieser Publikation liegt auf Global Grants, doch werden die
restlichen Grants im Nachfolgenden kurz erläutert.
District Grants
District Grants finanzieren kleinere Projekte und Aktivitäten vor Ort oder im
Ausland, die zur Förderung des Auftrags der Rotary Foundation beitragen. Clubs
reichen ihre Anträge beim Distrikt ein, der die Grant-Mittel verwaltet und verteilt.
Bei learn.rotary.org
finden Sie viele OnlineKurse, die u.a. die Grants
der Rotary Foundation
erläutern.
Jeder Distrikt legt seine eigenen Verfahrensweisen zur Grant-Vergabe fest (z.B.
Terminfristen für Anträge oder zusätzliche Anforderungen zu den Vorgaben
der Foundation). Bitte richten Sie Fragen an den Rotary Foundation Ausschuss/
Beauftragten Ihres Distrikts.
Global Grants
Global Grants finanzieren größere Projekte und Aktivitäten, die
• in mindestens einen der Schwerpunktbereiche von Rotary fallen
• auf einen Bedarf eingehen, der vom begünstigten Gemeinwesen zuvor
ausgemacht wurde
• die aktive Beteiligung des begünstigten Gemeinwesens einschließen
• das begünstigte Gemeinwesen befähigen, sich selbst zu helfen, nachdem ein
Rotary Club oder Distrikt seinen Einsatz beendet hat
• messbare Ergebnisse aufweisen
Handbuch Grant Management 0.1 Überblick zu Rotary Foundation Grants
ROTARY SCHWERPUNKTBEREICHE
Global Grant Projekte müssen in mindestens einen dieser
Schwerpunktbereiche fallen:
Frieden und Konfliktvermeidung/-lösung
Krankheitsvorsorge und -behandlung
Wasser und Hygiene
Gesundheit von Mutter und Kind
Elementarbildung, Lesen und Schreiben
Wirtschafts- und Kommunalentwicklung
Durch Global Grants geförderte Aktivitäten:
Humanitäre Projekte: gehen auf einen Bedarf im Gemeinwesen ein und erzielen nachhaltige,
messbare Ergebnisse.
Berufstrainings: tragen zum Aufbau von Kenntnissen in einem Gemeinwesen bei.
Berufstrainings finden entweder vor Ort in einem Gemeinwesen statt oder ermöglichen
Gruppen von Berufstätigen, ins Ausland zu reisen, um die Kenntnisse in ihrem Berufsfeld
auszubauen. Für einen noch besseren Erfolg bietet es sich an, Trainings und ein humanitäres
Projekt miteinander zu verbinden.
Stipendien: ermöglichen Studenten mit abgeschlossenem Studium, die eine Karriere in einem
der Schwerpunktbereiche von Rotary anstreben, die Teilnahme an weiterbildenden Studien.
Handbuch Grant Management 0.2 Überblick zu Rotary Foundation Grants
Packaged Grants
Packaged Grants bieten Rotary Clubs die Möglichkeit, mit den strategischen Partnern der
Rotary Foundation zusammenzuarbeiten, um gemeinsam bereits vorentwickelte Projekte
umzusetzen. Packaged Grant Projekte werden vollständig mit Mitteln aus dem Weltfonds und
von den strategischen Partnern finanziert.
Unterschiede zwischen District und Global Grants
In der elektronischen
Version dieses Handbuchs
verweist orangefarbener
Text auf Hyperlinks zu
den Ressourcen auf
www.rotary.org.
In der Regel fördern Global Grants größere Projekte. Clubs und Distrikten wird
mit Global Grants mehr Verantwortung bei der Verwaltung der Grant-Mittel, der
Berichterstattung zur Verwendung und der Überwachung und Bewertung der
Projektergebnisse übertragen.
District Grant
Global Grant
Fördern den Auftrag der Rotary
Foundation
Fördern mindestens einen Rotary
Schwerpunktbereich
Kein Mindestbudget
Mindestbudget: 30.000 USD
Kurzfristige Auswirkungen
Langfristige, nachhaltige
Auswirkungen
Finanzieren Stipendien für Studien
in jedem Bereich, vor Ort oder im
Ausland
Finanzieren Stipendien für
postgraduale Studien im Ausland
Schließen aktive Beteiligung von
Rotariern ein
Schließen aktive Beteiligung von
Rotariern ein
Sind an die Bedingungen zu Grants
gebunden
Sind an die Bedingungen zu Grants
gebunden
Liefern messbare Ergebnisse
Club-Qualifizierung
Mit einer Qualifizierung stellt die Rotary Foundation sicher, dass Clubs über
angemessene Kontrollen für den ordnungsgemäßen Umgang mit den GrantMitteln verfügen. Eine Grant-Verwaltung schließt alles von der Wahl eines
Projekts oder Aktivität, über die Antragstellung eines Grants, Sicherstellung
des korrekten Umgangs mit Grant-Mitteln, Bewertung der Ergebnisse bis zur
Berichterstattung zu dem Grant-Projekt ein.
Ziehen Sie in Erwägung,
mehr als nur einen
Vertreter des Clubs zum
Grant Management
Seminar zu entsenden.
Um Global Grant- oder Packaged Grant-Mittel Clubs bei ihrem Distrikt beantragen
zu können, müssen sich Clubs hierfür jedes Rotary-Jahr qualifizieren. Ob sich
Clubs auch für den Erhalt von District Grant-Mitteln qualifizieren müssen,
entscheidet der Distrikt. Um das Qualifizierungsverfahren abzuschließen muss
ein Club:
1. den Clubpräsidenten elect oder einen hierfür ernannten Clubvertreter zum
Grant Management Seminar entsenden.
2. die Club-Absichtserklärung durchlesen, dieser zustimmen und
diese unterzeichnet an den Distrikt senden. Unterzeichnet wird die
Absichtserklärung vom Clubpräsidenten und Clubpräsidenten elect.
3. allen zusätzlich vom Distrikt aufgestellten Qualifizierungsrichtlinien
zustimmen.
Handbuch Grant Management 0.3 Überblick zu Rotary Foundation Grants
Um den Qualifizierungsstatus aufrecht zu erhalten, muss ein Club die Vorgaben der
Club-Absichtserklärung (Anhang 2) und die Bestimmungen zu Grants befolgen. Die
Absichtserklärung ist eine Vereinbarung zwischen einem Club und dessen Distrikt, in der
die Mindestanforderungen der Rotary Foundation zur Verwaltung von Grants aufgeführt
werden. Die Richtlinien Ihres Clubs und lokale Gesetze können zudem weitere Anforderungen
verlangen.
Fragen? Dann wenden Sie sich bitte an den Rotary Foundation Ausschuss/ Beauftragten Ihres
Distrikts.
Handbuch Grant Management 0.4 Überblick zu Rotary Foundation Grants
1 Planung eines
Global Grant Projekts
Vor der Beantragung von Fördermitteln bei der Rotary Foundation sollten sich die Clubs die
Zeit nehmen und ein Projekt konzipieren, das auf den Ergebnissen einer Bedarfsanalyse, einer
starken Partnerschaft und einem detaillierten Implementierungsplan mit messbaren und
realistischen Zielen beruht.
Partner
Rotary Foundation Global Grants setzen sowohl einen Host-Partner als auch
einen internationalen Partner voraus. Aufgrund seiner Ortskenntnis und Nähe
zum Projektstandort übernimmt der Host-Partner gewöhnlich die Leitung der
Bedarfsanalyse, der Projektimplementierung und das Kostenmanagement.
Sponsoren können zudem mit anderen Organisationen (z.B. Nichtregierungs
organisationen, Gemeindegruppen, Regierungsbehörden) als drittem Partner
zusammenarbeiten. Solche Partner können durch technisches Fachwissen,
Infrastruktur, Fürsprache, Trainings oder sonstige Hilfe für ein Grant
Unterstützung bieten. Sponsoren sollten vor dem Eingang neuer Partnerschaften
eine genaue Prüfung der potenziellen Partnerorganisation durchführen, um
deren Seriosität sicherzustellen. Alle Partnerorganisationen sollten zudem
vor Beginn eines Projekts eine Absichtserklärung für Partnerorganisationen
unterzeichnen. Siehe Anhang 4 für eine Mustervorlage.
Alle Projekte, die mit
Foundation Grants
finanziert werden,
müssen von Rotariern
initiiert und verwaltet
werden.
Gute Kommunikation zwischen den rotarischen Projektpartnern ist während der
Planungs- und Implementierungsphase unerlässlich. Eine starke Partnerschaft
führt zu einer besseren Aufsicht über das Projekt und die Fördergelder und stärkt
außerdem das rotarische Netzwerk für zukünftige Projekte. Vor Beginn einer
Implementierung sollten Rotarier festlegen, wie oft und über welche Kanäle sie
während der Grant-Aktivitäten miteinander kommunizieren wollen.
Hilfe bei der Partnersuche
•
•
•
•
•
•
•
•
ProjectLINK
Rotarian Action Group, die sich in einem der Schwerpunktbereiche engagieren
RI Convention
Matchinggrants.org/global
LinkedIn
Projektausstellungen
Persönliche Reisen
Austauschen von Projektideen mit Distriktamtsträgern, die zu internationalen
Veranstaltungen reisen.
Nehmen Sie Kontakt auf mit Partnern in aller Welt über die Online-Tools von
Rotary.
Handbuch Grant Management 1.1 Planung eines Global Grant Projekts
Kommunale Bedarfsanalyse
Vor der Planung eines Projekts sollte der Club eine Bedarfsanalyse im
Gemeinwesen, dem er helfen möchte, durchführen. Zweck der Bedarfsanalyse
ist es, Informationen zu Ressourcen und Notlagen zu ermitteln, wie und ob
Probleme angegangen werden und durch welche Aktionen Verbesserungen
herbeigeführt werden können.
Unabhängig davon, welche Methode Sie wählen, beachten Sie bitte folgende
allgemeine Grundsätze:
• Mit jedem sprechen. Versuchen Sie, so viele verschiedene Einblicke im
Gemeinwesen zu gewinnen wie möglich, und binden Sie Personen ein, die das
Projekte mitplanen, umsetzen und von ihm profitieren werden.
• Auf lokales Wissen vertrauen. Hauptziel der Analyse ist es, Notlagen im
Gemeinwesen zu ermitteln, die die Bewohner gerne angehen würden.
• Humankapital nutzen. Die finanziellen Ressourcen eines jeden Projekts sind
begrenzt. Befragen Sie während der Analyse alle Beteiligten, wie sie zu einer
Verbesserung in ihrem Gemeinwesen beitragen können. Alle Teilnehmer
können und sollten einen Beitrag leisten.
• Langfristig denken. Werden Gemeindemitglieder bei der Erarbeitung
langfristiger Ziele mit einbezogen, erhöht dies die Wahrscheinlichkeit, dass
sie sich auch nach Erschöpfung der Grant-Mittel an der Aufrechterhaltung der
Ergebnisse beteiligen werden.
Wenn mehrere Bedürfnisse identifiziert wurden, sollte das Projekt danach
ausgewählt werden, welches Problem sich mit den Ressourcen des Clubs und
den Fördermitteln der Foundation am besten lösen lässt. Dabei sind folgende
Faktoren zu berücksichtigen: technische Kompetenz der Rotarier, Standort,
benötigte zeitliche Bindung und Finanzmittel.
Weitere Tipps in Kommunale Bestandsaufnahmen (605C).
Projekte, die auf
Bedarfsanalyen des
Clubs am Projektstandort
(Host‑Partner) aufbauen,
decken eher einen
echten Bedarf und haben
bessere Aussichten auf
Erfolg.
Implementierungsplan
Rotarier sollten für jeden Aspekt der Projektrealisierung einen detaillierten Plan
ausarbeiten, der auch festlegt, wie die TRF- und RI-Richtlinien befolgt werden.
Der Plan sollte alle für das Projekt erforderlichen Aufgaben aufschlüsseln und
angeben, wer für jede Aufgabe verantwortlich ist, wann (und in welcher Höhe)
Fördermittel ausgegeben werden sowie in welchem Zeitrahmen die einzelnen
Projektphasen abzuschließen sind.
Berufung eines Projektausschusses
Die Sponsorclubs oder -distrikte müssen jeder einen Projektausschuss einsetzen,
dem mindestens drei Rotarier angehören, damit mehrere Rotarier über die
Projektdetails Bescheid wissen und bei der Entscheidungsfindung mitwirken.
Allerdings muss ein Rotarier zum Hauptansprechpartner bestimmt werden, der
für die gesamte Korrespondenz mit der Foundation in Verbindung mit dem Grant
verantwortlich ist.
Rolle und Aufgaben. Die Mitglieder des Projektausschusses sollten bestimmte
Rollen und Verantwortungen übertragen bekommen. Dies gilt auch für spezielle
Aufgaben, die von den Projektausschüssen des Host- und des internationalen
Partners, den Hauptansprechpartnern, den Kooperationspartnern (sofern
vorhanden) und den Projektbegünstigten übernommen werden.
Handbuch Grant Management 1.2 Planung eines Global Grant Projekts
Vermeidung von Interessenskonflikten. Bei der Berufung des Projektausschusses und Vergabe
von Aufgaben müssen die Rotarier sorgfältig darauf achten, dass sie alles vermeiden, was
auch nur den Anschein eines Interessenkonflikts erwecken könnte (siehe Absichtserklärung
für Clubs, Abschnitt 1C). Rotarier mit persönlichem Interesse am Projekt (Mitarbeiter oder
Vorstandsmitglied eines Kooperationspartners; Eigentümer eines Ladens, der Projektgüter
verkaufen wird; Treuhänder einer Universität, an der ein Stipendienempfänger studieren wird
usw.) dürfen nicht im Projektausschuss mitarbeiten und jegliche Interessenkonflikte müssen
in der Antragstellung offengelegt werden.
Kontinuität. Um Kontinuität zu sichern, sollten Clubs die Nachfolgeregelung für
Ausschussmitglieder festhalten und einen Projekt-Ansprechpartner ernennen, der während
der Dauer des gesamten Grants an dem Projekt beteiligt sein wird. Clubs, die wünschen,
den Clubpräsidenten zu beteiligen, sollten in Erwägung ziehen, diesen in den Ausschuss zu
berufen.
Entwicklung nachhaltiger Lösungen
Global Grants sind eine Langzeitinvestition in nachhaltige, kommunale Veränderungen.
Nachhaltigkeit kann auf vielfache Weise erreicht werden, jedoch haben nachhaltige Projekte
alle nachfolgend aufgeführten Punkte gemeinsam:
BEDÜRFNISSE IM GEMEINWESEN: Führen Sie eine genaue Bedarfsanalyse im Gemeinwesen
durch, in die mehrere Projektpartner mit einbezogen werden, um die Bedürfnisse und Stärken
eines Gemeinwesens zu ermitteln.
• Zeigen Sie, wie Feedback aus dem Gemeinwesen gesammelt wurde
• Führen Sie lokale Organisationen, Gruppen oder Regierungsagenturen auf, die in die
Koordination von Projektaktivitäten mit einbezogen wurden
MATERIALIEN/TECHNOLOGIE: Setzen Sie widerstandsfähige Materialien ein, auf die leichter
Zugriff besteht und die umweltfreundlich sind.
• Geben Sie an, ob Projektmaterialien vor Ort eingekauft werden
• Bestätigen Sie, dass Ersatzteile (falls zutreffend) verfügbar sind
FINANZIERUNG: Stellen Sie sicher, dass eine verlässliche Finanzierungsquelle besteht, mit
deren Hilfe Projektergebnisse aufrechterhalten werden können, nachdem die Grant-Mittel
erschöpft sind.
• Stellen Sie Praktiken vor oder fördern Sie Praktiken, durch die Gemeinwesen Einnahmen für
laufende Projekte generieren können
• Führen Sie bestehende Quellen zur Projektfinanzierung auf
WISSEN: Fördern Sie Kapazitäten, indem Sie Gemeinwesen helfen, sich neue Fähigkeiten,
Wissen und Handlungsweisen anzueignen.
• Stellen Sie sicher, dass neue Initiativen mit Trainings, Weiterbildung und
Öffentlichkeitsarbeit koordiniert werden
• Zeigen Sie, wie Begünstigte unterstützt werden, neu erworbene Fähigkeiten/ Kenntnisse zu
pflegen
MOTIVATION: Bieten Sie Gemeinwesen konkrete Anreize, sich an einem Projekt zu beteiligen
und gesetzte Ziele zu erreichen
• Bestätigen Sie, dass Begünstigte bei der Projektumsetzung genau festgelegte Rollen
übernehmen
• Führen Sie Personen auf, die leitende Rollen bei der Überwachung von Ergebnissen und bei
der Sicherstellung der Kontinuität von Diensten übernehmen
Handbuch Grant Management 1.3 Planung eines Global Grant Projekts
ÜBERWACHUNG/BEWERTUNG: Legen Sie klare, messbare Projektziele fest.
• Legen Sie klare Projektziele fest und welche relevanten Basisdaten erhoben werden sollen
• Legen Sie wichtige Projektmessgrößen fest und wie diese Informationen gesammelt werden
sollen
Global Grant-Sponsoren müssen bei ihrer Antragstellung bestätigen, dass obige Praktiken im
Projekt eingeplant sind oder durch vorhandene Dienste im Gemeinwesen erfüllt werden.
Beispiele für nachhaltige Projekte finden Sie bei learn.rotary.org im Online-Kurs zu Global
Grants oder wenden Sie sich an die Mitarbeiter der Rotary Foundation.
Beratung mit Fachexperten
Die Projektpartner sollten qualifizierte Rotarier im Club oder in der Region bei der Planung der
technischen Aspekte um Mithilfe bitten (z.B. einen Bauingenieur für ein Wasserprojekt). Das
trägt dazu bei, dass der Projektplan realistisch und technisch machbar ist. Außerdem können
Rotarier mit Kooperationspartnern zusammenarbeiten.
Der Fachberaterstab der Rotary Foundation – Cadre of Technical Advisers – sind Rotarier, die
ihre Fachkompetenz der Rotary Foundation und für die Projektentwicklung und -realisierung
zuständigen Rotariern ehrenamtlich weltweit zur Verfügung stellen. Sie gewährleisten in erster
Linie die ordnungsgemäße Verwaltung von Fördermitteln aus Grants der Rotary Foundation
und deren Verwendung für realisierbare und gut geplante Projekte.
Setzen von messbaren Zielen
Projekt-Sponsoren haben die Aufgabe, festzulegen, wie die Erfolge ihres Projekts gemessen
werden sollen. Die Rotary Foundation bietet hierzu eine Reihe von Standartmessmethoden, die
durch zusätzliche Methoden der Sponsoren ergänzt werden können (siehe Anhang X). (Zum
Setzen von Zielen siehe Anhang 5).
Um die Auswertung eines Projekts so genau wie möglich zu machen sollte Folgendes beachtet
werden:
• Legen Sie Basisdaten fest. Eine genaue Bedarfsanalyse im Gemeinwesen hilft bei der
Festlegung des Arbeitsprogramms, des Projektortes und der Zielgruppe. Durch die
Bedarfsanalyse werden Basisdaten erhoben, die die Situation vor dem Projekt beschreiben
und auf deren Grundlage Projektziele festgelegt und Ergebnisse gemessen werden können.
• Seien Sie spezifisch. Legen Sie genau fest, wer von dem Projekt profitieren soll und wie es
umgesetzt werden soll.
• Legen Sie Maßstäbe fest Legen Sie Maßstäbe, wie einen genauen Zeitplan, fest, die bei der
Fortschrittsmessung des Projekts herangezogen werden.
• Legen Sie Messmethoden fest.
Planen Sie in Ihr Projektbudget auch Aktivitäten zur Überwachung und Auswertung eines
Projekts ein. In der Regel sollte für diese Posten (z.B. Reisekosten, Dienstleistungen anderer
Personen/ Agenturen und Versorgungsgüter) 5-10% der Mittel eingeplant werden.
Handbuch Grant Management 1.4 Planung eines Global Grant Projekts
Überwachungs- und Auswertungsplan – Muster
Basisdaten
Konkrete Projektziele
Messmethode
In einem
Flüchtlingscamp
haben 10.000
Kinder keinen
Zugang zu ethnisch
und religiös
übergreifenden
Aktivitäten.
Innerhalb des ersten Jahres haben 1.000
der Flüchtlingskinder an mind. einer
organisierten Aktivität teilgenommen an
der sich Personen verschiedener Herkunft
beteiligen.
Erfassung der Anzahl
der Teilnehmer
an der Aktivität;
demographische
Erfassungen bei der
Registrierung.
Innerhalb des ersten Jahres sind Vertreter
aller religiösen und ethnischen Gruppen
unter den Teilnehmern vertreten.
Erfassung ethnischer
und religiöser
Hintergründe.
Innerhalb von sechs Monaten soll ein
Rat mit Vertretern aller religiösen und
ethnischen Hauptgruppen eingerichtet
werden, der einmal pro Monat
zusammenkommt.
Erfassung der
Zusammensetzung
des Rates, Protokolle
und Anzahl der
Ratsteilnehmer.
Nach zwei Jahren haben 2.000 der
Flüchtlingskinder an mind. einer
organisierten Aktivität teilgenommen an
der sich Personen verschiedener Herkunft
beteiligen.
Erfassung der Anzahl
der Teilnehmer
an der Aktivität;
demographische
Erfassungen bei der
Registrierung.
Ein öffentliches
Krankenhaus
hat eine Kinder
sterblichkeitsrate
von 15% und
beschäftigt nur
zwei ausgebildete
Hebammen.
Erfassung erfolgreich
Innerhalb der ersten zwei Jahre des
abgeschlossener
Projekts werden 20 Personen ausgebildet
Hebammen-Trainings.
und 10 arbeiten als Hebammen an dem
Krankenhaus. Der Ausbildungsplan schließt
pränatale Versorgung ein.
Innerhalb von zwei Jahren wird
ein gestaffeltes Gebührensystem
für Vorsorgeuntersuchungen und
Entbindungen eingeführt.
Vergleich mit vorherigem
Abrechnungssystem und
Rechnungsunterlagen.
Innerhalb der ersten drei Jahre kann
die Kindersterblichkeitsrate an dem
Krankenhaus um 8% gesenkt werden.
Vergleich mit vorherigen
medizinischen
Aufzeichnungen.
Finanzverwaltungsplan
Auch Distrikte
haben einen
Finanzverwaltungsplan,
der jährlich neu bewertet
wird. Clubs sollten
über diese Bewertung
innerhalb der ersten drei
Monate des RotaryJahres von ihrem Distrikt
unterrichtet werden.
Vor Erhalt von Grant-Mitteln, sollten Clubs einen Finanzverwaltungsplan erstellt
haben. Dieser sichert eine korrekte Überwachung und Verwaltung von Geldern
sowie Transparenz und beugt Fehlern und Mittelmissbrauch vor.
Der Finanzverwaltungsplan sollte ein Leitfaden zu folgenden Aspekten sein:
• Korrekte Vergabe von Grant-Mitteln während der Projektimplementierung
• Pflege vollständiger und genauer Finanzunterlagen
• Verwaltung eines vom Club kontrollierten Bankkonto
Der gesamte Club ist für die ordnungsgemäße Verwendung der Fördergelder
durch seine Mitglieder verantwortlich. Sollte es dabei zum Missbrauch kommen,
muss der Club diesen Fehler wiedergutmachen.
Handbuch Grant Management 1.5 Planung eines Global Grant Projekts
Budget
Vor der Beantragung eines Grants muss ein Budget für das Projekt erstellt
werden. Dabei müssen neben den Zielen des Projekts auch die vom Club
zu beschaffenden Mittel berücksichtigt werden. Nach der Aufstellung eines
vorläufigen Budgets sollten die Rotarier überlegen, welche DDF-Mittel und Gelder
verfügbar sind, und dann das Budget entsprechend anpassen. Mit dem GrantAntrag muss eine genaue Aufstellung aller Einzelposten eingereicht werden.
Distrikte müssen ihren
Clubs jedes Jahr
Rechenschaft darüber
ablegen, wie die
verfügbaren DDF-Mittel
verteilt wurden.
Bei der Bestimmung der Kosten für Güter und Leistungen sollten die
Projektsponsoren mindestens drei Angebote von unterschiedlichen
Anbietern einholen, um beste Qualität zum besten Preis zu erhalten. Nach
der Ausschreibung muss der Club zur Vermeidung von Interessenkonflikten
sicherstellen, dass kein Rotarier im Projektausschuss mitarbeitet, der
Beziehungen oder Verbindungen zu einem ausgewählten Anbieter hat.
Auch müssen alle abgegebenen Angebote mit den Unterlagen für den Grant
aufbewahrt werden.
Finanzierung
Clubs und Distrikte können Global Grants Projekte auf nachfolgende Weisen
finanzieren:
• DFF-Mittel werden zu 100% durch die Rotary Foundation ergänzt
• Geldspenden von Rotariern (Direktspenden von Rotariern oder Gelder
aus Spendenaktionen) werden zu 50% aus dem Weltfonds ergänzt (mind.
15.000 USD)
• Geldspenden von Nichtrotariern (Spenden anderer Organisationen oder
von Parteien mit persönlichem Interesse am Projekt; werden nicht an die
Foundation überwiesen noch von ihr ergänzt)
An die Rotary Foundation überwiesene Spenden dürfen nicht vom begünstigten
Gemeinwesen kommen. Auch dürfen Rotarier keine Gelder von den
Projektbegünstigten im Austausch für den Erhalt der Zuwendung oder als Teil
der von den Rotariern gesammelten Spenden für die Ergänzung durch die
Foundation entgegennehmen.
Die Projektsponsoren können die Projektbegünstigten um einen sehr geringen
Beitrag zur Einzahlung in ein Gemeindekonto für die spätere Übernahme bitten.
Auf keinen Fall dürfen diese Gelder aber für die Bestreitung von Projektkosten
ausgegeben werden. Vielmehr sollten damit zusätzliche Leistungen gedeckt
werden (jeder Familie, die einen Rammbrunnen erhält, könnte beispielsweise
1 Dollar in Rechnung gestellt werden, und die eingezogenen Gebühren könnten
für künftige Reparaturen nach Ablauf der Förderung verwendet werden).
Geldspenden für die Foundation sollten immer dem Geber angerechnet werden.
Rotarier dürfen keine Gelder von Personen annehmen und dann die Gabe als
eigene Spende geltend machen, es sei denn, der Spender hat dazu ausdrücklich
und nachweislich (schriftlich) seine Genehmigung erteilt. Weitere Informationen
hierzu erteilt das Contact Center: [email protected].
Handbuch Grant Management 1.6 Planung eines Global Grant Projekts
Bankkonto
Ein Girokonto erleichtert
Grant-Transaktionen und
bietet Übersichtlichkeit
durch Kontoauszüge.
Die Einrichtung eines Bankkontos speziell für TRF-Fördergelder erleichtert die
Verwaltung der Mittel und die Rechenschaftslegung über ihre Verwendung.
Zu jedem Grant sollte ein eigenes Bankkonto eingerichtet werden, das
ausschließlich für den Empfang und die Verteilung von Grant-Mitteln genutzt
wird. Da Fördergelder nicht zur Beschaffung von Mitteln für einen Clubs
bestimmt sind, sollten sie auf einem Konto angelegt werden, das einen niedrigen
oder gar keinen Zinssatz bietet. Der Kontoname muss den Club erkenntlich
machen, und jede Transaktion sollte von zwei Rotariern unterzeichnet werden.
Ein Nachfolgeplan für die Übertragung der Kontenaufsicht ist für den Fall
empfehlenswert, dass ein Zeichnungsberechtigter seinen Pflichten nicht mehr
nachkommen kann. Bei Änderung der Zeichnungsberechtigten muss die
Foundation hierüber informiert werden.
Aufbewahrung von Dokumenten
Die Aufbewahrung ausführlicher Unterlagen gehört zu den üblichen
Geschäftspraktiken und gewährleistet die Einhaltung von geltendem Recht
als auch der Club-Absichtserklärung. Von allen Dokumenten müssen Kopien
angefertigt werden, damit der Club seine Aktivitäten auch im Falle eines
Brandes oder einer anderen Katastrophe weiterführen kann. Wenn die örtliche
Gesetzgebung das Einreichen von Originaldokumenten bei TRF vorschreibt, muss
der Club dennoch Kopien dieser Unterlagen aufbewahren.
Alle nach dem Finanzverwaltungsplan erforderlichen Unterlagen sind an einem
bekannten und zugänglichen Ort aufzubewahren. Alle Originaldokumente
über Ausgaben, die mit den Fördergeldern des Grants bestritten wurden,
einschließlich Quittungen und Bankauszüge, müssen mindestens fünf Jahre
(oder nach geltendem Recht auch länger) aufgehoben werden.
Stipendiaten und Berufstrainingsteams müssen Belege für Ausgaben ab 75 USD,
die in Ihr Budget fallen, aufbewahren.
Bestandssystem
Die Vorgaben zur Aufbewahrung von Dokumenten verlangen von Clubs zudem
die Einrichtung eines Bestandssystems, um im Rahmen des Förderprojekts
gekaufte, produzierte oder verteilte Ausrüstung oder andere Bestände
nachzuverfolgen und die Frage zu klären, welche Person oder juristische Einheit
Eigentümer dieser Posten ist. Den Rotary Clubs ist die Eigentümerschaft an mit
Fördermitteln gekauften Vermögenswerten untersagt; laut Gesetz müssen alle
mit Fördermitteln gekauften Vermögenswerte den Projektbegünstigten gehören.
Darüber hinaus sind Aufzeichnungen über die Ansiedlung von Vermögenswerten
im Gemeinwesen sowohl den Sponsoren als auch dem Gemeinwesen nach
Abschluss eines Projekts dienlich. So kann es beispielsweise erforderlich werden,
die genaue Lage tiefer Rohrbrunnen zu kennen, um der Regierung Wasserproben
zu erlauben.
Handbuch Grant Management 1.7 Planung eines Global Grant Projekts
Beispiele zur Aufbewahrung von Dokumenten.
Unterlagen zu Global, Packaged und District Grants
Korrespondenz zu Grants (inkl. E-Mails)
Unterlagen zu Begünstigen
Bedarfsanalyse
Vereinbarungen
Unterlagen zu Dienstleistern
Kostenvoranschläge
Vereinbarungen
Unterlagen zu Stipendiaten
Quittungen und Rechnungen
Vereinbarungen
Unterlagen zu Berufstrainings
Quittungen und Rechnungen
Vereinbarungen
Unterlagen zu Grants
Finanzunterlagen
Bankunterlagen
Kostenvoranschläge von Dienstleistern
Quittungen und Rechnungen
Inventarlisten
Fotos
Information von Clubs zu District Grants
Beantragte Mittel oder Anträge
Kostenvoranschläge von Dienstleistern
Quittungen und Rechnungen
Berichte
Weitere vom Distrikt verlangten Informationen
Örtliche Gesetzgebung
Auch wenn sich die Rotary Foundation nach besten Kräften um die Einhaltung internationaler
Richtlinien bemüht, ist das geltende Recht in manchen Ländern und Regionen strenger
als die Vorschriften von TRF. Sowohl die internationalen als auch die Clubs und Distrikte
im Projektland tragen die Verantwortung dafür, sich nach weiteren Einschränkungen und
Bestimmungen zu erkundigen und diese einzuhalten. Die TRF-Richtlinien sind die akzeptierten
Mindeststandards. Selbst wenn die örtliche Gesetzgebung lockerer ist, muss der Club die
TRF‑Auflagen erfüllen.
In Fällen, in denen die örtliche Gesetzgebung nicht mit den TRF-Auflagen vereinbar ist (z.B. bei
der Benennung des Bankkontos), werden Einzelregelungen getroffen. Nähere Informationen
sind bei den Mitarbeitern der Rotary Foundation erhältlich.
Handbuch Grant Management 1.8 Planung eines Global Grant Projekts
Hilfreiche Fragen:
Wie passt diese Aktivität zu den Schwerpunktbereichen?
Wie können wir die Aktivität nachhaltig gestalten?
Wird das Projekt vom Gemeinwesen unterstützt?
Wie werden wir den Erfolg des Projekts messen?
Wer profitiert von dem Projekt?
Handbuch Grant Management 1.9 Planung eines Global Grant Projekts
2 Beantragung von
Global Grants
Rotary Foundation Global Grants werden in einem zweiteiligen Verfahren beantragt. Hierdurch
soll gewährleistet werden, dass Sponsoren alle Voraussetzungen für den Erhalt von Global
Grants verstehen und sie erfüllen können, bevor sie Zeit in die Ausarbeitung eines detaillierten
Projektplans investieren und den Grant-Antrag ausfüllen.
Erste Schritte
Vor einer tatsächlichen Antragstellung vergewissern sich Sponsoren, dass die von ihnen
geplanten Aktivitäten den Anforderungen an ein Global Grant nachkommen.
Vor Einreichung eines Global Grant Antrags wird Clubs empfohlen, ihr Projekt und ihre
Finanzierungsmöglichkeiten mit ihrem Distrikt-Foundation-Ausschuss/-Beauftragten zu
besprechen.
Global Grant Antrag
Nachfolgend aufgeführte Fragen müssen auch im Global Grant Antrag beantwortet werden.
Sollte Ihr Global Grant Antrag mehrere Aktivitäten einschließen, müssen die Fragen zu jeder
Aktivität beantwortet werden.
Die Fragen sind keine genaue Wiedergabe der Fragen im Online-Antragsverfahren, doch sollen
Sie Ihnen eine Vorstellung davon geben, welche Informationen bei der Antragstellung abgefragt
werden. Änderungen vorbehalten.
Bitte besuchen Sie für eine Antragstellung die Seite:
www.rotary.org/de/aboutus/therotaryfoundation/rotaryfoundationgrants/Pages/
ridefault.aspx
Ab Januar 2013
Handbuch Grant Management 2.1 Beantragung von Global Grants
Humanitäres Projekt
Zielsetzung
Bitte erläutern Sie in wenigen Sätzen die Ziele für dieses Global Grant.
Wer profitiert von dem Global Grant?
Wo findet Ihr Projekt statt?
Wann soll Ihr Projekt stattfinden?
Auf welchen Bedarf im Gemeinwesen geht Ihr Projekt ein und wie wurde dieser Bedarf ermittelt? Bitte geben Sie
relevante Daten oder Umfrageergebnisse an.
Wie wird Ihr Projekt im Detail auf die Bedarfslage eingehen?
Wie wurden Mitglieder aus dem Gemeinwesen in die Planung des Projekts mit einbezogen? Ergänzt Ihr Projekt
eine derzeitige bzw. laufende lokale Initiative?
Beschreiben Sie, falls zutreffend, die von Ihnen angebotenen Trainings, Öffentlichkeitskampagnen oder
Bildungsprogramme und wer diese durchführen wird. Wie werden Empfänger ausgewählt?
Schwerpunktbereiche
Global Grants müssen die Ziele von mindestens einem Rotary Schwerpunktbereich fördern. Diese müssen im
Antrag angegeben werden.
Wie werden Sie diese Ziele erfüllen?
Wie werden Sie Ihre Ergebnisse messen? (hierzu werden Sie gebeten, eine Messmethode, einen Zeitplan und ein
Ziel anzugeben)
Wer wird damit beauftragt, Informationen zur Überwachung und Auswertung zu sammeln?
Für die Vergabe von Mikrokrediten im Rahmen von Mikrokredit-Projekten muss der entsprechende
Antragszusatz ausgefüllt werden.
Handbuch Grant Management 2.2 Beantragung von Global Grants
Teilnehmer
Global Grant Ausschuss Global Grants werden umgesetzt von einem Rotary Club oder Distrikt in dem Land, in dem die Global
Grant Aktivitäten stattfinden (Host Sponsor) und einem Rotary Club oder Distrikt aus einem anderen Land
(internationaler Sponsor). Die Sponsoren müssen jeder einen Grant-Ausschuss einsetzen, dem mindestens drei
Rotarier angehören. Ein Ausschussvertreter wird zum Hauptansprechpartner bestimmt.
Geben Sie die Mitglieder des Global Grant Ausschusses an sowie jegliche potenziellen Interessenskonflikte
innerhalb des Ausschusses.
Kooperierende Organisationen
*Geben Sie die Namen kooperierender Organisationen an.
*Laden Sie die Absichtserklärung zwischen den Hauptsponsoren und kooperierenden Organisationen im PDFFormat hoch.
*Beschreiben Sie, wie die Organisationen ausgewählt wurden. Welche Ressourcen oder welches Fachwissen
steuern die Organisationen bei?
Partner
*Führen Sie alle weiteren beteiligten Partner auf. Hierzu zählen z.B. weitere Rotary Clubs, Rotaract Clubs, Rotary
Community Corps oder Einzelpersonen.
Freiwillige
*Im Rahmen eines humanitären Projekts können die Reisekosten für bis zu zwei Freiwillige abgedeckt werden.
Diese Personen bieten Trainings an oder helfen bei der Umsetzung eines Projekts mit, sollte der Host Sponsor
bestätigen, dass vor Ort keine Personen verfügbar sind, die die benötigten Fachkenntnisse hierfür besitzen.
*Bestimmen Sie die Aufgaben solcher Freiwilliger und die Tätigkeiten, die diese erfüllen werden.
*Laden Sie zu jedem reisenden Freiwilligen einen Lebenslauf im PDF-Format hoch.
*Laden Sie einen täglichen Ablaufplan für die reisenden Freiwilligen hoch, der Reisedaten, Training bzw.
Projektaktivitäten einschließt.
*Bitte nur angeben falls zutreffend.
Handbuch Grant Management 2.3 Beantragung von Global Grants
Teilnehmer Forts.
Teilnahme von Rotariern
Führen Sie die einzelnen Aufgaben der Rotarier des Host Sponsor-Clubs/-Distrikts auf.
Führen Sie die einzelnen Aufgaben der Rotarier des internationalen Sponsor-Clubs/-Distrikts auf.
Beschreiben Sie die Aufgaben der Mitglieder des örtlichen Gemeinwesens bei der Umsetzung des Projekts.
Welche Anreize (z.B. Vergütung, Auszeichnung, Zertifizierung, Beförderung) werden Sie bieten, um vor Ort zur
Teilnahme anzuregen?
Geben Sie die Personen im Gemeinwesen an, die für die Überwachung der Ergebnisse und Sicherstellung einer
Fortsetzung der Dienstleistungen bestimmt wurden. Wie werden Sie diese Personen in ihrer Leitfunktion
unterstützen?
Budget
Erläutern Sie im Detail die geplanten Ausgaben für Ihre Aktivitäten, wie Ausgaben für Unterkunft,
Ausrüstung, Versorgungsgüter, Überwachung und Auswertung, Betriebsablauf, Personal, Projektmanagement,
Öffentlichkeitsarbeit, Beschilderung, Reisetätigkeiten, Schul-/Universitätsgebühren.
Laden Sie alle zugehörigen Unterlagen wie Preisangebote oder Kostenvoranschläge hoch, um die aufgeführten
Kosten zu bestätigen.
Beschreiben Sie, wie diese Budget-Posten ausgewählt wurden. Sollen Artikel bei lokalen Dienstleistern erworben
werden? Wurden die Dienstleister durch ein Ausschreibungsverfahren ausgewählt? Entsprechen die BudgetPosten lokalen Technologiestandards und kulturellen Aspekten?
Wie werden die Projekt-Begünstigten die Artikel warten/ pflegen? Falls zutreffend bestätigen Sie bitte, dass
Zusatz- oder Ersatzteile verfügbar sind und dass die Begünstigten ausreichende Kenntnisse besitzen, um
Ausrüstungen zu bedienen.
Wem gehören die mit Grant-Mitteln erworbenen Artikel nach Ablauf des Projekts? Dies schließt auch
Ausrüstungen, Vermögenswerte und Materialien ein. Hinweis: die Artikel dürfen nicht in den Besitz eines Rotary
Clubs oder Rotariers übergehen.
Finanzierung
Führen Sie alle Finanzierungsquellen auf.
Konnten Sie eine lokale Finanzierungsquelle ausmachen, die langfristige Projektergebnisse sichert? Werden Sie
Praktiken einführen, durch die Mittel für laufende Projekte generiert werden können?
Handbuch Grant Management 2.4 Beantragung von Global Grants
Berufstrainingsteam
Zielsetzung
Bitte erläutern Sie in wenigen Sätzen die Ziele für dieses Global Grant.
Wer profitiert von dem Global Grant?
Führen Sie das/die Team(s) auf, die durch ein Global Grant gefördert werden sollen. Geben Sie Teamnamen,
Trainingsort und Reisedaten an und ob Training das/die Team(s) Trainings geben oder erhalten.
Auf welchen Bedarf wird/werden das/die Team(s) in seinen/ihren Trainings eingehen und wie wurde dieser
Bedarf ermittelt? Bitte geben Sie relevante Daten oder Umfrageergebnisse an.
Geben Sie spezifische Ziele für das Training an, z.B. erwartete Verbesserungen der Kenntnisse und Fähigkeiten
der Trainingsteilnehmer.
Wie wurden Mitglieder aus dem Gemeinwesen in die Planung des Trainings mit einbezogen? Ergänzt Ihr Projekt
eine derzeitige bzw. laufende lokale Initiative?
Wie werden Sie die Trainingsteilnehmer unterstützen, so dass diese ihre erworbenen Kenntnisse pflegen und auf
dem aktuellen Stand halten können?
Laden Sie einen detaillierten, täglichen Ablaufplan für das Trainingsteam hoch, der sowohl Reise- als auch
Trainingsaktivitäten aufführt.
Schwerpunktbereiche
Global Grants müssen die Ziele von mindestens einem Rotary Schwerpunktbereich fördern. Diese müssen im
Antrag angegeben werden.
Wie werden Sie diese Ziele erfüllen?
Wie werden Sie Ihre Ergebnisse messen? (hierzu werden Sie gebeten, eine Messmethode, einen Zeitplan und ein
Ziel anzugeben)
Wer wird damit beauftragt, Informationen zur Überwachung und Auswertung zu sammeln?
Handbuch Grant Management 2.5 Beantragung von Global Grants
Teilnehmer
Global Grant Ausschuss Global Grants werden umgesetzt von einem Rotary Club oder Distrikt in dem Land, in dem die Global
Grant Aktivitäten stattfinden (Host Sponsor) und einem Rotary Club oder Distrikt aus einem anderen Land
(internationaler Sponsor). Die Sponsoren müssen jeder einen Grant-Ausschuss einsetzen, dem mindestens drei
Rotarier angehören. Ein Ausschussvertreter wird zum Hauptansprechpartner bestimmt.
Geben Sie die Mitglieder des Global Grant Ausschusses an sowie jegliche potenziellen Interessenskonflikte
innerhalb des Ausschusses.
Mitglieder von Berufstrainingsteams
Führen Sie die Mitglieder des Berufstrainingsteams auf.
Die Rolle des Trainingsleiters sollte von einem Rotarier übernommen werden, es sei denn, die Besetzung dieser
Position mit einem Nicht-Rotarier bietet einen nachweislichen Vorteil. Bitte geben Sie in diesem Fall an, warum
kein Rotarier ausgewählt wurde.
Kooperierende Organisationen
*Geben Sie die Namen kooperierender Organisationen an.
*Laden Sie die Absichtserklärung zwischen den Hauptsponsoren und kooperierenden Organisationen im PDFFormat hoch.
*Beschreiben Sie, wie die Organisationen ausgewählt wurden. Welche Ressourcen oder welches Fachwissen
steuern die Organisationen bei?
Partner
*Führen Sie alle weiteren beteiligten Partner auf. Hierzu zählen z.B. weitere Rotary Clubs, Rotaract Clubs, Rotary
Community Corps oder Einzelpersonen.
Teilnahme von Rotariern
Führen Sie die einzelnen Aufgaben der Rotarier des Host Sponsor-Clubs/-Distrikts auf.
Führen Sie die einzelnen Aufgaben der Rotarier des internationalen Sponsor-Clubs/-Distrikts auf.
*Bitte nur angeben falls zutreffend.
Handbuch Grant Management 2.6 Beantragung von Global Grants
Budget
Erläutern Sie im Detail die geplanten Ausgaben für Ihre Aktivitäten, wie Ausgaben für Unterkunft,
Ausrüstung, Versorgungsgüter, Überwachung und Auswertung, Betriebsablauf, Personal, Projektmanagement,
Öffentlichkeitsarbeit, Beschilderung, Reisetätigkeiten, Schul-/Universitätsgebühren.
Laden Sie alle zugehörigen Unterlagen wie Preisangebote oder Kostenvoranschläge hoch, um die aufgeführten
Kosten zu bestätigen.
Beschreiben Sie, wie diese Budget-Posten ausgewählt wurden. Sollen Artikel bei lokalen Dienstleistern erworben
werden? Wurden die Dienstleister durch ein Ausschreibungsverfahren ausgewählt? Entsprechen die BudgetPosten lokalen Technologiestandards und kulturellen Aspekten?
Wie werden die Projekt-Begünstigten die Artikel warten/pflegen? Falls zutreffend, bestätigen Sie bitte, dass
Zusatz- oder Ersatzteile verfügbar sind und dass die Begünstigten ausreichende Kenntnisse besitzen, um
Ausrüstungen zu bedienen.
Wem gehören die mit Grant-Mitteln erworbenen Artikel nach Ablauf des Projekts? Dies schließt auch
Ausrüstungen, Vermögenswerte und Materialien ein. Hinweis: die Artikel dürfen nicht in den Besitz eines Rotary
Clubs oder Rotariers übergehen.
Finanzierung
Führen Sie alle Finanzierungsquellen auf.
Konnten Sie eine lokale Finanzierungsquelle ausmachen, die langfristige Projektergebnisse sichert? Werden Sie
Praktiken einführen, durch die Mittel für laufende Projekte generiert werden können?
Handbuch Grant Management 2.7 Beantragung von Global Grants
Berufstrainingsteam – Antrag für Teammitglieder
Alle Mitglieder eines Berufstrainingsteams müssen für ihre Teilnahme einen Online-Antrag ausfüllen. Hierzu
müssen folgende Angaben gemacht werden.
Profil
Persönliche Angaben
Kontaktinformationen
Kontakt im Notfall
Versicherung
Versicherungsträger
Versicherungsnummer
Telefon
Sprachkenntnisse
Geben Sie alle Sprachen an, die Sie beherrschen, einschließlich Muttersprache:
Teammitglied-Informationen
Wie tragen Ihre Ausbildung und Ihre Berufserfahrung zur Förderung des gewählten Schwerpunktbereichs bei?
Welche Rolle übernehmen Sie bei dem Training?
Bitte laden Sie einen aktuellen Lebenslauf im PDF-Format hoch.
Handbuch Grant Management 2.8 Beantragung von Global Grants
Stipendium
Zielsetzung
Bitte erläutern Sie in wenigen Sätzen die Ziele für dieses Global Grant.
Wer profitiert von dem Global Grant?
Was sind die geplanten Reisedaten des Stipendiaten/ der Stipendiatin?
Wie wurde der Stipendiat/ die Stipendiatin ausgewählt?
Welche Qualifikationen weißt der Stipendiat/ die Stipendiatin auf, dass er/ sie für das Global Grant Stipendium
ausgewählt wurde?
Schwerpunktbereiche
Global Grants müssen die Ziele von mindestens einem Rotary Schwerpunktbereich fördern. Diese müssen im
Antrag angegeben werden.
Wie werden Sie diese Ziele erfüllen?
Teilnehmer
Global Grant Ausschuss Global Grants werden umgesetzt von einem Rotary Club oder Distrikt in dem Land, in dem die Global
Grant Aktivitäten stattfinden (Host Sponsor) und einem Rotary Club oder Distrikt aus einem anderen Land
(internationaler Sponsor). Die Sponsoren müssen jeder einen Grant-Ausschuss einsetzen, dem mindestens drei
Rotarier angehören. Ein Ausschussvertreter wird zum Hauptansprechpartner bestimmt.
Geben Sie die Mitglieder des Global Grant Ausschusses an sowie jegliche potenziellen Interessenskonflikte
innerhalb des Ausschusses.
Kandidaten für ein Stipendium
Geben Sie Kontaktinformationen zu dem/ der Kandidaten/in an.
Betreuer im Gastgeberdistrikt
Der/ die Betreuer/in im Gastgeberdistrikt unterstützt den/ die Stipendiaten/in vor und während der
Stipendienlaufzeit. Geben Sie an, wer die Betreuerrolle übernimmt.
Handbuch Grant Management 2.9 Beantragung von Global Grants
Teilnehmer Forts.
Partner
*Führen Sie alle weiteren beteiligten Partner auf. Hierzu zählen z.B. weitere Rotary Clubs, Rotaract Clubs, Rotary
Community Corps oder Einzelpersonen.
Teilnahme von Rotariern
Führen Sie die einzelnen Aufgaben der Rotarier des Host Sponsor-Clubs/-Distrikts auf.
Führen Sie die einzelnen Aufgaben der Rotarier des internationalen Sponsor-Clubs/-Distrikts auf.
Budget
Erläutern Sie im Detail die geplanten Ausgaben für Ihre Aktivitäten, wie Ausgaben für Unterkunft,
Ausrüstung, Versorgungsgüter, Überwachung und Auswertung, Betriebsablauf, Personal, Projektmanagement,
Öffentlichkeitsarbeit, Beschilderung, Reisetätigkeiten, Schul-/Universitätsgebühren.
Laden Sie alle zugehörigen Unterlagen wie Preisangebote oder Kostenvoranschläge hoch, um die aufgeführten
Kosten zu bestätigen.
Finanzierung
Führen Sie alle Finanzierungsquellen auf.
*Bitte nur angeben falls zutreffend.
Handbuch Grant Management 2.10 Beantragung von Global Grants
Stipendienantrag
Alle Kandidaten für ein Stipendium müssen einen Online-Antrag ausfüllen. Hierzu müssen folgende Angaben
gemacht werden.
Profil
Persönliche Angaben
Kontaktinformationen
Kontakt im Notfall
Versicherung
Versicherungsträger
Versicherungsnummer
Telefon
Bisherige Ausbildung
Führen Sie die beiden letzten von Ihnen besuchten Studieneinrichtungen, erlangten Abschlüsse, Studienorte
und Studienbereiche auf:
Sprachkenntnisse
Geben Sie alle Sprachen an, die Sie beherrschen, eingeschlossen Ihrer Muttersprache:
Stipendien-Informationen
Machen Sie nachfolgende Angaben zu dem Studienprogramm und der Studieneinrichtung, die Sie planen zu
besuchen:
Name der Studieneinrichtung
Stadt
Land
Sprache(n)
Website
Studienbereich
Zeitraum
Führen Sie Kurse auf, an denen Sie planen, teilzunehmen, sowie Links mit Informationen zu dem Programm:
Wie tragen Ihre Ausbildung, beruflichen Erfahrungen und geleistete Freiwilligenarbeit zur Förderung des
gewählten Schwerpunktbereichs bei?
Welche Pläne haben Sie für die Zeit direkt nach dem Abschluss Ihres Stipendiums?
Wie tragen Ihre langfristigen beruflichen Ziele zur Förderung des gewählten Schwerpunktbereichs?
Bitte laden Sie eine Zulassungsbescheinigung im PDF-Format hoch.
Handbuch Grant Management 2.11 Beantragung von Global Grants
3 Umsetzung, Überwachung und
Bewertung eines Grant‑Projekts
Projektplan
Die Projektpartner, das begünstigte Gemeinwesen, die Clubmitglieder und
anderen interessierten Parteien müssen in ständigem Kontakt miteinander
stehen. Auf diese Weise wird gewährleistet, dass das Vorhaben wie geplant
vonstatten geht, und dass mögliche Probleme oder Schwierigkeiten umgehend
und gemeinsam gelöst werden.
Für die Kommunikation zwischen dem primären Host-Partner und den
internationalen Sponsoren gelten folgende Mindestauflagen:
• Sie verständigen sich häufig über den aktuellen Stand des Projekts.
• Sie wenden sich bei Fragen umgehend an die Rotary Foundation.
• Sie holen gegenseitig und bei der Foundation die vorläufige Zustimmung zu
jeglichen Änderungen am Projektrahmen oder -budget ein.
• Sie reichen alle Berichte vorschriftsmäßig an die Foundation ein.
Gehen Sie den Projektplan während der Projektumsetzung regelmäßig durch,
um sicherzugehen, dass das Projekt nach den Vorstellungen der Projektpartner
umgesetzt wird.
Projektüberwachung und -bewertung
Tipps hierzu bietet die
Publikation Rotary in
Aktion (605A).
Verfolgen Sie genau die Ausrichtung am Projektplan und halten Sie notwendige
Anpassungen und Änderungen für zukünftige Projekte fest. Falls sich Rahmen
und Reichweite des Projekts oder das Budget für ein Global Grant ändern,
müssen die Clubs die Rotary Foundation erst um Genehmigung bitten, ehe diese
Änderungen vorgenommen werden dürfen.
Der Erfolg des Förderprojekts und seine Wirkkraft werden an den in
der Planungsphase gesetzten Zielen gemessen. Die Einrichtung eines
Datenerhebungssystems ermöglicht eine systematische und kontinuierliche
Verfolgung der Zielumsetzung. Ferner deckt die Bewertung Stärken und
Schwächen auf, die als Vorlage für die Entwicklung optimaler Vorgehensweisen
für zukünftige TRF-Förderprojekte dienen. Die Projektbewertung hilft auch bei
der Rechenschaftslegung vor den Begünstigten, Spendern, Clubmitgliedern,
Distrikten und der Rotary Foundation.
Informationen zu Rotary Foundation Standards sind in der Beilage zu
Überwachung und Bewertung von Global Grants enthalten.
Empfehlungen zur Bewertung von Global Grant Stipendiaten sind in der Beilage
zu Stipendien enthalten.
Handbuch Grant Management 3.1 Umsetzung, Überwachung und Bewertung eines Grant-Projekts
Finanzverwaltungsplan
Gelder können nicht
an nicht-rotarische
Organisationseinheiten,
z.B. Begünstigte oder
Kooperationspartner
übergeben oder von
diesen verwaltet werden.
Mit einem Finanzverwaltungsplan gewährleisten Clubs die kontinuierliche
Verwaltung von Fördergeldern, Transparenz und Schutz vor Mittelmissbrauch.
Zudem erleichtert ein solcher Plan die Projektberichterstattung.
Auszahlung der Gelder
Nach Genehmigung eines Global Grant-Antrags erhält ein Club die Mittel
direkt von der Rotary Foundation. Ansprechpartner bei der Foundation ist der
entsprechende Grant Koordinator.
Dokumentation von Finanzen
Vereinbarungen
zu Grants gelten
ausschließlich zwischen
der Foundation
und den Clubs und/
oder Distrikten und
unterliegen der
Gesetzgebung des
Staates Illinois (die
Foundation ist eine
in Illinois ansässige
Körperschaft) und der
Vereinigten Staaten von
Amerika. Von GrantSponsoren wird zudem
erwartet, dass sie sich an
die Gesetzgebung ihres
eigenen Landes halten.
Von der Foundation vergebene Grant-Mittel müssen zeitnah und für den
hierfür im Ausgabenplan festgehaltenen Zweck verwendet werden. Bitte
bewahren Sie zu elektronischen Überweisungen, die von einer Person getätigt
werden, Unterlagen auf, die belegen, dass die Zahlung zuvor von beiden
Zeichnungsberechtigten genehmigt wurde. Bewahren Sie zudem genaue
Zahlungsbelege auf und halten Sie jede Überweisung in einem Hauptbuch
fest. Im Hauptbuch sollte jede Überweisung, mit Datum, Überweisungssumme
und Grund für die Überweisung festgehalten werden. Auch Zinserträge und
Rückerstattungen können hier aufgenommen werden.
Gutachten, Besuche und Prüfungen
Neben technischer Unterstützung für Rotarier bewertet der Cadre of Technical
Advisers Global Grant Projekte im Auftrag des Kuratoriums der Rotary
Foundation. Während der Laufzeit eines Projekts kann der Kader folgende
Evaluierungen vornehmen:
• Technische Gutachten. Untersucht die technische Realisierbarkeit des Projekts,
basierend auf den Angaben in der Antragstellung (ohne Standortbesuch oder
Rückfragen bei den Projektsponsoren)
• Standortbesuche. Untersucht vor Ort die technische Realisierbarkeit des
geplanten Projekts (vor Beginn des Projekts), die Durchführung des laufenden
Projekts (Zwischenbesuch) oder die Ergebnisse eines abgeschlossenen Projekts
(nach dem Projekt). Ein Fachberater reist zum Projektstandort und trifft sich
dort mit den Projektsponsoren und dem begünstigten Gemeinwesen.
• Prüfung. Bewertet die Finanzverwaltung und Kontrolle der Fördergelder.
Ein Fachberater reist zum Projektstandort und trifft sich dort mit den
Projektsponsoren und dem begünstigten Gemeinwesen.
Anträge auf Global Grants über mehr als 100.000 USD aus dem Weltfonds
werden vom Fachberaterstab automatisch geprüft und dem Kuratorium der
Rotary Foundation zur Genehmigung vorgelegt. Anträge auf Global Grants
zwischen 15.000 und 100.000 USD können je nach Größe oder technischem
Schwierigkeitsgrad ebenfalls einer Prüfung durch den Fachberaterstab
unterzogen werden.
Neben routinemäßigen Bewertungen verlangt das Kuratorium, dass jedes Jahr
ein bestimmter Prozentsatz an Grants nach dem Zufallsprinzip geprüft wird.
Handbuch Grant Management 3.2 Umsetzung, Überwachung und Bewertung eines Grant-Projekts
4 Berichterstattung
Die Empfänger von Fördergeldern sind dafür verantwortlich, über die
Verwendung der Mittel im Einklang mit den Bedingungen des Grants
Rechenschaft abzulegen. Alle Berichte müssen über den Mitgliederzutritt
eingereicht werden. Zwischenberichte müssen innerhalb von 12 Monaten nach
Erhalt der ersten Ratenzahlung und danach alle 12 Monate an die Foundation
geschickt werden. Der Abschlussbericht ist spätestens zwei Monate nach
Abschluss des Projekts fällig (siehe Musterberichte).
Nicht verwendete Fördermittel müssen nach Abschluss des Projekts an die
Rotary Foundation zurückgezahlt werden. Grant-Sponsoren mit ausstehenden
Berichten können erst dann ein neues Grant beantragen, wenn alle vorherigen
Berichterstattungspflichten erfüllt wurden.
Die Fristen für Grant-Berichte erfahren Sponsoren im Online-System. GrantSponsoren, die ihre Berichte nicht rechtzeitig einreichen, werden zudem durch
eine Reihe von Erinnerungsschreiben von der Foundation an diese erinnert.
Kopien dieser Briefe gehen auch an die Zonen-, Distrikt- und Clubamtsträger, so
dass diese eventuell Unterstützung bei der Berichtserfüllung bieten können.
• Nach 18 Monaten: Sollte die Auszahlung des Grants oder die Einreichung
des letzten Berichts 18 Monate oder länger zurückliegen, erhalten die
Hauptsponsoren ein Erinnerungsschreiben.
• Nach 24 Monaten: Sollten die Hauptsponsoren nach 24 Monaten immer
noch keinen befriedigenden Bericht eingereicht haben, geht ein weiteres
Erinnerungsschreiben an diese mit einer Warnung, dass sie innerhalb von
sechs Monaten ausgeschlossen werden können, sollte in dieser Zeit kein
Bericht eingehen.
• Nach 30 Monaten: Sollten die Hauptsponsoren nach 30 Monaten weiterhin
keinen Bericht eingereicht haben, werden sie in einem Schreiben darüber
informiert, dass dem RI-Zentralvorstand der Ausschluss ihrer Clubs
vorgeschlagen wird.
Zurückgezahlte Global
Grant-Mittel fließen in
den Weltfonds.
Sponsoren-Clubs oder -Distrikte, die Grant-Mittel an Stipendiaten oder
Berufstrainingsteams vergeben sind verantwortlich für die Nutzung der Mittel
durch die nicht-rotarischen Empfänger und zur Rechenschaftslegung bei der
Foundation verpflichtet. Rotarier sollten gewährleisten, dass die Empfänger
der Mittel sich dieser Verantwortlichkeit bewusst sind und sich mit diesen
regelmäßig austauschen, um sicherzustellen, dass die Gelder wie genehmigt
verwendet werden. Für weitere Informationen siehe die Beilage zu Global Grant
Stipendien.
Hinweis: Sollten Sie Mittel für ein Global Grant beantragen, um ein Stipendium zu
fördern, und Sie oder Ihr Partner die Berichtspflichten nicht rechtzeitig erfüllen,
so kann der geförderte Stipendiat keine Global Grant-Mittel erhalten.
Handbuch Grant Management 4.1 Berichterstattung
Zusätzliche Berichte
für Stipendiaten und
Bestandteile eines Berichts für Global Grants Berufstrainingsteam-Mitglieder
• Verwendungszweck der Fördergelder
• Ziele des Projekts/ der Aktivität
• Bewertung der Ziele und ihres Beitrags zu
den Schwerpunktbereichen
• Ergebnisse des Überwachungs- und
Bewertungsplans
• Für die Dauer des Grants: alle
12 Monate Bericht an den
Sponsor-Club oder -Distrikt
• Einen Monat vor Abschluss
der Reisetätigkeit:
Abschlussbericht
• Art und Maß der Beteiligung beider Partner
an dem Grant
• Wie viele Menschen profitierten vom
Projekt/der Aktivität und auf welche Weise
• Aufschlüsselung der Ausgabeposten und
Anbieter
• Rolle der Kooperationspartner (sofern
vorhanden)
• Bankauszug, der belegt, dass das Konto
geschlossen wurde (bei Projektkonten)
oder dass alle Grant-Mittel und Zinsen
ausgegeben wurden.
Formularvorlagen zu den Berichten sind im Online-System verfügbar.
Handbuch Grant Management 4.2 Berichterstattung
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Im Mitgliederzutritt können Sie
• in Online-Kursen mehr über Rotary erfahren
• Clubinformationen aktualisieren und Berichte
herunterladen
• den Halbjahresbericht (SAR) einsehen und Beiträge
bezahlen
• Jahresziele für Ihren Club eingeben und deren
Umsetzung nachverfolgen
Klicken Sie ganz einfach auf Mitgliederzutritt am
Bildschirm oben rechts auf der Homepage von Rotary.
www.rotary.org/memberaccess
One Rotary Center
1560 Sherman Avenue
Evanston, IL 60201-3698 USA
www.rotary.org
1000-DE—(313)

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